BK. 1711.2.2013 Przemyśl, dnia 5 kwietnia 2013 r. Dyrektor Zespołu Szkół Informatycznych i Mechatronicznych w Przemyślu ul. Dworskiego 100 37-700 Przemyśl Wystąpienie pokontrolne Przeprowadzona przez Biuro Kontroli Urzędu Miejskiego w Przemyślu w okresie od dnia16 stycznia do dnia 18 lutego 2013 r. kontrola problemowa w Zespole Szkół Informatycznych i Mechatronicznych w Przemyślu mieszczącym się przy ul. Dworskiego 100 wykazała pewne nieprawidłowości i uchybienia. Zakres kontroli obejmował realizację budŝetu w okresie od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2012 r. Szczegółowe ustalenia kontroli opisane zostały w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W przedmiotowym wystąpieniu pokontrolnym chciałbym w szczególności zwrócić uwagę na nieprawidłowości i uchybienia powstałe w toku realizacji zadań objętych zakresem przeprowadzonej kontroli. PoniŜej przedstawiam stwierdzone przez kontrolę nieprawidłowości i uchybienia i wskazuję sposób ich usunięcia. W zakresie dochodów budŝetowych Zespół Szkół Informatycznych i Mechatronicznych nie sporządzał dla najemców rachunków za przedmiot najmu. Dochody były ewidencjonowane na podstawie realizacji tj. wpłat dokonywanych na rachunek bankowy lub do kasy szkoły /poza jednym przypadkiem wystawiania rachunków wynajmu pomieszczenia /. Taki przebieg operacji (brak wystawienia rachunku przez ZSIiM, a zatem brak określenia terminu zapłaty) utrudnia ustalenie, czy wpłaty były dokonywane terminowo. W zakresie wydatków budŝetowych 1. W niektórych podziałkach klasyfikacji budŝetowej wykonanie planu wydatków w 2012 r. zostało przekroczone. Dotyczyło to rodzajów wydatków w obrębie rozdziału 80130 Szkoły zawodowe 4120 o kwotę 19,74 zł, 4260 o kwotę 87,46 zł, 4350 o kwotę 73,65 zł, 4370 o kwotę 181,18 zł. W obrębie rozdziału 80146 Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli : 4010 o kwotę 23,77 zł oraz w 4260 o kwotę 0,68 zł. 2. Na dzień 31.12.2012 r. kontrolowana jednostka posiadała zobowiązania na kwotę 465.306,55 zł w tym zobowiązania wymagalne w wysokości 95.295,25 zł. Zobowiązania wymagalne wystąpiły głównie z tytułu: 1
1) wynagrodzeń osobowych ( 4010 rozdz. 80130 i 80146) - 68.598,95 zł, 2) składek na ubezpieczenie społeczne ( 4110 rozdz. 80130 i 80146) - 22.657,84 zł, 3) składek na Fundusz Pracy ( 4120 rozdz. 80130 i 80146) - 3.051,46 zł, 4) odsetki od zaległości - 987,00 zł. 3. Kontrola terminowości regulowania składek na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i Fundusz Pracy wykazała, Ŝe za miesiąc marzec i listopad 2012 r. wymienione zobowiązania zostały uregulowane nieterminowo lub nie w pełnej wysokości. Szczegółowe naliczenie i odprowadzenie składek za poszczególne miesiące 2012 r. przedstawione zostało w załączniku do protokołu kontroli. Ponadto, w miesiącu październiku i listopadzie jednostka nieterminowo regulowała zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. Sytuacja nieterminowego regulowania zobowiązań wobec ZUS i US spowodowała naliczenie odsetek w łącznej wysokości 1.249,00 zł. Oprócz odsetek z tytułu pozostałych podatków i opłat jednostka naliczyła w koszty i ujęła w księgach rachunkowych odsetki w kwocie 84,00 zł z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań wobec kontrahentów. 4. Kontrola obliczenia odsetek za zwłokę wykazała, Ŝe kwota naliczonych odsetek od zaległości podatkowych (US) i składek ZUS była inna niŝ wynika z prawidłowego obliczenia. Kwota naliczonych odsetek na dzień 31.12.2012 r. od zaległości podatkowych winna wynosić 288,00 zł (naliczono 242,00), zatem naliczono odsetki w kwocie zaniŝonej o 46,00 zł. ZSIiM naliczył na dzień 31.12.2012 r. odsetki za zwłokę w opłaceniu składek na ubezpieczenie społeczne za miesiąc listopad 2012 r. w wysokości 489,00 zł, zatem naliczono odsetki w kwocie zawyŝonej o 39,13 zł. Na dzień 31.12.2012 r. odsetki za zwłokę w opłaceniu składek na ubezpieczenie zdrowotne za listopad 2012 r. naliczone zostały w wysokości 141,00 zł, zatem naliczono odsetki w kwocie zawyŝonej o 11,23 zł. Ponadto, naliczone przez szkołę na dzień 31.12.2012 r. odsetki za zwłokę w opłaceniu składek na Fundusz Pracy za listopad 2012 r. w wysokości 31,00 zł, były naliczone w kwocie zawyŝonej o 1,66 zł. Wykazane w sprawozdaniu budŝetowym Rb-28S za okres od początku roku do 31.12.2012 r. dane dotyczące odsetek paragraf 4570 zobowiązania ogółem w tym wymagalne kwota 903,00 były zgodne z prowadzona w jednostce ewidencją księgową. Natomiast prawidłowo naliczone na dzień 31.12.2012 r. odsetki od zaległości wobec ZUS i US winny stanowić kwotę 896,98zł i w takiej wysokości powinny być wykazane zarówno w ewidencji księgowej i sprawozdawczości budŝetowej. 5. Brak niezbędnego poziomu środków na rachunku bankowym dotyczącym wydatków budŝetowych ZSIiM spowodował, Ŝe w celu uniknięcia naruszenia dyscypliny finansów publicznych kontrolowana jednostka dokonywała operacji niezgodnych z przepisami prawa, polegających na poŝyczaniu środków z rachunku bankowego wyodrębnionego dla celów gromadzenia środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Środki ZFŚS były przelewane z tego rachunku bankowego na rachunek wydatków budŝetowych w celu uregulowania zobowiązań jednostki budŝetowej wobec pracowników z tytułu wydatków na wynagrodzenia za pracę, zobowiązań wobec ZUS z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy a takŝe w stosunku do Urzędu Skarbowego z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. 6. Operacje poŝyczania środków ZFŚS z wyodrębnionego na ten cel rachunku bankowego na rachunek bankowy przeznaczony do realizacji wydatków budŝetowych były niewłaściwie ewidencjonowane za pośrednictwem konta 130 i 405 w następujący sposób: strona Ma130( ze znakiem minus) w korespondencji strona Wn405(ze znakiem minus). Kontem 2
właściwym do ewidencji środków przelewanych z rachunku bankowego ZFŚS na rachunek bieŝący jednostki (a takŝe do zwrotu tych środków) jest konto 240 Pozostałe rozrachunki. Z opisu działania konta 240 zamieszczonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budŝetowych, samorządowych zakładów budŝetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861) wynika między innymi-, Ŝe konto 240 moŝe być uŝywane równieŝ do ewidencji poŝyczek i róŝnego rodzaju rozliczeń, a takŝe krótkoi długoterminowych naleŝności funduszy celowych. 7. Kontrola naliczenia i przekazania kwoty odpisu na ZFŚS wykazała, Ŝe kontrolowana jednostka nie skorygowała w końcu roku liczby osób zatrudnionych do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych zgodnie z przepisem art. 5 ust. 6 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych /Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z poźn. zm./ oraz w związku z 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych /Dz. U. z 2009 Nr 43, poz. 349/. W wyniku powyŝszego szkoła naliczyła w koszty i przekazała na rachunek ZFŚS kwotę odpisu zaniŝoną o 81,24 zł. Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych naliczony w koszty wyniósł w 2012 r. kwotę 186.536,00 zł, natomiast naleŝna kwota odpisu obligatoryjnego winna stanowić kwotę 186.617,24 zł. W zakresie wynagrodzeń W miesiącu grudniu 2012 r. w ZSIiM ustalono i wypłacono w nieprawidłowej wysokości dodatek specjalny dla niŝej wymienionych osób: - pracownikowi zatrudnionemu ustalono angaŝem z dnia 21.12.2012 r. dodatek specjalny za miesiąc grudzień 2012 r. w wysokości 30% wynagrodzenia zasadniczego z tytułu prowadzenia obsługi finansowo-księgowej projektu Podkarpacie stawia na zawodowców. Zgodnie z listą wynagrodzeń data wypłaty 28.12.2012 r. w/w pracownikowi wypłacono kwotę 834,00 zł /brutto/ z tyt. dodatku specjalnego. PowyŜsza kwota stanowiła 30% przyznanego wynagrodzenia zasadniczego pracownika tj. 2.780,00 zł x 30% = 834,00 zł. Nadmienić naleŝy, Ŝe w/w pracownikowi przysługuje równieŝ dodatek funkcyjny, którego wysokość wynosi 400,00 zł i został ustalony angaŝem z dnia 21.12.2010 r. - pracownikowi zatrudnionemu ustalono angaŝem z dnia 21.12.2012 r. dodatek specjalny za miesiąc grudzień 2012 r. w wysokości 50% wynagrodzenia zasadniczego z tytułu dodatkowych prac związanych z inwentaryzacją mienia szkolnego oraz prace w komisji spisowej skontrum bibliotecznego. Zgodnie z listą wynagrodzeń data wypłaty 28.12.2012 r. w/w pracownikowi wypłacono kwotę 570,00 zł /brutto/ z tyt. dodatku specjalnego. PowyŜsza kwota stanowiła 50% przyznanego wynagrodzenia zasadniczego pracownika tj. 1.140,00 zł x 50% = 834,00 zł. Nadmienić naleŝy, Ŝe w/w pracownikowi przysługuje równieŝ dodatek funkcyjny, którego wysokość wynosi 300,00 zł i został ustalony angaŝem z dnia 21.12.2010 r. RóŜnica w wpłacie dodatku specjalnego dla osoby zatrudnionej wynosi 120,00 zł /tj. 2.780,00 + 400,00 x 30%/, natomiast dla osoby zatrudnionej wynosi 180,00 zł /tj. 1.140,00 +300,00 x 50%/. Regulacje dotyczące wypłaty pracownikom samorządowym zatrudnionym w ZSIiM zostały zawarte w regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w Zespole Szkół Informatycznych i Mechatronicznych w Przemyślu wprowadzonym Zarządzeniem dyrektora ZSIiM z dnia 18 czerwca 2009 r. 3
W powyŝszym dokumencie określono, Ŝe dodatek specjalny przyznaje się na czas określony, na czas zwiększenia zakresu obowiązków lub powierzenia dodatkowych zadań. Dodatek specjalny wypłacany jest w kwocie co najmniej 20% i nieprzekraczającej 50% łącznie wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego pracownika. W przypadku w/w osób sposób ustalenia i wypłaty dodatku specjalnego był odmienny od przyjętych regulacji w tym zakresie. Przy ustalaniu przedmiotowego dodatku nie wzięto pod uwagę faktu, iŝ pracownicy ci mieli przyznany dodatek funkcyjny, który naleŝało uwzględnić przyznając dodatek specjalny. W celu usunięcia wyŝej opisanych nieprawidłowości zobowiązuję Panią Dyrektor do podjęcia następujących działań: 1. Ewidencjonowania naleŝności w kaŝdym przypadku na podstawie wystawianych dla najemców rachunków za przedmiot najmu. 2. Dokonywania wydatków budŝetowych w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z zaplanowanym przeznaczeniem. 3. Przestrzegania przepisu art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych /Dz. U. z 2009 r. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm/ w zakresie zaciągania zobowiązań. 4. Przekazywania na rachunek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek opłacanych zarówno przez pracownika jak i pracodawcę w terminach przewidzianych przepisami art. 47 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych / Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 z późn. zm./. 5. Przekazywania na rachunek Urzędu Skarbowego podatku dochodowego od osób fizycznych w terminie przewidzianym przepisami art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych /Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm./. 6. Przestrzegania terminów zapłaty obowiązkowych składek do budŝetu (ZUS i US ) oraz przestrzegania terminów zapłaty za dostawy i usługi celem niedopuszczania do zapłaty odsetek. 7. Obliczania wysokości odsetek za zwłokę w oparciu o zasady określone w przepisach ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa /Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 z późn. zm./ oraz w przepisach Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a takŝe zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach /Dz. U. z 2005 r. Nr 165 poz. 1373 z późn. zm./. 8. Przeznaczania środków pienięŝnych gromadzonych na rachunku bankowym ZFŚS wyłącznie na finansowanie działalności socjalnej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych /Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z poźn. zm./. 9. Prawidłowego obliczania odpisu na ZFŚS zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 5 ust. 6 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych /Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z poźn. zm./ w związku z 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych /Dz. U. z 2009 Nr 43, poz. 349/. 10. Stosowania konta 240 Pozostałe rozrachunki do operacji polegających na przekazywaniu środków pomiędzy róŝnymi rachunkami bankowymi w tym samym banku z tytułu przelewu środków ZFŚS, tj. zgodnie z opisem konta 240 zawartym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek 4
budŝetowych, samorządowych zakładów budŝetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej /Dz. U. z 2013 r. poz. 289/. 8. Dokonania wyrównania nieprawidłowo naliczonego i wypłaconego dodatku specjalnego za miesiąc XII 2012 r. pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku oraz pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku zgodnie z przyjętymi w jednostce regulacjami w tym zakresie. Kierownikowi kontrolowanej jednostki przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeŝeń do ocen, zaleceń i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. W razie uznania zasadności zastrzeŝeń (lub nieuwzględnienia zastrzeŝeń) w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeŝeń przekaŝę na piśmie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem. W terminie 30 dni od daty otrzymania zaleceń pokontrolnych zobowiązuję do poinformowania mnie o sposobie wykonania zaleceń lub przedstawienia harmonogramu przedsięwzięć zmierzających do ich realizacji. W przypadku złoŝenia zastrzeŝeń do zaleceń zawartych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym, termin o którym mowa wyŝej biegnie od daty otrzymania ostatecznego stanowiska zarządzającego kontrolę. Niniejsze zalecenie pokontrolne sporządzone zostało w czterech jednobrzmiących egzemplarzach. Otrzymują: 1. Adresat 2. Wydział Edukacji, 3. Wydział Finansowo-Księgowy, 4. a/a 5