Podręcznik instalacji i konfiguracji aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Office 2007 i Siódemka S.A. Warszawa, dnia r.

Transkrypt

1 Podręcznik instalacji i konfiguracji aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Office 2007 i 2010 Siódemka S.A. Warszawa, dnia r. 1

2 Spis treści: 1. Przed instalacją aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook 2. Instalacja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook 1.1. Wymagania systemowe 1.2. Pobieranie instalatora 1.3. Weryfikacja środowiska 1.4. Instalacja aplikacji dane klienta 1.5. Instalacja aplikacji sprawdzenie systemu 1.6. Instalacja aplikacji - podsumowanie 3. Konfiguracja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outllook 4. Korzystanie z apliacji 4.1. Tworzenie Listu Przewozowego 4.2. Wysyłka Listu Przewozowego 4.3. Zamówienie Kuriera w aplikacji 4.4. Raporty w aplikacji 5. Deinstalacja aplikacji 6. Pomoc techniczna 2

3 Przed instalacją aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook 1. Sprawdź jaki system operacyjny i pakiet Service Pack zainstalowano na twoim komputerze. 2. Aby ustalić rodzaj systemu operacyjnego i pakietu Service Pack wykonaj następujące czynności: a. Kliknij Start na pasku zadań Windows, z menu Programy, Akcesoria i Narzędzia systemowe, a następnie Informacje o systemie. b. W oknie Informacje o systemie zostanie wyświetlona wersja sytemu operacyjnego i pakietu Service Pack. 3. Sprawdź czy posiadasz prawa administratora Upewnij się, czy konto użytkownika wykorzystywane do logowania do systemu operacyjnego Microsoft Windows w Twoim komputerze posiada pełen prawa administratora. Jeśli nie masz pewności, skontaktuj się z pracownikiem wsparcia technicznego w swojej firmie. Ze względu na wzmocnione zabezpieczenia, w czasie procesu instalacji od użytkowników Microsoft Windows 7 może być wymagane uwierzytelnianie praw administratora. 4. Zamknij otwarte aplikacje Zamknij wszystkie inne programy czynne na pasku zadań, szczególnie Microsoft Outlook, Internet Explorer, Excel, itp. 5. Aplikację 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook można zainstalować na pojedynczym komputerze lub komputerze należącym do grupy roboczej. Aplikacji nie należy instalować na serwerze. 3

4 Instalacja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Aplikację 7 Office Ship Control użytkownik przy pomocy administratora lub uprawnień administratora zainstaluje na swoim komputerze za pomocą pliku instalacyjnego, który należy pobrać z naszej strony internetowej Aktywacja aplikacji: Do prawidłowego uruchomienia aplikacji po jej ściągnięciu z naszej strony internetowej niezbędne jest podanie numeru klienta Siódemka oraz odpowiedniego klucza API, który zostaje przyznany na użytkownikowi na podstawie formularza, wypełnionego podczas pobierania aplikacji. Aplikacja 7 Office Ship Control - została przygotowana aby samodzielnie pobierała z Internetu odpowiednie programy niezbędne do właściwego korzystania z aplikacji. 4

5 Wymagania Instalacja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook może być przeprowadzona na dowolnym koncie. Konto powinno posiadać uprawnienia lokalnego administratora lub instalacja powinna zostać uruchomiona w trybie uruchom jako ; Na systemie Windows 7 - instalację należy uruchomić za pomocą mechanizmu uruchom jako administrator ; W przypadku powtórnej instalacji należy upewnić się, iż wcześniej został usunięty katalog: C:\Program Files\7OfficeShipControl 5

6 Pobranie instalatora Instalator aplikacji 7 Office Ship Control należy pobrać z naszej strony internetowej, z zakładki Narzędzia lub pod adresem: 6

7 Pobranie instalatora Pobrany plik zip należy zapisać w dowolnym miejscu na danym komputerze. Następnie należy wypakować plik zip w dowolne miejsce. 7

8 Weryfikacja środowiska Uruchomienie pliku weryfikującego poprawne zainstalowanie składnika. NET 2.0 StartWithMe.cmd Jeśli.NET 2.0 jest zainstalowany poprawnie, to zostanie uruchomiony instalator aplikacji. Jeśli.NET 2.0 nie jest zainstalowany, to należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w instalatorze platformy. 8

9 Instalacja aplikacji dane klienta Po uruchomieniu instalatora pojawi się okno dane klienta jeśli użytkownik w chwili instalacji posiada wszystkie dane klienta w systemie Siódemka prosimy je uzupełnić lub pominąć ten krok pozostawiając to na później. W przypadku, wprowadzania danych ważne jest poprawne wprowadzenie klucza API oraz pozostałych danych zgodnych z podpisaną umową o współpracy z Siódemka. Jeśli użytkownik podaje tylko dane częściowo (np.: nr klienta, nazwa organizacji itp.), to należy pamiętać aby pozostałe dane uzupełnić w zakładce konfiguracja. 9

10 Instalacja sprawdzenie systemu W następnym kroku następuje sprawdzane czy odbyło się poprawne zainstalowanie niezbędnych składników wymaganych do działania aplikacji. W przypadku braku zgodności instalator podpowiada ściągnięcie i instalację dodatków z właściwych stron internetowych. 10

11 Instalacja aplikacji podsumowanie Jeśli instalacja przebiegła prawidłowo to należy pobrać dodatek używając przycisku pobierz dodatek. 11

12 Instalacja podsumowanie Podczas instalacji otworzy się czarne okno command line, którego nie należy zamykać. Po zakończeniu instalacji należy zamknąć instalatora. 12

13 Instalacja podsumowanie Przy pierwszym uruchomieniu Poczty Outlook zostanie wyświetlone okno przygotowania instalacji dodatku w środowisku Office, którego nie należy zamykać. 13

14 Instalacja Następnie należy wyrazić zgodę na pytanie, czy instalować dodatek używając Install. 14

15 Konfiguracja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Po zakończeniu instalacji na pasku pojawi się folder o nazwie Siódemka, który należy kliknąć, aby otworzyć formularz do listu przewozowego. 15

16 Konfiguracja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Po otworzeniu strony głównej aplikacji 7 Office Ship Control należy przejść na zakładkę konfiguracja. 16

17 Konfiguracja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Po przejściu na zakładkę konfiguracji należy uzupełnić dane użytkownika zgodne z podpisaną umową o współpracy z Siódemka oraz dane do połączenia z systemem Siódemka. 17

18 Konfiguracja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Po otworzeniu okna konfiguracja, należy uzupełnić i zapisać podstawowe dane konfiguracyjne dotyczące współpracy z systemem Siódemka. Do danych tych należą: Klucz API - dostarczony zostanie w u przez zespół IT Siódemka na podstawie wypełnionego formularza na stronie Nr klienta numer, który otrzymuje użytkownik po rozpoczęciu współpracy z Siódemka SA od Przedstawiciela Handlowego. Nr kuriera numer, który otrzymuje użytkownik po rozpoczęciu współpracy z Siódemka SA od Przedstawiciela Handlowego. Sekcja dane nadawcy wypełnia użytkownik, dane te zostaną wyświetlone na liście przewozowym. Sekcja domyślne dane usług - wypełnia użytkownik zgodnie z danymi podanymi w umowie o współpracy z Siódemka. Użytkownik wypełnia rodzaj serwisu kurierskiego, płatnika usługi, formę płatności, rodzaj usług podstawowych np.: 7 Standard, 7 Next Day 12:00, 7 Next Day 10:00. Jeśli zakładka konfiguracja zostanie uzupełniona o właściwe dane możesz sprawnie korzystać z aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook wysyłając swoje przesyłki. 18

19 Tworzenie Listu Przewozowego w aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Po przejściu na zakładkę List Przewozowy należy wybrać nadawcę pojawią się dane zapisane w zakładce konfiguracja, następnie należy uzupełnić dane odbiorcy przesyłki. W przypadku, gdy odbiorca zapisany został w książce adresowej poczty Outlook możemy przy pomocy przycisku. wyszukać jego dane. Jeśli nasz odbiorca nie widniej w książce adresowej możemy wpisać jego dane na formularzu listu przewozowego i przy pomocy przycisku zapisz kontakt lub zapisz nowy kontakt zapisać dane do książki adresowej Outlook. 19

20 Tworzenie Listu Przewozowego w aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Następnie przystępujemy do wypełnienia pozostałej części Listu przewozowego. Parametry przesyłki należy uzupełnić podając odpowiednie dane wysyłki, parametry wysyłki podpowiadają się zgodnie z tym co zostało zapisane przez użytkownika w zakładce konfiguracja. Pobranie - w przypadku, gdy wysyłasz przesyłki za pobraniem należy pisać kwotę pobrania oraz uzupełnić numer konta w zakładce konfiguracja, wówczas ten numer konta wydrukuje się na Liście Przewozowym i na ten numer zostanie zwrócone pobranie. Ubezpieczenie okno to należy wypełnić w przypadku gdy przesyłki, które wysyłasz powinny być ubezpieczone. Pamiętaj, aby podać kwotę ubezpieczenia danej przesyłki zgodną z zawartością przesyłki lub umową o współpracy z Siódemka. W przypadku, gdy wysyłasz przesyłki, które nie powinny być ubezpieczone nie uzupełniaj pola ubezpieczenie, natomiast ważne jest podanie opisu zawartości przesyłki. Pamiętaj! Wysyłając przesyłki za pobraniem obowiązkowe jest podanie kwoty ubezpieczenia. Usługi Dodatkowe Pamiętaj, aby zaznaczyć odpowiednie usługi dodatkowe, z których korzystasz wysyłając swoje przesyłki! Pobranie Standard i Pobranie Next Day zaznaczenie usługi powoduje automatyczne uzupełnienie danych w polu pobranie i ubezpieczenie. Dokumenty zwrotne Zwrot kopii dokumentu przewozowego Serwis SMS Serwis Odbiór przesyłki w godzinach niestandardowych Odbiór własny przesyłki przez klienta w Oddziale Siódemka Doręczenie palety w strefie B na następny dzień Doręczenie przesyłki do osoby fizycznej Doręczenie przesyłki do marketu Zastrzeżenie doręczenia przesyłki na godzinę możliwość wybrania zastrzeżenie godziny doręczenia do godz. 9, 11, 13-17,18-22, zastrzeżenie doręczenie przesyłki na dzień wolny sobota/niedziela/święto 20

21 Tworzenie Listu Przewozowego w aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook 21

22 Wysyłka Listu Przewozowego w aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Przycisk Nowy otwiera nowy list przewozowy, należy go używać w przypadku gdy użytkownik zamierza stworzyć nowy List Przewozowy Przycisk Zamów Kuriera wysyła list przewozowy do systemu Siódemki i za jednym kliknięciem zwracany jest list przewozowy w PDF, dokument wydania kurierowi w PDF oraz pojawia się okno z wybraniem preferowanej godziny doręczenia. Za pomocą tego przycisku do systemu Siódemki zostaje wysłane zgłoszenie informujące o zamówieniu kuriera. Uwaga! Przycisku należy używać w przypadku gdy użytkownik wysyła tylko jeden list przewozowy. Przycisk Zapisz użycie tego przycisku zapisuje list przewozowy do zakładki Zamów kuriera. Jeśli użytkownik wysyła dziennie więcej niż jeden list to w celu przygotowania jednego dokumentu zbiorczego dla kuriera należy użyć przycisku zapisz, dzięki temu przed przyjazdem kuriera istnieje możliwość wydrukowania jednego Dokumentu Wydania, zawierającego wszystkie przesyłki. Uwaga! Przycisku należy używać, gdy wysyłamy więcej niż jedną przesyłkę dziennie lub tworzymy więcej niż jeden list przewozowy. Twoje potrzeby. Nasze rozwiązania 22

23 Zamów Kuriera w aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Zakłada zamów kuriera służy do zbioru wszystkich listów przewozowych przygotowanych w ciągu dnia pracy. W przypadku, gdy w ciągu dnia pracy zostało przygotowane kilkanaście listów przewozowych, należy w kolumnie wybierz zaznaczyć wszystkie listy i użyć przycisku zamów kuriera. Jeśli wszystkie listy przewozowe zostały poprawnie uzupełnione, użytkownik otrzyma z systemu Siódemki w formie dokumentów PDF listy przewozowe, które zostały przygotowane. Przycisk Odśwież - powoduje odświeżenie listy statusów w oknie zamów kuriera. Przycisk Usuń pozycję powoduje usunięcie przygotowanego listu przewozowego zanim zostanie wysłany do systemu Siódemki. 23

24 Zamów Kuriera w aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Otrzymany dokument listu przewozowego PDF należy wydrukować przy pomocy przycisku drukarki. Następnie pojawi się okno z Dokumentem Wydania w formie PDF, który należy wydrukować i przekazać Kurierowi odbierającemu przesyłki. Każdy list przewozowy i dokument wydania zostaje zapisany w zakładce Moje dokumenty. 24

25 Zamów Kuriera w aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Po wydrukowaniu Listu Przewozowego i Dokumentu Wydania pojawi się okno Wybierze preferowaną datę i godzinę przyjazdu kuriera. W przypadku, gdy użytkownik ma ustalone stałe odbiory przez kuriera to należy zaznaczyć przycisk Mam stałą obsługę kurierską. Wówczas kuriera Siódemki przyjeżdża po odbiór przesyłek o ustalonej godzinie. W przypadku, gdy użytkownik nie ma ustalonych stałych odbiorów przesyłek przez kuriera należy wybrać datę i godzinę przyjazdu kuriera używając przycisku Ok. Uwaga! Wszystkie listy przewozowe przygotowane po godzinie 12:00 automatycznie zostają przeniesione na następny dzień. Użycie przycisku Ok wysyła zamówienie z prośbą o przyjazd kuriera do Działu Zgłoszeń Siódemki, oznacza to, że zamówienie zostało przejęte do realizacji. 25

26 Raporty w aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Zakładka Raporty służy do sprawdzenia historii przygotowanych listów przewozowych według daty, numeru przesyłki lub odbiorcy. W tej zakładce użytkownik otrzymuje dodatkowo możliwość sprawdzenia zleceń aktywnych i zleceń zrealizowanych. Przycisk Odśwież wszystkie statusy służy do odświeżenia wszystkich statusów przesyłek, które zostały przekazane kurierowi Siódemki. 26

27 Raporty w aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Przycisk Wyślij powiadomienie służy do automatycznego wysłania powiadomienia o zamówieniu kuriera Siódemki do odbiorcy przesyłki. Przycisk Usuń pozycję - służy do usuwania pozycji listów przewozowych z aplikacji 7 Office Ship Control. 27

28 Deinstalacja aplikacji Usuwanie dodatku w Microsoft Outlook Usunięcie dodatku może być przeprowadzona na dowolnym koncie. Konto powinno posiadać uprawnienia lokalnego administratora; 2. W Outlooku z menu wybrać narzędzia, a następnie centrum zaufania ; 3. Kliknąć dodatki, a następnie znajdujący się na dole strony przycisk przejdź ; 4. Zaznaczyć wpis 7OfficeShipControl (tak aby był zaznaczony na granatowo); 5. Kliknąć usuń ; 6. Wrócić do Outlooka i usunąć folder Siódemka umieszczając go w koszu; Usuwanie dodatku w Microsoft Outlook Usunięcie dodatku może być przeprowadzona na dowolnym koncie. Konto powinno posiadać uprawnienia lokalnego administratora; 2. W Outlooku wybrać zakładkę plik ; 3. Kliknąć opcje ; 4. Kliknąć dodatki, a następnie znajdujący się na dole strony przycisk przejdź ; 5. Zaznaczyć wpis 7OfficeShipControl (tak aby był zaznaczony na granatowo); 6. Kliknąć usuń ; 7. Wrócić do Outlooka i usunąć folder Siódemka umieszczając go w koszu; 28

29 Pomoc techniczna W odpowiedzi, na pytania techniczne dotyczące instalacji aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook, których nie zawiera niniejszy podręcznik instalacji można uzyskać piszą do naszego działu wsparcia technicznego integracja-it@siodemka.com lub it@siodemka.com Pisząc należy wskazać powstały problem z instalacją. 29

30 zakończenie Dziękujemy za wybór naszej aplikacji. W przypadku, gdy chcielibyście Państwo podzielić się z nami swoimi uwagami na temat działania aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook prosimy kierować na adres: marketing@siodemka.com 30 30