Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik nr 1a do SIWZ Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi pn: Kompleksowa organizacja misji gospodarczej promującej potencjał gospodarczy województwa lubuskiego w Płn. Włoszech, w marcu 2017 roku, z udziałem przedstawicieli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego oraz lubuskich przedsiębiorców, realizowanego w ramach projektu pn. Promocja gospodarcza Województwa Lubuskiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych (nr RPLB /16), współfinansowanego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Lubuskie 2020, Działanie 1.4. Promocja regionu i umiędzynarodowienie sektora MŚP, Poddziałanie Promocja regionu i umiędzynarodowienie sektora MŚP projekty realizowane poza formułą ZIT. Miejsce organizacji wydarzenia: Płn. Włochy Wyjazd przeznaczony jest dla przedsiębiorców z branży budowlanej, okołobudowlanej i spożywczej. W wyjeździe udział weźmie 14 osób (w tym minimum 10 lubuskich przedsiębiorców i przedstawiciele samorządu lubuskiego). Oferta Wykonawcy powinna obejmować w szczególności koszty: 1) Usługi transportowej przewozu osób na trasie Zielona Góra Włochy Zielona Góra, 2) Noclegów, 3) Biletów wstępu na targi, 4) Transportu materiałów promocyjnych, 5) Transportu osobowego na terenie miast targowych/spotkań, 6) Wyżywienia uczestników misji, 7) Tłumaczeń konsekutywnych, symultanicznych, 8) Przewodników/Tłumaczy/Opiekunów, 9) Wykonania materiałów informacyjno-promocyjnych, 10) Zorganizowania spotkań B2B, 11) Ubezpieczenia uczestników. Przedmiot zamówienia obejmuje usługę polegającą na opracowaniu szczegółowego programu pod względem merytorycznym i logistycznym oraz kompleksową organizację i rozliczenie misji gospodarczej oraz przygotowanie materiałów promocyjno-informacyjnych, na którą składają się następujące koszty i zadania: 1) Liczba uczestników wyjazdu wynosić będzie 14 osób, w tym przedstawiciele Samorządu Województwa Lubuskiego oraz przedsiębiorcy z województwa lubuskiego wyłonieni we wcześniej przeprowadzonej przez Zamawiającego rekrutacji. Do wyjazdu zaproszone są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. Lista wszystkich uczestników wyjazdu, w tym przedsiębiorców 1

2 zostanie przedstawiona Wykonawcy po podpisaniu UMOWY. Zamawiający przedłoży Wykonawcy najpóźniej do 3 dnia od daty podpisania UMOWY imienną listę przedstawicieli lubuskich przedsiębiorstw biorących udział w wyjeździe. Lista samorządowców zostanie przedstawiona najpóźniej 3 dni przed planowanym wyjazdem. 2) Preferowany przez Zamawiającego przebieg misji: 1 dzień transport Zielona Góra Berlin Mediolan i spotkanie z WPHI, 2 dzień wizyta na targach dla branży budowlanej + wizyta studyjna w zakładzie dla branży spożywczej + spotkania B2B z Izbą Handlową, 3 dzień spotkania B2B z Izbą Handlową, 4 dzień powrót do Zielonej Góry (Włochy Berlin - Zielona Góra). 3) Opracowanie szczegółowego programu misji dla wszystkich uczestników, który będzie zawierał nazwę i adres hoteli, miejsca spotkań, dokładne godziny spotkań B2B i harmonogram posiłków, numery kontaktowe do opiekuna grupy oraz tłumaczy, telefony alarmowe. Program zostanie przedstawiony Zamawiającemu najpóźniej na 10 dni roboczych od dnia podpisania Umowy. Zamawiający dokona zatwierdzenia programu lub zaproponuje zmiany w przeciągu 5 dni roboczych od dnia otrzymania, które Wykonawca wprowadzi i następnie przedstawi poprawiony program do akceptacji. Ostateczny Program zostanie przedstawiony przez Wykonawcę najpóźniej 10 dni roboczych przed dniem wyjazdu. 4) Wykonanie 100 zestawów materiałów promocyjno-informacyjnych zawierających informacje o województwie lubuskim oraz o wszystkich uczestnikach wyjazdu (profile firm) w polsko-włoskiej wersji językowej (min. 15 stron, w tym 10 stron na opis przedsiębiorców i 5 na województwo). Format folderu A5, okładka gramatura 250, środek 170, kreda mat, full color, szyty); 5) Wykonanie 20 zestawów materiałów nt. Włoch w polskiej wersji językowej (min. 10 stron, Format folderu A5, okładka gramatura 250, środek 170, kreda mat, full color, szyty) zawierające: Informacje podstawowe nt. Włoch, uwarunkowania/możliwości prowadzenia biznesu na terenie Włoch, informacje na temat odwiedzanych instytucji, rozmówców, problematyki spotkań w tym informacje teleadresowe i informacje o dojeździe do odwiedzanych miejsc; informacja o projekcie Promocja gospodarcza województwa lubuskiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych. 6) Ponadto Wykonawca wykona książeczkę informacyjną w formacie A6 stanowiącą jednocześnie IDENTYFIKATOR IMIENNY dla każdego uczestnika wraz z przezroczystą folią z klipsem i smyczą, która będzie zawierać: Szczegółowy program misji, Dane kontaktowe do opiekunów grupy oraz do wszystkich uczestników, telefony alarmowe itp. Specyfikacja wydruku: KATALOG format: A6 papier: kreda 130g kolor: 4+4 oprawa zeszytowa - płaska SMYCZ REKLAMOWA 2

3 szerokość: 15 mm karabińczyk: metalowy kolor: 4+4 ZAWIESZKA FOLIOWA format: 115x150mm (wkład) kolor: przeźroczysty otwór na smycz: TAK 7) Materiały informacyjno promocyjne (ppkt. 3,4,5,6) muszą być wykonane zgodnie z założeniami Księgi Marki Lubuskie oraz być opatrzone informacją o finansowaniu ze środków unijnych zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Lubuskie 2020 w zakresie informacji i promocji dla beneficjentów, ( Projekty materiałów zostaną przedstawione Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej na 15 dni przed planowaną datą wyjazdu. Zamawiający dokona pisemnego zatwierdzenia materiałów lub zaproponuje zmiany, które Wykonawca wprowadzi i następnie przedstawi poprawione do akceptacji. Drukowane materiały informacyjno promocyjne w wersji elektronicznej (edytowalnej) zostaną przekazane Zamawiającemu. 8) Na czas trwania całej misji Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności co najmniej dwóch osób: opiekuna i tłumacza, posiadających doświadczenie w organizacji i obsłudze misji gospodarczych w tym spotkaniach B2B. Wymaga się, by tłumacz polsko-włoski lub opiekun grupy znali realia Włoch i odwiedzane miasta oraz posiadali doświadczenie w pilotowaniu grup turystycznych na terenie Włoch. Opiekun grupy będzie czuwać nad prawidłowym wykonaniem usługi, rozwiązywaniem ewentualnych problemów (zdarzenia losowe), natomiast tłumacz ze znajomością języka włoskiego na poziomie min. C1 wg kryteriów Rady Europy i polskiego będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie tłumaczeń ustnych konsekutywnych. Wykonawca poprzez obecność swoich przedstawicieli zapewni bezpośredni nadzór nad logistycznym przebiegiem całego wyjazdu i pobytu grupy. 9) Usługa transportowa przewozu osób do i z lotnisk na trasie Zielona Góra - Berlin Włochy; Włochy-Berlin-Zielona Góra. Uwaga: po stronie polskiej, dla wszystkich uczestników wyjazdu Wykonawca zorganizuje co najmniej 2 miejsca odbioru uczestników, tzn. jedno miejsce w Zielonej Górze i jedno miejsce w północnej części województwa lubuskiego. 10) Usługa transportowa (wynajem busa) do przewozu osobowego na terenie Włoch dla uczestników misji klasy LUX (z klimatyzacją). Usługa transportowa obejmuje również odbiór i dowóz obu grup na lotnisko we Włoszech. Usługa transportowa na terenie miast, w których odbędą się targi/spotkania dla wszystkich uczestników wyjazdu (bus z kierowcą + opiekun grupy ze strony Wykonawcy + tłumacz), 11) Transport lotniczy - zakup biletów lotniczych w klasie ekonomicznej dla wszystkich uczestników misji, w tym samym terminie dla wszystkich z maksymalnie jedną przesiadką na jednym kursie (lot nie może trwać dłużej niż 3 h) w obie strony (na trasie Berlin Włochy (Mediolan,Verona, Bolzano) - Berlin); 12) Zapewnienie noclegów dla wszystkich uczestników misji wraz ze śniadaniami w hotelach o kategorii co najmniej czterogwiazdkowej, w pokojach jednoosobowych, z bezpłatnym WIFI; 3

4 wszyscy uczestnicy muszą być zakwaterowani w jednym hotelu, a cena pokoju hotelowego wraz ze śniadaniem nie może przekraczać 174 Euro na dobę we Włoszech 1. 13) Zapewnienie dla wszystkich chętnych uczestników biletów wstępu na targi Made Expo 2017 w Mediolanie, 14) Zorganizowanie dla uczestników misji co najmniej dwóch spotkań B2B z włoskimi organizacjami gospodarczymi/instytucjami otoczenia biznesu itp., specjalizującymi się w nawiązywaniu kooperacji pomiędzy przedsiębiorcami włoskimi i europejskimi i spotkań typu match-making z przedsiębiorcami włoskimi o podobnych profilach działalności do rekrutowanych przedsiębiorstw z województwa lubuskiego. Czas trwania jednego spotkania: min. 60 minut. Profile firm włoskich zostaną przesłane Zamawiającemu drogą elektroniczną via w terminie najpóźniej 15 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia misji gospodarczej. Zamawiający dokona zatwierdzenia powyższych danych w ciągu 1 dnia roboczego. Jeżeli Zamawiający nie zaakceptuje zaproponowanego profilu, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić nową propozycję najpóźniej na 10 dni przed wyjazdem. Zamawiający przewiduje, że pojedyncze spotkanie w trakcie sesji match-makingowej powinno trwać ok. 15 min. w kombinacji każdy uczestnik misji spotka się z minimum 2 firmami/partnerami włoskimi, przy czym w każdym ze spotkań powinno uczestniczyć nie mniej niż 20 partnerów włoskich; Ponadto Wykonawca w ramach organizacji spotkań B2B zrealizuje: (po akceptacji materiałów przez Zamawiającego): przygotowanie list potencjalnych uczestników spotkań B2B, przygotowanie listy obecności, przygotowanie i przeprowadzenie ankiety na temat potrzeb w zakresie rozwoju eksportu oraz możliwości rozwoju przedsiębiorstw i ich inwestycji za granicą wraz z opracowaniem wyników po spotkaniu, przygotowanie zaświadczenia o udziale w spotkaniu B2B, uzgodnione i zatwierdzone ostatecznie przez Zamawiającego. Podczas spotkań biznesowych Wykonawca zapewni tłumaczenia konsekutywne włosko polskie; dla każdego przedsiębiorcy i przedstawicieli samorządu będzie przypadał jeden tłumacz; 15) Sugeruje się, by spotkania, o których mowa w punktach 14 zostaną przygotowane we współpracy z Wydziałem Promocji Handlu i Inwestycji w Rzymie. Podczas spotkania z WPHI w konsulacie w Mediolanie, Wykonawca zapewni prezentację nt. współpracy gospodarczej z Republiką Włoską w tym o polsko-włoskiej wymianie handlowej, perspektywicznych obszarach współpracy, sukcesach polskich firm we Włoszech, możliwościach prowadzenia działalności we Włoszech, przetargach na usługi publiczne, roboty budowlane itp. Ponadto zapewni czas na prezentację walorów gospodarczych województwa lubuskiego oraz firm uczestniczących w misji; 16) W ramach organizacji spotkań biznesowych w Mediolanie, Wykonawca zapewni salę konferencyjną na min. 40 osób z serwisem kawowym z ciastkami. Sala powinna być wyposażona w sprzęt niezbędny do przeprowadzenia spotkań (m.in. rzutnik multimedialny, ekran, laptop, nagłośnienie). Spotkania powinny być moderowane (tj. doprowadzenie przedsiębiorców lubuskich na spotkania z przedsiębiorcami włoskimi, wzajemne przedstawienie sobie przedsiębiorców itp.). 17) Organizacja poczęstunku dla uczestników spotkań B2B 1 Podstawa prawna: - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167). 4

5 Przygotowanie i zaserwowanie poczęstunku: kawa, ciasteczka dla wszystkich uczestników i gości spotkań B2B dla 40 osób oraz zapewnienie obsługi kelnerskiej podczas 2 przerw: 1 przerwy kawowej i 1 przerwy na lunch, w oparciu o niżej wymienione standardy oraz menu obejmujące zróżnicowany asortyment potraw i napojów; zapewnienie wydzielonego, niedostępnego dla innych osób niż uczestnicy spotkania B2B, miejsca na potrzebę zorganizowania przerw: kawowej oraz lunchu, wyposażonego w stoliki koktajlowe/barowe umożliwiające konsumpcję; zapewnienie czystych, białych obrusów, serwetek papierowych i materiałowych, porcelanowych talerzy, talerzyków do ciasta, sztućców, filiżanek i szklanek na napoje, serwisu do kawy i herbaty - ceramicznego lub porcelanowego (wyklucza się użycie plastikowych naczyń oraz sztućców) oraz zapewnienie właściwej obsługi kelnerskiej (minimum 2 osoby obecne podczas całego wydarzenia), ilości filiżanek na kawę/herbatę, talerzy oraz sztućców powinny być w ilości co najmniej o 50% większej niż ilość osób, dla których zostanie przygotowany poczęstunek, kawa podawana w samowarze lub z ekspresu, herbata czarna podawana w samowarze lub zapewnienie gorącej wody i różnych rodzajów herbat (w tym herbata czarna i owocowe), każda sztuka pakowano oddzielnie; serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania spotkań, na który składać się będzie: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek typu kruche ciasteczka, 2 rodzaje ciasta, 3 rodzaje kanapek koktajlowych, świeże owoce, soki owocowe podawane w dzbankach, min. 2 smaki (napoje i poczęstunek dostępny przez cały czas trwania spotkań); 18) Zorganizowanie spotkania B2B z przedstawicielami WPHI w Rzymie - Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania dla uczestników wyjazdu jednego spotkania z przedstawicielami Wydziału Promocji i Handlu Ambasady RP we Włoszech. Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z WPHI w Rzymie. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz na spotkanie oraz zorganizować salę ze sprzętem multimedialnym do prezentacji; 19) Wyżywienie uczestników misji. Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom wyjazdu pełne wyżywienie (śniadania, obiady, kolacje) podczas całego pobytu oraz w czasie podróży. Przynajmniej jeden posiłek w ciągu dnia musi być ciepły. UWAGA: menu będzie zróżnicowane i każdego dnia inne. W żadnym dniu nie mogą powtórzyć się dania główne (np. podczas obiadu lub kolacji). Wykonawca w ramach tej usługi zapewni co najmniej 3 kolacje biznesowe w lokalach o podwyższonym standardzie, oferujących zróżnicowany asortyment z obsługą kelnerską, gdzie cena za jedną kolację nie może być niższa niż 50 euro. Menu powinno zawierać przynajmniej 3 dania oraz deser i zimne/ciepłe napoje. 20) Wykonawca zapewni dodatkowy transport materiałów promocyjnych (do 20 kg/uczestnika), jeśli takie zapotrzebowanie zgłoszą uczestnicy misji. Rozeznanie telefoniczne lub mailowe w tym zakresie Wykonawca dokona samodzielnie. 21) Dla przedsiębiorców z branży budowlanej i okołobudowlanej, Wykonawca zapewni wejściówki na targi Made Expo 2017 w Mediolanie (8-11 marca 2017 r.). W tym czasie dla przedstawicieli branży spożywczej, zorganizuje wizytę w parku naukowym lub zakładzie produkcyjnym z branży spożywczej; Made Expo to wydarzenie, które dzieli się na 4 sektory: Budownictwo, materiały budowlane; Izolacje, stolarka okienna, optymalizacja energetyczna; 5

6 Design, projektowanie wnętrz, innowacyjne materiały wykończeniowe; Oprogramowanie komputerowe dla domu. 22) Opracowywanie newsów wraz z dokumentacją zdjęciową dotyczących misji gospodarczej i przesyłanie ich do Biura Prasowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego z wydarzeń odbywających się podczas misji na adres: biuroprasowe@lubuskie.pl; coi@lubuskie.pl; 23) Przygotowanie i zebranie od uczestników misji ankiet ewaluacyjnych, których treść zostanie sformułowana przez Wykonawcę i zatwierdzona przez Zamawiającego najpóźniej na 15 dni przed wyjazdem. Ankiety muszą zawierać informacje dotyczące oceny organizacji wyjazdu, ocenę przydatności praktycznej spotkań/wizyt, ocenę spełnienia oczekiwań, ocenę spotkań z poszczególnymi przedsiębiorcami, ocenę obsługi wyjazdu itp.; 24) Terminowe regulowanie rachunków za usługi związane z realizacją misji gospodarczej; 25) Wykonanie dokumentacji fotograficznej w wysokiej rozdzielczości z przebiegu misji - min. po 30 zdjęć z każdego odrębnego wydarzenia w czasie trwania misji wyjazdowej, zdjęcia będą robione aparatem fotograficznym o standardzie minimalnym: lustrzanka cyfrowa, 26) Po zakończeniu misji, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Protokołu Odbioru, który będzie zawierał m.in.: raport z przeprowadzonej misji gospodarczej wraz z całą dokumentacją prasową, fotograficzną, listami obecności uczestników z każdego dnia misji, itp. Informacja dodatkowa: Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę: a) do podpisania umowy, po uwzględnieniu ewentualnej procedury odwoławczej, w ciągu maksymalnie 5 dni roboczych od dnia ogłoszenia wyników postępowania; b) w przypadku niepodpisania umowy przez uprawnionych przedstawicieli Wykonawcy ww. opisanym terminie Zamawiający będzie uważał zaistniałą sytuację za uchylanie się od obowiązku zawarcia umowy przez wyłonionego Wykonawcę. W tej sytuacji Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych, chyba że zachodzą przesłanki, do wszczęcia przez Zamawiającego nowej procedury wyboru Wykonawcy. 6