Instrukcja obsługi dla rachunków elektronicznych generowanych z programu RUMsoft

Transkrypt

1 Instrukcja obsługi dla rachunków elektronicznych generowanych z programu RUMsoft W programie RUMsoft dodano możliwość generowania rachunków elektronicznych oraz ich wydruków wraz z fakturami. Poniżej znajduje się instrukcja obsługi objaśniająca udostępnione funkcjonalności. I. Instrukcja dla rachunków do sprawozdań finansowych 1. Aby wejść w okno rachunków należy kliknąć przycisk Rachunki dla wybranego sprawozdania finansowego Otworzy się lista rachunków przypisanych do sprawozdania

2 Następnie dla każdego rachunku z listy należy uzupełnić dane: numer rachunku (program generuje sam przykładowy numer) oraz datę wystawienia. Następnie należy kliknąć Zapisz w celu zapisania danych. Po uzupełnieniu danych możemy wygenerować wydruk rachunku lub faktury wciskając odpowiednio przyciski Rachunek lub Faktura. Wymagane jest także zaczytanie rachunku w formie elektronicznej na portalu świadczeniodawcy. W tym celu klikamy przycisk Zapis do xml. Ukaże się okno, gdzie możemy wybrać ścieżkę oraz nazwę pliku jaki ma być zapisany. Domyślnym miejscem zapisu jest Pulpit. Generowane pliki mają rozszerzenie.xml, a ich nazwy odpowiadają numerom szablonów rachunków, do których są generowane. Następnie taki plik należy zaimportować na Portalu Świadczeniodawcy. W tym celu logujemy się do portalu, wchodzimy w Moje umowy w sekcji Umowy na realizację świadczeń. Po przeniesieniu na stronę z umowami klikamy przycisk Importuj dokumenty rozliczeniowe.

3 Następnie klikamy Przeglądaj i wskazujemy plik, który uprzednio zapisaliśmy na pulpicie. Po wskazaniu pliku wciskamy Importuj dokument rozliczeniowy i czekamy na komunikat o statusie importu. Na dole strony mamy możliwość przeglądania zaimportowanych rachunków elektronicznych w poszczególnych miesiącach. W przypadku błędów importu uzyskamy tam także dokładniejsze informacje o przyczynie nieprawidłowego importu.

4 II. Instrukcja dla rachunków zakresu POZ Do listy rachunków POZ wchodzimy wybierając z górnego menu pozycję Rachunki->Rachunki POZ. Otworzy się okno z listą dostępnych rachunków POZ. Rachunki dla umów POZ-N oraz POZ-NT trzeba w całości utworzyć "ręcznie", natomias rachunki dla umów POZ i POZ-P będą w przyszłości częsciowo wypełniane na podstawie odpowiedzi rozliczeniowych otrzymanych dla wysłanych list aktywnych. Aby utworzyć rachunek klikamy przycisk Nowy w lewym dolnym rogu okna. Otworzy się kolejne okno z danymi rachunku do wypełnienia.

5 W powyższym oknie należy wybrać umowę, rok oraz miesiąc dla których tworzony jest rachunek. Następnie należy wpisać numer rachunku (faktury) oraz wypełnić datę wystawienia. Następnie należy uzupełnić pozycje do rozliczenia na danym rachunku. W tym celu należy wybrać produkt kontraktowy ze słownika, następnie produkt jednostkowy oraz wpisać liczbę osób objętych danym świadczeniem. W przyszłości gdy zaczytane zostaną odpowiedzi dla umów POZ i POZ-P pozycje te będą automatycznie dodane na podstawie wczytanych danych. Na razie jednak trzeba je uzupełnić korzystając z informacji publikowanych na portalu świadczeniodawcy. Aby odnaleźć te informacje, należy kliknąć Pokaż więcej w rubryce Administracja i opcje na portalu. Następnie wybrać Pobranie plików technicznych NFZ i wejść w Pliki dedykowane oraz podkatalog POZ. Znajdują się w nim pliki xls z naliczeniami liczby zaliczonych deklaracji. Wybieramy i ściągamy plik za interesujący nas okres czasu. Na podstawie informacji w nim zawartych dodajemy kolejne pozycje do rachunku wybierając odpowiednie produkty kontraktowe oraz jednostkowe dla danej umowy i przepisując do nich liczbę deklaracji. Następnie klikamy przycisk Dodaj, po czym dopisujemy kolejne pozycje.

6 Gdy uzupełnimy wszystkie pozycje klikamy Zapisz w celu zapisania rachunku. Po prawidłowym wypełnieniu i zapisaniu rachunku możemy wybrać go z listy i wykonać wydruk rachunku lub faktury w zależności od potrzeb. Pamiętać należy też o zaczytaniu rachunku w formie elektronicznej na portalu świadczeniodawcy. Eksport do pliku xml i import takiego pliku na portalu odbywa się analogicznie jak w rachunkach do sprawozdań finansowych i został opisany powyżej w I rozdziale instrukcji.