Strona 1 z 5 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr CEO/Au/ZO/144/Warszawa_ewaluacja Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego Warszawa, 30.04.2015r. Przedmiotem Zapytania ofertowego są usługi związane z wynajmem sal warsztatowych, zakwaterowaniem oraz wyżywieniem dla uczestników szkoleń realizowanych w ramach projektu Akademia uczniowska. 1. Wynajem sal warsztatowych dla 2 grup szkoleniowych. 2. Wynajem pokoi 2-osobowych 3. Wynajem pokoi 1-osobowych 4. Przygotowanie i obsługa cateringu dla uczestników szkolenia. Projekt Akademia uczniowska jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet III: Wysoka jakość oświaty. Rodzaj zamówienia wg nazw i kodów określonych we Wspólnotowym Słowniku Zamówień 1 : CPV 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie wykonawcy, który będzie odpowiedzialny za usługi związane z: udostępnieniem sal warsztatowych, zakwaterowaniem, wyżywieniem. Szkolenie odbędzie się w Warszawie w następujących terminach: Termin Liczba grup szkoleniowych ilość sal Wielkość grupy szkoleniowej wraz z prowadzącymi liczba uczestników korzystających z noclegu i wyżywienia 25-26 maja 2015 1 27 1 O którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień.
Strona 2 z 5 6-7 lipca 2015 1 27 Ostateczne określenie dokładnej liczby osób korzystających z usług Usługodawcy (wyżywienie, noclegi) oraz liczby stanowisk komputerowych do prowadzenia warsztatów zostanie potwierdzone i przekazane przez Zamawiającego drogą mailową na adres opiekuna szkolenia po stronie Ośrodka najpóźniej 3 dni przed szkoleniem do godz. 16:30. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia zamówienia o 50%, rozumiane jako rezygnacja z części usług lub zmniejszenie wielkości zamówienia poszczególnych usług. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania szkolenia i poinformowania o tym Usługodawcy w terminie najpóźniej 7 dni przed szkoleniem. Każda grupa warsztatowa traktowana jest jako oddzielne szkolenie. Do składania ofert zapraszamy przedstawicieli obiektów położonych w obrębie miasta Warszawa prowadzących działalność zgodną z opisanym zapytaniem. Obiekty muszą spełniać następujące warunki: 1. Obiekt hotelarski/ szkoleniowy/ konferencyjny/ wystawienniczy o standardzie co najmniej 2-gwiazdkowym w przypadku hotelu (potwierdzone kopią Decyzji o zaszeregowaniu obiektu hotelarskiego) lub odpowiadający standardem hotelowi co najmniej 2-gwiazdkowemu w przypadku obiektów innych niż hotele (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie). 2. Sale warsztatowe dostępne w podanych terminach spełniające następujące warunki: sala dla grupy 27-osobowej, w pierwszym dniu szkolenia dostępna w godzinach 10:00-19:30 i w drugim dniu szkolenia w godzinach 08:00 16:00, rozmiar - przynajmniej 1,5 m 2 na uczestnika, odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego i/lub całodobowe oświetlenie, umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej, krzesła: miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka,
Strona 3 z 5 stoły o wysokości umożliwiającej wygodne pisanie i czytanie, stoły i krzesła w podkowę, możliwość swobodnego wietrzenia sali lub wentylacja zapewniająca wymianę powietrza zgodna z normą PN-83/B-03430, ogrzewanie sali z regulacją temperatury, odpowiednia odległość od źródeł hałasu lub wyciszenie sali, zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu), wyposażenie sali: tablica flipczartowa z papierem, ekran lub przynajmmniej jedna pionowa biała ściana (lub bardzo jasna), na której można wyświetlać obraz z rzutnika, stabilne łącze internetowe, stanowisko prowadzącego: projektor multimedialny, komputer zsynchronizowany z projektorem, wyposażony w głośniki umożliwiające odtwarzanie filmu w sposób słyszalny dla całej grupy szkoleniowej 3. Zapewnienie noclegów w trakcie szkolenia: 13 pokoi 2-osobowych z pełnym węzłem sanitarnym i pojedynczymi łózkami, 3 pokoje 1-osobowe z pełnym węzłem sanitarnym. Noclegi dla uczestników szkolenia mogą zostać zaoferowane w innym ośrodku niż sale warsztatowe. Obiekt w którym zostaną zaoferowane noclegi musi spełniać następujące warunki: Obiekt hotelarski/ szkoleniowy/ konferencyjny/ wystawienniczy o standardzie co najmniej 2-gwiazdkowym w przypadku hotelu (potwierdzone kopią Decyzji o zaszeregowaniu obiektu hotelarskiego) lub odpowiadający standardem hotelowi co najmniej 2-gwiazdkowym w przypadku obiektów innych niż hotele (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie). Umiejscowiony w odległości do 3 km od obiektu, w którym odbywać się będzie szkolenie. Z możliwością dojścia lub bezpośredniego dojazdu (bez przesiadek) komunikacja publiczną w czasie nie dłuższym niż 15 min zgodnie ze stroną http://warszawa.jakdojade.pl/
Strona 4 z 5 4. Zapewnienie restauracji, która pomieści jednocześnie 30 uczestników. Miejsce wydawania posiłków musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będzie odbywać się szkolenie, w oddzielnym pomieszczeniu niż sale, w której odbywają się warsztaty. 5. Zapewnienie wyżywienia: obiad pierwszego i drugiego dnia szkolenia dla 27 osób kolacja pierwszego dnia szkolenia dla 27 osób śniadanie drugiego dnia szkolenia dla 27 osób serwis kawowy podstawowy dla 27 osób 1 podanie pierwszego dnia szkolenia i 1 podanie drugiego dnia szkolenia serwis kawowy pełny dla 27 osób 1 podanie pierwszego dnia szkolenia i 1 podanie drugiego dnia szkolenia 6. Obiady do wyboru: zupa oraz zupa wegetariańska (gotowana bez użycia dodatków mięsnych w tym wywaru), dania główne mięsne oraz danie wegetariańskie 2, warzywa na ciepło i zimno, deser, soki 100%, woda gazowana oraz niegazowana. Usługodawca przedstawi co najmniej pięć propozycje zestawów obiadowych dla menu mięsnego i menu wegetariańskiego. 7. Śniadanie i kolacja składające się z bufetu ciepłego i zimnego w wersji mięsnej i wegetariańskiej. Usługodawca przedstawi co najmniej trzy propozycje zestawów dla menu mięsnego i menu wegetariańskiego. 8. Jadłospis powinien uwzględniać produkty ze wszystkich grup: produkty zbożowe, warzywa i owoce, mleko i jego przetwory, produkty dostarczające pełnowartościowego białka. Zamawiający na trzy dni przed terminem każdego szkolenia poinformuję Wykonawcę o liczbie dań wegetariańskich oraz wybranych zestawach dla poszczególnych posiłków. 9. Zapewnienie miejsca na catering (serwis kawowy) w bezpośrednim sąsiedztwie sal. 10. Serwis kawowy podstawowy - kawa, herbata - wybór smaków, cukier, mleko, cytryna 11. Pełen serwis kawowy kawa, herbata - wybór smaków, woda mineralna gazowana oraz niegazowana, soki 100%, cukier, mleko, cytryna, drobne ciasteczka. 2 Wg słownika PWN wegetarianizm «sposób odżywiania się polegający na wyłączeniu z diety mięsa, ryb i wszystkich lub tylko niektórych produktów pochodzenia zwierzęcego»
Strona 5 z 5 12. Bezpłatny parking dla gości. 13. Dostęp do bezpłatnego sprzętu biurowego: xero, drukarka, skaner. 14. Dostęp do toalet przy salach szkoleniowych (bliski, na tym samym piętrze). 15. Wykonawca zapewni osobę/osoby do obsługi technicznej przed i przez cały czas trwania szkolenia odpowiedzialną za poprawne działanie sprzętu elektronicznego na godzinę przed szkoleniem cały sprzęt powinien być podłączony i sprawdzony, czy działa poprawnie (komputer, rzutnik oraz Internet), tak, by nie wystąpiły opóźnienia w realizacji szkolenia ze względu na problemy techniczne. Na 2 dni przed szkoleniem zostanie podane przez Wykonawcę nazwisko i numer telefonu komórkowego osoby odpowiedzialnej za obsługę techniczną na adres mailowy Zamawiającego. 16. Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń (zastawa ceramiczna i szklana, sztućce nie plastikowe) oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia. 17. Wykonawca oznaczy sale szkoleniowe zgodnie z wytycznymi Zleceniodawcy przekazanymi najpóźniej na 2 dni przed szkoleniem.