Warszawa, dnia listopada 2007 r. I/07/002 LWA

Transkrypt

1 Warszawa, dnia listopada 2007 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W WARSZAWIE ul. Filtrowa 57, Warszawa tel.: fax: I/07/002 LWA tekst ujednolicony Pan Michał Strąk Dyrektor Biblioteki Publicznej m. st. Warszawy Biblioteki Głównej Województwa Mazowieckiego w Warszawie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Warszawie skontrolowała Bibliotekę Publiczną m. st. Warszawy Bibliotekę Główną Województwa Mazowieckiego zwaną dalej Biblioteką w zakresie gospodarowania środkami publicznymi przez instytucje kultury w latach 2005 I kwartał 2007, dla których organizatorem są jednostki samorządu terytorialnego województwa mazowieckiego. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 13 listopada 2007 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia gospodarowanie przez Bibliotekę środkami publicznymi, mimo stwierdzonych nieprawidłowości niemających jednakŝe wpływu na działalność statutową. 1 Dz. U. z 2001 r. Nr 85, poz. 937 ze zm.

2 2 Biblioteka realizowała zadania zgodnie z celami statutowymi w szczególności poprzez gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie materiałów bibliotecznych, pełnienie funkcji ośrodka informacji biblioteczno-bibliograficznej, udzielanie bibliotekom publicznym pomocy instrukcyjno-metodycznej i szkoleniowej oraz sprawowanie nadzoru merytorycznego nad bibliotekami tworzącymi sieć biblioteczną na terenie województwa mazowieckiego. W okresie objętym kontrolą Biblioteka zrealizowała przychody w wysokości: w 2005 r ,6 tys. zł, w tym: ,3 tys. zł (72% przychodów) stanowiła dotacja podmiotowa z budŝetu Województwa Mazowieckiego, 1.600,3 tys. zł stanowiły dotacje inwestycyjne, 1.249,3 tys. zł stanowiły dotacje celowe, a 1.354,6 tys. zł przychody własne, w 2006 r ,7 tys. zł, w tym: ,2 tys. zł (58%) stanowiła dotacja podmiotowa z budŝetu Województwa Mazowieckiego, 5.018,0 tys. zł stanowiły dotacje inwestycyjne, 1.710,9 tys. zł stanowiły dotacje celowe, a 1.431,5 tys. zł przychody własne; w I kwartale 2007 r ,6 tys. zł, w tym: 3.360,7 tys. zł (81%) stanowiła dotacja podmiotowa z budŝetu Województwa Mazowieckiego, 663,2 tys. zł stanowiły dotacje inwestycyjne, a 125,6 tys. zł stanowiły przychody własne. Koszty działalności Biblioteki wyniosły: w 2005 r ,1 tys. zł, w tym: ,5 tys. zł (89%) stanowiły koszty działalności bieŝącej, których główną pozycją były koszty wynagrodzeń z pochodnymi w wysokości 9.257,2 tys. zł (tj. 68% kosztów bieŝących) 1.630,6 tys. zł wydatki inwestycyjne, w 2006 r ,7 tys. zł, w tym ,1 tys. zł (75%) stanowiły koszty działalności bieŝącej, których główną składową były koszty wynagrodzeń z pochodnymi w wysokości zł, tj. 66% kosztów bieŝących, 5.033,6 tys. zł inwestycje, w I kwartale 2007 r ,5 tys. zł, w tym 3.084,3 tys. zł (82%) stanowiły koszty działalności bieŝącej (w tym wynagrodzenia 2.502,9 tys. zł, tj. 81% kosztów bieŝących) i 663,2 tys. zł inwestycje. Z łącznej kwoty przyznanych na rok 2005 dotacji celowych i inwestycyjnych 3.513,9 tys. zł Biblioteka nie wykorzystała 664,3 tys. zł, co stanowiło 18,9% przyznanych środków, a z dotacji przyznanych na rok 2006 w kwocie 7.800,8 tys. zł nie wykorzystano 1.071, 8 tys. zł (13,7%). Biblioteka nie składała deklaracji oraz nie uiściła podatku od nieruchomości za lata , do czego była zobowiązana na podstawie art. 6 ust. 9 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 o podatkach i opłatach lokalnych 2, jako uŝytkownik nieruchomości połoŝonych przy ul. Koszykowej 26/28 oraz ul. Sułkowskiego 26 w Warszawie. Dopiero 2 Dz. U. z 2006 r. Nr 121, poz. 844 ze zm.

3 3 w czasie kontroli Biblioteka złoŝyła zaległe deklaracje na podatek od nieruchomości za lata , ale do dnia zakończenia kontroli nie uregulowała zobowiązań wynikających z niezapłaconego podatku. Podatek za rok 2007 Biblioteka uiściła po terminie określonym w cytowanym przepisie, tj. w dniach: 22 sierpnia, 6, 9 i 11 września 2007 r. w łącznej wysokości ,06 zł (w tym: zł podatek oraz 1.187,06 zł odsetki). Kontrola wydatkowania środków pochodzących z 7 dotacji celowych w łącznej kwocie 2.470,8 tys. zł (w tym 1.280,8 tys. zł w roku 2005 oraz tys. zł w roku 2006) wykazała, iŝ: dwie z dotacji, przyznane w kwocie 250 tys. zł na zakup centrali telefonicznej oraz w kwocie 250 tys. zł na konserwację zasobów archiwalnych zostały wykorzystane przez Bibliotekę w kwotach niŝszych odpowiednio w wysokości 131,3 tys. zł oraz 110 tys. zł; kwota 280,8 tys. zł w ramach dotacji na zakup nowości wydawniczych dla bibliotek publicznych została wydatkowana bez stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 3, do czego obligowały Bibliotekę zapisy umowy o dotację. Przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia uniemoŝliwił zbyt krótki termin wyznaczony przez organizatora na realizację zadania (umowę podpisano 9 listopada 2005 r., a termin jego realizacji określono na 28 listopada 2005 r.); wyboru usług dotyczących szkolenia z zakresu informatyzacji oraz organizacji i zarządzania bibliotekami na łączną kwotę 125,9 tys. zł dokonano z pominięciem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, mimo iŝ stosownie do postanowień umowy o dotację (nr 12/KP.III./D/06), Biblioteka była do tego zobowiązana. Środki z dotacji zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w umowach o dotacje, a niewykorzystane kwoty zwrócono w terminie na rachunek organizatora. NIK nie zgłasza uwag do zbadanych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na zakup sprzętu komputerowego na kwotę 217,2 tys. zł oraz na wybór miejsca szkolenia na kwotę 247,8 tys. zł. Przyjęta przez Bibliotekę polityka rachunkowości z dnia 18 maja 2004 r. nie zawierała wszystkich elementów określonych w art. 10 ust. pkt 1, 3 i 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, tzn.: metod wyceny aktywów i pasywów, ustalania wyniku 3 Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163ze zm.

4 4 finansowego, uŝytkowanego systemu informatycznego oraz systemu słuŝącego ochronie danych i ich zbiorów w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i in. dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Ponadto, nie został zaktualizowany, przyjęty Zarządzeniem Dyrektora z dnia 30 grudnia 2001 r., zakładowy plan kont wraz z zasadami klasyfikacji zdarzeń i zasadami prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, co było niezgodne z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Biblioteka w latach , niezgodnie z art. 29 ust. 3 pkt 1 i ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, 4 nie dokonywała zmniejszeń funduszu instytucji kultury o kwotę umorzenia i zwiększeń o amortyzację. Było to, zdaniem NIK, jedną z konsekwencji braku aktualnej polityki rachunkowości i naruszało zasadę rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej określonej w art. 4 ust.1 ustawy o rachunkowości. W kontrolowanym okresie Biblioteka terminowo regulowała zobowiązania z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat na PFRON (z wyjątkiem dwóch jednodniowych opóźnień w lutym i październiku 2005). Analiza 5 wybranych umów zleceń i 5 umów o dzieło wykazała, Ŝe składki na ubezpieczenia oraz zaliczki na podatek dochodowy naliczane były zgodnie z obowiązującymi przepisami. W toku kontroli stwierdzono, iŝ Biblioteka terminowo składała deklaracje VAT-7 oraz opłacała podatek od towarów i usług w wysokości: 70,9 tys. zł w roku 2005, 67,1 tys. zł w roku 2006 oraz 19 tys. zł w I kw r. W Bibliotece nie prowadzono jednak ewidencji podatku naliczonego VAT i w związku z tym nie wykazywano w deklaracjach wysokości podatku naliczonego, mimo poniesienia wydatków na cele inwestycyjne w wysokości 1.630,6 tys. zł brutto w roku 2005 oraz 5.033,6 tys. zł brutto w roku W złoŝonych terminowo sprawozdaniach Rb-N i Rb-Z za IV kwartał 2005 r., IV kwartał 2006 r. oraz I kwartał 2007 r. Biblioteka wykazała stan naleŝności i zobowiązań według danych zawartych w księgach rachunkowych i dokumentach źródłowych 4 Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.

5 5 im odpowiadających. Ponadto, Biblioteka terminowo sporządziła roczne sprawozdania finansowe za lata , które zostały zatwierdzone przez Organizatora. Stwierdzono jednak, iŝ Biblioteka posiadała zobowiązania wymagalne z tytułu przyjętych w depozyt, a nie zwróconych wykonawcom, pomimo upływu terminu ich zwrotu określonego w umowach, zabezpieczeń naleŝytego wykonania 6 z 10 skontrolowanych umów, na łączną kwotę ,56 tys. zł (stan na dzień 31 marca 2007 r.). Zobowiązania te, zgodnie z 2 ust. 1 pkt 3 załącznika nr 6 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych 5, nie zostały wykazane w sprawozdaniach Rb-Z sporządzanych przez Bibliotekę. Kontrola wykazała, Ŝe chociaŝ ustalone w Regulaminie Wynagradzania Pracowników Biblioteki kategorie zaszeregowania i wysokość wynagrodzeń wypłacanych na podstawie pięciu skontrolowanych umów o pracę nie przekraczały progów określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury 6, to dwóm pracownikom nie doliczono do wynagrodzenia zasadniczego dodatku za pracę w szkodliwych warunkach, tj. wykonywaną przy obsłudze elektronicznych monitorów ekranowych, do czego zobowiązywał 2 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 10 listopada 2004 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury 7. Trzem innym pracownikom przyznano w roku 2005 dodatek za pracę przy obsłudze elektronicznych monitorów ekranowych, mimo Ŝe od dnia 1 stycznia 2005 r. praca ta nie była juŝ zaliczana do prac wykonywanych w warunkach szkodliwych dla zdrowia, szczególnie uciąŝliwych lub niebezpiecznych, określonych w Załączniku Nr 4 do rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Dokonanie rozliczenia zaległego podatku od nieruchomości za lata Dz. U. Nr 113, poz Dz. U. Nr 45, poz.446 ze zm. Dz. U. Nr 255, poz

6 6 2. Wydatkowanie środków z dotacji zgodnie z zapisami umów w zakresie stosowania przepisów o zamówieniach publicznych. 3. Ustalenie polityki rachunkowości zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości. 4. Dostosowanie postanowień Regulaminu wynagradzania Biblioteki do przepisów rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. 5. RozwaŜenie moŝliwości wykazania do zwrotu nadwyŝki podatku naliczonego nad naleŝnym, przysługującego na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. 6. Dokonywanie analizy zawartych umów w zakresie zwrotu zabezpieczenia ich realizacji wniesionego przez wykonawców. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Warszawie, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Dyrektora w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu Dyrektorowi prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Warszawie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. Rozdzielnik: 1. Adresat 2. a/a