Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ Opis Przedmiotu Zamówienia Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja 3 dniowej konferencji - misji gospodarczej dla przedsiębiorców z województwa lubelskiego Laureatów Marki Regionalnej Lubelskie - branży spożywczej, farmaceutycznej oraz stolarskiej, w terminie od 4 do 31 maja 2015 r. w miejscowościach Rzym/Mediolan we Włoszech. Czas misji: Zamawiający zakłada, iż misja będzie trwała minimum 3 dni (wraz z przylotem i wylotem), z czego co najmniej 2 dni będą wypełnione merytorycznymi wydarzeniami, według ramowego planu: I dzień: przylot, odbiór z lotniska, przejazd na trasie lotnisko-hotel, seminarium - prezentacja programu wizyt w przedsiębiorstwach, zorganizowanie Wieczoru lubelskiego - kolacji z degustacją produktów regionalnych; II dzień: zwiedzanie minimum 1 zakładu przemysłowego, spotkania B2B, transport pociągiem do hotelu w miejscowości Mediolan; III dzień: seminaria, wizyty/spotkania z podmiotami gospodarczymi zwiedzanie EXPO 2015 Mediolan, transport na lotnisko, wylot do Polski. Wykonawca na etapie składania oferty przedstawi Zamawiającemu propozycję terminu oraz ramowy plan realizacji misji gospodarczej. Program zadań oraz termin realizacji zawarty w OPZ nie stanowi ostatecznej postaci i układu wydarzeń wyjazdu i może ulec zmianie w przypadku zaproponowania przez Wykonawcę innego, uzasadnionego ich terminu i rozkładu. Uczestnicy: minimum 15 osób maximum 17 osób, z czego minimalnie 13 osób stanowić będą przedsiębiorcy prowadzący działalność na terenie województwa lubelskiego oraz maksymalnie 2 osoby ze strony Zamawiającego. Wybór uczestników wyjazdu leży po stronie Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby osób (maksymalnie o 2 osoby) w sytuacjach niezależnych od Zamawiającego - tj. m.in. zmniejszenia liczby osób, biorących udział w wyjeździe, których nie mógł przewidzieć w chwili zawarcia umowy, np. choroby uczestnika. O zaistniałej sytuacji Zamawiający pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną zawiadomi niezwłocznie Wykonawcę tj. w ciągu maksymalnie 2 dni przed wylotem. W ramach zamówienia Zamawiający ustala minimalny zakres działań Wykonawcy: 1. Zapewnienie transportu uczestników oraz materiałów promocyjnych: a) Transport krajowy Wykonawca zapewni i poniesie koszty transportu prelegentom oraz przedstawicielom Zamawiającego minimum 15 maximum 17 osób (w tym maximum 2 osoby ze strony Zamawiającego): Miejsce wylotu: Port lotniczy Lublin-Świdnik - Port lotniczy Warszawa w dniu wylotu. Miejsce przylotu, tj. Port lotniczy- Warszawa lub Port lotniczy Lublin-Świdnik w dniu przylotu. Wymagania: Strona 1 z 7

2 Zamawiający na 5 dni przed planowanym wylotem ustali miejsce i godzinę zbiórki w Lublinie tak, aby umożliwić uczestnikom swobodne dotarcie do umówionego miejsca. Wylot dla wszystkich uczestników wyjazdu odbywać się musi z/do jednego portu lotniczego. Wykonawca zorganizuje własnym lub udostępnionym przez firmę przewozową środkiem transportu z ilością miejsc gwarantującą jednoczesny przewóz całej grupy wyjazdowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przewozu osób. Środek transportu musi być w pełni sprawny technicznie, czysty oraz posiadać klimatyzację. Przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty oraz zobowiązać się do podstawienia sprawnego technicznie środka transportu w wyznaczonym miejscu i czasie, posiadającego pełną dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w umowie zgodnie z obowiązującymi przepisami (m. in. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób - dla przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy/kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie, b) Transport lotniczy Wykonawca zapewni i poniesie koszty zakupu biletów lotniczych dla uczestników misji (minimum 15 osób maximum 17 osób, w tym max. 2 przedstawicieli Zamawiającego): Port lotniczy Warszawa lub Port lotniczy Lublin-Świdnik Lotnisko Rzym (Włochy) w dniu (termin podany przez Wykonawcę). Mediolan (Włochy)- Port lotniczy Warszawa lub Port lotniczy Lublin-Świdnik w dniu (termin podany przez Wykonawcę). Wykonawca zapewnieni transport lokalny we Włoszech w postaci busa lub autokaru: Wykonawca odpowiedzialny jest za zapewnienie transportu lokalnego dla grupy uczestników liczącej minimum 15 osób maximum 17 osób (w tym maximum 2 osób ze strony Zamawiającego) każdego dnia trwania misji gospodarczej, obejmujących przejazdy na trasach: I dzień - lotnisko (Rzym) - hotel (Rzym) w dniu przylotu, II dzień - hotel - miejsca spotkań, wizyt hotel (Mediolan), III dzień hotel (Mediolan) EXPO lotnisko (Mediolan) w dniu wylotu: zgodnie z programem, przygotowanym przez Wykonawcę i zaakceptowanym przez Zamawiającego. Wymagania: - Wykonawca zapewni obsługę logistyczną podczas trwania misji gospodarczej dla uczestników wyjazdu środkiem lokomocji, który będzie gwarantował sprawne, bezpieczne, komfortowe i wspólne przemieszczanie się między zaplanowanymi punktami misji gospodarczej. Obsługa logistyczna powinna zagwarantować odbiór uczestników z miejsca docelowego (lotnisko, przystanek), a także dowiezienie uczestników wyjazdu do miejsca wylotu/wyjazdu uczestników misji. - Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą na 5 dni przed planowanym wylotem/wyjazdem ustali miejsce i termin odbioru uczestników misji. Wymagania dotyczące środka lokomocji: - ilość miejsc gwarantująca jednoczesny przewóz całej grupy wyjazdowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przewozu osób, - w pełni sprawny technicznie, schludny i czysty, Strona 2 z 7

3 - przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty m.in. licencję przewoźnika oraz pełną dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w umowie zgodnie z obowiązującymi przepisami (m. in. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie lokalnego transportu drogowego osób - dla przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy/kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie, - podstawienia środka transportu w wyznaczonym miejscu i czasie, w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz dbanie o jego czystość podczas podróży. - przewóz grupy uczestników liczącej minimum 15 osób maximum 17 osób oraz 2 opiekunów ze strony Wykonawcy wraz z bagażem na trasie: lotnisko - hotel w dniu przylotu, hotel - miejsca spotkań, seminariów, wizyt itp.hotel (Mediolan), hotel (Mediolan) Expo lotnisko w dniu wylotu. Trasa przejazdu zostanie ustalona w oparciu o harmonogram misji gospodarczej przygotowanej przez Wykonawcę i zaakceptowany przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłaszania zmiany trasy na dystansie nieprzekraczającym 500 km. 2. Zapewnienie noclegów dla uczestników. Wykonawca zapewnia i ponosi koszty 2 noclegów dla minimum 15 osób maximum 17 osób w obiekcie o standardzie co najmniej hotelu 4 gwiazdkowego, pierwszy nocleg w miejscowości Rzym, drugi nocleg w miejscowości Mediolan, w pokojach do 1-osobowego wykorzystania z łazienkami wyposażonymi w natryski i WC. Hotel powinien znajdować się w odległości maximum 60 minut czasu przejazdu do miejsca, gdzie będzie odbywało się seminarium. Uczestnicy (minimum 15 osób, w tym maximum 2 osoby ze strony Zamawiającego) będą zakwaterowani w obiekcie, z którego zostaną przewiezieni transportem zapewnionym przez Wykonawcę na miejsce, gdzie będzie odbywało się seminarium. Każdy uczestnik misji gospodarczej wraz z noclegiem otrzyma śniadanie. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozliczenia noclegów na podstawie faktycznego wykorzystania miejsc hotelowych. Listę osób, którym będzie przysługiwał nocleg, Wykonawca wspólnie z Zamawiającym zamknie najpóźniej na 5 dni przed datą rozpoczęcia wydarzenia. Wykonawca dokona wstępnej rezerwacji hotelu. Hotel powinien posiadać przechowalnię bagażu oraz dostęp do Internetu (wi-fi) oraz stanowiska z łączami do Internetu. 3. Zapewnienie tłumacza konsekutywnego (polsko-włosko-polski) podczas trwania seminarium, podczas spotkań z firmami włoskimi w drugim dniu misji oraz podczas spotkań z firmami włoskimi w trzecim dniu misji na EXPO Wykonawca zapewni minimum jednego tłumacza konsekutywnego przez cały czas trwania seminarium oraz spotkań z firmami włoskimi w drugim i trzecim dniu misji (polsko-włoskopolski) posiadającego doświadczenie w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego rodzaju wydarzeń. 4. Zorganizowanie w Polsce spotkania organizacyjnego. Wykonawca zorganizuje w siedzibie Zamawiającego spotkanie organizacyjne mające na celu: Strona 3 z 7

4 a) prezentację uczestników misji ze strony polskiej, b) prezentację firm Włoskich zaproponowanych przez Wykonawcę do spotkań w ramach misji oraz przedstawieniu szans na import i eksport usług i wyrobów, jak również zawarcia innych form współpracy, c) przedstawieniu i wyszczególnieniu możliwości współpracy z przedsiębiorcami Włoskimi reprezentującymi wybrane sektory (sektor farmaceutyczny, spożywczy, stolarski), d) informacji organizacyjnych na temat wyjazdu, przedstawienie i omówienie wydarzeń, jakie będą organizowane podczas misji (seminarium, zwiedzanie zakładów przemysłowych, spotkania B2B), ich przebieg, przebiegu misji gospodarczej (omówienie strategii działania), specyfiki danego rynku, uwarunkowań społeczno- gospodarczych i kulturowych danego kraju. e) spotkanie powinno być przeprowadzone najpóźniej 5 dni przez wyjazdem na misję gospodarczą f) Wykonawca zobowiązany jest do: - przedstawienia propozycji spotkań z firmami, które będą brały udział w misji; - zapewnienia przetłumaczonych na język polski materiałów zawierających opis firm i charakter ich działalności, z którymi spotkają się podczas wydarzenia przedsiębiorcy. Przekazanie w/w informacji odbędzie się za pomocą poczty elektronicznej korespondencja będzie przekazywana również do wiadomości Zamawiającego) - zapewnienia przedsiębiorcom/uczestnikom misji minimalnego zakresu informacji o specyfice firmy, specyfice oferowanych usług/produktów, zdolności produkcyjnej/zapotrzebowaniu, ilości nawiązanych kontaktów z partnerami zagranicznymi w ciągu ostatnich 5 lat, przedstawieniu kluczowych aspektów nawiązywania współpracy (warunków, wymagań, rozwiązań formalnych); - zapewnienia we Włoszech co najmniej 1 prelegenta-specjalisty w dziedzinie wymienionych rynków z Włoch (w którym będzie odbywała się misja, którego zadaniem będzie m.in. przedstawienie specyfiki rynku docelowego pod kątem branż reprezentowanych przez uczestników misji, (przedstawiciel instytucji zrzeszającej przedsiębiorców, przedstawiciel izby handlowej, przedstawiciel instytucji otoczenia biznesu posiadający co najmniej 2- letnie udokumentowane doświadczenie w danym zakresie); - zapewnienia podczas misji co najmniej 1 spotkania B2B (przypadających na każdego przedstawiciela lubelskiej firmy z kontrahentami/uczestnikami reprezentującymi rynek zagraniczny (czyli m.in. doprowadzenie uczestników do miejsca spotkań, usługa tłumacza konsekutywnego); g) Zamawiający zapewni Wykonawcy pomieszczenie niezbędne do przeprowadzenia spotkania organizacyjnego. 5. Organizacja seminarium szkoleniowego we Włoszech dla polskich uczestników misji oraz kontrahentów i instytucji wspierających biznes podczas trwania misji. Seminarium szkoleniowe będzie uwzględniać następujące wymogi: - seminarium odbędzie się w I dniu misji. Dopuszcza się zorganizowanie wydarzenia w innym terminie i dniu, jednakże wymaga to uprzedniej zgody Zamawiającego); - miejsce organizacji seminarium powinno być położone nie dalej niż 60 minut od hotelu, w którym zatrzymali się uczestnicy misji, - seminarium powinno trwać co najmniej 1,5 godziny, Strona 4 z 7

5 Wykonawca zapewni udział co najmniej czterech prelegentów, legitymujących się następującym doświadczeniem, które udokumentuje w momencie składania ofert: I. Główny Ekspert posiadający, co najmniej 2-letnie branżowe doświadczenie zawodowe, w tym doświadczenie w opracowaniu kompletnej oferty dotyczącej organizacji wydarzeń zagranicznych, takich jak misje gospodarcze, targi, seminaria; II. III. IV. Ekspert posiadający, co najmniej 2-letnie branżowe doświadczenie zawodowe związane ze współpracą z podmiotami zagranicznymi (firmy, instytucje) z Włoch; Ekspert/prelegent Produkcja oraz możliwości eksportowe lubelskich przedsiębiorstw w branży spożywczej ; Ekspert/prelegent Produkcja oraz możliwości eksportowe lubelskich przedsiębiorstw w branży farmaceutycznej lub stolarskiej ; Celem Prelegentów będzie przekazanie istotnych informacji w zakresie: specyfiki rynku Włoskiego, przedstawieniu możliwości współpracy, inwestycji zagranicznych i porozumień handlowych dla polskich przedsiębiorców (przedstawiciele izb importerów, agencji i stowarzyszeń branżowych skupiających firmy spoza danego kraju, w szczególności polskie, czyli mających co najmniej 2-letnie doświadczenie w zakresie wspierania zagranicznych, w tym polskich przedsiębiorców w wejściu na rynek), przedstawienia i wyszczególnienia możliwości współpracy z przedsiębiorcami zagranicznymi (ze szczególnym uwzględnieniem regionu, w którym będzie się odbywać misja, a także branż, które reprezentują uczestnicy); przedstawieniu dobrych praktyk z zakresu wejścia polskich firm na rynek Włoski, w którym odbywa się misja (przedstawiciel polskiej firmy, przedstawiciel zagranicznej firmy posiadający umowę/współpracujący z polska firmą branż, które reprezentują uczestnicy misji). Wykonawca w ramach organizowanego spotkania zobowiązany jest do: - zapewnienia sali do spotkania w standardzie biznesowym, wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym (m.in. dostęp do Internetu, rzutnik z ekranem i komputerem itp.) dostosowane do zorganizowania w/w. spotkania z uwzględnieniem wszystkich niezbędnych wymagań dotyczących organizacji oraz wymaganej liczby gości; - zapewnienie przez cały czas trwania spotkań kawy (z ekspresu), herbaty, wody gazowanej i niegazowanej, soków owocowych; - zorganizowania kolacji oraz mini stoiska promocyjnego województwa lubelskiego oraz degustacji produktów spożywczych produkowanych przez producentów z terenu województwa lubelskiego. Wykonawca odpowiedzialny jest za organizację prezentacji i degustacji minimum 20 produktów spożywczych produkowanych przez producentów z terenu województwa lubelskiego w I dniu wyjazdu, dla nie mniej niż 50, nie więcej niż 70 osób. Degustacja odbędzie się po zakończeniu seminarium. Strona 5 z 7

6 6. Organizacja minimum 1 wizyty studyjnej we Włoszech dla uczestników misji. Organizacja wizyty studyjnej w organizacjach branżowych związanych z inwestycjami zagranicznymi, w siedzibach przedsiębiorstw, inwestorów oraz potencjalnych kontrahentów zainteresowanych inwestycjami w Polsce, współpracą z Województwem Lubelskim oraz ofertami inwestycyjnymi z terenu województwa lubelskiego lub w instytucjach lokalnych odpowiedzialnych za przyciąganie inwestycji zagranicznych lub zajmujących się obsługą przedsiębiorców zagranicznych na terenie danego kraju. Firmy/instytucje zagraniczne powinny być podmiotami zainteresowanymi nawiązaniem współpracy z polskimi podmiotami. Wizyta powinna obejmować oprowadzenie po obiekcie wraz z opiekunem, zapewnienie spotkania z przedstawicielami odwiedzanej instytucji, zapewnienie krótkiej (ustnej) prezentacji polskich uczestników przy pomocy konsekutywnego tłumacza (tłumaczenie dwustronne polsko-włosko-polski), posiadającego doświadczenie podczas podobnego rodzaju wydarzeń) przez cały czas trwania wizyty. Instytucje, w których potencjalnie mają odbyć się spotkania w czasie misji powinny być zaakceptowane przez Zamawiającego najpóźniej 5 dni przez wyjazdem. 7. Zapewnienie oraz pokrycie kosztów wstępu na EXPO Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienie biletów wstępu na EXPO 2015 dla grupy uczestników misji gospodarczej. Umożliwienie uczestnikom misji wymiany doświadczeń dotyczących bezpieczeństwa i jakości żywności oraz stosowanych w rolnictwie technologii, zaprezentowania osiągnięć poszczególnych krajów w branży żywnościowej, pozyskanie wiedzy o najnowszych trendach w promowaniu zdrowej żywności oraz działaniach edukacyjnych na temat odpowiedniego i bezpiecznego dla zdrowia żywienia oraz umożliwienie pogłębienia kontaktów gospodarczych i handlowych z tym krajem. 8. Pozostałe wymogi: a) Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego informowania o tym, jakie podmioty są zainteresowane spotkaniem z lubelskimi przedsiębiorcami oraz przedstawicielami Województwa Lubelskiego. b) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności (podczas całego czasu trwania misji gospodarczej, czyli od momentu dotarcia uczestników na lotnisko w miejscu wylotu do powrotu na lotnisko do Polski) co najmniej jednej osoby ze strony Wykonawcy nadzorującej właściwą realizację usługi (opiekun grupy) oraz czuwającej nad sprawnym i terminowym przebiegiem wydarzeń w postaci seminariów, spotkań B2B itp. w oparciu o program. d) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z zatrudnieniem, zakwaterowaniem i ewentualnym transportem zatrudnionych przez siebie osób, jak np. kierowców, tłumaczy, moderatorów spotkań, etc. e) Wykonawca jest zobowiązany do poinformowania uczestników misji gospodarczej o wszystkich niezbędnych wymogach formalnych dotyczących przewozu/przelotu towarów i ludzi w celu bezpiecznego i zgodnego z prawem przewozu (m.in. prawo celne, wizowe, odpowiednie oznakowanie produktów, spełnianie norm danego kraju) i zdrowotnych Strona 6 z 7

7 (ewentualne szczepienia). Zamawiający zaznacza, że dodatkowe koszty w postaci opłat za bagaże, nie stanowią przedmiotu zamówienia i stanowią indywidualny wydatek uczestników. f) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia bezpieczeństwa osób uczestniczących w misji. g) Koszty wyżywienia uczestników misji (obiad, kolacja) leżą po stronie Wykonawcy. Wszystkie instytucje, w których potencjalnie mają odbyć się spotkania w czasie misji gospodarczej powinny być wcześniej zaakceptowane przez Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do opracowania w ciągu maksymalnie 10 dni roboczych od daty podpisania Umowy ramowego planu wyjazdu, zawierającego wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów misji gospodarczej. Strona 7 z 7