Warszawa, dnia 14 kwietnia 2008 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w WARSZAWIE

Transkrypt

1 NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w WARSZAWIE Warszawa, dnia 14 kwietnia 2008 r. ul. Filtrowa 57, Warszawa tel fax P/07/093 LWA Pan Andrzej Siemoński Dyrektor Wojskowej Agencji Mieszkaniowej Oddziału Regionalnego w Gdyni WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r. Nr 231 poz. 1701), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Warszawie przeprowadziła w Wojskowej Agencji Mieszkaniowej Oddziale Rejonowym w Gdyni (zwanym dalej Oddziałem ) kontrolę wykonania planu finansowego w 2007 r. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokóle kontroli podpisanym w dniu 20 marca 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, stosownie do art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie z zastrzeŝeniami ocenia wykonanie przez Oddział planu finansowego w 2007 r. ZastrzeŜenia dotyczą m.in. księgowania dowodów księgowych z opóźnieniem i do niewłaściwych okresów sprawozdawczych. 1. W planie finansowym Oddziału na 2007 r. załoŝono przychody w wysokości tys. zł, tj. 88,4% wykonania w 2006 r. W 2007 r. Oddział uzyskał przychody w kwocie tys. zł, tj. 121,4% planu po zmianach i 98,9% uzyskanych przychodów w 2006 r. Głównymi źródłami przychodów w Oddziale były przychody ze sprzedaŝy tys. zł (126% planu

2 po zmianach na 2007 r. i 69,6% przychodów ogółem), dotacja z budŝetu państwa tys. zł (98,1% planu i 24,7% przychodów ogółem), przychody finansowe tys. zł (103% planu i 1,1% przychodów ogółem) oraz pozostałe przychody tys. zł (598% planu i 4,6% przychodów ogółem). Na koniec 2007 r. naleŝności ogółem wyniosły tys. zł i uległy zwiększeniu o 1,3% w stosunku do ich stanu na 31 grudnia 2006 r. nastąpił równieŝ wzrost naleŝności przeterminowanych o 266,4 tys. zł, tj. o 1,6% w stosunku do 2006 r. Główną przyczyną wzrostu naleŝności przeterminowanych był wzrost sprzedaŝy mieszkań w systemie ratalnym. NIK pozytywnie ocenia osiągnięte przez Oddział na koniec 2007 r. ponadplanowe przychody, co w efekcie przyczyniło się do osiągnięcia wyŝszego od zakładanego wyniku finansowego (planowany wynik finansowy: tys. zł osiągnięty: tys. zł (198%). 2. W 2007 r. Oddział poniósł koszty w wysokości tys. zł, tj. 85,8% kosztów planowanych i 103,2% planu po zmianach oraz 85,6% poniesionych w 2006 r. Największy udział w kosztach miały: koszty rodzajowe tys. zł (96,1% planu po zmianach na 2007 r.), koszty finansowe 513 tys. zł (88,4% planu), pozostałe koszty tys. zł (184,8% planu). 3. Przekazana na podstawie art. 19 ust. 4 ustawy z dnia 22 czerwca 1995 r. o zakwaterowaniu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2005 r. Nr 41, poz. 398 ze zm.) przez Ministra Obrony Narodowej dotacja celowa w kwocie tys. zł na realizację zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, została wykorzystana w całości i zgodnie z przeznaczeniem. Przekazana dotacja celowa stanowiła 97,8% kwoty dotacji przyznanej ( tys. zł). Koszt obsługi tych zadań wyniósł 352 tys. zł i stanowił 1,7% kwoty otrzymanej. Według planu po zmianach na wypłaty ekwiwalentów w zamian za rezygnację z kwatery przeznaczono kwotę tys. zł, a wydatkowano tys. zł, tj. 99,1% kwoty planowanej, przy czym wypłacono 200 ekwiwalentów, tj. o 244 mniej niŝ planowano i o 2 mniej w stosunku do planu po zmianach. Wydatki na odprawę mieszkaniową wg planu po zmianach tys. zł, a wydatkowano tys. zł, tj. 89,9% kwoty planowanej, przy czym wypłacono 39 odpraw, tj. o 4 mniej niŝ planowano. 4. Plan inwestycji mieszkaniowych został wykonany w kwocie tys. zł, tj. 99,3% planu po zmianach i 26,2% planu pierwotnego ( tys. zł) i został pokryty z funduszu rezerwowego Agencji tys. zł (63,9%) oraz z dotacji budŝetowej tys. zł (36,1%). W efekcie Oddział zmodernizował 2000 m 2 drogi i 650 m 2 chodnika w Pruszczu

3 Gdańskim, ulepszył 57 miejsc internatowych w Słupsku oraz dokonał wymiany stolarki i pokrycia dachu w budynku mieszkalnym w Gdyni. 5. Szczegółowym badaniem objęto 119 wydatków na łączną kwotę tys. zł, dokonanych w ramach 5 zamówień publicznych. Ustalono, Ŝe postępowania o udzielenie zamówień publicznych przeprowadzone zostały zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) oraz z wewnętrznymi uregulowaniami obowiązującymi w Oddziale. 6. Badanie skuteczności systemu księgowości i kontroli finansowej (badanie zgodności) oraz wiarygodności ksiąg rachunkowych przeprowadzono na próbie losowej 233 dokumentów księgowych o wartości ,20 zł z populacji dokumentów na kwotę ,77 zł oraz na próbie doboru celowego 132 dowodów na kwotę ,54 zł. NIK wydaje ocenę pozytywną w zakresie wiarygodności ksiąg rachunkowych w odniesieniu do sprawozdawczości bieŝącej i rocznej, pomimo zaksięgowania 10 dowodów na łączną kwotę ,73 zł do niewłaściwych okresów sprawozdawczych, co stanowiło naruszenie art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). NIK wydaje opinię pozytywną w zakresie skuteczności formalnej i kontroli finansowej, pomimo nie wskazania miesiąca księgowania w 7 dowodach na łączną kwotę ,27 zł. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 6 wyŝej cytowanej ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania jego do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Ustalono, Ŝe w 3 przypadkach dokonano zapłaty faktur na kwotę ,81 zł przed ich wpłynięciem do Oddziału i zatwierdzeniu do wypłaty. Wcześniejsze wypłaty były spowodowane m.in. opóźnieniami w przekazywaniu faktur przez Pocztę, procedurą stosowaną w Oddziale (współpraca z Zespołem Zarządców Nieruchomościami WAM Sp. z o.o.). NIK stwierdziła, Ŝe w procedurach kontroli finansowej nie określono zasad kontroli zakupów dokonywanych w trybie zamówień publicznych, co było niezgodne art. 47 ust. 2 pkt. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz ze zm.).

4 7. NIK nie stwierdziła nieprawidłowości w zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji w Oddziale w 2007 r. Stwierdzone przez komisję inwetaryzacyjną niedobory, wykazane w trakcie spisu z natury zostały wyjaśnione. W pozostałym zakresie nie stwierdzono róŝnic między stanami wykazanymi w księgach rachunkowych, a stanami ustalonymi w drodze: przeprowadzonych spisów z natury, dokonanych uzgodnień sald z kontrahentami oraz porównania dokumentów z danymi z ksiąg rachunkowych. 8. W Oddziale nie zostały wprowadzone do uŝytkowania karty kredytowe. W połowie grudnia 2007 r. Oddział zawarł umowę o wydanie trzech kart przedpłaconych Maestro (kaŝda z limitem 1000 zł), za pomocą których dokonano 5 transakcji na kwotę 927,36 zł. Na dzień zakończenia kontroli w Oddziale nie wprowadzono regulaminu uŝytkowania kart, ze względu na ich późne wprowadzenie. Trwały natomiast prace w zakresie opracowania nowej instrukcji obiegu dokumentów i kontroli finansowej w Oddziale. 9. W Oddziale Sprawozdania Rb-Z i Rb-UZ za 2007 r. o stanie zobowiązań zostały sporządzone zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 113, poz. 770). 10. Oddział zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 ze zm.) poprawnie naliczył odpis na ZFŚS, a następnie 7 grudnia 2007 r. dokonał korekty tego naliczenia. Przedstawiając powyŝsze uwagi i oceny, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1) Ujmowanie dowodów księgowych we właściwych okresach sprawozdawczych oraz wskazywanie na nich miesiąca księgowania. 2) Podjęcie działań zmierzających do usprawnienia obiegu dokumentów w celu wyeliminowania przypadków wypłacania zobowiązań przed wpłynięciem faktury do Oddziału i zaakceptowaniem jej do wypłaty. 3) Opracowanie zasad dotyczących uŝytkowania posiadanych kart przedpłaconych. 4) Wprowadzenie do procedur kontroli finansowej zapisów dotyczących zasad kontroli dokonywania zakupów w trybie zamówień publicznych.

5 NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 62 ust.1 ustawy o NIK, oczekuje od Pana Dyrektora przedstawienia, w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o podjętych działaniach na rzecz realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Stosownie do art. 61 ust.1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Warszawie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. G.J.