Kancelaris krok po kroku Pierwsze uruchomienie programu. Informacje dotyczące początkowej konfiguracji systemu Kancelaris
Objaśnienia W niniejszej prezentacji stosujemy następujący układ slajdu: - u góry znajduje się tytuł slajdu, - w tekście umieszczonym z lewej strony okna znajduje się opis danego zagadnienia, - z prawej strony zostały zapisane zieloną kursywą polecenia, które należy wykonać, - na rysunkach czerwonymi ramkami zaznaczone są elementy, o których mowa w poleceniach, a żółte strzałki wskazują w jakiej kolejności należy je wypełniać lub naciskać, - w prawym dolnym rogu znajdują się przyciski do poruszania się po prezentacji.
Start (1) Po instalacji systemu Kancelaris, w menu Start dostępne są przyciski pozwalające uruchomić poszczególne aplikacje: - Kancelaris główny program systemu, - Kancelaris-dane przykładowe wersję demonstracyjną programu, - Rejestrator czynności program służący do rejestrowania czynności wykonywanych przez pracowników. Wybierz w systemie Windows: -Start - Wszystkie programy (lub Programy) -Kancelaris -Kancelaris
Start (2) Jeżeli program nie jest jeszcze zarejestrowany, to po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno pokazane poniżej. Bez rejestracji program będzie działał przez podaną liczbę dni. naciśnij przycisk [Zamknij]
Archiwizacja (1) Danymi systemu Kancelaris są: -dane programu zawarte w bazie danych o nazwie kancelaris.mdb, -dokumenty spraw i bazy wiedzy (np. dokumenty Worda) umieszczone w folderze Dane. Każdego dnia, przy pierwszym uruchomieniu programu w kancelarii, dokonywana jest automatyczna kompresja i archiwizacja WYŁĄCZNIE BAZY DANYCH. Skompresowany plik archiwum przechowywany jest we folderze Archiwum i oznaczony datą i godziną utworzenia,np. Dokumenty spraw i bazy wiedzy nie są automatycznie archiwizowane!
Aby w pełni zabezpieczyć dane przed ich utratą (np. uszkodzeniem dysku twardego, kradzieżą), należy systematycznie tworzyć kopie katalogów Dane i Archiwum, umieszczonych w katalogu Kancelaris na dysku głównym, na inny nośnik np. płytę CD-RW lub inny dysk. Archiwizacja (2)
Logowanie Dzięki identyfikacji użytkowników system Kancelaris daje możliwość nadawania pracownikom różnych uprawnień, ograniczając dostęp do danych i funkcji programu. Identyfikacja pozwala także na dostosowywanie wyglądu okien do potrzeb każdego użytkownika. Podstawą identyfikacji jest proces logowania, w trakcie którego należy podać nazwę użytkownika i hasło. Na początku w systemie zarejestrowany jest użytkownik o nazwie admin, którego zadaniem jest wykonanie wstępnych operacji. w okienku logowania wpisz nazwę użytkownika: admin naciśnij przycisk [OK]
Kancelaria Po zalogowaniu otwiera się główne okno aplikacji, w którym widoczne są przyciski do poszczególnych modułów programu. Przechodzimy do modułu Kancelaria, gdzie przechowuje się informacje o kancelarii, osobach i zespołach w niej pracujących oraz jej zasobach i terminarzu. Widoczne tu przyciski otwierają okna szczegółowe. w oknie głównym w grupie [Kancelaria] wybierz [Dane kancelarii] Na początku pracy z systemem należy wprowadzić Dane kancelarii - właściciela programu. Dane te są wykorzystywane podczas rejestracji programu, a także przy wystawianiu faktur i tworzeniu automatycznych wydruków.
Dane kancelarii Aby program został poprawnie zarejestrowany należy wpisać poprawny NIP kancelarii. Aby generować poprawne faktury należy wprowadzić jej nazwę oraz adres siedziby. Można też wpisać dodatkowe informacje tj. numer KRS, REGON i wprowadzić logo. naciśnij przycisk Edycja wpisz numer NIP kancelarii (REGON, KRS) wpisz nazwę kancelarii naciśnij przycisk Zapisz kliknij w zakładkę Adresy
Adres kancelarii W polu Ulica umieszczamy przedrostek ul., al., plac itp. Koniecznie zaznaczamy, że adres jest adresem siedziby. naciśnij przycisk Edycja wpisz dane adresowe siedziby kancelarii postaw odpowiednie haczyki naciśnij przycisk ok. kliknij w zakładkę Stawki
Stawki pracowników w (1) Stawka w programie Kancelaris to kwota jaką kancelaria pobiera od klientów za godzinę pracy swoich pracowników. Są one zdefiniowane na kilku poziomach: - Najbardziej ogólną jest stawka pracownika przypisana do jego typu, np. stawka wszystkich prawników wynosi 100 PLN/godz. - Ponadto każdy pracownik może mieć zdefiniowaną swoją podstawową stawkę, np. stawka prawnika Kowalskiego wynosi 120 PLN/godz. - Najbardziej szczegółową stawką jest stawka pracownika przydzielonego do danego zlecenia, np. stawka Kowalskiego w pewnym zleceniu wynosi 140 PLN/godz. W chwili, gdy stawka szczegółowa nie jest określona, program pobiera stawkę z bardziej ogólnego poziomu.
Stawki pracowników w (2) Każda kancelaria jest inaczej zorganizowana, dlatego też dane widoczne na początku w zakładce Kancelaria Stawki są wyłącznie przykładowe. Przed wprowadzeniem modyfikacji na tej liście warto przygotować sobie listę z typami pracowników Państwa kancelarii i ich standardowymi stawkami za godzinę pracy. typ pracownika administracyjny prawnik aplikant stawka 0 250 50 waluta PLN PLN PLN
Stawki pracowników w (3) Przy modyfikacji tabeli stawek korzystamy z paska narzędziowego listy. Do usuwania elementów z listy służy przycisk Usuń. Listę możemy zmienić używając przycisku Nowy lub Edycja listy, dokonując zmian, a następnie akceptując je przyciskiem ok. lub odrzucając przyciskiem X usuń z listy typy, które Ci nie odpowiadają korzystając z przycisku Usuń naciśnij przycisk Nowy i zmień stawki odpowiadających Ci typów dodaj kolejne typy w pierwszym wierszu listy wprowadzając typ pracownika, stawkę oraz walutę oraz naciskając Enter po wprowadzeniu wszystkich nowych typów naciśnij przycisk ok. naciśnij przycisk [Zamknij]
Opcje kancelarii Teraz przyszła pora na ustawienia opcji programu, które będą wykorzystywane w pracy kancelarii. Dotyczą one szablonów numerowania, wydruków faktur oraz systemu uprawnień z jakiego chce korzystać kancelaria. Z okna Kancelaria przejdźmy do Opcji kancelarii. naciśnij przycisk [Opcje].
Szablony numerowania (1) Na początek możemy wprowadzić do systemu informacje dotyczą sposobu numerowania spraw, zleceń i faktur. Informacja ta nie jest wymagana, ale znacząco ułatwia pracę z programem. W szablonach numerowania ustala się sposób w jaki na podstawie daty utworzenia i kolejnej liczby zostanie utworzony numer elementu. Posługujemy się następującym zapisem: RRRR - oznacza rok, MM oznacza miesiąc, NN,...,NNNNN oznacza numer (od dwu- do pięciocyfrowego), przy czym NN(R) to kolejny numer w danym roku, NN(M) to kolejny numer w danym miesiącu.
Szablony numerowania (2) Przykładowe szablony mogą wyglądać następująco: NNNNN oznaczający, że numer zlecenia będzie nadawany kolejno od 00001 do 99999, bez uwzględniania roku i miesiąca założenia zlecenia RRRR/NNNN(R) - oznaczający, że numery będą nadawane z uwzględnieniem roku założenia sprawy i będą wyglądały następująco: 2004/0001 ->... -> 2004/9999 -> 2005/0001 RRRR/MM/NNN(M) -oznaczający, że numery faktur będą nadawane z uwzględnieniem roku i miesiąca wystawienia i będą wyglądały następująco: 2004/11/001... 2004/11/999, 2004/12/001... 2004/12/999, 2005/01/001...
Szablony numerowania (3) Zapamiętaj: 1. Jeżeli uzależniłeś numer od roku, np. NN(R) to w szablonie powinno się pojawić RRRR 2. Jeżeli uzależniłeś numer od miesiąca, np. NN(M) to powinny się także pojawić RRRR i MM 3. Zastanów się, ile zleceń możesz mieć w ramach roku czy miesiąca i nadaj odpowiednią ilość cyfr swojemu numerowi NN... NNNNN. W każdym miejscu programu, w którym chcesz korzystać z sortowania NAJWAŻNIEJSZE ELEMENTY NUMERU CZY IDENTYFIKATORA UMIEŚĆ NA POCZĄTKU np.: - jeżeli użyjesz numeracji: NNN(R)/RRRR to po przesortowaniu numery ułożą się tak, że wszystkie jedynki będą na początku niepoprawnie: 001/2004, 001/2005, 001/2006, 002/2004 - jeżeli użyjesz numeracji: RRRR/NNN(R) to po przesortowaniu numeru ułożą się poprawnie: 2004/001, 2004/002,..., 2005/001
Szablony numerowania (4) Po dokonaniu jakichkolwiek modyfikacji w oknach programu, powinieneś użyć któregoś z dwóch przycisków znajdujących się na pasku narzędziowym z lewej strony okna: - Anuluj, aby anulować wprowadzone zmiany, - Zapisz, aby zatwierdzić zmiany. ustal jakie szablony numerowania obowiązują lub mają obowiązywać w Kancelarii wpisz własne szablony numerowania
Uprawnienia (1) Uprawnienia w kancelariach dotyczą przede wszystkim dostępu do poszczególnych akt spraw, ale także opierają się na umowie, że ktoś wykonuje pewnego rodzaju czynności np. wystawia faktury, kontroluje czas pracy innych pracowników itp. W zależności od wielkości, ale także, od zaufania do pracowników, ilości prawników i asystentów itp. kancelaria może wymagać, aby ograniczyć dostęp pracowników do niektórych spraw. W systemie Kancelaris mamy: uprawnienia na poziomie pracowników, które dotyczą głównie tego jakie operacje może w systemie wykonywać dany pracownik. uprawnienia na poziomie spraw/zleceń, które dotyczą tego, czy pracownik ma prawo: - do wglądu w akta spraw, - do wglądu w dane zlecenia, - rozliczać czynności w ramach zlecenia Zlecenie Pracownik
Uprawnienia (2) Szczególną sytuację mamy przy dostępie do spraw i zleceń, dlatego, że prawa dostępu są określone zarówno na poziomie szczegółowym (np. w sprawie) i ogólnym (pracownik). W takim wypadku prawa do sprawy/zlecenia są wypadkową praw szczegółowych sprawy/zlecenia i ogólnych praw pracownika. Tę sytuację ilustruje rysunek.
Uprawnienia (3) Jak już pisaliśmy kancelaria może wymagać, aby ograniczyć dostęp pracowników do niektórych spraw. Ale może być też tak, że w ramach kancelarii wszyscy wiedzą wszystko. Aby ułatwić prowadzenie programu w takim wypadku w systemie Kancelaris dostępna jest opcja Przydzielaj wszystkich pracowników do wszystkich spraw i zleceń Jeżeli kancelaria wybierze tę opcję to: nowi pracownicy automatycznie będą przydzielani do wszystkich istniejących zleceń i spraw będą mieli ustawione wszystkie uprawnienia ogólne podczas tworzenia nowych spraw i zleceń każdy pracownik będzie automatycznie przydzielony do tej sprawy/zlecenia
Uprawnienia (4) Zastanów się jaki typ uprawnień ma zostać wdrożony w Kancelarii. ustal jaką metodę nadawania uprawnień wybierasz zatwierdź opcję przyciskiem Zapisz.
Nadanie hasła administratorowi (1) W kolejnym kroku przechodzimy do okna Pracownicy, aby wprowadzić informacje o administratorze. Kliknij w przycisk [Pracownicy]
Nadanie hasła administratorowi (2) Identyfikator użytkownika zalogowanego w danej chwili jest widoczny w lewym dolnym rogu na pasku stanu. Logując się podaliśmy użytkownika admin, który ma uprawnienia do zakładania pracowników, ale nie będzie używany w dalszej pracy z systemem, dlatego dobrą praktyką jest nadanie mu hasła. Hasło może być dowolną kombinacją liter i cyfr (do 20 znaków) W haśle rozróżnialne są duże i małe litery kliknij w przycisk Edycja wpisz hasło, zapisz je na kartce i zachowaj w bezpiecznym miejscu naciśnij przycisk ok.
Dodawanie pracowników Przed wprowadzeniem do bazy pozostałych pracowników warto przygotować sobie listę zawierającą niezbędne informacje, np. w następującej postaci: da ne pracownika dane logowania identyfika tor imię nazwisko login hasło administrator? aktua lizacje JN Jan Nowak Janek jn124 tak tak BB Barbara Bartkowiak Basia ewunia nie tylko informacja DF Dorota Felicka DF dorcia nie nie Oczywiście dane dotyczące haseł powinny być dostępne tylko dla administratora. Określenie danej osoby jako Administratora oznacza, że osoba ta, będzie zarządzała pracownikami (dodawała, usuwała, ustalała hasła i stawki) oraz stawkami określonymi dla typów pracowników. Prawo administrator nie oznacza, że osoba ta ma pełne uprawnienia do korzystania z innych elementów systemu, np. przeglądania spraw, tworzenia raportów, itd.! Te prawa ustanawia się w innym miejscu programu. W zależności od ustawienia pola aktualizacje pracownik może być informowany o tym, że w sieci internet znajduje się już nowa wersja programu. Zaleca się aby ustawienie Aktualizuj miały wyłącznie osoby administrujące systemem (np. informatycy). Warto jednak, aby ktoś na co dzień pracujący z programem miał ustawienie Sprawdzaj czy są nowe wersje, ale nie aktualizuj..
Dodawanie nowego pracownika (1) Teraz, przy pomocy Kreatora nowego pracownika, wprowadzamy informacje o danych, uprawnieniach oraz indywidualnych stawkach pracowników kancelarii. Kreator uruchamiamy przyciskiem Dodaj. Kliknij przycisk Dodaj Naciśnij przycisk [Tak]
W pierwszym kroku kreatora wypełniamy dane pracownika. Identyfikator to unikalny zestaw znaków, wykorzystywany w miejscach, gdzie potrzebne jest szybkie wybranie pracownika. mogą to być np. inicjały, imię lub nazwisko. Stawka pracownika może być stawką pracownika danego typu lub może on mieć własną stawkę. Dodawanie nowego pracownika (2) Wprowadź dane pracownika
Dodawanie nowego pracownika (3) wpisz nazwę użytkownika wpisz hasło W tym samym kroku wprowadzamy dane logowania i aktualizowania programu. wybierz odpowiednią opcję w polu Administrator w polu aktualizacja przez internet wybierz odpowiednią opcję naciśnij przycisk [Dalej]
Dodawanie nowego pracownika (4a) Jeśli Kancelaria używa opcji Przydzielaj wszystkich pracowników do wszystkich spraw i zleceń, to w następnym kroku generowany jest Raport dotyczący utworzonego pracownika. Po zapisaniu danych kreator kończy działanie. naciśnij przycisk [Zapisz] przejdź do wprowadzania kolejnego pracownika
Dodawanie nowego pracownika (4b) Jeśli Kancelaria nie używa opcji Przydzielaj wszystkich pracowników do wszystkich spraw i zleceń, to w kroku 2 należy ustawić prawa dostępu pracownika do poszczególnych funkcji programu. Każdy typ pracownika ma ustalone pewne domyślne prawa, które można zmienić. postaw haczyki przy wybranych uprawnieniach naciśnij przycisk [Dalej]
Dodawanie nowego pracownika (5b) Kreator pozwala przypisać nowemu pracownikowi uprawnienia do konkretnych spraw i zleceń. Jednakże w tej chwili nie ma w bazie żadnego z tych elementów, więc przechodzimy do okna Raportu końcowego, aby zapisać pracownika do bazy. naciskaj przycisk [Dalej], aż pojawi się okno Raportu końcowego naciśnij przycisk [Zapisz] przejdź do wprowadzania kolejnego pracownika zamknij okno Pracownicy
Słowniki Po wprowadzeniu informacji o Kancelarii, jej pracownikach i sposobie nadawania uprawnień powinniśmy jeszcze przygotować słowniki, czyli zbiory podpowiedzi widocznych przy niektórych polach po kliknięciu w strzałkę po prawej stronie. Okno Słowniki znajduje się w module Kancelaria w części Administracja oraz w module Administracja. naciśnij przycisk Słowniki rozwiń listę słowników, wybierz dowolny słownik i zobacz jak zmieni się dolna lista Przeglądanie słowników rozpoczynamy od wybrania w górnym polu odpowiedniego słownika. Następnie możemy go modyfikować, dodawać lub usuwać zgodnie z ogólnymi zasadami dotyczącymi edycji list.
Słowniki - usługi ugi Słownik Usługi nazwy i ceny wykorzystywane są przy określaniu usług świadczonych przez Kancelarię w ramach różnych zleceń, a ceny są także uwzględniane podczas wystawiania faktur. dostosuj listę nazw usług do potrzeb kancelarii
Słowniki - czynności ci Słownik nazw czynności wykorzystywany jest podczas rejestracji czynności wykonywanej dla klienta, a pozycje słownika czynności administracyjne pojawiają się, jeśli rejestrujemy pracę wykonaną na rzecz kancelarii. dostosuj listy czynności do potrzeb kancelarii
Słownik Sprawy typy spraw określa jakiego rodzaju sprawy prowadzi kancelaria. Predefiniowanych jest kilka typów, ale każda kancelaria powinna ustalić własny zestaw. W oknie sprawy w zależności od typu sprawy automatycznie podpowiadają się odpowiednie etapy (instancje) tej sprawy dlatego należy zmodyfikować także słownik Etapy-typy Słowniki typy spraw ze słownika Sprawy typy spraw usuń te, których nie prowadzisz i dodaj nowe typy w słowniku Etapy typy zdefiniuj etapy/instancje
Słowniki - inne Pełna lista słowników wygląda następująco: przejrzyj i zmodyfikuj wybrane słowniki
Elektroniczny system pomocy System Kancelaris zawiera w sobie elektroniczną instrukcję obsługi wyświetlającą szczegółową informacja o aktualnie otwartym oknie i jego funkcjach. Dostęp do niej możemy uzyskać : - wybierając z paska narzędziowego przycisk Pomoc, - wybierając z menu Pomoc polecenie Pomoc, - naciskając na klawiaturze klawisz F1. naciśnij przycisk F1 i zobacz pomoc dotyczącą Słowników
Elektroniczny system pomocy (2) W systemie pomocy można przejrzeć spis treści, w którym polecamy rozdziały: 2. Podstawy obsługi programu 4. Ważne informacje o sposobie przechowywania danych 12. Rozwiązania problemów zapoznaj się ze spisem treści systemu pomocy
Z tego samouczka dowiedziałeś się, że: Podsumowanie (1) Logowanie jest potrzebne do weryfikacji uprawnień poszczególnych osób. W oknie Kancelaria umieszczonym w module Kartoteki należy ustawić dane kancelarii.
W Opcjach kancelarii umieszczonych w module Kartoteki można ustawić szablony numerowania. Z tego samouczka dowiedziałeś się, że: Podsumowanie (2) Jeśli w kancelarii wszyscy pracownicy mają pełny dostęp do funkcji programu oraz do spraw, zleceń i rozliczeń, to można ułatwić pracę z programem wybierając opcję Przydzielaj wszystkich pracowników do wszystkich spraw i zleceń.
Z tego samouczka dowiedziałeś się, że: Podsumowanie (3) Typy pracowników kancelarii i standardowe stawki, według których są rozliczani ustala się w oknie Kancelaria na zakładce Stawki. Jeżeli pracownik ma być rozliczany według innej stawki niż stawka typu, do którego należy, wówczas wpisujemy odpowiednią stawkę w oknie Pracownicy na zakładce Stawki.
Z tego samouczka dowiedziałeś się, że: Podsumowanie (4) Określenie danej osoby jako Administratora oznacza, że osoba ta, będzie zarządzała stawkami określonymi dla typów pracowników, pracownikami (dodawała, usuwała, ustalała hasła i stawki) oraz określała metodę nadawania uprawnień. Domyślnemu użytkownikowi warto ustalić jakieś hasło, zapisać je i przechowywać w bezpiecznym miejscu.
Z tego samouczka dowiedziałeś się, że: Podsumowanie (5) Słowniki to zbiory podpowiedzi widocznych przy niektórych polach po kliknięciu w strzałkę po prawej stronie. Modyfikacji wybranego słownika dokonuje się w module Administracja naciskając przycisk Słowniki, wybierając konkretny słownik, a następnie modyfikując wpisy zgodnie z ogólnymi zasadami dotyczącymi edycji list.
Dziękujemy! Zapraszamy do kolejnych samouczków. Zakończenie