REJESTRACJA PROJEKTÓW Klawisze skrótów: F7 wywołanie zapytania (% - zastępuje wiele znaków _ - zastępuje jeden znak F8 wyszukanie według podanych kryteriów (system rozróżnia małe i wielkie litery) F9 wywołanie listy wartości F6 Wprowadzanie nowych danych (nowego rekordu) F10 zapisanie dokonanych zmian F3 Kopiuje pole powyżej F4 Kopiuje wiersz powyżej Ctrl + F1 wywołuje listę dostępnych klawiszy skrótów - nie zamykaj formularza. Kiedy ikona jest zaznaczona po wywołaniu nowego formularza przy wyjściu z niego system powróci do formularz na którym zaznaczyliśmy ikonę. - zapisz. Zapisuje dokonane zmiany. Tą samą funkcję spełnia F10 - nowy rekord. Wprowadzanie nowych danych. Tą samą funkcję spełnia F6 - usuń rekord. Usuwa wprowadzone dane. W momencie zapisu dokonanej zmiany dane są usuwane z systemu. - czyść rekord. Czyści dane wprowadzone w danym rekordzie. (Wykorzystywany często przy rezygnacji z wprowadzania nowego dokumentu) - Kopiuj wiersz. Tę samą funkcję spełnia F4 - Kopiuj pole. Tę samą funkcję spełnia F3 - Redaguj zapytanie. Tę samą funkcję spełnia F7 - Wykonaj zapytanie. Tę samą funkcję spełnia F8 - Policz. Zlicza rekordy (np. ilość dokumentów wyszukanych wg zadanego kryterium.) Rezultat wyświetlany jest w polu komunikatów w dolnej części ekranu. - Pierwszy rekord. Powoduje przejście do pierwszego rekordu na liście - Poprzedni rekord. Powoduje przejście do poprzedniego rekordu na liście - Następny rekord. Powoduje przejście do kolejnego rekordu na liście - Ostatni rekord. Powoduje przejście do ostatniego rekordu na liście - Edytuj. Edycja wskazanego rekordu (CTRL+E). - Informacja dodatkowa. - Pola definiowalne - Zmień oddział - Pomoc. Uruchamia okno pomocy. - Zakończ. Zamyka formularz. Wyjście z trybu Redaguj zapytanie. (CTRL+Q) - Filtr 1
SPIS TREŚCI 1. Przeglądanie projektów... 3 1.1 Wprowadzanie nowego projektu... 3 1.2 Rejestracja etapów projektu... 4 1.3 Koszty planowane... 6 1.4 Zmiana statusu na Zaplanowany...10 1.5 Realizacja etapów...11 1.6 Rejestracja kosztów poniesionych...11 1.7 Zakończenie etapu...12 1.8 Zakończenie projektu...12 1.9 Modyfikacja projektu...12 1.10 Usuwanie projektu...13 2
1. Przeglądanie projektów PRJ Projekt Przeglądanie projektów Rysunek 1 - Przeglądanie projektów Przed wyszukiwaniem projektów należy zaznaczyć pozycję filtra Projekty przypisane do na Wszystkie (Rys.1 PUNKT 1). W lewym górnym rogu formularza (Rys.1 PUNKT 2) znajduje się filtr Status projektów, który automatycznie filtruje projekty w zależności od ich statusów. Jeżeli na filtrze zaznaczona będzie pozycja Nowe to po zaplanowaniu projektu (przejście ze statusu Nowy na status Zaplanowany) projekt przestanie być widoczny. Aby go odnaleźć należy zmienić filtr na Zaplanowane lub też na Wszystkie. Najlepiej podczas pracy z projektem zapamiętać jego nr wewnętrzny i zastosować filtr Wszystkie. 1.1 Wprowadzanie nowego projektu W celu rozpoczęcia wprowadzania nowego projektu należy, nie będąc w trybie wyszukiwania (seledynowy), nacisnąć F6 lub 3
Rysunek 2 - Nowy projekt Następne kroki to: Określenie Rodzaju lista (Rys.2 PUNKT 1) Określenie Priorytetu lista (Rys.2 PUNKT 2) Wypełnienie pola Temat (Rys.2 PUNKT 3) Wypełnienie pola Stan. Kosztów lista (Rys.2 PUNKT 4). Stanowisko kosztów określa konto księgowe, na którym rejestrowane są koszty poniesione na realizację projektu. Jeżeli w momencie rejestracji nowego projektu, konto kosztowe nie zostało jeszcze utworzone w księgowości, to można to pole pozostawić puste i wprowadzić jego wartość po utworzeniu konta księgowego. Wypełnienie pola Narzut % (Rys.2 PUNKT 5) Wypełnienie pola Opis (Rys.2 PUNKT 6) Wprowadzenie Planowanej daty rozpoczęcia (Rys.2 PUNKT 7) Wprowadzenie Planowanej daty zakończenia (Rys.2 PUNKT 8) Określenie Umowy lista (Rys.2 PUNKT 9) Lista zawiera zarejestrowane w systemie umowy z wykonawcą zewnętrznym. Określenie jednostki realizującej lista (Rys.2 PUNKT 10) Lista jednostek tworzona jest na podstawie struktury organizacyjnej uczelni i pozwala na wybór poziomu szczegółowości jednostki. Określenie Pracownika odpowiedzialnego lista (Rys.2 PUNKT 11) Określenie Kierownika projektu lista (Rys.2 PUNKT 12) Określenie Zadania inwestycyjnego lista (Rys.2 PUNKT 13) Zakłada się, iż do wyboru będzie zawsze jedno wspólne zadanie inwestycyjne BN. Zapisanie zmian F10 lub Przejście na zakładkę Etapy (Rys.2 PUNKT 14). 1.2 Rejestracja etapów projektu 4
Rysunek 3 - Nowy etap Każdy projekt powinien posiadać przynajmniej jeden etap w całości obejmujący daty rozpoczęcia oraz zakończenia projektu. W celu utworzenia etapu można: wprowadzić go ręcznie za pomocą przycisku F6 lub, dodać etapy na podstawie rodzaju projektu prawy przycisk myszy (PPM) w bloku Etapy i wybrać Dodaj etapy na podstawie rodzaju (Rys.3) z menu kontekstowego. 5
Rysunek 4 - Etapy Etapy projektu pozwalają na podział jego realizacji na części. Każdy z etapów musi posiadać: Lp (Rys.4 PUNKT 1) Nazwę czterocyfrowe oznaczenie roku (Rys.4 PUNKT 2) Każdy etap musi być kolejnym rokiem projekt nie może posiadać dwóch lub więcej etapów na ten sam rok. Wagę zawsze 1 (Rys.4 PUNKT 3) Rodzaj - lista w zależności od rodzaju projektu (Rys.4 PUNKT 4) Planowaną datę rozpoczęcia (Rys.4 PUNKT 6) Planowaną datę zakończenia (Rys.4 PUNKT 7) Wartość w polach dodatkowych (Rys.4 PUNKT 8) Wartości w polach dodatkowych zależą od rodzaju projektu, jednak pierwsza z nich Kwota przyznana [PLN] wypełniana jest dla każdego z rodzajów. Założenie przy wprowadzaniu dat planowanych dla projektów oraz ich etapów jest takie, że minimalna planowana data rozpoczęcia któregokolwiek z etapów musi być taka sama jak planowana data rozpoczęcia projektu. Analogicznie, maksymalna planowana data zakończenia któregokolwiek z etapów musi być taka sama jak planowana data zakończenia projektu. Po zakończeniu pracy z tworzeniem etapów należy zapisać zmiany (F10 lub ), a następnie zamknąć formularz przyciskiem. Po wprowadzeniu projekt ma status Nowy. 1.3 Koszty planowane 6
W celu przejścia do planowania kosztów projektu należy z menu kontekstowego projektu lub też etapu (PPM) wybrać pozycję Planuj projekt (Rys.5) Rysunek 5 - Planuj projekt Po uruchomieniu się formularza Planowanie projektu (Rys 6) należy z menu kontekstowego (PPM) wybrać pozycję Kalkulacje kosztów etapu. 7
Rysunek 6 - Planowanie kosztów Planowanie kosztów otworzy nowy formularz Kalkulacje kosztów (Rys.7). 8
Rysunek 7 - Kalkulacje kosztów Po uruchomieniu się formularza Kalkulacje kosztów, należy Wybrać etap dla którego wprowadzane będą koszty planowane (Rys.7 PUNKT 1) Przejść na zakładkę Ogólne (Rys.7 PUNKT 2) Określić Typ kosztu lista (Rys.7 PUNKT 3) Określić Kod typu realizacji w ramach Typu kosztu lista (Rys.7 PUNKT 4) Wprowadzić wartość planowaną (Rys.7 PUNKT 5) Zaznaczenie w polu Narzut (Rys.7 PUNKT 6) określa czy dla danego Kodu typu realizacji obliczany jest % narzutu. Zmiana obliczania narzutu wykonywana jest podczas konfiguracji typów realizacji i nie jest możliwa podczas rejestracji kalkulacji kosztów. Po wprowadzeniu wszystkich wartości dla każdego z etapów należy zapisać zmiany (F10 lub ), a następnie zamknąć formularz przyciskiem. Po zamknięciu, system przejdzie do formularza Planowanie projektu, który również należy opuścić poprzez przycisk. UWAGA Po wprowadzeniu kosztów planowanych i powrocie do formularza Przeglądanie projektów należy uruchomić akcję przeliczającą wartości poniesione oraz przeniesione dla poszczególnych etapów. W tym celu, stojąc na projekcie (żółty wiersz), dla którego chcemy wykonać przeliczenia należy z menu kontekstowego (PPM) wybrać pozycję Menu akcje PRJ przeniesienie kosztów w polach dodatkowych (Rys.8) 9
Rysunek 8 - Przeniesienie kosztów w polach dodatkowych 1.4 Zmiana statusu na Zaplanowany Po zarejestrowaniu kosztów planowanych należy z menu kontekstowego projektu (PPM) wybrać pozycję Zmień status projektu -> Zaplanowany (Rys.9) 10
Rysunek 9 - Projekt - zaplanowany Po zaplanowaniu projektu, status projektu oraz jego etapów zmieni się na Zaplanowany. Ponadto sam projekt zostanie zatwierdzony i nadany zostanie jego numer. Zatwierdzenie projektu uniemożliwia modyfikację jego danych. 1.5 Realizacja etapów Kolejnym krokiem jest realizacja etapów. W tym celu należy przejść na zakładkę Etapy i dla wybranego etapu z menu kontekstowego (PPM) wybrać Zmień status etapu -> Realizowany. System będzie wymagał podania rzeczywistej daty rozpoczęcia etapu projektu. Po podaniu daty, status etapu oraz projektu zmieni się na Realizowany. 1.6 Rejestracja kosztów poniesionych Dla etapu w statusie Realizowany możliwe jest ręczne wprowadzanie kosztów poniesionych. W tym celu z menu kontekstowego (PPM) projektu wybrać należy pozycję Realizuj projekt. 11
Rysunek 10 - Realizacja projektu W celu zarejestrowania kosztu dla etapu należy: Wybrać etap dla którego wprowadzane będą koszty poniesione (Rys.10 PUNKT 1) Przejść na zakładkę Ogólne (Rys.10 PUNKT 2) Określić Typ kosztu lista (Rys.10 PUNKT 3) Określić Kod typu realizacji w ramach Typu kosztu lista (Rys.10 PUNKT 4) Wprowadzić datę kosztu (Rys.10 PUNKT 5) Wprowadzić wartość poniesioną (Rys.10 PUNKT 6) Po wprowadzeniu wszystkich wartości dla każdego z etapów należy zapisać zmiany (F10 lub ), a następnie zamknąć formularz przyciskiem. 1.7 Zakończenie etapu Żeby zakończyć projekt wszystkie jego etapy muszą być zakończone. W tym celu należy przeprowadzić zmianę statusów wszystkich jego etapów na Zakończony. Odbywa się to na zakładce Etapy poprzez menu kontekstowe (PPM) dla każdego z etapów projektu - Zmień status etapu -> Zakończony. System będzie wymagał podania rzeczywistej daty zakończenia etapu projektu. Po podaniu daty status etapu zmieni się na Zakończony 1.8 Zakończenie projektu W celu zakończenia projektu należy z menu kontekstowego (PPM) wybrać Zmień status projektu -> Zakończony 1.9 Modyfikacja projektu Modyfikować można tylko i wyłącznie projekty, które nie są zatwierdzone oraz etapy, które są w statusie Nowy. Zatwierdzanie oraz Cofanie zatwierdzenia projektu odbywa się z poziomu menu kontekstowego (PPM) Zatwierdź projekt oraz Cofnij zatwierdzenie. 12
W momencie zmiany statusu projektu z Nowy na Zaplanowany projekt automatycznie zostaje zatwierdzony. 1.10 Usuwanie projektu Usunięcie projektu jest możliwe tylko wtedy kiedy projekt i jego etapy znajdują się w statusie Nowy oraz usunięte zostaną koszty zaplanowane i poniesione. Zmiana statusów projektu oraz etapów przebiega analogicznie do zmiany statusu na Zaplanowany, Realizowany czy Zakończony i odbywa się z poziomu menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem) Zmień status projektu -> Nowy oraz Zmień status etapu -> Nowy. Usuwanie kosztów poniesionych oraz zaplanowanych odbywa się w tym samym momencie co ich rejestracja. W związku z tym, usuwanie kosztów poniesionych odbywa się dla etapów w statusie Realizowany, natomiast usuwanie kosztów planowanych dla etapów w statusie Nowy. 13