System CDN OPT!MA v. 14.0 Moduł Płace i Kadry Moduł Płace i Kadry Plus CDN XL Płace i Kadry 31-864 Kraków, Al. Jana Pawła II 41g tel. (12) 681 43 00, fax (12) 687 71 00 Dział Wsparcia Klienta i Partnera: (12) 681 43 00 www.comarch.pl/cdn info.cdn@comarch.pl Pomyśl o środowisku zanim zdecydujesz się wydrukować ten dokument!
UWAGA Prawa wynikające z Warunków Gwarancji Użytkownik nabywa po rejestracji programu u Producenta. Dokumentem potwierdzającym rejestrację jest Certyfikat Rejestracji Oprogramowania, który Użytkownik otrzymuje od razu wraz z Oprogramowaniem lub po odesłaniu wypełnionej karty rejestracyjnej. Każdorazowo przy nabyciu nowego programu lub odtworzeniu gwarancji w Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania określone są daty obowiązywania gwarancji na poszczególne programy. W przypadku wątpliwości dotyczącej zarejestrowania Oprogramowania lub w przypadku nieotrzymania Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania prosimy o kontakt z Producentem 012 681 43 00. UWAGA! Użytkowanie nielegalnej kopii naraża Użytkownika programu na postępowanie karne zgodnie z ustawą o prawie autorskim z dnia 04.02.1994 r. Użytkowanie legalnie nabytej kopii oprogramowania w wersji otrzymanej w trakcie obowiązywania gwarancji jest możliwe bez żadnych ograniczeń czasowych. Gwarancja na oprogramowanie umożliwia: Uzyskanie kolejnych wersji programów na warunkach preferencyjnych (bezpłatne nowe wersje oprogramowania w okresie gwarancyjnym - nie dotyczy kosztów dostarczenia, nośnika instalacji oraz szkolenia) Zakup kolejnych stanowisk lub innych programów do kompletu Korzystanie z konsultacji autorskich u Producenta lub pomocy serwisu technicznego* W trosce o sprawną obsługę gwarancyjną prosimy o staranne przechowywanie Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania oraz podawanie numeru ewidencyjnego w trakcie kontaktów z Producentem. *Nie dotyczy pakietu CDN OPT!MA Start Mikrofirma.
Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 3 1 Spis treści 1 SPIS TREŚCI...3 2 MODUŁ PŁACE I KADRY INFORMACJE OGÓLNE...8 2.1 CHARAKTERYSTYKA MODUŁU PŁACE I KADRY... 8 2.1.1 PRZEZNACZENIE PROGRAMU... 8 2.1.2 MODUŁ PŁACE I KADRY W SYSTEMIE CDN OPT!MA... 8 3 INTERFEJS UŻYTKOWNIKA...9 3.1 URUCHAMIANIE PROGRAMU... 9 3.2 GŁÓWNE OKNO PROGRAMU... 9 3.3 OGÓLNE UWAGI INTERFEJSOWE... 9 3.3.1 PRACA Z MYSZKĄ... 9 3.3.2 PRACA Z OKNAMI... 10 3.3.3 TYPY OKIEN... 10 3.3.4 MENU KONTEKSTOWE... 11 3.3.5 ZAZNACZANIE POZYCJI NA LIŚCIE... 11 3.4 ZAMYKANIE PROGRAMU... 11 3.4.1 ZAKŁADKI NA LISTACH... 11 3.4.2 LOKATOR... 12 3.4.3 RODZAJE PÓL NA FORMULARZACH...12 3.4.4 PODSTAWOWE FUNKCJE (IKONY) NA LISTACH... 12 3.5 ODNOTOWANIE DATY... 13 3.6 DRUKOWANIE Z PROGRAMU... 13 4 KONFIGURACJA MODUŁU PŁACE I KADRY... 15 4.1 ZAŁOŻENIE NOWEJ BAZY... 15 4.2 DODANIE OPERATORA... 15 4.3 UZUPEŁNIENIE DANYCH O FIRMIE... 15 4.4 KONFIGURACJA MODUŁU KASA/BANK... 16 4.5 ROZLICZENIA Z ZUS... 16 4.6 ROZLICZENIA PODATKOWE... 17 4.7 HARMONOGRAMY CZASU PRACY, ROZLICZANIE NADGODZIN... 17 4.8 NIEOBECNOŚCI... 17 4.9 SKŁADNIKI WYNAGRODZENIA...17 4.10 KONFIGURACJA PROGRAMU... 18 4.11 WSPÓŁPRACA Z SYSTEMEM CDN XL... 18 4.11.1 IMPORT DANYCH Z SYSTEMU CDN XL... 19 4.11.2 EKSPORT DANYCH DO SYSTEMU CDN XL... 20 5 STRUKTURA ORGANIZACYJNA (CDN OPT!MA PŁACE I KADRY PLUS)... 21 5.1 WYDZIAŁY... 21 5.2 LOKALIZACJE... 23 5.3 PROJEKTY... 23 5.4 SERYJNA ZMIANA WYDZIAŁU... 23 5.5 OPIS ANALITYCZNY... 23 6 KADRY... 27 6.1 LISTA PRACOWNIKÓW... 27 6.1.1 FILTROWANIE LISTY PRACOWNIKÓW... 29 6.1.2 POKAŻ ARCHIWALNYCH FILTR... 30 6.1.3 LISTA PRACOWNIKÓW - FUNKCJE NA PASKU ZADAŃ... 32 6.1.4 LISTA ZAPISÓW HISTORYCZNYCH (AKTUALIZACJA ZAPISU)... 33 6.2 REJESTRATOR CZASU PRACY (RCP)... 35 6.3 OPERACJE SERYJNE (MODUŁ PŁACE I KADRY PLUS)... 37 6.3.1 SERYJNE DODAWANIE DODATKÓW... 37 6.3.2 SERYJNE DODAWANIE AKORDÓW... 38 6.3.3 SERYJNE DODAWANIE LIMITÓW NIEOBECNOŚCI... 38 6.3.4 SERYJNE DODAWANIE NIEOBECNOŚCI... 39 6.3.5 SERYJNA ZMIANA WARTOŚCI POLA... 40 6.3.6 DODAWANIE KLASY I GRUPY ATRYBUTÓW... 42
Str. 4 Moduł Płace i Kadry (Plus, CDN XL) v. 14.0 6.3.7 OPERACJA SERYJNA W TRYBIE INTERAKTYWNYM... 42 6.4 FORMULARZ DANYCH PRACOWNIKA... 44 6.4.1 FORMULARZ PRACOWNIKA ZAKŁADKA OGÓLNE... 44 6.4.2 FORMULARZ PRACOWNIKA - ZAKŁADKA SZCZEGÓŁOWE... 44 6.4.3 FORMULARZ DANYCH PRACOWNIKA - ZAKŁADKA ETAT... 47 6.4.4 FORMULARZ DANYCH KADROWYCH PRACOWNIKA DOSTĘPNE FUNKCJE.... 51 6.4.5 DODATKOWE DANE KADROWE, ZDJĘCIE PRACOWNIKA... 52 6.4.6 ATRYBUTY PRACOWNIKA (PŁACE I KADRY PLUS)... 52 6.4.7 SCHEMAT PŁATNOŚCI... 54 6.4.8 DODATKI / AKORDY PRACOWNIKA...56 6.4.9 LISTA CZŁONKÓW RODZINY... 57 6.4.10 ZANIECHANIE PODATKOWE... 58 6.4.11 HISTORIA ZATRUDNIENIA... 58 6.4.12 HISTORIA WYKSZTAŁCENIA... 59 6.4.13 KWALIFIKACJE... 59 6.4.14 JĘZYKI OBCE... 59 6.4.15 SCHORZENIA... 59 6.4.16 KALENDARZ PRACOWNIKA... 59 6.5 CZAS PRACY I NIEOBECNOŚCI PRACOWNIKA... 59 6.5.1 ROZLICZANIE WG KALENDARZA / OBECNOŚCI... 60 6.5.2 ROZLICZANIE WG ZESTAWIENIA... 61 6.5.3 ODBIERANIE NADGODZIN... 62 6.5.4 LIMITY NIEOBECNOŚCI PRACOWNIKA... 63 6.5.5 NIEOBECNOŚCI PRACOWNIKA... 65 6.6 UMOWY CYWILNOPRAWNE... 67 6.6.1 UMOWY CYWILNOPRAWNE DOSTĘPNE W PROGRAMIE... 67 6.6.2 DEFINIOWANE WŁASNEJ UMOWY CYWILNOPRAWNEJ... 68 7 WŁAŚCICIELE I OSOBY WSPÓŁPRACUJĄCE... 69 7.1 FORMULARZ WŁAŚCICIELA... 69 7.1.1 NIEOBECNOŚCI WŁAŚCICIELA... 69 7.1.2 KWOTY DO DEKLARACJI... 70 7.2 FORMULARZ OSOBY WSPÓŁPRACUJĄCEJ... 70 7.3 INDYWIDUALNA DRA WŁAŚCICIELA, OSOBY WSPÓŁPRACUJĄCEJ... 71 7.4 PRZYGOTOWANIE DEKLARACJI ZUS DLA WŁAŚCICIELI I OSÓB WSPÓŁPRACUJĄCYCH... 71 8 WIELOETATOWOŚĆ... 72 8.1 ZAWARCIE Z PRACOWNIKIEM KOLEJNEJ UMOWY (ETAT DODATKOWY)... 72 8.2 ETAT DODATKOWY ZMIANA STATUSU NA - ETAT PODSTAWOWY... 73 8.3 WYNAGRODZENIE CHOROBOWE... 73 8.4 KOPIOWANIE SCHORZEŃ PRACOWNIKA... 74 8.5 KOPIOWANIE HISTORII WYKSZTAŁCENIA... 74 8.6 KOPIOWANIE HISTORII ZATRUDNIENIA... 74 8.6.1 DOTYCHCZASOWY STAŻ W FIRMIE NA POZOSTAŁYCH ETATACH... 74 8.7 STATUS ARCHIWALNY PRACOWNIKA WIELOETATOWEGO... 75 8.8 POWIĄZANIE WIELU ETATÓW Z LISTAMI PŁAC... 75 8.9 WYPŁATY PRACOWNIKÓW Z WIELOMA ETATAMI... 76 8.10 DEKLARACJA PIT-11/PIT-40... 77 8.11 DEKLARACJE ROZLICZENIOWE ZUS...77 8.12 DEKLARACJE PFRON (SODIR OFFLINE)... 78 8.13 WYDRUKI DLA PRACOWNIKÓW WIELOETATOWYCH... 78 8.14 PRACA ROZPROSZONA... 79 9 WYPŁATY PRACOWNIKÓW... 80 9.1.1 FUNKCJE DOSTĘPNE Z LISTY WYPŁAT PRACOWNIKÓW... 80 9.1.2 SUMOWANIE LIST... 81 9.1.3 LISTA WSZYSTKICH WYPŁAT PRACOWNIKA... 82 9.1.4 SERYJNE NALICZANIE WYPŁAT... 82 9.1.5 SERYJNE NALICZANIE DODATKÓW...83 9.1.6 SERYJNE USUWANIE WYPŁAT... 84 9.2 FORMULARZ WYPŁATY... 84 9.2.1 ZAKŁADKA OGÓLNE... 84 9.2.2 ZAKŁADKA ELEMENTY WYPŁATY... 85 9.2.3 ZAKŁADKA PODATKI... 86
Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 5 9.2.4 ZAKŁADKA UBEZPIECZENIA... 87 9.2.5 SCHEMAT PŁATNOŚCI W WYPŁACIE... 87 9.3 ZALICZKI BRUTTO/NETTO... 88 9.4 POŻYCZKI... 89 10 KOREKTY WYPŁAT... 93 10.1 DEFINICJE DOKUMENTÓW... 93 10.2 LISTY PŁAC... 93 10.3 FORMULARZ LISTY PŁAC... 94 10.4 ANULOWANIE WYPŁATY... 94 10.5 NALICZANIE WYPŁATY KORYGUJĄCEJ... 95 10.5.1 SUMATOR NA LISTACH... 95 10.5.2 KOPIOWANIE ZALICZKI PODATKU Z ANULOWANEJ WYPŁATY... 95 10.5.3 KOPIOWANIE PŁATNOŚCI Z ANULOWANEJ WYPŁATY... 96 10.5.4 ANULOWANIE I KORYGOWANIE NIEOBECNOŚCI... 96 10.5.5 ANULOWANIE I KORYGOWANIE ZESTAWIEŃ CZASU PRACY... 98 10.5.6 EKSPORT WYPŁAT DO ARKUSZA EXCEL... 99 10.5.7 WYDRUKI ZWIĄZANE Z KOREKTAMI... 99 10.6 KSIĘGOWANIE LISTY PŁAC... 99 11 LISTY PŁAC... 100 11.1 DEFINIOWANIE LISTY PŁAC DLA WYDZIAŁU (PŁACE I KADRY PLUS)... 102 11.2 FILTROWANIE LIST PŁAC... 102 11.3 ZAMYKANIE / OTWIERANIE LIST PŁAC... 103 11.4 ZESTAWIENIE ZAZNACZONYCH LIST PŁAC... 104 11.5 WYDRUKI LIST PŁAC... 105 12 KASY ZAPOMOGOWO POŻYCZKOWE (MODUŁ PŁACE I KADRY PLUS)... 106 12.1 LISTA CZŁONKÓW PZKP... 106 12.2 WPISOWE PKZP... 107 12.3 SKŁADKI PKZP... 109 12.4 ZAPOMOGI PKZP... 109 12.5 POŻYCZKI PKZP... 110 12.5.1 HARMONOGRAMY SPŁAT POŻYCZKI... 111 12.5.2 DEFINIOWANIE WZORU NALICZANIA ODSETEK... 113 12.5.3 SPŁATA POŻYCZKI PKZP... 114 13 LOGI SYSTEMOWE... 116 13.1 FORMULARZ PODSTAWY OBLICZENIOWEJ: ZWOLNIENIE CHOROBOWE... 116 13.2 FORMULARZ PODSTAWY OBLICZENIOWEJ: URLOPU... 117 13.3 FORMULARZ PODSTAWY OBLICZENIOWEJ: EKWIWALENT... 118 14 DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE ZUS... 120 14.1 DEKLARACJA ZGŁOSZENIOWA ZUA... 120 14.2 DEKLARACJA ZCNA... 121 14.3 DEKLARACJA ZZA... 122 14.4 PLIKI KEDU... 122 14.5 DEKLARACJE ZUS ROZLICZENIOWE... 123 14.6 DEKLARACJE ROCZNE ZUS IWA... 126 14.7 RAPORT DO NFZ (HISTORYCZNY)... 127 15 DEKLARACJE PIT... 129 15.1 DEKLARACJA PIT-11... 129 15.2 DEKLARACJA PIT- 40... 130 15.3 DEKLARACJA IFT... 131 15.4 PRZYGOTOWANIE DEKLARACJI PIT-4R... 131 15.5 OBLICZENIE DEKLARACJI PIT- 8AR... 133 16 DEKLARACJE - OPERACJE SERYJNE... 135 16.1 DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE... 135 16.2 DEKLARACJE PODATKOWE... 136
Str. 6 Moduł Płace i Kadry (Plus, CDN XL) v. 14.0 16.3 WYDRUKI SERYJNE... 138 17 DEKLARACJE, A PŁATNOŚCI Z NIMI ZWIĄZANE... 139 18 DEKLARACJE PFRON... 140 18.1 DANE DLA PFRON... 140 18.2 PRZYGOTOWANIE DEKLARACJI WN-D... 141 18.3 UTWORZENIE DEKLARACJI WN-U... 141 18.3.1 UWAGI DO DEKLARACJI PFRON... 142 18.4 IMPORT DO SODIR OFFLINE... 142 18.5 STRUKTURA ZATRUDNIENIA PFRON - RAPORTY... 142 18.6 STRUKTURA ZATRUDNIENIA WYDRUKI... 143 19 SCENARIUSZE I PRZYKŁADY... 144 19.1 DODANIE PRACOWNIKA... 144 19.2 DODANIE DO BAZY WŁAŚCICIELA... 144 19.3 DODANIE OSOBY WSPÓŁPRACUJĄCEJ ROZLICZANEJ RAZEM Z WŁAŚCICIELEM... 145 19.4 UTWORZENIE DEKLARACJI ZGŁOSZENIOWEJ DO ZUS... 145 19.4.1 DEKLARACJA ZUA... 145 19.4.2 DEKLARACJA ZCZA (HISTORYCZNA)... 146 19.5 PRZYZNANIE PRACOWNIKOWI PREMII... 146 19.6 ZMIANA WYNAGRODZENIA PRACOWNIKA... 147 19.7 USTALAMY SCHEMAT PŁATNOŚCI GOTÓWKA/PRZELEW... 147 19.8 JEDEN ODBIORCA PŁATNOŚCI KILKA WYPŁAT (PRACOWNIK WIELOETATOWY )... 148 19.9 WSKAZANIE INNEGO ODBIORCY PŁATNOŚCI NIŻ PRACOWNIK (SCHEMAT PŁATNOŚCI W KADRACH).. 148 19.10 DEFINIOWANIE UMOWY CYWILNOPRAWNEJ... 149 19.11 ZAWARCIE UMOWY ZLECENIE ZE ZLECENIOBIORCĄ BĘDĄCYM PRACOWNIKIEM INNEJ FIRMY... 149 19.12 ZAWARCIE UMOWY ZLECENIE Z WŁASNYM PRACOWNIKIEM... 150 19.13 JAK SAMODZIELNIE ZDEFINIOWAĆ KALENDARZ?... 150 19.14 WPROWADZANIE NIEOBECNOŚCI... 151 19.14.1 ZWOLNIENIE LEKARSKIE... 151 19.14.2 URLOP NA ŻĄDANIE... 151 19.14.3 URLOP WYCHOWAWCZY... 151 19.15 ODNOTOWANIE OBECNOŚCI PRACOWNIKA - CZASU FAKTYCZNIE PRZEPRACOWANEGO... 152 19.15.1 ROZLICZENIE WEDŁUG KALENDARZA... 152 19.15.2 ROZLICZENIE WEDŁUG OBECNOŚCI... 152 19.15.3 ROZLICZENIE WEDŁUG ZESTAWIENIA... 152 19.16 WYPŁATA AKORDU PROSTEGO CZASOWEGO... 152 19.17 WYPŁATA AKORDU PROGOWEGO... 153 19.18 WYPŁATA AKORDU GRUPOWEGO... 153 19.19 WYPŁATA ETATOWA... 154 19.20 UZUPEŁNIENIE WYPŁATY ETATOWEJ O DODATEK / POTRĄCENIE... 155 19.21 SERYJNE WYPŁACANIE DODATKU... 155 19.22 WYPŁATA EKWIWALENTU ZA URLOP... 156 19.23 WYPŁATA MIESIĘCY WSTECZ - 1... 156 19.24 KOREKTA SCHEMATU PŁATNOŚCI NA FORMULARZU WYPŁATY... 156 19.25 UZUPEŁNIENIE WYPŁATY UMOWY ZLECENIA DLA CZŁONKA RADY NADZORCZEJ O DIETĘ... 157 20 NIETYPOWE SYTUACJE... 158 20.1 DOPEŁNIENIE DO MINIMALNEJ... 158 20.2 OGRANICZENIE ZDROWOTNEGO DO WYSOKOŚCI PODATKU... 158 20.3 ZMIANA DATA WYPŁATY WYNAGRODZEŃ, A PODSTAWA DO URLOPU... 158 20.4 ROZLICZANIE WYPŁAT W WALUCIE OBCEJ... 158 20.5 ZATRUDNIENIE PO PRZERWIE W TYM SAMYM ROKU KALENDARZOWYM, A LIMIT URLOPU WYPOCZYNKOWEGO... 159 21 SŁOWNIKI... 160 22 IMPORT - EKSPORT... 161 22.1 IMPORT PRACOWNIKÓW Z PLIKU KEDU... 161
Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 7 22.2 EKSPORT DANYCH KADROWYCH... 161 22.3 IMPORT DANYCH KADROWYCH... 162 22.4 EKSPORT, IMPORT CZASU PRACY I NIEOBECNOŚCI... 163 22.4.1 EKSPORT CZASU PRACY I NIEOBECNOŚCI DO EXCELA... 163 22.4.2 IMPORT CZASU PRACY I NIEOBECNOŚCI... 165 23 INFORMACJE BIEŻĄCE... 181 24 WYDRUKI... 182
Str. 8 Moduł Płace i Kadry (Plus, CDN XL) v. 14.0 2 Moduł Płace i Kadry informacje ogólne 2.1 Charakterystyka Modułu Płace i Kadry 2.1.1 Przeznaczenie programu CDN OPT!MA moduł Płace i Kadry, to nowoczesny program realizujący wszystkie niezbędne funkcje kadrowo płacowe w małych i średnich firmach (zatrudniających pracowników i/lub zleceniobiorców), program pracujący w środowisku Microsoft Windows. Powstał on na bazie wieloletnich doświadczeń CDN nabytych we wdrażaniu programów rodziny CDN Klasyka, CDN Klasyka Plus. Sprawdzone w CDN Klasyka rozwiązania oparto o najnowszą technologię. W efekcie powstał przyjazny Użytkownikowi program na miarę XXI wieku. Program obejmuje obsługę działu kadr i rachuby płac. Dzięki swojej elastyczności program może być wzbogacony o dodatkowe funkcje skonfigurowane przez Użytkownika. System został zaprojektowany tak, aby jego działanie można było dostosować do zmieniających się przepisów. Menu moduły Płace i Kadry składa się z 7 pozycji: Struktura organizacyjna dostępna w wersji CDN OPT!MA Płace i Kadry Plus pozwala na zorganizowaniu kadr tj. założeniu wydziałów, lokalizacji, projektów. Kadry zawierają dane personalne pracowników lub zleceniobiorców, dane o członkach ich rodziny i przysługujących im zasiłkach, zasady wynagradzania (wynagrodzenie w stawce godzinowej lub miesięcznej, dodatki, akordy, zawarte umowy cywilnoprawne, indywidualne ustawienia obowiązkowych i dobrowolnych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz dane podatkowe: progi, koszty uzyskania, ulga podatkowa). Wszelkie zapamiętywane w danych kadrowych pracownika zmiany tworzą historię jego etatu. Wypłaty pracowników moduł wykorzystuje po części informacje zawarte w części kadrowej systemu. Został on skonstruowany tak, że nie wymaga od Użytkownika szczególnej wiedzy informatycznej, a jedynie wiedzy specjalistycznej. W programie dostępne są standardowe algorytmy pozwalające na łatwą konfigurację systemu wynagrodzeń. Listy płac moduł służy definiowaniu dokumentów typu listy płac. Pozwala na ustalenie okresu, za jaki naliczane będą wypłaty, daty wypłaty, a tym samym miesiącu deklaracji PIT i ZUS. Kasy zapomogowo pożyczkowe opcja dostępna w wersji CDN OPT!MA Płace i Kadry Plus. Charakterystyczne dla dużych jednostek budżetowych i zakładów sprywatyzowanych. Deklaracje PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11, PIT-40, IFT, deklaracja roczna IWA, deklaracje zgłoszeniowe pracowników i deklaracje rozliczeniowe ZUS, deklaracje PFRON (Wn-D, Wn-U z załącznikami). Słowniki są to modyfikowane przez Użytkownika słownikowe listy stanowisk i funkcji, kody zawodów i in. 2.1.2 Moduł Płace i Kadry w systemie CDN OPT!MA Moduł Płace i Kadry jest częścią składową systemu CDN OPT!MA. Współpracuje on przede wszystkim z modułami: KASA/BANK gdzie są ujmowane wszelkie zagadnienia związane z przepływem środków pieniężnych w firmie. Moduł KASA/BANK musi wiedzieć o każdym zdarzeniu finansowym (np. wypłata), które ma miejsce w przedsiębiorstwie. Tylko wtedy jest w stanie zarządzać finansami i generować kompletny obraz finansowy firmy (stan przeszły, bieżący i prognozy). Do Preliminarza płatności trafiają przyszłe płatności. Na poziomie tego modułu Użytkownik dokonuje rozliczeń i drukuje przelewy bankowe. Książka Przychodów i Rozchodów gdzie księgowane są listy płac wskazane przez Użytkownika. Księga Handlowa gdzie, zgodnie z ustalonymi schematami księgowymi księgowane są wskazane listy płac. Płace Faktury Podatki Dane z modułów zewnętrznych Raporty Jądro modułu Kasa / Bank Banki Rozliczenia i rozrachunki Rachunki bankowe Kasy gotówkowe Raporty kasowo / bankowe Ile? Kiedy? Skonsolidowany raport przepływu środków finansowych Kalendarz płatności + home - banking Kto? Dłużnicy i wierzyciele
Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 9 3 Interfejs użytkownika Rozdział ten zawiera opis podstawowych zasad poruszania się po programie. 3.1 Uruchamianie programu W celu uruchomienia programu należy kliknąć skrót do programu umieszczony na pulpicie lub w menu Start, albo wybrać polecenie Uruchom z menu Start i wpisać katalog i nazwę pliku programu (optima.exe). Po uruchomieniu programu pojawia się okno służące do zarejestrowania Operatora i wyboru bazy danych. Rys. 1 Rejestracja operatora w programie W polu Operator program zawsze proponuje kod operatora, który jako ostatni pracował w programie na danym stanowisku (informacja ta jest przechowywana w rejestrze systemowym). Można wybrać innego operatora poprzez wpisanie jego kodu lub wybór operatora z listy pomocniczej po wciśnięciu przycisku. W polu Hasło należy wpisać hasło ustawione dla operatora. Bez podania poprawnego hasła program nie pozwoli zarejestrować się w programie. Jeżeli Użytkownik nie ma wprowadzonego hasła, pole należy pozostawić puste. W polu Firma program zawsze proponuje firmę ustawioną jako domyślną dla wybranego operatora. Można wybrać pracę z danymi innej firmy poprzez wpisanie nazwy firmy lub wybór z listy pomocniczej po wciśnięciu przycisku. Po wprowadzeniu operatora i jego hasła oraz wybraniu firmy można zaakceptować okno rejestracyjne klawiszem <Enter> lub przyciskiem Zatwierdź i program rozpocznie pracę otwierając okno główne programu. 3.2 Główne okno programu Po zalogowaniu zostanie otwarte główne okno programu (modułów). Na górze okna znajduje się jego tytuł. W tytule okna zawarta jest nazwa programu oraz nazwa aktualnie otwartej bazy danych (firmy), umieszczona w nawiasach kwadratowych. Poniżej znajduje się menu główne programu. W menu dostępne są wszystkie funkcje programu, pogrupowane według ich rodzaju. Pod menu głównym umieszczony jest pasek narzędziowy, właściwy dla wybranego modułu. Na pasku narzędzi umieszczono przyciski do uruchamiania najczęściej używanych funkcji w programie. Wygląd paska narzędzi może zmieniać się w zależności od rodzaju aktualnie uruchomionej funkcji np. po otwarciu okna, na którym dostępna jest opcja drukowania, na pasku narzędziowym pojawia się przycisk z ikoną drukarki. Na dole okna znajduje się pasek stanu. W trakcie poruszania się między polami aktywnego okna wyświetla się tutaj opis kontrolki (pola, przycisku), na której znajduje się kursor. W trakcie pracy z programem można zauważyć, że elementy takie jak przyciski, zakładki, paski przesuwu są wspólne dla wszystkich modułów. Może się zmieniać lista przycisków, bądź zawartość okienek, jednak ogólny wygląd programu pozostaje taki sam. 3.3 Ogólne uwagi interfejsowe 3.3.1 Praca z myszką Umiejętność posługiwania się myszką w środowisku Windows jest bardzo istotna. Wprawdzie w programie wszystkie funkcje można uruchomić za pomocą klawiatury, jednakże pewne czynności są znacznie łatwiejsze i wygodniejsze do wykonania przy pomocy myszki. Co przemawia, zatem za używaniem myszki? Po pierwsze wygoda obsługującego Użytkownik nie musi pamiętać od razu wszystkich kombinacji klawiszy służących do wywoływania poszczególnych funkcji,
Str. 10 Moduł Płace i Kadry (Plus, CDN XL) v. 14.0 Po drugie szybkość wywoływanie funkcji programu, przemieszczanie się po programie jest znacznie szybsze za pomocą myszki aniżeli za pomocą klawiatury. Można mówić o czterech operacjach wykonywanych za pomocą myszki: Wskazywanie - polega na ustawieniu wskaźnika myszki (kursorem) na interesujący obiekt, Kliknięcie jednokrotne - jednokrotne bądź dwukrotne polega na przyciśnięciu odpowiednio lewego przycisku myszki, Kliknięcie dwukrotne, Przemieszczanie polega na wskazaniu obiektu (często paska tytułowego obiektu), a następnie przy ciągłym przytrzymywaniu obiektu przesunięcie go myszką w odpowiednie miejsce. 3.3.2 Praca z oknami Wybieranie okien - poprzez wskazanie kursorem myszy. Jeżeli chcemy np. dopisać nowego pracownika to wybieramy okno z listą pracowników. Jeżeli dodajemy np. nową listę płac wybieramy okno Listy płac. Otwieranie okien - wiąże się zazwyczaj z wywołaniem określonej funkcji programu. Zatem, aby otworzyć dane okienko musimy wybrać interesującą nas funkcję z menu programu bądź z listy dostępnych przycisków. Zamykanie okien przez: Naciśnięcie w prawym górnym rogu tego przycisku, Lub kliknięcie ikony, Albo naciśnięcie kombinacji klawiszy <Ctrl>+<F4>, Kliknięcie w lewym górnym okienku i wywołanie funkcji Zamknij. Wybór możliwości zamknięcia okienka zależy, więc od preferencji i wygody Klienta. 3.3.3 Typy okien W programie mogą występować następujące typy okien: Lista służą do przeglądania i wyszukiwania danych. Zawierają spis dokumentów tworzących listę. Można zmieniać ich rozmiary do rozmiarów okna głównego programu. Pracując na oknach typu lista istnieje możliwość ustawiania szerokości kolumn, co zapamiętywane jest w rejestrach Użytkowników. Można również wybierać kilka elementów listy, co jest zaznaczane po lewej stronie danego elementu listy. Wszystkie okna typu lista zbudowane są według podobnego schematu zawierają listę pozycji oraz przyciski pozwalające na dokonywanie operacji na liście (dodawanie, zmienianie i kasowanie pozycji; wykonywanie operacji specjalnych jak np. renumeracja itp.), a zwykle również zestaw narzędzi do poszukiwania wybranych pozycji na liście takich jak lokator i filtr. Zakładki na listach służą zwykle do przeglądania list według różnych kryteriów. Przykładowo lista pracowników posiada dwie zakładki, na których pracownicy uszeregowani są odpowiedni: alfabetycznie według akronimu pracownika lub alfabetycznie według nazwiska. Rys. 2 Zakładki na liście pracowników Formularz są to okna służące do edycji i wprowadzania danych. Cechą charakterystyczną tych okien jest to, że nie zmieniają swoich rozmiarów, aczkolwiek można zmienić ich położenie. Służą do wprowadzania danych (dodawania oraz uaktualniania pozycji na listach). Zakładki na formularzach służą do grupowania informacji według określonego typu. Zazwyczaj na pierwszej zakładce są umieszczone najistotniejsze informacje o danej pozycji, natomiast na zakładkach następnych wprowadzane są informacje drugorzędne. Np. na formularzu pracownika na pierwszej zakładce znajdują się jego nazwisko i imiona, data i miejsce urodzenia dane adresowe, numer PESEL i NIP, a np. na trzeciej zakładce dane o zatrudnieniu (data zatrudnienia, zajmowane stanowisko, stawka zaszeregowania,...). Informacyjne, podobnie jak okna dialogowe nie zmieniają rozmiaru, wymagają reakcji ze strony Użytkownika (potwierdzenie, zamknięcie, zapisanie) w oknie informacyjnym, bez której nie ma możliwości dalszej pracy z programem. Zdarza się, iż podczas pracy z programem Użytkownik zatrzymuje się w pewnym momencie twierdząc, iż wykonanie danej czynności jest niemożliwe, przyczyną najczęściej są otwarte okna programu, które wymagają zamknięcia, aby móc kontynuować pracę. Podczas pracy z programem dostępne będą dwa rodzaje okien:
Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 11 Po pierwsze okna, które będąc aktywnymi oknami programu nie pozwalają wykonywać poleceń dostępnych poza tymi okami (np. nie możemy korzystać z funkcji menu głównego). Okna takie, z których nie możemy wywoływać innych funkcji niż dostępnych tylko w obrębie okna to najczęściej różne okna informacyjne lub pytające. Jeżeli program skieruje zapytanie do Użytkownika, Użytkownik nie ma możliwości skorzystania z innej funkcji programu, musi zakończyć pracę z aktywnym oknem poprzez udzielenie odpowiedzi (na przykład konfiguracja programu), Po drugie okna, w obrębie, których możemy wywoływać inne okna. Przykładowo na formularzu danych personalnych pracownika wciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie nowego okna (słownika) z listą miejscowości. 3.3.4 Menu kontekstowe Na listach: pracowników, wypłat, listach płac dostępne jest tak zwane Menu kontekstowe, uruchamiane przez kliknięcie prawego klawisza myszki na liście. Menu kontekstowe zawiera opcje dostępne również poprzez przyciski na listach, takie jak: Dodaj, Zmień, Usuń. 3.3.5 Zaznaczanie pozycji na liście Pozycje na listach, na których możliwe jest uruchamianie operacji seryjnych (np. seryjne naliczanie wypłat, deklaracji, seryjne dodawanie dodatków), należy uprzednio zaznaczyć. Zaznaczenia dokonujemy poprzez: Menu kontekstowe wybór odpowiedniej opcji z menu, Ustawienie kursora na wybranej pozycji i kliknięcie lewego przycisku myszy, Ustawienie kursora na wybranej pozycji i wciśnięcie klawisza spacji powoduje zaznaczenie jednej pozycji, Ustawienie kursora na pierwszej wybranej pozycji a następnie przyciśnięcie <Shift>+<lewy klawisz myszy> na ostatniej wybranej pozycji powoduje zaznaczenie wszystkich pozycji pomiędzy pierwszą a ostatnią, Wciśnięcie <Ctrl>+<A> - powoduje zaznaczenie wszystkich pozycji na liście. 3.4 Zamykanie programu Może być ono realizowane na kilka sposobów: Kliknięcie w prawym górnym rogu programu przycisku, Użycie kombinacji klawiszy <Alt>+ <F4>, Wybranie funkcji Zamknij w lewym górnym rogu programu, Lub wybranie funkcji Koniec pracy z menu System. Uwaga: Nie zawsze istnieje możliwość wyjścia z programu, bądź zamknięcia okna w sposób opisany powyżej. Mając otwarte np. okno informacyjne należy zakończyć jego działanie, gdyż w przeciwnym wypadku program nie odpowie żadną reakcją. Często również potwierdza się zapisywanie lub anulowanie przeprowadzonych zmian, bez tych czynności nie zakończy się pracy programu. 3.4.1 Zakładki na listach Zakładki na listach służą zwykle do przeglądania list według różnych kryteriów. Przykładowo lista pracowników posiada dwie zakładki, na których pracownicy uszeregowani są odpowiedni: alfabetycznie według akronimu pracownika lub alfabetycznie według nazwiska. Rys. 3 Zakładki na liście pracowników
Str. 12 Moduł Płace i Kadry (Plus, CDN XL) v. 14.0 3.4.2 Lokator Lokator służy do szybkiego ustawienia kursora na wybranej pozycji z listy. Lokator zawsze związany jest ze sposobem uporządkowania pozycji na określonej zakładce. Przykładowo - Lista pracowników (Kadry) jest wyświetlana: Wg akronimu (1 zakładka) - wpisanie ciągu znaków powoduje ustawienie kursora na pracowniku, którego kod (akronim) zaczyna się od wpisanej sekwencji lub jest do niej najbardziej zbliżony. Wg nazwiska (2 zakładka) - odpowiednio kursor ustawiony zostałby na pracowniku, którego nazwisko zaczyna się od wpisanej sekwencji. Lokator w programie działa w dwóch trybach, przy czym tryb działania ustawiany jest w Konfiguracji programu / Użytkowe / Operatorzy: Jeśli na danym Operatorze na zakładce Ogólne zaznaczony jest parametr [ ] Lokator ograniczający to lista zawężana jest do pozycji spełniających zadany warunek, Jeśli parametr Lokator ograniczający nie jest zaznaczony to w programie działa tak zwany lokator zwykły (pozycjonujący) na liście wyświetlane są wszystkie pozycje, natomiast kursor ustawiany jest na pierwszej pozycji spełniającej zadany warunek. 3.4.3 Rodzaje pól na formularzach Przyciski (ikonki) np. - służą do natychmiastowego rozpoczęcia danej operacji. Ich funkcja jest wyświetlana przy wskazaniu kursorem myszy. Przyciski nieaktywne w danej chwili są wyszarzone (ang. button). Pola edycji - korzystamy z nich w celu wpisania tekstu z klawiatury. W polu tym może znajdować się tekst, który teraz chcemy zmienić. Listy - okno typu lista zawiera spis elementów tworzących tę listę. Może to być np. lista składników wynagrodzenia. W przypadku braku możliwości wyświetlenia wszystkich elementów listy po prawej stronie pojawia się pasek przewijania. Rozwijane listy pomocnicze zawierają listę możliwych rozwiązań do wyboru dla danego pola wartości np. (ang. drop-down) Przyciski opcji - w przypadku wystąpienia kilku opcji może być włączona tylko jedna opcja. Przycisk taki reprezentuje więc opcje wykluczające np. (ang. radio). Pola wyboru - określa czy dana opcja ma być włączona czy wyłączona. Pola te działają niezależnie, co oznacza, że włączenie jednego pola nie wyklucza włączenia innego. Wybór takiego pola jest potwierdzony poprzez jego zaznaczenie np. (ang. check-box). 3.4.4 Podstawowe funkcje (ikony) na listach Dodaj powoduje dodanie nowego elementu do listy i otwiera formularz służący do wypełnienia wartości nowej pozycji. Akcja Dodaj jest również możliwa do wykonania poprzez wciśnięcie klawisza <Insert>. Przycisk Dodaj wciśnięty równocześnie z klawiszem <Ctrl> (lub klawisze <Ctrl>+<Ins>) powodują uruchomienie dodawania z kopiowaniem (nowo dodana pozycja jest kopią wcześniej podświetlonej pozycji na liście) Usuń powoduje skasowanie podświetlonej pozycji z listy. Akcja Usuń jest również możliwa do wykonania poprzez wciśnięcie klawisza <Delete>. Zmień - otwiera formularz z zawartością podświetlonej pozycji z listy do zmiany lub podglądu. Akcja ta jest również możliwa do wykonania poprzez wciśnięcie klawisza <Ctrl>+<Enter>. Zamknij zamyka okno programu <Ctrl>+<Enter>. Wybierz przycisk widoczny tylko wówczas, jeżeli lista została otwarta jako lista pomocnicza do wyboru. Zapisz powoduje zamknięcie okna i zapisanie dokonanych zmian na formularzu. Zapisu można dokonać również przez wciśnięcie klawisza <Enter> lub <Ctrl>+<Enter> Uruchom/Przelicz przycisk znajduje się na tych oknach, na których możliwe jest uruchamianie jakiegoś procesu (np. przeliczenie limitu urlopu, przeliczenie deklaracji.). Funkcje uruchamiane tym przyciskiem można również uruchomić klawiszem <F8> lub <Ctrl>+<F8>.
Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 13 Księgowanie przycisk ten uruchamia funkcje ogólnie związane z zapisami księgowymi. Przykładowo na liście wypłat uruchamia przeniesienie zapisów do bufora księgowań. Funkcje uruchamiane tym przyciskiem można również uruchomić klawiszem <F7>. Filtr i konstruktor filtra działanie filtra jest omówione w dalsze części rozdziału. Wydruk przycisk uruchamia domyślny wydruk. Domyślny wydruk można uruchomić również klawiszami <F2> lub <Ctrl>+<P>. Jeżeli przycisk Wydruk zostanie kliknięty prawym klawiszem myszy (lub wciśnięte zostaną klawisze <Ctrl>+<F2>), wówczas zostanie rozwinięte menu dostępnych wydruków. Eksport do programu MS Excel. powoduje przeniesienie zawartości bieżącej listy do pliku programu MS Excel. Funkcja ta jest dostępna zarówno z kadr jak i z płac. Uwaga: Większość skrótów klawiaturowych (takich jak <Insert>, <Delete>, <Ctrl>+<Enter>) działa wyłącznie wtedy, gdy kursor jest ustawiony na liście (lista jest aktywną kontrolką). Aby ustawić kursor na liście, należy wskazać listę kursorem myszy i jednokrotnie kliknąć, lub wcisnąć klawisze <Ctrl>+< >. Na listach mogą znajdować się dodatkowe pola służące do zawężania zawartości listy. Np. na liście pracowników, a właściwie osób, których podstawowe dane personalne zostały wpisane do programu znajduje się pole służące do określenia, które nazwiska mają być na liście wyświetlone (Wszyscy, aktualnie zatrudnieni pracownicy etatowi, aktualnie zatrudnieni zleceniobiorcy, osoby pozostające bez zatrudnienia, właściciele). 3.5 Odnotowanie daty Na polach o formacie daty możliwe jest wyświetlenie kalendarza przez wciśnięcie prawego klawisza myszy. Ważne, aby kursor myszki był umieszczony w polu daty. Wybór daty polega na kliknięciu na dniu, który ma być docelowo umieszczony w polu data. Narzędzie to ma usprawnić uzupełnianie dat, bez potrzeby wpisywania całego formatu daty (dzień miesiąc rok). 3.6 Drukowanie z programu Rys. 4 Kalendarz Drukowanie w programie oparte jest o system operacyjny MS Windows. Oznacza to, że aby móc wykonywać wydruki z programu, należy w Panelu Sterowania systemu operacyjnego zainstalować sterownik do posiadanej drukarki. Jeżeli Użytkownik ma dostęp do kilku drukarek (np. w instalacji sieciowej), wydruki mogą być wykonywane na dowolną z tych drukarek, z tym, że wydruki natychmiastowe (bez wyboru z menu) będą realizowane na drukarce ustawionej w systemie operacyjnym jako domyślna. Uwaga: Wszystkie wydruki w programie zostały przygotowane dla ustawień papieru o formacie A4. O tym, że w danym oknie możemy dokonać wydruku informuje pojawiający się na pasku narzędzi przycisk Drukuj. W zależności od rodzaju okna może być dostępnych kilka rodzajów wydruków. Przycisk Drukuj jest wykorzystywany do wywoływania wydruków w dwóch trybach: Lewy przycisk myszy (<F2> lub <Ctrl>+<P>) - natychmiastowy wydruk raportu domyślnego dla danego wywołania. Prawy przycisk myszy <Ctrl>+<F2> - wydruk po wybraniu raportu z trzypoziomowego menu.
Str. 14 Moduł Płace i Kadry (Plus, CDN XL) v. 14.0 Wydruk natychmiastowy - po wskazaniu kursorem myszy na przycisk Drukuj na pasku narzędzi i naciśnięciu lewego klawisza myszy (również wciśnięcie klawisza <F2> lub <Ctrl>+<P>) następuje wydruk raportu domyślnego dla bieżącego okna. Przez wydruk domyślny rozumiany jest pierwszy wydruk dla danego okna. Wydruk kierowany jest na domyślną drukarkę. Wydruk z wyborem - po naciśnięciu prawego klawisza myszy na przycisku drukarki (lub <Ctrl> <F2>), wywoływana jest funkcja wyświetlająca trzypoziomowe menu. Menu jest zorganizowane według następującej zasady: - Pierwszy poziom menu (wydruk) zawiera wydruki pogrupowane według ich rodzaju. - W drugim poziomie (format) znajdują się konkretne wydruki w ramach danej grupy. - Trzeci poziom (urządzenie) zawiera zawsze trzy pozycje: Podgląd na ekran / Drukarka domyślna / Inna drukarka. Wybór Inna drukarka powoduje wyświetlenie standardowego systemowego okna wyboru drukarki. Po uruchomieniu realizacji wydruku działanie programu jest zatrzymywane, aż do czasu zakończenia wydruku. W tym czasie na ekranie pojawia się okno z informacją o stopniu zaawansowania wydruku. W przypadku wykonania Podglądu wydruku, do pracy z programem można powrócić dopiero po zamknięciu przeglądarki wydruków.
Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 15 4 Konfiguracja modułu Płace i Kadry 4.1 Założenie nowej bazy Po uruchomieniu programu pojawi się okno służące do zarejestrowania Operatora i wyboru bazy danych. 1. Przy pierwszym uruchomieniu programu pojawi się przycisk Nowa firma (rysunek). Opcja ta pozwala założyć i skonfigurować nową bazę. Należy go nacisnąć, 2. Pojawi się nowe okno, w którym należy wpisać Nazwę firmy (bazy danych) i ewentualnie Opis zakładanej bazy danych, 3. Następnie naciskamy. Uruchomi się kreator zakładania nowej bazy. Rys. 5 Rejestracja w programie (pierwsze uruchomienie) Uwaga: Przycisk Nowa firma dostępny jest przy pierwszym uruchomieniu programu. W przypadku kolejnego uruchomienia, należy nacisnąć przycisk Firma i klikając bazę. dodać kolejną 4. Po zalogowaniu się do utworzonej bazy, przy pierwszym jej uruchomieniu pojawi się okno kreatora, który pozwala szybko odnotować parametry konfiguracyjne bazy danych. Zalecane jest przejście przez wszystkie kroki kreatora, ale nie jest to obowiązkowe. W dowolnym momencie można nacisnąć przycisk Anuluj i zrezygnować z wprowadzania podstawowych informacji o firmie. Można je uzupełnić później wchodząc do konfiguracji. Bazę danych można również założyć: wybierając System / Konfiguracja programu / Użytkowe / Bazy danych, następnie nacisnąć, program uruchomi kreator zakładania nowej bazy. 4.2 Dodanie Operatora Operator na prawach Administratora może dopisać innych Operatorów (Użytkowników), którzy będą korzystać z programu. Należy wejść: 1. Konfiguracja / Program / Użytkowe / Operatorzy, 2. Przyciskiem (lub <INS>) dodać nowego Użytkownika, 3. Uzupełnić niezbędne dane (opisane szczegółowo w podręczniku do Konfiguracji systemu), 4. Można również ustawić dla danego Użytkownika firmę startową, czyli taką która przy rejestracji w programie na danego Operatora będzie się podpowiadać. Służy do tego przycisk, 5. następnie zapisać. 4.3 Uzupełnienie danych o firmie Uzupełnienie danych o firmie jest niezbędne dla prawidłowego generowania wydruków i wszelkich deklaracji. Jeśli skorzystano z kreatora parametrów konfiguracyjnych zaleca się sprawdzenie / uzupełnienie danych w konfiguracji: 1. Konfiguracja / Firma / Dane firmy / Pieczątka firmy uzupełnić lub zweryfikować wprowadzone informacje,
Str. 16 Moduł Płace i Kadry (Plus, CDN XL) v. 14.0 2. Zapisać, jeśli dokonano modyfikacji, 3. Przejść do Konfiguracji / Firma / Dane firmy / PIT-4R, CIT-8 bardzo ważne pola, które należy uzupełnić to nazwy skrócone występujące na deklaracjach do: ZUS, PFRON oraz nazwa pełna na deklaracjach podatkowych: PIT-4R, PIT-8AR. Sekcja Przedstawiciel: Imię, Nazwisko to osoba reprezentująca firmę, na przykład osoba odpowiedzialna za rozliczenie podatku (deklaracja PIT-11, PIT-4R). 4. W menu Słowniki / Urzędy uzupełnić dane odnośnie Urzędu Skarbowego i ZUS właściwego dla Pracodawcy, 5. Ponownie wrócić do Konfiguracji / Firma / Dane firmy / Deklaracje uzupełnić listę odpowiednimi urzędami (wg akronimów), do których Firma składa deklaracje, i zapisać formularz. Uwaga: Uzupełnienie listy słownikowej z urzędami nie jest koniecznie od razu, po uruchomieniu programu, ważne, aby to wykonać przed obliczeniem pierwszej deklaracji. 4.4 Konfiguracja modułu Kasa/Bank Konfiguracja modułu Kasa/Bank jest wymagana dla poprawności działania modułu Kadry/Płace. Podczas pierwszego uruchomienia bazy danych program umożliwia założenie rejestru bankowego (Kreator parametrów konfiguracji). Równocześnie zakładany jest domyślny rejestr kasowy (KASA). Jeśli Użytkownik nie skorzystał z kreatora przy uruchomieniu bazy, albo chce dodać nowy rejestr należy: 1. Wejść w Słowniki / Banki, uzupełnić listę: numer rozliczeniowy banku, akronim. Pełne dane adresowe banku nie są konieczne, 2. Można ustalić numerację raportów kasowo - bankowych w Konfiguracji / Firma / Definicje dokumentów / Kasa i Bank / Raport. W programie jest już predefiniowane schemat numeracji RKB, 3. Aby szybciej zdefiniować własną numerację raportów zachowując standardowy schemat numeracji należy ustawić się na symbolu RKB i nacisnąć <CTRL> <INS>, 4. Pojawi się kopia standardowej definicji raportu RKB, wystarczy zmienić symbol i nazwę i zapisać utworzony formularz, 5. Następnie założyć rejestr typu konto bankowe. Moduł Kasa/Bank opcja Rejestry kasowe / bankowe, przycisk. Uzupełnić pola: akronim, rejestr, nazwa, typ rejestru: konto bankowe, wybrać bank z listy słownikowej, 6. Zapisać zmiany. W Konfiguracji / Firma / Dane firmy / Deklaracje pole Forma płatności dla deklaracji domyślnie podpowiada się przelew. Jest to domyślne ustawienie. W momencie założenia rejestru bankowego zostanie on automatycznie powiązany z formą płatności przelew. Uwaga: Otwarcie raportów kasowych - bankowych jest niezbędne dopiero w chwili wprowadzania dokumentów kasowych/bankowych w programie. Po wprowadzeniu tych podstawowych informacji można rozpocząć wprowadzanie danych oraz wystawianie dokumentów. Szczegółowe informacje na temat działania modułu Kasa/Bank znajdują się w podręczniku dedykowanym do modułu Kasa/Bank. 4.5 Rozliczenia z ZUS Należy wejść do Konfiguracji (System/Konfiguracja lub <Ctrl>+<F9>) i zweryfikować istniejące informacje. Aby ustalić procent składki wypadkowej obowiązujący w danej firmie należy wejść do Konfiguracji / Firma / Płace / Składki ZUS: Zweryfikować wyświetlany miesiąc i rok, od którego będzie obowiązywać, Wprowadzić procent składki na ubezpieczenie wypadkowe, Sprawdzić procent naliczanego na DRA wynagrodzenia dla płatnika, od wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego (domyślnie 0,10). Jeżeli zostaną wprowadzone zmiany należy nacisnąć. Konfiguracja / Firma / Płace / Zaokrąglenia znajdują się tu ustawienia zaokrągleń między innymi dla stawki dziennej zasiłków chorobowych (domyślnie 0,01) oraz podstaw wymiaru składek dla osób prowadzących działalność gospodarczą (właściciele) i osób przebywających na urlopach wychowawczych. Konfiguracja / Firma / Płace / Zasiłki zawiera informacje o procencie wszystkich obowiązujących zasiłków chorobowych. Jest tu również informacja o ilości dni występujących okresów zasiłkowych. Domyślne ustawienia są zgodne z obowiązującymi przepisami.
Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 17 Konfiguracja / Firma / Płace / Zobowiązania wobec ZUS PFRON (opisane szczegółowo w podręczniku do Konfiguracji systemu): Wynagrodzenia za świadczenia ZUS gdy Płatnik pobiera wynagrodzenie od wypłaconych świadczeń ZUS, Licz zasiłki ZUS zaznaczany w przypadku firm, które wypłacają zasiłki z ubezpieczenia chorobowego/wypadkowego w imieniu ZUS, Składki FP i FGSP od sumy podstaw zaznaczany, gdy firma decyduje się naliczać składki od globalnej kwoty stanowiącej podstawę wymiaru składek społecznych, a nie od podstawy wymiaru składek każdego pracownika odrębnie Kod terminu składania deklaracji ZUS w zależności od terminu opłacania składek (na: 5-go, 10- go, 15-go następnego miesiąca) Opłacanie składki na FGŚP. 4.6 Rozliczenia podatkowe Konfiguracja / Firma / Płace / Podatki: Sposób naliczania kosztów uzyskania od umów zleceń, Procent wynagrodzenia dla płatnika za terminowe odprowadzenie podatku dochodowego od osób fizycznych Konfiguracja / Firma / Płace / Zaokrąglenia: Zaokrąglenie podstawy opodatkowania i zaliczki podatku od wypłat pracowników. 4.7 Harmonogramy czasu pracy, rozliczanie nadgodzin Szczegółowy opis, zasada tworzenia kalendarzy znajduje się w podręczniku do Konfiguracji systemu. Serie powtarzające się cykle (np. tygodniowe) ułatwiające tworzenie kalendarzy (Konfiguracja / Firma / Płace / Serie kalendarzy). Strefy możliwość odnotowania dnia pracy w konkretnej strefie (zdefiniowane są cztery strefy: podstawowa, praca w akordzie, przerwa, przestój). W module Płace i Kadry Plus można zastosować podział godzinowy dnia roboczego na różne strefy (standardowe lub zdefiniowane przez Użytkownika) będące czasem pracy (Konfiguracja / Firma / Płace / Strefy). Definicje kalendarzy - tworzenie harmonogramów (grafików) czasu pracy dla poszczególnych pracowników, grup pracowników (Konfiguracja / Firma / Płace / Kalendarze). Rozliczenie nadgodzin sposób naliczania nadgodzin, ich bilansowania, liczenia stosownych dopłat za pracę w nadgodzinach (Konfiguracja / Firma / Płace / Konfiguracja kalendarzy). 4.8 Nieobecności Szczegółowy opis, zasada tworzenia kalendarzy znajduje się w podręczniku do Konfiguracji systemu. W programie zdefiniowane są podstawowe rodzaje nieobecności takie jak: urlop wypoczynkowy i okolicznościowy, urlopy bezpłatne, wychowawcze, wszelkie rodzaje zwolnień lekarskich, nieobecność nieusprawiedliwiona. Lista i podgląd definicji nieobecności znajduje się w Konfiguracji / Firma / Płace / Typy nieobecności. Również z tego poziomu konfiguracji definiuje się nieobecności, niedostępne w standardzie, a występujące w firmie (np. krwiodawstwo, zwolnienie na rozprawę do sądu). Nieobecności standardowe nie mogą być zmodyfikowane, w takim przypadku należy dodać własną nieobecność. W Konfiguracji / Firma / Płace / Limity nieobecności domyślnie zdefiniowane są Limity dla urlopu wypoczynkowego i dwudniowej opieki nad zdrowym dzieckiem poniżej 14 lat. Jeśli będzie taka potrzeba można również zdefiniować własne limity. Ustalenie progów urlopowych dla nieobecności Urlop wypoczynkowy (Konfiguracja / Firma / Płace / Progi urlopowe). Użytkownik może również ustalić własne progi urlopowe. 4.9 Składniki wynagrodzenia Szczegółowy opis, zasada tworzenia kalendarzy znajduje się w podręczniku do Konfiguracji systemu. W Konfiguracji / Firma / Płace / Typy wypłat znajdują się definicje standardowych elementów płacowych: wynagrodzenie zasadnicze w stawce miesięcznej i godzinowej, wynagrodzenia urlopowe, zasiłki wypłacane za okres zwolnień lekarskich, dopłaty do nadgodzin, wyrównanie do minimalnej płacy i inne. Jeśli w regulaminie wynagrodzeń występują składniki, które nie są domyślnie zdefiniowane w programie można je dodać. Konfiguracja / Firma / Płace / Wskaźniki można odnotować wskaźniki wykorzystywane w danej firmie do naliczania elementów płacowych, np. kwota potrącenia na dodatkowe ubezpieczenie czy składka na związki zawodowe.
Str. 18 Moduł Płace i Kadry (Plus, CDN XL) v. 14.0 4.10 Konfiguracja programu Ta część ustawień konfiguracyjnych (konfiguracja programu) dotyczy wszystkich firm (baz) założonych w programie. Modyfikacja ustawień konfiguracyjnych programu możliwa jest po wejściu w konfigurację przez System z menu głównego (lub CTRL F9). Konfiguracja programu dotycząca modułu Płace i Kadry (Plus) obejmuje: Parametry ścieżka do automatycznego uruchomienia Płatnika, logi systemowe; Podstawa składek ZUS - kwota rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, Składki ZUS procenty składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FP i FGSP, Stałe podatkowe - progi podatkowe, wysokość kosztów uzyskania przychodu i ulgi podatkowej, procent podatku od umów zleceń, Wynagrodzenia wartości obowiązujących w danym miesiącu/roku wskaźników płacowych: - przeciętne wynagrodzenie, minimalne wynagrodzenie (w tym minimalne wynagrodzenie uczniów) poszczególnych lat, minimalny dochód deklarowany do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, wskaźnik waloryzacji dla świadczenia rehabilitacyjnego wypłacanego po upływie 182 dni, ilość dni chorobowego finansowanych przez pracodawcę, Zasiłki podstawa składek emerytalno rentowych osób przebywających na urlopach wychowawczych Ten fragment konfiguracji został szczegółowo opisany w podręczniku Konfiguracja systemu CDN OPT!MA. 4.11 Współpraca z systemem CDN XL Rys. 6 Konfiguracja systemu Funkcjonalność dostępna od wersji CDN XL 3.0. W przypadku, gdy moduł kadrowo - płacowy ma współpracować z programem CDN XL z pozycji Konfiguracji/Płace/Parametry współpracy z CDNXL Użytkownik powinien zaznaczyć parametr współpraca z systemem CDN XL. Współpraca z systemem CDN XL polega na synchronizacji danych kadrowych i możliwości księgowania wypłat do CDN XL. Po zaznaczeniu parametru należy uzupełnić informacje: - Serwer bazy danych systemu XL nazwa serwera bazy danych systemu CDN XL, - Baza danych systemu XL nazwa bazy danych, w której zapisywane będą informacje z modułu CDN OPT!MA. Uwaga: Należy pamiętać o tym, że nazwa bazy danych powinna rozpoczynać się od wyrażenia CDNXL_nazwa bazy. W sytuacji, gdy moduł Płace i Kadry CDN OPT!MA współpracuje z systemem CDN XL zmienia się wygląd konfiguracji programu. Zmienne konfiguracyjne dotyczą tylko tego modułu.
Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 19 Rys. 7 Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry współpracy z CDNXL Jeżeli w konfiguracji zostanie zaznaczony parametr wskazujący na współpracę z systemem CDN XL, a Użytkownik nie posiada wykupionej odpowiedniej licencji, program nie pozwoli na wyliczenie wypłat (w momencie liczenia pojawi się właściwy komunikat). W takiej sytuacji należy wrócić do Konfiguracji i usunąć znacznik Współpraca z systemem CDN XL. 4.11.1 Import danych z systemu CDN XL Funkcja importu danych pozwala na przeniesienie do programu CDN OPT!MA podstawowych danych kadrowych pracowników, którzy zostali wcześniej wpisani do programu CDN XL. Przenoszone są dane kadrowe; atrybuty pracownika; struktura kosztów (wydziały), słowniki lokalizacji i projektów; 30 znakowe konto księgowe dla wydziałów, lokalizacji i projektów oraz banki dla pracowników, którzy mają założone rachunki bankowe. W systemie CDN OPT!MA należy dane te uzupełnić, w szczególności wpisać informacje o etacie (data zatrudnienia, wymiar etatu, stawka zaszeregowania) oraz o ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnym. W sytuacji, gdy dane o pracownikach wpisane są w obu programach oddzielnie, w CDN OPT!MA nie ma jeszcze informacji o wydziałach wykonanie importu z CDN XL przeniesie strukturę wydziałową i zapewni przypisanie pracowników do właściwych wydziałów. Przy pierwszej synchronizacji baz CDN OPT!MA i CDN XL - import należy wykonać przez funkcję dostępną w menu Narzędzia/ Importy/Import danych z systemu CDN XL opcja dostępna wyłącznie w bazach skonfigurowanych do współpracy z CDN XL. Po wybraniu funkcji importu program automatycznie uzupełni informacje o serwerze i bazie danych systemu CDN XL odczytując je z konfiguracji. Uruchomienie funkcji importu następuje po wciśnięciu ikony. Można wybrać, czy z systemu CDN XL ma być importowane wszystko równocześnie, czy wskazana część danych: Wszystkie dane, Wydziały, Konfigurację atrybutów, Karty RCP. Podczas bieżącej pracy z programem dostępny jest również import różnicowy na listach podlegających synchronizacji. Można go wykonać za pomocą ikony z następujących list: lista pracowników w kadrach (import pracowników z wydziałami i bankami) lista wydziałów (import wydziałów z lokalizacjami) lista lokalizacji (import słownika lokalizacji) lista projektów (import słownika projektów) lista klas atrybutów w konfiguracji (import atrybutów) lista grup atrybutów w konfiguracji (import grup atrybutów). Wykonanie importu z poziomu wybranej listy jest zalecane przed dopisaniem nowej pozycji, zwłaszcza jeśli istnieje obawa, że w bazie CDN XL wprowadzono już dane nowego pracownika, centrum kosztowe, lokalizację bądź projekt. Jeśli moduł Administrator w CDN XL jest obsługiwany przez inną osobę niż moduł CDN OPT!MA Płace i Kadry Plus, to jest test takie ryzyko. Jeśli w bazie CDN XL dodano wcześniej nową pozycję, to w wyniku wykonania importu z CDN XL lista pracowników (wydziałów, lokalizacji lub projektów) w CDN OPT!MA zostanie automatycznie uzupełniona. Jeśli dana lista nie uległa zmianie, to można przyjąć, że w bazie CDN XL operator nie wprowadził jeszcze nowych danych, w związku z tym należy je wprowadzić ręcznie w programie.
Str. 20 Moduł Płace i Kadry (Plus, CDN XL) v. 14.0 4.11.2 Eksport danych do systemu CDN XL Eksport danych z programu CDN OPT!MA Płace i Kadry Plus pozwala na przeniesienie do bazy systemu CDN XL informacji o pracownikach, wydziałach, lokalizacjach i projektach. Najczęściej będzie to operacja jednorazowa, wykonywana w momencie rozpoczęcia pracy z systemem w celu uzupełnienia informacji. Można ją także wykorzystać, jeśli z jakichś przyczyn nastąpi rozłączenie współpracy (usunięcie parametru informującego o współpracy w Konfiguracji firmy / Płace / Parametry współpracy z CDN XL). Po uruchomieniu eksportu we wskazanej bazie aktualizowane są (dopisywane) informacje o pracownikach. Zawsze przenoszony jest ostatni zapis historyczny znajdujący się w programie CDN OPT!MA. Dane o numerach telefonicznych są synchronizowane w następujący sposób. - telefon z danych ogólnych w pracowniku w CDN OPT!MA = telefon domowy w CDN XL; - telefon w sekcji Kontakt na zakładce Szczegółowe-Inne w CDN OPT!MA = telefon komórkowy w CDN XL - telefon firmowy w CDN XL nie ma odpowiednika w CDN OPT!MA - nie podlega synchronizacji Dane kadrowe pracownika zawierają również informację o formie płatności banku, do którego powinno być przelewane wynagrodzenie oraz numerze rachunku. Jeśli lista banków w CDN XL nie zawiera takich pozycji (sprawdzany jest 8 cyfrowy numer kierunkowy banku NKP) to w CDN XL pojawi się tylko numer konta, bez powiązania z bankiem. Lista banków powinna zostać zaktualizowana indywidualnie. Funkcja eksportu danych jest dostępna w menu Narzędzia / Importy / Eksport danych do systemu CDN XL wyłącznie w bazach skonfigurowanych do współpracy z CDN XL. Nazwa serwera i bazy CDN XL, do której nastąpi eksport są pobierane z konfiguracji i nie podlegają edycji z tego poziomu. Uruchomienie funkcji eksportu następuje po wciśnięciu ikony. Synchronizacja danych kadrowych możliwa jest również z poziomu Kadr. Każdorazowe zapisanie formularza pracownika, pod warunkiem, że jest to ostatni zapis historyczny, powoduje uaktualnienie informacji w bazie CDN XL. Taki sam mechanizm dotyczy również zapisu formularzy wydziału, lokalizacji i projektu zapisanie nowej pozycji w którymkolwiek ze słowników dostępnych w menu Kadry/Płace - Struktura organizacyjna powoduje równoczesne dopisanie analogicznej pozycji w bazie CDN XL. Jeśli podczas zapisywania danych w CDN OPT!MA nastąpiło przerwanie połączenia z bazą CDN XL, to jest wyświetlany stosowny komunikat. W takim przypadku następuje zapisanie danych w CDN OPT!MA (po zaakceptowaniu komunikatu, należy wyjść z zapisanego formularza bez zapisu ). Należy wówczas pamiętać o ponowieniu zapisu po przywróceniu połączenia, celem uaktualnienia zawartości bazy CDN XL.