WYSTĄPIENIE POKONTROLNE. Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji

Transkrypt

1 WOJEWODA OPOLSKI FBC.V Opole, 27 maja 2015 r. Pani Anna Matejuk Opolski Państwowy Wojewódzki Inspektor Sanitarny WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1, art. 175 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1, 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2 oraz art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 3 w dniach od 11 lutego do 2 kwietnia 2015 r. Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu przeprowadził w Wojewódzkiej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Opolu (ul. A. Mickiewicza 1, Opole - dalej: Wojewódzka Stacja) kontrolę problemową, której przedmiotem była realizacja planu finansowego na 2014 r., w tym skuteczna realizacja dochodów budżetowych i oszczędne gospodarowanie środkami publicznymi. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 r. Kontrola została przeprowadzona przez Zbigniewa Golę - starszego inspektora i Katarzynę Salę - inspektora wojewódzkiego w Wydziale Finansów, Budżetu i Certyfikacji Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu, na podstawie upoważnień wojewody opolskiego znak: FBC.V i FBC.V z dnia 10 lutego 2015 r. W wyniku kontroli, działalność Wojewódzkiej Stacji w kontrolowanym zakresie ocenia się jako pozytywną z nieprawidłowościami. Powyższa ocena ogólna wynika z ocen cząstkowych obszarów objętych kontrolą. Podstawą oceny pozytywnej z nieprawidłowościami było m.in. terminowe przekazywanie dochodów budżetowych na rachunek dochodów budżetu państwa, dokonywanie wydatków w sposób celowy i zgodny z planem, podjęcie działań w celu obniżenia kosztów bieżącej działalności, a także księgowanie ponoszonych wydatków w układzie zadaniowym z jednoczesnym księgowaniem ich w układzie tradycyjnym, co pozwalało na prawidłowe i terminowe sporządzenie sprawozdań. 1 (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) 2 (Dz. U. z 2013 r., poz.885, z późn. zm.) 3 (Dz. U. z 2015 r., poz. 525) Opolski Urząd Wojewódzki, ul. Piastowska 14, Opole,

2 2 Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły bezpodstawnego odpisu w księgach rachunkowych należności budżetowych oraz błędnego naliczania odsetek za zwłokę w zapłacie należności, nieprzeprowadzenia inwentaryzacji materiałów oraz zaliczania wydatków do niewłaściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej. 1. Realizacja dochodów budżetowych Zaplanowane na 2014 r. w dziale 851 Ochrona zdrowia, rozdziale Inspekcja Sanitarna dochody budżetu państwa w kwocie ,00 zł, zrealizowano w kwocie ,74 zł (123,24 %), m.in. z tytułu opłat za przeprowadzone kontrole i nałożonych kar pieniężnych. Na podstawie rejestrów decyzji prowadzonych przez poszczególne oddziały Wojewódzkiej Stacji ustalono, że w 2014 r. wydano ogółem 229 decyzji, na podstawie których zaksięgowano przypisane należności z tytułu dochodów budżetowych. Kontrolą objęto dochody za I kwartał 2014 r. w kwocie ,88 zł, co stanowi 21,32% ogólnej kwoty dochodów. Ustalono, iż w ww. okresie wydano 34 decyzje, na podstawie których przypisano dochody budżetowe na łączną kwotę 6.320,07 zł. Pozostała kwota stanowi należności uzyskane w wyniku wcześniej wydanych decyzji. Wydane decyzje oraz ich zapłata ma swoje odzwierciedlenie w prowadzonej ewidencji księgowej. W 2 wypadkach nieprawidłowo naliczono na koniec 2014 r. odsetki za zwłokę w zapłacie należności, tj. w jednym wypadku zawyżając je o 1 zł, a w drugim zaniżając o 19 zł. W trakcie kontroli dokonano stosownej korekty w ewidencji księgowej. Uzyskane dochody były terminowo i w prawidłowej wysokości przekazywane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa, zgodnie z wymogami 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa Na koniec 2014 r. wystąpiły należności budżetowe w kwocie ,72 zł, z tego zaległości dotyczące 23 dłużników stanowiły ,78 zł. W okresie objętym kontrolą dłużnicy nie złożyli wniosków o umorzenie należności, odroczenie terminu spłaty lub rozłożenie płatności na raty. Wykazano natomiast w toku kontroli, że na wniosek głównej księgowej z dnia 15 grudnia 2014 r. i za zgodą Opolskiego Państwowego Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego (dalej: Wojewódzki Inspektor), po zasięgnięciu opinii radcy prawnego, bezpodstawnie odpisano w 2014 r. w urządzeniach księgowych nieprzedawnione należności o charakterze publiczno -prawnym w łącznej kwocie zł z tytułu nałożonych kar pieniężnych, wynikające z niżej wymienionych decyzji: decyzja znak: HŻ.RW /10 z dnia 8 kwietnia 2010 r. Wojewódzkiego Inspektora wymierzająca karę pieniężną w wysokości zł firmie Polli Sp. z. o.o. we Wrocławiu, 4 (Dz. U. poz. 82, z późn. zm.)

3 3 decyzja znak: HŻ RW z dnia 5 lipca 2011 r r. Wojewódzkiego Inspektora wymierzająca karę pieniężną w wysokości zł Zajazdowi Alibaba Sp. z o.o. w Opolu. W złożonym wyjaśnieniu w tej sprawie Wojewódzki Inspektor podała, w przypadku Spółki Polli, że ( ) Ostatecznie r. Urząd Skarbowy Wrocław Śródmieście wydał postanowienie, że nie przystępuje do egzekucji, ponieważ ustalono, że od trzech lat spółka nie prowadzi działalności pod wskazanym adresem i od 2011 r. nie składa bieżących deklaracji podatkowych. Aktualnego adresu siedziby spółki Urząd Skarbowy nie zdołał ustalić. Natomiast w przypadku Zajazdu Alibaba wyjaśniła, że ( ) W dniu r. Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Opolu wydał postanowienie o umorzeniu postępowania egzekucyjnego, ponieważ w toku postępowania ustalono, że w miejscu wskazanym jako siedziba spółki, istnieje ona jedynie formalnie, a w rzeczywistości nie prowadzi żadnej działalności i nie posiada składników majątkowych mogących być przedmiotem zajęcia egzekucyjnego. Wobec powyższego r. skierowaliśmy do Drugiego Urzędu Skarbowego w Opolu wniosek o podanie nr pesel prezesa spółki celem wszczęcia dalszego postępowania wobec kierownika jednostki r. otrzymaliśmy odmowną decyzję w tej sprawie r. wystąpiliśmy do Urzędu Miasta Opola z wnioskiem o udostępnienie danych adresowych z ewidencji ludności. W dniu r. uzyskaliśmy odpowiedź, że prezes przedmiotowej spółki wymeldował się w roku 2011 i aktualnie nie posiada ani stałego, ani czasowego zameldowania w Opolu. W wymienionych sprawach odpisanie należności publiczno-prawnych mogło nastąpić wyłącznie na podstawie decyzji wojewody opolskiego umarzającej te należności (wydanej na wniosek dłużnika), w oparciu o przepis art. 61 w związku z art. 57 ustawy o finansach publicznych. Należy podkreślić, iż z punktu widzenia funkcji spełnianej przez rachunkowość, dopóki należność z tytułu dochodów budżetowych jest legalnie możliwa do pobrania (w tej sytuacji nieprzedawniona), dopóty musi figurować w księgach rachunkowych jednostki prawnie zobowiązanej do jej pobrania. Natomiast na wierzycielu ciąży stały obowiązek podejmowania wszelkich możliwych prawnie działań windykacyjnych, w celu odzyskania zaległości. Odpisanie ww. należności z ksiąg rachunkowych, a tym samym niedochodzenie należności budżetu państwa, wskazuje na naruszenie czynu określonego przepisem art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych Realizacja wydatków Plan finansowy Wojewódzkiej Stacji na rok 2014 ustalony w rozdziale w kwocie zł, wykonano w kwocie ,33 zł (99,39% planu po zmianach). Kontrolę obejmującą realizację wydatków, w tym oszczędne gospodarowanie środkami publicznymi, przeprowadzono na podstawie próby wydatków na łączną kwotę ,92 zł (5,55% wykonanych wydatków), z tego ,20 zł w ramach działania W. 6. Wydatki te dotyczyły m.in. zakupu materiałów i wyposażenia, energii, usług remontowych, zdrowotnych i pozostałych, usług telekomunikacyjnych, opłat za administrowanie i czynsze, podróży 5 (Dz. U. z 2013 r., poz. 168) 6 Badania wody, żywności, materiałów i wyrobów do kontaktu z żywnością, kosmetyków i innych czynników mających wpływ na zdrowie ludzi oraz badania mikrobiologiczne ludności.

4 4 służbowych, szkoleń pracowników oraz inwestycji i zakupów inwestycyjnych. Ustalono, że wydatki objęte kontrolą były celowe i zgodne z planem finansowym, zostały także prawidłowo udokumentowane. Do skontrolowanych zamówień stosowano procedury wewnętrzne obowiązujące w jednostce. W Wojewódzkiej Stacji wprowadzono działania oszczędnościowe mające na celu racjonalizację wydatków, przykładowo w wyniku zawarcia nowej umowy na dostawę energii elektrycznej i redukcji energii biernej poprzez zastosowanie baterii kondensacyjnej, uzyskano oszczędności ,07 zł w stosunku do 2013 r. (co stanowi 16,11% wydatków poniesionych w roku poprzednim). Ponadto, rezultatem rozeznania rynku usług telekomunikacyjnych i dostępu do Internetu, było zawarcie umów na korzystniejszych warunkach. W zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej stwierdzono, że wydatki dotyczące usługi dystrybucji energii elektrycznej w kwocie ,62 zł, ujęto do niewłaściwej podziałki klasyfikacji budżetowej, co jest niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych W wyniku kontroli wykorzystania wybranych materiałów ustalono, że w 2014 r. zakupiono 192 tonery na kwotę ,11 zł (z czego 37 szt. w grudniu 2014 r., co stanowi 19,27 % zakupu rocznego) oraz 425 ryz papieru ksero na kwotę 4.594,49 zł (z czego 182 ryzy w grudniu 2014 r., co stanowi 42,82 % zakupu rocznego). Pełną wartością wszystkich wymienionych materiałów obciążano od razu właściwe koszty, rezygnując z ewidencji wartościowej zapasów. Kontrola wykazała, że nie prowadzono ewidencji wartości materiałów zaliczonych w koszty w momencie ich zakupu, a niewykorzystanych do końca roku, a także nie dokonywano ich rozliczenia. Dokumentacja opisująca przyjęte w Wojewódzkiej Stacji zasady rachunkowości nie zawierała decyzji kierownika jednostki w tym zakresie, czym naruszono przepisy art. 10 ust. 1 pkt 2 i 3, w związku z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 8. Na ostatni dzień roku 2014 nie przeprowadzono inwentaryzacji materiałów niezużytych do końca roku i nie stwierdzono ich stanu drogą spisu z natury, co stanowi naruszenie przepisów art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Wyjątek stanowi inwentaryzacja paliwa. W tym wypadku dokonano spisu z natury stanu paliwa w samochodach służbowych na dzień 31 grudnia 2014 r. W wyjaśnieniu Wojewódzki Inspektor podała m.in., że (...) zakupy materiałów biurowych, wobec braku magazynu, dokonywane są w miarę potrzeb i posiadanych środków finansowych. Nie generują zbędnych zapasów i zużywane są na bieżąco w przeciągu miesiąca. Nie mają one wpływu na prawidłowe przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej stacji w danym roku. Do polityki rachunkowości na rok 2015 zostanie wprowadzony odpowiedni zapis, określający, które materiały będą odpisywane w koszty na dzień ich zakupu i rozliczane na dzień bilansowy. 7 (Dz. U. z 2014, poz. 1053, z późn. zm.) 8 (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.)

5 5 Powyższe wyjaśnienie nie zasługuje na uwzględnienie, gdyż przedstawione wyżej przykłady dotyczące ilości zakupionego w grudniu 2014 r. papieru i tonerów, wskazują na brak możliwości faktycznego ich zużycia do końca 2014 r. Nieprzeprowadzenie inwentaryzacji materiałów wskazuje na naruszenie czynu określonego przepisem art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych W 2014 r. Wojewódzka Stacja w ramach funkcji 20 Zdrowie, realizowała zadanie 20.5.W Nadzór sanitarno-epidemiologiczny, profilaktyka i promocja zdrowia oraz 4 podzadania i 4 działania. W procesie planowania w zakresie budżetu zadaniowego uczestniczyły wszystkie komórki organizacyjne Wojewódzkiej Stacji, przedstawiając propozycje celów i mierników, za które odpowiadają merytorycznie. Zadania te ujęto w zakresach czynności pracowników. Ewidencja księgowa prowadzona była zgodnie z przyjętą w jednostce polityką rachunkowości i zapewniała możliwość pełnej, rzetelnej prezentacji danych w zakresie planu oraz wydatków i kosztów w układzie zadaniowym. Wydatki bezpośrednio związane z realizacją danego działania przypisywano do jednego z czterech działań, na podstawie decyzji kierowników komórek organizacyjnych realizujący dane działanie, natomiast do wydatków pośrednich stosowano klucz rozliczeniowy. Dane w zakresie planowanych oraz wykonanych wartości mierników dla objętego kontrolą działania W Wojewódzka Stacja ustaliła w oparciu o dokumenty źródłowe sporządzone przez poszczególne komórki merytoryczne. Stwierdzono, że wielkości miernika wykazane w sprawozdaniach w układzie zadaniowym były zgodne z ww. dokumentacją. 3. Sprawozdawczość budżetowa. Sprawozdania budżetowe za 2014 r. jednostka sporządzała prawidłowo i terminowo, a wykazane w nich dane wynikają z ewidencji księgowej. Pismem z dnia 15 maja 2015 r. znak: ST Wojewódzki Inspektor poinformowała o okolicznościach powstania nieprawidłowości wymienionych w projekcie wystąpienia pokontrolnego dotyczących odpisania w księgach rachunkowych nieprzedawnionych należności o charakterze publiczno-prawnym w kwocie zł oraz nieprzeprowadzenia inwentaryzacji materiałów. Powyższe informacje nie zmieniają ustaleń kontroli. W związku z ustaleniami kontroli, proszę o podjęcie stosownych działań w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości, poprzez realizację podanych niżej zaleceń: 1. Ująć w ewidencji księgowej nieprawidłowo odpisane w 2014 r. należności o charakterze publiczno-prawnym w łącznej kwocie zł, z tytułu nałożonych kar pieniężnych. 2. Egzekwować od dłużników zaległe należności o charakterze publiczno-prawnym, podejmując w stosunku do nich czynności zmierzające do wykonania zobowiązania w drodze egzekucji, wypełniając dyspozycję przepisu 14 ust.1 pkt 5 rozporządzenia

6 6 Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych Prawidłowo naliczać i ujmować w księgach rachunkowych wszystkie odsetki od niezapłaconych w terminie należności. 4. Zaktualizować dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, zgodnie z wymogami określonymi w art. 10 ust. 2 oraz art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. 5. Nie później niż na dzień bilansowy ustalać stan niezużytych materiałów, odpisanych w koszty bezpośrednio po zakupie, dokonać ich wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu. 6. Klasyfikować zdarzenia gospodarcze do prawidłowych podziałek klasyfikacji budżetowej. Na podstawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej, proszę o poinformowanie o sposobie wykonania zaleceń, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. w z. Wojewody Opolskiego Antoni Jastrzembski WICEWOJEWODA 9 (Dz. U. Nr 241, poz. 1616, z późn. zm.).