ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

Transkrypt

1 Warszawa, dnia ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT Na usługi doradztwa w zakresie zarządzania projektem świadczone w projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Program Operacyjny Kapitał Ludzki Priorytet VIII Regionalne Kadry Gospodarki Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw W związku z realizowanym projektem szkoleniowym Ufunduj sobie przyszłość doskonalenie kompetencji pracowników Atlantic Fund Services współfinansowanym z EFS w ramach POKL w województwie mazowieckim, organizator ogłasza konkurs ofert na doradztwo w zakresie zarządzania projektem. Dane zamawiającego: Atlantic Fund Services Sp. z o.o. Ul. Cybernetyki Warszawa Tel projekt.efs@atlanticfundservices.eu Ogólne Informacje o projekcie: Projekt ma charakter zamknięty i obejmuje szkolenia ogólne dla pracowników dużego przedsiębiorstwa realizowane na terenie woj. mazowieckiego. Opis zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług doradczych w zakresie zarządzania, a w szczególności związanych z rozliczaniem, w projekcie współfinansowanym ze środków EFS w ramach POKL 8.1.1, zgodnie z zasadami realizacji projektów. Usługi świadczone będą w zależności od potrzeb w biurze projektu w woj. mazowieckim oraz w siedzibie Zamawiającego w Warszawie. Szczegółowy zakres zadań Wykonawcy stanowi załącznik do niniejszego zapytania. Kod przedmiotu zamówienia w oparciu o Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Usługi doradcze w zakresie zarządzania projektem

2 Wszelkie zapytania odnośnie konkursu należy kierować do Zamawiającego tylko i wyłącznie drogą e- mailową na adres: projekt.efs@atlanticfundservices.eu Termin realizacji zadania: od do Sposób złożenia oferty: Oferty należy przesłać drogą elektroniczną w nieprzekraczalnym terminie do 02 stycznia 2012 roku, na adres: projekt.efs@atlanticfundservices.eu Kryteria wyboru oferty: 1. Kryteria dostępu: A. Doświadczenie w realizacji projektów szkoleniowych zamkniętych dla przedsiębiorstw współfinansowanych z EFS. B. Udokumentowanie zrealizowania co najmniej 5 projektów szkoleniowych zamkniętych współfinansowanych z EFS dla przedsiębiorstw jako projektodawca lub jako firma doradzająca w zakresie zarządzania i rozliczeń, potwierdzone referencjami. Posiadanie co najmniej 3 lat doświadczenia w zarządzaniu i rozliczaniu projektów. C. Posiadanie niezbędnych zasobów ludzkich/kwalifikacje osób realizujących usługę zarządzania projektem, tj. zapewnienie do realizacji usługi osób spełniających niżej wymienione kryteria: - co najmniej 1 osoba z doświadczeniem w zarządzaniu projektami szkoleniowymi zamkniętymi dla przedsiębiorstw współfinansowanych z EFS. Co najmniej 2 zakończone projekty o łącznej wartości nie mniejszej niż 3 mln zł. - co najmniej 1 osoba z doświadczeniem w rozliczaniu projektów szkoleniowych zamkniętych dla przedsiębiorstw współfinansowanych z EFS. Co najmniej 2 zakończone projekty o łącznej wartości nie mniejszej niż 3 mln zł. - zapewnienie wsparcia ekspertów (doradcy podatkowi, prawnik, biegły rewident) na podstawie opisu i oświadczenia dołączonego do oferty. W postępowaniu mogą wziąć udział wyłącznie oferenci, którzy spełniają powyższe kryteria dostępu przedstawiając w tym celu wykaz zrealizowanych projektów oraz opis kwalifikacji i doświadczenia członków zespołu projektowego ze wskazaniem zakończonych projektów, w jakich brały udział poszczególne osoby realizujące usługę, zgodnie z powyżej opisanymi kryteriami. II. Kryteria oceny ofert 1. Doświadczenie w realizacji projektów szkoleniowych zamkniętych dla przedsiębiorstw współfinansowanych z EFS. Udokumentowanie prawidłowego zrealizowania projektów szkoleniowych zamkniętych współfinansowanych z EFS dla przedsiębiorstw o wartości nie mniejszej niż zł każdy, jako projektodawca lub jako firma doradzająca w zakresie zarządzania i rozliczeń. Należy załączyć referencje potwierdzające prawidłową realizację trzech wybranych projektów z podaniem kontaktu telefonicznego. Oferty zostaną w ramach niniejszego kryterium ocenione w następujący sposób:

3 a. ranking wg liczby projektów, w którym oferta z największą liczbą zrealizowanych proj. otrzymuje n punktów, a kolejne oferty n-1, n-2, itd. b. ranking wg. wartości projektów, w którym oferta z największą łączną wartością zrealizowanych projektów otrzymuje n punktów, kolejne n-1, n-2 W przypadku negatywnej telefonicznej weryfikacji referencji oferta otrzyma 0 pkt. w ramach kryteriów a i b. Oferty będą oceniane w ramach kryterium na podstawie wykazu projektów i referencji przedstawionych w ofercie. 2. Doświadczenie w ramach realizacji projektów szkoleniowych i doradczych współfinansowanych przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Projektów Unijnych z EFS w ramach działania POKL jako projektodawca lub jako firma doradcza w zakresie zarządzania udokumentowana oświadczeniem wskazującym zrealizowane projekty. Pod uwagę będą brane wyłącznie pozytywnie zakończone projekty lub trwające projekty, w których pozytywnie zweryfikowano co najmniej połowę planowanych wydatków projektu. Oferty będą oceniane w ramach tego kryterium w następujący sposób: 1-0 spełnia/nie spełnia. 3. Organizacja kontroli jakości realizacji usługi zarządzania projektem i rozliczania oceniana na podstawie załączonego opisu rozwiązań. Oferty będą oceniane w ramach tego kryterium w następujący sposób: ranking wg. oceny jakości proponowanych rozwiązań, w którym oferta z najlepszymi rozwiązaniami otrzymuje n punktów, kolejne n-1, n-2, itd. 4. Analiza ryzyka w projekcie i sposobów przeciwdziałania lub niwelowania oceniane na podstawie załączonego opisu. Oferty będą oceniane w ramach tego kryterium w następujący sposób: ranking wg. oceny jakości i ilości rozpoznanych ryzyk i jakości sposobów przeciwdziałania: 1 punkt za każde ryzyko wraz ze sposobem przeciwdziałania uznane za zasadne. 5. Warunki współpracy. W ramach kryterium Warunki współpracy ocenie podlegać będzie: a) dodatkowe wsparcie jakie zapewni Oferent dla podstawowego zespołu projektowego (ilość osób, ich funkcje oraz zasadność ich udziału w projekcie), b) termin płatności za usługi, procedura obiegu dokumentów (terminy, sposób obiegu, koszty obiegu dokumentów, zaangażowanie ze strony Zamawiającego), c) odpowiedzialność za pracę zespołu zarządzającego i rozliczającego projekt (kto ponosi konsekwencje błędów popełnionych przez zespół projektowy, błędy we wnioskach o płatność, opóźnienia), d) zakres odpowiedzialności i zadań, które Oferent wymaga do zrealizowania przez Zamawiającego (ilość i zakres zadań), e) termin gotowości do zawarcia umowy i termin rozpoczęcia realizacji działań, f) posiadanie przez firmę polisy OC (fakt posiadania oraz suma polisy), g) lokalizacja biura projektu, h) stosuje metodykę PRINCE 2. i) W każdym z tych podkryteriów przyznawane będą punkty w skali 0-15 co pozwoli na ustalenie rankingu. Następnie przyznane zostaną punkty wg. miejsca w rankingu (1 miejsce n-punktów, kolejne n-1, n-2, itd. 6. Cena. W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione w następujący sposób: a. 1-0 oferta nie przekracza kwoty założonej w budżecie projektu/ oferta przekracza kwotę założoną w budżecie projektu b. Ranking wg cen usług w przypadku n ofert, oferta o najniższej cenie otrzymuje n punktów, a kolejne n-1, n-1, itd.

4 Oferta powinna zawierać informacje niezbędne do oceny w ramach powyższych kryteriów dostępu i oceny ofert. Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania w toku postępowania udzielenia dodatkowych informacji oraz uzupełnień oferty przez Oferentów, a także możliwość zorganizowania spotkań z oferentami. Do oferty należy załączyć oświadczenie, którego wzór załączono do zapytania. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec Atlantic Fund Services Sp. z o.o. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Atlantic Fund Services Sp. z o.o. do żadnego określonego działania. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej najlepszej oferty w przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez Oferenta, który został wybrany. Z chwilą złożenia oferty, Oferent zobowiązany jest nie ujawniać publicznie ani osobom trzecim, bez uprzedniej pisemnej zgody Atlantic Fund Services Sp. z o.o. faktu złożenia oferty, prowadzenia i zakończenia negocjacji. Wszelkie koszty przygotowania i złożenia oferty ponosi oferent. Uprzejmie prosimy o mailowe potwierdzenie otrzymania niniejszego zaproszenia. Zatwierdził: Roman Lewszyk Prezes Zarządu

5 WZÓR OŚWIADCZENIA: Oświadczamy, że Oferent: 1. Nie posiada zaległości z tytułu należności publicznoprawnych 2. Nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji, postępowania upadłościowego, postępowania naprawczego 3. Osoby będące członkami jego organów zarządzających bądź wspólnikami nie zostały skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa: składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karnoskarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych 4. Posiada uprawnienia do wykonywania działalności będącej przedmiotem oferty 5. Posiada niezbędny potencjał techniczny do realizacji szkolenia 6. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia 7. Nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie Zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i ust. 2 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (tekst jedn. Dz.U. nr 113 z 2010 r., poz. 759 z późn.zm.). 8. Nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym a Oferentem, polegające na: 9. 1) uczestniczeniu w spółce Zamawiającego lub Oferenta jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2) posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji w spółce Zamawiającego lub Oferenta; 3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika w spółce Zamawiającego lub Oferenta; 4) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze Oferenta jako wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpis i pieczątka Wnioskodawcy

6 Załącznik do zapytania - Szczegółowy zakres zadań Wykonawcy 1. Rozliczenia i sprawozdawczość projektu: prowadzenie rozliczeń finansowych projektu, przygotowywanie sprawozdań z postępu realizacji projektu, reprezentowanie Klienta w kontaktach z Instytucją Wdrażającą w zakresie związanym z rozliczeniami i sprawozdawczością, sporządzanie zestawień o udzielonej pomocy publicznej, sporządzanie wniosków o płatność, bieżąca weryfikacja wydatków, sprawdzanie wydatków pod kątem ich kwalifikowalności, pomoc przy opisywaniu faktur, rachunków, delegacji zgodnie z kategoriami budżetu), monitoring rozliczania wkładu prywatnego (wynagrodzeń uczestników) i wpłat wkładu pozostałych Beneficjentów, przygotowywanie harmonogramu wydatkowania środków oraz wielkości kolejnych transz dotacji (harmonogram płatności), rozliczenie końcowe projektu zamknięcie projektu. 2. Wsparcie w zarządzaniu projektem: wsparcie w realizacji zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności, dokumentowanie zrealizowanych w ramach projektu usług szkoleniowych i doradczych zgodnie z Dokumentami Programowymi oraz Wytycznymi Instytucji Wdrażającej, wsparcie w realizacji obowiązków informacyjnych i promocyjnych projektu, monitoring realizowanych szkoleń, monitoring dokumentacji projektu prowadzonej przez Projektodawcę, koordynację prac projektu zgodnie z harmonogramem projektu, wprowadzanie zmian do harmonogramu projektu, przygotowanie płynności finansowej projektu oraz bieżące monitorowanie budżetu, wprowadzanie niezbędnych zmian w kosztorysie projektu ( wprowadzenie zmian we wniosku - generator), przygotowanie dokumentacji do zmian w umowie klient/mazovia, przygotowanie raportów miesięcznych dot. realizacji projektu, monitoring przestrzegania zasady konkurencyjności i równości szans, monitoring ochrony danych osobowych (kontrola zbieranych formularzy osobowych oraz oświadczeń o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych), prezentacje podsumowujące kolejne etapy realizacji np. dla Działu HR, Zarządu, utrzymywanie relacji z Instytucją Pośredniczącą II stopnia, wsparcie Zamawiającego podczas kontroli w projekcie, zapewnienie w projekcie wsparcia eksperckiego (Biegły rewident, doradcy podatkowi, radca prawny) i dostępu do posiadanych opinii prawnych, Usługi świadczone będą w zależności od potrzeb w siedzibie biura projektu w woj. mazowieckim oraz w siedzibie Zamawiającego w Warszawie. Oferent zobowiązany jest uwzględnić w ofercie dostępność osób realizujących usługę. Koszty ewentualnych przejazdów, noclegów, wyżywienia osób realizujących usługę pokrywa Oferent/Wykonawca.