a. Hotel w Kolonii lub w miejscowości położonej w pobliżu Kolonii, posiadającej dobre skomunikowanie z miejscem odbywania się targów.

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Toruń, dnia 17 marzec 2015r. W związku z realizacją projektu własnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego pod nazwą Promocja gospodarki Województwa Kujawsko-Pomorskiego m.in. poprzez zagraniczne misje gospodarcze współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata , Osi priorytetowej 5. Wzmocnienie konkurencyjności przedsiębiorstw, Działania 5.5 Promocja i rozwój markowych produktów, Departament Rozwoju Gospodarczego, Certyfikacji i Monitoringu Funduszy Unijnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko- Pomorskiego kieruje zaproszenie do złożenia oferty na organizację części merytorycznej misji gospodarczej dla 14 osobowej grupy wraz z zapewnieniem transportu lokalnego od momentu przylotu. 1. Przedmiot zamówienia i termin jego realizacji: Organizacja części merytorycznej wyjazdu 14-osobowej grupy do Kolonii w Niemczech na misję gospodarczą. Przedsięwzięcia zaplanowane w ramach programu wyjazdu będą się odbywały w dniach 5-7 maja br. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: a. Hotel w Kolonii lub w miejscowości położonej w pobliżu Kolonii, posiadającej dobre skomunikowanie z miejscem odbywania się targów. - standard: hotel min 2 gwiazdkowy (preferowany hotel 3 gwiazdowy lub wyżej); - pokoje jednoosobowe lub do pojedynczego wykorzystania z łazienkami, - bezpłatny dostęp do sieci internetowej w hotelu podczas całego pobytu (Wi-Fi) - śniadania w formie bufetu szwedzkiego, w dniach 6-7 maja br. - pokoje w hotelu z oknami, powyżej 1 piętra z windą, - wskazanie lokalizacji hotelu (adresu, dzielnicy miasta), strony internetowej hotelu, - wszelkie koszty związane z pobytem uczestników misji w hotelu ponosi Zleceniobiorca. b. Posiłki - Zleceniobiorca zapewni business lunch (zupa i drugie danie oraz napoje bezalkoholowe, w tym kawa) w dniach 5-7 maja 2015 r. dla wszystkich uczestników misji; - Zleceniobiorca zapewni uczestnikom misji obiadokolacje w dniach 5-6 maja 2015 r. w restauracji oferującej stół szwedzki lub dania a la carte; - Zleceniobiorca zapewni przerwy kawowe (kawa z ekspresu, herbata, woda mineralna, soki, drobny poczęstunek typu ciasteczka, paluszki, kanapki koktajlowe lub lokalne przekąski, owoce, ciasto) dla wszystkich uczestników spotkania bilateralnego (tj. polskich i zagranicznych) w trakcie jego trwania oraz spotkania Polski eksporter na niemieckim rynku co robić, czego unikać?.

2 c. Transport - zapewnienie transportu w postaci autokaru/busa z kierowcą do wyłącznej dyspozycji grupy: o transport z lotniska w Niemczech do hotelu i z hotelu na lotnisko w Niemczech (dokładna lokalizacja lotniska zostanie przekazana w terminie późniejszym); o transport lokalny do 500 km licząc w okresie od momentu wyjazdu z lotniska w dniu 5 maja 2015 r. do momentu dojechania grupy na lotnisko w dniu 7 maja 2015 r. Zleceniodawca zastrzega możliwość zgłoszenia tras przejazdu dalej niż ww. 500 km. W ofercie należy wskazać cenę każdego dodatkowego, rzeczywiście przejechanego kilometra. - koszty związane z zatrudnieniem, ubezpieczeniem, noclegiem kierowcy (kierowców), opłatami parkingowymi oraz innymi związanymi ze świadczoną usługą ponosi Wykonawca; - autokar/bus powinien mieć maksimum 5 lat, posiadać sprawną klimatyzację, być w pełni sprawny, schludny i czysty, autokar/bus powinien posiadać pasy bezpieczeństwa oraz wydzielone miejsce bagażowe. d. Ubezpieczenie Zleceniobiorca wykupi ubezpieczenie zdrowotne i NNW dla wszystkich członków delegacji na cały czas trwania misji gospodarczej, zarówno na terenie Polski jak i Niemiec. e. Zorganizowanie wizyty studyjnej w wybranym przedsiębiorstwie i/ lub spotkania z architektami i projektantami wnętrz - Zleceniobiorca zobowiązuje się do dokonania wyboru jednej firmy niemieckiej, w której zostanie zorganizowana wizyta studyjna. Profil firmy powinien odpowiadać branży meblarskiej. i/lub - zorganizowanie spotkania z architektami i projektantami wnętrz, którzy pomogli by firmom polskim uczestniczącym w misji gospodarczej, w sprzedaży produktów na rynek niemiecki - spotkanie musi być koordynowane (tj. wprowadzenie uczestników misji, wzajemne przedstawienie przedstawicieli zwiedzanego przedsiębiorstwa niemieckiego/ architektów i uczestników misji) przez osobę zapewnioną przez Zleceniobiorcę opiekuna/pilota grupy, która porozumiewa się w języku polskim i niemieckim. f. Organizacja wizyty uczestników misji na tragach INTERZUM w Kolonii - zakup wejściówek dla uczestników misji (14 osób),

3 - Zleceniobiorca dopełni wszelkich niezbędnych wymagań formalnych, stawianych przez organizatora targów INTERZUM, dotyczących rejestracji i uczestnictwa członków misji (np. wypełnienie i wysłanie zgłoszeń). g. Organizacja spotkania Polski eksporter na niemieckim rynku co robić, czego unikać? - Zleceniobiorca zobowiązuje się do przygotowania treści spotkania i wybrania prelegentów. Spotkanie powinno trwać ok 2-3 godz.; - oczekiwania co do tematyki spotkania: wprowadzenie w tematykę polsko-niemieckich kontaktów gospodarczych, sposób postrzegania polskiego przedsiębiorcy przez przedsiębiorcę niemieckiego, zagadnienia praktyczne- co robić, czego unikać aby nawiązać i utrzymać owocną współpracę; - wynajęcie klimatyzowanej sali do spotkań w standardzie biznesowym; - wyposażenie wynajętej sali w sprzęt techniczny zapewniający obsługę spotkań, jak np. mównica, nagłośnienie, rzutnik z ekranem i podłączeniem do komputera, krzesła i stoliki dla wszystkich uczestników misji; - spotkanie musi być koordynowane (tj. doprowadzenie przedsiębiorców polskich na spotkanie) przez osobę zapewnioną przez Zleceniobiorcę opiekuna/pilota grupy, która porozumiewa się w języku polskim i niemieckim. h. Organizacja spotkania bilateralnego (sesja matchmaking) - Zleceniobiorca zobowiązuje się do dokonania wyboru firm niemieckich uczestniczących w sesji matchmaking (spotkania z co najmniej 3 firmami niemieckimi na jednego przedsiębiorcę polskiego); - oczekiwania co do profilu zaproszonych firm: potencjalni partnerzy biznesowi dla przedsiębiorców uczestniczących w misji- profile firm oraz ich oczekiwania zostaną przesłane Zleceniobiorcy po rozstrzygnięciu przetargu. - wynajęcie klimatyzowanej sali do spotkań w standardzie biznesowym; - wyposażenie wynajętej sali w sprzęt techniczny zapewniający obsługę spotkań, jak np. mównica, nagłośnienie, rzutnik z ekranem i podłączeniem do komputera, stoliki [każdy opisany nazwą firmy polskiej], krzesła dla wszystkich uczestników; - spotkanie musi być koordynowane (tj. doprowadzenie przedsiębiorców polskich na spotkanie z przedsiębiorcami niemieckim, wzajemne przedstawienie sobie przedsiębiorców, uczestników misji) przez osobę zapewnioną przez Zleceniobiorcę opiekuna/pilota grupy, która porozumiewa się w języku polskim i niemieckim; - sesje spotkań bilateralnych mogą odbywać się w trakcie targów. i. Przygotowanie materiałów informacyjnych - Przygotowanie niezbędnej dokumentacji dotyczącej firm niemieckich (uczestników spotkań) w języku polskim lub angielskim (do wyboru) dla każdego polskiego uczestnika misji zawierającej minimum dane teleadresowe, dane przedstawiciela obecnego na spotkaniu, krótką informację na temat firmy i jej obszaru zainteresowania współpracą z firmami polskimi

4 - Przygotowanie niezbędnej dokumentacji dotyczącej profilu każdego z polskich przedsiębiorców uczestniczących w misji gospodarczej w języku angielskim lub niemieckim (do wyboru) dla firm niemieckich (uczestników spotkań) zawierającej minimum dane teleadresowe, dane przedstawiciela obecnego na spotkaniu, krótką informację na temat firmy i jej obszaru zainteresowania współpracą z firmami. j. Wymagania ogólne - Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania poufności co do uzyskanych informacji i dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia; - Zleceniobiorca jest zobowiązany do wykonania pisemnego sprawozdania z przebiegu misji w ramach zadań z niniejszego zapytania. 2. Sposób prezentacji oferty: Oferta obowiązkowo musi zawierać: - całościową wycenę w kwocie brutto, - Zleceniobiorca jest zobowiązany do opracowania, ramowego planu wyjazdu (na podstawie harmonogramu misji dostarczonego przez Zamawiającego), zawierającego wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów misji gospodarczej w ramach obsługiwanej części misji; - wskazanie lokalizacji hotelu (adresu, dzielnicy miasta), strony internetowej hotelu - dokumenty potwierdzające realizację co najmniej 3 zamówień w ciągu ostatnich 2 lat odpowiadających swoim rodzajem niniejszemu zapytaniu tj. organizacji misji gospodarczej dla przedsiębiorców do Niemiec (tj. łącznie muszą być spełnione następujące warunki: organizacja wizyty studyjnej w przedsiębiorstwie, organizacja rozmów B2B oraz organizacja spotkań/brifingu dla przedsiębiorców polskich); - koszt brutto każdego dodatkowego km przejechanego pow. 500 km w związku z realizacją programu misji. 3. Opis kryteriów oceny: Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria oraz ich wagę: cena przedmiotu zamówienia - 60%, jakość 40%. Sposób obliczenia punktów w kryterium cena: Cenę oferty przyjmowaną do dalszych obliczeń będzie stanowić średnia arytmetyczna cen oferty.

5 PC = PC oznacza ilość punktów w kryterium cena. cena najniższej złożonej oferty cena badanej oferty Sposób obliczenia punktów w kryterium jakość: PJ = % ilość punktów badanej oferty 100 pkt 40% ilość punktów oferty z największą ilościa punktów PJ oznacza ilość punktów w kryterium jakość. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów (suma punktów) w kryteriach cena i jakość. W przypadku, jeśli dwóch lub więcej wykonawców złoży oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie tych Wykonawców do złożenia w określonym terminie ofert dodatkowych. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą oferować cen wyższych niż w pierwotnie złożonych ofertach. Informacja o wynikach postępowania zostanie przekazana mailowo. Po rozstrzygnięciu zapytania ofertowego zawarta zostanie pomiędzy stronami umowa w sprawie udzielenia zamówienia. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru Zleceniobiorcy, bez podawania przyczyny. Warunkiem zakwalifikowania do oceny merytorycznej będzie przedstawienie dokumentów potwierdzających realizację co najmniej 3 zamówień w ciągu ostatnich 2 lat odpowiadających swoim rodzajem niniejszemu zapytaniu tj. organizacji misji gospodarczej dla przedsiębiorców do Niemiec (tj. łącznie muszą być spełnione następujące warunki: organizacja wizyty studyjnej w przedsiębiorstwie, organizacja rozmów B2B oraz organizacja spotkań/brifingu dla przedsiębiorców polskich). Zamawiający dokona spełnienia warunków udziału w postępowaniu poprzez zastosowanie kryterium spełnia-nie spełnia, poprzez sprawdzenie, czy oferta została złożona w terminie oraz czy przedłożone dokumenty potwierdzające realizację zamówień spełniają wszystkie warunki. 4. Forma płatności i finansowanie: 1. Ze Zleceniobiorcą zostanie podpisana umowa, wg załączonego wzoru, na realizację wyżej opisanego zlecenia. Zamawiający uiści płatność przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 21 dni od dnia zrealizowania usługi i dostarczenia Zleceniodawcy prawidłowo wystawionej faktury VAT na Województwo Kujawsko-Pomorskie, Plac Teatralny 2, Toruń, NIP oraz sprawozdania z wyjazdu. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zleceniodawcy. 2. Realizacja przedmiotu zapytania będzie współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 5.5 Promocja i rozwój markowych produktów, Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko- Pomorskiego w ramach projektu pod nazwą Promocja gospodarki Województwa Kujawsko- Pomorskiego m.in. poprzez zagraniczne

6 5. Termin składania ofert: Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres do dnia 30 marca 2015 r., do godz. 10:00. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania. 6. Informacje dodatkowe: 1) Informacja o wyborze Zleceniobiorcy zostanie przekazana mailowo. 2) Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru Zleceniobiorcy, bez podawania przyczyny. 3) W przypadku pytań, proszę się kontaktować z p. Aliną Zabłocką pracownikiem Biura Rozwoju Gospodarczego w Departamencie Rozwoju Gospodarczego, Certyfikacji i Monitoringu Funduszy Unijnych, a.zablocka@kujawsko-pomorskie.pl, tel Załączniki: Załącznik nr 1:Wstępny Harmonogram wyjazdu Załącznik nr 2: Wzór Oświadczenia Wykonawcy

7 Załącznik nr 1 Harmonogram Ramowy Program misja gospodarcza do Niemiec dla branży meblarskiej 5-8 maja 2015 r. 1 dzień Misji 5 maja 2015 r. przejazd do Niemiec zakwaterowanie w hotelu spotkanie Polski eksporter na niemieckim rynku co robić i czego unikać? wizyta studyjna w przedsiębiorstwie branżowym i/ lub spotkania z architektami i projektantami wnętrz (lunch) kolacja 2 dzień Misji 6 maja 2015 r. śniadanie sesja matchmaking lunch udział w targach INTERZUM jako uczestnik kolacja 3 dzień Misji 7 maja 2015 r. śniadanie wykwaterowanie z hotelu udział w targach INTERZUM jako uczestnik (lunch) powrót do Polski Kolejność spotkań merytorycznych może ulec zmianie

8 Załącznik nr 2 Oświadczenie Wykonawcy (wzór) Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego Plac Teatralny Toruń OFERTA WYKONAWCY Działając w imieniu i na rzecz Wykonawcy (dane Wykonawcy): Nazwa: Adres siedziby: Nr telefonu i faksu: Adres poczty elektronicznej: NIP: REGON: Oświadczam(y), że: 1. posiadam(y) uprawnienia do wykonywania działalności objętej przedmiotem zamówienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, 2. posiadam(y) niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję(emy) potencjałem technicznym do wykonania zamówienia, Poniżej przedstawiam(my) trzy przykładowe, wykonane przez nas realizacje ekspozycji targowych (wraz z referencjami Zamawiających dostarczonymi jako załączniki do oferty): znajduję(emy) się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia, 4. nie została otwarta w stosunku do mnie (nas) likwidacja, ani nie została ogłoszona upadłość, 5. nie orzeczono wobec mnie (nas) zakazu ubiegania się o zamówienie. Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy