Warszawa, dnia 17 lipca 2013 r. ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/07/2013 na realizację usług hotelowych, gastronomicznych i wynajmu sali do przeprowadzenia szkoleń w projekcie Akademia Lidera Zarządzanie, Ludzie, Rozwój współfinansowanego ze środków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet II. Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących Działanie 2.1 Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki Poddziałanie 2.1.1. Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach Oferty należy przesyłać do 2 sierpnia 2013 r. Podstawa prawna: Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2010r. Nr 113, poz.750 z późn.zm.). Wybór Wykonawcy nastąpi zgodnie z zasadą konkurencyjności obowiązującą w projektach realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. I. ZAMAWIAJĄCY HR Development Sp. z o.o. ul. Opolska 43 lok. 1 46-045 Kotórz Mały NIP 9910486582 Tel. 22/ 118 18 70 Fax 22/ 118 18 70 Osoba wyznaczona do kontaktów roboczych w sprawie niniejszego zapytania: Bożena Roczniak E- - mail: bozena.roczniak@hrdevelopment.pl Zapytania i prośby o wyjaśnienia dotyczące postępowania prosimy kierować drogą mailową na adres bozena.roczniak@hrdevelopment.pl bądź biuro@hrdevelopment.pl. Odpowiedzi będą przesyłane oraz umieszczane na stronie www.hrdevelopment.pl, w zakładce dotyczącej niniejszego postępowania, bez ujawniania źródła zapytania w ciągu 2 dni od wpłynięcia zapytania. 1
W celu prawidłowego przeprowadzenia konkursu, Zamawiający wyznacza termin zadawania pytań dotyczących Przedmiotu Zamówienia, który upływa na trzy dni robocze przed ostatecznym terminem złożenia ofert, czyli pytania można zadawać do 30 lipca 2013 r. Pytania zadane po tym terminie, pozostaną bez odpowiedzi. II. POSTANOWIENIA OGÓLNE Zamawiający zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty w postępowaniu ofertowym, którego celem jest wyłonienie Wykonawcy lub Wykonawców, którzy będą odpowiedzialni za usługi hotelarskie, gastronomiczne i noclegowe podczas realizacji pięciu 1- dniowych szkoleń, pięciu 2- dniowych szkoleń, dwudziestu sześciu 2- dniowych szkoleń oraz dwudziestu sześciu 3- dniowychszkoleń (czyli łącznie 145 dni szkoleniowych) w projekcie współfinansowanym ze środków w ramach realizowanego projektu zamkniętego Akademia Lidera Zarządzanie, Ludzie, Rozwój w ramach POKL Poddziałanie 2.1.1. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych dotyczących poszczególnych lokalizacji. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Opis przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA W skład Przedmiotu Zamówienia wchodzą następujące usługi: 1. wynajem sali szkoleniowych w miesiącach wymienionych w treści niniejszego Zapytania ofertowego oraz w godzinach 9.00 17.00 przy czym sala powinna zostać przygotowana i udostępniona 2 godziny przed szkoleniem każdego dnia oraz udostępniona godzinę po szkoleniu (łącznie 11 godz./dzień); 2. całodniowe wyżywienie dla grup (uczestnicy plus trener/ka) w podziale obiad, kolację (w trakcie szkoleń 2- dniowych pierwszego dnia szkolenia, w trakcie szkoleń 3- dniowych również drugiego dnia szkolenia) i 2 przerwy kawowe; 3. wynajem pokoi dla uczestników szkolenia (pokoje 1- osobowe oraz 2- - osobowe, na dzień przed szkoleniem (przyjazd koło godziny 18.00) oraz pomiędzy dniami szkoleniowymi). Cena noclegu musi uwzględniać śniadanie. Okres realizacji szkoleń: od sierpnia 2013 r. do końca grudnia 2014 r. Zamawiający planuje zrealizować łącznie 145 dni szkoleniowych w trakcie 17 miesięcy (w okresie sierpień 2013 r. grudnia 2014 r.), przy czym pięć 2- dniowych szkoleń zaplanowane jest na okres 26 sierpnia 2013 r. 6 września 2013 r., pięć 1- dniowych szkoleń jest zaplanowanych na okres lipiec grudzień 2014 r., dwadzieścia sześć 3- dniowych szkoleń zaplanowanych jest na okres wrzesień 2013 r. grudzień 2013 r. (od 4 do 8 szkoleń w miesiącu), natomiast dwadzieścia sześć 2- dniowych szkoleń zaplanowanych jest na okres styczeń 2014 r. czerwiec 2014 r (od 4 do 8 szkoleń w miesiącu). Grafik z dokładnymi 2
terminami szkoleń zostanie ustalony do umowy o współpracy i będzie stanowił jej załącznik. Miejsce realizacji szkoleń: (i) woj. mazowieckie, (ii) woj. wielkopolskie, (iii) woj. małopolskie lub śląskie lub opolskie lub dolnośląskie Wielkość jednej grupy szkoleniowej: około 12 osób. Zamawiający składa na piśmie Zamówienie na organizację szkolenia/szkoleń nie później niż na 10 dni, przed terminem rozpoczęcia danego szkolenia/szkoleń, wskazując w nim w szczególności: a) Obiekt, w którym zorganizowane zostanie szkolenie/szkolenia, b) Termin szkolenia/szkoleń, c) Planowaną liczbę uczestników szkolenia/szkoleń. IV. KRYTERIA DOSTĘPU W celu zapewnienia odpowiedniej jakości Zamawianych usług oraz dokonania prawidłowego wyboru Wykonawcy, ustala się następujące kryteria dostępu: 1. Lokalizacja: a) dla pięciu szkoleń 1- dniowych i pięciu szkoleń 2- dniowych:hotel na terenie miasta Warszawa lub w miejscowości oddalonej maksimum 60 km od granic Warszawy; b) dla szkoleń 2- dniowych i szkoleń 3- dniowych: hotel lub pensjonat na terenie miasta Warszawa lub w miejscowości oddalonej maksimum 60 km od granic Warszawy; c) dla szkoleń 2- dniowych i szkoleń 3- dniowych: hotel lub pensjonat na terenie miasta Poznań lub w miejscowości oddalonej maksimum 60 km od granic Poznania; d) dla szkoleń 2- dniowych i szkoleń 3- dniowych: hotel lub pensjonat zlokalizowany w woj. małopolskim lub śląskim lub opolskim lub dolnośląskim w miejscowości oddalonej maksimum 60 km od autostrady A4 na trasie Kraków Wrocław. Dla szkoleń, o których mowa w pkt. b) d) na każdą lokalizację przypada minimum 6 i maksimum po 10 szkoleń, zarówno 2- dniowych, jak i 3- dniowych. 2. Sale szkoleniowe: minimum dwie sale mieszczące się na terenie hotelu, dostęp do światła dziennego, możliwość swobodnego wietrzenia sali (otwierane okna), klimatyzacja z możliwością regulacji temperatury, stoły niezamocowane na stałe z możliwością ich przestawienia i ustawienia w podkowę, powierzchnia każdej sali min. 35 m kw. (przy czym jedna ściana nie może być krótsza niż 5 metrów), każda sala wyposażona w ekran i rzutnik multimedialny oraz we flip chart. 3. Wyżywienie: a) śniadanie wliczone w cenę noclegu (tylko dla osób nocujących) podane przynajmniej jedną godzinę przed rozpoczęciem szkolenia w formie bufetu (minimum 4 pozycje do wyboru oraz pieczywo, masło, napój ciepły oraz zimny); b) obiad (we wszystkie dni szkoleniowe dla wszystkich uczestników i trenerów) podany w ustalonej godzinnej przerwie i składający się z dania pierwszego (zupa lub krem), dania drugiego (porcja mięsa lub ryby, warzywa lub surówka lub sałatka, makaron lub ziemniaki lub kasza), deseru oraz 3
jednego napoju ciepłego lub zimnego, c) kolacja (za wyjątkiem ostatniego dnia szkoleniowego, a dla osób nocujących również w dniu poprzedzającym szkolenie) podana najpóźniej 90 minut po zakończeniu szkolenia w formie bufetu (minimum 6 pozycji do wyboru oraz pieczywo, masło, napój ciepły oraz zimny); d) dwie przerwy kawowe (we wszystkie dni szkoleniowe dla wszystkich uczestników i trenerów) podane zgodnie z harmonogramem szkolenia, złożona z herbaty, kawy, mleka/śmietanki, cukru, wody, soków, ciasteczek lub ciasta; e) dania wegetariańskie lub wegańskie możliwość zamówienia dla pojedynczych osób w grupie. Wykonawca zapewni, aby zestawy na obiad oraz kolacje nie powtarzały się w trakcie jednego szkolenia. 4. Noclegi: dostęp odpowiedniej liczby pokoi jednoosobowych oraz dwuosobowych dla zakwaterowania grupy w podanych terminach szkoleń (dla uczestników przewiduje się pokoje dwuosobowe, ale bez łączenia kobiety i mężczyzny w jednym pokoju). 5. Standard obiektu: a) dla pięciu szkoleń 1- dniowych i piciu szkoleń 2- dniowych: hotel minimum czterogwiazdkowy; b) dla pozostałych szkoleń: hotel lub pensjonat o minimum trzygwiazdkowym standardzie. 6. Pozostałe: a) dostępność ośrodka w okresie planowanej realizacji usługi; b) gwarancja niezmienności cen w okresie realizacji zamówienia; c) możliwość zawieszenia przekazanego przez Zamawiającego plakatu informacyjnego oraz harmonogramu szkolenia w recepcji, holu oraz na drzwiach sali szkoleniowej; d) dostępność nieodpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników oraz trenerów; e) posiłki serwowane w restauracji mieszczącej się na terenie hotelu/pensjonatu; f) faktura wystawiona nie później niż 7 dni po zakończeniu szkolenia z podziałem na poszczególne usługi zgodnie z obowiązującą stawką VAT; Wykonawca nie może być powiązany z Zamawiającym ani kapitało ani osobowo. Kryterium będzie weryfikowane na postawie przesłanego Oświadczenia stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia. Spełnienie kryteriów dostępu będzie weryfikowane na postawie treści przesłanej Oferty jak również dołączonych do niej zdjęć, Oświadczeń, mapek dojazdu oraz wszelkiej dołączonej do Oferty dokumentacji, na postawie której jednoznacznie będzie można stwierdzić spełnienie kryteriów. Oferta niespełniająca minimum jednego z wyżej wymienionego kryterium dostępu, zostanie odrzucona i nie będzie podlegać dalszej ocenie punktowej. V. KRYTERIA OCENY OFERT Ocena każdej części zamówienia nastąpi wg następujących zasad: 4
Ranking wg. łącznej liczby punktów uzyskanej przez Oferenta, w którym oferta z największą liczbą punktów wygrywa. 1. Cena Oferta nie przekracza kwoty założonej w budżecie projektu / oferta przekracza kwotę założoną w budżecie projektu. Oferty, których ceny przekraczają kwoty przeznaczone przez Zamawiającego na realizację zamówienia nie zostaną odrzucone, jednak docelowo rozpatrywane będą tylko oferty, które nie przekraczają budżetu założonego w projekcie. Zamawiający dopuszcza negocjacje ceny. Dodatkowo zostanie przeprowadzony ranking wg poszczególnych cen: a) wynajem sali waga 0,6 pkt x N, b) 2 przerwy kawowe waga 0,5 pkt x N, c) lunch waga 0,4 pkt x N, d) kolacja waga 0,3 pkt x N, e) nocleg w pokoju 2- osobowym waga 0,2 pkt x N, f) nocleg w pokoju 1- osobowym waga 0,1 pkt x N. N oznacza liczbę otrzymanych ofert, przy czym oferta z najniższą ceną otrzymuje N punktów, a kolejne N minus 1, N minus 2 itd. 2. Standard świadczenia usług wynajmu sali Ranking wg jakości sali szkoleniowych, stwierdzone na podstawie nadesłanych opisów i zdjęć. W przypadku N ofert, oferta o najwyższym standardzie otrzymuje N punktów, a kolejne N 1, N 2, itd. 3. Standard świadczenia usług wyżywienia Ranking wg oferty posiłków, stwierdzone na podstawie opisu propozycji menu załączonego do oferty (propozycja minimum 10 zestawów). W przypadku N ofert, oferta o najwyższym standardzie otrzymuje N punktów, a kolejne N 1, N 2, itd. 4. Standard świadczenia usług noclegowych Ranking wg oferty pokoi, stwierdzone na podstawie nadesłanych opisów i zdjęć. W przypadku N ofert, oferta o najwyższym standardzie otrzymuje N punktów, a kolejne N 1, N 2, itd. 5. Doświadczenie w świadczeniu usług w ramach projektów EFS W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione w następujący sposób: 1 punkt oferta spełnia kryterium i posiada doświadczenie w świadczeniu usług w ramach projektów EFS z ostatnich dwóch lat licząc od dnia ogłoszenia niniejszego zapytania (zrealizowanych minimum 15 dni szkoleniowych obejmujących pełne wyżywienie i noclegi dla uczestników oraz udostępnianie sali szkoleniowych). 0 punktów oferta nie spełnia kryterium i nie posiada doświadczenia w świadczeniu podobnych usług 5
w ramach projektów EFS z ostatnich dwóch lat licząc od dnia ogłoszenia niniejszego zapytania (zrealizowanych minimum 15 dni szkoleniowych obejmujących pełne wyżywienie i noclegi dla uczestników oraz udostępnianie sali szkoleniowych). HR Development Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wizytacji hoteli i uwzględnienia w ocenie ofert wyników osobistej weryfikacji złożonych ofert. W takich przypadkach załącznikiem do przesłanych Ofert będzie karta oceny sporządzona przez Zamawiającego na miejscu wizytacji. I. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA ORAZ TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY Oferta powinna zawierać: a) Dane Oferenta b) Opis potwierdzający spełnienie wszystkich kryteriów dostępu c) Ceny brutto na poszczególne części Przedmiotu Zamówienia (kryterium 1 ) zgodnie z poniższą tabelą: Nazwa Jednostka Cena brutto Sala szkoleniowa dzień Przerwa kawowa Lunch Kolacja Nocleg (pokój 1- os.) Nocleg (pokój 2- os.) dzień/osoba dzień/osoba dzień/osoba osoba osoba d) Opis proponowanych sali szkoleniowych (kryterium 2 ) e) Opis proponowanego wyżywienia (kryterium 3 ) f) Opis proponowanych pokoi (kryterium 4 ) g) Opis doświadczenia (kryterium 5 ) h) Oświadczenie Oferenta wg dołączonego wzoru (załącznik nr 1) Termin i sposób złożenia oferty: 2 sierpnia 2013 r. Oferty należy dostarczyć do HR Development Sp. z o.o. drogą elektroniczną na adres mailowy: bozena.roczniak@hrdevelopment.pl lub pocztą zwykłą na adres Zamawiającego lub osobiście do siedziby Zamawiającego w terminie do dnia 2 sierpnia 2013 r. II. INFORMACJE DODATKOWE HR Development Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji w odniesieniu do całości zakresu złożonych ofert oraz do zawarcia umowy ramowej z trzema Oferentami wyłonionym w drodze konkursu i negocjacji, którzy uzyskają największą lub taką samą liczbę punktów, a zakres umowy będzie 6
obejmował całość lub część prac objętych ofertą. Zamówienia będą udzielane w pierwszej kolejności dostawcy, którego oferta uzyskała najwyższą liczbę punktów, pod warunkiem dostępności miejsc w terminach określonych przez Zamawiającego. W sytuacji gdy dostawca, którego oferta uzyskała najwyższą liczbę punktów nie będzie dysponował dostępnymi miejscami w terminach określonych przez Zamawiającego wówczas Zamawiający skorzysta z kolejnej oferty w utworzonym na etapie oceny ofert rankingu. HR Development Sp. z o.o. ponadto zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec HR Development Sp. z o.o. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje HR Development Sp. z o.o. do żadnego określonego działania. HR Development Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej najlepszej oferty w przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez Oferenta, który został wybrany. Z chwilą złożenia oferty, Oferent zobowiązany jest nie ujawniać publicznie ani osobom trzecim, bez uprzedniej pisemnej zgody HR Development Sp. z o.o. faktu złożenia oferty, prowadzenia i zakończenia negocjacji. Szczegółowych informacji udziela: Bożena Roczniak bozena.roczniak@hrdevelopment.pl Dane zamawiającego: HR Development Sp. z o.o. ul. Opolska 43 lok. 1 46-045 Kotórz Mały Fax 22/ 118 18 70 7
ZAŁĄCZNIK NR 1 WZÓR OŚWIADCZENIA Oświadczenie Oświadczamy, że Oferent:.. 1. nie posiada zaległości z tytułu należności publicznoprawnych, 2. nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji, postępowania upadłościowego, postępowania naprawczego, 3. osoby będące członkami jego organów zarządzających bądź wspólnikami nie zostały skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa: składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karnoskarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, 4. posiada uprawnienia do wykonywania działalności będącej przedmiotem oferty 5. posiada niezbędny potencjał techniczny, 6. znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia. 7. nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie Zamówienia na podstawie art.24 ust. 1 i ust. 2 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 8. nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między HR Development Sp. z o.o. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu HR Development Sp. z o.o. lub osobami wykonującymi w imieniu HR Development Sp. z o.o. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpis i pieczątka Oferenta 8