SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA w postępowaniu na organizację spotkania przedstawicieli stron Partnera szwajcarskiego oraz przedstawicieli różnych środowisk biorących udział w procesie transformacji systemu energetycznego w kierunku OZE na terenie województwa lubelskiego, realizowanego w ramach wizyty: I. Wizyta 12 przedstawicieli instytucji biorących udział w procesie wdrażania inwestycji w odnawialne źródła energii (OZE) na terenie województwa lubelskiego (zwanych dalej Stakeholderami ) oraz przedstawicieli Obserwatorów (np. Urzędów Marszałkowskich, Komisji ds. Energetyki Sejmu RP, oraz firm energetycznych z obszaru Polski) (zwanych dalej Obserwatorami ) w Szwajcarii w celu odbycia jednodniowych warsztatów oraz jednodniowego seminarium. Celem w/w wizyty jest: - wzajemny transfer wiedzy pomiędzy Laboratorium Konwersji Energii a Stakeholderami; - zapoznanie z wynikami projektu NEO oraz planowaną strukturą projektu SYSTEM dla przedstawicieli Obserwatorów Planowany termin wizyty luty 2015 r. w Zurychu (Szwajcaria). Usługa realizowana jest w ramach projektu Innowacyjne metody i możliwości pozyskiwania odnawialnych źródeł energii na Lubelszczyźnie na przykładzie dobrych praktyk i doświadczeń partnera szwajcarskiego - NEO: IMPLEMENTACJA który jest kontynuacją projektu Innowacyjne metody i możliwości pozyskiwania odnawialnych źródeł energii na Lubelszczyźnie na przykładzie dobrych praktyk i doświadczeń partnera szwajcarskiego, w ramach Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy. Nazwy i kody dotyczące zamówienia określone zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień (Kody CPV): Usługi hotelarskie 1

2 Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą Usługi transportu lotniczego Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Kryterium wyboru oferty: 100% cena. I. Wizyta przedstawicieli instytucji biorących udział w procesie wdrażania inwestycji w odnawialne źródła energii na terenie województwa lubelskiego oraz przedstawicieli Obserwatorów (np. Urzędów Marszałkowskich, Komisji ds. Energetyki Sejmu RP, oraz firm energetycznych z obszaru Polski) w Szwajcarii w celu odbycia jednodniowych warsztatów oraz jednodniowego seminarium. Przedmiot zamówienia dla wizyty obejmuje: 1) Zapewnienie transportu uczestników z/na lotnisko z portu zagranicznego. 2) Zapewnienie noclegów dla uczestników. 3) Zapewnienie wyżywienia dla uczestników 4) Zapewnienie 2 tłumaczy podczas trwania wizyty. Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej: Miejsce: Zurych (Szwajcaria) Wydarzenie: Wizyta przedstawicieli instytucji biorących udział w procesie wdrażania inwestycji w odnawialne źródła energii (OZE) na terenie województwa lubelskiego oraz przedstawicieli Obserwatorów Termin realizacji: Od dnia podpisania umowy do dnia 19 lutego 2015 r., w uzasadnionych przypadkach Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu wizyty. Liczba uczestników: 12 osób. Konieczna koordynacja z pozostałymi uczestnikami (około 20 Obserwatorow oraz około 7 przedstawicieli ETHZ). 2

3 UCZESTNICY: W wyjeździe weźmie udział 12 osób pełnoletnich z grupy Stakeholderow. Będą to przedstawiciele instytucji biorących udział w procesie wdrażania inwestycji w odnawialne źródła energii (OZE) na terenie województwa lubelskiego oraz przedstawiciele Obserwatorów (np. Urzędów Marszałkowskich, Komisji ds. Energetyki Sejmu RP, oraz firm energetycznych z obszaru Polski). Podczas jednej kolacji oraz jednego obiadu uczestniczyć również będą przedstawiciele Partnera Szwajcarskiego (ETH Zürich). ZADANIA WYKONAWCY: 1) Zapewnienie transportu uczestników I. Transport lotniczy Lotnisko im. F. Chopina w Warszawie Zurych (Szwajcaria) dla grupy 12 osób ( r.), Zurych (Szwajcaria) Lotnisko im. F. Chopina w Warszawie dla grupy 10 osób ( r.) Zurych (Szwajcaria) - Lotnisko im. F. Chopina w Warszawie dla 2 osób ( r.) Wykonawca zobowiązany jest do rezerwacji i zakupu biletów lotniczych dla wszystkich uczestników wyjazdu. Bilety lotnicze będą obejmować ubezpieczenie osób na czas podróży oraz opłaty lotniskowe. Usługa, o której mowa obejmuje: 1) rezerwacje i kupno na rzecz imiennie wskazanych przez Zamawiającego osób fizycznych biletów lotniczych w klasach zleconych przez Zamawiającego, m.in. ekonomicznej i biznes. Konkretne daty oraz godziny wylotów i przylotów uczestników zostaną skoordynowane z Zamawiającym. a) dostarczenie drogą elektroniczną na adres mailowy wskazany przez Zamawiającego, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, zamówionego biletu elektronicznego; b) wprowadzenia zmian w dokonanych rezerwacjach/wykupionych biletach (w tym możliwość rezygnacji z biletu), zgodnie z zasadami obowiązującymi w regulaminach 3

4 odpowiednich przewoźników; c) bezkosztowe anulowanie rezerwacji przez Zamawiającego w określonym w ramach zawieranej rezerwacji terminie; d) realizację przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem wszystkich niezbędnych kosztów, w szczególności kosztów związanych z obowiązującymi przepisami prawa kraju docelowego; e) nieobciążanie Zamawiającego kosztami manipulacyjnymi przy zmianie trasy, terminu lotu, oraz rezygnacji z lotu przed określonym terminem oraz dokonanie zwrotu kosztu za niewykorzystane i zwrócone bilety lotnicze bez żadnych potrąceń pod warunkiem, że zwrot nastąpi zgodnie z wymogami zastosowanej w nich taryfy lotniczej; f) Wykonawca zobowiązuje się, że bazowa cena biletu (cena bez upustu) będzie obowiązującą w chwili tworzenia rezerwacji w systemach rezerwacyjnych przewoźnika (w uzasadnionych wypadkach zmiana ceny może być wprowadzona po uzyskaniu zgody Zamawiającego). III. Zapewnienie transportu zagranicznego Wykonawca odpowiedzialny jest za zapewnienie transportu lokalnego dla grupy uczestników liczących 12 osób + tłumacze obejmującego przejazdy na trasach: Lotnisko (Zurych) hotel w dniu przylotu dla grupy 12 osób + tłumacz (pełniący również rolę opiekuna) Hotel Laboratory for Energy Conversion, IET ETH Zürich, ML J 33 Sonneggstrasse 3 CH-8092 Zürich dla grupy 12 osób + tłumacz (1 dnia wizyty) Laboratory for Energy Conversion, IET ETH Zürich, ML J 33 Sonneggstrasse 3 CH-8092 Zürich miejsce w którym odbędzie się kolacja 12 osób + 2 tłumaczy (odległość max.4 km od miejsca zakwaterowania) 1 dnia wizyty Miejsce w którym odbędzie się kolacja 12 osób + 2 tłumaczy (odległość max.4 km od miejsca zakwaterowania) miejsce zakwaterowania (hotel) 1 dnia wizyty miejsce zakwaterowania (hotel) lotnisko (Zurych) w dniu wylotu ( r.) dla grupy 10 osób + tłumacz. 4

5 Bus powinien być nie starszy niż 4 lata, sprawny, klimatyzowany, schludny i czysty. Wszystkie koszty i czynności związane z zatrudnieniem kierowcy/kierowców leżą po stronie Wykonawcy. Koszty związane z zatrudnieniem i ubezpieczeniem kierowcy (kierowców) ponosi Wykonawca. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłaszania tras przejazdu busa na terenie Szwajcarii na bieżąco, w razie potrzeby. Uwaga: Wykonawca zapewni transport uczestników wyjazdu na trasie łącznie nie większej niż 200 km. 2) Zapewnienie noclegów dla uczestników wizyty Wykonawca zapewni 1 nocleg x 10 osób oraz 2 noclegi dla 2 osób w obiekcie o standardzie co najmniej hotelu 4 gwiazdkowego w Zurychu, w pokojach do 1 osobowego wykorzystania z łazienkami wyposażonymi w natryski i WC. Hotel powinien znajdować się w odległości max. 2 km od miejsca, gdzie będzie odbywało się spotkanie robocze: Laboratory for Energy Conversion, IET ETH Zürich, ML J 33 Sonneggstrasse 3 CH-8092 Zürich. Każdy uczestnik wyjazdu wraz z noclegiem otrzyma każdego dnia wizyty śniadanie. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozliczenia noclegów na podstawie faktycznego wykorzystania miejsc hotelowych. Listę osób, którym będzie przysługiwał nocleg, Wykonawca wspólnie z Zamawiającym zamknie najpóźniej na 3 dni przed datą rozpoczęcia wydarzenia. Wykonawca dokona wstępnej rezerwacji hotelu. Hotel powinien posiadać: - przechowalnie bagażu, - dostęp do Internetu (wi fi) oraz stanowisko z łączami do Internetu Uwaga: Wszyscy uczestnicy wyjazdu muszą zostać zakwaterowani w jednym obiekcie. Dodatkowo w ramach zakwaterowania: 5

6 - Wykonawca dokona opłaty klimatycznej za wszystkich uczestników wyjazdu, jeżeli wymagać tego będzie lokalizacja hotelu, - Wykonawca winien zapewnić uczestnikom warunki pobytu w oparciu o zasady BHP. 3) Zapewnienie wyżywienia dla uczestników wizyty Wykonawca odpowiedzialny jest za zapewnienie wyżywienia dla grupy uczestników liczącej łącznie 12 osób, w dniach wizyty lutego 2015 r., obejmującej dwa posiłki (śniadanie- koszt wliczony w cenę pokoju), obiad, kolacja. Ustalenie wyboru ostatecznego miejsca podawania posiłków podlegają akceptacji przez Zamawiającego. W pierwszym dniu wizyty Wykonawca zapewni obiad (grupa 12 osób + tłumacz) w miejscu zakwaterowania (hotel). Ponadto w pierwszym dniu wizyty ( r.) Wykonawca zapewni kolację (odległość max.4 km od miejsca zakwaterowania oraz max. 4 km od miejsca trwania warsztatów/seminarium) dla grupy 15 osób i 7 przedstawicieli partnera Szwajcarskiego (koszty pokrywa Zamawiający) + 2 tłumaczy (koszt kolacji tłumaczy pokrywa Wykonawca). Dodatkowo Wykonawca dokona rezerwacji kolacji dla grupy ok. 20 przedstawicieli Obserwatorów w tym samym lokalu (koszty pokrywa ETHZ). W drugim dniu wizyty ( r.) Wykonawca zorganizuje (odległość max.4 km od miejsca zakwaterowania oraz max. 4 km od miejsca trwania warsztatów/seminarium) obiad dla grupy 15 osób i 7 przedstawicieli partnera Szwajcarskiego (koszty pokrywa Zamawiający) oraz 2 tłumaczy (koszt obiadu tłumaczy pokrywa Wykonawca). Wymagania dotyczące menu w czasie wizyty: OBIAD I KOLACJA Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi co najmniej: przystawkę, danie główne na gorąco (min. 2 rodzaje do wyboru, w tym dania mięsne oraz danie jarskie), deser, kawa (1 filiżanka), herbata (1 filiżanka), woda gazowana (w ilości co najmniej 0,25 l), woda niegazowana (w ilości co najmniej 0,25 l), sok 100% (do wyboru co najmniej 3 rodzaje, w ilości co najmniej 0,25 l), śmietanka do kawy, cukier, cytryna. Miejsce podawania kolacji powinno spełniać odpowiednio wysokie standardy. 4) Zapewnienie dwóch tłumaczy (konsekutywnego i konsekutywno - symultanicznego (polsko angielko polski) podczas trwania całej wizyty. 6

7 Wykonawca zapewni dwóch tłumaczy konsekutywnego i konsekutywno symultanicznego (polsko angielsko polski), pozostających w dyspozycji Zamawiającego przez cały czas trwania wizyty max. do 8 godzin dziennie, posiadających minimum 2 lata doświadczenia w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego rodzaju wizyt, oraz znajomość profesjonalnego eksperckiego języka branży energetycznej. Zamawiający zastrzega sobie prawo na ostateczne ustalenie godzin pracy tłumaczy, w terminie najpóźniej na 3 dni przed datą rozpoczęcia wizyty. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia kabiny oraz 40 zestawów do tłumaczenia symultanicznego. Dodatkowe informacje i wymagania dotyczące organizacji wizyty: a) Wykonawca jest zobowiązany do opracowania w ciągu 3 dni od daty podpisania umowy ramowego planu wizyty, zawierającego wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów wizyty. b) Wykonawca jest zobowiązany również na 3 dni przed rozpoczęciem wizyty do przekazania szczegółowego i ostatecznego harmonogramu, zawierającego wszystkie niezbędne szczegóły dotyczące wizyty. c) Wykonawca jest zobowiązany do poniesienia kosztów związanych z ubezpieczeniem NW dla wszystkich uczestników wizyty. d) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności (podczas całego czasu trwania wizyty) co najmniej jednej osoby ze strony Wykonawcy nadzorującej właściwą realizację usługi (opiekun grupy) oraz czuwającej nad sprawnym i terminowym przebiegiem harmonogramu. e) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z zatrudnieniem, zakwaterowaniem, wyżywieniem (śniadania, obiady, kolacje) i ewentualnym transportem zatrudnionych przez siebie osób, jak np. kierowców, tłumaczy, opiekuna grupy. f) Wykonawca zobowiązany jest do organizacji i pełnej koordynacji całej wizyty, w tym wszelkich spraw związanych z każdym jego elementem, zarówno przed wyjazdem, jak i w trakcie jego trwania. 7

8 PODSTAWOWE ZASADY WSPÓŁPRACY DOTYCZĄCE WIZYTY SOPZ 1. Zamawiający dopuszcza zmianę lokalizacji hotelu zakwaterowania uczestników nie później niż na 3 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia. 2. W trakcie realizacji zadania Wykonawca będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym lub innymi osobami wskazanymi przez Zamawiającego, nie będącymi pracownikami Zamawiającego. 3. Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot zamówienia z należytą starannością, w terminach określonych w harmonogramie. 4. Wykonawca zobowiązany jest do przetwarzania oraz przechowywania danych osobowych przekazanych dla potrzeb niezbędnych do realizacji zamówienia, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 o Ochronie Danych Osobowych (Dz.U r. Nr 101 poz.926z późn. zm.). 8