2.0. ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie wydziały i biura Urzędu Miasta Szczecin.

Transkrypt

1 P R O C E D U R A Urząd Miasta SZCZECIN Przegląd Systemu Zarządzania Jakością wykonywany przez Prezydenta Miasta Nr procedury P I-05 Wydanie CEL Celem niniejszej procedury jest określenie zasad i warunków przeprowadzania przeglądu Systemu Zarządzania Jakością przez Prezydenta Miasta / Sekretarza Miasta dla sprawdzenia przydatności i efektywności systemu na zgodność z normą ISO 9001:2008 i deklarowaną polityką jakości ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie wydziały i biura Urzędu Miasta Szczecin TERMINOLOGIA 3.1. JAKOŚĆ (wg ISO 9001:2008) Stopień do jakiego zestaw naturalnych właściwości spełnia wymagania ZARZĄDZANIE JAKOŚCIĄ (wg ISO 9001:2008) Koordynowane działania związane z kierowaniem organizacją i jej nadzorowaniem w odniesieniu do jakości SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ - SZJ (wg ISO 9001:2008) System zarządzania do kierowania i kontroli organizacji pod względem jakości ORGANIZACJA (wg ISO 9001:2008) Grupa ludzi i urządzeń z uporządkowanym rozmieszczeniem odpowiedzialności, uprawnień i powiązań NORMA ISO 9001:2008 System Zarządzania Jakością Wymagania 3.6. PRZEGLĄD (wg ISO 9001:2008) Działanie podjęte w celu zapewnienia przydatności, odpowiedniości, skuteczności rozpatrywanej sprawy, aby osiągnąć ustanowione cele NIEZGODNOŚĆ (wg ISO 9001:2008) Niespełnienie wymagania KSIĘGA JAKOŚCI (wg ISO 9001:2008) Dokument, w którym określono system zarządzania jakością organizacji PROCEDURA (wg ISO 9001:2008) Określony sposób przeprowadzenia działania lub procesu. OPRACOWAŁ SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ Imię i Nazwisko Data Podpis Michał Kaczmarczyk Ryszard Słoka Ryszard Słoka Strona 1 / 5

2 4.0. PRZEBIEG REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI Algorytm postępowania przy planowaniu i przeprowadzaniu przeglądu Systemu Zarządzania Jakością przez Prezydenta Miasta / Sekretarza Miasta. Spełnienie zapisu Księgi Jakości dotyczącego przeglądu Systemu Jakości Pełnomocnik ds. SZJ Ustala w uzgodnieniu z Prezydentem Miasta / Sekretarzem Miasta termin przeprowadzenia przeglądu Systemu Zarządzania Jakością. 2. Przedstawia i omawia z Prezydentem / Sekretarzem sprawozdanie z funkcjonowania SZJ dotyczące przeprowadzonych auditów wewnętrznych, przeprowadzonych działaniach korygujących i zapobiegawczych, zgłoszonych skargach i reklamacjach oraz przeprowadzonych szkoleniach. 3. Ustala termin spotkania z Prezydentem Miasta/Sekretarzem Miasta lub osobą upoważnioną w celu przeprowadzenia przeglądu. Prezydent Miasta / Sekretarza Miasta Zapoznaje się z przedstawionym sprawozdaniem. 2. Przeprowadza wraz z Pełnomocnikiem ds. SZJ i wyznaczonymi osobami przegląd Systemu Zarządzania Jakością w ustalonym wcześniej terminie. Pełnomocnik ds. SZJ Sporządza w trakcie przeglądu notatki - zapisuje wszelkie wynikłe niezgodności, uwagi i spostrzeżenia. 2. Po zakończonym przeglądzie przygotowuje na podstawie notatek Sprawozdanie z przeglądu Systemu Jakości. 3. Przekazuje Sprawozdanie z przeglądu Systemu Jakości Prezydentowi Miasta do zatwierdzenia. Prezydent Miasta / Sekretarza Miasta Nanosi do sprawozdania ewentualne poprawki. 2. Zatwierdza Sprawozdanie z przeglądu Systemu Jakości. 3. Przekazuje sprawozdanie z przeglądu do wiadomości i wykonania zawartych w nim poleceń dyrektorom i kierownikom urzędu. Pełnomocnik ds. SZJ Wystawia karty niezgodności i działań korygujących 2. Nadzoruje wykonanie zaleceń Prezydenta wynikłych po przeglądzie 3. Przechowuje zapisy z przeglądu Systemu Jakości Strona 2 / 5

3 4.1. Pełnomocnik ds. SZJ Ustala w uzgodnieniu z Prezydentem / Sekretarzem termin przeprowadzenia przeglądu Systemu Zarządzania Jakością. Przegląd odbywa się co roku (przed zaplanowanym terminem auditu kontrolnego jednostki certyfikacyjnej) w celu sprawdzenia przez najwyższe kierownictwo Urzędu w jakim stopniu System Zarządzania Jakością funkcjonuje i jak jest przygotowany do auditu zewnętrznego Omawia z Prezydentem Miasta: przebieg auditu wewnętrznego przeprowadzone działania korygujące i zapobiegawcze wynikłe z niezgodności stwierdzonych podczas auditu wewnętrznego realizację planu szkoleń przyjęte skargi i reklamacje i sposób ich załatwienia aktualizację dokumentów opisujących System Zarządzania Jakością. Przedstawia sprawozdanie z funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Prezydentowi Miasta / Sekretarzowi Miasta informując go w szczególności o ewentualnych niezgodnościach lub wynikłych problemach w jego funkcjonowaniu Ustala termin spotkania z Prezydentem Miasta/Sekretarzem Miasta lub osobą upoważnioną w celu przeprowadzenia przeglądu Prezydent Miasta / Sekretarz Miasta Zapoznaje się ze sprawozdaniem Przeprowadza przegląd Systemu Jakości. W przeglądzie udział biorą: Pełnomocnik ds. SZJ oraz inne osoby wyznaczone przez Prezydenta Miasta / Sekretarza Miasta. Przegląd Systemu Jakości przeprowadzany jest w formie spotkania i dokładnego omówienia niezgodności i uwag na podstawie protokołów i zapisów z auditu wewnętrznego. Podczas przeglądu są omawiane problemy związane z działalnością Urzędu w zakresie procesów usługowych mających wpływ na jakość świadczonych usług i realizacją deklarowanej polityki jakości Pełnomocnik ds. SZJ W trakcie przeglądu sporządza notatki, zapisując wszelkie uwagi, stwierdzone niezgodności i spostrzeżenia na poruszane tematy Po zakończonym przeglądzie, wykorzystując notatki sporządza Sprawozdanie z przeglądu Systemu Jakości (zał. nr 2 / P-I-05), które zwiera następujące informacje: nazwiska osób biorących udział w przeglądzie wydziały i biura, których dotyczył przegląd ocenę funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością w poszczególnych wydziałach i biurach wnioski i zalecenia z przeglądu Przekazuje Sprawozdanie z przeglądu Systemu Jakości Prezydentowi Miasta / Sekretarzowi Miasta do zatwierdzenia Prezydent Miasta / Sekretarz Miasta Nanosi w sprawozdaniu ewentualne poprawki w formie decyzji i poleceń dotyczących spraw omawianych podczas przeglądu. Strona 3 / 5

4 Zatwierdza Sprawozdanie z przeglądu Systemu Jakości Przekazuje sprawozdanie z przeglądu do wiadomości i wykonania zawartych w nim poleceń wszystkim dyrektorom wydziałów i kierownikom biur UM Pełnomocnik ds. SZJ Wystawia Karty niezgodności i działań korygujących w przypadku stwierdzenia podczas przeglądu niezgodności z wymaganiami normy ISO 9001:2008 zgodnie z procedurą nr P-VI-02 Działania korygujące i zapobiegawcze Nadzoruje wykonanie zaleceń Prezydenta Miasta / Sekretarza Miasta wynikłych po przeglądzie Przechowuje i archiwizuje wszystkie zapisy związane z przeglądem Systemu Zarządzania Jakością: - pismo dotyczące przeglądu Systemu Zarządzania Jakością, - sprawozdanie z przeglądu Systemu Zarządzania Jakością, - notatki z przeglądu. Ochrona treści procedur Procedury są własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemożliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupoważnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Strona 4 / 5

5 5.0. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 5.1. Procedury Nr P-I-03 Nadzór nad dokumentacją niezbędną do pracy Urzędu Miasta. Nr P-VI-02 Działania korygujące. Nr P-VI-05 Działania zapobiegawcze Inne dokumenty: - norma ISO 9001:2008, - protokoły z auditów wewnętrznych i zewnętrznych, - karty niezgodności i działań korygujących, - zestawienie zgłoszonych skarg i reklamacji, - sprawozdania z przeprowadzonych ankiet dotyczących zadowolenia klienta Załączniki: Pismo Pełnomocnika ds. SZJ dotyczące przeglądu Systemu Zarządzania Jakości - zał. nr 1 / P-I Sprawozdanie z przeglądu Systemu Zarządzania Jakości - zał. nr 2 / P-I-05 Strona 5 / 5