Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do IWZ i Umowy Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia na wykonanie usługi Kompleksowa organizacja wyjazdu targowego do Kazachstanu na Astana Expo 2017 oraz targi Kazbuild 2017 i Aquatherm 2017 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dotyczy usługi polegającej na wykonaniu kompleksowej, merytorycznej i logistycznej organizacji wyjazdu targowego do Kazachstanu na Astana Expo 2017 oraz targi Kazbuild 2017 i Aquatherm 2017 dla przedstawicieli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego oraz lubuskich przedsiębiorców, realizowanej w ramach projektu pn. Promocja gospodarcza województwa lubuskiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych (nr RPLB /16), współfinansowanego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Lubuskie 2020, Działanie 1.4. Promocja regionu i umiędzynarodowienie sektora MŚP, Poddziałanie Promocja regionu i umiędzynarodowienie sektora MŚP projekty realizowane poza formułą ZIT, zwanym dalej Wyjazdem oraz przygotowania seminarium i opracowania materiałów informacyjno promocyjnych. Termin realizacji usługi: między 2 a 9 września 2017 r. (czas trwania min. 6 dni) Miejsce organizacji usługi: Astana, Ałmaty, (Kazachstan) Zamawiający informuje, iż głównym celem Wyjazdu jest udział w światowej wystawie Astana Expo 2017 oraz targach Kazbuild 2017 i Aquatherm 2017, ponadto ułatwienie nawiązania współpracy pomiędzy lubuskimi a kazachskimi przedsiębiorcami i instytucjami zainteresowanymi ofertami eksportowymi lubuskich podmiotów. Udział w w/w wydarzeniach umożliwi również zainteresowanie potencjalnych inwestorów inwestycjami na terenie województwa lubuskiego. Wartością dodaną wyjazdu jest możliwość promocji walorów gospodarczych województwa lubuskiego. Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia Przedmiot zamówienia obejmuje usługę polegającą na opracowaniu szczegółowego programu pod względem merytorycznym i logistycznym oraz kompleksową organizację i rozliczenie wyjazdu targowego wraz z przygotowaniem materiałów promocyjno-informacyjnych. W Wyjeździe udział weźmie 14 osób, w tym lubuscy przedsiębiorcy wybrani przez Zamawiającego drogą rekrutacji oraz przedstawiciele lubuskiego samorządu. Zamawiający przedłoży Wykonawcy najpóźniej do 14 dni od daty podpisania Umowy imienną listę osób biorących udział w Wyjeździe. Oferta Wykonawcy powinna obejmować w szczególności koszty: 1) transportu - przewozu na trasie Zielona Góra Kazachstan Zielona Góra oraz na terenie Kazachstanu, 2) noclegów i wyżywienia uczestników, 3) przygotowania seminarium wraz z wynajmem sali, 4) biletów wstępu na wystawę Astana Expo 2017, targi KazBuild/Aquatherm 2017 oraz wydarzenia towarzyszące np. match-making, giełdy kooperacyjne, itp., 1

2 5) tłumaczy/opiekunów, 6) wykonania materiałów informacyjno-promocyjnych, 7) ubezpieczenia zdrowotnego na czas Wyjazdu, 8) przygotowania 2 spotkań informacyjnych z Uczestnikami Wyjazdu przed i po wydarzeniu. 1. Wyjazd targowy powinien trwać łącznie z wylotem, przylotem i przejazdami minimum 6 dni, z czego co najmniej 4 dni będą wypełnione merytorycznymi wydarzeniami wg planu uzgodnionego i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza skrócenia czasu trwania Wyjazdu. a. Zamawiający wymaga skoordynowania logistyki przelotów i przejazdów z województwa lubuskiego do Astany i Ałmaty (Kazachstan) i z powrotem dla wszystkich uczestników ze strony polskiej. Wykonawca w pierwszym dniu Wyjazdu zorganizuje co najmniej 2 miejsca odbioru uczestników, tzn. jedno miejsce w Zielonej Górze i jedno miejsce w północnej części województwa lubuskiego. b. Przy organizacji wyjazdu Wykonawca zobowiązany jest ściśle współpracować z Zamawiającym, z Ambasadą RP w Astanie Wydział Promocji Handlu i Inwestycji w Ałmaty (WPHI) lub Zagranicznym Biurem Handlowym Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu, (ZBH) oraz Kazachstańską Izbą Przemysłowo-Handlową (z siedzibą w Kazachstanie) lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem. c. Wykonawca zobowiązany jest do pośredniczenia w uzyskaniu wymaganych dokumentów podróżnych. Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów przy ww. procedurach. d. Na czas trwania całego Wyjazdu Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności co najmniej dwóch osób: opiekuna i tłumacza, posiadających doświadczenie w organizacji i obsłudze wyjazdów targowych i misji gospodarczych, w tym spotkań B2B. Opiekun grupy będzie czuwać nad prawidłowym wykonaniem usługi, rozwiązywaniem ewentualnych problemów (zdarzenia losowe), jeśli takowe się pojawią w trakcie realizacji umowy, natomiast tłumacz ze znajomością języka rosyjskiego na poziomie min. C1 wg kryteriów Rady Europy i polskiego będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie tłumaczeń ustnych konsekutywnych. e. Wykonawca poprzez obecność swoich przedstawicieli zapewni bezpośredni nadzór nad logistycznym przebiegiem całego Wyjazdu i pobytu grupy. f. Językiem Wyjazdu jest język: rosyjski i polski. Na czas realizacji jego poszczególnych elementów, Wykonawca zapewni odpowiednią ilość tłumaczy konsekutywnych oraz symultanicznych z języka polskiego na język rosyjski oraz z języka rosyjskiego na język polski ilość tłumaczy na poszczególne wydarzenia zostanie ustalona razem z Zamawiającym i wymaga końcowej akceptacji Zamawiającego, m.in. przy spotkaniach b2b wymaga się zapewnienie usługi tłumaczenia dla każdego uczestnika ze strony polskiej. g. Nabór zagranicznych firm/partnerów na spotkania B2B przy współpracy z WPHI/ZBH, Kazachstańską Izbą Przemysłowo-Handlową (z siedzibą w Kazachstanie) lub innymi instytucjami otoczenia biznesu leży po stronie Wykonawcy. h. Wykonawca opracuje i przedstawi do akceptacji szczegółowy program wyjazdu targowego, który będzie zawierał nazwę i adres hotelu, dokładne godziny i miejsca odbywających się wszystkich wydarzeń, harmonogram posiłków, numery kontaktowe do opiekuna grupy oraz tłumaczy, telefony alarmowe. Preferowany przez Zamawiającego przebieg Wyjazdu obejmuje następujące pozycje: Dzień transferowy Zielona Góra Kazachstan Uczestnictwo w wydarzeniach światowej wystawy Astana Expo w Astanie (Dzień Polski, Polsko Kazachstańskie Forum Gospodarcze) (czas trwania: r.) Semianrium w Izbie Przemysłowo-Handlowej, spotkanie z WPHI/ZBH, spotkania B2B Udział w targach Kazbuild w Ałmaty (czas trwania: r.) 2

3 Dzień transferowy Kazachstan Zielona Góra Uwaga: Zamawiający dopuszcza zmiany w zakresie programu Wyjazdu, jeżeli mają one na celu lepsze gospodarowanie czasem oraz służą wzbogaceniu jego programu. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 2. Opracowanie szczegółowego programu Wyjazdu a) Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca przekaże w ciągu 4 dni roboczych od daty podpisania umowy, ramowy plan wyjazdu targowego (przedsiębiorców i samorządu), zawierający wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów w/w Wyjazdu wraz z podaniem miejsca spotkań, z uwzględnieniem miejsca noclegów i posiłków. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wskazania miejsca noclegów. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedstawienia ramowego planu Wyjazdu. b) Zamawiający w przeciągu maksymalnie 3 dni roboczych od dnia przedstawienia ramowego planu wyjazdu przez Wykonawcę, zobowiązuje się do jego akceptacji lub przedstawienia swoich uwag, wątpliwości lub sugestii. Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego niezwłocznie. c) W przypadku powstania jakichkolwiek rozbieżności (które będą niezależne od Wykonawcy), Zamawiający wspólnie z Wykonawcą w ciągu kolejnego 1 dnia roboczego uzgodni ostateczny kształt realizowanego Wyjazdu. d) Wykonawca jest zobowiązany na 15 dni roboczych przed rozpoczęciem wyjazdu targowego do przekazania szczegółowego i ostatecznego harmonogramu Wyjazdu, zawierającego wszystkie niezbędne szczegóły, w tym konkretne, potwierdzone godziny oraz miejsca spotkań, wizyt w instytucjach, itp. e) Po uzgodnieniu ostatecznego programu Wykonawca przetłumaczy go na język rosyjski. 3. Zapewnienie transportu przejazdu uczestników oraz transport materiałów a) Wykonawca zarezerwuje i poniesie koszt zakupu biletów lotniczych dla uczestników wyjazdu targowego z województwa lubuskiego, w terminach i na trasach uzgodnionych z Zamawiającym (bilet tam i z powrotem na trasie: port wylotu Zielona Góra/Babimost - Warszawa lotnisko w Astanie/Ałmaty i z powrotem dla każdego z uczestników), dopuszczalna jest 1 dodatkowa przesiadka na trasie Warszawa lotnisko Kazachstan). Transport lotniczy - zakup biletów lotniczych w klasie ekonomicznej, w tym samym terminie dla wszystkich uczestników w obu kierunkach. Zamawiający po przedstawieniu przez Wykonawcę opcji dopuszcza możliwość zmiany trasy lotu mającej na celu lepsze wykorzystanie czasu podróży wylot z Berlina, lot nie może trwać dłużej niż 10h zmiany takie wymagają akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zaznacza, że ostateczna lista imienna uczestników zostanie zatwierdzona najpóźniej na 3 dni przed wylotem, w związku z tym sugeruje się rezerwację biletów typu flex. b) Wykonawca odpowiedzialny jest za kwestie logistyczne związane z dotarciem uczestników do miejsc, w których zgodnie z programem będą odbywać się wydarzenia oraz z powrotem do miejsca wyjazdu. Zamawiający nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów tak zwany transport wewnętrzny. c) Wykonawca dokona ubezpieczenia każdego uczestnika Wyjazdu od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) począwszy od chwili wyruszenia z miejsca zbiórki do czasu powrotu z Kazachstanu. Wykonawca na żądanie Zamawiającego przedstawi potwierdzenie dokonania ww. ubezpieczeń. 3

4 d) Wykonawca zapewni i pokryje koszty transportu materiałów promocyjnych na potrzeby organizacyjne i promocyjne Wyjazdu (przewóz lub wysyłka do 20 kg na uczestnika ze strony polskiej) - jeśli takie zapotrzebowanie zgłoszą jego uczestnicy. Rozeznanie telefoniczne lub mailowe, w tym zakresie Wykonawca dokona samodzielnie. 4. Transport na terenie Polski i Kazachstanu - dowóz z/do hotelu oraz na miejsca realizacji Wyjazdu. a) Wykonawca zapewni kierowcę/kierowców oraz jako środek transportu minimum jeden pojazd typu autokar/mikrobus (liczba miejsc w pojeździe: nie mniej niż 19 miejsc plus miejsce/przestrzeń na bagaże oraz materiały promocyjne uwaga: bagaże/materiały promocyjne nie mogą być przewożone w miejscu/przestrzeni przeznaczonej dla pasażerów w pojeździe), rok produkcji nie wcześniejszy niż 2012 r., który jest wyposażony w klimatyzację, komfortowe fotele z pełną regulacją; preferowane nadwozie w jednolitym kolorze, bez naniesionych treści (np. informacyjnych, reklamowych). Pojazd oraz kierowca na terenie Kazachstanu pozostaną do dyspozycji Zamawiającego przez cały okres trwania Wyjazdu od momentu przylotu uczestników na lotnisko w Kazachstanie, aż do momentu wylotu do Polski. b) Środek transportu wraz z kierowcą/kierowcami opisany j. w. (pkt. a) Wykonawca zapewni również na czas dowozu uczestników Wyjazdu z Zielonej Góry na lotnisko oraz podczas drogi powrotnej do Zielonej Góry w ostatnim dniu Wyjazdu. c) W przypadku potrzeby podziału grupy uczestników Wykonawca zapewni odpowiednią ilość pojazdów (np. m.in. samochodów osobowych), których: rok produkcji jest nie wcześniejszy niż 2012 r., które są wyposażone w klimatyzację, preferowane nadwozie w jednolitym kolorze, bez naniesionych treści (np. informacyjnych, reklamowych). Pojazdy z kierowcami pozostaną do dyspozycji Zamawiającego przez okres objazdu o którym mowa powyżej, zgodnie z przyjętym przez Zamawiającego grafikiem. d) W przypadku awarii podstawionego do wykonania usługi pojazdu, powodującej, że niemożliwe jest uruchomienie pojazdu lub jazda nim naraża jego pasażerów na niebezpieczeństwo lub jest niezgodna z przepisami prawa Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie zapewnić inny pojazd o tych samych parametrach i tym samym standardzie, na własny koszt. 5. Zapewnienie noclegów dla uczestników Wyjazdu Wykonawca zarezerwuje oraz pokryje koszt wymaganych noclegów w pokojach jednoosobowych z pełnym węzłem sanitarnym (prysznic, toaleta, umywalka), ze śniadaniem, z bezpłatnym WIFI dla uczestników wyjazdu targowego ze strony polskiej ilość uczestników (samorządowców i przedsiębiorców): maksymalnie 14 osób. Wykonawca zapewni noclegi w obiektach hotelowych posiadających kategorię oznaczoną co najmniej trzema (***) gwiazdkami. Wykonawca musi uzyskać akceptację Zamawiającego przy wyborze hotelu. W przypadku braku miejsc dla wszystkich uczestników w jednym hotelu, Wykonawca może zaproponować podział grupy i wskazać miejsce noclegów w dwóch hotelach o standardzie co najmniej trzy (***) gwiazdki w tej samej miejscowości. Odległość hotelu od terenu światowej wystawy Expo / targów Kazbuild czas przejazdu z hotelu na teren wydarzenia nie może być dłuższy niż 45 minut używając środka transportu zapewnionego przez Wykonawcę. 6. Zapewnienie wyżywienia dla uczestników Wyjazdu Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom Wyjazdu pełne wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) podczas całego pobytu oraz w czasie podróży. Dodatkowo Wykonawca w ramach tej usługi zapewni co najmniej trzy kolacje biznesowe w różnych lokalach o podwyższonym standardzie, oferujących zróżnicowany asortyment z obsługą kelnerską, gdzie cena za jedną kolację nie może być niższa niż 60 euro dla uczestników Wyjazdu oraz gości (maksymalnie 20 osób). Menu powinno zawierać przynajmniej 3 dania oraz deser i zimne/ciepłe napoje. UWAGA: Dania główne (menu obiadów 4

5 i kolacji) nie mogą się powtórzyć w żadnym dniu Wyjazdu. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia poczęstunku dla uczestników spotkania B2B zgodnie z zapisami w pkt Organizacja poczęstunku dla uczestników seminarium organizowanego przez Wykonawcę Przygotowanie i zaserwowanie poczęstunku (potraw) w formie stołu szwedzkiego dla wszystkich uczestników i gości seminarium dla 30 osób oraz zapewnienie obsługi kelnerskiej podczas 2 przerw: 1 przerwy kawowej i 1 przerwy na lunch, w oparciu o niżej wymienione standardy oraz menu obejmujące zróżnicowany asortyment potraw i napojów: zapewnienie wydzielonego, niedostępnego dla innych osób niż uczestnicy spotkania B2B, miejsca na potrzebę zorganizowania przerw: kawowej oraz lunchu, wyposażonego w stoliki koktajlowe/barowe umożliwiające konsumpcję; zapewnienie czystych, białych obrusów, serwetek papierowych i materiałowych, porcelanowych talerzy, talerzyków do ciasta, sztućców, filiżanek i szklanek na napoje, serwisu do kawy i herbaty - ceramicznego lub porcelanowego (wyklucza się użycie plastikowych naczyń oraz sztućców) oraz zapewnienie właściwej obsługi kelnerskiej (minimum 2 osoby obecne podczas całego wydarzenia), ilości filiżanek na kawę/ herbatę, talerzy oraz sztućców powinny być w ilości co najmniej o 50% większej niż ilość osób, dla których zostanie przygotowany poczęstunek, gorące posiłki muszą być serwowane w podgrzewanych pojemnikach typu bemar, kawa podawana w samowarze lub z ekspresu, herbata czarna podawana w samowarze lub zapewnienie gorącej wody i różnych rodzajów herbat (w tym czarnej i owocowej), każda sztuka pakowano oddzielnie, serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania seminarium, na który składać się będzie: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek typu kruche ciasteczka, 2 rodzaje ciasta, 3 rodzaje kanapek koktajlowych, świeże owoce, soki owocowe podawane w dzbankach, min. 2 smaki (napoje i poczęstunek dostępny przez cały czas trwania spotkań), lunch dla osób przybyłych na seminarium dla 30 osób, w przerwie spotkań. Poczęstunek podczas lunchu powinien obejmować 2 zupy do wyboru, 3 dania ciepłe obiadowe do wyboru, dodatki, sałatki (minimum 2 do wyboru), deser (suche ciastka, 2 rodzaje ciasta do wyboru) oraz napoje: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, soki. Ostateczne menu zostanie ustalone z Zamawiającym. Poczęstunek liczony jest na 30 osób, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby osób. W przypadku zmniejszenia, liczba osób nie będzie niższa niż 20. Ostateczna liczba osób zostanie ustalona na minimum 4 dni przed terminem spotkania B2B. W przypadku potwierdzenia udziału w spotkaniu przez mniejszą liczbę osób od zakładanej przez Zamawiającego w postępowaniu przetargowym (30 osób / na 1 spotkanie B2B), przypadające do zapłaty na rzecz Wykonawcy wynagrodzenie zostanie proporcjonalnie pomniejszone o iloczyn średniego kosztu brutto obsługi przygotowania poczęstunku przypadającego na jednego uczestnika spotkań i liczby osób, które nie potwierdziły przybycia na spotkania. Poczęstunek powinien być przygotowany w pomieszczeniu/sali sąsiadującej bezpośrednio z salą, w której odbyć ma się seminarium. 8. Organizacja seminarium Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania seminarium. Podczas seminarium zostanie przedstawiony potencjał województwa lubuskiego i jego przedsiębiorców/uczestników misji, jak i specyfika rynku kazachskiego. Na zakończenie seminarium zostanie przeprowadzona sesja B2B. 5

6 Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z WPHI/ZBH, Izbą Przemysłowo-Handlową lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz i odbiór ze spotkania oraz zorganizować salę ze sprzętem multimedialnym do prezentacji. Zaleca się aby spotkanie odbyło się w siedzibie Izby. Na spotkaniu powinna zostać dokonana prezentacja Izby Przemysłowo-Handlowej oraz omówiona specyfika rynku kazachskiego, prowadzenie działalności gospodarczej, aspekty importowo-eksportowe, cła, podatki, bariery. W seminarium powinien uczestniczyć przedstawiciel WPHI/ZBH. Podczas spotkania powinna być również dokonana prezentacja instytucji oraz omówienie możliwości współpracy. Zamawiający zastrzega sobie również prawo do przekazania Wykonawcy listy potencjalnych firm-partnerów z terenu Kazachstanu. Opracowanie planu spotkań dla uczestników Wyjazdu oraz przestrzeganie czasu trwania pojedynczego spotkania, jak i czasu przejazdów między poszczególnymi miejscami należy do obowiązków Wykonawcy. Na zakończenie seminarium Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania we własnym zakresie dla uczestników Wyjazdu minimum spotkania B2B z przedsiębiorcami z Kazachstanu (zgodnie z zatwierdzonym programem). Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z WPHI/ZBH i/lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem ze strony kazachskiej. Ponadto Wykonawca w ramach organizacji spotkania B2B zrealizuje (po akceptacji materiałów przez Zamawiającego): przygotowanie list potencjalnych uczestników spotkania B2B, przygotowanie list obecności na spotkanie B2B dla uczestników ze strony zagranicznej (zapisy w języku polskim i rosyjskim) wymaga się podpisanie listy przez stronę zagraniczną, przygotowanie i przeprowadzenie ankiety na temat potrzeb w zakresie rozwoju eksportu oraz możliwości rozwoju przedsiębiorstw i ich inwestycji za granicą wraz z opracowaniem wyników po spotkaniu (dla strony polskiej), przygotowanie dokumentacji fotograficznej - min. po 30 zdjęć z każdego odrębnego wydarzenia, zdjęcia będą robione aparatem fotograficznym o standardzie minimalnym: lustrzanka cyfrowa, przygotowanie zaświadczenia o udziale w spotkaniu B2B, uzgodnione i zatwierdzone ostatecznie przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz i odbiór po spotkaniu oraz zorganizować salę wyposażoną w sprzęt niezbędny do przeprowadzenia spotkań (m.in. rzutnik multimedialny, ekran, laptop, nagłośnienie, klimatyzację) oraz pomieścić min. 30 osób. Spotkania powinny być moderowane (tj. doprowadzenie przedsiębiorców lubuskich na spotkania z przedsiębiorcami kazachskimi, wzajemne przedstawienie sobie przedsiębiorców itp.), Wykonawca musi zapewnić obsługę techniczną urządzeń. Szczegóły dotyczące spotkania B2B: a) Na potrzeby spotkania B2B Wykonawca ma przygotować odpowiednią do liczby firm liczbę stolików, ustawionych w taki sposób, aby siedzące przy nich osoby mogły swobodnie prowadzić rozmowę. Na każdym stoliku powinien znaleźć się identyfikator z nazwą firmy, którą reprezentuje uczestnik z województwa lubuskiego zapisy w języku polskim i rosyjskim. 6

7 b) Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić obsługę tłumaczy konsekutywnych języka rosyjskiego/polskiego przez cały czas trwania spotkania B2B, posiadających min. 2 lata doświadczenia, w ilości zapewniającej płynną obsługę uczestników ze strony polskiej. c) Lokalizacja spotkania B2B musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego. d) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić miejsce na organizację poczęstunku dla uczestników spotkania B2B (w formie stołu szwedzkiego dla 30 osób / 1 spotkanie B2B) Zamawiający przewiduje, że pojedyncze spotkanie w trakcie sesji match-makingowej powinno trwać ok. 15 min. w kombinacji każdy uczestnik Wyjazdu spotka się z minimum 3 firmami/partnerami kazachskimi, przy czym w każdym ze spotkań powinno uczestniczyć nie mniej niż 20 partnerów kazachskich. 9. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia uczestnikom Wyjazdu z województwa lubuskiego udziału w giełdach kooperacyjnych współorganizowanych przy okazji światowej wystawy Astana EXPO 2017 oraz targów KazBuild i Aquatherm Giełdy kooperacyjne: a) Giełda kooperacyjna Astana EXPO 2017, b) Giełda kooperacyjna KazBuild 2017 i Aquatherm Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić obsługę tłumaczy konsekutywnych języka rosyjskiego/polskiego przez cały czas trwania spotkań B2B podczas giełd, posiadających min. 2 lata doświadczenia, w ilości zapewniającej płynną obsługę uczestników ze strony polskiej. Wszelkie koszty udziału w giełdach kooperacyjnych poniesie Wykonawca. 10. Udział w Dniu Polskim oraz Forum Polsko - Kazachstańskim podczas światowej wystawy Astana EXPO 2017 Polsko-Kazachstańskie Forum Gospodarcze oraz Dzień Polski, Astana, Kazachstan, 6, 7 września 2017 r. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz i odbiór z tych wydarzeń. Polsko-Kazachstańskie Forum Gospodarcze to część obchodów Dnia Polskiego na Astana EXPO W Forum wezmą udział przedsiębiorcy z Polski i Kazachstanu, przedstawiciele władz, administracji rządowej oraz środowisk gospodarczych obydwu państw. Celem wydarzenia będzie promocja wzajemnych kontaktów gospodarczych, prezentacja polskich doświadczeń i potencjału Polski w dziedzinie energetyki (w tym OZE) i efektywności energetycznej, ochrony środowiska i budownictwa. Jednym z poruszanych zagadnień będzie prezentacja możliwości inwestycyjnych związanych z projektem Nowego Jedwabnego Szlaku, który przebiega przez Kazachstan. 11. Udział w Targach Kazbuild 2017 w Ałmaty Kazbuild/Aqua Therm, Ałmaty, Kazachstan, 5-8 września 2017 r. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz i odbiór z tego wydarzenia. Międzynarodowe Targi Budowlane Kazbuild to najważniejsza impreza dla branży budowlanej w Kazachstanie. W 2015 r. w targach udział wzięło 369 wystawców z 32 krajów, w tym z Polski. Na targach zostanie zorganizowane polskie stoisko narodowe 12. Opracowanie materiałów informacyjno promocyjnych. 7

8 Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i wykonania: 1) 100 szt. zestawów materiałów promocyjno-informacyjnych zawierających informacje o województwie lubuskim oraz o wszystkich uczestnikach Wyjazdu (profile firm) w rosyjskopolskiej wersji językowej. (30 stron, 20 opis przedsiębiorców i 10 na województwo. Format nie większy niż A4, okładka gramatura 250, środek 170, kreda mat, full kolor, szyty). 2) 25 szt. zestawów materiałów w j. polskim nt. Kazachstanu, światowej wystawy Expo Astana 2017 i targów Kazbuild/Aqua Therm (od 15 do 30 stron, format nie większy niż A4, okładka gramatura 250, środek 170, kreda mat, full kolor, szyty): informacje podstawowe nt. Kazachstanu, światowej wystawy Astana Expo 2017 i targów Kazbuild/Aqua Therm; uwarunkowania/możliwości prowadzenia biznesu na terenie Kazachstanu; informacje na temat odwiedzanych instytucji, rozmówców, problematyki spotkań w tym informacje teleadresowe i informacje o dojeździe do odwiedzanych miejsc; informacje o projekcie Promocja gospodarcza Województwa Lubuskiego Promocja gospodarcza województwa lubuskiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych. 3) imiennego identyfikatora w formie książeczki informacyjnej dla każdego uczestnika, który będzie zawierać (wymiary min. A6, max. B6): imię i nazwisko uczestnika i nazwę instytucji/firmy reprezentowanej przez uczestnika (język polski i rosyjski); szczegółowy program wyjazdu targowego; dane kontaktowe do opiekunów grupy, tłumaczy oraz do wszystkich uczestników; dane teleadresowe hotelu; telefony alarmowe itp.; wymagane logotypy wg wskazań Zamawiającego. Etui na identyfikatory ze sztywnej obustronnie przezroczystej folii z klipsem i smyczą. Wykonanie identyfikatorów nastąpi po ostatecznej akceptacji projektu przez Zamawiającego, na co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem Wyjazdu. Uwaga: Materiały informacyjno promocyjne (ppkt. powyżej: 1,2,3) muszą być wykonane zgodnie z założeniami Księgi Marki Lubuskie oraz być opatrzone informacją o finansowaniu ze środków unijnych zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności w zakresie informacji i promocji z dnia 15 czerwca 2016 r. Projekty materiałów zostaną przedstawione Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej na 2 tygodnie przed planowaną datą Wyjazdu. Zamawiający dokona pisemnego zatwierdzenia materiałów lub zaproponuje zmiany, które Wykonawca wprowadzi i następnie przedstawi poprawione do akceptacji. Ostateczne materiały informacyjno promocyjne w wersji drukowanej zostaną przekazane Zamawiającemu najpóźniej 5 dni od daty rozpoczęcia Wyjazdu. Materiały informacyjne w formie elektronicznej powinny zostać przesłane (pocztą elektroniczną - ) w formacie PDF do polskich uczestników najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem Wyjazdu oraz przekazane im w wersji papierowej, w jego pierwszym dniu. 13. Wykonawca zapewni transport w/w materiałów podczas całego Wyjazdu, niewykorzystane materiały zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego po powrocie do kraju. 14. Wykonawca zobowiązany jest do terminowego regulowania rachunków za usługi związane z realizacją wyjazdu targowego. 8

9 15. Wykonawca dokona zakupu dla wszystkich uczestników Wyjazdu wszelkich wymaganych wejściówek / biletów na wydarzenia, w których będzie brała udział lubuska delegacja. 16. Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom udział w światowej wystawie ASTANA EXPO 2017 i targach Kazbuild/Aqua Therm oraz zapewni przedstawicielom delegacji Województwa Lubuskiego spotkania z przedstawicielami Ambasady RP oraz WPHI/ZBH w Kazachstanie (lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem) oraz regionu / Akimatu Astana (Ałmaty). Plan spotkań dla przedstawicieli samorządu lubuskiego podlega zatwierdzeniu przez Zamawiającego i ma zostać opracowany w porozumieniu i wg wskazówek Zamawiającego. 17. Wykonawca zamieści informację o spotkaniach na min. 2 kazachskich portalach instytucji otoczenia biznesu (w dziale aktualności) na tydzień przed planowanym przyjazdem delegacji lubuskiej oraz zamieści ogłoszenia o spotkaniach B2B w kazachskiej prasie lokalnej (wydanie obejmujące dane miasto), najpóźniej na tydzień przed datą rozpoczęcia wizyty. 18. Przygotowanie i zebranie od uczestników wyjazdu ankiet ewaluacyjnych. Ankiety muszą zawierać informacje dotyczące oceny organizacji wyjazdu, ocenę przydatności praktycznej spotkań/wizyt, ocenę spełnienia oczekiwań, ocenę spotkań z poszczególnymi przedsiębiorcami wraz z opracowaniem wyników po spotkaniu. 19. Na Wykonawcy ciąży obowiązek opracowania i przygotowania pisemnego raportu podsumowującego Wyjazd, zawierającego dokumentację fotograficzną, listy obecności wraz z opisem wydarzeń. Materiały fotograficzne mają dokumentować odbycie się każdego z punktów harmonogramu. 20. Po zakończeniu Wyjazdu, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Protokołu Odbioru, który będzie zawierał m.in.: pisemny raport o którym mowa powyżej wraz z całą dokumentacją prasową, fotograficzną, listy obecności uczestników poszczególnych wydarzeń, wypełnione ankiety, oryginał ogłoszenia prasowego, prezentacje multimedialne przygotowane przez prelegentów (ilość wg programu spotkań), zrzuty z ekranu potwierdzające publikację na 4 portalach. 21. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia podczas Wyjazdu listy obecności uczestników (polskich), zawierającej co najmniej: imię i nazwisko uczestnika, nazwę instytucji/przedsiębiorstwa, adres . Fakt uczestnictwa w organizowanych wydarzeniach musi zostać potwierdzony przez uczestnika własnoręcznym podpisem, złożonym na udostępnionej przez Wykonawcę liście. Listy obecności zostaną przekazane Zamawiającemu przy sporządzaniu Protokołu Odbioru. 22. Na Wykonawcy ciąży obowiązek opracowywania newsów wraz z dokumentacją zdjęciową dotyczących Wyjazdu i przesyłanie ich do Biura Prasowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego z wydarzeń odbywających się na terenie Kazachstanu (min. 1 news/wydarzenie) z każdego dnia merytorycznego na adres: biuroprasowe@lubuskie.pl oraz coie@lubuskie.pl. 23. Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania najpóźniej na 1 tydzień przed datą rozpoczęcia Wyjazdu spotkania informacyjnego dla wszystkich jego uczestników. Wykonawca omówi szczegóły techniczne oraz przedstawi podstawowe informacje nt. udziału w Wyjeździe, targów Kazbuild i Aquatherm oraz światowej wystawy Astana Expo

10 24. Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania w ciągu 2 tygodni od zakończenia Wyjazdu spotkania dla wszystkich uczestników, którego celem jest podsumowanie Wyjazdu. Informacje dodatkowe 1) Wykonawca musi posiadać bezpośrednie kontakty (min. jeden kontakt) na terenie Kazachstanu z organizacjami wsparcia dla biznesu lub/i z instytucjami administracji rządowej/samorządowej (min. jeden kontakt), które mogą współuczestniczyć w organizacji wyjazdu na targi i wystawę Astana EXPO UWAGA: Zamawiający przed podpisaniem umowy żądać będzie przedstawienia Wykazu posiadanych bezpośrednich kontaktów w Kazachstanie wraz z dowodami potwierdzającymi te kontakty, np. przetłumaczone na język polski listy intencyjne, porozumienia, umowy o współpracy, listy referencyjne, które potwierdzą dotychczasową współpracę Wykonawcy z zagranicznymi organizacjami/instytucjami lub poświadczą deklarację pomocy przy współorganizacji przedmiotowego Wyjazdu z województwa lubuskiego zleconego przez Zamawiającego. 2) Wykonawca zobowiązany będzie do pozostania z Zamawiającym w stałym kontakcie i do informowania go na bieżąco o stanie przygotowań organizowanego wydarzenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do współdecydowania i kontroli sposobu realizacji zamówienia na każdym jego etapie 3) Wykonawca zobowiązany jest do podawania informacji, że przedmiot zamówienia jest finansowany ze środków unijnych oraz budżetu Województwa Lubuskiego. 4) Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę: a) do podpisania umowy w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych, b) w przypadku niepodpisania umowy przez uprawnionych przedstawicieli Wykonawcy ww. opisanym terminie Zamawiający będzie uważał zaistniałą sytuację za uchylanie się od obowiązku zawarcia umowy przez wyłonionego Wykonawcę. W tej sytuacji Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych, chyba że zachodzą przesłanki, do wszczęcia przez Zamawiającego nowej procedury wyboru Wykonawcy. 10