Płock, 22.06.2017r. COPCO Polska Sp. z o.o. Szanowni Państwo, ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zaprasza Państwa do złożenia oferty na organizację spotkania szkoleniowo-integracyjnego dla pracowników Spółki. ZAKRES PRZEDMIOTU POSTĘPOWANIA: Przedmiotem postępowania jest organizacja spotkania szkoleniowo-integracyjnego dla pracowników Spółki ORLEN Paliwa. NAZWA: Spotkanie szkoleniowo-integracyjne dla pracowników spółki ORLEN Paliwa - kompleksowa organizacja eventu, zajęcia integracyjne w terenie, o charakterze sportowym, sprawnościowym. Propozycja zajęć integracyjnych powinna uwzględniać rozbieżność wiekową pracowników w całym przedziale wiekowym określanym jako produkcyjny. Uczestnikami spotkania będą zarówno kobiety, jak i mężczyźni, z różnych lokalizacji na terenie Polski. CEL: Integracja pracowników, zabawa poprzez współdziałanie w dążeniu do osiągnięcia celu określonego w zaproponowanych zajęciach. TERMIN i CZAS TRWANIA WYJAZDU: 8-9 września br. (piątek/sobota) - 2 dni (1 nocleg) LOKALIZACJA: Hotel położony maksymalnie 160 km od Płocka, oddalony od hałaśliwych i zatłoczonych lokalizacji, z preferowanym kierunkiem położenia w kierunku południowym lub południowo wschodnim, żeby zoptymalizować dojazd dla pracowników z siedziby spółki umiejscowionej w Widełce koło Rzeszowa HOTEL: 3* lub 4*, dobry standard, położony w bliskiej lub bezpośredniej lokalizacji umożliwiającej realizację zaproponowanych zajęć integracyjnych. Preferowany obiekt ze strefą SPA Wellness. Oczekujemy, że uczestnicy spotkania będą mogli korzystać z podstawowej oferty SPA bez dodatkowych kosztów (basen, sauna). Jeśli korzystanie z podstawowej oferty SPA jest w danym obiekcie odpłatne, to prosimy uwzględnić koszty w kalkulacji (ale wyłącznie w opcji). Strona1 801 805 541
STRUKTURA POKOI: pokoje typu standard. Na chwilę obecną dokładna struktura jest trudna do określenia. Konfiguracja uczestników (płeć) będzie znana w późniejszym etapie przygotowania eventu. Wstępnie proszę przyjąć 20 pokoi trzyosobowych (w przypadku braku pokoi trzyosobowych możliwość zamiany na pokoje dwuosobowe), 85 pokoi dwuosobowych oraz 30 pokoi jednoosobowych (w tym 4 o podwyższonym standardzie), przy założeniu ewentualnej korekty struktury i ilości pokoi w późniejszym etapie przygotowywania wyjazdu ŚRODKI TRANSPORTU: Większość osób dojedzie na miejsce spotkania i wróci we własnym zakresie, ale dla kilkudziesięciu pracowników będziemy potrzebowali środka transportu: jeden autokar podstawiony pod siedzibę spółki mieszczącą się w Widełce koło Rzeszowa oraz dwa autokary podstawione pod Centralę spółki mieszczącą się w Płocku. Proszę uwzględnić w ofercie zarówno dojazd na miejsce do hotelu oraz powrót do Płocka i Widełki. Dopuszczamy możliwość późniejszej weryfikacji tej usługi, liczba i konfiguracja potrzebnych autokarów może ulec zmianie. Autokary powinny być nowoczesne, w bardzo dobrym stanie technicznym z klimatyzacją. PARKING: prosimy zapewnić. UCZESTNICY: Pracownicy ORLEN Paliwa, około 260 osób. Ilość uczestników może ulec zmianie w późniejszym etapie przygotowywania eventu. WSTĘPNY HARMONOGRAM WYJAZDU: Może ulec zmianie na późniejszym etapie organizacji eventu. Dzień I: 11:00 - przyjazd i zakwaterowanie (prosimy uwzględnić wyjazd autokarów z Widełki oraz Centrali spółki, tak aby uczestnicy dotarli na miejsce spotkania przed godziną 11.00) 12:00-13.00 -spotkanie szkoleniowe na sali konferencyjnej (Tematyka i realizacja szkolenia po stronie spółki ORLEN Paliwa. Konieczne jest tylko zapewnienie sali konferencyjnej ze standardowym wyposażeniem i odpowiednią ilością miejsc) 13:30-14:30 - lunch w formie bufetu 15:00-18:00 - zajęcia integracyjne 19:30 - drink powitalny przed wejściem na kolację 20:00 - kolacja (serwowana plus bufet) i spotkanie wieczorne. Dzień II: śniadanie i wykwaterowanie, powrót autokarami do Płocka oraz Widełki koło Rzeszowa. Strona2 801 805 541
Jeśli doba hotelowa rozpoczyna się później niż od godziny 11.00, konieczne będzie zapewnienie przechowalni bagażu oraz wcześniejsza możliwość udostępniania pokoi. ELEMENTY HARMONOGRAMU WYJAZDU: CHARAKTER ZAJĘĆ INTEGRACYJNYCH Prosimy o przedstawienie aktywnej formy integracji w terenie (na świeżym powietrzu), zajęcia sprawnościowe, sportowe. Uczestnicy spotkania stanowią liczną grupę, zatem duże znaczenie będzie miał podział na zespoły i jak najbardziej efektywne wykorzystanie czasu przeznaczonego na zajęcia integracyjne (około 3h). Prosimy o zapewnienie ewentualnego transportu koniecznego do zrealizowania zajęć integracyjnych, o uwzględnienie kompleksowego zaplecza i wszystkich elementów koniecznych dla danego rodzaju zajęć (np. stanowisk z wodą dla osób biorących udział w zajęciach terenowych). Prosimy o przedstawienie szczegółowego scenariusza z dokładnym opisem harmonogramu, w jaki sposób mają przebiegać zajęcia integracyjne z uwzględnieniem sposobu podziału uczestników na grupy. Dodatkowo prosimy o dołączenie opisu aspektów integracyjnych zaproponowanych działań. Przy propozycji zajęć integracyjnych proszę przyjąć wstępną liczbę uczestników 220 osób - liczba może ulec zmianie w późniejszym etapie przygotowania spotkania; szacujemy ewentualną zmianę na "plus" lub "minus" 15 % od liczby 220 osób. Zajęcia integracyjne muszą być dopasowane do różnej grupy i różnej sprawności fizycznej. Mogą to być zajęcia o charakterze gier terenowych w ramach których pożądane będzie wykorzystanie różnorodnych umiejętności i potencjału różnych zespołów. W przypadku zabawy integracyjnej, którą można zrealizować w terenie pomimo niesprzyjającej aury, prosimy - w razie konieczności- uwzględnić w ofercie formę ochrony przed np. deszczem (dotyczy to zwłaszcza stałych stanowisk niezbędnych do realizacji zajęć). Jednocześnie prosimy o zaproponowanie zabawy alternatywnej do zajęć integracyjnych w terenie, na której realizację nie będzie miała wpływu pogoda (jako opcja w kosztorysie). CZĘŚĆ WIECZORNA: dekoracja sali bankietowej z wykorzystaniem zasobów hotelowych. Atrakcja wieczorna - spółka ORLEN Paliwa zapewni atrakcję we własnym zakresie, występ Strona3 801 805 541
będzie trwał około 1 h, prosimy o uwzględnienie w harmonogramie występu artysty tuż po kolacji (prawdopodobnie będzie to wokalista z zespołem). Wszystkie szczegóły zostaną uzgodnione w późniejszym etapie przygotowania eventu. Kolacja: serwowana (zupa, drugie danie, deser) plus bufet. Prosimy o zapewnienie DJ. DODATKOWE INFORMACJE: - koordynacja organizacji spotkania integracyjnego - obecność koordynatorów wyznaczonych ze strony agencji, obecnych podczas całego spotkania - budowa sceny na część wieczorną (z uwzględnieniem wykorzystania zasobów hotelu) - koordynacja nagłośnienia i oświetlenia (podczas części wieczornej, jak również nagłośnienie podczas zajęć integracyjnych) - prowadzący spotkanie (zarówno podczas zajęć integracyjnych oraz podczas części wieczornej) - możliwość wystąpienia Prezesa Zarządu (przemówienie) na początku części integracyjnej oraz wieczornej (do uzgodnienia w późniejszym etapie przygotowania eventu) - atrakcja wieczorna - spółka ORLEN Paliwa zapewni atrakcję we własnym zakresie, występ będzie trwał około 1 h, prosimy o uwzględnienie w harmonogramie występu artysty tuż po kolacji (prawdopodobnie będzie to wokalista z zespołem), wszystkie szczegóły zostaną uzgodnione w późniejszym etapie przygotowania eventu (np. ewentualne zapewnienie garderoby dla artysty) - zajęcia integracyjne (proszę o uwzględnienie wszystkich elementów i kosztów niezbędnych do realizacji zaproponowanych zajęć) - zapewnienie odpowiedniej ilości wody gazowanej i niegazowanej w 0,5 l butelkach podczas zajęć integracyjnych w terenie - profesjonalny fotograf dokumentujący wydarzenie podczas zajęć integracyjnych oraz na początku wieczoru - propozycja przykładowego menu na kolację: menu serwowane (zupa, drugie danie, deser) + bufet Strona4 801 805 541
- propozycja open baru na 7 h z możliwością przedłużenia (wino czerwone i białe, wódka, piwo) - DJ - parking - fotobudka z zapewnionymi rekwizytami, preferowane rekwizyty związane z charakterem zajęć integracyjnych (dostępna od godziny 19:30 do godziny 23:30) - oznakowanie strefy hotelowej przeznaczonej na spotkanie pracowników spółki ORLEN Paliwa (sala konferencyjna, sala bankietowa, lunch), np. logo na plazmach, potykacze, - plazmy wyświetlające logotyp spółki oraz usadzenie gości na uroczystą kolację - przy recepcji hotelowej możliwość umieszczenia agendy spotkania - zapewnienie obszaru ekspozycyjnego dla elementów wizualizacyjnych z logo ORLEN Paliwa: balon reklamowy (wys. 6 m) - ekspozycja przed hotelem, roll-upy oraz ścianki wystawiennicze - ekspozycja przy recepcji hotelowej, prosimy o zapewnienie pomocy w rozstawieniu oraz demontażu balonu i innych dużych elementów reklamowych - materiały poligraficzne: opracowanie i wydruk we własnym zakresie spółka ORLEN Paliwa - Szacowana kwota budżetu na organizację eventu wynosi 160 000,00 zł netto. SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY 1. Oferty można składać tylko za pośrednictwem Platformy Zakupowej CONNECT, logując się do systemu na https://connect.orlen.pl/. 2. Proszę o załączenie dokumentów w odpowiednich miejscach formularza na platformie zakupowej CONNECT. Błędne załączenie dokumentów, np. część handlowa w części technicznej, może skutkować wykluczeniem oferty. 3. Pytania proszę kierować przez Platformę Zakupową CONNECT Pytania/ odpowiedzi lub Zadaj pytanie zamawiającemu. Kontakt telefoniczny tylko z Kupcem. ELEMENTY OFERTY: CZĘŚĆ FORMALNA: - aktualny dokument dotyczący reprezentacji Spółki KRS lub CEIDG (z 3 ostatnich miesięcy); - podpisane oświadczenie oferenta dot. zachowania tajemnicy (dokument na CONNECT); Strona5 801 805 541
- termin ważności składanej oferty 90 dni; CZĘŚĆ TECHNICZNA: - akceptacja wzoru umowy (dokument na CONNECT); - potwierdzenie wykonania usługi zgodnie z treścią zapytania ofertowego; - potwierdzenie posiadania uprawnień do wykonywania usługi zgodnie z zapytaniem ofertowym; - aktualna polisa ubezpieczeniowa OC dotycząca działalności przedsiębiorstwa oraz zakresu usługi ujętej w zapytaniu ofertowym. Oferta powinna zawierać polisę NNW na sumę ubezpieczenia min. 20 000 zł/ uczestnik. - przedstawienie oferty ze szczegółowym opisem wydarzenia oraz z ramowym harmonogramem wraz z key visual. Prosimy podać termin, do którego możemy bezkosztowo zmniejszyć ilość uczestników spotkania i tym samym obniżyć koszty zmienne oferty (od osoby) - wykaz podmiotów, dla których w ciągu ostatnich 3 lat zrealizowano prace w zakresie porównywalnym do niniejszego zapytania lub referencje (minimum 3); - termin realizacji 8-9.09.2017r., 2 dni (1 nocleg) CZĘŚĆ HANDLOWA: - termin płatności: 30 dni od daty otrzymania faktury (bez zaliczki); - proszę o przedstawienie ceny całkowitej netto przedmiotu postępowania; - proszę o załączenie wyceny szczegółowej cena netto i brutto, która powinna uwzględniać pełen koszt organizacji spotkania szkoleniowo-integracyjnego dla 260 osób (cena netto i brutto musi zostać podana dla każdego rodzaju usługi wymienionej w kosztorysie załączonym do oferty, tj. noclegu, wyżywienia itd.): - koszty noclegu dla 260 osób (1 nocleg) zgodnie z określoną strukturą pokoi lub inną - jeśli nie ma takiej opcji w danym hotelu - koszt parkingu - koszt wynajęcia sali na konferencję wraz z wyposażeniem (rzutnik, ekran, mikrofony, flipchart) - koszt lunchu w formie bufetu Strona6 801 805 541
- koszt uroczystej kolacji: menu serwowane plus bufet (z uwzględnieniem opcji wegetariańskich) - zakładamy, że śniadania wliczone będą w cenę noclegu. - koszt open baru 7 h z możliwością przedłużenia - koszt prowadzącego spotkanie (w części wieczornej i integracyjnej) - koszt DJ - koszt zaproponowanych zabaw integracyjnych ze szczegółowym opisaniem poszczególnych zajęć oraz kosztów składowych ich organizacji, uwzględniający wszystkie koszty niezbędne do realizacji zabawy - koszt fotobudki (4h) - koszty transportu uczestników spotkania "z" i "do" Płocka oraz "z" i "do" Widełki zgodnie ze wskazanym opisem, autokary muszą być nowoczesne, w bardzo dobrym stanie technicznym, z klimatyzacją. Prosimy o dokładną charakterystykę zaproponowanych autokarów. - całkowity koszt netto i brutto obsługi organizacji spotkania szkoleniowo-integracyjnego przez koordynatorów uwzględniający koszty ich noclegu, wyżywienia, itd. - jeśli korzystanie z podstawowej oferty SPA (basen, sauna) jest w danym obiekcie odpłatne, to prosimy uwzględnić koszty w kalkulacji (wyłącznie w opcji, prosimy o wymienienie atrakcji) W ofercie prosimy wyraźnie zaznaczyć koszty stałe oferty, niezależne od ilości uczestników oraz koszty zmienne od osoby. Podstawę do rozliczenia usługi będzie stanowić faktura VAT, wystawiona w walucie PLN, po realizacji wszystkich elementów wymienionych w kosztorysie z oferty. Faktura będzie wystawiona dopiero po ostatecznej akceptacji kosztorysu powykonawczego. Szacowana kwota budżetu na organizację eventu wynosi 160 000,00 zł netto Termin składania ofert: 03.07.2017r. godz. 11:00 UWAGA! Oferty można składać jedynie za pośrednictwem Platformy Zakupowej CONNECT, logując się do systemu na https://connect.orlen.pl/ Strona7 801 805 541
Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty i nie przysługuje mu prawo roszczenia o zwrot tych kosztów. ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej oferty/odpowiedzi na zapytanie. ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia procesu wyboru Dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu podmiotowi do którego skierowano zapytanie nie przysługują żadne roszczenia wobec ORLEN Paliwa Sp. z o.o. Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c., a tym samym nie mają zastosowania przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art. 66 i n. k.c. Z poważaniem, Natalia Bartosiewicz-Burdanowska Strona8 801 805 541