11. KORESPONDENCJA SERYJNA

Transkrypt

1 11. KORESPONDENCJA SERYJNA TWORZENIE SERYJNEGO LISTU MS Word dostarcza użytkownikowi narzędzie do sprawnego i szybkiego realizowania szczególnego rodzaju korespondencji- korespondencji spersonalizowanej, w której informacja indywidualna została połączona z tekstem standardowym, umieszczanym w każdym liście. Narzędziem tym jest korespondencja seryjna. Opiera się ona na dwóch dokumentach: dokumencie głównym zawierającym tekst standardowy i rysunki, które będą uwzględniane we wszystkich egzemplarzach korespondencji seryjnej oraz specjalne pola nazywane polami korespondencji seryjnej, wskazujące miejsca przeznaczone na informacje indywidualne; dokumencie źródła danych zawierającym dane podstawiane w miejsca pól korespondencji seryjnej w dokumencie głównym. Przykładem takich danych mogą być nazwiska, adresy, numery kont czy identyfikatory produktów. Dokument źródła danych może zostać utworzony na przykład w MS Word, MS Excel lub MS Access. Przykład Za pomocą MS Word należy utworzyć nieskomplikowaną bazę danych klientów firmy X, pod nazwą Klienci.doc. Baza ta powinna zawierać takie dane jak imię, nazwisko, adres, kod miasto klientów. W kolejnym dokumencie MS Word o nazwie Zawiadomienie.doc należy napisać informację, iż wszyscy klienci firmy X otrzymują w prezencie od firmy kubek. W lewym górnym rogu tego dokumentu należy umieścić imię, nazwisko i adres obdarowanego klienta. Rozwiązanie: Po utworzeniu stosownej tabeli (patrz rozdział 10) wraz z danymi i zapisaniu jej na dysku jako Klienci.doc, należy zredagować odpowiednie pismo w kolejnym dokumencie MS Word i zapisać je jako Zawiadomienie.doc. W pliku Zawiadomienie.doc wybierać z menu Narzędzia opcję Korespondencja seryjna... Pojawi się wówczas okienko o nazwie Pomocnik korespondencji seryjnej (rys.11.1). 137

2 Rys Pomocnik korespondencji seryjnej (cz.1) W oknie tym należy wybierać punkt 1 czyli Dokument główny, a następnie Listy seryjne... Na pytanie gdzie utworzyć dokument, należy odpowiedzieć ; Następuje wówczas zmiana w wyglądzie okna pomocnika korespondencji seryjnej (rys.11.2) i można teraz przejść do punktu drugiego, czyli danych; ze Źródła Rys Pomocnik korespondencji seryjnej (cz.2) 138

3 Ponieważ źródło danych już istnieje (jest nim plik Klienci.doc) należy wybrać opcję Otwórz źródło danych..., a następnie w pojawiającym się oknie dialogowym wyszukać interesujący nas plik z bazą, czyli Klienci.doc. Zgadzając się na proponowaną edycję dokumentu głównego (przycisk Edytuj dokument główny) należy przejść do paska narzędziowego Korespondencji seryjnej, który właśnie się pojawił i kliknąć na przycisk: Wstaw pole korespondencji seryjnej (rys. 11.3). Rys Ikona paska korespondencji seryjnej: Wstaw pole korespondencji seryjnej Z otwartej w ten sposób listy wybrać imię, nazwisko i adres w taki sposób, by dokument przyjął formę pokazaną na rysunku Rys.11.4 Wygląd dokumentu po wstawieniu pól korespondencji seryjnej. Następnie należy kliknąć na przycisk Pokaż scalone dane, aby załadować je z pliku Klienci.doc do Zawiadomienie.doc. Klikając kilkakrotnie na przycisk Następny rekord na pasku przewijania rekordów korespondencji seryjnej (rys.11.5) będą pojawiały się w nagłówkach dane kolejnych klientów, a tekst zawiadomienia pozostanie ten sam. Poprzedni rekord Następny rekord Pierwszy rekord Ostatni rekord Rys Pasek przewijania rekordów korespondencji seryjnej 139

4 11.2. ADRESOWANIE KOPERT ZA POMOCĄ KORESPONDENCJI SERYJNEJ. Korespondencja seryjna doskonale nadaje się do seryjnego adresowania kopert. Jedyny problem, jaki może się pojawić, to odpowiednie sformatowanie koperty jako dokumentu głównego. Przykład Korzystając z bazy danych utworzonej w dokumencie Klienci.doc zaadresować koperty do klientów firmy X. Rozwiązanie Utworzyć dokument, w którym będą tworzone koperty; Z menu Plik wybrać polecenie Ustawienia strony... ; Kliknąć zakładkę Rozmiar papieru. Z rozwijanej listy opcji Rozmiar papieru wybrać odpowiadający nam rozmiar koperty lub, jeżeli żadna z oferowanych opcji nie jest dość dobra wybrać opcję Niestandardowy i w polach Szerokość i Wysokość określić odpowiadające nam rozmiary koperty. Zaznaczyć orientację jako Pozioma (rys.11.6); Rys Określenie nietypowego rozmiaru koperty. Uruchomić polecenie Narzędzia/Korespondencja seryjna..; W oknie Pomocnika korespondencji seryjnej w punkcie pierwszym wybrać opcję Utwórz a następnie Koperty...; Kliknąć przycisk Aktywne okno, jako miejsce tworzenia dokumentu głównego; W punkcie drugim okna Pomocnik korespondencji seryjnej pobrać dane z bazy danych Klienci.doc (opcja Otwórz źródło danych...); 140

5 Kliknąć przycisk Przygotuj dokument główny; Ukaże się okno dialogowe Opcje kopert (rys.11.7). W oknie tym należy ustalić rodzaj i wielkość czcionki adresu odbiorcy i adresu zwrotnego; Rys Okno dialogowe Opcje kopert Po zamknięciu okna Opcje kopert pojawia się okno umożliwiające wstawienie kodów pól odpowiadających adresowi odbiorcy przycisk Wstaw pole korespondencji seryjnej (rys.11.8); Rys.11.8 Wstawianie kodów odpowiadających adresowi odbiorcy. Zamknąć okno Adres odbiorcy i okno Pomocnika korespondencji seryjnej; Umieścić adres zwrotny w lewym górnym rogu koperty; 141

6 Zapisać zmiany w dokumencie WYSYŁANIE KORESPONDENCJI SERYJNEJ DO WYBRANYCH ADRESATÓW. Omówienie tego tematu wymaga opisu kolejnych elementów paska narzędzi, który pojawia się wraz z utworzeniem dokumentu głównego korespondencji seryjnej. Rys Kolejne elementy paska narzędziowego korespondencji seryjnej Pomocnik korespondencji seryjnej Sprawdź poprawność- podaje informacje o każdym wykrytym błędzie jeszcze przed połączeniem lub drukowaniem dokumentów korespondencji seryjnej Scal w nowy dokument- powoduje scalenie w nowy dokument określonego rekordu z dokumentem głównym z dokumentem głównym Scal na drukarkę- scala dokument główny ze źródłem danych i drukuje natychmiast każdy powstały nowy dokument Rozpocznij łączenie poczty (zob.zad.11.4) Znajdź rekord Edytuj źródło danych Otwarty dokument główny można od razu skierować na drukarkę (przycisk Scal na drukarkę ). Zostanie wtedy wydrukowanych tyle listów, ilu jest adresatów w bazie danych. Jeśli jednak korespondencja ma zostać wysłana tylko do niektórych adresatów, trzeba ich wcześniej ustalić za pomocą Opcji kwerend. Przykład 11.3 Korzystając z bazy danych Klienci.doc wysłać zawiadomienie o nowej siedzibie firmy do wszystkich klientów mieszkających w Krakowie. Podać nowy adres i dołączyć mapkę dojazdową. Rozwiązanie: Utworzyć dokument korespondencji seryjnej zgodnie z punktami podanymi w zadaniu 11.1; 142

7 W otwartym dokumencie na pasku narzędziowym korespondencji seryjnej kliknąć przycisk. 1 Pojawi się wówczas okno dialogowe pokazane na rys ; Rys Opcje scalana korespondencji seryjnej Pole Scalaj dane do: służy do wskazania miejsca, dokąd ma zostać scalona korespondencja. Dostępne są następujące opcje: Nowy dokument (gdy chcemy pozostawić na dysku efekty naszej pracy), Drukarka (gdy listy mają zostać natychmiast wydrukowane), Poczta (gdy listy mają zostać natychmiast wysłane). Nasze listy będą bezpośrednio drukowane; W grupie Rekordy do scalania należy kliknąć Wszystkie; Wybrać przycisk Opcje kwerend...; Pojawiające się okno dialogowe należy wypełnić według poniższego wzoru (rys.11.11); Rys Okno dialogowe Opcje kwerend Kliknąć OK, zaś w oknie dialogowym Scalania przycisk Scalaj. 1 Przycisk Scal będzie dostępny dopiero po wstawieniu pól korespondencji seryjnej do dokumentu. 143

8 11.4. FORMUŁY GRZECZNOŚCIOWE W LISTACH SERYJNYCH Każdy list powinien zawierać zwroty grzecznościowe. Korespondencję seryjną można wykorzystać również do automatycznego umieszczania w listach takich zwrotów i co więcej mogą one być różnicowane w zależności od płci. Przykład Utworzyć dokument z życzeniami świątecznymi i wstawić w nim zmienne zwroty grzecznościowe. Rozwiązanie: Aby móc zrealizować to zadanie, należy w tabeli źródłowej umieścić informacje dotyczące płci każdego z klientów. W tym celu należy dodać jeszcze jedną kolumnę o nazwie Płeć do tabeli w pliku Klienci.doc i wypełnić ją znaczkiem k lub m. Utworzyć odpowiedni dokument seryjny na podstawie kroków przedstawionych w zadaniu Wzór tego dokumentu przedstawia poniższy rysunek: Rys Wzór dokumentu seryjnego Ustawić się na początku listu i wybrać przycisk Wstaw pole programu Word z paska narzędziowego korespondencji seryjnej, a następnie opcję Jeśli to inaczej (rys.11.13); Rys Opcje przycisku Wstaw pole programu Word 144

9 Pojawiające się okno dialogowe należy wypełnić według poniższego wzoru (rys.11.14); Rys Przykładowe wypełnienie okna dialogowego Wstaw pole programu Word: Jeśli Po zamknięciu okna dialogowego dokument powinien wyglądać następująco: Rys Wygląd dokumentu po zastosowaniu formuły grzecznościowej ZADANIA DO WYKONANIA Zad.1 Używając korespondencji seryjnej napisać świąteczne życzenia do wszystkich klientów z bazy danych firmy. Zaadresować seryjnie koperty. Listy i koperty ozdobić świątecznym motywem graficznym. Dodać zmienną formułę grzecznościową. Zad.2 Używając korespondencji seryjnej poinformować wszystkich klientów z bazy danych firmy o nowym sklepie. W liście podać adres sklepu i mapkę dojazdową. Dodać zmienną formułę grzecznościową. Do każdego klienta seryjnie zaadresować koperty. Zad.3 Poinformować wszystkich członków spółdzielni o zmianie wysokości czynszu. Podać prawne uzasadnienie tej zmiany. Zad.4 Wysłać życzenia imieninowe do wszystkich klientek o imieniu Anna. 145

10 Zad.5 Wysłać zawiadomienie o likwidacji filii w Krakowie, do wszystkich klientów z tego miasta. Dodać zmienną formułę grzecznościową. Zad.6 Utworzyć wzór przelewu dla każdego członka spółdzielni. Powinien on zawierać: Nazwę odbiorcy (podać nazwę spółdzielni wraz z adresem), Numer rachunku odbiorcy (podać rachunek spółdzielni), Miejsce na numer rachunku zleceniodawcy przelewu (zostawić do wypełnienia członkowi spółdzielni), Miejsce na kwotę (zostawić do wypełnienia członkowi spółdzielni), Nazwę zleceniodawcy wraz z adresem (wypełnić używając korespondencji seryjnej), Miejsce na podpis i/lub pieczątkę (zostawić do wypełnienia członkowi spółdzielni), Miejsce na pieczątkę i podpis pracownika banku przyjmującego przelew. 146