PREZYDENT MIASTA GLIWICE

PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW.1711.3.11.2012 Gliwice, 18 styczeń 2013 nr kor. UM-500218/2012 PANI MGR MARIOLA BUCHER DYREKTOR SZKOŁY PODSTAWOWEJ NR 13 UL. ELSNERA 25 W GLIWICACH ul.zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 231 30 41 Fax +48 32 231 27 25 boi@um.gliwice.pl www.gliwice.eu Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 230 69 51 Fax +48 32 231 27 25 pm@um.gliwice.pl W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW.1711.3.11.2012. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 1 do 19 października 2012 r. w Szkole Podstawowej nr 13 w Gliwicach, przy ul. Elsnera 25 przez pracowników Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW. 1711.3.11.2012 z dnia 28 września 2012 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 27 listopada 2012 r. Temat kontroli. Prawidłowość dysponowania środkami budżetowymi. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. W jednostce nie przestrzegano w 2011 r. przepisów i procedur w zakresie wydatkowania środków.

Wnioski i zalecenia. 1. Brak prowadzenia ewidencji księgowej w szczegółowości niezbędnej do sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie rozrachunków z tytułu wynagrodzeń i ich pochodnych. Zalecenie nr 1 Do kont rozrachunkowych dotyczących wynagrodzeń i ich pochodnych prowadzić ewidencję analityczną wg podziałek klasyfikacji budżetowej w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących jednostkę sprawozdań, zgodnie z art. 24 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r. 2009, nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) oraz z zasadami określonymi w 15 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa ( ) - Dz. U. z r. 2010, nr 128, poz. 861 z późn. zm. 2. Brak prowadzenia w 2011 r. zapisów księgowych na koncie 980 - Plan finansowy, co narusza zasady wynikające z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r., nr 128, poz. 861 z późn. zm.). Zalecenie nr 2 Zapisy na koncie 980 prowadzić zgodnie z przepisami. 3. Przypadki braku podpisów głównego księgowego na umowach potwierdzających dokonanie wstępnej kontroli zaciąganego zobowiązania z planem finansowym, co narusza zasady wynikające z art. 54 ust. 4 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. z 2009 r., nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). Zalecenie nr 3 Kontrasygnować umowy zgodnie z wymogami powołanego przepisu. 4. W zakresie sprawdzania dokumentacji finansowo-księgowej i zatwierdzania wydatków do wypłaty: brak w 2011 r. sprawdzenia i zatwierdzania do wypłaty przez upoważnione osoby dokumentów źródłowych stanowiących podstawę zapłaty zobowiązań publicznoprawnych pracodawcy wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (zbiorcze listy płac), brak dat zatwierdzenia do wypłaty list płac za okres od stycznia do grudnia 2011 r., co uniemożliwia ustalenie, czy wydatek nastąpił po jego zatwierdzeniu, dokument na podstawie którego dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych za 2011 r. nie został zatwierdzony przez upoważnioną osobę, dokumenty zbiorcze rozliczenia zaliczek (w ramach wydatków finansowanych z dochodów własnych na zakup żywności) nie są zatwierdzone i sprawdzone przez upoważnione osoby. Zalecenie nr 4 Nie dopuszczać do występowania powyższych nieprawidłowości. 5. Wydatkowanie w miesiącu grudniu 2011 r. środków finansowych w 4010 (wynagrodzenia osobowe pracowników) w ramach rozdziałów 80101 i 80103 na 2

zapłatę wynagrodzeń nauczycieli oraz zobowiązań publicznoprawnych pracowników z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i podatku dochodowego od osób fizycznych z przekroczeniem zakresu upoważnienia wynikającego z zatwierdzonego planu finansowego. Powyższe narusza zasady określone w art. 44 ust 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2009, nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). Zalecenie nr 5 Nie dopuszczać do wydatkowania środków, nie mając odpowiedniego zabezpieczenia środków w planie finansowym. 6. Zaciągnięcie w 2011 r. zobowiązania w ramach rozdziału 80101 6050 (wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych) z przekroczeniem zakresu upoważnienia wynikającego z planu finansowego o kwotę 5.520,01 zł, co narusza zasady określone w art. 46 ust 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2009, nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). Zalecenie nr 6 Nie dopuszczać do zaciągania zobowiązań, nie mając odpowiedniego zabezpieczenia środków w planie finansowym. 7. Zakwalifikowanie w 2011 r. wydatków na łączną kwotę 2.343,82 zł do niewłaściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej, tj. z naruszeniem zasad wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r. 2010, nr 38 poz. 207 z późn. zm.) oraz zarządzenia organizacyjnego nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku z dnia 15 grudnia 2010 r. z późn. zm. (zarz. org. nr 93/11 z dnia 29 grudnia 2011 r.). Zalecenie nr 7 Wydatki klasyfikować zgodnie z ww. przepisami. 8. Częste przypadki dokonywania wydatków z przekroczeniem oraz ze znacznym wyprzedzeniem terminów wymagalności wynikających z zaciąganych zobowiązań (w tym płatności zobowiązań publiczno-prawnych na więcej niż 1 dzień przed terminem ich wymagalności), co narusza zasady wynikające z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2009, nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz zasady wynikające z zarządzeń organizacyjnych Prezydenta Miasta Gliwice nr 86/07 z dnia 22 października 2007 r. i nr 58/11 z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów (z późn. zm.). Na dzień kontroli nie stwierdzono negatywnych skutków finansowych dla jednostki, tj. naliczenia przez kontrahentów odsetek. Zalecenie nr 8 Przestrzegać obowiązujących terminów płatności. 9. W zakresie wewnętrznych procedur wydatkowania środków poniżej wartości 14.000 Euro (Zarządzenie nr 0152-3/10 Dyrektora w Gliwicach z dnia 18 maja 2010 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty 14.000 Euro): przypadki nie stosowania wzoru notatki z wyboru kontrahenta (zał. nr 1 do procedur), brak ujęcia zamówień w rejestrze ( 7 procedury). 3

Zalecenie nr 9 Przestrzegać wewnętrznych procedur wydatkowania środków. 10. W regulacjach wewnętrznych nie określono terminów wypłaty dodatku specjalnego, nagród uznaniowych, jednorazowej odprawy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy. Zalecenie nr 10 Usunąć ww. uchybienie. 11. Przypadek przyznania i wypłacania pracownikowi wynagrodzenia zasadniczego w wysokości wyższej niż dopuszczona obowiązującym w jednostce regulaminem wynagradzania, skutkiem finansowym powyższej nieprawidłowości jest wypłata pracownikowi w 2011 r. wynagrodzenia (łącznie z dodatkiem za wieloletnią pracę) w wysokości wyższej o kwotę 720,00 zł brutto niż wynikająca z prawidłowego ustalenia. Zalecenie nr 11 Ustalić pracownikowi wynagrodzenie zgodnie z regulaminem wynagradzania. 12. Wliczenie do okresów zatrudnienia pracownika, okresów pracy w gospodarstwie rolnym, co narusza zasady wynikające z art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy (Dz. U. z r. 1990 nr 54 poz. 310), z uwagi na nie spełnienie przez pracownika ustawowego wymogu objęcia gospodarstwa po rodzicach i rozpoczęcia jego prowadzenia osobiście lub ze współmałżonkiem. W 2011 r. nie stwierdzono skutków finansowych z tytułu niewłaściwego naliczenia stażu pracy ww. pracownikowi. Zalecenie nr 12 Dokonać prawidłowego przeliczenia stażu pracy pracownika. 13. Przypadek przeliczenia pracownikowi dodatku za wieloletnią pracę o jeden miesiąc za późno w stosunku do prawidłowego wyliczenia, skutkiem finansowym ww. niezgodności jest zaniżenie wynagrodzenia pracownika w miesiącu listopadzie 2011 r. o kwotę 10,81 zł brutto. Zalecenie nr 13 Przeliczyć i wyrównać wynagrodzenie pracownika. 14. W zakresie naliczania wysokości nagród jubileuszowych: nagrody jubileuszowe pracowników samorządowych obliczane były niezgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych z uwagi na niezastosowanie właściwego algorytmu naliczania wysokości nagrody jubileuszowej wynikającego z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 (z późn. zm.), tj. niewłaściwie przeliczono składniki stałe i zmienne (premia) wchodzące w podstawę naliczenia nagrody jubileuszowej, powyższe spowodowało zaniżenie należnych pracownikom nagród, nagroda jubileuszowa nauczyciela naliczona została z naruszeniem zasad wynikających z rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 30 października 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających nauczyciela do nagrody jubileuszowej oraz szczegółowych zasad jej obliczania i wypłacania (Dz. U. z r. 2001 nr 128 poz. 4

1418), tj. naliczając nagrodę jubileuszową jednostka nie uwzględniła w podstawie naliczenia zmiennych składników wynagrodzeń (wynagrodzenia za godziny zastępstw doraźnych), skutek finansowy powyższej niezgodności jest nieznaczny. Zalecenie nr 14 Nagrody jubileuszowe naliczać zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przeliczyć i wyrównać pracownikom nagrody jubileuszowe. 15. W zakresie przyznawania i wypłat premii i nagród: przypadek wypłaty pracownikowi nagrody w wysokości niższej, niż przyznana pisemną decyzją dyrektora, przypadki potrącania pracownikowi premii regulaminowych z tytułu przebywania na zwolnieniach lekarskich w kwotach innych, niż to wynikało z ewidencji czasu pracy pracownika, co spowodowało zaniżenie należnych pracownikowi premii. Zalecenie nr 15 Przeliczyć i wyrównać pracownikom premie i nagrody. 16. Przyjęcie do obliczania wynagrodzenia za część przepracowanego miesiąca niewłaściwego algorytmu przeliczeniowego (opartego na proporcji w stosunku do 30 dni). Powyższe narusza zasady wynikające z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. z 1996 r. nr 62 poz. 289 z późn. zm.). Zalecenie nr 16 Dokonując przeliczeń przestrzegać zasad wynikających z ww. rozporządzenia (obliczenia opierać na liczbie godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu). 17. Wypłacanie nauczycielowi przebywającemu na urlopie macierzyńskim dodatku za wysługę lat, co narusza zasady określone w 4 załącznika do uchwały Rady Miejskiej w Gliwicach nr XXIII/775/2009 w sprawie uchwalenia regulaminu ustalania wysokości dodatków motywacyjnego, funkcyjnego, i za warunki pracy oraz szczegółowych zasad ich przyznawania, sposobu obliczania, wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe oraz za godziny doraźnych zastępstw, wysokości i warunków wypłacania nagród dla nauczycieli z późn. zm., zamiast przeliczenia podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego. Skutkiem finansowym opisanej nieprawidłowości było niezgodne z przepisami wydatkowanie środków z budżetu Miasta Gliwice w wysokości co najmniej 293,21 zł. Zalecenie nr 17 Dodatek za wysługę lat naliczać i wypłacać zgodnie z obowiązującymi przepisami. Podjąć działania w celu skorygowania zaistniałej nieprawidłowości. 18. Naliczanie i wypłacanie wynagrodzenia za czas urlopu nauczycieli niezgodnie z zasadami wynikającymi z 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz. U. z r. 2001 nr 71 poz. 737 z późn. zm.), tj. przy naliczaniu średniej urlopowej nie uwzględniono wynagrodzeń za zastępstwa doraźne (skutki finansowe nieznaczne). 5

Zalecenie nr 18 Wynagrodzenie za czas urlopu nauczycieli naliczać zgodnie z obowiązującymi przepisami. 19. W zakresie składek na Fundusz Pracy: na podstawie indywidualnych kart wynagrodzeń dwóch pracowników ustalono, iż w 2011 r. podstawę wysokości składki na Fundusz Pracy w 2011 r. obliczono niezgodnie z art. 104 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (jt. Dz. U z 2008 r. nr 69 poz. 415 z późn. zm.) wskutek czego dokonano niecelowego wydatkowania środków na kwotę 343,73 zł, w październiku 2011 r. od wypłaconej nagrody potrącono składkę pracownikowi, od którego nie należało potrącać składki w związku z art. 104b ww. ustawy opłacono Fundusz Pracy w kwocie o 29,40 zł wyższej niż należna, wystąpił przypadek nie wliczenia do podstawy wymiaru wynagrodzenia pracownika, który nie nabył w 2011 r. uprawnień do zwolnienia z opłacania składek na podstawie art. 104a i 104b ww. ustawy; w związku z powyższym wystąpiła niedopłata składki w kwocie 500,31 zł, występowanie różnic pomiędzy listami płac a deklaracją ZUS DRA w miesiącu marcu oraz listopadzie 2011 r. Zalecenie nr 19 Naliczać i opłacać składki na Fundusz Pracy zgodnie z ww. przepisami. Dokonać odpowiednich korekt. 20. Występowanie w 2011 r. różnicy pomiędzy deklaracjami ZUS DRA, a faktycznie zrealizowanymi przelewami do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w zakresie ubezpieczenia społecznego, zdrowotnego oraz na Funduszu Pracy wskutek czego dokonano nadpłaty składek w kwocie minimalnej 1.587,91 zł. Zalecenie nr 20 Dokonywać przelewów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zgodnie z dokumentami źródłowymi. Dokonać obliczeń oraz odpowiednich korekt składek za 2011 r. 21. Występowanie różnic w 2011 r. w zakresie należnych zaliczek na podatek dochodowy wskazanych w dokumentacji źródłowej (listy płac, druk PIT 4R), a faktycznie przekazanymi kwotami do Urzędu Skarbowego wskutek czego dokonano zaniżonej wpłaty w wysokości 334 zł. Ww. korektę wykonano w czasie czynności kontrolnych. Zalecenie nr 21 Dokonywać przelewów do Urzędu Skarbowego zgodnie z dokumentami źródłowymi. Dokonać ponownych przeliczeń podatku dochodowego za 2011 r. 22. W okresie objętym kontrolą jednostka nie naliczała przysługującego jej wynagrodzenia za wykonywanie zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (jt. Dz. U. z 2009 r., nr 205, poz. 1585 z późn. zm.) oraz przysługującego jej zryczałtowanego wynagrodzenia z tytułu terminowego 6

wpłacania podatków na podstawie art. 28 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (jt. Dz. U. z 2005 r., nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Zalecenie nr 22 Przestrzegać art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). Dokonać naliczenia należnego ww. wynagrodzenia zgodnie z obowiązującymi przepisami. 23. W zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych: nie zatwierdzenie do dnia 31 maja 2011 wysokości odpisu na 2011 rok przez Dyrektora jednostki, zaniżenie odpisu podstawowego w 2011 r. o kwotę 2 605,26 zł, w związku z nieprawidłowym wyliczeniem etatów, przyjęciem niewłaściwej wysokości odpisu na 1 zatrudnionego i nauczyciela pobierającego emeryturę, rentę lub świadczenie kompensacyjne oraz niedokonanie korekty odpisu na koniec roku, brak określenia w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych rodzaju dokumentów stanowiących podstawę ustalenia wysokości pobieranych emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych przez nauczycieli objętych w jednostce opieką socjalną oraz sposobu pozyskiwania tych informacji. Zalecenie nr 23 Przestrzegać art. 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. Dz. U. z r. 1996 nr 70 poz. 335 z późn. zm.) oraz art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r.- Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r., nr 97, poz. 674 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r., nr 43, poz. 349). Uzupełnić zapisy regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. 24. Przypadki nieterminowego składania do PFRON miesięcznych informacji INF-1, co jest niezgodnie z art. 21 ust. 2f ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (jt. Dz. U. z 2011 r., nr 127, poz. 721 z późn. zm.). Zalecenie nr 24 Składać miesięczne informacje INF-1 do PFRON z zachowaniem terminów określonych ww. regulacji. Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 7