Pani Jadwiga Satkowska - Onoszko Dyrektor Zakładu BudŜetowego Administracja Budynków Komunalnych w Sianowie

Transkrypt

1 Szczecin, dn. maja 2009 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI Delegatura w Szczecinie Szczecin, ul. J. OdrowąŜa 1 tel. /91/ , fax /91/ LSZ I/09/002 Pani Jadwiga Satkowska - Onoszko Dyrektor Zakładu BudŜetowego Administracja Budynków Komunalnych w Sianowie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Szczecinie, na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, skontrolowała Zakład BudŜetowy Administracja Budynków Komunalnych w Sianowie (ZB ABK) w zakresie prawidłowości ewidencjonowania kosztów jego działalności, sprawozdawczości, wykorzystania dotacji otrzymanych z budŝetu Gminy Sianów oraz prowadzenia windykacji naleŝności w latach W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 30 kwietnia 2009 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ust. 1 ustawy o NIK, przekazuje Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia działania ZB ABK w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej, sporządzania sprawozdań budŝetowych oraz prowadzenia windykacji naleŝności zakładu budŝetowego w okresie objętym kontrolą. 1. W latach ZB ABK osiągał straty (odpowiednio ,37 zł i ,41 zł) mimo otrzymywanych dotacji z budŝetu Gminy i od 2005 r. nie spełniał wymogu samofinansowania, określonego w art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia r. o finansach publicznych 2, który stanowi, Ŝe zakład budŝetowy pokrywa koszty swojej działalności z przychodów własnych (z uwzględnieniem prawidłowego dotowania). 2. Obowiązujące w latach w ZB ABK zasady prowadzenia rachunkowości oraz prowadzona ewidencja księgowa nie spełniały wymogów określonych w przepisach 3 i 11 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. 3 w związku z art Dz.U. z 2007 r. Nr 231 poz ze zm., zwanej dalej ustawą o NIK. 2 Dz.U. Nr 249, poz ze zm. 3 w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz ze zm).

2 2 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia r. o rachunkowości 4. Ustalony zakładowy plan kont (ZPK) nie uwzględniał kont bilansowych 300-Rozliczenie zakupu i 640-Rozliczenie międzyokresowe kosztów oraz konta pozabilansowego 995-ZaangaŜowanie środków budŝetowych pomimo, Ŝe ww. konta zostały określone w planie kont w cytowanym rozporządzeniu Ministra Finansów. W ewidencji księgowej ZB ABK funkcjonowały konta 300 i 640, zaś konto 995 nie było prowadzone. Sposób prowadzenia ewidencji kosztów działalności ZB ABK nie pozwalał na określenie rzeczywistych kosztów poszczególnych działalności dotowanych z budŝetu Gminy Sianów, niezbędnych do kalkulowania stawek jednostkowych dotacji przedmiotowych (które mogą być udzielane z budŝetu Gminy zakładowi budŝetowemu pod warunkiem, Ŝe będą kalkulowane według stawek jednostkowych stosownie do wymogów art. 174 ust. 1 ustawy o finansach publicznych). ZB ABK prowadził ewidencję kosztów ponoszonych w związku z realizacją zadań dotowanych z budŝetu Gminy niezgodnie z ZPK ujmując tylko koszty bezpośrednie na kontach zespołu 5 (502-Koszty utrzymania miasta, 503-Koszty utrzymania cmentarzy wiejskich, 504-Koszty utrzymania stadionu, 506-Koszty pozostałych zadań finansowanych dotacją), a koszty usług świadczonych przez ZB ABK księgowano na koncie 530-Koszty wydziałowe. Salda ww. kont były niŝsze niŝ kwota poniesionych wydatków, wynikająca z rozliczeń dotacji przedstawianych przez ZB ABK o 187,2 tys. zł w 2007 r. oraz o 232,6 tys. zł w 2008 r. Jak wyjaśniła główna księgowa Alina Budzińska, rozliczenia dotacji (otrzymanych z budŝetu Gminy) przedkładane Burmistrzowi Sianowa nie wynikały wprost z ewidencji księgowej zakładu budŝetowego, lecz sporządzane były na podstawie dokumentów źródłowych (w zakresie kosztów bezpośrednich) oraz na podstawie kwot wskazanych przez Dział Techniczny ZB ABK (w zakresie kosztów usług zakładu budŝetowego zawartych w rozliczeniach dotacji). RównieŜ sposób prowadzenia ewidencji naleŝności i zobowiązań zakładu budŝetowego nie pozwalał na określenie stanu zobowiązań i naleŝności wymagalnych, które są ujmowane w sprawozdaniach budŝetowych o stanie zobowiązań Rb-Z i o stanie naleŝności Rb-N, co było niezgodne z art. 24 ust. 1 i ust. 4 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Kwoty wykazane z sprawozdaniach budŝetowych Rb-30 za lata 2007 i 2008 były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji kosztów (prowadzonych na koncie 400-Koszty według rodzajów) i przychodów (z uwzględnieniem otrzymanych dotacji, ujmowanych na koncie 740-Dotacje budŝetowe i środki na inwestycje). Z naruszeniem terminów wynikających z załącznika nr 38 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej 5 przekazywała Pani Dyrektor Burmistrzowi Sianowa roczne sprawozdania budŝetowe: z wykonania planu 4 Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm. 5 Dz.U. Nr 115, poz. 781 ze zm.

3 3 finansowego zakładu budŝetowego (Rb-30), o stanie zobowiązań (Rb-Z) i o stanie naleŝności (Rb-N). Sprawozdania Rb-30 zostały przekazane 18 dni po terminie za 2007 r. oraz 9 dni po terminie za 2008 r., zaś sprawozdania Rb-Z i Rb-N za 2007 r. 13 dni po terminie. ZB ABK rozliczył się z otrzymanych w latach dotacji w terminach wynikających z 52 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. 6 W 2007 r. zakład budŝetowy otrzymał dotacje przedmiotowe z budŝetu Gminy w łącznej kwocie ,16 zł, z czego wykorzystał ,31 zł, a środki w kwocie 1.445,85 zł zwrócił na rachunek budŝetu Gminy. W 2008 r. otrzymane dotacje przedmiotowe wyniosły łącznie ,83 zł, z czego wykorzystano ,40 zł i zwrócono do budŝetu 1.771,43 zł. 3. ZB ABK zrealizował planowane przychody z tytułu najmu/dzierŝawy zasobów komunalnych Gminy ( 0750) w 91,8% w 2007 r. (na kwotę ,18 zł), zaś w 93,1% w 2008 r. ( ,60 zł). Planowane przychody z tytułu świadczonych usług ( 0830) zostały wykonane w 79,7% w 2007 r. (na kwotę ,42 zł) oraz w 89,4% w 2008 r. ( ,56 zł). Analiza trybu postępowania ZB ABK wobec 20 dłuŝników, zalegających wg stanu na dzień r. na łączna kwotę ,73 zł wraz z odsetkami (naleŝności z tytułu najmu lub dzierŝawy zasobów mieszkaniowych Gminy Sianów oraz opłat za administrację lokali wykupionych, wchodzących w skład nieruchomości wspólnych) wykazała, Ŝe w okresie objętym kontrolą windykacja naleŝności zakładu budŝetowego prowadzona była w sposób niesystematyczny. Zaległości ww. dłuŝników na koniec 2008 r. wzrosły w porównaniu do stanu na dzień r. aŝ o 38,6% (28.745,60 zł) z tytułu naleŝności głównej i o 20,5% (7.199,74 zł) z tytułu odsetek. Upomnienia wysyłane były do ww. dłuŝników w okresie od 5 aŝ do 1763 dni po terminie płatności naleŝności, przy czym w przypadku wszystkich badanych dłuŝników wystawiano upomnienia po 180 dniach od terminu płatności (w tym: 14 dłuŝnikom po 270 dniach, 8 - powyŝej 360 dni, 3 - powyŝej 540 dni). W przypadku 13 (spośród 20 badanych spraw) występowano na drogę sądową, jednak tylko po 2 pozwy złoŝono w 2007 r. i w 2008 r., zaś 7 - w 2009 r. (w tym 4 pozwy złoŝono do sądu w trakcie kontroli). W powyŝszych sprawach zapadło 11 wyroków zasądzających zapłatę zaległości oraz 1 wyrok nakazujący eksmisję dłuŝnika (a w 9 przypadkach ZB ABK występował o wszczęcie egzekucji do komornika sądowego). Kontrola wykazała opieszałość w kierowaniu spraw na drogę sadową w stosunku do 3 dłuŝników. Ustalono, Ŝe uzyskano sądowe nakazy zapłaty (w 2005 oraz w 2007 r.) na łączną kwotę 3.563,12 zł, mimo Ŝe przez okres trzech lat działania windykacyjne wobec tych dłuŝni- 6 w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych, zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz.U. Nr 116, poz. 783 ze zm.).

4 4 ków ograniczono do wysyłania upomnień, a pozwy do sądu zostały wniesione dopiero w sytuacji istnienia zagroŝenia przedawnienia tych naleŝności. NIK pozytywnie ocenia działania Pani Dyrektor podjęte w trakcie kontroli, w wyniku których zakład budŝetowy uzyskał sądowe nakazy zapłaty w postępowaniu upominawczym z: 8., 17., 20., 22. i r. - łącznie na kwotę ,24 zł (w tym w 4 sprawach wniesionych do sądu w toku kontroli), o czym przekazała Pani Dyrektor informację po zakończeniu kontroli (pismami z: 6., 13., 15. i r.). Procedury kontroli finansowej ustalone przez Panią Dyrektor, wg stanu na dzień r., nie określały zasad postępowania w zakresie realizacji przychodów naleŝnych zakładowi budŝetowemu, w tym zasad windykacji jego naleŝności, takich jak: terminy wysyłania upomnień dłuŝnikom i kierowania spraw na drogę sądową czy występowania o wszczęcie egzekucji do komornika sądowego, kwoty zaległości budŝetowych wymagające zabezpieczenia. NIK pozytywnie ocenia ustalenie przez Panią Dyrektor w trakcie kontroli - procedur windykacji naleŝności ZB ABK z tytułu opłat za uŝywanie lokali mieszkalnych i uŝytkowych, w których określone zostały terminy wysyłania upomnień i zasady kierowania spraw na drogę postępowania sądowego oraz tryb sporządzania sprawozdań z efektów podejmowanych działań windykacyjnych. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi NajwyŜsza Izba Kontroli wnioskuje o: 1. Podjęcie działań zmierzających do spełnienia wymogu samofinansowania zakładu budŝetowego (z uwzględnieniem prawidłowego dotowania z budŝetu Gminy). 2. Zaktualizowanie Zakładowego Planu Kont poprzez wprowadzenie brakujących (obowiązkowych) kont oraz doprowadzenie go do stanu zgodnego z ewidencja księgową. 3. Prowadzenie ewidencji księgowej w sposób umoŝliwiający sporządzanie sprawozdań Rb-Z i Rb-N, ustalenie rzeczywistych kosztów prowadzonej działalności oraz usług finansowanych z udziałem dotacji z budŝetu Gminy (stanowiących podstawę do kalkulowania stawek jednostkowych dotacji przedmiotowych przekazywanych z budŝetu Gminy). 4. Terminowe przedkładanie sprawozdań budŝetowych Burmistrzowi Sianowa. 5. Rzetelne prowadzenie windykacji naleŝności zakładu budŝetowego. NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Panią Dyrektor w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o działaniach podjętych w celu ich realizacji lub o przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, przysługuje Pani Dyrektor prawo zgłoszenia na piśmie, do Dyrektora De-

5 5 legatury NIK w Szczecinie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.