Dokumentacja użytkownika E-działania - POLCHAR

Transkrypt

1 Dokumentacja użytkownika systemu E-działania POLCHAR POLCHAR Sp. z o. o. Szczecin 2015 Strona 1 z 31

2 Spis treści Zawartość 1. Wstęp Uruchomienie E-działania Opis strony startowej Zaloguj Pola Rejestruj Pola Przypomnij hasło Pola Zgłoszenie (użytkownik niezalogowany) Pola Rejestracja i logowanie Konto pracownika Pulpit Dodanie zgłoszenia Zagrożenie Niezgodność Nakaz Lista zgłoszeń Podgląd zgłoszenia (przyczyna, opracowanie, realizacja, ocena, komentarze) Edycja zgłoszenia Zaawansowana wyszukiwarka Panel wyszukiwania Filtry wyszukiwania Wyniki wyszukiwania Strona 2 z 31

3 1. Wstęp System informatyczny wdrożony w firmie POLCHAR odpowiada za dodawanie oraz obsługę zgłoszeń powstających w wyniku nieprawidłowości na terenie zakładu. System pozwala również na obsługę zgłoszeń powstałych w wyniku kontroli jakości ISO oraz umożliwia zarządzanie obiegiem dokumentów. Wdrożony system jest elastyczny i nowoczesny, co pozwala na ciągły rozwój w kolejnych okresach użytkowania. System posiadał mechanizm raportowania, obsługi wielu użytkowników oraz jest przystosowany do pracy z urządzeniami mobilnymi w zakresie wysyłania zgłoszeń. Cele, które zostały zrealizowane w systemie to m.in. - Zbudowanie systemu opartego o technologię www, dostępnego w sieci Internet, - Mechanizm zapisu i odczytu zgłoszeń on-line, - Zmniejszenie czasochłonności obsługi procesów (ograniczenie pracochłonności, wspomaganie systemowe i powiadomienia), - Zapewnienie bezpośredniego dostępu do informacji, - Usprawnienie przepływu informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa niezbędnego dla realizacji procesów kontroli jakości, - Raportowanie danych przechowywanych w systemie, - Możliwość dalszej rozbudowy w przyszłości, w zależności od rozwoju firmy i jej potrzeb, - Intuicyjna obsługa aplikacji, - Przystosowanie formularza zapisu zgłoszenia oraz pulpitu do urządzeń mobilnych, - Dostęp do bieżących i historycznych informacji w ustalonym zakresie. Strona 3 z 31

4 2. Uruchomienie E-działania 2.1 Opis strony startowej W celu uruchomienia systemu E-działania należy połączyć się przez przeglądarkę internetową ze stroną Rys. 1 Po wpisaniu poprawnego adresu w przeglądarkę internetową wyświetlona zostaje strona logowania. Rys. 2 Menu Zgłoszenia Zakładka wyświetla stronę, na której istnieje możliwość dodania zgłoszenia przez osoby nieposiadające konta w systemie. Zaloguj Zakładka wyświetla stronę logowania. Rejestruj Zakładka wyświetla stronę rejestracji nowego użytkownika. Przypomnij hasło Zakładka wyświetla stronę odzyskiwania hasła. Strona 4 z 31

5 2.1.1 Zaloguj Pola Nazwa użytkownika (pole obowiązkowe) o - Pole umożliwia wprowadzenie nazwy użytkownika (loginu lub adresu ). Nazwa użytkownika jest niezbędna podczas logowania (maksymalnie 50 znaków). o - Dozwolone znaki - aa-zz, 0-9 Hasło (pole obowiązkowe) o - Pole umożliwia wprowadzenie hasła użytkownika, które jest niezbędne podczas logowania (maksymalnie 50 znaków). o - Dozwolone znaki - aa-zz, 0-9, bez polskich znaków. Zapamiętaj hasło o - Pole typu lista rozwijana z możliwością wyboru opcji zapamiętania hasła użytkownika. W przypadku braku zapamiętania hasła logowanie jest ważne do momentu ręcznego wyjścia z systemu lub zamknięcia okna przeglądarki. Zapamiętanie hasła ważne jest przez dwa tygodnie po zamknięciu przeglądarki. Zapamiętanie hasła przestaje być aktywne po ręcznym wylogowaniu się. Przycisk Zaloguj o - Po poprawnym wprowadzeniu danych w polach nazwa użytkownika i hasło oraz kliknięciu przycisku Zaloguj zostaje wyświetlona główna strona portalu. o Po wprowadzeniu niepoprawnych danych, wyświetlony zostaje komunikat z informacją, które dane zostały błędnie uzupełnione. Rys. 3 Strona 5 z 31

6 2.1.2 Rejestruj Pola Formularz rejestracji nowego konta został przedstawiony poniżej: Rys. 4 Nazwa użytkownika lub (pole obowiązkowe) o Pole, w którym należy wprowadzić nazwę nowego użytkownika systemu (maksymalnie 50 znaków). Adres (pole obowiązkowe) o Pole, które należy uzupełnić adresem , z którego korzysta (maksymalnie 50 znaków). o Dozwolone znaki - aa-zz, 0-9, bez polskich znaków. Hasło (pole obowiązkowe) o Pole, w którym należy wpisać hasło. Hasło umożliwia dostęp do konta użytkownika (maksymalnie 50 znaków). Strona 6 z 31

7 Potwierdź hasło (pole obowiązkowe) o Pole, w którym należy wprowadzić ponownie hasło użytkownika (maksymalnie 50 znaków). Numer telefonu (pole obowiązkowe) o Pole należy uzupełnić numerem telefonu (dokładnie 9 cyfr, bez myślników). Wyrażam zgodę na otrzymywanie powiadomień dot. obsługi zgłoszeń o Pole typu lista rozwijana, które należy zatwierdzić, jeżeli użytkownik wyraża zgodę na otrzymywanie powiadomień owe dotyczące realizacji zamówień, np. zmiana statusu zlecenia Przypomnij hasło Pola Poniżej znajduje się formularz odzyskiwania hasła. Rys. 5 Nazwa użytkownika lub o Należy podać nazwę konta, do którego użytkownik potrzebuje uzyskać dostęp (maksymalnie 50 znaków). Strona 7 z 31

8 Adres o Należy podać adres do konta, do którego użytkownik potrzebuje uzyskać dostęp (maksymalnie 50 znaków). o Dozwolone znaki - aa-zz, bez polskich znaków. Przycisk Odzyskaj hasło o Po wprowadzeniu poprawnych danych potrzebnych do odzyskania hasła, na podany adres zostanie wysłana wiadomość z dalszymi krokami, jakie należy wykonać, aby odzyskać hasło. o Po wpisaniu błędnych danych wyświetlony zostanie komunikat o wprowadzeniu niepoprawnych danych (poniższy zrzut ekranu). Rys Zgłoszenie (użytkownik niezalogowany) Pola Poniżej przedstawiony został formularz dodawania nowego zgłoszenia dla niezalogowanego użytkownika. Strona 8 z 31

9 Rys. 7 Data wystąpienia (pole obowiązkowe) o Pole zawiera informację od kiedy ważne jest zgłoszenie (dokładnie 8 cyfr, format RRRR-MM-DD). Strona 9 z 31

10 Zakład (pole obowiązkowe) o Pole typu lista rozwijana. Wskazuje zakład, na którym występuje zagrożenie. Obszar (pole obowiązkowe) o Pole typu lista rozwijana. Wskazuje obszar zagrożenia. Skrócony tytuł (pole obowiązkowe) o W polu należy wpisać skrócony tytuł zagrożenia (maksymalnie 100 znaków). Opis zgłoszenia (pole obowiązkowe) o W polu należy wpisać pełny opis zagrożenia (maksymalnie 500 znaków). Działania zabezpieczające (pole obowiązkowe) o W polu należy wpisać działania zabezpieczające dotyczące zgłoszenia (maksymalnie 500 znaków). Wymagane kryterium (pole obowiązkowe) o Pole należy uzupełnić informacją o wymaganym kryterium, które dotyczy zgłoszenia (maksymalnie 500 znaków). Imię o Pole należy uzupełnić imieniem osoby dodającej zgłoszenie (maksymalnie 100 znaków). Nazwisko o W polu należy wpisać nazwisko osoby dodającej zgłoszenie (maksymalnie 100 znaków). Strona 10 z 31

11 Adres (pole obowiązkowe) o Pole należy uzupełnić informacją o adresie osoby dodającej zgłoszenie (maksymalnie 100 znaków). Telefon (pole obowiązkowe) o Pole należy uzupełnić numerem telefonu (dokładnie 9 cyfr, bez myślników). Firma o Pole należy uzupełnić informacją o firmie, w której pracuje osoba dodająca zgłoszenie (maksymalnie 100 znaków). Uwagi o W polu istnieje możliwość wpisania dodatkowych uwag dotyczących zgłoszenia (maksymalnie 500 znaków). Dodaj załącznik o Po kliknięciu przycisku przeglądaj istnieje możliwość wybrania z dysku dokumentu dotyczącego zgłoszenia np. zdjęcie miejsca zagrożenia, opis w formacie docx lub PDF. (maksymalnie 50 załączników dodawanych osobno) 2.2 Rejestracja i logowanie Aby poprawnie zalogować się do systemu webowego, należy wprowadzić nazwę użytkownika oraz hasło na stronie logowania. Jeżeli nie posiadamy jeszcze konta użytkownika należy zarejestrować się na stronie (zakładka Rejestruj ). Strona 11 z 31

12 Po przejściu na stronę rejestracji, wypełnieniu formularza rejestracyjnego oraz akceptacji regulaminu wyświetlona zostaje informacja o przesłaniu na adres dalszych wskazówek dotyczących dokończenia rejestracji. Rys. 8 Po kliknięciu odnośnika zostajemy przeniesieni na stronę zawierającą informacje o zarejestrowanym koncie użytkownika. Rys. 9 Na górze strony widoczna jest wiadomość, że konto nie jest jeszcze zaakceptowane przez administratora Polchar. Dopiero po akceptacji pojawi się możliwość zalogowania do systemu 3. Konto pracownika Po poprawnym logowaniu do systemu, zostaje wyświetlony pulpit, który umożliwia przejście na wybraną listę zgłoszeń utworzonych w systemie E-działania. Strona 12 z 31

13 3.1 Pulpit Pulpit składa się z dwunastu przycisków w kształcie dużych kwadratów. Przyciski umożliwiają wybranie odpowiedniej listy ze zgłoszeniami. Rys. 10 Opis pulpitu użytkownika: Pulpit składa się z czterech kolumn: Wszystkie, Niezgodności, Zagrożenia, Nakazy. Kolumny podzielone zostały według typu zgłoszeń. Wiersze zostały podzielone na trzy części: Wszystkie zgłoszenia, W opracowaniu, W realizacji. Wiersze przedstawiają wybrane statusy zgłoszeń. Liczby znajdujące się wewnątrz przycisków oznaczają liczbę zgłoszeń o wybranym typie oraz wybranym statusie zgłoszenia. (Przykład na podstawie Rys. 10: Liczba zgłoszeń o typie Zagrożenie oraz statusie W realizacji jest równa jeden) 3.2 Dodanie zgłoszenia Użytkownik po zalogowaniu posiada możliwość dodania 3 typów zgłoszeń. Poniżej znajduje się opis formularzy umożliwiających dodanie zgłoszeń. Strona 13 z 31

14 3.2.1 Zagrożenie Po wybraniu z listy rozwijanej opcji zagrożenie, zostaje wyświetlony formularz umożliwiający dodanie do systemu zgłoszenia. Rys. 11 Opis pól: Typ zgłoszenia (pole obowiązkowe) o Pole typu lista rozwijana. Wskazuje na wybrany typ zgłoszenia. Data wystąpienia (pole obowiązkowe) Strona 14 z 31

15 o Pole zawiera informację od kiedy ważne jest zgłoszenie (dokładnie 8 cyfr, format RRRR-MM-DD). Zakład (pole obowiązkowe) o Pole typu lista rozwijana. Wskazuje zakład, na którym występuje zagrożenie. Obszar (pole obowiązkowe) o Pole typu lista rozwijana. Wskazuje obszar zagrożenia. Skrócony tytuł (pole obowiązkowe) o W polu należy wpisać skrócony tytuł zagrożenia (maksymalnie 100 znaków). Opis zgłoszenia (pole obowiązkowe) o W polu należy wpisać pełny opis zagrożenia (maksymalnie 500 znaków). Działania zabezpieczające (pole obowiązkowe) o W polu należy wpisać działania zabezpieczające dotyczące zgłoszenia (maksymalnie 500 znaków). Wymagane kryterium (pole obowiązkowe) o Pole należy uzupełnić informacją o wymaganym kryterium, które dotyczy zgłoszenia (maksymalnie 500 znaków). Uwagi o W polu istnieje możliwość wpisania dodatkowych uwag dotyczących zgłoszenia (maksymalnie 500 znaków). Strona 15 z 31

16 Dodaj załącznik o Po kliknięciu przycisku przeglądaj istnieje możliwość wybrania z dysku dokumentu dotyczącego zgłoszenia np. zdjęcie miejsca zagrożenia, opis w formacie docx lub PDF. (maksymalnie 50 załączników dodawanych osobno) Niezgodność Wybierając z listy rozwijanej opcję niezgodność, zostaje wyświetlony formularz umożliwiający dodanie do systemu zgłoszenia. Rys. 12 Strona 16 z 31

17 Opis pól: Typ zgłoszenia (pole obowiązkowe) o Pole typu lista rozwijana. Wskazuje na wybrany typ zgłoszenia. Data wystąpienia (pole obowiązkowe) o Pole zawiera informację od kiedy ważne jest zgłoszenie (dokładnie 8 cyfr, format RRRR-MM-DD). Zakład (pole obowiązkowe) o Pole typu lista rozwijana. Wskazuje zakład, na którym występuje niezgodność. Dział (pole obowiązkowe) o Pole wielokrotnego wyboru. Wskazuje dział, w którym wystąpiła niezgodność. Aby zaznaczyć kilka działów należy przytrzymać przycisk Ctrl, a następnie wybrać odpowiedni dział. Numer niezgodności (pole obowiązkowe) o W polu należy wpisać numer niezgodności (maksymalnie 100 znaków). Symbol audytu (pole obowiązkowe) o W polu należy wpisać symbol przeprowadzonego audytu (maksymalnie 100 znaków). Skrócony tytuł (pole obowiązkowe) o W polu należy wpisać skrócony tytuł niezgodności (maksymalnie 100 znaków). Opis zgłoszenia (pole obowiązkowe) o W polu należy wpisać pełny opis niezgodności (maksymalnie 500 znaków). Wymagane kryterium (pole obowiązkowe) Strona 17 z 31

18 o Pole należy uzupełnić informacją o wymaganym kryterium, które dotyczy zgłoszenia (maksymalnie 500 znaków). Dowód stwierdzenia niezgodności (pole obowiązkowe) o W polu należy wpisać dowód stwierdzenia niezgodności (maksymalnie 500 znaków). Uwagi o W polu istnieje możliwość wpisania dodatkowych uwag dotyczących zgłoszenia (maksymalnie 500 znaków). Dodaj załącznik o Po kliknięciu przycisku przeglądaj istnieje możliwość wybrania z dysku dokumentu dotyczącego zgłoszenia np. zdjęcie miejsca niezgodności, opis w formacie docx lub PDF. (maksymalnie 50 załączników dodawanych osobno) Nakaz Po wybraniu z listy rozwijanej opcji nakaz, zostaje wyświetlony formularz umożliwiający dodanie do systemu zgłoszenia. Strona 18 z 31

19 Rys. 13 Opis pól: Typ zgłoszenia (pole obowiązkowe) o Pole typu lista rozwijana. Wskazuje na wybrany typ zgłoszenia. Data wystąpienia (pole obowiązkowe) o Pole zawiera informację od kiedy ważne jest zgłoszenie (dokładnie 8 cyfr, format RRRR-MM-DD). Termin wykonania nakazu o Pole zawiera informację do kiedy powinien zostać wykonany nakaz (dokładnie 8 cyfr, format RRRR-MM-DD). Strona 19 z 31

20 Zakład (pole obowiązkowe) o Pole typu lista rozwijana. Wskazuje zakład, na którym występuje niezgodność. Dział (pole obowiązkowe) o Pole wielokrotnego wyboru. Wskazuje dział, w którym należy zastosować nakaz. Aby zaznaczyć kilka działów należy przytrzymać przycisk Ctrl, a następnie wybrać odpowiedni dział. Skrócony tytuł (pole obowiązkowe) o W polu należy wpisać skrócony tytuł nakazu (maksymalnie 100 znaków). Opis zgłoszenia (pole obowiązkowe) o W polu należy wpisać pełny opis nakazu (maksymalnie 500 znaków). Wymagane kryterium (pole obowiązkowe) o Pole należy uzupełnić informacją o wymaganym kryterium, które dotyczy zgłoszenia (maksymalnie 500 znaków). Uwagi o W polu istnieje możliwość wpisania dodatkowych uwag dotyczących zgłoszenia (maksymalnie 500 znaków). Dodaj załącznik o Po kliknięciu przycisku przeglądaj istnieje możliwość wybrania z dysku dokumentu dotyczącego zgłoszenia np. zdjęcie miejsca wykonania nakazu, opis w formacie docx lub PDF. (maksymalnie 50 załączników dodawanych osobno) Strona 20 z 31

21 3.3 Lista zgłoszeń Lista zgłoszeń zawiera wszystkie typy zgłoszeń utworzonych w systemie przez użytkowników. Rys. 14 Lista jest podzielona na 4 kolumny. W trzech pierwszych kolumnach znajdują się podstawowe informacje o zgłoszeniu. Ostatnia kolumna zawiera informacje o procentowym wykonaniu działań korekcyjnych oraz korygujących związanych ze zgłoszeniem oraz ocenę skuteczności działań Podgląd zgłoszenia (przyczyna, opracowanie, realizacja, ocena, komentarze) Po kliknięciu w wybraną pozycję na liście zgłoszeń zostaje wyświetlony podgląd zgłoszenia. Strona 21 z 31

22 Rys Historia obsługi zgłoszenia (zmiana statusów) Na karcie podglądu zgłoszenia poza podstawowymi informacjami dotyczącymi zgłoszenia znajduje się historia obsługi zawierająca kolejne statusy zgłoszenia. Poniżej listy znajdują się przyciski umożliwiające zmianę statusu. Rys. 16 Strona 22 z 31

23 Działania w opracowaniu (Opracowanie) Poniżej znajduje się zrzut ekranu zawierający działania w opracowaniu. Rys. 17 Opis pól z podziałem na przyczynę, działania korekcyjne oraz korygujące: 1. Przyczyna Pole przyczyna o W polu należy wpisać przyczynę zgłoszenia (maksymalnie 500 znaków). Dodaj załącznik o Po kliknięciu przycisku przeglądaj istnieje możliwość wybrania z dysku dokumentu dotyczącego zgłoszenia np. zdjęcie miejsca wykonania zgłoszenia, opis w formacie docx lub PDF. (maksymalnie 10 załączników dodawanych osobno) Strona 23 z 31

24 2. Działania korekcyjne oraz korygujące Imię o Pole należy uzupełnić imieniem osoby odpowiedzialnej za działanie (maksymalnie 100 znaków). Nazwisko o W polu należy wpisać nazwisko osoby odpowiedzialnej za działanie (maksymalnie 100 znaków). Budżet o W polu należy wpisać budżet przeznaczony na wybrane działanie (maksymalnie 100 znaków). Plan. Zak. o W polu należy wpisać datę planowanego zakończenia działania (format RRRR-MM-DD). Opis (pole obowiązkowe) o W polu należy wpisać opis wybranego działania (maksymalnie 500 znaków). Dodaj załącznik o Po kliknięciu przycisku przeglądaj istnieje możliwość wybrania z dysku dokumentu dotyczącego działania np. zdjęcie miejsca wykonania działania, opis w formacie docx lub PDF. (maksymalnie 10 załączników dodawanych osobno) Przycisk Wyświetl załączniki Strona 24 z 31

25 o Po kliknięciu przycisku zostaje wyświetlona nowa zakładka przedstawiająca załączniki dodane do wybranego działania (Zrzut ekranu poniżej). Rys Działania w realizacji (Realizacja) Poniżej znajduje się zrzut ekranu zawierający działania w realizacji. Rys. 19 Strona 25 z 31

26 Karta działań w realizacji zawiera w większości pola z działań uzupełnionych na etapie opracowania, których edycja została zablokowana (możliwy jest tylko podgląd informacji zawartych w polach). Działania znajdujące się w realizacji zostały dodatkowo rozszerzone o pola takie jak: Data. Zak. o W polu należy wpisać datę zakończenia działania (format RRRR-MM-DD). Koszt o W polu należy wpisać koszt działania (maksymalnie 100 znaków). Opis (pole obowiązkowe) o W polu należy wpisać dodatkowy opis wybranego działania na etapie realizacji (maksymalnie 500 znaków). Dodaj załącznik oraz przycisk Wyświetl załączniki o Zasada działania rozwiązania została opisana w punkcie Komentarze Komentarze znajdują się w ostatniej zakładce w podglądzie zgłoszenia. Użytkownik posiada możliwość podglądu komentarzy dla każdego statusu zgłoszenia. Została dodana możliwość przełączania widoku komentarzy pomiędzy widocznością wszystkich komentarzy (Rys.20) lub wyłącznie komentarzy dla aktualnego statusu zgłoszenia (Rys.21). Rys. 20 Strona 26 z 31

27 Rys Edycja zgłoszenia Przycisk pozwalający na edycję zgłoszenia znajduje się w kolumnie zawierającej numer zgłoszenia oraz skrócony tytuł zgłoszenia (Ikona zaznaczona żółtym kolorem na Rys.22). Rys. 22 Edycja zgłoszenia możliwa jest do momentu zmiany statusu tj. przekazania do kierownika działu poprzez kliknięcie przycisku Wyślij (Rys.23). Zgłoszenie może również zostać zapisane jako wersja robocza. Status ten zostanie nadany po kliknięciu przycisku znajdującego się w dolnej sekcji strony(rys.23). Strona 27 z 31

28 Rys. 23 Opis pól do poszczególnych typów zgłoszeń został zawarty w punkcie Zaawansowana wyszukiwarka Zaawansowana wyszukiwarka została podzielona na trzy moduły tj. moduł wyszukiwania, moduł zapisu, odczytywania oraz usuwania filtrów oraz moduł wyświetlania wyników. Strona 28 z 31

29 3.4.1 Panel wyszukiwania Rys. 24 Opis pól: Data zdarzenia od: o Pole, które należy uzupełnić datą zdarzenia, od którego wyszukiwarka powinna wyświetlić wyniki. o Format RRRR-MM-DD. Data zdarzenia do: o Pole, które należy uzupełnić datą zdarzenia, do którego wyszukiwarka powinna wyświetlić wyniki. o Format RRRR-MM-DD. Data utworzenia (system) od: o Jest to pole umożliwiające wpisanie daty utworzenia zgłoszenia(data systemowa), od której wyszukiwarka powinna wyświetlić wyniki. o Format RRRR-MM-DD. Data utworzenia (system) do: o Jest to pole umożliwiające wpisanie daty utworzenia zgłoszenia(data systemowa), do której wyszukiwarka powinna wyświetlić wyniki. o Format RRRR-MM-DD. Typ zgłoszenia o Pole typu lista rozwijana. Pozwala na wyszukiwanie po wybranym typie zgłoszenia. Status zgłoszenia o Pole typu lista rozwijana. Pozwala na wyszukiwanie po wybranym statusie zgłoszenia. Zakład o Pole typu lista rozwijana. Pozwala na wyszukiwanie po wybranym zakładzie. Strona 29 z 31

30 Dział o Pole typu lista rozwijana. Pozwala na wyszukiwanie po wybranym dziale. Obszar o Pole typu lista rozwijana. Pozwala na wyszukiwanie po wybranym obszarze Filtry wyszukiwania Wyszukiwarka spraw posiada możliwość zapisu, odczytu oraz usuwania filtrów ustawionych przez użytkownika. Rys. 25 Aby zapisać filtr należy ustawić wyszukiwanie w panelu opisanym w punkcie 3.4.1, aby następnie wypełnić pole z nazwą filtra i potwierdzić przyciskiem Zapisz filtr. Po ukończeniu akcji z prawej strony na liście dostępnych filtrów zostanie wyświetlony nowy filtr. Aby usunąć filtr należy przy wybranej pozycji nacisnąć czerwony przycisk usuń Wyniki wyszukiwania Wyniki wyszukiwania zawierają wszystkie zgłoszenia, które spełniają kryteria wyszukiwania uzupełnione przez użytkownika. Rys. 26 Strona 30 z 31

31 Strona 31 z 31