Zaproszenie do składania ofert

Transkrypt

1 Zaproszenie do składania ofert Na realizację usług gastronomicznych oraz wynajmu sali szkoleniowej świadczonych w projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego prowadzonym przez Atlantic Fund Services Sp. z o.o. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw Ufunduj sobie przyszłość doskonalenie kompetencji pracowników Atlantic Fund Services Warszawa, dnia 18 kwietnia 2012 roku 1

2 I. ZASADY KONKURSU Zamawiający - Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zwraca się do Państwa z propozycją przedstawienia oferty w konkursie ofert, którego celem jest wyłonienie firmy odpowiedzialnej za realizację usług gastronomicznych i wynajmu sali szkoleniowej podczas 23 szkoleń 2 dniowych, 11 szkoleń 1 dniowych, 8 szkoleń 3-dniowych oraz1 szkolenia 4-dniowego (łącznie 85 dni)w projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego na terenie Warszawy w okresie maj listopad 2013 roku Opis projektu: Regionalny zamknięty projekt Ufunduj sobie przyszłość doskonalenie kompetencji pracowników Atlantic Fund Services zakłada realizację szkoleń ogólnych dla 144 osób (66K i 78M) zatrudnionych na terenie woj. mazowieckiego, pracowników Atlantic Fund Services posiadającego siedzibę na terenie woj. mazowieckiego. Głównym celem projektu jest optymalizacja procesów zarządzania i podniesienia jakości obsługi klientów poprzez PODNIESIENIE KOMPETENCJI managerskich, technicznych oraz osobistych pracowników Atlantic Fund Services. Okres realizacji projektu: Opis przedmiotu Zamówienia: Harmonogram szkoleń na lata : Miesiąc Liczba dni szkoleń/termin szkolenia 2012 Maj 14-15; 29-30; Czerwiec 13-14;19-20; 21-22; 26-27; 28 Lipiec 2-3; 10-11; 18-19; Sierpień 7-9; 22-23; 28 Wrzesień 4-5; 11; 20 Październik 2-5; 11-12; Listopad 6-8; Grudzień 4-5 2

3 2013 Styczeń 3 Luty 2 Marzec 5 Kwiecień 7 Maj 9 Czerwiec 5 Wrzesień 6 Październik 5 Listopad 3 Zamawiający zobowiązuje się do podania dokładnych dat szkoleń na rok 2013 z podziałem na miesiące jak tylko zostaną one ustalone. Przedmiotem zamówienia jest realizacja (zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień CPV): 1. Wynajem sali szkoleniowej średnio dla 13 osób (każdego dnia średnio po 12 osób + trener). Sala powinna posiadać powierzchnię wystarczającą do komfortowego pomieszczenia grup szkoleniowych do 15 osób przy założeniu, że stoły ustawione są w kształcie litery U (prosimy o padanie wymiarów sali) oraz mieć możliwość ułożenia stołów w kształcie litery U - stoły nie powinny być na stałe przymocowane do podłogi dając możliwość swobodnego ustawienia w zależności od potrzeb, np. w pracy w grupach. Sale powinny zawierać niezbędny sprzęt szkoleniowy tj. posiadać flipchart wraz z kompletem mazaków, projektor multimedialny oraz ekran do projektora. Prosimy o podanie ceny uwzględniającej wynajem sprzętu za dzień. Ponadto powinna posiadać klimatyzację i ogrzewanie, dostęp światła dziennego i otwierane okna, być dostępna, przez co najmniej 10 godzin dziennie, w godzinach od 8 do 18, być dostępna w okresie planowanej realizacji usługi - szczegółowe terminy do ustalenia oraz posiadać dogodną lokalizację i możliwość dojazdu komunikacją miejską. Prosimy o podanie ceny brutto/netto uwzględniającej wynajem sali szkoleniowej wraz z wyposażeniem za 1 dzień szkoleniowy ( co najmniej 10 godzin w godz. 8-18). 2. Całodniowe wyżywienie dla uczestników oraz trenera (łącznie średnio 13 osób) tj. lunch oraz przerwy kawowe. Lunch powinien obejmować, co najmniej 2 dania np. zupę i danie główne. Przerwa kawowa powinna obejmować, co najmniej kawę, herbatę, mleko, cukier, wodę gazowaną i niegazowaną, soki, ciasteczka. Prosimy o podanie ceny jednostkowej brutto/netto od osoby za lunch i osobno za przerwy kawowe. Opis przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 3

4 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego KRYTERIA DOSTĘPU W celu zapewnienia odpowiedniej jakości Zamawianych usług oraz dokonania prawidłowego wyboru Wykonawcy, ustala się następujące kryteria dostępu: 1. Sala szkoleniowa: mieszcząca się na terenie hotelu, dostęp do światła dziennego, możliwość swobodnego wietrzenia sali (otwierane okna), klimatyzacja z możliwością regulacji temperatury, stoły niezamocowane na stałe z możliwością ich przestawienia i ustawienia w podkowę, powierzchnia sali min. 30 m kw. (przy czym jedna ściana nie może być krótsza niż 5 metrów), sala przygotowana do przeprowadzenia prezentacji multimedialnej. 2. Wyżywienie: - lunch (każdego dnia szkolenia dla wszystkich uczestników i trenera/ki) podany w ustalonej godzinnej przerwie i składający się z dania pierwszego (zupa lub krem), dania drugiego (porcja mięsa lub ryby, warzywa lub surówka lub sałatka, makaron lub ziemniaki lub kasza), deseru oraz jednego napoju ciepłego lub zimnego, - przerwa kawowa (każdego dnia szkolenia dla wszystkich uczestników i trenera/ki) podana i uzupełniana zgodnie z harmonogramem szkolenia, złożona z herbaty, kawy, mleka/śmietanki, cukru, wody, ciasteczek kruchych; 3. Standard hotelu/sali szkoleniowej: hotel minimum trzygwiazdkowy zlokalizowany w dogodnej części Warszawy (blisko PKP, PKS lub przystanku tramwajowego lub autobusowego). 4. Pozostałe: - oferta nie przekracza kwoty założonej w budżecie projektu (kwota za wynajem sali szkoleniowej i za wyżywienie) - dostępność ośrodka w okresie planowanej realizacji usługi, - niezmienność cen w okresie realizacji usług, - posiłki serwowane w restauracji hotelowej mieszczącej się na terenie hotelu/na terenie wynajmowanej sali, - faktura wystawiona nie później niż 7 dni po zakończeniu szkolenia z podziałem na poszczególne usługi zgodnie z obowiązującą stawką VAT, - wykonawca nie może być powiązany z Zamawiającym ani kapitało ani osobowo. Kryterium będzie weryfikowane na postawie przesłanego Oświadczenia stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia, - spełnienie wymogów formalnych - dotyczy złożenia podpisanej oferty zgodnie z powyższymi kryteriami dostępu oraz podpisanego oświadczenia Oferenta (załącznik nr 1 niniejszego zaproszenia do składania ofert). 4

5 Spełnienie kryteriów dostępu będzie weryfikowane na postawie treści przesłanej Oferty jak również dołączonych do niej zdjęć, Oświadczeń, mapek dojazdu oraz wszelkiej dołączonej do Oferty dokumentacji, na postawie, której jednoznacznie będzie można stwierdzić spełnienie kryteriów. Kryteria oceny oferty: A. Cena W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione w następujący sposób: 1. Ranking wg cen usług w przypadku n ofert, oferta o najniższej cenie otrzymuje n punktów, a kolejne n-1, n-2, itd. B. Standard świadczenia usługi gastronomicznej i wynajmu sali ze sprzętem W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione pod względem: 1. Ranking wg jakości oferty posiłków, przerw kawowych oraz sal szkoleniowych stwierdzone na podstawie nadesłanych propozycji menu, opisów sali i zdjęć; 2. W przypadku n ofert, oferta o najwyższej jakości otrzymuje n punktów, a kolejne n-1, n-2, itd. Uwaga. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wizytacji sal dwóch firm, których oferty zdobędą najwyższą liczbę punktów w celu sprawdzenia standardu oferowanych usług. C. Doświadczenie w świadczeniu usług w ramach projektów EFS W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione w następujący sposób: - 1 punkt - oferta spełnia kryterium i posiada doświadczenie w świadczeniu usług w ramach projektów EFS z Poddziałania lub z ostatnich dwóch lat licząc od dnia ogłoszenia niniejszego zapytania (zrealizowanych minimum 15 dni szkoleniowych obejmujących pełne wyżywienie oraz udostępnianie sal szkoleniowych). - 0 punktów - oferta nie spełnia kryterium i nie posiada doświadczenia w świadczeniu podobnych usług w ramach projektów EFS z Poddziałania lub z ostatnich dwóch lat licząc od dnia ogłoszenia niniejszego zapytania (zrealizowanych minimum 15 dni szkoleniowych obejmujących pełne wyżywienie oraz udostępnianie sal szkoleniowych). D. Dotychczasowa dobra współpraca z Zamawiającym W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione w następujący sposób: pkt.: spełnia/nie spełnia dotyczy zakresu świadczonych usług udokumentowanych oświadczeniem wskazującym czego dotyczyła współpraca i terminu wykonania usługi. Atlantic Fund Services zastrzega sobie prawo wizytacji hoteli i uwzględnienia w ocenie ofert wyników osobistej weryfikacji złożonych ofert. 5

6 Uwaga! Z postępowania wykluczeni są oferenci, którym na mocy Wytycznych MRR w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL Zmawiający nie może udzielić zamówienia. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. nie udzieli zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Atlantic Fund Services Sp. z o.o. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Atlantic Fund Services Sp. z o.o. lub osobami wykonującymi w imieniu Atlantic Fund Services Sp. z o.o. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wizytacji ośrodków i uwzględnienia w ocenie ofert wyników osobistej weryfikacji złożonych ofert. Zawartość oferty Oferta powinna zawierać informacje niezbędne do oceny w ramach powyższych kryteriów dostępu i oceny ofert. Dane Oferenta Opis potwierdzający spełnienie wszystkich kryteriów dostępu Ceny brutto na poszczególne części Przedmiotu Zamówienia Opis proponowanych sal szkoleniowych (ewentualnie dodatkowo zdjęcie) Opis proponowanego wyżywienia (ewentualnie dodatkowo zdjęcie) Opis doświadczenia Opis ewentualnej wcześniejszej współpracy Oświadczenie Oferenta wg dołączonego wzoru (załącznik nr 1) Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania w toku postępowania udzielenia dodatkowych informacji oraz uzupełnień oferty przez Oferentów, a także możliwość zorganizowania spotkań z oferentami. Do oferty należy załączyć oświadczenie, którego wzór załączono do zapytania. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, tzn. brane będą pod uwagę tylko oferty złożone zarówno na wynajem sal jak i zapewnienie wyżywienia uczestnikom i trenerowi. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec Atlantic Fund Services Sp. z o.o. 6

7 Z Oferentem, którego oferta uzyska największą liczbę punktów, zostanie podpisana Umowa o współpracy. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Atlantic Fund Services Sp. z o.o. do żadnego określonego działania. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej najlepszej oferty w przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez Oferenta, który został wybrany. Z chwilą złożenia oferty, Oferent zobowiązany jest nie ujawniać publicznie ani osobom trzecim, bez uprzedniej pisemnej zgody Atlantic Fund Services Sp. z o.o. faktu złożenia oferty, prowadzenia i zakończenia negocjacji. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Wszelkie koszty przygotowania i złożenia oferty ponosi Oferent. Uprzejmie prosimy o mailowe potwierdzenie otrzymania niniejszego zaproszenia. Termin składania ofert: Oferty powinny być dostarczone do Atlantic Fund Services Sp. z o.o. drogą elektroniczną na adres mailowy: projekt.efs@atlanticfundservices.eu lub pocztą zwykłą na nazwisko Ewa Wiśniewska lub osobiście do siedziby Zamawiającego w terminie do 4 maja 2012 roku. Pytania dotyczące zaproszenia do składania ofert prosimy kierować wyłącznie drogą mailową na adres projekt.efs@atlanticfundservices.eu do dnia 27 kwietnia 2012 roku. Odpowiedzi będą udzielane mailowo na adres mailowy podany przez zgłaszającego pytanie w ciągu 3 dni od wpłynięcia zapytania. Dane zamawiającego: Atlantic Fund Services Sp. z o.o. ul. Cybernetyki Warszawa NIP:

8 ZAŁĄCZNIK NR 1. Wzór oświadczenia oferenta: Oświadczenie Oświadczamy, że..pełna nazwa Oferenta 1. Nie posiada zaległości z tytułu należności publicznoprawnych, 2. Nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji, postępowania upadłościowego, postępowania naprawczego, 3. Osoby będące członkami jego organów zarządzających bądź wspólnikami nie zostały skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa: składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karnoskarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, 4. Posiada uprawnienia do wykonywania działalności będącej przedmiotem ofert 5. Posiada niezbędny potencjał techniczny, 6. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia. 7. Nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie Zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i ust. 2 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 8. Nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpis i pieczątka Oferenta 8