System Zarządzania Jakością Raport dla: Wizyta kontrolna SV2 Miejskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o. Numer ref. LRQA: GDK 0003246/ 0018 Data auditu: 28-29 Maj 2015 Miejsce auditu: Włocławek Kryterium oceny: ISO 9001:2008 Zespół auditorów: Adam Kabat - LA Biuro LRQA: Sopot
Zawartość 1. Raport główny... 3 2. Szczegóły auditu... 4 3. Rejestr spostrzeżeń z auditu - ISO 9001:2008... 11 4. Program/Plan Auditu... 12 5. Szczegóły następnej wizyty... 14 6. Wyjaśnienia do raportu... 15 Załączniki Nie występują Niniejszy raport został zaprezentowany i zaakceptowany przez: Imię i Nazwisko: Stanowisko: Danuta Anyżewska Specjalista ds. Systemu Zarządzania Jakością oraz Administracyjno- Technicznych Lloyd's Register Quality Assurance Limited, jej filie i spółki powiązane, a także członkowie poszczególnych zarządów, dyrektorzy, pracownicy lub agenci, indywidualnie i grupowo w niniejszej klauzuli określeni jako LRQA. LRQA nie przyjmuje odpowiedzialności przed żadną osobą za jakiekolwiek straty, szkody lub koszty spowodowane przez poleganie na informacji lub poradzie podanej w tym dokumencie lub w jakikolwiek inny sposób, chyba, że ta osoba podpisze kontrakt z odpowiednią jednostką LRQA na dostarczanie danej informacji lub porady, i w tym przypadku wszelka odpowiedzialność lub zobowiązania podlegają wyłącznie warunkom wyszczególnionym w tym kontrakcie. Form: MSBSF43000/1.3-1113 Report: GDK0003246/0018-07/07/2015 Page 2 of 16
1. Raport główny Wynik auditu: Potwierdzono podczas auditu, na podstawie wyrywkowo pobranych próbek, że System Zarządzania Jakością był dobrze utrzymywany i doskonalony oraz spełniał wymagania normy ISO 9001:2008, a przeprowadzone w trakcie wizyty rozmowy oraz przejrzane zapisy potwierdzały, postępowanie zgodnie z wymaganiami. Potwierdzono wysokie kompetencje pracowników niezbędne do skutecznej realizacji procesów. Ciągłe doskonalenie systemu: System był skuteczny i ciągle doskonalony, poprzez osiąganie zdefiniowanych celów jakości, spełnianie wymagań klientów oraz mających zastosowanie wymagań prawnych i norm oraz skuteczne prowadzenie działań doskonalących. Mocnymi stronami systemu zarządzania wpływającymi na jego skuteczność są między innymi odpowiednia wiedza i wysokie kompetencje personelu firmy potwierdzone w ocenie klientów, strukturalne podejście do realizowanych procesów, uporządkowanie dokumentacji funkcjonującej w firmie. Skutecznie wdrożony SZJ daje firmie możliwości efektywniejszej realizacji działań oraz ciągłą poprawę wizerunku firmy i zadowolenia klientów. Obszary wymagające uwagi najwyższego kierownictwa: Nie zdefiniowano obszarów wymagających specjalnej uwagi najwyższego kierownictwa. Form: MSBSF43000/1.3-1113 Report: GDK0003246/0018-07/07/2015 Page 3 of 16
2. Szczegóły auditu Wprowadzenie: Spotkanie otwierające przeprowadzono zgodnie z procedurą LRQA. Omówiono zasady i procedury przeprowadzania auditu oraz kategorie niezgodności i ich konsekwencje, potwierdzono program auditu, przedstawiono klauzulę poufności, metodę próbkowania i wynikające z niej ograniczenia. W spotkaniu otwierającym udział wzięli: Pan Zygmunt Katolik Dyrektor ds. Technicznych Prokurent i Pani Danuta Anyżewska - Specjalista ds. Systemu Zarządzania Jakością oraz Administracyjno- Technicznych Omówiono zmiany organizacyjne, plany strategiczne firmy i przedsięwzięcia inwestycyjne oraz zapewnienie zasobów. Potwierdzono, że doskonalenie organizacji będzie monitorowane w oparciu o realizację celów i wdrażanie działań korygujących i zapobiegawczych wynikających z systematycznych analiz niezgodności oraz możliwych zagrożeń. Auditor: Adam Kabat Form: MSBSF43000/1.3-1113 Report: GDK0003246/0018-07/07/2015 Page 4 of 16
Auditowano: Elementy Systemu Zarządzania Jakością Auditowany(ni): Danuta Anyżewska Ścieżki auditu i źródła obiektywnych dowodów: 1. Przegląd dokumentacji SZJ i zarządzanie zmianami. Proces nadzoru nad dokumentacją i zmianami. - Księga Jakości, wyd.9 z dn. 07.11.2013 (jest w trakcie wprowadzania zmian wynikające ze zmiany struktury organizacyjnej). - Dokumentacja SZJ ze względu na zmiany organizacyjne była w trakcie uaktualniania (nowy schemat organizacyjny) - Schemat Organizacyjny (30.04.2015) - Polityka Jakości przejrzana na przeglądzie, nadal aktualna bez zmian. Zarządzanie dokumentacją, wprowadzanie zmian i zatwierdzanie dokumentów oraz zasady archiwizacji było nadzorowane zgodnie z wymaganiami. 2. Przegląd Zarządzania - Protokół z przeglądu zarządzania jakością nr 2/2014 z dn.21.04.2015. - Materiały do przeglądu zarządzania, w tym: Informacje o funkcjonowaniu procesów, analiza reklamacji, analiza badania zadowolenia klienta, raport z sytuacji awaryjnych. 2.1. Protokół z przeglądu SZJ zawierał wymagane zagadnienia, w tym przegląd realizacji celów jakości, analizę auditów wewnętrznych, przegląd informacji zwrotnej od klientów, funkcjonowania procesów, prowadzenia działań korygujących i zapobiegawczych. W okresie od 12/2014-04/2015 nie wystąpiła przerwa w dystrybucji energii cieplnej spowodowanej awarią urządzeń. Odnotowano tylko jedną awarię na sieci niskoparametrowej. 3. Ciągłe doskonalenie, w tym cele, zadania i programy 3.1. Cele jakości 6 celów zdefiniowanych na lata 2013-2015 były zrealizowane. Były omówione i ocenione na Przeglądzie Zarządzania. Ocena i wnioski: Nadzorowanie, uaktualnianie i informowanie o zmianach dokumentów SZJ przebiegało zgodnie z wymaganiami. Doskonalenie SZJ i realizację polityki jakości prowadzono w oparciu o realizację celów i zadań, przy dużym zaangażowaniu kierownictwa przedsiębiorstwa. Wymagane zapisy, były dostępne i dobrze utrzymywane oraz potwierdzały postępowanie zgodne z wymaganiami dokumentacji SZJ i normy ISO 9001:2008. Obszary wymagające uwagi: Nie odnotowano niezgodności w rejestrze spostrzeżeń z auditu. Do omówienia na następnym audicie: Cele jakości na lata 2015-16 nie były jeszcze zdefiniowane, ze względu na zmiany w kierownictwie przedsiębiorstwa. Będą przejrzane w trakcie następnego auditu. Form: MSBSF43000/1.3-1113 Report: GDK0003246/0018-07/07/2015 Page 5 of 16
Auditowano: Elementy Systemu Zarządzania Jakością cd. Auditowany(ni): Danuta Anyżewska Ścieżki auditu i źródła obiektywnych dowodów: 4. Informacje zwrotne od klienta i reklamacje klientów oraz badanie zadowolenia klientów. Proces przyjmowania reklamacji, kompletacja dokumentów i rozpatrywanie reklamacji. Reklamacje Analiza reklamacji w okresie 10.12.2014 20.04.2015 wpłynęły 2 reklamacje. Analiza badania zadowolenia Klienta na podstawie przeprowadzonej ankiety (20.04.2015). Przekazano do wypełnienia 369 ankiet, odbiorcy wypełnili 80 (21,68%). Wyniki analizy były omawiane na przeglądzie zarządzania. Klienci MPEC pozytywnie oceniają współpracę z MPEC. 5. Audity wewnętrzne Planowanie, przeprowadzanie i wyniki auditów wewnętrznych Wykonanie planu auditów za 2014/2015 obejmował wszystkie obszary SZJ zrealizowano. Raporty z auditów: Nr 15/2015 P-10 Planowanie Nr 8/2015 P-03 Logistyka, zakup paliwa, materiałów i usług. Audity wewnętrzne przebiegały zgodnie z procedurą oraz ustalonym harmonogramem. Odnotowano spostrzeżenia, w stosunku do których wdrożono skutecznie działania korygujące. 6. Niezgodności, działania korygujące, działania zapobiegawcze Działania korygujące i zapobiegawcze były definiowane i prowadzone m. in. w wyniku uwag z auditów. - Działania doskonalące/korygujące i zapobiegawcze 2014/2015 (stan na dzień: 30.04.2015) 7. Komunikacja. Proces komunikacji wewnętrzej i zewnętrznej. 8. Wymagania prawne i inne wymagania, aktualizacja i informowanie o zmianach oraz ocena zgodności z wymaganiami prawnymi i innymi wymaganiami. 9. Stosowanie logo LRQA i innych znaków. Jest stosowane zgodnie z wymaganiami. Ocena i wnioski: Procesy i działania związane z nadzorowaniem systemu zarządzania jakością, w tym komunikacja i badanie satysfakcji klientów, audity wewnętrzne, postępowania z niezgodnościami, prowadzenie działań korygujących i zapobiegawczych, były realizowane skutecznie a wymagane zapisy, były dostępne i dobrze utrzymywane oraz potwierdzały postępowanie zgodne z wymaganiami dokumentacji SZJ i normy ISO 9001:2008. Obszary wymagające uwagi: Nie odnotowano niezgodności w rejestrze spostrzeżeń z auditu. Form: MSBSF43000/1.3-1113 Report: GDK0003246/0018-07/07/2015 Page 6 of 16
Auditowano: Dział Ochrony Środowiska i Kontroli Jakości Laboratorium (NO) Ścieżki auditu i źródła obiektywnych dowodów: Auditowany(ni): Urszula Milcarek, Hanna Wyszatycka- Kuligowska, Auditowano działania związane z ochroną środowiska i kontroli jakości. Realizację zadań Pełnomocnika ds. Ochrony Środowiska, w tym nadzór nad pozwoleniami, weryfikacja emisji CO2, działalność laboratoryjna, badanie jakości wody i ścieków. Organizacja działu. Zasady identyfikacji wymagań prawnych mających zastosowanie w przedsiębiorstwie oraz ocena spełnienia tych wymagań i podejmowanie odpowiednich działań wynikających z nowych wymaga prawnych. Laboratorium procedury i zasady prowadzenia badań, w tym badania paliwa stałego. Aparatura kontrolno-pomiarowa nadzór i sprawdzanie. Harmonogram badań kontrolnych prowadzonych przez laboratorium działu. Przejrzano i sprawdzono dokumenty i zapisy związane z realizacją w/w procesów, w tym: - Proces P07 - Nadzór nad funkcjonowaniem laboratorium - instrukcje - Orzeczenie z badań nr 2 Dps/2015/NO Działu Ochrony Środowiska i Kontroli Jakości (z dn. 27.05.2015) - karty charakterystyki substancji chemicznych. Ocena i wnioski: Potwierdzono podczas auditu, że działania były realizowane w warunkach nadzorowanych. Wymagania prawne w zakresie ochrony środowiska były skutecznie identyfikowane i spełniane. Dokumenty i zapisy związane z realizacją procesu potwierdziły postępowanie zgodne z wymaganiami. Obszary wymagające uwagi: Nie odnotowano niezgodności ani uwag. Form: MSBSF43000/1.3-1113 Report: GDK0003246/0018-07/07/2015 Page 7 of 16
Auditowano: Dział Logistyki Auditowany(ni): Elżbieta Głowacka, Ewa Wiśniewska Ścieżki auditu i źródła obiektywnych dowodów: Auditowano przebieg i nadzór procesu oraz odpowiedzialności, uprawnienia i zakres czynności wykonywanych w obszarze realizacji zakupów, w tym miału, materiałów eksploatacyjnych i biurowych. Zamówienia sektorowe. Akceptacja zapotrzebowani zakupów. Kwalifikacja i ocena dostawców. Zasady wyboru dostawców miału. Auditowano zasady składania zamówień i nadzór nad ich realizacją. Przyjmowanie dostaw i magazynowanie. Przejrzano i sprawdzono dokumenty i zapisy związane z realizacją w/w procesu, w tym: - Umowa nr 02/ZS/01/2015 dostawa miału węglowego wraz z transportem kolejowym (27.03.2015) - Harmonogram wstępny harmonogram dostaw miału węglowego na rok 2015/16 - Zamówienie (14,04,2015) - Opis dostawy opału / miału - List przewozowy i załączniki - Wykaz zdawczy R-36 - Zawiadomienie R-27 - Dokument dostawy nr 2/DD/05/2015 - Wyniki analiz węgla - Protokół odbioru ilościowego węgla - Ocena dostawców 2013, 2014 i 2015 Ocena i wnioski: Potwierdzono podczas auditu, że procesy związane z zakupami i kwalifikacją dostawców, a także procesy składania zamówień i monitorowania ich realizacji przebiegały zgodnie z wymaganiami normy i obowiązującymi procedurami oraz były właściwie udokumentowane. Obszary wymagające uwagi: Nie odnotowano niezgodności w Rejestrze spostrzeżeń z auditu. Zidentyfikowano obszar do doskonalenia: Zaleca się przeanalizowanie kryteriów oceny dostawców, w tym zamianę kryterium pozycja na rynku na cena, która w praktyce jest istotnym kryterium przy wyborze dostawcy. Form: MSBSF43000/1.3-1113 Report: GDK0003246/0018-07/07/2015 Page 8 of 16
Auditowano: Dział Obsługi Klienta Auditowany(ni): Zbigniew Szmajda Ścieżki auditu i źródła obiektywnych dowodów: Auditowano procesy realizowane przez Dział Obsługi Klienta. Organizacja działu i zakresy czynności pracowników działu, w tym: przygotowywanie i zawieranie umów z klientami na sprzedaż ciepła oraz usługi dodatkowe np. konserwacje urządzeń, sprzedaż z magazynu np. mieszanka żużlowo-popiołowa. Załatwianie reklamacji i badanie satysfakcji klientów. Przejrzano i sprawdzono dokumenty i zapisy związane z realizacją procesu. - Umowa nr S.C./219/2014 (z dn. 17.01.2015) Wspólnota Mieszkaniowa Zielony Rynek 17 Włocławek - Umowa nr SC/281/2015 (08.04.2015) - Rejestr reklamacji 2013 = 3 reklamacje; 2014 = 1 reklamacja; 2015 = 2 reklamacje (do dnia auditu) - Analiza badania zadowolenia klienta (20.04.2015) - Analiza reklamacji 10.12.2014 20.04.2015 Ocena i wnioski: Procesy związane z zawieraniem umów i komunikacją z klientami były realizowane przez skutecznie i warunkach nadzorowanych. Badanie satysfakcji klientów były prowadzone i analizowane w celu definiowania odpowiednich działań. Przejrzane dokumenty i zapisy potwierdzały postępowanie zgodne z wymaganiami. Obszary wymagające uwagi: Nie wprowadzono niezgodności do Rejestru Spostrzeżeń. Form: MSBSF43000/1.3-1113 Report: GDK0003246/0018-07/07/2015 Page 9 of 16
Auditowano: Dział Inwestycji i Rozwoju Auditowany(ni): Krzysztof Ziółkowski, Tomasz Kotowski Ścieżki auditu i źródła obiektywnych dowodów: Auditowano procesy realizowane przez Dział Inwestycji i Rozwoju. Proces przyłączania nowych odbiorców. Warunki przyłączania. Wnioski o zawarcie umowy przyłączeniowej. Opracowanie projektu. Etapy realizacji projektu. Przejrzano i sprawdzono dokumenty i zapisy związane z realizacją procesu, w tym: - Karta informacyjna do umowy przyłączeniowej - Karta ewidencyjna umów i zleceń - Umowa NI Nr 02/05/2015 - Uchwała Nr 6/14 z dn. 25.02.2014 - Wniosek o wydanie warunków przyłączenia - Warunki techniczne przyłączenia do sieci ciepłowniczej budynek przy ul. Leśnej - Wniosek o zawarcie umowy przyłączeniowej - Projekt budowlano-wykonawczy Budowa Osiedlowej Sieci Ciepłowniczej i budowa wysokoparametrowego przyłącza cieplnego - Protokół przekazania dokumentacji - Harmonogram Rzeczowo-Finansowy - PO5 Proces Realizacja zadania, wyd.9 - Postępowanie o udzielenie zamówienia sektorowego w trybie przetergu nieograniczonego na usługi. Ocena i wnioski: Potwierdzono podczas auditu, że procesy realizowane przez Dział Inwestycji i Rozwoju, przebiegały zgodnie z wymaganiami normy i obowiązującymi procedurami oraz były właściwie udokumentowane. Potwierdzono wysokie kompetencje pracowników niezbędne do skutecznej realizacji projektów. Obszary wymagające uwagi: Nie wprowadzono niezgodności do Rejestru Spostrzeżeń. Form: MSBSF43000/1.3-1113 Report: GDK0003246/0018-07/07/2015 Page 10 of 16
3. Rejestr spostrzeżeń z auditu - ISO 9001:2008 Ocena 1 Status 2 Spostrzeżenie (włączając lokalizację, jeśli zasadne) 3 Korekcja, główna przyczyna & Przegląd działań korygujących 4 Proces / aspekt 5 Data 6 Odniesienie 7 Punkt 8 1. Kategoria spostrzeżeń * 2. Nowe, Otwarte, Zamknięte 3. Opis spostrzeżeń z auditu LRQA 4. Sprawdzono przez LRQA 5. Proces, aspekt, dział lub temat 6. Data spostrzeżenia 7. YYMM<Initials>seq.# 8. Punkt normy * Major NC = Duża niezgodność Minor NC = Mała niezgodność Form: MSBSF43000/1.3-1113 Report: GDK0003246/0018-07/07/2015 Page 11 of 16
4. Program/Plan Auditu Rodzaj wizyty Etap 1 CR SV1 SV2 SV3 Odnowienie certyfikatu Termin 05/2013 04/2014 04/2015 11/2015 05/2016 Data rozpoczęcia 16/05/2013 28/04/2014 28/05/2015 Data zakończenia 17/05/2013 29/04/2014 29/04/2015 Ilość dni 05/2013 2 2 1 Jakakolwiek zmiana w ilości pracowników mogąca mieć wpływ na długość trwania T/N N N N T/N T/N T/N T/N wizyty (jeśli Tak, przesłać nowy CIF) Proces / aspekt / lokalizacja Ostateczny wybór powinien być ustalony po przeglądzie elementów obowiązkowych oraz aktualnych wyników Przegląd Zarządzania V D1am D1am D1am Audity wewnętrzne V D1am D1am D1am Ciągłe doskonalenie V D1am D1am D1am Zarządzanie zmianami V D1am D1am D1am Działania korygujące V D1am D1am D1am Działania zapobiegawcze V D1am D1am D1am Zarządzanie reklamacjami V D1am D1am D1am Użycie logo V D1am D1am D1am Realizacja celów systemu zarządzania klienta V D1 am D1 am D1 am Dział Controllingu i Systemu Zarządzania Jakością - NG V Biuro Obsługi Klienta EB V D1pm Dział Produkcji Ciepła NA V D1pm Dział Dystrybucji Ciepła ND V D2am Główny Energetyk - AE V D2am Dział Logistyki - EL V D1pm Pogotowie i Serwis Ciepłowniczy - AP V D2pm Dział Rozwoju i Przygotowania Inwestycji i D2am V Remontów NN Dział Realizacji i Nadzoru Inwestycji i D2am V Remontów - EI Dział Ekonomiczny planowanie - EE V Dział Ochrony Środowiska i Kontroli Jakości Laboratorium - NO V D2pm Form: MSBSF43000/1.3-1113 Report: GDK0003246/0018-07/07/2015 Page 12 of 16
Rodzaj wizyty Etap 1 CR SV1 SV2 SV3 Dział Kadr i Organizacji NK V D2pm Główny Informatyk - NC V D2am Odnowienie certyfikatu Zakres Wyłączenia Wytwarzanie, przesyłanie i dystrybucja ciepła. Wykonywanie badań laboratoryjnych wody, ścieków, paliw, spalin i odpadów energetycznych. Pkt. 7.3 Projektowanie i rozwój Form: MSBSF43000/1.3-1113 Report: GDK0003246/0018-07/07/2015 Page 13 of 16
Czas rozpoczęcia wizyty (orientacyjny) 8:00 Czas zakończenia wizyty(orientacyjny) 15:30 Dokładny czas rozpoczęcia i wykończenia wizyty zostanie ustalony przed wizytą podczas kontaktu z auditorem i zapisany we wprowadzeniu do raportu Cel następnej wizyty (w tym w stosownych przypadkach, gdy ma to zastosowanie, wybrany temat) Aby określić, czy system klienta w dalszym ciągu spełnia kryteria oceny/normy odniesienia w zakresie zatwierdzenia, wszelkie obowiązujące wymagania ustawowe, administracyjne i kontraktowe oraz czy zapewnia, że system spełnia określone cele organizacji. Aby rozwiązać i usunąć wszystkie problemy zidentyfikowane podczas poprzednich wizyt oraz związane ze zmianami w organizacji lub systemie klienta, które mogą mieć wpływ na zatwierdzenie systemu zarządzania. Auditor będzie wykorzystywać opracowaną przez LRQA metodologię Business Assurance, aby pomóc klientom w zarządzaniu systemami i ryzykami w celu poprawy i ochrony obecnych i przyszłych osiągnięć ich organizacji. 5. Szczegóły następnej wizyty Rodzaj wizyty Temat(y) na kolejną wizytę SV3 + planowanie odnowienia certyfikatu Wg planu auditu Ilość dni 1 Termin 11/2015 Data rozpoczęcia/ zakończenia: 04/11/2015 04/11/2015 Lokalizacja Włocławek Kody 107902, 108401 Zespół Adam Kabat Standard(y) / Schemat(y) ISO 9001:2008 Uwagi i instrukcje Uwaga: o ile nie ustalono inaczej, spotkanie otwierające odbędzie się o godz. 08:00 a spotkanie zamykające o godz. 15:30. Form: MSBSF43000/1.3-1113 Report: GDK0003246/0018-07/07/2015 Page 14 of 16
6. Wyjaśnienia do raportu Definicje oraz informacje dotyczące Rejestru Spostrzeżeń LRQA Definicje niezgodności Duża Niezgodność Brak lub nieskuteczne wdrożenie lub utrzymywanie, jednego lub więcej z elementów systemu zarządzania, lub sytuacja, oceniona na podstawie dostępnych dowodów obiektywnych, wzbudzająca poważne wątpliwości, co do funkcjonowania systemu zarządzania, w celu osiągnięcia: polityki, celów i publicznych zobowiązań organizacji zgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi zgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami klienta zgodności z kryteriami auditu. Mniejsza Niezgodność Spostrzeżenie wskazujące na słabość we wdrożonym i utrzymywanym systemie zarządzania, która nie ma znaczącego wpływu na jego zdolność do skutecznego funkcjonowania lub nie zagraża w osiągnięciu założonych wyników, ale należy się nią zająć, aby zapewnić skuteczne funkcjonowanie systemu zarządzania w przyszłości. Cele wizyty Dla wszystkich wizyt: Wykorzystując metodologię Business Assurance pomóc klientom zarządzać ich systemami i ryzykami w celu doskonalenia i ochrony obecnej i przyszłej działalności ich organizacji. Z wyjątkiem wizyt Etapu 1, zająć się wszystkimi kwestiami wynikającymi z poprzednich wizyt i jakimikolwiek zmianami w organizacji klienta lub systemie zarządzania, które mogą mieć wpływ na zatwierdzenie (lub potencjalne zatwierdzenie), i zapisywać je w raporcie jako specyficzne cele wizyty. Etap 1: ocena struktury i dokumentacji systemu zarządzania w celu potwierdzenia zgodności z wymaganiami certyfikacji, takimi jak kryteria oceny i zakres certyfikacji ocena zarządzania organizacją klienta, jej istotnych elementów, w tym procesu oceny ryzyka (SZŚ i SZB), auditów wewnętrznych i przeglądu zarządzania potwierdzenie warunków umowy. Obejmuje to każdą zmianę wynikającą z oceny wizyty Etapu 1 (włączając zmiany zakresu oceny, długości wizyty Etapu 2 i długości kolejnych wizyt kontrolnych) ustalenie planu wizyty, logistyki, próbkowania itp. które będą miały zastosowanie w czasie wizyty Etapu 2. Etap 2: Ocena skuteczności wdrożenia systemu zarządzania. Jest to potwierdzenie zgodności z wymaganiami certyfikacji, takimi jak kryteria i zakres certyfikacji. Wizyta kontrolna: Potwierdzenie, że system klienta nadal spełnia wymagania kryterium oceny i zakresu certyfikacji. Planowanie odnowienia certyfikatu/przegląd systemu: Przegląd systemu i działalności firmy w okresie poprzedniego cyklu certyfikacji, w celu określenia jak klient planuje przyszłość firmy i zaplanowania wizyty odnowieniowej certyfikatu oraz potwierdzenie, że system klienta nadal spełnia wymagania kryterium i zakresu certyfikacji. Odnowienie certyfikatu: Ponowna ocena wdrożenia systemu zarządzania bazująca na wynikach wizyty planowania odnowienia certyfikatu. Jest to ponowne potwierdzenie zgodności z wymaganiami certyfikacji, takimi jak kryteria i zakres certyfikacji. Specjalna wizyta kontrolna: Przegląd skuteczności działań korekcyjnych i korygujących powziętych po wystawieniu Dużej Niezgodności w czasie wizyty kontrolnej. Wizyta korygująca: Przegląd skuteczności działań korekcyjnych i korygujących powziętych po wystawieniu Dużej Niezgodności w czasie wizyty Etap 2 lub Odnowienia certyfikatu. Zmiana zatwierdzenia: Ocena wdrożenia systemu zarządzania dla dodatkowej lokalizacji lub działalności, która rozszerza istniejący zakres zatwierdzenia. Form: MSBSF43988 rev 1.2 26 November 2013 Report: GDK0003246/0018-07/07/2015 Strona 15 of 16
Dodatkowe informacje Odosobnione przypadki i możliwości poprawy Każde pojedyncze problemy zidentyfikowane w trakcie oceny, które nie doprowadziły do wystawienia niezgodności, są zapisywane w odpowiedniej tabeli procesu w raporcie. Jeżeli zidentyfikujemy możliwości doskonalenia dla systemu uznanego za zgodny z wymaganiami, zapisujemy je w tabeli ocenianego procesu albo w Wynikach Auditu w raporcie, o ile mogą one przynosić poprawę na poziomie strategicznym. Poufność Zawartość raportu wraz z notatkami sporządzonymi podczas wizyty będziemy utrzymywać w ścisłej tajemnicy i nie ujawnimy ich osobom trzecim bez pisemnej zgody klienta, z wyjątkiem przypadków przewidzianych przez proces akredytacji. Pobieranie próbek Proces oceny opiera się na próbkowaniu działalności organizacji. Nie jest to ocena statystyczna, ale oparta na przykładach reprezentatywnych. Nie każde szczegółowe zagadnienie występujące w organizacji można próbkować i oceniać, dlatego też, jeśli nie stwierdzono żadnych spostrzeżeń w danym procesie, to nie znaczy, że nie ma w nim problemów, a jeśli problemy są podnoszone, to nie musi to oznaczać, że są jedyne. Ogólne warunki umowy Jeżeli w firmie występują jakiekolwiek naruszenie przepisów prawnych i innych, to wymagane jest poinformowanie o tym fakcie LRQA, zgodnie z zapisami w standardowych Ogólnych warunkach umowy (2.8). Prosimy zwróć uwagę, że w standardowych Ogólnych warunkach umowy (patrz poniżej) klienci mają obowiązek poinformowania LRQA o każdym przypadku naruszenia przepisów prawnych i wszelkich nierozstrzygniętych oskarżeniach. Chociaż skala i wpływ danej sytuacji powinna zostać uwzględniona, to należy poinformować LRQA o wszelkich poważnych potencjalnych zagrożeniach dla naszej certyfikacji, z wyłączeniem np. pojedynczych przypadków o małym znaczeniu. Klient obowiązany jest informować LRQA, niezwłocznie od powzięcia informacji w tym względzie, o jakimkolwiek naruszeniu stosownych przepisów prawnych wykrytym lub zgłoszonym do odpowiedniego organu, które może być ścigane przez ten organ lub może wiązać się z wezwaniem do zaniechania naruszeń lub do zaprzestania prowadzenia danej działalności podjętej zgodnie z Certyfikowanym Systemem Zarządzania. LRQA dokona analizy szczegółowych informacji o wskazanych naruszeniach i wykona dodatkowe czynności weryfikacyjne w celu zapewnienia zgodności działalności z określonymi wymaganiami. Kosztem dodatkowych czynności weryfikacyjnych zostanie obciążony Klient. LRQA zastrzega sobie prawo do zawieszenia lub cofnięcia certyfikatu/ zweryfikowania sprawozdań i opinii w przypadku braku poinformowania LRQA lub odpowiedniego organu o naruszeniu. Informacje LRQA Przypominamy, że na naszej stronie internetowej (www.lrqa.pl) dostępne są dodatkowe informacje i wskazówki. Obejmuje to informacje na temat certyfikacji systemów zarządzania jakością, środowiskiem, bhp, weryfikacji i walidacji produktów, naszych usług szkoleniowych oraz certyfikacji produktów na zgodność z Dyrektywami CE. Informacje są również dostępne na www.lrqa.com Form: MSBSF43988 rev 1.2 26 November 2013 Report: GDK0003246/0018-07/07/2015 Strona 16 of 16