INSTRUKCJA OBSŁUGI SYSTEMU MICROPAY

Transkrypt

1 DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO INSTRUKCJA OBSŁUGI SYSTEMU MICROPAY 1

2 SPIS TREŚCI Ochrona danych osobowych 3 1 Wstęp Cel programu Wymagania techniczne programu Adres internetowy (link) programu Logowanie do systemu 4 2 Nowe wpłaty Wypełnianie formularza wpłaty 6 3 Wpłaty w przygotowaniu 9 4 Wpłaty zatwierdzone 10 5 Podgląd wpłat 11 6 Zasilenia centrali 12 7 Transakcje zapłacone 13 8 Koniec pracy 13 2

3 Ochrona danych osobowych Informacje uzyskane od Klienta w związku z wykonywaniem czynności na zlecenie Klienta, np. dokonywanie płatności za rachunki, są przedmiotem ochrony danych osobowych. Chronione są dane personalne i adresowe Klienta oraz wszelkie inne wiadomości, które Punkt Sprzedaży otrzymuje w związku z wykonywaną usługą. Pracownik Punktu Sprzedaży nie ma prawa przetwarzać danych osobowych Klienta po wykonaniu zleconej czynności. Dokumenty zawierające dane osobowe Klienta zawsze powinny być przechowywane w zabezpieczonym miejscu. Ponadto pracownik Punktu Sprzedaży: nie ma prawa zdradzać osobie trzeciej danych osobowych Klientów nawet w wąskim zakresie, powinien być ostrożny przy udzielaniu informacji przez telefon, nie powinien omawiać spraw związanych z danymi osobowymi poza miejscem pracy. 1. WSTĘP 3

4 1.1. Cel programu. Program Micropay służy do obsługi płatności za rachunki. Pozwala on na ręczne wprowadzanie danych do systemu oraz możliwość analizowania przyjmowanych wpłat na każdym etapie ich wprowadzania Wymagania techniczne programu. Minimalne wymagania : 1. Komputer klasy Pentium III lub wyższy 2. Windows 95 lub inny graficzny system operacyjny 3. Przeglądarka internetowa np. Internet Explorer 5.00 lub wyższy, Mozilla, Opera 4. Drukarka laserowa dowolnego typu 5. Łącze dostępowe do Internetu o minimalnej przepustowości 64 kbit/s np.: Noeostrada TPSA, DSL, Chello UPC, SDI Adres internetowy (link) programu. Adres który należy wpisać do programu to : Uwaga! Program nie posiada wersji instalacyjnej typu off-line. Dostępny jest tylko za pośrednictwem Internetu Logowanie do systemu. Wybierając link programu Micropay pojawi się okno prosząc nas o podanie loginu 4

5 i hasła. Informacje o hasłach i loginach zostały wcześniej przesłane Państwu drogą elektroniczną. Po ich wprowadzeniu należy kliknąć przycisk login. Pracownik Punktu Sprzedaży powinien dbać o bezpieczeństwo swojego loginu oraz hasła: hasło nie powinno być podawane osobie trzeciej, hasło nie może być zapisywane, Pracownik jest odpowiedzialny za wszystkie działania wykonane przy użyciu jego hasła, Pracownik powinien unikać haseł łatwych do odgadnięcia, Pracownik powinien zabezpieczyć komputer hasłem odchodząc od komputera, po zakończeniu pracy Pracownik powinien wyłączyć wylogować swojego użytkownika i wyłączyć komputer. Należy postępować według poniższego schematu: Po zalogowaniu pojawi się strona główna programu z menu. Z menu wybierz polecenie Nowe wpłaty. Po dokonaniu wyboru ukazuje się okno Formularz nowej wpłaty. 5

6 Uwaga! Pole anuluj pozwala na cofnięcie się do okna poprzedniego. 2. NOWE WPŁATY 2.1. Wypełnianie formularza. Dane odbiorcy wpłaty. Nr rachunku (nr rachunku powinien być podany w standardzie NRB), nazwę odbiorcy oraz adres wpisuje się zgodnie z otrzymanymi dokumentami. Dane wpłacającego. Należy wypełniać zgodnie z otrzymanymi dokumentami. Podstawowe dane przelewu. W tej części należy wpisać kwotę wpłaty oraz tytuł płatności. Data zapłaty nadawana jest automatycznie (dzień, w którym rejestrowany jest przelew). Należy zawsze uzupełniać pole Tytuł, gdyż pojawi się błąd i program nie pozwoli na dalsze wykonywanie czynności 6

7 związanych z przelewem. Po wypełnieniu wszystkich danych należy kliknąć pole zapisz. Pojawi wtedy się okno Zestawienie płatności dla transakcji nr:... Nr transakcji nadawany jest automatycznie. W oknie tym widzimy informację odnośnie kwoty do zapłaty, którą należy wprowadzić i potwierdzić klikając pole przyjmij gotówkę. Po dokonaniu tej czynności ukazuje się Uwaga! Użytkownik programu ma możliwość podświetlenia każdego pola (poprzez najechanie myszką na dane pole), w celu uzyskania informacji o jego zawartości. okno z informacją o reszcie do wypłaty. Program pełni również funkcję kalkulatora, np. do zapłaty jest kwota 201,99zł Klient uiści 7

8 210,00zł to program obliczy, że należy wydać resztę tj zł Jeżeli Klient ma kilka rachunków do zapłaty, w celu wprowadzenia kolejnego rachunku należy kliknąć pole nowa płatność, ukaże się wówczas okno formularza nowej wpłaty, które należy wypełniać zgodnie z wcześniejszymi wskazówkami. W oknie Zestawienie... istnieje możliwość podejrzenia i edycji danych. Aby tego dokonać należy kliknąć w dowolne miejsce np. odbiorca, kwota. Po przyjęciu gotówki od Klienta (kwota rachunku wraz z prowizją) należy wydrukować potwierdzenie przyjętych (wprowadzonych do systemu) płatności. W tym celu należy kliknąć pole wydruk potwierdzenia. Po tej czynności następuje zakończenie i ostateczne zatwierdzenie wszystkich wpłat. Uwaga! Po tej operacji edycja danych wpłat nie będzie już możliwa. Po wydrukowaniu Pokwitowania przyjęcia wpłat należy zakończyć transakcje klikając pole zakończ transakcje, zostają one automatycznie wysłane do Centrali Spółki Kantor Polski. 8

9 3. WPŁATY W PRZYGOTOWANIU Okno to pokazuje Listę wpłat w przygotowaniu, czyli zestaw niezapłaconych przez Klienta lub jeszcze nie zatwierdzonych wpłat. 9

10 4. WPŁATY ZATWIERDZONE Okno to pokazuje listę wpłat zatwierdzonych oraz stan kasy. 10

11 5. PODGLĄD WPŁAT Okno to pozwala na wyszukiwanie i podgląd wszystkich zarejestrowanych wpłat. 11

12 6. ZASILENIA CENTRALI Pole to pozwala tworzyć na koniec dnia zasilenie Centrali. Należy pamiętać, że dopiero po zatwierdzeniu zasilenia Centrali przelewy zostaną zrealizowane w Centrali KP S.A.. 12

13 7. TRANSAKCJE ZAPŁACONE Okno to pokazuje transakcje, które zostały wykonane i potwierdzone przez Bank. 8. KONIEC PRACY Po zakończeniu pracy w systemie MICROPAY należy zawsze wylogować swojego użytkownika używając pola Koniec pracy. Dla bezpieczeństwa zawsze należy korzystać z tej opcji. 13