NK.IV RCh Opole, dnia 13 maja 2016 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA OPOLSKI NK.IV RCh Opole, dnia 13 maja 2016 r. Pan Zygmunt JURCZAK Opolski Wojewódzki Inspektor Inspekcji Handlowej ul. 1 Maja OPOLE WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Podstawowe informacje formalno-prawne dotyczące kontroli 1) Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Opolu (dalej: WIIH), ul. 1 Maja 1, Opole. 2) Podstawa prawna podjęcia kontroli: art. 51 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 1. 3) Zakres kontroli: a) Przedmiot kontroli: Przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej. b) Okres objęty kontrolą: 1 stycznia 2014 r. 31 marca 2016 r. 4) Rodzaj kontroli: problemowa. 5) Tryb kontroli: zwykły. 6) Termin kontroli: 22, 25 i 26 kwietnia 2016 r. 7) Skład zespołu kontrolnego: Radosław Chodziński inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli i Skarg w Wydziale Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego. 8) Kierownik jednostki kontrolowanej: Zygmunt Jurczak Opolski Wojewódzki Inspektor Inspekcji Handlowej (dalej: OWIIH), od 28 maja 1999 r. [Dowód: akta kontroli, s. 1] 9) Pracownik odpowiedzialny za prawidłową organizację naborów do służby cywilnej w WIIH: Irena Suska specjalista ds. osobowych w Wydziale Prawno-Organizacyjnym. Kontrolowane zadanie wykonuje od 2 listopada 2001 r. [Dowód: akta kontroli, s. 2-3 i 5] 1 j.t. Dz. U. z 2015 r. poz. 525 ze zm. Strona 1 z 7

2 II. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta: Przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 31 marca 2016 r. w WIIH, pod kątem formalno-prawnym, ocenia się pozytywnie z uchybieniami. Powyższą ocenę oparto na wynikach badania kontrolnego, któremu poddano dokumentację wszystkich 8 naborów wszczętych w WIIH w okresie objętym kontrolą, a mianowicie dokumentację naboru nr 2 : 1) na stanowisko inspektora ds. kontroli w Wydziale Nadzoru Rynku i Usług. 2) na stanowisko inspektora ds. kontroli w Wydziale Nadzoru Rynku i Usług. 3) na stanowisko starszego inspektora ds. mediacji w Wydziale Ochrony Konsumentów. 4) na stanowisko inspektora ds. kontroli w Wydziale Nadzoru Rynku i Usług. 5) na stanowisko inspektora ds. kontroli w Wydziale Kontroli Artykułów Żywnościowych, Nieżywnościowych i Gastronomii. 6) na stanowisko inspektora ds. kontroli w Wydziale Kontroli Artykułów Żywnościowych, Nieżywnościowych i Gastronomii. 7) na stanowisko starszego informatyka ds. obsługi sieci informatycznej w Wydziale Budżetowo-Administracyjnym. 8) na stanowisko inspektora ds. kontroli w Wydziale Kontroli Artykułów Żywnościowych, Nieżywnościowych i Gastronomii. Nabór niezakończony. [Dowód: akta kontroli, s. 4, 8-9, i 23] Podkreślić należy, że kontrolujący badał dokumentację naboru nr , zgodnie z przyjętym okresem objętym kontrolą, tj. wyłącznie wg stanu na 31 marca 2016 r. W wyniku przeprowadzonego badania ww. spraw kontrolujący ustalił, co następuje: 1) Ogłoszenia o naborze zostały umieszczone zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej 3 (dalej: u.s.c.) w: BIP WIIH oraz BIP KPRM. Niemniej zaznaczyć należy, że kontrolujący stwierdził w toku kontroli, brak w BIP WIIH, ogłoszenia o naborze nr i Z udzielonych kontrolującemu przez OWIIH szczegółowych wyjaśnień w tym zakresie wynika, że ww. ogłoszenia zostały opublikowane w BIP WIIH. Powodem ich obecnego braku jest to, że: W poprzednich latach praktykowana była zasada usuwania ze strony BIP WIIH w Opolu informacji, które ze względu na upływ czasu były nieaktualne. Na potwierdzenie powyższego przedstawiono kontrolującemu wydruki z archiwum BIP WIIH, uwzględniające statut poszczególnych dokumentów oraz ich treść. [Dowód: akta kontroli, s. 7-14] 2 Wg numerów ogłoszeń nadanych przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów (dalej: KPRM). Patrz: 3 Dz. U. z Nr 227, poz ze zm. Strona 2 z 7

3 Zaznaczenia wymaga w tym miejscu, że z uwagi na fakt zakończenia siedmiu badanych postępowań (spraw), a w przypadku ogłoszenia nr z uwagi na upływ terminu składania ofert pracy (jeszcze w roku 2015), kontrolujący nie miał możliwości zweryfikowania wypełnienia obowiązku umieszczania w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie WIIH ogłoszeń o naborze na wolne stanowiska pracy. 2) Ogłoszenia o naborze zawierały co do zasady informacje określone w art. 28 ust. 2 u.s.c., a więc: a) Nazwę i adres urzędu. b) Określenie stanowiska pracy. c) Wymagania związane ze stanowiskiem pracy (w zakresie zgodności z opisem danego stanowiska patrz pkt 3) ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe. d) Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy. e) Informację o warunkach pracy na danym stanowisku pracy. f) Informację, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%. g) Wskazanie wymaganych dokumentów. h) Termin i miejsce składania dokumentów. Kontrolujący stwierdził odstępstwo od powyższej zasady, o charakterze uchybienia, w ogłoszeniu o naborze nr , polegające na braku jednolitości w określeniu jednego wymagania niezbędnego. W ogłoszeniu zamieszczonym w BIP KPRM widnieje zapis 2 lata doświadczenia zawodowego, a w BIP WIIH 2 letni staż pracy. Podkreślenia wymaga, że doświadczenie zawodowe rozumiane jest szerzej niż staż pracy. Powinna być więc zachowana jednolitość terminologii w tym zakresie. [Dowód: akta kontroli, s ] Ponadto w ogłoszeniu o naborze nr , zamieszczonym w BIP WIIH, kontrolujący stwierdził brak informacji, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w WIIH, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6 %. Powyższy brak uznaje się za uchybienie. [Dowód: akta kontroli, s. 30] 3) Wymagania niezbędne oraz dodatkowe ujęte w ogłoszeniach o naborze były zgodne co do zasady z opisem danego stanowiska. Wymóg ten określa art. 28 ust. 2 pkt 3 u.s.c. Kontrolujący stwierdził następujące odstępstwa od powyższej zasady, mające charakter uchybień: a) W opisie stanowiska do naboru nr i , jednym z wymogów niezbędnych jest posiadanie prawa jazdy. W ogłoszeniach do ww. naborów doprecyzowano, że chodzi tu o prawo jazdy kat. B. Strona 3 z 7

4 b) W opisie stanowiska do naboru nr , i , nie określono wymagań dodatkowych. Wymagania dodatkowe widnieją jednak w ww. ogłoszeniach. Są to: zdolność analitycznego myślenia, łatwość pisemnego formułowania opinii, wniosków i informacji, dyspozycyjność. [Dowód: akta kontroli, s i 42-57] W myśl oświadczenia OWIIH: (...) niezgodność pomiędzy ogłoszeniami o naborze o sygn. Nr , Nr i Nr , a opisem stanowiska w zakresie wymagań dodatkowych nastąpiła na skutek błędu w opisie stanowiska pracy z dnia r., a nie w ogłoszeniach o wolnych stanowiskach pracy. W związku z powyższym w dniu 26 kwietnia 2016 r. dokonałem aktualizacji opisu stanowiska pracy uwzględniając w nim wymagania dodatkowe (...). [Dowód: akta kontroli, s ] 4) Termin do składania dokumentów, określony w ogłoszeniach o naborze, był zgodny z postanowieniami art. 28 ust. 3 u.s.c., tj. nie krótszy niż 10 dni, a dla ogłoszenia o naborze w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej 5 dni od dnia opublikowania tego ogłoszenia w BIP KPRM. 5) Spełnianie przez kandydatów wymogów formalnych było odpowiednio udokumentowane w aktach naborów. 6) W toku naborów zakończonych wyborem kandydata w myśl art. 29a ust. 1 u.s.c., komisja wyłaniała nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe. 7) Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w WIIH, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w okresie objętym kontrolą, wynosił powyżej 6 %. [Dowód: akta kontroli, s. 24] Nie znalazła zastosowania w przypadku żadnego z badanych (zakończonych) naborów dyspozycja art. 29a ust. 2 u.s.c., zgodnie z którą, jeżeli w urzędzie wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia o naborze, jest niższy niż 6%, pierwszeństwo w zatrudnieniu przysługuje osobie niepełnosprawnej, o ile znajduje się w gronie najlepszych kandydatów. 8) Z przeprowadzonych (zakończonych) naborów sporządzono protokoły. Dokumenty te zawierały elementy wymienione w art. 30 ust. 2 u.s.c., tj.: a) Określenie stanowiska pracy, na które był przeprowadzany nabór, liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, przedstawianych dyrektorowi generalnemu. b) Liczbę nadesłanych ofert, w tym liczbę ofert niespełniających wymogów formalnych. c) Informację o zastosowanych metodach i technikach naboru. Strona 4 z 7

5 d) Uzasadnienie dokonanego wyboru. e) Skład komisji przeprowadzającej nabór. 9) Zgodnie z art. 31 ust. 1 u.s.c. informacje o wyniku naboru były umieszczane, niezwłocznie po przeprowadzonym naborze w: BIP WIIH oraz BIP KPRM. Niemniej kontrolujący stwierdził w BIP WIIH, brak informacji o wyniku naboru nr Z udzielonych kontrolującemu przez OWIIH szczegółowych wyjaśnień w tym zakresie wynika, że ww. informacja została opublikowana w BIP WIIH. Powodem jej obecnego braku jest to, że: W poprzednich latach praktykowana była zasada usuwania ze strony BIP WIIH w Opolu informacji, które ze względu na upływ czasu były nieaktualne. Na potwierdzenie powyższego przedstawiono kontrolującemu wydruk z archiwum BIP WIIH, uwzględniający statut tego dokumentu oraz jego treść. [Dowód: akta kontroli, s i 15] Zaznaczenia wymaga w tym miejscu, że przede wszystkim z uwagi na specyfikę badanych spraw (siedem dawno zakończonych; jedna w toku), kontrolujący nie miał możliwości zweryfikowania wypełnienia obowiązku umieszczania w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie WIIH informacji o wynikach naborów. 10) Informacje o wynikach (zakończonych) naborów zawierały co do zasady elementy wyliczone w art. 31 ust. 2 u.s.c., tj.: nazwę i adres urzędu; określenie stanowiska pracy; imię i nazwisko wybranego kandydata (jeśli został wybrany) oraz jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. Kontrolujący stwierdził odstępstwa od powyższej zasady, mające charakter uchybień; mianowicie, informacje o wyniku naboru nr: i , opublikowane w BIP KPRM i BIP WIIH nie zawierają adresu WIIH. [Dowód: akta kontroli, s. 15 i 63-65] 11) W sprawie naboru nr , OWIIH wyjaśnił kontrolującemu, że wstrzymał niniejszy nabór w oparciu o decyzję Wojewody Opolskiego zawartą w piśmie OK.II z 16 grudnia 2015 r. Wojewoda Opolski na prośbę OWIIH wyraził już zgodę na jego wszczęcie. OWIIH wyjaśnił ponadto, że 13 kwietnia 2016 r. powołał komisję do przeprowadzenia niniejszego naboru. [Dowód: akta kontroli, s. 4, 8-9, i 23] III. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości: W wyniku kontroli ujawniono uchybienia, polegające na: 1) Braku jednolitości w określeniu wymagania niezbędnego (doświadczenie zawodowe / staż pracy), między ogłoszeniem o naborze zamieszczonym w BIP KPRM, a ogłoszeniem o naborze zamieszczonym w BIP WIIH (jeden przypadek). Strona 5 z 7

6 2) Braku jednego elementu ogłoszenia o naborze informacji na temat wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie wymaganego przez art. 28 ust. 2 pkt 4b u.s.c. (jeden przypadek). 3) Niezgodności między ogłoszeniem o naborze, a opisem danego stanowiska pracy, w określeniu wymagań związanych ze stanowiskiem pracy. Konieczność zachowania powyższej zgodności wynika z art. 28 ust. 2 pkt 3 u.s.c. (pięć przypadków). 4) Niezamieszczeniu w informacji o wyniku naboru jednego z obligatoryjnych elementów (adresu urzędu), określonych przepisem art. 31 ust. 2 u.s.c. (cztery przypadki). Przyczyną ujawnionych uchybień był błąd pracownika wykonującego kontrolowane zadanie oraz niewystarczający nadzór nad jego realizacją przez kierownictwo WIIH. Skutkiem stwierdzonych uchybień jest odstępstwo od stanu pożądanego, w kontrolowanym zakresie, o charakterze formalnym. IV. Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej w jednostce kontrolowanej, pod poz. nr 1/2016. V. Informacja o zastrzeżeniach zgłoszonych do projektu wystąpienia pokontrolnego i wyniku ich rozpatrzenia lub o niezgłoszeniu zastrzeżeń: Kierownik jednostki kontrolowanej (OWIIH), nie zgłosił zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego. VI. Zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej: W związku z ustaleniami kontroli, zalecam zwiększenie nadzoru nad przeprowadzaniem naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej oraz sporządzaniem i aktualizacją opisów stanowisk pracy w służbie cywilnej. VII. Ocena wskazująca na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osobę odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości: nie dotyczy. VIII. Na podstawie art. 49 oraz art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), proszę o przekazanie pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania, o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia, albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego dokumentu. Strona 6 z 7

7 IX. Zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. z up. Wojewody Opolskiego Barbara Bieluszewska Dyrektor Wydziału Nadzoru i Kontroli Strona 7 z 7