F8WEB WDR Integracja z epuap - Instrukcja Użytkownika

Transkrypt

1 LTC Sp. z o.o. Siedziba Wieluń, ul. Narutowicza 2 NIP REGON KRS Kapitał zakł PLN Sąd Rej. Łódź-Śródmieście XX Wydział KRS Adres kontaktowy Oddział w Łodzi Łódź, ul. Pabianicka 159/161 tel. (42) , (42) fax (42) sekretariat@finn.pl, F8WEB WDR Integracja z epuap - Instrukcja Użytkownika 2012 LTC Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone Spis treści 1. Obsługa Elektronicznej Skrzynki Podawczej epuap korespondencji przychodzącej Przygotowanie pisma wychodzącego Podpisywanie dokumentu elektronicznego Obsługa pisma wychodzącego epuap Uwagi...14

2 1. Obsługa Elektronicznej Skrzynki Podawczej epuap w korespondencji przychodzącej 1.1. Zalogować się do systemu FINN 8 SQL WEB Uruchomić z drzewa menu w lewej części ekranu odpowiedni rejestr korespondencji przychodzącej (polecenie Kancelaria sekretariat RKP.PeUP- Rejestr korespondencji przychodzącej PeUP.) UWAGA: Nazwa rejestru zależna jest od konfiguracji wykonanej przez lokalnego administratora systemu i może nie być zgodna z ta, która została podana w przykładzie W prawej części ekranu na nowej pozycji wybrać z rozwijanego menu Pokaż szczegóły Zweryfikować poprawność pól (w szczególności: Temat, Rodzaj dokumentu, Data pisma, Sposób wysłania, Nadawca) Wejść do repozytorium plików - ikona aktówki w lewej górnej części ekranu. 2

3 1.6. Zweryfikować podpis elektroniczny otwierając plik weryfikacja.xml Zweryfikować poprawność i kompletność dokumentu elektronicznego otwierając plik wniosku Dokument otwiera się w nowym oknie przeglądarki jako dokument Platformy Formularzy Elektronicznych (dokument PFE). 3

4 1.9. Ewentualne załączniki można zapisać lokalnie na dysku i zweryfikować. UWAGA: Załączniki, w zależności od konfiguracji systemu obiegu dokumentów przez lokalnego administratora, mogą być umieszczane bezpośrednio w repozytorium dokumentów lub być dostępne w edycji formularza PFE Zamknąć wniosek i repozytorium plików, wrócić do pisma przychodzącego Przekazać dokument w postaci elektronicznej zgodnie z zarządzeniem wewnętrznym Wybrać Powrót bez zapisu w dolnej części ekranu. 4

5 2. Przygotowanie pisma wychodzącego F8WEB WDR - Integracja z epuap - Instrukcja Użytkownika 2.1. Zalogować się do systemu FINN 8 SQL WEB Uruchomić z drzewa manu w lewej części ekranu polecenie Obieg dokumentów, procesy Spisy spraw wg JRWA i komórek (wydziałów) Rozpoczęte i wznowione. Należy wyszukać sprawę wcześniej założoną na podstawie wpływającego do jednostki pisma przychodzącego Klikając lewym przyciskiem myszy na wybranej pozycji z rozwijanego menu wybrać Dodaj nowe pismo wychodzące. 5

6 2.4. Wybrać typ dokumentu Korespondencja wychodząca Uzupełnić lub zweryfikować pola edycyjne w zakładce Nagłówek (w szczególności: Temat, Rodzaj dokumentu, Data pisma, Sposób wysłania, Nadawca) Uzupełnić pole treść w zakładce Treść 2.7. Kliknąć Zastosuj w dolnej części ekranu. 6

7 2.8. Z paska Menu dostępnego w górnej części ekranu wybrać Operacje Wykorzystaj Szablon Z rozwijanego manu Typ szablonu wybrać Dokument PFE (Platforma Formularzy Elektronicznych) Z rozwijanego manu Szablon wybrać wzór który ma zostać wykorzystany w piśmie Wybrać Otwórz dokument. 7

8 2.12. Dokument otwiera się w nowym oknie przeglądarki jako dokument Platformy Formularzy Elektronicznych (dokument PFE) Zweryfikować ewentualnie uzupełnić treść dokumentu Wczytać ewentualne załączniki do dokumentu PFE Zweryfikować poprawność dokumentu poprzez oznaczenie nieprawidłowych pól Z paska w górnej czyści ekranu wybrać Zapisz i zamknij. 8

9 2.17. Zamknąć okno dodawania szablonu dokumentu Zapisać wprowadzone zmiany w korespondencji wychodzącej Przekazać dokument do podpisu zgodnie z zarządzeniem wewnętrznym Wybrać Powrót bez zapisu w dolnej części ekranu. 3. Podpisywanie dokumentu elektronicznego 3.1. Zalogować się do systemu FINN 8 SQL WEB Odebranie pisma przekazanego w systemie FINN 8 SQL WEB, z drzewa menu w lewej części ekranu wybrać Obieg dokumentów, procesy Dokumenty Nieodebrane Klikając lewy przyciskiem myszy na wybranej pozycji z rozwijanego menu wybrać potwierdź odebranie Z drzewa menu w lewej części ekranu wybrać Obieg dokumentów, procesy Dokumenty w opracowaniu Wejść do repozytorium plików - ikona aktówki w lewej części ekranu Zweryfikować dokument elektroniczny otwierając plik wniosku. 9

10 3.7. Dokument otwiera się w nowym oknie przeglądarki jako dokument Platformy Formularzy Elektronicznych (dokument PFE) Ewentualne załączniki można zapisać lokalnie na dysku i zweryfikować Uruchomić obsługę podpisu elektronicznego Podpisać dokument. UWAGA: Dokument wysyłany do epuap musi zostać podpisany podpisem kwalifikowanym certyfikatem. 10

11 3.11. Z paska w górnej czyści ekranu wybrać Zapisz i zamknij. UWAGA: Aby po zamknięciu zweryfikować podpis w repozytorium plików należy odświeżyć stronę. Po odświeżeniu w repozytorium zostanie wyświetlony plik weryfikacja.xml Zamknąć repozytorium plików Zatwierdzić podpisany dokument do czystopisu Przekazać dokumenty do wysłania zgodnie z zarządzeniem wewnętrznym. 11

12 4. Obsługa pisma wychodzącego epuap F8WEB WDR - Integracja z epuap - Instrukcja Użytkownika 4.1. Zalogować się do systemu FINN 8 SQL WEB Odebranie pisma przekazanego w systemie FINN 8 SQL WEB, z drzewa menu w lewej części ekranu wybrać Obieg dokumentów, procesy Dokumenty Nieodebrane Klikając lewy przyciskiem myszy na wybranej pozycji z rozwijanego menu wybrać potwierdź odebranie Z drzewa menu w lewej części ekranu wybrać Obieg dokumentów, procesy Dokumenty W opracowaniu Klikając lewy przyciskiem myszy na wybranej pozycji z rozwijanego menu wybrać Wyślij elektronicznie Wyślij do epuap. 12

13 4.6. Z rozwijanej listy okna Wyślij do epuap wybrać odpowiedni rejestr korespondencji wychodzącej np. RKW.PeUP rejestr korespondencji wychodzącej PeUP. UWAGA: Nazwa rejestru zależna jest od konfiguracji wykonanej przez lokalnego administratora systemu i może nie być zgodna z ta, która została podana w przykładzie Kliknąć Wyślij w dolnej części ekranu Wysyłana pozycja zostanie automatycznie zarejestrowana w poleceniu: Kancelaria, sekretariat rkw.peup Rejestr korespondencji wychodzącej UWAGA: Kancelaria musi śledzić datę powrotu potwierdzenia od klienta (Urzędowe Poświadczenie Dostarczenia). Można to analizować np. poprzez włączenie odpowiedniej kolumny w opcji Dostosuj umożliwiającej personalizację widoku użytkownika w rejestrze korespondencji wychodzącej. W przypadku braku potwierdzenia odebrania dokumentu, w czasie określonym w Rozporządzeniu, przez adresata/adresatów należy zastosować inny sposób dostarczenia dokumentu. 5. Uwagi 5.1. Uzupełnienie danych kontrahenta o adres skrytki na epuap Wysłanie dokumentu do klienta jest możliwe tylko gdy w kartotece kontrahentów uzupełniony jest jego adres skrytki na epuap. Przy kontrahencie w piśmie dokumencie wyświetlane jest logo epuap. 13

14 5.2. Jeżeli dokument PFE zawiera załączniki aby móc je zapisać lokalnie należy otworzyć dokument do edycji. Dokument do edycji otwiera się z poziomu repozytorium plików poprzez ikonę edytuj w kolumnie operacje. Otwierając dokument poprzez kliknięcie na jego nazwę otwieramy dokument tylko do podglądu. W dokumencie do podglądu widzimy informację o załącznikach ale nie możemy ich pobrać Wysyłany dokument do epuap musi spełniać wymagania: Plik wysyłany musi mieć format pliku xml (dokument PFE). Dokument musi zawierać podpis elektroniczny kwalifikowany weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Dokument korespondencji wychodzącej musi mieć status czystopis. 1. Załączniki Załączniki do dokumentu elektronicznego dodaje się podczas edycji dokumentu PFE 5.4. W celu wysłania do epuap należy posiadać uprawnienie W-wykorzystanie do danego rejestru korespondencji wychodzącej. W przypadku braku tego uprawnienia nie można wysłać pisma do epuap, nie można wybrać rejestru korespondencji wychodzącej. 6. Publikacja wybranych kart usług na epuap 6.1. Zalogować się do systemu FINN 8 SQL PeUP poprzez stronę admin.peup.pl Uruchomić z drzewa menu w lewej części ekranu odpowiednią usługę przechodząc przez Katalog usług Grupy usług Usługi Podpozycje 14

15 6.3. Wybraną podpozycję w prawej części ekranu wybrać Edytuj 6.4. Z rozwijanej listy wybrać odpowiedni Opis usługi na epuap 6.5. Oznaczenie pola Auto epuapw zapewni, że karta danej usługi będzie automatycznie aktualizowana na epuap. 15

16 6.6. Po dokonaniu zmian zapisać i wyjść F8WEB WDR - Integracja z epuap - Instrukcja Użytkownika 6.7. Z mamu rozwijanego na danej pozycji wybrać Wyślij kartę usługi do epuap 6.8. Karta usługi będzie widoczna na Platformie epuap po około 2 godzinach UWAGA: W przypadku publikacji wszystkich Kart usług na epuap wystarczy z pozycji Katalog usług zaznaczyć wszystkie pozycje i wysłać je na epuap. Opis usługi na epuap zostanie uzupełniony automatycznie. 16

17 Koniec 17