Pani Beata Kurowska Prezes Sądu Rejonowego w Olsztynie

Transkrypt

1 Olsztyn, dnia 24 marca 2009 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w OLSZTYNIE ul. Artyleryjska 3e OLSZTYN tel./fax (0-89) , P/08/007 LOL /09 Pani Beata Kurowska Prezes Sądu Rejonowego w Olsztynie W y s tąpienie pokontrolne Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1071) zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Olsztynie skontrolowała w Sądzie Rejonowym w Olsztynie ( Sądzie ) wykonanie planu finansowego Sądu w 2008 r. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 13 marca 2009 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, stosownie do treści art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Pani Prezes niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia wykonanie przez Sąd planu finansowego w 2008 r., pomimo stwierdzenia uchybień, dotyczących zwłaszcza zgodności systemu rachunkowości, w tym systemu księgowości komputerowej, z obowiązującymi przepisami prawa. PowyŜszą ocenę ogólną uzasadniają następujące oceny cząstkowe i uwagi: 1. W 2008 r. Sąd otrzymał od dysponenta wyŝszego stopnia (Sądu Okręgowego w Olsztynie) środki finansowe w łącznej kwocie ,0 tys. zł, tj. o 689,2 tys. zł mniejszej od kwoty wydatków ustalonej dla Sądu w planie finansowym po zmianach. Z kwoty tej wydatkowano ogółem ,8 tys. zł (105,0% wydatków zrealizowanych w 2007 r.), głównie w dz. 755 Wymiar sprawiedliwości, rozdz Jednostki sądownictwa powszechnego (25.388,9 tys. zł, tj. 98,4% ogółu wydatków). W Ŝadnym z paragrafów klasyfikacji 1

2 budŝetowej nie została przekroczona kwota wydatków określona w planie finansowym po zmianach. Na podstawie decyzji dyrektora Sądu Okręgowego w Olsztynie plan ten zmieniany był w ciągu roku 23-krotnie, wskutek czego łączna kwota wydatków zwiększona została z ,0 tys. zł do ,2 tys. zł, tj. o 580,2 tys. zł. Ponadto, kierownik finansowy Sądu dokonał przesunięcia kwoty 622,9 tys. zł pomiędzy paragrafami klasyfikacji budŝetowej. W ocenie NIK, wszystkie zmiany w planie wydatków były celowe i wynikały z konieczności jego dostosowania do aktualnych potrzeb Sądu. W wyniku wzrostu przeciętnego zatrudnienia w 2008 r. (o 2,3 etatu), waloryzacji wynagrodzeń o stopień inflacji oraz podwyŝek związanych z awansami pracowników Sądu, wydatki na wynagrodzenia wraz z pochodnymi wzrosły w porównaniu z rokiem poprzednim o 1.348,7 tys. zł (9,1%) i wyniosły ,7 tys. zł. Kwota ta stanowiła 62,4% ogółu wydatków Sądu w 2008 r. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie wyniosło natomiast 4.365,0 zł i było o 336,0 zł (8,3%) wyŝsze niŝ w 2007 r. Wydatki na zakupy towarów i usług w 2008 r. wyniosły 2.016,0 tys. zł i stanowiły 7,8% ogółu wydatków Sądu w tym czasie. Analiza 5 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego (wytypowanych do kontroli na podstawie losowo dobranej próby zapisów księgowych), o łącznej wartości 1.019,7 tys. zł (50,6%) wykazała, Ŝe postępowania te przeprowadzono zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 1. Wszystkie wydatki związane były z bieŝącą działalnością Sądu. 2. Zobowiązania Sądu na koniec 2008 r. wynosiły 1.626,2 tys. zł i we wszystkich przypadkach nie były wymagalne. NaleŜy zauwaŝyć, Ŝe powstały one m.in. w wyniku nieprzekazania Sądowi przez dysponenta wyŝszego stopnia pełnej kwoty środków na wydatki ujęte w planie finansowym po zmianach, co w konsekwencji spowodowało obciąŝenie planu finansowego na 2009 r. Do dnia 31 grudnia 2008 r. Sąd nie uregulował bowiem m.in. zobowiązań dotyczących kosztów postępowania sądowego za grudzień 2008 r. (45,8 tys. zł) oraz obciąŝających pracodawcę składek na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy (164,4 tys. zł). Składki te opłacone zostały dopiero 6 stycznia, a więc z jednodniowym opóźnieniem. 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz ze zm. 2

3 3. W 2008 r. Sąd zrealizował dochody budŝetowe w dz. 755, rozdz w łącznej kwocie ,3 tys. zł (108,8% dochodów wykonanych przez Sąd w 2007 r. oraz 110,7% planu dochodów na 2008 r.). Z kwoty tej, ,0 tys. zł (93,3%) stanowiły dochody związane z prowadzonymi postępowaniami sądowymi. Pobrane dochody przekazane zostały na centralny bieŝący rachunek dochodów budŝetu państwa w pełnej kwocie oraz w terminach określonych w 13 ust. 4 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 stycznia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej i działalności inwestycyjnej sądów powszechnych 2. Niezgodnie natomiast z 18 ust. 4 ww. rozporządzenia, kierownik finansowy Sądu ujął w planie dochodów (w 0920 Pozostałe odsetki) dochody z tytułu odsetek od sum depozytowych (stanowiących m.in. własność osób fizycznych) przechowywanych przez Sąd w związku z toczącymi się postępowaniami sądowymi. W myśl tego przepisu odsetki od ww. sum nie stanowią bowiem dochodów budŝetowych, a powiększają te sumy. 4. NaleŜności Sądu na koniec 2008 r. wynosiły 2.316,7 tys. zł i dotyczyły wyłącznie kosztów postępowania sądowego ( 0690) oraz grzywien, mandatów i kar pienięŝnych od osób fizycznych ( 0570). Z kwoty tej, 1.300,4 tys. zł (56,1%) stanowiły naleŝności wymagalne. Były one o 146,5 tys. zł niŝsze od stanu naleŝności wymagalnych na koniec 2007 r. Kontrola wykazała, iŝ naleŝności sądowe w wysokości ,3 tys. zł ujmowane w ciągu 2008 r. w ewidencji analitycznej (księgach pomocniczych prowadzonych m.in. w formie kart dłuŝników) nie były na bieŝąco ewidencjonowane przez Oddział Finansowy Sądu w dzienniku i na kontach księgi głównej. Z naruszeniem art. 14 ust. 1 i art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 3, w ewidencji syntetycznej ujmowano je bowiem zbiorczo raz na kwartał, przy czym naleŝności za I kwartał 2008 r. w kwocie 4.821,1 tys. zł zaksięgowano w kwietniu, za II (4.743,5 tys. zł) w lipcu, za III (4.540,8 tys. zł) w październiku, zaś za IV kwartał (3.478,9 tys. zł) w dniu 31 grudnia 2008 r. Było to równieŝ niezgodne z obowiązującą w Sądzie polityką rachunkowości. Przyjęty sposób ewidencjonowania naleŝności sądowych miał takŝe wpływ na rzetelność ksiąg rachunkowych, gdyŝ zestawienia obrotów i sald sporządzone za miesiące od stycznia do listopada nie przedstawiały faktycznych danych o stanie tych naleŝności. Jedynie dane na koniec 2008 r., 2 Dz. U. Nr 11, poz Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm. 3

4 wykazane w zestawieniu obrotów i sald za miesiąc grudzień były w pełni zgodne ze stanem faktycznym. 5. Wyniki analitycznego przeglądu ksiąg rachunkowych, przeprowadzonego na pełnym zbiorze zapisów księgowych oraz badania próby 71 dowodów księgowych dotyczących wydatków na łączną kwotę 1.593,4 tys. zł (wylosowanych do badania z wykorzystaniem metody monetarnej - MUS) pozwalają pozytywnie ocenić wiarygodność ksiąg rachunkowych w tym zakresie. Zaewidencjonowano w nich bowiem zdarzenia, które faktycznie miały miejsce, a kwoty zaksięgowanych operacji wynikały z dowodów źródłowych stanowiących podstawę księgowania. Stwierdzono jedynie dwa przypadki zaksięgowania operacji gospodarczych, o łącznej wartości 8,2 tys. zł, do niewłaściwych miesięcy. Nieprawidłowości w tym zakresie nie przekroczyły zatem załoŝonego progu istotności na poziomie 1,5% ogółu wydatków. Negatywnie natomiast NIK ocenia zgodność wykorzystywanego w Sądzie systemu księgowości komputerowej (program Księgowość FK ) z wymogami ustawy o rachunkowości, poniewaŝ: - księgi rachunkowe nie zostały w ww. programie oznaczone w sposób określony w art. 13 ust. 4, gdyŝ zarówno dziennik, księga główna, jak i księgi pomocnicze oznaczone zostały nazwą jednostki wyłącznie na pierwszych stronach tych ksiąg, - wbrew art. 18 ust. 1, obroty wykazane w zestawieniach obrotów i sald za miesiące styczeń, maj i październik oraz od początku 2008 r. nie były zgodne z obrotami dziennika, co było efektem błędu, który wystąpił w trakcie aktualizacji programu, - program ten nie zapewnia ciągłości numeracji zapisów w dzienniku, do czego zobowiązuje art. 14 ust. 2. Badanie 33 zapisów księgowych o łącznej wartości 1.625,5 tys. zł, wytypowanych do kontroli na podstawie analitycznego przeglądu ksiąg wykazało ponadto, Ŝe program Księgowość FK nie zapewnia naleŝytej kontroli kompletności zapisów oraz ich poprawności podczas rejestrowania i księgowania operacji gospodarczych przez pracowników Oddziału Finansowego. W rezultacie aŝ spośród skontrolowanych zapisów (16,3%) nie zawierało daty operacji gospodarczej, przy czym w przypadkach takŝe daty dowodu. W odniesieniu do 20 zapisów, zarejestrowana w systemie data dowodu była późniejsza od daty jego wpływu do Sądu, zaś w trzech przypadkach data zarejestrowania zapisu była wcześniejsza od daty wystawienia dowodu. 4

5 6. Roczne sprawozdania budŝetowe Rb-23, Rb-27, Rb-28 oraz Rb-N i Rb-Z sporządzone zostały rzetelnie, gdyŝ wykazane w nich kwoty wydatków, dochodów, naleŝności i zobowiązań, a takŝe stan środków na rachunkach bankowych były zgodne z ewidencją księgową. Zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, na koniec 2008 r. przeprowadzono inwentaryzację środków pienięŝnych w kasach Sądu, rzeczowych aktywów trwałych, środków pienięŝnych znajdujących się na rachunkach bankowych oraz składników aktywów i pasywów na kontach bilansowych (w drodze inwentaryzacji poprzez weryfikację). Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Przekazanie podmiotom odpowiedzialnym za funkcjonowanie programu Księgowość FK pełnej informacji o wadach tego programu, w celu ich wyeliminowania. 2. Podjęcie działań zapewniających bieŝące księgowanie naleŝności sądowych w dzienniku i na kontach księgi głównej. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Olsztynie, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Panią Prezes, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu bądź o działaniach podjętych w celu realizacji tych wniosków lub o przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Pani prawo zgłoszenia na piśmie, do dyrektora Delegatury NIK w Olsztynie, umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym wyŝej mowa, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. Z powaŝaniem 5

6 Rozdzielnik: 1.Adresat. 2. NIK Departament Administracji Publicznej. 3. a/a L:\Teksty wystapien\2009\p _sr Olsztyn_wystapienie.doc 6