Załącznik nr 1 b do SIWZ Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi pn: Kompleksowa organizacja wyjazdowej misji gospodarczej promującej potencjał gospodarczy województwa lubuskiego w Belgii i Luksemburgu wraz z organizacją spotkania ewaluacyjnego z udziałem przedstawicieli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego oraz lubuskich przedsiębiorców, realizowanego w ramach projektu pn. Promocja gospodarcza Województwa Lubuskiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych (nr RPLB.01.04.01-08-0002/16), współfinansowanego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Lubuskie 2020, Działanie 1.4. Promocja regionu i umiędzynarodowienie sektora MŚP, Poddziałanie 1.4.1. Promocja regionu i umiędzynarodowienie sektora. Miejsce organizacji wydarzenia: Belgia (Bruksela), Luksemburg (Luksemburg). Wyjazd przeznaczony jest dla przedsiębiorców z branży IT/ITC, motoryzacyjnej. Termin misji gospodarczej: 6-10 lutego 2017 roku W wyjeździe udział weźmie maksymalnie 14 osób (w tym minimum 10 lubuskich przedsiębiorców i przedstawiciele samorządu lubuskiego). Oferta Wykonawcy powinna obejmować w szczególności koszty: 1) Usługi transportowej przewozu osób na trasie Zielona Góra Berlin Bruksela Zielona Góra, 2) Noclegów, 3) Wstępu na płatne wydarzenia gospodarcze, 4) Transportu materiałów promocyjnych, 5) Transportu osobowego na terenie miast targowych/spotkań, 6) Wyżywienia uczestników misji, 7) Tłumaczeń konsekutywnych, symultanicznych, 8) Przewodników/Tłumacz/Opiekuna x 2, 9) Wykonania materiałów informacyjno-promocyjnych, 10) Zorganizowania spotkań B2B, 11) Ubezpieczenia uczestników, 12) Zorganizowanie spotkania ewaluacyjnego po zakończonej misji gospodarczej Przedmiot zamówienia obejmuje usługę polegającą na opracowaniu szczegółowego programu pod względem merytorycznym i logistycznym oraz kompleksową organizację i rozliczenie misji gospodarczej, zorganizowanie spotkania podsumowującego w siedzibie Zamawiającego oraz przygotowanie materiałów promocyjno-informacyjnych, na którą składają się następujące koszty i zadania: 1) Liczba uczestników wyjazdu wynosić będzie maksymalnie 14 osób (w tym przedstawiciele Samorządu Województwa Lubuskiego oraz przedsiębiorcy z województwa lubuskiego wyłonieni we wcześniej przeprowadzonej przez Zamawiającego rekrutacji. Do wyjazdu zaproszone są 1
mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. Lista wszystkich uczestników wyjazdu, w tym przedsiębiorców zostanie przedstawiona Wykonawcy po podpisaniu UMOWY. Zamawiający przedłoży Wykonawcy najpóźniej do 3 dnia od daty podpisania UMOWY imienną listę przedstawicieli lubuskich przedsiębiorstw biorących udział w wyjeździe. Lista samorządowców zostanie przedstawiona najpóźniej 3 dni przed planowanym wyjazdem. 2) Preferowany przez Zamawiającego przebieg misji: Dzień Pierwszy - Bruksela Wizyta w brukselskim Wydziale Promocji Handlu i Inwestycji oraz prezentacja możliwości inwestycyjnych i warunków biznesowych na terenie Belgii. Spotkania B2B lubuskich przedsiębiorców z belgijskimi firmami. Dzień Drugi Region Brukselski Spotkania w wybranych parkach technologicznych i centrach badawczo-rozwojowych i prezentacja dobrych praktyk. Przedstawienie regionalnych narzędzi wsparcia dla MSP w Regionie Brukselskim. Spotkania B2B lubuskich przedsiębiorców z belgijskimi firmami. Dzień Trzeci - Parlament Europejski Spotkania w Europejskim Komitecie Ekonomiczno-Społecznym (EKES) oraz z przedstawicielami Komisji Europejskiej ws. Programu badań i innowacji Horyzont 2020 i COSME. Udział w prezentacji potencjału gospodarczego województwa lubuskiego podczas promocyjnego eventu w Parlamencie Europejskim. Dzień Czwarty Luksemburg Spotkania B2B z przedsiębiorcami, przedstawicielami i członkami działającego tam stowarzyszenia polsko-luksemburskiego biznesu. Powrót transfer (Luksemburg Berlin - Zielona Góra) 3) Opracowanie szczegółowego programu misji dla wszystkich uczestników, który będzie zawierał nazwę i adres hoteli, miejsca spotkań, dokładne godziny spotkań B2B i harmonogram posiłków, numery kontaktowe do opiekuna grupy oraz tłumaczy, telefony alarmowe oraz inne przydatne uczestnikom misji informacje. Program zostanie przedstawiony Zamawiającemu najpóźniej na 10 dni roboczych od dnia podpisania Umowy. Zamawiający dokona zatwierdzenia programu lub zaproponuje zmiany w przeciągu 5 dni roboczych od dnia otrzymania, które Wykonawca wprowadzi i następnie przedstawi poprawiony program do akceptacji. Ostateczny Program zostanie przedstawiony przez Wykonawcę najpóźniej 10 dni roboczych przed dniem wyjazdu. 4) Wykonanie 100 zestawów materiałów promocyjno-informacyjnych zawierających informacje o województwie lubuskim oraz o wszystkich uczestnikach wyjazdu (profile firm) w polsko-francuskoflamandzkiej wersji językowej (min. 15 stron, w tym 10 stron na opis przedsiębiorców i 5 na województwo). Format folderu A5, okładka gramatura 250, środek 170, kreda mat, full color, szyty); 5) Wykonanie 20 zestawów materiałów nt. Belgii i Luksemburga w polskiej wersji językowej (min. 10 stron, Format folderu A5, okładka gramatura 250, środek 170, kreda mat, full color, szyty) zawierające: Informacje podstawowe nt. Belgii i Luksemburga, uwarunkowania/możliwości prowadzenia biznesu na terenie krajów Beneluxu, 2
informacje na temat odwiedzanych instytucji, rozmówców, problematyki spotkań w tym informacje teleadresowe i informacje o dojeździe do odwiedzanych miejsc; informacja o projekcie Promocja gospodarcza województwa lubuskiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych. 6) Ponadto Wykonawca wykona książeczkę informacyjną w formacie A6 stanowiącą jednocześnie IDENTYFIKATOR IMIENNY dla każdego uczestnika wraz z przezroczystą folią z klipsem i smyczą, która będzie zawierać: Szczegółowy program misji, Dane kontaktowe do opiekunów grupy oraz do wszystkich uczestników, telefony alarmowe itp. KATALOG format: A6 papier: kreda 130g kolor: 4+4 oprawa zeszytowa płaska SMYCZ REKLAMOWA szerokość: 15 MM karabińczyk: metalowy kolor: 4+4 ZAWIESZKA FOLIOWA format: 115x150 mm (wkład) kolor: przezroczysty otwór na smycz: tak 7) Wykonawca przekaże każdemu uczestnikowi misji gospodarczej powerbank do smartfonów o dużej pojemności 5000mAh + kabelek USB z nadrukowanym kolorowym logo zgodnie z założeniami Księgi Marki Lubuskie oraz być opatrzone informacją o finansowaniu ze środków unijnych zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Lubuskie 2020 w zakresie informacji i promocji dla beneficjentów, (http://rpo.lubuskie.pl/poznaj-zasady-promowaniaprojektu). Projekty materiałów zostaną przedstawione Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej na 10 dni przed planowaną datą wyjazdu. 8) Materiały informacyjno promocyjne (ppkt. 3,4,5,6,7) muszą być wykonane zgodnie z założeniami Księgi Marki Lubuskie oraz być opatrzone informacją o finansowaniu ze środków unijnych zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Lubuskie 2020 w zakresie informacji i promocji dla beneficjentów, (http://rpo.lubuskie.pl/poznaj-zasady-promowaniaprojektu). Projekty materiałów zostaną przedstawione Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej na 15 dni przed planowaną datą wyjazdu. Zamawiający dokona pisemnego zatwierdzenia materiałów lub zaproponuje zmiany, które Wykonawca wprowadzi i następnie przedstawi poprawione do akceptacji. Drukowane materiały informacyjno promocyjne w wersji elektronicznej (edytowalnej) zostaną przekazane Zamawiającemu. 9) Na czas trwania całej misji Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności co najmniej dwóch osób: opiekuna i tłumacza, posiadających doświadczenie w organizacji i obsłudze misji gospodarczych w tym spotkaniach B2B. Opiekun grupy będzie czuwać nad prawidłowym 3
wykonaniem usługi, rozwiązywaniem ewentualnych problemów (zdarzenia losowe), natomiast tłumacz ze znajomością języka flamandzkiego i angielskiego na poziomie min. C1 wg kryteriów Rady Europy i polskiego będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie tłumaczeń ustnych konsekutywnych. Wykonawca poprzez obecność swoich przedstawicieli zapewni bezpośredni nadzór nad logistycznym przebiegiem całego wyjazdu i pobytu grupy. 10) Usługa transportowa przewozu osób do i z lotnisk na trasie Zielona Góra Berlin Bruksela Luksemburg Berlin Zielona Góra. UWAGA: po stronie polskiej, dla wszystkich uczestników wyjazdu Wykonawca zorganizuje co najmniej 2 miejsca odbioru uczestników, tzn. jedno miejsce w Zielonej Górze i jedno miejsce w północnej części województwa lubuskiego. 11) Usługa transportowa (wynajem busa) do przewozu osobowego na terenie Belgii i Luksemburga dla uczestników misji klasy LUX (z klimatyzacją). Usługa transportowa na terenie miast, w których odbędą się targi/spotkania dla wszystkich uczestników wyjazdu (bus z kierowcą + opiekun grupy ze strony Wykonawcy + tłumacz), 12) Transport lotniczy - zakup biletów lotniczych w obie strony w klasie ekonomicznej dla wszystkich uczestników misji, w tym samym terminie dla wszystkich z maksymalnie jedną przesiadką na jednym kursie (lot nie może trwać dłużej niż 3 h) na trasie Berlin (Tegel/Schoenefeld) Bruksela (Zaventem); oraz na trasie Luksemburg (LUX) - Berlin (Tegel/Schoenefeld). 13) Zapewnienie noclegów dla wszystkich uczestników misji wraz ze śniadaniami w hotelach o kategorii co najmniej czterogwiazdkowej, w pokojach jednoosobowych, z bezpłatnym WIFI. Wszyscy uczestnicy muszą być zakwaterowani w jednym hotelu, a cena pokoju hotelowego wraz ze śniadaniem nie może przekraczać 160,00 Euro na dobę w Belgii oraz Luksemburgu 1. 14) Zorganizowanie dla uczestników misji co najmniej trzech spotkań B2B z belgijskimi/luksemburskimi organizacjami gospodarczymi/instytucjami otoczenia biznesu itp., specjalizujących się w nawiązywaniu kooperacji pomiędzy przedsiębiorcami belgijskimi/luksemburskimi i europejskimi i spotkań typu match-making z przedsiębiorcami belgijskimi/luksemburskimi o podobnych profilach działalności do rekrutowanych przedsiębiorstw z województwa lubuskiego. Czas trwania jednego spotkania: min. 60 minut. Profile firm belgijskich/luksemburskich zostaną przesłane Zamawiającemu drogą elektroniczną via e-mail w terminie najpóźniej 15 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia misji gospodarczej. Zamawiający dokona zatwierdzenia powyższych danych w ciągu 3 dni roboczych. Jeżeli Zamawiający nie zaakceptuje zaproponowanego profilu, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić nową propozycję najpóźniej na 10 dni przed wyjazdem. Zamawiający przewiduje, że pojedyncze spotkanie w trakcie sesji match-makingowej powinno trwać ok. 15 minut w kombinacji każdy uczestnik misji spotka się z minimum 2 firmami/partnerami z krajów Beneluxu, przy czym w każdym ze spotkań powinno uczestniczyć nie mniej niż 20 partnerów. Ponadto Wykonawca w ramach organizacji B2B zrealizuje (po akceptacji materiałów przez Zamawiającego): przygotowanie list potencjalnych uczestników spotkań B2B, przygotowanie listy obecności, przygotowanie i przeprowadzenie ankiety na temat potrzeb w zakresie rozwoju eksportu oraz możliwości rozwoju przedsiębiorstw i ich inwestycji za granicą wraz z opracowaniem wyników po spotkaniu, 1 Podstawa prawna: - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167). 4
przygotowanie zaświadczenia o udziale w spotkaniu B2B, uzgodnione i zatwierdzone ostatecznie przez Zamawiającego, Podczas spotkań biznesowych Wykonawca zapewni tłumaczenia konsekutywne flamandzko-polskie w Brukseli i francusko/angielsko-polskie w Luksemburgu. Dla każdego przedsiębiorcy i przedstawicieli samorządu będzie przypadał jeden tłumacz. 15) Sugeruje się, by spotkania, o których mowa w punkcie 13 zostały przygotowane we współpracy z Wydziałami Promocji Handlu i Inwestycji w Brukseli. Podczas spotkania z WPHI w konsulacie w Brukseli, Wykonawca zapewni prezentację nt. współpracy gospodarczej z Królestwem Belgii i Wielkim Księstwie Luksemburga w tym o polsko-belgijskiej i polsko-luksemburskiej wymianie handlowej, perspektywicznych obszarach współpracy, sukcesach polskich firm w krajach Beneluxu, możliwościach prowadzenia działalności w Belgii i Luksemburgu, przetargach na usługi publiczne, roboty budowlane itp. Ponadto zapewni czas na prezentację walorów gospodarczych województwa lubuskiego oraz firm uczestniczących w misji. 16) W ramach organizacji spotkań biznesowych w Brukseli i Luksemburgu, Wykonawca zapewni salę konferencyjną na min. 30 osób z serwisem kawowym oraz słodkimi przekąskami. Sala powinna być wyposażona w sprzęt niezbędny do przeprowadzenia spotkań (m.in. rzutnik multimedialny, ekran, laptop, nagłośnienie). Spotkania powinny być moderowane (tj. doprowadzenie przedsiębiorców lubuskich na spotkania z przedsiębiorcami belgijskimi, wzajemne przedstawienie sobie przedsiębiorców itp.). 17) Organizacja poczęstunku dla uczestników spotkań B2B Przygotowanie i zaserwowanie poczęstunku: kawa, ciasteczka dla wszystkich uczestników i gości spotkań B2B dla 30 osób oraz zapewnienie obsługi kelnerskiej podczas 2 przerw: 1 przerwy kawowej i 1 przerwy na lunch, w oparciu o niżej wymienione standardy oraz menu obejmujące zróżnicowany asortyment potraw i napojów; zapewnienie wydzielonego, niedostępnego dla innych osób niż uczestnicy spotkania B2B, miejsca na potrzebę zorganizowania przerw: kawowej oraz lunchu, wyposażonego w stoliki koktajlowe/barowe umożliwiające konsumpcję; zapewnienie czystych, białych obrusów, serwetek papierowych i materiałowych, porcelanowych talerzy, talerzyków do ciasta, sztućców, filiżanek i szklanek na napoje, serwisu do kawy i herbaty - ceramicznego lub porcelanowego (wyklucza się użycie plastikowych naczyń oraz sztućców) oraz zapewnienie właściwej obsługi kelnerskiej (minimum 2 osoby obecne podczas całego wydarzenia), ilości filiżanek na kawę/herbatę, talerzy oraz sztućców powinny być w ilości co najmniej o 50% większej niż ilość osób, dla których zostanie przygotowany poczęstunek, kawa podawana w samowarze lub z ekspresu, herbata czarna podawana w samowarze lub zapewnienie gorącej wody i różnych rodzajów herbat (w tym herbata czarna i owocowe), każda sztuka pakowano oddzielnie; serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania spotkań, na który składać się będzie: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek typu kruche ciasteczka, 2 rodzaje ciasta, 3 rodzaje kanapek koktajlowych, świeże owoce, soki owocowe podawane w dzbankach, min. 2 smaki (napoje i poczęstunek dostępny przez cały czas trwania spotkań); Na spotkaniu powinna zostać dokonana prezentacja WPHI, prezentacja województwa lubuskiego oraz omówienie możliwości współpracy. 5
18) Zorganizowanie spotkania B2B z przedstawicialami WPHI w Brukseli - Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania dla uczestników wyjazdu co najmniej jednego spotkania z przedstawicielami Wydziału Promocji i Handlu Ambasady RP w Brukseli. Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z WPHI w Brukseli. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz na spotkanie oraz zorganizować salę ze sprzętem multimedialnym do prezentacji. 19) Wyżywienie uczestników misji. Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom wyjazdu pełne wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) podczas całego pobytu oraz w czasie podróży. Przynajmniej jeden posiłek w ciągu dnia musi być ciepły. UWAGA: menu będzie zróżnicowane i każdego dnia inne. W żadnym dniu nie mogą powtórzyć się dania główne (np. podczas obiadu lub kolacji). Wykonawca w ramach tej usługi zapewni co najmniej dwie kolacje biznesowe dla w lokalach o podwyższonym standardzie, oferujących zróżnicowany asortyment z obsługą kelnerską, gdzie cena za jedną kolację nie może być niższa niż 50 euro. Menu powinno zawierać przynajmniej 3 dania oraz deser i zimne/ciepłe napoje. 20) Wykonawca zapewni dodatkowy transport materiałów promocyjnych (do 20 kg/uczestnika), jeśli takie zapotrzebowanie zgłoszą uczestnicy misji. Rozeznanie telefoniczne lub mailowe w tym zakresie Wykonawca dokona samodzielnie. 21) Opracowywanie newsów wraz z dokumentacją zdjęciową dotyczących misji gospodarczej i przesyłanie ich do Biura Prasowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego z wydarzeń odbywających się na terenie Brukseli (1 relacja z wizyty w WPHI) i Luksemburga (1 relacja) na adres: biuroprasowe@lubuskie.pl. 22) Przygotowanie i zebranie od uczestników misji ankiet ewaluacyjnych, których treść zostanie sformułowana przez Wykonawcę i zatwierdzona przez Zamawiającego na 15 dni przed wyjazdem. Ankiety muszą zawierać informacje dotyczące oceny organizacji wyjazdu, ocenę przydatności praktycznej spotkań/wizyt, ocenę spełnienia oczekiwań, ocenę spotkań z poszczególnymi przedsiębiorcami, ocenę obsługi wyjazdu itp. 23) Terminowe regulowanie rachunków za usługi związane z realizacją misji gospodarczej, 24) Wykonanie dokumentacji fotograficznej w wysokiej rozdzielczości z przebiegu misji min. po 30 zdjęć z każdego odrębnego wydarzenia w czasie trwania misji wyjazdowej, zdjęcia będą robione aparatem fotograficznym o standardzie minimalnym: lustrzanka cyfrowa, 25) Po zakończeniu misji, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Protokołu Odbioru, który będzie zawierał m.in.: raport z przeprowadzonej misji gospodarczej wraz z całą dokumentacją prasową, fotograficzną, listami obecności uczestników z każdego dnia misji, itp. 26) Najpóźniej na dwa tygodnie po zakończonej misji gospodarczej Wykonawca zorganizuje spotkanie ewaluacyjne z udziałem wszystkich uczestników misji. Spotkanie odbędzie się w sali konferencyjnej w siedzibie Urzędzie Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego przy ul. Podgórnej 7 w Zielonej Górze. Spotkanie poprzedzone będzie konferencją prasową z udziałem najważniejszych mediów regionalnych. Wykonawca musi zapewnić: Szklane statuetki w eleganckim etui, grawerowane z logotypem Invest in Lubuskie, logotypy unijne, z globem ziemskim dla wszystkich przedsiębiorców biorących udział w misji gospodarczej 6
Serwis kawowy Serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania spotkań, na który składać się będzie: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda mineralna gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek typu kruche ciasteczka, 2 rodzaje ciasta, 3 rodzaje kanapek koktajlowych, świeże owoce, naturalne soki owocowe podawane w dzbankach, min. 2 smaki. Wykonawca zapewni czyste i wyprasowane, białe obrusy, serwetki papierowe i materiałowe, porcelanowe talerze, talerzyki do ciasta, sztućce, filiżanki i szklanki na napoje, serwis do kawy i herbaty - ceramiczny lub porcelanowy (wyklucza się użycie plastikowych naczyń oraz sztućców) oraz zapewni właściwą obsługę kelnerską (minimum 2 osoby obecne podczas całego wydarzenia), kawa podawana w samowarze lub z ekspresu, herbata czarna podawana w samowarze lub zapewnienie gorącej wody i różnych rodzajów herbat (w tym herbata czarna i owocowe), każda sztuka pakowano oddzielnie; Artykuł sponsorowany w gazetach lokalnych (do akceptacji) Dwustronicowy artykuł sponsorowany w wydaniu papierowym gazety o zasięgu obejmującym całe województwo lubuskie. Artykuł musi posiadać zdjęcia w wersji full color oraz wywiady z wybranymi przedsiębiorcami oraz organizatorem misji gospodarczej. Informacja dodatkowa: Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę: a) do podpisania umowy, po uwzględnieniu ewentualnej procedury odwoławczej, w ciągu maksymalnie 5 dni roboczych; b) w przypadku niepodpisania umowy przez uprawnionych przedstawicieli Wykonawcy w wyżej opisanym terminie Zamawiający będzie uważał zaistniałą sytuację za uchylanie się od obowiązku zawarcia umowy przez wyłonionego Wykonawcę. W tej sytuacji Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych, chyba że zachodzą przesłanki, do wszczęcia przez Zamawiającego nowej procedury wyboru Wykonawcy. 7