Studia podyplomowe dla mediatorów z zakresu mediacji w sprawach gospodarczych z elementami wiedzy pozaprawnej

Transkrypt

1 S z c z e g ó ł o w y o p i s p r z e d m i o t u z a m ó w i e n i a Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi cateringowej (serwisu kawowego) dla uczestników zajęć podczas dziesięciu dwudniowych zjazdów organizowanych w Łodzi (woj. łódzkie) przez Wydział Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego w związku z realizacją projektu pn. Studia podyplomowe dla mediatorów z zakresu mediacji w sprawach gospodarczych z elementami dla mediatorów z obszaru odpowiadającego obszarowi właściwości miejscowej sądów apelacyjnych w Białymstoku, w Łodzi i w Warszawie, współfinansowanego ze środków UE w ramach EFS. Punkt I Wykonanie zamówienia usługi cateringowej (serwisu kawowego) - obejmuje w szczególności (dotyczy każdej edycji zajęć) - przygotowanie, dowóz i świadczenie usługi: w dni wskazane przez Zamawiającego do sali konsumpcyjnej na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego na 30 minut przed rozpoczęciem zajęć (w przypadku serwisu poczęstunkowego). W sali będzie można ustawić naczynia do serwowania poczęstunków dla uczestników zajęć. Planowana godzina rozpoczęcia zajęć w pierwszym dniu zjazdu to godz. 12:00, natomiast w drugim dniu zjazdu to godz. 09:00, przy czym o dokładnych godzinach świadczenia usługi, Zamawiający poinformuje Wykonawcę na 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem rozpoczęcia każdej edycji zajęć, - odpowiednie świadczenie usługi cateringowej: Wykonawca powinien świadczyć usługi cateringowe: na zastawie ceramicznej lub porcelanowej, z użyciem sztućców platerowanych, serwetek papierowych, stół na którym będą serwowane posiłki powinien być nakryty obrusem (bielizna stołowa z tkaniny). Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji serwisu w stołu, obrusy, serwetki papierowe, krzesła, naczynia, sztućce i inne niezbędne elementy, które służą należytemu wykonania zamówienia. - estetykę usługi cateringowej: Wykonawca powinien zapewnić estetyczne podawanie napojów (zimnych i gorących) oraz poczęstunków, a także zbierać naczynia oraz resztki pokonsumpcyjne najpóźniej 15 minut po zakończeniu jedzenia, - zasady higieny: Wykonawca jest zobowiązany do zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowywaniu/podawaniu posiłków Strona 1 z 5

2 Planowane terminy realizacji zamówienia: Lp. Planowane terminy realizacji zjazdów/zajęć Uwagi: 1 edycja października 2018 r. 1 dzień w każdej z edycji - całodzienny serwis kawowy 2 edycja listopada 2018 r. (dla każdego uczestnika - max. 50 osób) 3 edycja grudnia 2018 r. 4 edycja stycznia 2019 r. 5 edycja stycznia 2019 r. 2 dzień w każdej z edycji - całodzienny serwis kawowy (dla każdego uczestnika - max. 50 osób) 6 edycja lutego 2019 r. 7 edycja marca 2019 r. 8 edycja kwietnia 2019 r. 9 edycja 31 maja 01 czerwca 2019 r. 10 edycja czerwca 2019 r. Uwaga: 1. Zamawiający zastrzega, że liczba osób korzystających z usługi cateringu obejmuje w każdej z 10 edycji: a/ zapewnienie całodziennego serwisu kawowego pierwszego i drugiego dnia zajęć; b/ przewidywana liczba osób korzystających z usługi cateringu każdego dnia to max. 50 osób. Liczbę osób Zamawiający przekaże Wykonawcy na 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem każdego zjazdu. Zamawiający jednocześnie zastrzega, iż podczas każdego dnia zajęć liczba osób korzystających z usługi cateringowej może ulec zmianie (np. na skutek nieobecności uczestnika w danym dniu). O zmianie takiej Zamawiający poinformuje Wykonawcę w pierwszym dniu zajęć nie później niż do godz. 10:00 oraz w drugim dniu zajęć nie późnej niż do godz. 8:00. c/ (dotyczy edycji 3-10) W edycjach nr 3-10 podczas pierwszego i drugiego dnia zjazdu będą uczestniczyły każdorazowo cztery grupy szkoleniowe. Zmawiający, w sytuacjach nieprzewidzianych trudności, dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji zajęć dla każdej z czterech grup szkoleniowych w ramach danego dnia zjazdu i ustalenia nowego Strona 2 z 5

3 terminu dla danej grupy, której zajęcia zostały odwołane. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie niezwłocznie po wystąpieniu sytuacji, powodującej nieoczekiwaną zmianę, która wpłynęła na odwołanie zajęć dla danej grupy. Nowy, zmieniony termin dla danej grupy, Zamawiający ustali niezwłocznie w porozumieniu z Wykonawcą, tak aby zamówienie zostało wykonane z należytą starannością. 2. Zamawiający zapłaci tylko za usługi faktyczne zrealizowane (zgodnie z listą obecności uczestników)według cen jednostkowych wskazanych w Formularzu Oferty, stanowiącym załącznik nr 2 Ogłoszenia, z zastrzeżeniem o którym mowa w pkt W sytuacji trudności związanej z rekrutacją uczestników, Zamawiający przewiduje możliwość rezygnacji z planowanego terminu zajęć. Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę najpóźniej na 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem poszczególnych zajęć. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość poinformowania na 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem rozpoczęcia zajęć o zmianie daty wynikającej z uzasadnionej przyczyny. 5. Zamówienie będzie realizowane stosownie do potrzeb Zamawiającego (wskazanych w zamówieniu) w siedzibie Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego, ul. Kopcińskiego 8/12, Łódź. Punkt II W ramach świadczonej usługi cateringowej Wykonawca zapewni (dotyczy każdej edycji zajęć) a) Opis usługi cateringowej W ramach świadczonej usługi Wykonawca zapewni serwis kawowy, który świadczony będzie w systemie ciągłym, w nieograniczonej ilości (uzupełnianie brakujących składników będzie się odbywać na bieżąco, w razie potrzeby dla uczestników korzystających z usługi). Serwis kawowy dostępny będzie w sali szkoleniowej lub w bezpośrednim jej sąsiedztwie i obejmować będzie: gorącą kawę, podaną w termosach lub ekspresach ciśnieniowych, gorącą wodę do herbaty (wg potrzeb, adekwatnie do liczby uczestników wydarzenia), herbatę w torebkach minimum dwa rodzaje, w tym co najmniej jeden rodzaj herbaty czarnej i jeden herbaty owocowej, wodę gazowaną i niegazowaną podawaną w butelkach max. 0,5 l, wybór ciastek kruchych min. 2 rodzaje, Strona 3 z 5

4 dodatki do napojów ciepłych cukier, mleczko do kawy, cytryna. Poczęstunek powinien być usytuowany w sali szkoleniowej lub sali wskazanej przez Zamawiającego i winien być dostępny przez cały czas trwania zajęć, stąd Wykonawca winien zadbać w trakcie trwania zajęć by uczestnik zajęć mógł w każdym czasie napić się gorącego napoju (kawa, herbata) w tym celu sugeruje się wystawienie warników lub termosów konferencyjnych stołowych z wrzątkiem o pojemności odpowiedniej do liczby godzin zajęć. b) Nadto, Wykonawca w ramach przedmiotu zamówienia zobowiązany jest do: 1. Zapewnienia profesjonalnej obsługi, w tym minimum jednej osoby, odpowiedzianej za obsługę kelnerską. Zamawiający wymaga, aby osoba, odpowiedzialna za obsługę kelnerską, wyglądała schludnie (strój typu: biała koszula, czarne długie spodnie/spódnica lub czarny fartuch; ubrania muszą być czyste, wyprasowane i nieuszkodzone), 2. Przygotowania miejsca serwowania w postaci zabudowy pod bufet, 3. Zapewnienia profesjonalnego sprzętu cateringowego, specjalistycznych urządzeń typu: termosy, podgrzewacze, itp., wyposażenie stołów wykorzystywanych podczas przerw w białe obrusy, dostarczenie niezbędnej zastawy w postaci naczyń (białe, porcelanowe filiżanki na kawę oraz herbatę ze spodkami, białe porcelanowe talerze na dania obiadowe i na desery, szklanki), stalowych sztućców, białych papierowych serwetek w serwetnikach. Ilości sprzętu, naczyń oraz papierowych serwetek mają gwarantować wszystkim uczestnikom sprawne korzystanie z bufetów w trakcie przerw; ilości dostosowane do liczebności uczestników danego wydarzenia, przy czym zastawa, sztućce, serwetki, itp. muszą być na bieżąco uzupełniane, 4. Utrzymywania w czystości miejsca poczęstunku i bufetów na bieżąco oraz sprzątania po realizacji usługi i wywożenia na własny koszt odpadów konsumpcyjnych i poprodukcyjnych, 5. Zapewnienia innych narzędzi, niezbędnych do wykonywania zamówienia. Strona 4 z 5

5 Punkt III Informacje dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia 1. Wykonawca zobowiązany będzie do ścisłego nadzoru każdego etapu prac i kontaktowania się z pracownikiem Uniwersytetu Łódzkiego. 2. Imię i nazwisko pracownika Uniwersytetu Łódzkiego wraz z danymi teleadresowymi zostaną wskazane w umowie o udzielenie zamówienia publicznego, której projekt stanowi załącznik nr 3 do Ogłoszenia o udzielanym zamówieniu na usługi społeczne. Strona 5 z 5