WOJEWODA OPOLSKI FBC.V.1611.1.2016 Opole, dnia 02 marca 2016 r. Pan Michał Siek Opolski Kurator Oświaty WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Podstawowe informacje formalno-prawne dotyczące kontroli 1) Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Kuratorium Oświaty w Opolu, ul. Piastowska 14, 45-082 Opole (dalej Kuratorium). 2) Podstawa prawna podjęcia kontroli: art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1, art. 175 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2, art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 3. 3) Zakres kontroli a) przedmiot kontroli: Planowanie oraz zasadność i celowość dokonywania wydatków w 2015 r. b) okres objęty kontrolą: 1 stycznia - 31 grudnia 2015 r. 4) Rodzaj kontroli: doraźna. 5) Tryb kontroli: zwykły. 6) Termin kontroli: od 13 do 29 stycznia 2016 r. (z przerwą od 26 do 29 stycznia 2016 r.- Zbigniew Gola). 7) Skład zespołu kontrolnego: Henryk Wróbel, inspektor wojewódzki (przewodniczący zespołu kontrolującego), Zbigniew Gola, starszy inspektor, w Oddziale Kontroli Gospodarki Finansowej Wydziału Finansów, Budżetu i Certyfikacji Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu. 8) Kierownik jednostki kontrolowanej: Halina Bilik, Opolski Kurator Oświaty - zatrudniona od 19 maja 2008 r. 9) Kierownik kontrolowanej komórki organizacyjnej: Krystyna Smolka, dyrektor Wydziału Finansowego - zatrudniona od 2 listopada 2011 r. 1 Dz. U. Nr 185 poz. 1092 2 Dz. U. z 2013 r. poz.885, z późn. zm. 3 Dz. U. z 2015 r. poz. 525, z późn. zm. Strona 1 z 10
II. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta W wyniku kontroli działalność Kuratorium w kontrolowanym zakresie, ocenia się jako negatywną. Powyższa ocena ogólna wynika z ustaleń zawartych w poszczególnych obszarach objętych kontrolą. Formułując ocenę negatywną uwzględniono w szczególności: planowanie oraz zasadność i celowość wydatków rzeczowych objętych wyrywkową kontrolą w kwocie 209 132,75 zł 4, a także wykonanie zaleceń pokontrolnych wydanych przez Wojewodę Opolskiego w wyniku kontroli przeprowadzonej w 2015 r. Funkcjonujące w Kuratorium mechanizmy kontroli zarządczej dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, nie zapobiegły powstaniu nieprawidłowości, noszących także znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych, polegających w szczególności na: wykazaniu w sprawozdaniach danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, dokonywaniu wydatków w wysokościach przekraczających plan finansowy, nie przeprowadzeniu inwentaryzacji materiałów odpisanych w koszty bezpośrednio po zakupie, a niezużytych do końca roku oraz nie stwierdzeniu ich stanu drogą spisu z natury. 1. Planowanie i wydatkowanie środków publicznych. 1.1. W związku z ogłoszeniem ustawy budżetowej na 2015 r. 5, wykonując dyspozycje art. 146 ustawy o finansach publicznych, Wojewoda Opolski pismem z dnia 26 stycznia 2015 r. przekazał do Kuratorium informację o wielkości dochodów i wydatków, celem opracowania planu finansowego na rok 2015. W dniu 2 lutego 2015 r. Kuratorium przedłożyło do Wydziału Finansów, Budżetu i Certyfikacji Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego opracowany jednostkowy plan finansowy na 2015 r. w układzie tradycyjnym i zadaniowym 6, który Wojewoda Opolski zatwierdził 19 lutego 2015 r. 7 Ustalono plan wydatków w kwocie 5 921 000 zł, z czego w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdział 80136 Kuratoria oświaty 5 201 000 zł, rozdział 80146 Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli 345 000 zł, rozdział 80195 Pozostała działalność 345 000 zł i rozdział 85412 Kolonie i obozy oraz inne formy wypoczynku dzieci i młodzieży szkolnej, a także szkolenia młodzieży 30 000 zł. W ciągu roku plan wydatków został zwiększony o 372 346 zł. Plan wydatków (po zmianach), w łącznej wysokości 6 293 346 zł, wykonano w kwocie 6 293 322,62 zł. Niewykorzystane środki w kwocie 23,38 zł zwrócono na rachunek Wojewody Opolskiego w dniu 31 grudnia 2015 r. [Dowód: akta kontroli str.1-4] 1.2. Kontrola okresowych sprawozdań Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa, wykazała niezgodność danych zawartych w kolumnie Plan po zmianach z zapisami ewidencji księgowej prowadzonej w Kuratorium do konta 980 Plan finansowy wydatków budżetowych. W sprawozdaniu za okres od początku roku do dnia 31 lipca 2015 r. w dziale 801 rozdział 80136 4210 Zakup materiałów i wyposażenia wykazano 92 400,00 zł, a w ewidencji do konta 980 ujęto 90 000,00 zł (różnica wynosi 2 400,00 zł). Natomiast 4 wyrywkowa kontrola wydatków poniesionych w rozdziale 80136 4210, 4300, 4400 i 6060 w kwocie 209 132,75 zł, stanowi 11,56 % wydatków rzeczowych (z wyłączeniem płac i pochodnych) zrealizowanych w 2015 r. w łącznej kwocie 1 809 143,76 zł, 5 Dz.U. z 2015 r. poz. 153 6 pismo znak: WF.3113.1.2015 7 pismo znak: FBC.I.3111.12.2015 Strona 2 z 10
w sprawozdaniu za okres od początku roku do dnia 30 września 2015 r. w dziale 801 rozdział 80195 4300 Zakup usług pozostałych wykazano 87 232,00 zł, a w ewidencji do konta 980 ujęto 82 232,00 zł (różnica wynosi 5 000,00 zł). W wyjaśnieniu złożonym w dniu 29 stycznia 2015 r. Opolski Wicekurator Oświaty podał, że: Niezgodność występująca w sprawozdaniu Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetowych państwa w kolumnie Plan (po zmianach) spowodowana była omyłkowym księgowaniem w miesiącu maju 2015 r. wprowadzonym na podstawie księgowania oraz sporządzonego załącznika, w którym ujęto zwiększenie po stronie planu lecz nie zostało zaewidencjonowane na konie 980. Z ustaleń kontroli wynika, że Kuratorium nie przestrzegało zapisów 5 pkt 1, 6 ust.1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej 8 oraz 13 ust. 3 pkt 1 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów państwa, stanowiącej załącznik Nr 37 do wymienionego rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Wykazanie w sprawozdaniach danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, wskazuje na naruszenie czynu określonego przepisem art. 18 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych 9. [Dowód: akta kontroli str. 5-18] 1.3. W grudniu 2015 r. Kuratorium przekroczyło limit wydatków określony w rocznym planie finansowym w dziale 801, rozdział 80136 i rozdział 80195 oraz w dziale 854, rozdział 85412 łącznie w 12 paragrafach klasyfikacji budżetowej o 64 045,98 zł. Przykładowo w rozdziale 80136 w 4210 do dnia 29 grudnia 2015 r. poniesiono wydatki w łącznej wysokości 146 080,49 zł, dysponując na ten dzień w wymienionym paragrafie środkami finansowymi 127 400,00 zł; kwota przekroczenia wyniosła 18 680,49 zł. Ponadto w tym paragrafie wystąpiły na dzień 29 grudnia 2015 r. zobowiązania w kwocie 67 150,51 zł z tytułu zakupu w okresie od 23 do 29 grudnia 2015 r. materiałów i wyposażenia (m.in. lodówek, laptopów, mebli, materiałów biurowych). Z ustaleń kontroli wynika, że w dniu 23 grudnia 2015 r. Opolski Kurator Oświaty złożyła do Dyrektora Wydziału Finansów, Budżetu i Certyfikacji pisemny wniosek o dokonanie zmiany w planie wydatków na 2015 r. polegającej na zmniejszeniu planu o 151 520,00 zł, z czego w dziale 801 rozdział 80136 o kwotę 109 685,00 zł, rozdział 80146 o kwotę 4 906,00 zł i rozdział 80195 o kwotę 26 513,00 zł oraz w dziale 854, rozdział 85412 o 10 416,00 zł. Jednocześnie wniesiono o zwiększenie planu wydatków o kwotę 151 520,00 zł, z czego w dziale 801, rozdział 80136 o kwotę 139 041,00 zł i rozdział 80195 o kwotę 2 063,00 zł oraz w dziale 854, rozdział 85412 o 10 416,00 zł. W nawiązaniu do powyższego wniosku, pismami znak: WF.3113.133.2015 z 29 i 30 grudnia 2015 r., Kuratorium przedłożyło uzasadnienie do zmian w planie wydatków. Pismem z dnia 29 grudnia 2015 r. uzasadniono m.in. zwiększenie wydatków w rozdziale 80136 4210 koniecznością uregulowania zobowiązań, w tym zapłaty faktur za materiały i wyposażenie; jak zaznaczono niezbędne do zachowania ciągłości funkcjonowania urzędu (np. komputery, drukarki, tonery i tusze do drukarek, tonery do kserokopiarek, papier ksero, materiały do obsługi EZD) na łączną kwotę 105 000,00 zł (we wniosku z dnia 23 grudnia 2015 r. podano 105 555,00 zł), co było niezgodne ze stanem faktycznym. Z ustaleń kontroli wynika, że na dzień 29 grudnia 2015 r. kwota przekroczenia wydatków oraz zobowiązania w tym paragrafie wynosiły łącznie 85 831,00 zł. 8 Dz. U. z 2014 r. poz. 119, z poźn.zm. 9 Dz. U. z 2013 r. poz. 168 Strona 3 z 10
Decyzją Wojewody Opolskiego z dnia 30 grudnia 2015 r. znak: FBC.I.3111.2.168.2015.AS dokonano zmian w budżecie Wojewody Opolskiego na 2015 r. dotyczących Kuratorium. W uzasadnieniu decyzji podano, iż zmiany w budżecie dokonane na wniosek Opolskiego Kuratora Oświaty, mają na celu wykorzystanie powstałych oszczędności (w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej) i przeznaczeniu ich na bieżącą działalność, w tym na zakup materiałów i wyposażenia. Zgodnie z wnioskiem Opolskiego Kuratora Oświaty, dokonano przeniesień w planie finansowym wydatków na łączną kwotę 151 520,00 zł, w tym w rozdziale 80136, w paragrafie 4210 na kwotę 105 555,00 zł. W wyjaśnieniu Opolskiego Wicekuratora Oświaty podano, że: (...) Opolski Urząd Wojewódzki nie określił ostatecznego terminu złożenia wniosku. Z uwagi na fakt - mając na uwadze pilność wniosku Opolskiego Kuratora Oświaty z dnia 23 grudnia 2015 r. - iż do dnia 28 grudnia 2015 r. nie otrzymałam stosownej odpowiedzi, zwróciłam się z telefonicznym zapytaniem, czy decyzja w sprawie zmian została już podjęta przez Wojewodę Opolskiego. Z telefonicznej informacji wynikało, iż proces decyzyjny jest w toku i stosowne pismo czeka na akceptację Wojewody Opolskiego. Jednocześnie w okresie od 29 do 30 grudnia 2015 r. w następstwie telefonicznych rozmów następowało uzupełnienie przedmiotowego wniosku Opolskiego Kuratora Oświaty w obszarze doprecyzowania rodzaju zakupów. W odpowiedzi pisemnie uzupełniono wniosek wskazując m.in. na potrzebę zakupu sprzętu komputerowego oraz niezbędnych materiałów biurowych. W dniu 30 grudnia 2015 r. Opolski Kurator Oświaty otrzymał pozytywną odpowiedź Wojewody Opolskiego na swój wniosek z dnia 23 grudnia 2015 r., uzupełniony w dniu 30 grudnia 2015 r. (...) Opolski Kurator Oświaty występując ze stosownym wnioskiem w dniu 23 grudnia 2015 r. był przeświadczony, iż proces decyzyjny zostanie zakończony do dnia 28 grudnia 2015 r., z uwagi na jego pilność w związku ze zbliżającym się zamknięciem roku budżetowego. Jednocześnie pragnę zwrócić uwagę na fakt, iż decyzja Wojewody Opolskiego była ostatecznie pozytywna i Opolski Kurator Oświaty wydatkował stosowną kwotę w przeważającej wielkości w dniach 30-31 grudzień 2015 r. i nie doszło do wydatkowania środków poza planem finansowym tut. jednostki w roku 2015. W tym miejscu należy zaznaczyć, iż decyzja Wojewody Opolskiego z dnia 30 grudnia 2015 r. obejmowała zgodnie z wnioskiem Opolskiego Kuratora Oświaty zakupy i wydatkowane środki, które miały miejsce w miesiącu grudniu 2015 r. na pełną kwotę w wysokości 105.555 zł. Konkludując Opolski Kurator Oświaty wydatkując środki w m-cu grudzień 2015 r. nie przekroczył planu finansowego kuratorium i kwoty w wysokości 105.555 zł, na którą to kwotę opiewa pozytywna decyzja Wojewody Opolskiego. Wyjaśnienie powyższe nie zasługuje na uwzględnienie, bowiem wydatki publiczne mogą być ponoszone wyłącznie na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki, a limit wydatków określony w konkretnym paragrafie planu finansowego stanowi zakres kwotowy upoważnienia do dokonania wydatków danego rodzaju. Upoważnienia takiego nie może stanowić obietnica dokonania zmian w planie, polegających na przenoszeniu kwot między podziałkami klasyfikacji przed końcem roku budżetowego. Sposób dokonywania zmian w planie wydatków dysponentów trzeciego stopnia oraz zamian w zakresie budżetu zadaniowego omówiono na spotkaniu zorganizowanym przez Wydział Finansów, Budżetu i Certyfikacji w dniu 5 listopada 2015 r. ze służbami finansowymi administracji zespolonej. Uczestników spotkania poinformowano, że wszystkie wnioskowane uzasadnione zmiany w planie finansowym powinny być zgłaszane do końca listopada, a zmiany w planie dokonywane w grudniu powinny dotyczyć tylko wyjątkowych sytuacji. W zastępstwie głównej księgowej Kuratorium w spotkaniu uczestniczyła Pani Anna Kleiner. Dokonywanie wydatków w wysokościach przekraczających plan finansowy i zaciąganie zobowiązań bez upoważnienia określonego planem finansowym jednostki, jest Strona 4 z 10
niezgodne z art. 44 ust. 1 pkt 3 i art. 162 pkt 3 ustawy o finansach publicznych i wyczerpuje przesłanki naruszenia dyscypliny finansów publicznych, określone w art. 11 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. W dniach 30 i 31 grudnia 2015 r. w ramach 4210 uregulowano zobowiązania w kwocie 67 150,51 zł (7 dowodów księgowych) oraz zakupiono materiały i wyposażenie na kwotę 19 724,00 zł (17 dowodów księgowych, m.in. za zakup drukarki, papieru ksero, talerzy, filiżanek, czajników, krzeseł, aparatów fotograficznych, książek). [Dowód: akta kontroli str.19-42] 1.4. Kontrola ustaliła, że w obowiązującym w Kuratorium zakładowym planie kont na 2015 r. nie opracowano szczegółowych zasad ewidencji pozabilansowej do konta 980 Plan finansowy wydatków budżetowych w zakresie daty ewidencji zmiany planu finansowego oraz terminu ewidencji równowartości wykonania wydatków w poszczególnych paragrafach. Jednostka nieprawidłowo ewidencjonowała w 2015 r. zmiany planu finansowego na koncie 980. Zmiany planu ujmowano pod datą inną, niż data faktycznie wynikająca ze stosownych decyzji Wojewody Opolskiego. Na jednostkach budżetowych ciąży obowiązek wynikający z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 10 wprowadzania do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie. Oznacza to konieczność bieżącego ujmowania w ewidencji księgowej jednostki operacji związanych z wykonaniem planu finansowego wydatków budżetowych, jak i z zaangażowaniem wydatków 11. W wyjaśnieniu Opolskiego Wicekuratora Oświaty podano, że: W zakładowym planie kont Opolskiego Kuratora Oświaty zostaną doprecyzowane wymogi dotyczące daty ewidencjonowania zmiany planu finansowego na dzień otrzymania decyzji wojewody oraz terminu ewidencji równowartości wykonania wydatków po doprecyzowaniu programu finansowo księgowego FK. [Dowód: akta kontroli str. 43] 1.5. W Kuratorium obowiązywał wprowadzony zarządzeniem Opolskiego Kuratora Oświaty 12 regulamin zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro (netto). Szczegółowym badaniem objęto postępowania o udzielenie zamówień publicznych na dostawę komputerów i oprogramowania, mianowicie: 12 laptopów i 15 notebooków (wartość zamówienia 44 413,00 zł), Systemu Kadrowo Płacowego (wartość zamówienia 4 920,00 zł - 6060 Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych). Łączna wartość udzielonych zamówień publicznych objętych kontrolą wyniosła 49 333,00 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że w Kuratorium nie sporządzono planu zamówień publicznych, do których (z uwagi na ich wartość) nie miały zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 13. W protokole zamówienia na dostawę komputerów nie załączono informacji o pozyskanych ofertach, na podstawie których dokonano ustalenia wartości zamówienia i wyboru wykonawcy. Regulacje wewnętrzne udzielania zamówień publicznych, nie uwzględniały zasad sporządzania rocznego planu zamówień publicznych, obejmującego zamówienia o wartości 10 Dz.U. z 2013 r. poz.330 z późn.zm. 11 pismo Ministerstwa Finansów - Departament Rachunkowości (DR3/502/326/BMI/2010/DR-2382) 12 Nr 30 z dnia 12 listopada 2015 r. 13 Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 Strona 5 z 10
poniżej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, a także sposobu dokumentowania czynności związanych z ustaleniem wartości zamówienia. Przepisy wewnętrzne stanowią jeden z elementów kontroli zarządczej, o której mowa w art. 68 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Zbyt mała szczegółowość regulacji w zakresie udzielania zamówień stwarza warunki do nieracjonalnego wydatkowania środków publicznych. W wyjaśnieniu w tej sprawie Opolski Wicekurator Oświaty podał, że: Kuratorium Oświaty w Opolu nie sporządzało szczegółowych planów zamówień publicznych na 2015 r., ponieważ w/w plany nie były wymagane regulaminem zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonych w złotych równowartość kwoty 30.000 euro netto. [Dowód: akta kontroli str. 44-72] 1.6. W wyniku kontroli wykorzystania wybranych materiałów ustalono, że w 2015 r. Kuratorium zakupiło 883 ryzy papieru ksero na kwotę 9 161,29 zł. Z tej liczby w grudniu 2015 r. zakupiono 377 ryz papieru (42,7%), z czego 210 ryz w dniu 31 grudnia 2015 r. Liczba zakupionego w grudniu 2015 r. papieru wskazuje na brak możliwości jego faktycznego zużycia do końca roku. W Kuratorium pełną wartością wszystkich zakupionych materiałów obciążano od razu właściwe koszty, rezygnując z ewidencji wartościowej zapasów. Zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, w przypadku gdy część materiałów odpisanych w koszty nie zostanie zużyta do końca roku obrotowego, obejmuje się je spisem z natury i po wycenie księguje ich wartość na koncie 310 Materiały, zmniejszając równocześnie odpowiednie koszty. Kontrola wykazała, że na ostatni dzień roku 2015 w Kuratorium nie przeprowadzono inwentaryzacji materiałów niezużytych do końca roku i nie stwierdzono ich stanu drogą spisu z natury (np. papieru ksero i paliwa w samochodach służbowych), co stanowi naruszenie przepisów art. 26 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. W wyjaśnieniu w tej sprawie Opolski Wicekurator Oświaty podał, że: Na dzień 31 grudnia 2015 r. nie przeprowadzono inwentaryzacji materiałów odpisanych w momencie ich zakupu bezpośrednio w koszty, gdyż zgodnie ze zleceniem zgłaszanym przez komórki organizacyjne Kuratorium Oświaty w Opolu materiały biurowe przekazywane są bezpośrednio do użytku służbowego danego wydziału tut. kuratorium, zaś zgodnie z miesięcznym rozliczeniem zużycia paliwa w samochodach służbowych stan paliwa pozostający w samochodzie na koniec miesiąca grudnia przyjęty został do ewidencji zapasów materiałów. Nieprzeprowadzenie inwentaryzacji materiałów wskazuje na naruszenie czynu określonego przepisem art. 18 pkt 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. [Dowód: akta kontroli str. 73-82] 1.7. Kontrolą objęto wydatki poniesione w ramach rozdziału 80136 w III i IV kwartale 2015 r. 4300 Zakup usług pozostałych na kwotę 52 223,60 zł oraz w IV kwartale 2015 r., 4400 Opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe na kwotę 46 434,15 zł. Kontrola wymienionych wydatków przeprowadzona na podstawie 158 dowodów źródłowych na łączną kwotę 98 657,75 zł wykazała, że zostały one poniesione w sposób celowy, zgodnie z planem finansowym. Faktury zawierają opis operacji, dekretację Strona 6 z 10
i klasyfikację wydatku, sprawdzone zostały pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. 2. Wykonanie zaleceń pokontrolnych. W dniach od 10 do 24 lutego 2015 r. Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu przeprowadził w Kuratorium kontrolę problemową, której przedmiotem była realizacja planu finansowego na 2014 r., w tym skuteczna realizacja dochodów budżetowych i oszczędne gospodarowanie środkami publicznymi. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 r. Przeprowadzona kontrola problemowa wykazała nieprawidłowości dotyczące badanych zagadnień. Wobec powyższego Wojewoda Opolski w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 kwietnia 2015 r. wniósł o podjęcie stosownych działań w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości, poprzez realizację podanych niżej zaleceń. 1. Zaktualizować przyjęte w Kuratorium zasady rachunkowości w zakresie ewidencjonowania wydatków w układzie zadaniowym. 2. Przyjąć metodologię przypisywania wydatków bezpośrednich i pośrednich do poszczególnych działań w układzie zadaniowym, odzwierciedlającą rzeczywiste koszty ich realizacji. 3. Wykazywać w sprawozdaniach z budżetu zadaniowego wykonane wartości mierników, zgodne z danymi wynikającymi z dokumentacji źródłowej. 4. Zobligować pracowników merytorycznych do udziału w pracach nad planowaniem i realizacją budżetu zadaniowego. 5. Zwiększyć nadzór nad budżetem zadaniowym, zarówno w zakresie finansowym, jak i merytorycznym. 6. Określić zasady korzystania przez pracowników z komórkowych telefonów służbowych oraz sposób rozliczania kosztów ich użytkowania. 7. Dokonywać rozliczenia faktycznego zużycia paliwa w samochodach służbowych, w stosunku do norm przyjętych w jednostce. Opolski Kurator Oświaty nie złożyła informacji o wykonaniu zaleceń pokontrolnych, a jedynie poinformowała Wojewodę Opolskiego, że pismem z dnia 12 maja 2015 r., znak WF.3215.5.2015 poleciła dyrektorom wydziałów realizację wniosków pokontrolnych. W trakcie niniejszej kontroli doraźnej, kontrolą objęto realizację wyżej wymienionych zaleceń. W oparciu o przeprowadzone badanie dokumentów, a także na podstawie uzyskanych wyjaśnień, ustalono co następuje. Ad pkt 1. Zasady ewidencjonowania wydatków w układzie zadaniowym określone zostały w 11 zarządzenia nr 21 Opolskiego Kuratora Oświaty z dnia 3 sierpnia 2015 r. w sprawie zasad i trybu planowania i wykonywania budżetu Kuratorium w układzie budżetu zadaniowego. Przyjęto m.in., że ewidencję finansowo-księgową prowadzi się w powiązaniu zapisów księgowych budżetu tradycyjnego z budżetem zadaniowym w programie finansowoksięgowym FK firmy Agropin z Opola. Ewidencję zdarzeń w układzie zadaniowym prowadzi się na koncie wydatków 990 Plan finansowy wydatków budżetu w układzie zadaniowym oraz rozrachunków na koncie 991 Zobowiązania w układzie budżetu zadaniowego. Ad pkt 2. Metodologię przypisywania wydatków bezpośrednich i pośrednich do poszczególnych działań w układzie zadaniowym, ustalono wymienionym zarządzeniem nr 21 Opolskiego Kuratora Oświaty. W załączniku nr 3 do zarządzenia, ustalono klucze Strona 7 z 10
podziałowe dla alokacji wydatków pośrednich, wynikające z procentowego zaangażowania pracowników merytorycznych w realizację poszczególnych działań. W celu usprawnienia realizacji procesu planowania i wykonywania budżetu zadaniowego powołano koordynatora budżetu zadaniowego. Ad pkt 3. Prawidłowość wykazywania w sprawozdaniach z budżetu zadaniowego wykonania wartości mierników, badano na podstawie sprawozdania RB-BZ1 półrocznego z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym za okres od początku roku do 30 czerwca 2015 r. Kontrola wykazała, że dane zawarte w wymienionym sprawozdaniu są zgodne z danymi wynikającymi z informacji o wykonaniu mierników, przekazanych przez pracowników merytorycznych. Ad pkt 4 i 5. Zasady i tryb planowania i wykonywania budżetu Kuratorium w układzie budżetu zadaniowego, ustalono wymienionym wyżej zarządzeniem nr 21 Opolskiego Kuratora Oświaty z dnia 3 sierpnia 2015 r. W obowiązujących od 1 października 2015 r. zakresach czynności dyrektora Wydziału Nadzoru Pedagogicznego oraz dyrektora Wydziału Organizacji, Pragmatyki Zawodowej Nauczycieli i Rozwoju Edukacji ujęto obowiązek sprawowania nadzoru merytorycznego nad budżetem zadaniowym w zakresie planowania, monitorowania i sprawozdawczości z wykonania zadań w wydziale, a także obowiązki dotyczące kontroli merytorycznej dokumentów związanych z realizacją wydatków dokonanych dla potrzeb wydziału. Ad. pkt 6. Zarządzeniem nr 32 Opolskiego Kuratora Oświaty z dnia 12 listopada 2015 r. ustalono zasady korzystania ze służbowych telefonów komórkowych oraz sposób rozliczania kosztów ich użytkowania przez pracowników Kuratorium. Przyjęto, iż telefon komórkowy przysługuje pracownikom zatrudnionym na stanowiskach wymienionych w zarządzeniu, a także określono zadania Wydziału Organizacji Pragmatyki Zawodowej Nauczycieli i Rozwoju Edukacji w zakresie spraw związanych z używaniem telefonów służbowych (m.in. dokonywanie kontroli bilingów). Ad. pkt 7. Prawidłowość rozliczenia faktycznego zużycia paliwa w stosunku do norm przyjętych w jednostce sprawdzono na podstawie miesięcznych kart eksploatacyjnych SM 113 oraz rozliczenia zużycia paliwa za grudzień 2015 r. w dwóch samochodach służbowych. Kontrola wykazała, że rzeczywiste zużycie paliwa w tych samochodach było zgodne z normami przyjętymi w Kuratorium. Ustalono, że na dzień kontroli powyższe zalecenia zostały wykonane, z tym że zalecenia dotyczące punktów: 1,2,4,5 i 6 nie wykonano w ustalonym terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego i nie poinformowano Wojewody Opolskiego o sposobie wykonania tych zaleceń. W wyjaśnieniu Opolski Wicekurator Oświaty podał m.in., że: (...) Opolski Kurator Oświaty informując Wojewodę Opolskiego o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych zastosował się literalnie do zobowiązania zawartego w wystąpieniu pokontrolnym (...) Dlatego wskazał w odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne sposób wykonania zaleceń poprzez polecenie właściwym dyrektorom w Kuratorium Oświaty w Opolu wypracowania określonych procedur i przyjęcia właściwej metodologii pracy na poszczególnych etapach w celu skutecznej realizacji dochodów budżetowych i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi w zakresie realizacji planu finansowego tut. jednostki w kolejnych latach. Rezultatem tego polecenia służbowego są wprowadzane w następstwie i sukcesywnie właściwe procedury. W przyszłości Opolski Kurator Oświaty będzie informował o sposobie wykonania ewentualnych zaleceń pokontrolnych w sposób bardziej szczegółowy. Strona 8 z 10
III. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości. Ujawnione w wyniku kontroli nieprawidłowości dotyczyły: [Dowód: akta kontroli str. 83-99] 1) wykazania w sprawozdaniach Rb-28 danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, dokonywania wydatków w wysokościach przekraczających plan finansowy oraz nieprzeprowadzenia inwentaryzacji materiałów. Przyczyną nieprawidłowości był brak kontroli ujmowania w ewidencji księgowej operacji związanych z wykonaniem planu finansowego wydatków budżetowych, nie sporządzenie rocznego planu zamówień publicznych oraz mała szczegółowość przepisów wewnętrznych w zakresie udzielania zamówień publicznych. Skutkiem ujawnionych nieprawidłowości było stwarzanie warunków do nieracjonalnego wydatkowania środków publicznych, a błędne dane okresu sprawozdawczego nie odzwierciedlały jasno i rzetelnie sytuacji finansowej jednostki, 2) nie wykonania 5 zaleceń w terminie ustalonym w wystąpieniu pokontrolnym. Przyczyną nieprawidłowości był brak nadzoru ze strony kierownictwa jednostki nad realizacją zaleceń pokontrolnych, skutkiem czego nie poinformowano Wojewody Opolskiego o sposobie wykonania poszczególnych zaleceń. IV. Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej w jednostce kontrolowanej, pod poz. 1/2016. V. Informacja o zastrzeżeniach zgłoszonych do projektu wystąpienia pokontrolnego i wyniku ich rozpatrzenia lub o niezgłoszeniu zastrzeżeń Po dokonanej analizie zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego z dnia 19 lutego 2016 r., zawartych w piśmie znak: WF.3215.1.2016 z dnia 26 lutego 2016 r., na podstawie art.42 ust.1 i 2 pkt 2 oraz art.45 ust.1 i 2 ustawy o kontroli w administracji rządowej oddalono w całości zastrzeżenia do projektu wystąpienia pokontrolnego. Treść zastrzeżenia odnosząca się do ustaleń w projekcie wystąpienia pokontrolnego nie wnosi nowych faktów i dowodów, które mogłyby stanowić przedmiot analizy. Brak jest zatem przesłanek do uwzględnienia zgłoszonych zastrzeżeń. Treść projektu wystąpienia pokontrolnego została podtrzymana w wystąpieniu pokontrolnym. VI. Zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej W związku z ustaleniami kontroli, proszę o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości, poprzez realizację poniższych zaleceń: 1. Zapewnić prawidłowe sporządzanie sprawozdań budżetowych, stosownie do wymogów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, poprzez ujmowanie w nich danych wynikających z poprawnie prowadzonej ewidencji księgowej. 2. Zweryfikować regulacje wewnętrzne określające zasady realizacji wydatków oraz zaciągania zobowiązań do wysokości kwot wydatków ustalonych w planie finansowym jednostki. Strona 9 z 10
3. Zmiany planu finansowego na koncie pozabilansowym ujmować pod datą wynikającą ze stosownych decyzji Wojewody Opolskiego. 4. Nie później niż na dzień bilansowy ustalać stan niezużytych materiałów, odpisanych w koszty bezpośrednio po zakupie, dokonać ich wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu. 5. W regulacjach wewnętrznych dotyczących zamówień publicznych uwzględnić zasady sporządzania rocznego planu zamówień publicznych, obejmującego zamówienia o wartości poniżej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. 6. Precyzyjnie formułować informację o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania. VII. Ocena wskazująca na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osobę odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości - nie dotyczy. VIII. Na podstawie art. 49 oraz art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), proszę o przekazanie pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania, o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia, albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego dokumentu. XI. Zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Wojewoda Opolski Adrian Czubak Strona 10 z 10