Nowe funkcjonalności dla umów cywilnoprawnych od wersji 9.0

Transkrypt

1 Nowe funkcjonalności dla umów cywilnoprawnych od wersji Strona 1 z 19

2 Spis treści 1. Wstęp Historyczność umów cywilnoprawnych Aktualizacja umowy cywilnoprawnej Przerejestrowanie zleceniobiorcy Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe Uzyskanie stopnia niepełnosprawności Historia zapisów dla umowy cywilnoprawnej Umowy cywilnoprawne ze stawką za godzinę Konfiguracja Wprowadzanie umowy cywilnoprawnej rozliczanej stawką za godzinę Wykorzystanie cech w zestawieniu Wydruk umowy cywilnoprawnej rozliczanej stawką za godzinę...19 Strona 2 z 19

3 1. Wstęp Historyczność umów cywilnoprawnych Umowy cywilnoprawne w programie enova od wersji zostały rozszerzone o nowe funkcjonalności. Została wprowadzona historyczność umów cywilnoprawnych, umożliwiająca odnotowanie zmiany warunków zawieranych umów oraz ewidencję tych zmian. Użytkownik programu ma możliwość odnotowania modyfikacji stawki wynagrodzenia lub ubezpieczeń zleceniobiorcy, z zachowaniem historyczności. Umowy cywilnoprawne rozliczane według stawki za godzinę Dodatkowo do programu enova została dodana nowa możliwość rozliczania umów cywilnoprawnych według: Stawki za godzinę, która we wcześniejszych wersjach programu była realizowana jako dodatkowe rozwiązanie oparte na cechach. Obecnie użytkownik wersji złotej lub platynowej programu enova ma dostęp do standardowego rozwiązania umów cywilnoprawnych rozliczanych według Stawki za godzinę. 2. Historyczność umów cywilnoprawnych Wprowadzona historyczność umów cywilnoprawnych daje możliwość: aktualizacji stawki wynagrodzenia lub ubezpieczenia w umowie ze zleceniobiorcą, historyczny zapis wprowadzonych modyfikacji danych na umowie przerejestrowanie zleceniobiorcy. Aktualizację tytułu ubezpieczenia należy wykonać w sytuacjach wymagających przerejestrowania zleceniobiorcy, przykładowo w przypadkach: nabycia/utraty prawa do renty/emerytury, nabycia/utraty/zmiany stopnia niepełnosprawności, przystąpienia przez zleceniobiorcę do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego w trakcie umowy, utraty statusu studenta. 2.2 Aktualizacja umowy cywilnoprawnej Umowa cywilnoprawna zawarta z pracownikiem może zostać zaktualizowana w następujący sposób. Przykład. Pracodawca zawarł ze zleceniobiorcą umowę zlecenia od dnia , z tytułu której tytułem wynagrodzenia zobowiązał się wypłacać zleceniobiorcy wynagrodzenie miesięczne w kwocie 2000zł. Strona 3 z 19

4 Rysunek 1 Umowa zlecenia Następnie pracodawca ustalił ze zleceniobiorcą, że od pierwszego dnia września 2012 wynagrodzenie z tytułu umowy cywilnoprawnej będzie wynosiło 3000zł miesięcznie. W celu prawidłowego wykonania aktualizacji stawki wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej, należy w kartotece zleceniobiorcy na zakładce Umowy Umowy, ustawić się na wybranej umowie, a następnie wybrać przycisk Aktualizuj. Rysunek 2 Aktualizacja umowy Następnie w oknie, które się pojawi należy wskazać datę, od której ma obowiązywać wprowadzona zmiana warunków umowy oraz można uzupełnić również przyczynę zmiany w polu Powód aktualizacji zapisu: Strona 4 z 19

5 Rysunek 3 Aktualizacja danych Po wybraniu przycisku OK, pojawi się okno umowy cywilnoprawnej, na której można nanieść odpowiednie zmiany. W celu aktualizacji stawki wynagrodzenia, należy na zakładce Ogólne, zmienić kwotę w polu Wartość. Po zapisaniu zmian, począwszy od miesiąca września 2012 na wypłacie będzie naliczana kwota 3000zł miesięcznie. Rysunek 4 Zmiana wartości umowy Strona 5 z 19

6 Czynność Aktualizuj do umowy cywilnoprawnej jest dostępna z kartoteki zleceniobiorcy na zakładce Umowy Umowy, jak również z listy Kadry Umowy. Aktualizację umowy cywilnoprawnej z listy Kadry Umowy, wykonuje się analogicznie jak z kartoteki zleceniobiorcy, poprzez wskazanie właściwej umowy, a następnie wykonanie aktualizacji według schematu opisanego we wcześniejszym punkcie. Rysunek 5 Kadry Umowy - Aktualizuj 2.3 Przerejestrowanie zleceniobiorcy W podobny sposób jak powyżej, w programie enova można wykonać aktualizację ubezpieczeń, a następnie wygenerować deklarację ZUS ZWUA i ZUS ZUA poprzez czynność Przerejestrowanie zleceniobiorcy dostępną w menu Czynności Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe Często zdarza się, że zleceniobiorca przystępuje do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego z późniejszą datą niż początek umowy, co nakłada na pracodawcę obowiązek przerejestrowania zleceniobiorcy. W celu wykonania przerejestrowania zleceniobiorcy w programie enova, należy wprowadzić na umowie aktualizację ubezpieczeń, poprzez wskazanie umowy cywilnoprawnej i wybranie przycisku : Rysunek 6 Aktualizacja ubezpieczeń na umowie Strona 6 z 19

7 W oknie, które się pojawi należy wskazać datę, od której obowiązuje zmiana, czyli w przytoczonym przykładzie, dzień przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego tj oraz można uzupełnić Powód aktualizacji zapisu: Rysunek 7 Zmiana danych dotycząca ubezpieczeń Następnie w oknie umowy zlecenia, na zakładce Ubezpieczenia, należy zaznaczyć w sekcji Dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych, datę przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego: Rysunek 8 Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe Strona 7 z 19

8 Po tak wykonanej aktualizacji, na zakładce Deklaracje danej umowy, w menu Czynności będzie aktywna opcja Przerejestrowanie zleceniobiorcy: Rysunek 9 Przerejestrowanie zleceniobiorcy Po wybraniu wskazanej opcji, pojawi się okno, w którym należy wskazać datę wypełnienia deklaracji ZUS ZWUA i ZUS ZUA, a w polu KEDU należy wybrać nazwę Kedu, do którego mają one zostać zapisane. Ewentualnie korzystając ze skrótu klawiaturowego Shift+F4 można utworzyć nowe Kedu i wskazać w zaznaczonym polu: Rysunek 10 Parametry do deklaracji Po uzupełnieniu parametrów i akceptacji, zostaną przygotowane deklaracje do przerejestrowania zleceniobiorcy tj. ZUS ZWUA i ZUS ZUA: Strona 8 z 19

9 Rysunek 11 ZWUA i ZUA Uzyskanie stopnia niepełnosprawności Analogicznie należy postąpić w przypadku utraty bądź uzyskania przez zleceniobiorcę stopnia niepełnosprawności. W celu odnotowania w programie enova uzyskanie stopnia niepełnosprawności przez zleceniobiorcę i wykonania przerejestrowania, należy w kartotece zleceniobiorcy na zakładce Dane ubezpieczeniowe uzupełnić okres i stopień niepełnosprawności: Rysunek 12 Stopień niepełnosprawności Następnie należy wykonać aktualizację na dzień zmiany, przykładowo jeżeli zleceniobiorca uzyskał stopień niepełnosprawności na okres , należy wskazać datę oraz uzupełnić powód aktualizacji: Strona 9 z 19

10 Rysunek 13 Aktualizacja umowy Następnie na zakładce Ubezpieczenia danej umowy automatycznie podpowie się nowy tytuł ubezpieczenia, zgodnie z uzupełnionymi wcześniej danymi na zakładce Dane ubezpieczeniowe dotyczącymi stopnia niepełnosprawności: Rysunek 14 Ubezpieczenie Po wykonaniu aktualizacji na zakładce Deklaracje danej umowy w menu Czynności będzie aktywna opcja Przerejestrowanie zleceniobiorcy: Strona 10 z 19

11 Rysunek 15 Przerejestrowanie zleceniobiorcy W oknie, które się pojawi należy uzupełnić parametry dotyczące deklaracji: Rysunek 16 Parametry deklaracji Po akceptacji zostaną przygotowane deklaracje ZUS ZWUA i ZUS ZUA: Strona 11 z 19

12 Rysunek 17 ZWUA i ZUA 2.2 Historia zapisów dla umowy cywilnoprawnej Wprowadzane modyfikacje do umów cywilnoprawnych poprzez opcję Aktualizuj tworzą na umowie zapisy historyczne, umożliwiające zachowanie historii zmian. Lista modyfikacji jest dostępna na umowie cywilnoprawnej na zakładce Historia zapisów. Poprzez Organizatora listy użytkownik programu może wyciągnąć dowolne pola w celu wyświetlenia większej ilości interesujących go danych, np. pole Powód aktualizacji. Poniżej historia wprowadzonych zmian opisanych w poprzednich punktach: Rysunek 18 Historia zapisów Strona 12 z 19

13 3. Umowy cywilnoprawne ze stawką za godzinę Jako standardowe rozwiązanie dostępne od wersji złotej, zostało zaimplementowane do programu enova rozliczenie umów cywilnoprawnych według Stawki za godzinę. 3.2 Konfiguracja W konfiguracji programu w Narzędzia Opcje Kadry i płace Płace Elementy wynagrodzenia, dla elementów rodzaju Umowa na zakładce Algorytm Umowy zostało dodane pole Rozliczenie, w którym użytkownik ma możliwość wskazania w jaki sposób będzie możliwe rozliczanie danej umowy. Do wyboru są dostępne opcje: Dowolny Kwota do wypłaty Stawka za okres Stawka za godzinę Rysunek 19 Algorytm Umowy Rozliczenie 3.3 Wprowadzanie umowy cywilnoprawnej rozliczanej stawką za godzinę Wprowadzając umowę zleceniobiorcy na zakładce Ogólne umowy cywilnoprawnej w polu Rozliczenie należy wskazać Stawka za godzinę oraz uzupełnić wartość np. 10zł brutto: Strona 13 z 19

14 Rysunek 20 Stawka za godzinę Do rozliczenia umowy według stawki za godzinę, wymagane jest uzupełnienie zestawienia na zakładce Zestawienie realizacji. Należy wskazać okres za jaki jest wprowadzane zestawienie oraz w sekcji Strefy zestawienia umowy uzupełnić czas za jaki należy wypłacić wynagrodzenie. Wartość zostanie automatycznie przeliczona przez program. Strona 14 z 19

15 Rysunek 21 Zestawienie czasu pracy Po wprowadzeniu zestawienia za dany okres, będzie można naliczyć wypłatę do umowy cywilnoprawnej: Strona 15 z 19

16 Rysunek 22 Naliczanie wypłaty Na wypłacie zostanie naliczone wynagrodzenie z tytułu umowy cywilnoprawnej zgodnie z wprowadzonym zestawieniem za wskazany okres: Rysunek 23 Wypłata umowy Strona 16 z 19

17 Analogicznie wprowadza się zestawienia za kolejne okresy, które tworzą kolejne zapisy na zakładce Zestawienia realizacji. Rysunek 24 Zestawienia realizacji 3.4 Wykorzystanie cech w zestawieniu W zestawieniach czasu pracy wprowadzanych do umowy cywilnoprawnej rozliczanej według stawki za godzinę, można również skorzystać z cech, które mogą służyć np. w celu odnotowania dodatkowych informacji. Dodatkowy podział kwot z umowy według cech można wykorzystać np. przy rozksięgowaniu wynagrodzenia z umowy według projektów. Przykładowo można stworzyć cechę do tabeli StrefyZestawUmow, która umożliwi odnotowanie na jakich projektach pracował zleceniobiorca w czasie wykonania zlecenia. Cechę do tabeli StrefyZestawUmow należy stworzyć w konfiguracji Narzędzia Opcje Systemowe Definicje cech: Strona 17 z 19

18 Rysunek 25 Cecha do tabeli StrefyZestawUmow Przykład wprowadzonego zestawienia z cechą do umowy cywilnoprawnej według stawki za godzinę: Rysunek 26 Zestawienie realizacji z cechą Strona 18 z 19

19 3.5 Wydruk umowy cywilnoprawnej rozliczanej stawką za godzinę Wydruki umów cywilnoprawnych zostały dostosowane do nowego sposobu rozliczenia umów. Dla umów cywilnoprawnych rozliczanych według Stawki za godzinę, automatycznie na wydruku umowy, w paragrafie 3 jest umieszczany odpowiedni zapis, jakie wynagrodzenie przysługuje zleceniobiorcy za każdą godzinę pracy. Rysunek 27 Wydruk umowy Strona 19 z 19