Zaproszenie do składania ofert. nr 05/2013/VW Bank/LOGISTYKA

Transkrypt

1 Warszawa, dn r. Zaproszenie do składania ofert nr 05/2013/VW Bank/LOGISTYKA na realizację usług gastronomicznych i wynajmu sal do przeprowadzenia szkoleń w projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet VIII Regionalne Kadry Gospodarki Działanie 8.1 Rozwój pracowników w regionie Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw Oferty należy składać do 19 sierpnia 2013 r. 1

2 I. ZAMAWIAJĄCY Volkswagen Bank Polska S.A. Rondo ONZ Warszawa NIP: Osoba wyznaczona do kontaktów roboczych w sprawie niniejszego zapytania: Justyna Taborska justyna.taborska@door.com.pl Zapytania i prośby o wyjaśnienia dotyczące postępowania prosimy kierować drogą mailową na adres justyna.taborska@door.com.pl. Odpowiedzi będą przesyłane w ciągu 3 dni roboczych od wpłynięcia zapytania. W celu prawidłowego przeprowadzenia konkursu, termin przesyłania pytań dotyczących Przedmiotu Zamówienia czy postępowania mija trzy dni robocze przed ostatecznym terminem złożenia ofert, czyli r. Po tym terminie, wszelkie pytania pozostaną bez odpowiedzi. II. POSTANOWIENIA OGÓLNE Zamawiający zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty w postępowaniu ofertowym, którego celem jest wyłonienie Wykonawcy, który będzie odpowiedzialny za zorganizowanie maksymalnie 42 x 1- dniowych, 19 x 2-dniowych szkoleń (czyli łącznie 80 dni szkoleniowych) w projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego na terenie miasta Warszawy w ramach realizowanego projektu zamkniętego w ramach POKL Poddziałanie Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych oraz wariantowych. Tryb udzielania zamówienia 1. Ogłoszenie zapytania i umieszczenie na stronie Volkswagen Bank Polska S.A. ( 2. Wysyłka zapytań ofertowych do co najmniej 3 potencjalnych Wykonawców. 3. Zebranie ofert. 4. Wybór Wykonawcy. 5. Poinformowanie oferentów o wyborze najkorzystniejszej oferty zważywszy na kryteria zdefiniowane w zapytaniu ofertowym. 6. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie określonym w rozdziale Zasada konkurencyjności dokumentu pt. Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (wersja z 24 grudnia 2012 r.) 2

3 Opis przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia następujących usług: 1. wynajem dwóch sal szkoleniowych dla szkoleń realizowanych w ramach projektu w okresie od 01 września 2013 roku do 31 maja 2014 roku w godzinach , przy czym sale powinny zostać przygotowane i udostępnione godzinę przed szkoleniem każdego dnia oraz udostępnione godzinę po szkoleniu (łącznie 10 godz./dzień). Sale powinny zawierać niezbędny sprzęt szkoleniowy, tj. posiadać co najmniej jeden flipchart (z możliwością wstawienia kolejnych w przypadku niektórych szkoleń w cenie wynajmu) wraz z kompletem mazaków, projektor multimedialny oraz ekran do projektora. Prosimy o podanie ceny wynajmu sal uwzględniającej wynajem wyżej wymienionego sprzętu. 2. wyżywienie dla grupy (uczestnicy ok osób plus trener/ka) w podziale na lunch i przerwy kawowe całodziennie uzupełniane. Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona po podpisaniu umowy, na 2 dni przed wyznaczonym terminem szkolenia. Planowane terminy realizacji szkoleń: Wrzesień 2012 maj 2014 Zamawiający, na dzień ogłoszenia Zapytania, nie posiada szczegółowego grafika szkoleń. 80 dni szkoleniowych zostanie zrealizowanych w ciągu maksymalnie 9 miesięcy, czyli średnio realizowanych będzie po 9 dni w miesiącu. Szczegóły dotyczące terminów realizacji usług będą ustalane z Wykonawcami, z którymi zawarte zostaną umowy o współpracy. Miejsce realizacji szkoleń: Warszawa, ścisłe Centrum, blisko siedziby Zamawiającego (max w odległości 3 km od siedziby, z dogodnym dojazdem (w pobliżu, w odległości do 300 m, przystanek tramwajowy, autobusowy, stacja metra). Wielkość grupy szkoleniowej: około osób + trener/ka (łącznie średnio ok 13 osób) Pełna lista osób wchodzących w skład danej grupy szkoleniowej przesyłana będzie do Wykonawcy na bieżąco. IV. WARUNKI UDZIAŁU ORAZ SPOSÓB DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW (KRYTERIA DOSTĘPU) ETAP I O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się podmioty posiadające niezbędną wiedzę i doświadczenie, dysponujące odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia oraz znajdujące się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej 3

4 należyte wykonanie zamówienia. Podmioty ubiegające się o udzielenie zamówienia muszą spełnić następujące warunki: 1. Dwie sale szkoleniowe: mieszczące się na terenie ośrodka, dostęp do światła dziennego, możliwość ich swobodnego wietrzenia (otwierane okna), klimatyzacja z możliwością regulacji temperatury, stoły niezamocowane na stałe z możliwością ich dowolnego przestawienia (w tym ustawienia w podkowę ) oraz ewentualnego usunięcia części stołów, powierzchnia mniejszej sali min. 30 m kw. (przy czym jedna ściana nie może być krótsza niż 5 metrów), powierzchnia większej Sali min. 50 m kw. (foremny prostokąt), sale przygotowane do przeprowadzenia prezentacji multimedialnej, z możliwością mocowania plansz/materiałów także na ścianach. 2. Wyżywienie: lunch (każdego dnia szkolenia dla wszystkich uczestników i trenera/ki) podany w ustalonej godzinnej przerwie i składający się z dwóch dań, tj. dania pierwszego (zupa lub krem) i dania drugiego (porcja mięsa lub ryby, warzywa lub surówka lub sałatka, makaron lub ziemniaki lub kasza) oraz z deseru i jednego napoju ciepłego lub zimnego. Menu różne w każdym dniu szkolenia. przerwa kawowa ciągła (każdego dnia szkolenia dla wszystkich uczestników i trenera/ki) podana i uzupełniana zgodnie z harmonogramem szkolenia, złożona z herbaty, kawy, mleka/śmietanki, cukru, wody, ciasteczek kruchych. dania wegetariańskie lub wegańskie możliwość zamówienia dla pojedynczych osób w grupie. 3. Standard ośrodka: hotel/ośrodek minimum trzygwiazdkowy (lub obiekt równoważny w przypadku ośrodka szkoleniowo-konferencyjnego) zlokalizowany w ścisłym centrum Warszawy (maksymalnie do 300 metrów od stacji PKP lub przystanku tramwajowego lub autobusowego dojazd bez przesiadek). 4. Wykluczenie Oferentów ze względu na powiązania. Volkswagen Bank Polska S.A. nie udzieli zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Volkswagen Bank Polska S.A. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Volkswagen Bank Polska S.A., osobami wykonującymi w imieniu Volkswagen Bank Polska S.A. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 5 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Potwierdzeniem spełnienia warunku będzie załączenie podpisanego oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. 5. Pozostałe: dostępność ośrodka w okresie planowanej realizacji usługi, 4

5 gwarancja niezmienności cen w okresie realizacji zamówienia, dostępność nieodpłatnych miejsc parkingowych o ile Hotel/Ośrodek takimi dysponuje, faktura wystawiona nie później niż 7 dni po zakończeniu szkolenia z podziałem na poszczególne usługi zgodnie z obowiązującą stawką VAT, termin płatności faktury VAT do 30 dni Spełnienie kryteriów dostępu będzie weryfikowane na postawie treści przesłanej Oferty jak również dołączonych do niej zdjęć, Oświadczeń, mapek dojazdu oraz wszelkiej dołączonej do Oferty dokumentacji, na postawie której jednoznacznie będzie można stwierdzić spełnienie kryteriów. Powyższe warunki powinny być spełnione łącznie. Oferty niespełniające minimum jednego z wyżej wymienionych kryteriów dostępu zostaną odrzucone i nie będą podlegać dalszej ocenie punktowej. V. KRYTERIA OCENY OFERT ETAP II - Ocena każdej części zamówienia nastąpi wg następujących zasad: Ranking wg łącznej liczby punktów uzyskanej przez Oferenta, w którym pięć ofert z największą liczbą punktów wygrywają. a) Cena waga 45% W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione w następujący sposób: - Ranking wg ceny w przypadku n ofert, oferta o najniższej cenie otrzymuje n punktów, a kolejne n- 1, n-2, itd. b) Standard świadczenia usług wynajmu sali, wyżywienia uczestników i trenera waga 55% - Ranking wg, jakości usług w przypadku n ofert, oferta o najwyższej jakości otrzymuje n punktów, a kolejne n-1, n-2, itd. Ocena zostanie dokonana na podstawie treści przesłanej Oferty jak również dołączonych do niej zdjęć, Oświadczeń, mapek dojazdu oraz wszelkiej dołączonej do Oferty dokumentacji. Oferta powinna zawierać niezbędne informacje (w tym zdjęcia ośrodka szkoleniowego oraz oferowanych sal szkoleniowych) umożliwiające jej jednoznaczną ocenę w ramach powyższych kryteriów dostępu i kryteriów oceny ofert. Ocenę końcową oferty po Etapie II stanowić będzie suma uzyskanych punktów wyliczona z uwzględnieniem ww. kryteriów punktowych. Pięć ofert z najwyższą liczbą punktów po Etapie II, zostanie skierowanych do Etapu III oceny. ETAP III wizytacja na miejscu świadczenia usług. Pięciu Oferentów, którzy po Etapie II, uzyskają największą liczbę punktów zostanie zaproszonych do Etapu III oceny. W przypadku, kiedy w etapie drugim największą liczbę punktów uzyska więcej niż 5 Oferentów (poprzez uzyskanie jednakowej liczby punktów), odpowiednio zwiększona zostanie liczba oferentów zaproszonych do Etapu III. 5

6 Etap III polegać będzie na wizytacji przeprowadzonej przez Komisję oddelegowaną przez Zamawiającego, w miejscu przyszłego świadczenia usług. Spotkania będą odbywać się w terminie uzgodnionym indywidualnie z poszczególnymi Oferentami. Ocenie podlegać będzie poziom spełnienia kryteriów dostępu i kryteriów oceny ofert pod kątem: komfortu pobytu uczestników, w tym poziom czystości, poziom hałasu, zapachu, temperatura otoczenia, ergonomii wyposażenia, kultury osobistej pracowników obsługi, sposobu serwowania posiłków. Powyższe kryteria oceny będą ujęte w Karcie Oceny i oceniane przez 3 niezależnych członków komisji, w skali od 0 do 5 punktów. Z ocen zostanie wyciągnięta średnia. Zwyciężą 3 Oferty, które otrzymają największą liczbę punktów po zsumowaniu wyników w obu grupach kryteriów z Etapu II i III. W razie uzyskania równej, największej liczby punktów, przez więcej niż trzech Oferentów, Zamawiający uzna za najkorzystniejszą Ofertę, która otrzyma największą liczbę punktów w Etapie III. Jeżeli również po tym etapie nie uda się wyłonić Wykonawcy decydować będzie najniższa Oferta o najniższej cenie. Dla bezpieczeństwa i płynności projektu do realizacji usług będących przedmiotem Zapytania, wyłonionych zostanie trzech Wykonawców, którzy w rankingu otrzymają największą liczbę punktów. Z każdym z wyłonionych w powyższy sposób Wykonawców, zostanie zawarta umowa ramowa o współpracy na całość przedmiotu Zamówienia. Zamówienia na poszczególne szkolenia rozdysponowane zostaną w ten sposób, że po ustaleniu szczegółowych terminów szkoleń i zapotrzebowania na wielkość sali szkoleniowej dedykowanej dla konkretnej grupy, pierwszeństwo w realizacji usługi będzie miał Wykonawca, który otrzymał największą liczbę punktów w rankingu dysponujący tą salą, która jest optymalna dla danej grupy szkoleniowej. Dopiero po otrzymaniu od tego Wykonawcy, informacji o braku możliwości świadczenia usług w wyznaczonym terminie, Zamawiający powierzy wykonanie usług Wykonawcy drugiemu z listy rankingowej, itp. Powyższe rozwiązanie ma na celu zagwarantowanie realizacji projektu w terminach dogodnych dla Zamawiającego. Szczegóły współpracy zostaną określone w umowach ramowych. VI. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA ORAZ TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY Oferta powinna zawierać: Dane Oferenta, Opis potwierdzający spełnienie wszystkich kryteriów dostępu, Ceny netto/brutto na poszczególne części Przedmiotu Zamówienia formularz cenowy (kryterium a ), Opis proponowanych sal szkoleniowych, opis standardu Hotelu/Ośrodka, propozycje menu wyżywienia (kryterium b ), Oświadczenie Oferenta wg dołączonego wzoru (załącznik nr 1). 6

7 Termin i sposób złożenia oferty: Oferty należy dostarczyć do DOOR Group S.A., który na zlecenie Volkswagen Bank Polska S.A. jest organizatorem niniejszego konkursu: drogą elektroniczną na adres mailowy: justyna.taborska@door.com.pl wpisując w tytule maila: KONKURS NR 05/2013/VW Banks/LOGISTYKA (oferty zawierające inny opis mogą być pominięte w ocenie) lub pocztą zwykłą na adres DOOR Group S.A. ul. Włodarzewska 33; Warszawa (liczy się data dostarczenia do adresata) lub osobiście do siedziby DOOR Group S.A. na adres ul. Włodarzewska 33; Warszawa; w terminie do dnia r. VII. INFORMACJE DODATKOWE Z trzema Oferentami, których oferty uzyskają największą liczbę punktów, zostanie podpisana Umowa o współpracy. Volkswagen Bank Polska S.A. ponadto zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec Volkswagen Bank Polska S.A. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Volkswagen Bank Polska S.A. do żadnego określonego działania. Volkswagen Bank Polska S.A. zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej najlepszej oferty w przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez Oferenta, który został wybrany. Z chwilą złożenia oferty, Oferent zobowiązany jest nie ujawniać publicznie ani osobom trzecim, bez uprzedniej pisemnej zgody Volkswagen Bank Polska S.A. faktu złożenia oferty, prowadzenia i zakończenia negocjacji. Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert. Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania w toku postępowania udzielenia dodatkowych informacji oraz uzupełnień oferty przez Oferentów, a także możliwość zorganizowania spotkań z oferentami. Do oferty należy załączyć oświadczenia, których wzory załączono do zapytania. Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzenia negocjacji z 3 Wykonawcami, których oferty zostały najwyżej ocenione w sytuacji, gdy cena wybranej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia. 7

8 Załączniki: FORMULARZ CENOWY CENNIK USŁUG DLA OFERENTA Usługa Wynajem sali o powierzchni min. 30 m.kw (ze sprzętem: flipchart, ekran, projektor) Wynajem sali o powierzchni min. 50 m. kw. (ze sprzętem: flipchart, ekran, projektor) Przerwa kawowa ciągła (zgodnie z załączoną propozycją menu) Lunch (zgodnie z załączoną propozycją menu) Cena jednostkowa netto w PLN Cena jednostkowa brutto w PLN Wstępna kalkulacja oferty zgodnie z podanymi założeniami Zapytania. Usługa Wynajem sali o powierzchni min. 30 m.kw (ze sprzętem: flipchart, ekran, projektor) Wynajem sali o powierzchni min. 50 m. kw. (ze sprzętem: flipchart, ekran, projektor) Przerwa kawowa ciągła (zgodnie z załączoną propozycją menu) Lunch (zgodnie z załączoną propozycją menu) Cena jednostkowa netto w PLN Liczba jednostek 40 dni 40 dni 1040 szt. (13 osób /80 dni) 1040 szt. (13 osób / 80 dni) Wartość netto w PLN Wartość brutto w PLN Zamówienie łącznie 8

9 ZAŁĄCZNIK NR 1 - WZÓR OŚWIADCZENIA Oświadczenie Oświadczamy, że Oferent: 1. nie posiada zaległości z tytułu należności publicznoprawnych, 2. nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji, postępowania upadłościowego, postępowania naprawczego, 3. osoby będące członkami jego organów zarządzających bądź wspólnikami nie zostały skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa: składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karnoskarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, 4. posiada uprawnienia do wykonywania działalności będącej przedmiotem ofert, 5. posiada niezbędny potencjał techniczny, 6. znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia. 7. nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie Zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i ust. 2 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 8. Nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Volkswagen Bank Polska S.A. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Volkswagen Bank Polska S.A. lub osobami wykonującymi w imieniu Volkswagen Bank Polska S.A. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 5 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpis i pieczątka Wnioskodawcy 9