OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU pn.:

Transkrypt

1 Zielona Góra ul. Podgórna 7 tel. +48 /68/ , fax +48 /68/ DA.III Zielona Góra, r. OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU pn.: Kompleksowa organizacja wyjazdowej misji gospodarczej do Hiszpanii połączonej z udziałem w międzynarodowych targach ALIMENTARIA 2018 i Hostelco w Barcelonie. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Województwo Lubuskie Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze ul. Podgórna 7, Zielona Góra Tel./fax.: /296 NIP: REGON: adres strony internetowej Zamawiającego: adres Biuletynu Informacji Publicznej Zamawiającego: Wydział Zamówień Publicznych tel.: lub , ; fax.: , adres poczty elektronicznej: j.pawlowska@lubuskie.pl GODZINY URZĘDOWANIA /poniedziałek/ /od wtorku do piątku/ W Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubuskiego funkcjonuje System Zarzadzania Jakością ISO 9001:2015. Zadanie realizowane jest w ramach projektu pn. Promocja gospodarcza województwa lubuskiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Lubuskie 2020, Działanie 1.4. Promocja regionu i umiędzynarodowienie sektora MŚP, Poddziałanie Promocja regionu i umiędzynarodowienie sektora MŚP projekty realizowane poza formułą ZIT.

2 2 I. Tryb udzielenia zamówienia publicznego. 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest na podstawie przepisów art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz z późn. zm.) dotyczących zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi i art. 34 ust. 5 upzp. W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym Ogłoszeniu mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Kodeksu Cywilnego. 2. Niniejszy dokument można odebrać nieodpłatnie w siedzibie Zamawiającego, ul. Podgórna 7, Zielona Góra w godz. 8:00-15:00 od poniedziałku do piątku (pok. nr 3) albo bezpośrednio ze strony internetowej Zamawiającego w zakładce zamówienia publiczne. 3. Zamawiający informuje, że jeśli w niniejszym postępowaniu koniec terminu do wykonania danej czynności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy. 4. Wykonawca powinien dokładnie zapoznać się z niniejszym ogłoszeniem i złożyć ofertę zgodnie z jego wymaganiami. II. Opis przedmiotu zamówienia. 1. Przedmiotem zamówienia jest Kompleksowa organizacja wyjazdowej misji gospodarczej do Hiszpanii połączonej z udziałem w międzynarodowych targach ALIMENTARIA 2018 i Hostelco w Barcelonie. 2. Zamawiający przewiduje zastosowanie prawa opcji polegające na rozszerzeniu zamówienia o dodatkowych uczestników (1-2 osoby). Prawo opcji zostanie zastosowane decyzją o zwiększeniu ilości uczestników (przedstawicieli samorządu województwa). 3. Możliwość skorzystania z prawa opcji jest jedynie prawem Zamawiającego nie stanowi żadnego wiążącego zobowiązania. 4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa załącznik nr 1 do Ogłoszenia. 5. Pozostałe warunki realizacji zamówienia regulują zapisy Projektu Umowy, który stanowi załącznik nr 9 do Ogłoszenia. 6. Kody klasyfikacji Wspólnego Słownika Zamówień (CPV ): Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Hotelarskie usługi noclegowe Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów Usługi w zakresie organizowania seminariów Usługi w zakresie transportu drogowego Artykuły informacyjne i promocyjne. III. Termin wykonania zamówienia. Zamówienie będzie realizowane między: 15 a 20 kwietnia 2018 r. (czas trwania 5 dni). IV. Warunki udziału w postępowaniu. 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1.1 nie podlegają wykluczeniu w oparciu o przesłanki, o których mowa art. 24 ust. 1 pkt i art. 24 ust. 5 pkt. 1 i 2 ustawy Pzp. 1.2 spełniają warunki udziału w postepowaniu dotyczące zdolności technicznej Wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wykonał należycie przynajmniej 3 usługi

3 3 odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, tj. zorganizował przynajmniej 3 misje gospodarcze/wyjazdy studyjne do lub z Polski, w tym przynajmniej 1 misję gospodarczą/wyjazd studyjny z Polski do Hiszpanii. Każda misja/wyjazd studyjny jako minimum 3-dniowe przyjazdy/wyjazdy z udziałem przynajmniej: 8 różnych zagranicznych uczestników (obcokrajowców lub Polaków mieszkających za granicą) (Zamawiający rozumie uczestnika jako przedstawiciela podmiotów gospodarczych lub/i instytucji otoczenia biznesu) w przypadku misji gospodarczej/wyjazdu studyjnego do Polski, o wartości co najmniej PLN brutto każda misja. lub 8 różnych polskich uczestników (Zamawiający rozumie uczestnika jako przedstawiciela podmiotów gospodarczych lub/i instytucji otoczenia biznesu) w przypadku misji gospodarczej/wyjazdu studyjnego z Polski do zagranicznego kraju) o wartości co najmniej PLN brutto każda misja. UWAGA: Zamawiający rozumie pojęcie instytucje otoczenia biznesu jako: podmioty posiadające bazę materialną, techniczną, zasoby ludzkie i kompetencje niezbędne do świadczenia usług na rzecz sektora MŚP, m.in. usług na rzecz rozwoju i wspierania przedsiębiorczości. Instytucje te zajmują się kojarzeniem partnerów gospodarczych, wspomaganiem wdrażania innowacji, ponadto świadczą one na rzecz przedsiębiorców usługi szkoleniowe, usługi doradztwa biznesowego, usługi administracji i zarządzania programami pomocowymi, udzieleniem wsparcia finansowego. Do tej kategorii można zaliczyć agencje rozwoju regionalnego i lokalnego, ośrodki szkoleniowo-doradcze, fundusze, organizacje reprezentujące przedsiębiorców, instytucje proinnowacyjne działające na rzecz innowacyjności, centra transferu technologii, instytuty i ośrodki badawczo rozwojowe pełniące rolę centrów oraz ośrodki innowacji i przedsiębiorczości. Zamawiający nie dopuszcza łączenia zdolności technicznej w ramach konsorcjum, w celu spełnienia warunku udziału w postępowaniu, tzn. w przypadku składania oferty przez konsorcjum, przynajmniej jeden z członków konsorcjum musi spełniać warunek zdolności technicznej w całości. W przypadku korzystania z potencjału podmiotu trzeciego w zakresie spełnienia tego warunku, podmiot ten także musi samodzielnie spełniać warunek udziału w postępowaniu. 2. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, polegać na zdolnościach technicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączącego go z innymi podmiotami. Wykonawca, który polega na zdolnościach technicznych innych podmiotów udowodni Zamawiającemu, że realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, poprzez złożenie pisemnego zobowiązania (wg. załącznika nr 8 do Ogłoszenia) tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia. 3. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty. Pełnomocnictwo winno być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie. 4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunek udziału w postepowaniu określony w pkt. 1.2 tego Rozdziału musi spełniać Wykonawca, który będzie realizował przedmiot zamówienia. 5. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym (załącznik nr 2 do Ogłoszenia) części

4 4 zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom (wraz ze wskazaniem procentowego udziału w wykonaniu zamówienia) i podania przez Wykonawcę firm podwykonawców. Wobec podwykonawców Zamawiający nie będzie badał czy nie zachodzą podstawy wykluczenia. 6. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców: którzy nie wykazali, spełniania warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt 1.2., którzy nie wykażą, że nie zachodzą wobec nich przesłanki określone w art. 24 ust. 1 pkt i art. 24 ust. 5 pkt. 1 i 2 ustawy Pzp. V. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia. 1. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych w Rozdziale IV oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia, Wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty: 1.1 Aktualne na dzień składania ofert oświadczenia w zakresie wskazanym w Załączniku Nr 3 i 4 do Ogłoszenia o zamówieniu. Informacje zawarte w oświadczeniach będą stanowić potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. 1.2 Aktualne na dzień składania ofert oświadczenie dotyczące przynależności do grupy kapitałowej wg załącznika Nr 5 do Ogłoszenia. 1.3 Odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt. 1 ustawy Pzp. UWAGA: W sytuacji niezłożenia przez Wykonawcę dokumentu Zamawiający pobierze go samodzielnie z ogólnodostępnych i bezpłatnych elektronicznych baz danych ( Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje lub inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wg. załącznika nr 6 do Ogłoszenia. 1.5 Pełnomocnictwo jeśli dotyczy. 1.6 Pisemne zobowiązanie jeśli dotyczy. 1.7 Uzasadnienie tajemnicy przedsiębiorstwa jeśli dotyczy.

5 5 ponadto do oferty należy dołączyć: 1.8 Tabelę (wg załącznika nr 7 do Ogłoszenia) na kryterium oceny ofert Doświadczenie osoby wyznaczonej do realizacji zamówienia zawierającą informację potwierdzającą doświadczenie wskazanej osoby w realizacji misji gospodarczych/wyjazdów studyjnych do Hiszpanii. 2. Oświadczenia dotyczące Wykonawcy/Wykonawców występujących wspólnie oraz podmiotu, na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca, składane są w oryginale. Dokumenty inne niż oświadczenia składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. 3. Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio Wykonawca, podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą. 4. W przypadku potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, na dokumentach tych muszą się znaleźć podpisy Wykonawcy oraz klauzula za zgodność z oryginałem. W przypadku dokumentów wielostronicowych, należy poświadczyć za zgodność z oryginałem każdą stronę dokumentu, ewentualnie poświadczenie może znaleźć się na jednej ze stron wraz z informacją o liczbie poświadczanych stron. 5. Podpisy na oświadczeniach i dokumentach muszą być złożone w sposób pozwalający zidentyfikować osobę podpisującą. Zaleca się opatrzenie podpisu pieczątką z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej. VI. Kontakt z Zamawiającym. 1. Korespondencję w niniejszym postępowaniu należy kierować pod adres: Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego Departament Administracyjno Gospodarczy WYDZIAŁ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH ul. Podgórna 7, Zielona Góra j.pawlowska@lubuskie.pl Faks lub Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z przesłanym pisemnie, pocztą elektroniczną lub faksem wnioskiem o wyjaśnienie treści Ogłoszenia. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składnia ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści Ogłoszenia wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści Ogłoszenia wpłynął po upływie terminu składania wniosku lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 3. Wszelkie zmiany treści Ogłoszenia, jak i odpowiedzi na pytania, co do jego treści, Zamawiający zamieszczać będzie na stronie internetowej Zamawiającego, tj Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami: Jolanta Pawłowska fax 68/ , j.pawlowska@lubuskie.pl.

6 VII. Opis sposobu przygotowania ofert. 1. Wykonawca może złożyć jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Wykonawcę. 2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty wariantowej. 4. Oferta wraz z załącznikami musi być sporządzona w sposób czytelny z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Treść oferty musi być zgodna z treścią Ogłoszenia. 6. Wszelkie zmiany naniesione przez Wykonawcę w treści oferty po jej sporządzeniu muszą być parafowane przez Wykonawcę. 7. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę, tj. osobę (osoby) reprezentującą Wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 8. Jeżeli osoba (osoby) podpisująca ofertę (reprezentująca Wykonawcę lub Wykonawców występujących wspólnie) działa na podstawie pełnomocnictwa, pełnomocnictwo to w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza musi zostać dołączone do oferty. 9. Oferta wraz z załącznikami musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę lub złożony wraz z ofertą sporządzony w języku innym niż polski musi być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski. 10. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 11. Zaleca się, aby strony oferty były trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane. 12. Zaleca się, aby każda strona oferty zawierająca jakąkolwiek treść była podpisana lub parafowana przez Wykonawcę. 13. W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co do których Wykonawca zastrzega, że nie mogą być udostępniane innym uczestnikom postępowania, muszą być oznaczone przez Wykonawcę klauzulą Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert musi wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, w szczególności określając, w jaki sposób zostały spełnione łącznie 3 warunki: a) ma charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny przedsiębiorstwa lub jest to inna informacja mająca wartość gospodarczą, b) nie została ujawniona do wiadomości publicznej, c) podjęto w stosunku do niej niezbędne działania w celu zachowania poufności. Zaleca się, aby informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa były trwale spięte i oddzielone od pozostałej (jawnej) części oferty. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy Pzp. Zastrzeżenie informacji, które nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji będzie traktowane, jako bezskuteczne i skutkować będzie ich odtajnieniem. 6

7 7 VIII. Składanie i otwarcie ofert. 1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego, tj. w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze, ul. Podgórna 7, Departament Administracyjno Gospodarczy KANCELARIA OGÓLNA w nieprzekraczalnym terminie do dnia r. do godz. 11: Ofertę należy złożyć w zamkniętym, nieprzeźroczystym opakowaniu oznaczonym w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. Opakowanie powinno być opatrzone nazwą i adresem Wykonawcy, adresem Zamawiającego oraz następująco opisane: Nazwa i adres Wykonawcy Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego Departament Administracyjno Gospodarczy KANCELARIA OGÓLNA ul. Podgórna Zielona Góra OFERTA w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pn.: Kompleksowa organizacja wyjazdowej misji gospodarczej do Hiszpanii połączonej z udziałem w międzynarodowych targach ALIMENTARIA 2018 i Hostelco w Barcelonie. Nr sprawy: DA.III Nie otwierać przed dniem r., godz. 11:30 3. Decydujące znaczenie dla zachowania terminu składania ofert ma data i godzina wpływu oferty w miejsce wskazane w pkt. 1, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową lub kurierską. 4. Konsekwencje niewłaściwego opakowania oferty, złożenia jej w niewłaściwym miejscu lub nie dostarczenie jej do miejsca składania ofert w wyznaczonym terminie obciążają Wykonawcę. 5. Otwarcie ofert jest jawne i nastąpi w siedzibie Zamawiającego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze, ul. Podgórna 7 w dniu: r. o godz. 11:30 w pokoju nr 3 w Wydziale Zamówień Publicznych Departamentu Administracyjno - Gospodarczego. 6. Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty, pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne zawiadomienie o wprowadzeniu zmian do oferty, przed upływem terminu składania ofert. Pisemne zawiadomienie musi być podpisane przez Wykonawcę lub osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. 7. Oferta z oznaczeniem ZMIANA musi być złożona w kopercie, oznaczonej jak w pkt. 2 tego rozdziału. 8. Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, WYCOFAĆ ofertę poprzez złożenie pisemnego zawiadomienia podpisanego przez Wykonawcę lub osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. 9. Informacja o ofertach, które zostały złożone w odpowiedzi na niniejsze ogłoszenie zostanie zamieszczona na stronie internetowej Oferty złożone po terminie, o którym mowa w punkcie 1, zostaną niezwłocznie zwrócone Wykonawcom.

8 8 IX. Badanie ofert. 1. Zamawiający najpierw dokona oceny ofert, a następnie zbada czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. 2. W toku oceny i badania ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert w terminie przez siebie wskazanym. 3. Zamawiający poprawi w ofertach: a) oczywiste omyłki pisarskie, b) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z Ogłoszeniem, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę. 4. Jeżeli Wykonawca, który złożył najkorzystniejszą ofertę, nie złoży oświadczeń i dokumentów, o których mowa w Ogłoszeniu, lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający wezwie do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta Wykonawcy podlegałaby odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. 5. Jeżeli Wykonawca, który złożył najkorzystniejszą ofertę, nie złoży wymaganych pełnomocnictw albo złożył wadliwe pełnomocnictwa, Zamawiający wezwie do ich złożenia w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. 6. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli będzie ona niezgodna z zapisami Ogłoszenia i załączników do Ogłoszenia, które stanowią jego integralną część. X. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze ofert wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert. Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie kryteriów: a) Cena (C) - 50% b) Doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia (D) - 20% c) Organizacja dodatkowych spotkań b2b dla przedsiębiorców (O) 20% d) Doświadczenie na arenie międzynarodowej (M) 10% Ad. a) Dla kryterium Cena (C) - 50%, maksymalnie można uzyskać 50 pkt. Ilość punktów będzie obliczona wg wzoru: Najniższa cena oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu C = ,00 50% Cena oferty badanej niepodlegającej odrzuceniu

9 9 Ad. b) W kryterium Doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia (D), maksymalnie można uzyskać 20 pkt. Ilość punktów będzie obliczona wg następujących zasad: Organizacja przez osobę opiekuna (jedna osoba) wyznaczoną do realizacji zamówienia misji gospodarczych/wyjazdów studyjnych do Hiszpanii maksymalnie 20 pkt. tj.: a) 1 misja gospodarcza/wyjazd studyjny 1 pkt. b) 2 misje gospodarcze/wyjazdy studyjne 10 pkt. c) 3 misje gospodarcze/wyjazdy studyjne i więcej 20 pkt. Ad. c) Organizacja dodatkowych spotkań b2b dla przedsiębiorców 20% Organizacja dodatkowych spotkań b2b dla lubuskich przedsiębiorców zgodnie z zapisami określonymi w SOPZ maksymalnie 20 pkt. tj.: 0 dodatkowych spotkań b2b 0 pkt. 1 dodatkowe spotkanie b2b 5 pkt. 2 dodatkowe spotkania b2b i więcej 20 pkt. Ad. d) Doświadczenie na arenie międzynarodowej 10% Posiadanie oddziałów zagranicznych lub placówek partnerskich na terenie kraju, do którego odbywa się Misja maksymalnie 10 pkt. Wykonawca nie posiada oddziałów/placówek partnerskich w kraju Misji 0 pkt. Wykonawca posiada oddziały/placówki partnerskie w kraju Misji 10 pkt. Nie złożenie lub nie wypełnienie załącznika spowoduje, iż Wykonawca w ramach tego kryterium otrzyma 0 pkt. ŁĄCZNA PUNKTACJA OFERTY (S) zostanie obliczona w następujący sposób: S = C+D+O+M Punktacja będzie obliczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oferty najwyższą sumę punktów. Jeżeli Zamawiający nie może wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną. UWAGA: Zamawiający dopuszcza zmianę osoby wyznaczonej do realizacji zadania na inną, jednak musi ona spełniać te same wymagania, co określone w postępowaniu i ofercie Wykonawcy oraz zostać zaakceptowana przez Zamawiającego. XI. Wadium Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. XII. Udzielenie zamówienia

10 10 1. Z Wykonawcą, którego oferta została uznana jako najkorzystniejsza, zostanie zawarta umowa na warunkach podanych w projekcie umowy (załącznik nr 9 do Ogłoszenia) oraz Formularza ofertowego (załącznik nr 2 do Ogłoszenia). 2. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty, a także zamieści te informację na stronie internetowej 3. Zamawiający może wezwać Wykonawcę do podpisania umowy w siedzibie Zamawiającego. 4. Osoby reprezentujące Wykonawcę przy podpisaniu umowy powinny posiadać ze sobą dokumenty potwierdzające ich umocowanie do podpisania umowy, o ile umocowanie to nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty. 5. W przypadku złożenia oferty wspólnej Wykonawcy muszą dostarczyć umowę konsorcjum, która musi zawierać, co najmniej: cel działania, sposób współdziałania, zakres prac przewidzianych do wykonania każdemu z nich, solidarną odpowiedzialność za wykonanie zamówienia, oznaczenie czasu trwania konsorcjum (obejmującego okres realizacji przedmiotu zamówienia, itp.), wykluczanie możliwości wypowiedzenia umowy konsorcjum przez któregokolwiek z jego członków do czasu wykonania zamówienia) 6. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający będzie mógł wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. 7. Niezwłocznie po udzieleniu zamówienia Zamawiający zamieści na własnej stronie internetowej informacje o udzieleniu zamówienia podając nazwę Wykonawcy, z którym zawarł umowę o udzielenie zamówienia publicznego. XIII. Nieudzielenie zamówienia Zamawiający nie udzieli zamówienia, w przypadku braku ofert odpowiadających treści Ogłoszenia o zamówieniu.... podpis Zamawiającego Załączniki do Ogłoszenia: 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - załącznik nr 1 do Ogłoszenia, 2. Formularz ofertowy - załącznik nr 2 do Ogłoszenia, 3. Oświadczenie Wykonawcy dot. spełniania warunków udziału - załącznik nr 3 do Ogłoszenia, 4. Oświadczenie Wykonawcy dot. przesłanek wykluczenia - załącznik nr 4 do Ogłoszenia, 5. Oświadczenie dotyczące grupy kapitałowej - załącznik nr 5 do Ogłoszenia, 6. Wykaz usług załącznik nr 6 do Ogłoszenia, 7. Tabela załącznik nr 7 do Ogłoszenia, 8. Pisemne zobowiązanie załącznik nr 8 do Ogłoszenia 9. Projekt umowy - załącznik nr 9 do Ogłoszenia.

11 11 Załącznik nr 1 do Ogłoszenia Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Kompleksowa organizacja wyjazdowej misji gospodarczej do Hiszpanii połączonej z udziałem w międzynarodowych targach ALIMENTARIA 2018 i Hostelco w Barcelonie Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dotyczy usługi polegającej na wykonaniu kompleksowej, merytorycznej i logistycznej organizacji wyjazdowej misji dla lubuskich przedsiębiorców oraz przedstawicieli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego, realizowanej w ramach projektu pn. Promocja gospodarcza województwa lubuskiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych (nr RPLB /16), współfinansowanego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Lubuskie 2020, Działanie 1.4. Promocja regionu i umiędzynarodowienie sektora MŚP, Poddziałanie Promocja regionu i umiędzynarodowienie sektora MŚP projekty realizowane poza formułą ZIT, zwanym dalej Misją oraz opracowania materiałów informacyjno promocyjnych. Termin realizacji usługi: między 15 a 20 kwietnia 2018 r. Misja musi trwać minimum 5 dni włącznie z transferami oraz obejmować udział w międzynarodowych targach ALIMENTARIA 2018 i Hostelco oraz w Alimentaria Hub w Barcelonie. Miejsce organizacji usługi: Katalonia (Barcelona), Murcja, Hiszpania. Ilość osób: 14 (10 przedsiębiorców i 4 przedstawicieli samorządu) UWAGA: Zamawiający przewiduje zastosowanie prawa opcji polegające na rozszerzeniu zamówienia o dodatkowych uczestników (1-2 osoby). Prawo opcji zostanie zastosowane decyzją o zwiększeniu ilości uczestników (przedstawicieli samorządu województwa). Szacowanie kosztu wyjazdu dla uczestnika ze strony samorządowej musi zostać oparte o program misji dla przedstawicieli samorządu. Zamawiający informuje, iż głównym celem Misji jest ułatwienie nawiązania współpracy i wymiany handlowej m.in. poprzez udział lubuskich przedsiębiorców w międzynarodowych targach ALIMENTARIA 2018 i Hostelco w Barcelonie. 1. Przedmiot zamówienia obejmuje usługę polegającą na opracowaniu szczegółowego programu Misji pod względem merytorycznym i logistycznym wraz z jej kompleksową organizacją oraz rozliczeniem i przygotowaniem materiałów promocyjno-informacyjnych. W Misji udział weźmie 14 osób, w tym lubuscy przedsiębiorcy wybrani przez Zamawiającego drogą rekrutacji, a także przedstawiciele lubuskiego samorządu. (uwaga powyżej) Zamawiający przedłoży Wykonawcy najpóźniej do 15 dni roboczych od daty podpisania Umowy imienną listę osób biorących udział w Wyjeździe. 2. Oferta Wykonawcy powinna obejmować w szczególności koszty: 1) transportu lotniczego uczestników misji: (preferowane połączenia bezpośrednie z lotnisk Warszawa/Berlin/Poznań) Barcelona, Transport obejmuje także wewnętrzne połączenia lotnicze w kraju Misji 2) transportu osób na/z lotniska do dwóch wskazanych przez Zamawiającego lokalizacji na terenie województwa lubuskiego oraz na lotniska na terenie kraju Misji,

12 12 3) transportu osobowego na terenie kraju Misji, 4) transportu materiałów promocyjnych, 5) noclegów i wyżywienia uczestników, 6) przygotowania spotkań B2B i spotkań z przedstawicielami WPHI/ZBH lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem wraz z wynajmem sali konferencyjnej, 7) tłumaczeń konsekutywnych i symultanicznych, 8) zapewnienia tłumaczy/opiekunów, 9) wykonania materiałów informacyjno-promocyjnych (drukowanych i multimedialnych), 10) zakupu biletów wstępu na targi ALIMENTARIA 2018 i Hostelco wraz z Alimentaria Hub w Barcelonie oraz na wydarzenia towarzyszące, np. match-making, giełdy kooperacyjne, pokazy, warsztaty itp. (np. Vinorum Think, Innoval) 11) pośredniczenia w uzyskaniu wymaganych dokumentów podróżnych oraz ich opłacenia, 12) ubezpieczenia zdrowotnego i NNW na czas Misji, 13) wypożyczenia urządzeń typu router z kartą sim i transmisją danych, 14) przygotowanie spotkania informacyjnego dla uczestników Misji w Zielonej Górze (przed misją), 15) przygotowanie w Zielonej Górze spotkania ewaluacyjnego po zakończonej Misji. 3. Przebieg misji. Misja powinna trwać łącznie z wylotem, przylotem i przejazdami minimum 5 dni, z czego co najmniej 4 pełnych dni będzie wypełnione merytorycznymi wydarzeniami wg planu uzgodnionego i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Program misji musi obejmować udział w międzynarodowych targach ALIMENTARIA 2018 i Hostelco wraz z Alimentaria Hub w Barcelonie oraz spotkania B2B. Zamawiający dopuszcza sytuację w której transfer powrotny do Polski odbywa się w ostatnim dniu merytorycznym. a) Zamawiający wymaga skoordynowania logistyki przejazdów i przelotów z województwa lubuskiego do Hiszpanii oraz z powrotem dla wszystkich uczestników ze strony polskiej. Wykonawca w pierwszym dniu Misji zorganizuje co najmniej 2 miejsca odbioru uczestników (i odwozu), tzn. jedno miejsce w Zielonej Górze i jedno miejsce w północnej części województwa lubuskiego wskazane przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni po jednym pojeździe do każdej z lokalizacji i zapewni jak najkrótszy i najbardziej komfortowy dla uczestników kurs jazdy. b) Przy organizacji wyjazdu Wykonawca zobowiązany jest ściśle współpracować z Zamawiającym, z Ambasadą RP z kraju Misji, Wydziałem Promocji Handlu i Inwestycji z terenu kraju Misji (WPHI) lub Zagranicznym Biurem Handlowym (ZBH) Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu, Agencją Accio ds. Konkurencyjności Biznesu Rządu Katalonia lub innym wskazanym przez Zamawiającego partnerem. c) Wykonawca zobowiązany jest do pośredniczenia w uzyskaniu wymaganych dokumentów podróżnych, (np. takich jak wiza). Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów przy ww. procedurach. d) Na czas trwania całej Misji Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności na miejscu, z uczestnikami misji, co najmniej trzech osób: opiekuna i dwóch tłumaczy, posiadających doświadczenie w organizacji i obsłudze wyjazdowych misji gospodarczych, w tym spotkań B2B. Opiekun grupy musi posługiwać się językiem hiszpańskim lub angielskim na poziomie min. C1 wg kryteriów Rady Europy. Będzie odpowiedzialny za prawidłowe wykonanie usługi, rozwiązywanie ewentualnych problemów (zdarzenia losowe), jeśli takowe się pojawią w trakcie realizacji umowy. Wykonawca Tłumacz/tłumacze ze znajomością języka hiszpańskiego na poziomie min. C1 wg kryteriów Rady Europy i polskiego będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie tłumaczeń ustnych konsekutywnych. Jeden z tłumaczy będzie obsługiwał grupę przedsiębiorców, zgodnie z harmonogramem i programem

13 13 misji gospodarczej, a drugi tłumacz będzie odpowiedzialny za tłumaczenia podczas spotkań delegacji samorządowej pod przewodnictwem Marszałka Województwa lub innego Członka Zarządu zgodnie z harmonogramem i programem misji samorządowej. Czas trwania Misji rozumie się od momentu wyjazdu z województwa lubuskiego do momentu powrotu na teren województwa. e) Wykonawca poprzez obecność swoich przedstawicieli zapewni bezpośredni nadzór nad merytorycznym i logistycznym przebiegiem całej Misji. f) Językiem Misji jest język: hiszpański, angielski i polski. Zamawiający dopuszcza język angielski w przypadku, gdy uczestnicy spotkań B2B, giełdy kooperacyjnej lub innych wydarzeniach o charakterze match-makingowym (Alimentaria HUB) posługują się angielskim w stopniu co najmniej komunikatywnym w zakresie języka biznesowego. Na czas realizacji jego poszczególnych elementów, Wykonawca zapewni odpowiednią ilość tłumaczy konsekutywnych oraz symultanicznych odpowiedzialnych za tłumaczenie rozmów przedsiębiorców. Ilość tłumaczy na poszczególne wydarzenia zostanie ustalona razem z Zamawiającym i wymaga końcowej akceptacji Zamawiającego (minimum 1 tłumacz na 2 uczestników ze strony polskiej). g) Nabór zagranicznych firm/partnerów na spotkania B2B przy współpracy z WPHI/ZBH lub innymi instytucjami otoczenia biznesu leży po stronie Wykonawcy. Rekrutowane firmy zagraniczne muszą odpowiadać na potrzeby lubuskich przedsiębiorców, zgłaszane w formularzu uczestnika Misji. h) Wykonawca opracuje i przedstawi do akceptacji szczegółowy program Misji, który będzie zawierał nazwę i adres hotelu, dokładne godziny i miejsca odbywających się wszystkich wydarzeń, harmonogram posiłków, szczegółowy harmonogram transferów osobowych (lotniczych i autokarowych) numery kontaktowe do opiekuna grupy oraz tłumaczy, telefony alarmowe. 4. Opracowanie szczegółowego programu Misji. a) Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca przekaże w ciągu 8 dni roboczych od daty podpisania umowy, ramowy plan Misji (dla przedsiębiorców i przedstawicieli samorządu), zawierający wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów w/w Misji wraz z podaniem miejsca spotkań, z uwzględnieniem miejsca noclegów i posiłków. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wybrania miejsca noclegów. b) Zamawiający w przeciągu maksymalnie 3 dni roboczych od dnia przedstawienia ramowego planu misji przez Wykonawcę, zobowiązuje się do jego akceptacji lub przedstawienia swoich uwag, wątpliwości lub sugestii. Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego niezwłocznie. c) W przypadku powstania jakichkolwiek rozbieżności (które będą niezależne od Wykonawcy), Zamawiający wspólnie z Wykonawcą w ciągu kolejnego 1 dnia roboczego uzgodni ostateczny kształt realizowanej Misji. d) Wykonawca jest zobowiązany na 15 dni roboczych przed rozpoczęciem Misji do przekazania szczegółowego i ostatecznego harmonogramu Misji, zawierającego wszystkie niezbędne szczegóły, w tym konkretne, potwierdzone godziny oraz miejsca spotkań, wizyt w instytucjach, itp. e) Profile zagranicznych firm do spotkań B2B oraz profil podmiotu specjalizującego się w nawiązywaniu kooperacji zostaną przedstawione drogą mailową na min. 20 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia Misji. Zamawiający dokona zatwierdzenia powyższych danych w ciągu kolejnego 1 dnia roboczego, jeżeli Zamawiający nie zaakceptuje zaproponowanego profilu, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić nową propozycję na 15 dni przed wyjazdem na Misję. f) Po uzgodnieniu ostatecznego programu Wykonawca przetłumaczy go na język hiszpański oraz angielski. Plan spotkań dla przedstawicieli samorządu jest integralną częścią harmonogramu Misji i podlega zatwierdzeniu przez Zamawiającego i musi zostać opracowany w porozumieniu i wg wskazówek Zamawiającego. Terminy i miejsca spotkań dla przedstawicieli samorządu mogą różnić

14 14 się od programu przedsiębiorców. Należy uwzględnić osobny środek transportu oraz niezależnego tłumacza - opiekuna do obsługi oficjalnych spotkań. Preferowane przez Zamawiającego wydarzenia merytoryczne dla przedsiębiorców: Udział w Targach Alimentaria 2018 oraz Hostelco Trade Show w Barcelonie i w wydarzeniach towarzyszących oraz zapewnienie korzystania z infrastruktury polskiego stoiska narodowego organizowanego przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Udział w giełdzie korporacyjnej Alimentaria HUB i spotkaniach match-makingowych. Spotkanie z członkami Polonijnej (np. Polsko-Hiszpańskiej) Izby Gospodarczej oraz branżowej hiszpańskiej izby gospodarczej. Spotkanie z podmiotami specjalizującymi się w nawiązaniu kooperacji biznesowej z hiszpańskimi przedsiębiorcami. Spotkanie z przedstawicielami stowarzyszenia kupców/przedstawicieli handlowych z branż zainteresowanych ofertą lubuskich przedsiębiorców. Seminaria/Spotkania z przedstawicielami polskiej dyplomacji gospodarczej, np. Ambasadą RP w Madrycie. Spotkania z członkami zrzeszenia branżowego, przedstawicielami parku technologicznego, branżowym klastrem (np. Katalonia Clusters) wg profili i zainteresowań uczestników. Seminarium informacyjne na temat specyfiki rynku hiszpańskiego z uwzględnieniem specyfiki regionu Katalonia i innego wybranego regionu wskazanego przez Zamawiającego wraz z promocją lubuskich przedsiębiorców. Preferowane przez Zamawiającego wydarzenia merytoryczne dla samorządu: Spotkania z przedstawicielami polskiej placówki dyplomatycznej. Spotkania z przedstawicielami Polonii. Spotkania z przedstawicielami instytucji wspierających przedsiębiorców, izby gospodarczej. Wizyta na winnicy. Wizyta w wybranych parkach naukowo technologicznych, np. Eurecat w Barcelonie, Barcelona Biomedical Research Park, The Catalan Institute for Water Research, The Institute of Agro-food Research and Technology, Institute of Chemical Research of Catalonia, The Institute of Photonic Sciences, Research Center of advanced systems based on Information Technology and the Communication (CISA-TIC). Spotkania z przedstawicielami uczelni / szpitala. Spotkanie z mediami - i Uwaga: Zamawiający dopuszcza zmiany w zakresie programu Misji, jeżeli mają one na celu lepsze gospodarowanie czasem oraz służą wzbogaceniu jego programu. Zmiany podlegają każdorazowo akceptacji Zamawiającego. 5. Transport lotniczy. a) Wykonawca zarezerwuje i poniesie koszt zakupu biletów lotniczych dla uczestników Misji z województwa lubuskiego, w terminach i na trasach uzgodnionych z Zamawiającym. Transport lotniczy - zakup bezpośrednich biletów lotniczych w klasie ekonomicznej typu open, w tym samym terminie dla wszystkich uczestników na wszystkich trasach oraz bilety lotnicze na trasach wewnętrznych w kraju Misji. Preferowany jest bilet grupowy z możliwością zmiany nazwiska maksymalnie do 15 dni roboczych przed wyjazdem na Misję.

15 15 b) Wykonawca przejmuje obowiązki dotyczące składania ewentualnych odwołań i reklamacji związanych z podróżą, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupionych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. c) Wykonawca odpowiedzialny jest za kwestie logistyczne związane z dotarciem uczestników do miejsc, w których zgodnie z programem będą odbywać się wydarzenia oraz z powrotem do miejsca Misji. Zamawiający nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów tak zwany transport wewnętrzny. d) Wykonawca dokona ubezpieczenia zdrowotnego każdego uczestnika Misji oraz od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) począwszy od chwili wyruszenia z miejsca zbiórki do czasu powrotu do województwa lubuskiego. Wykonawca na żądanie Zamawiającego przedstawi potwierdzenie dokonania ww. ubezpieczeń. e) Wykonawca zapewni i pokryje koszty transportu materiałów promocyjnych na potrzeby organizacyjne i promocyjne Misji (przewóz lub wysyłka do 20 kg na uczestnika ze strony polskiej). Rozeznanie telefoniczne lub mailowe, w tym zakresie Wykonawca dokona samodzielnie. Materiały muszą być przygotowane na czas transportu i zabezpieczone przed zniszczeniem. Na Wykonawcy spoczywa obowiązek uiszczenia opłat bagażowych. Materiały zostaną przekazane proporcjonalnie uczestnikom przed pierwszym wydarzeniem. 6. Transport na terenie Polski oraz kraju Misji - dowóz z/do hotelu oraz na miejsca realizacji Misji. a) Wykonawca zapewni kierowcę/kierowców oraz jako środek transportu minimum jeden pojazd typu autokar/mikrobus (liczba miejsc w pojeździe: nie mniej niż 19 miejsc plus miejsce/przestrzeń na bagaże oraz materiały promocyjne uwaga: bagaże/materiały promocyjne nie mogą być przewożone w miejscu/przestrzeni przeznaczonej dla pasażerów w pojeździe), rok produkcji nie wcześniejszy niż 2013 r., który jest wyposażony w klimatyzację oraz ogrzewanie niezależne od pracy silnika, komfortowe fotele z pełną regulacją; preferowane nadwozie w jednolitym kolorze, bez naniesionych treści (np. informacyjnych, reklamowych). Pojazd oraz kierowca na terenie kraju Misji pozostaną do dyspozycji Zamawiającego przez cały okres trwania Misji. b) Środki transportu wraz z kierowcą/kierowcami opisany j. w. (pkt. a) Wykonawca zapewni również na czas dowozu uczestników Misji z Zielonej Góry oraz z wybranej miejscowości w północnej części województwa na lotnisko oraz podczas drogi powrotnej do Zielonej Góry oraz do wybranej miejscowości w północnej części województwa w ostatnim dniu Misji. Zapewnienie osobnego transportu dla przedsiębiorców z północnej części województwa jest warunkiem wymaganym przez Zamawiającego. c) W przypadku podziału grupy uczestników (np. na program gospodarczy i program samorządowy) Wykonawca zapewni odpowiednią ilość pojazdów (np. m.in. samochodów osobowych), których: rok produkcji jest nie wcześniejszy niż 2013 r., które są wyposażone w klimatyzację, preferowane nadwozie w jednolitym kolorze, bez naniesionych treści (np. informacyjnych, reklamowych). Pojazdy z kierowcami pozostaną do dyspozycji Zamawiającego przez cały okres Misji. d) W przypadku awarii podstawionego do wykonania usługi pojazdu, zatrzymania pojazdu przez policję z przyczyn technicznych lub też zatrzymania kierowcy pojazdu, które uniemożliwiłoby wypełnienie przez Wykonawcę postanowień umowy, Wykonawca zobowiązany jest do natychmiastowego zapewnienia na transportu lub uprawnionego kierowcy umożliwiającego kontynuowanie wyjazdu, o standardzie nie niższym niż podany w opisie jak na wstępie, w przypadku wystąpienia takiej sytuacji, kontakt z przedstawicielem Wykonawcy spoczywa wyłącznie na kierowcy, Wykonawca pokrywa wszystkie koszty wynikające z zaistniałej sytuacji. e) Wykonawca pokrywa wszelkie koszty i opłaty związane z organizacją transportu w szczególności: koszty płatnych odcinków dróg, koszt parkingów, noclegi i wyżywienie dla kierowcy/kierowców (liczba kierowców należy od decyzji Wykonawcy ich liczba powinna jednak umożliwiać realizację podróży w określonych powyżej maksymalnych limitach, a jednocześnie zachowanie wszelkich norm czasu

16 16 pracy kierowców), koszt paliwa; wszystkie pozostałe koszty, które nie zostały ujęte w ww. specyfikacji, a które ponosi Wykonawca w związku z realizacją w/w usługi transportowej. 7. Zapewnienie noclegów dla uczestników Misji. Wykonawca zarezerwuje oraz pokryje koszt wymaganych noclegów w pokojach jednoosobowych z pełnym węzłem sanitarnym (prysznic, toaleta, umywalka), ze śniadaniem, z bezpłatnym WIFI dla uczestników Misji ze strony polskiej ilość uczestników (samorządowców i przedsiębiorców): maksymalnie 14 osób (Uwaga: zamówienie uzupełniające). Wykonawca zapewni noclegi w obiektach hotelowych blisko centrum miasta / terenów targowych posiadających kategorię oznaczoną co najmniej czterema (****) gwiazdkami. Wykonawca musi uzyskać akceptację Zamawiającego przy wyborze hotelu. 8. Zapewnienie wyżywienia. Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom Misji pełne wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) podczas całego pobytu oraz w czasie podróży. Wszystkie posiłki, z wyjątkiem śniadań powinny odbywać się poza hotelem w lokalach o randze restauracji. Wykonawca w ramach tej usługi zapewni co najmniej trzy kolacje biznesowe w różnych lokalach o podwyższonym standardzie, oferujących zróżnicowany asortyment z obsługą kelnerską, gdzie cena za jedną kolację na uczestnika nie może być niższa niż 40 euro (dla uczestników Misji oraz gości - maksymalnie 20 osób). Menu powinno zawierać przynajmniej 3 dania oraz deser i zimne/ciepłe napoje. UWAGA: Dania główne (menu obiadów i kolacji) oraz restauracje nie mogą się powtórzyć w żadnym dniu Misji. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić alternatywne posiłki dla osób deklarujących się jako wegetarianie lub alergicy na poszczególne składniki pokarmowe. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia poczęstunku dla uczestników spotkania B2B zgodnie z zapisami w pkt.9. Wykonawca na żądanie Zamawiającego ma obowiązek przedstawić rachunki dokumentujące jako integralny załącznik pisemnego raportu, o którym mowa w pkt. 18 SOPZ. Posiłek w samolocie nie jest traktowany jako zapewnienie pełnego wyżywienia. Wykonawca zobowiązany jest do zakupu dla uczestników misji posiłku równoważnego po przylocie do kraju Misji oraz powrocie do kraju. 9. Organizacja poczęstunku dla uczestników seminariów organizowanych przez Wykonawcę w Barcelonie i innym mieście wskazanego regionu Przygotowanie i zaserwowanie poczęstunku (potraw) w formie stołu szwedzkiego dla wszystkich uczestników i gości seminarium dla 30 osób oraz zapewnienie obsługi kelnerskiej podczas 2 przerw: 1 przerwy kawowej i 1 przerwy na lunch, w oparciu o niżej wymienione standardy oraz menu obejmujące zróżnicowany asortyment potraw i napojów: zapewnienie wydzielonego, niedostępnego dla innych osób niż uczestnicy seminarium, miejsca na potrzebę zorganizowania przerw: kawowej oraz lunchu, wyposażonego w stoliki koktajlowe/barowe umożliwiające konsumpcję; zapewnienie czystych, białych obrusów, serwetek papierowych i materiałowych, porcelanowych talerzy, talerzyków do ciasta, sztućców, filiżanek i szklanek na napoje, serwisu do kawy i herbaty - ceramicznego lub porcelanowego (wyklucza się użycie plastikowych naczyń oraz sztućców) oraz zapewnienie właściwej obsługi kelnerskiej (minimum 2 osoby obecne podczas całego wydarzenia), ilości filiżanek na kawę/ herbatę, talerzy oraz sztućców powinny być w ilości co najmniej o 50% większej niż ilość osób, dla których zostanie przygotowany poczęstunek, gorące posiłki muszą być serwowane w podgrzewanych pojemnikach typu bemar, kawa podawana w samowarze lub z ekspresu, herbata czarna podawana w samowarze lub zapewnienie gorącej wody i różnych rodzajów herbat (w tym czarnej i owocowej), każda sztuka pakowano oddzielnie, serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania spotkań, na który składać się będzie: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek typu kruche ciasteczka, 2 rodzaje ciasta, 3 rodzaje kanapek koktajlowych, świeże owoce, soki

17 17 owocowe podawane w dzbankach, min. 2 smaki (napoje i poczęstunek dostępny przez cały czas trwania spotkań), lunch dla osób przybyłych na seminarium dla 30 osób, w przerwie spotkań. Poczęstunek podczas lunchu powinien obejmować 2 zupy do wyboru, 3 dania ciepłe obiadowe do wyboru, dodatki, sałatki (minimum 2 do wyboru), deser (suche ciastka, 2 rodzaje ciasta do wyboru) oraz napoje: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, soki. Ostateczne menu zostanie ustalone z Zamawiającym. Poczęstunek liczony jest na 30 osób, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby osób. W przypadku zmniejszenia, liczba osób nie będzie niższa niż 20. Ostateczna liczba osób zostanie ustalona na minimum 4 dni przed terminem seminarium. W przypadku potwierdzenia udziału w spotkaniu przez mniejszą liczbę osób od zakładanej przez Zamawiającego w postępowaniu przetargowym (30 osób / na 1 seminarium), przypadające do zapłaty na rzecz Wykonawcy wynagrodzenie zostanie proporcjonalnie pomniejszone o iloczyn średniego kosztu brutto obsługi przygotowania poczęstunku przypadającego na jednego uczestnika spotkań i liczby osób, które nie potwierdziły przybycia na spotkania. Poczęstunek powinien być przygotowany w pomieszczeniu/sali sąsiadującej bezpośrednio z salą, w której odbyć ma się seminarium. 10. Organizacja seminariów i spotkań o charakterze biznesowym. a. Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania seminarium w Barcelonie i innym mieście wskazanego regionu. Podczas seminarium zostanie przedstawiony m.in. potencjał, jak i specyfika rynku kraju Misji. Na zakończenie seminarium zostanie przeprowadzona sesja B2B. Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z Ambasadą RP, WPHI/ZBH, Izbą Przemysłowo-Handlową lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz i odbiór ze spotkania oraz zorganizować salę ze sprzętem multimedialnym do prezentacji. Na spotkaniu powinna zostać dokonana prezentacja Izby Przemysłowo-Handlowej oraz omówiona specyfika rynku amerykańskiego, prowadzenie działalności gospodarczej, aspekty importowo-eksportowe, podatki, bariery, informacje o wsparciu startup ów. Podczas spotkania powinna być również dokonana prezentacja instytucji oraz omówienie możliwości współpracy. W seminarium powinien uczestniczyć przedstawiciel Ambasady RP, WPHI/ZBH. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić prelegentów oraz moderatora. zorganizować salę wyposażoną w sprzęt niezbędny do przeprowadzenia spotkań (m.in. rzutnik multimedialny, ekran, laptop, nagłośnienie, klimatyzację) oraz mogących pomieścić min. 30 osób. Wykonawca musi zapewnić obsługę techniczną urządzeń. Na zakończenie seminarium Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania we własnym zakresie dla uczestników Wyjazdu minimum 1 spotkanie B2B z przedsiębiorcami zagranicznymi. Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z WPHI/ZBH i/lub wskazanym partnerem.