PROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA P-03/02/III

Transkrypt

1 Opracował: Sprawdził: Zatwierdził: Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS Główna Księgowa Bożena Sawicka Prezes Zarządu Jan Woźniak Podpisy: Strona 1 z 5 Data: r Dokument zatwierdzony Zarządzeniem Wewnętrznym Prezesa Zarządu SPIS TREŚCI 1. Cel procedury 2 2. Przedmiot procedury 2 3. Zakres obowiązywania 2 4. Terminologia i skróty 2 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 2 6. Opis procesu 3 7. Wykaz dokumentów związanych 5 8. Wykaz zapisów 5 9. Załączniki Historia zmian 5 Rodzaj egzemplarza: Wewnętrzny Informacyjny Egzemplarz nadzorowany nr: Adresat: Wszystkie Komórki Organizacyjne Spółki UWAGA: Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian treści dokumentu, a także kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Prezesa Zarządu firmy ENGIE Services Sp. z o. o.

2 Strona 2 z 5 1. Cel procedury Celem procedury jest usystematyzowanie sposobu wykonania Przeglądu Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością i Środowiskowego w ENGIE Services Sp. z o. o. 2. Przedmiot procedury Przedmiotem procedury jest określenie działań związanych z: - planowaniem przeglądu, - gromadzeniem danych wejściowych do przeglądu, - przeprowadzeniem i dokumentowaniem przeglądu, - określaniem danych wyjściowych z przeglądu zarządzania. 3. Zakres obowiązywania Niniejsza procedura obowiązuje w komórkach organizacyjnych ENGIE Services Sp. z o. o. objętych Zintegrowanym Systemem Zarządzania wskazanych w rozdzielniku ze strony pierwszej niniejszej procedury. 4. Terminologia i skróty Pełny katalog pojęć i skrótów funkcjonujących w Zintegrowanym Systemie Zarządzania określa załącznik nr 1 do Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Specyficzne terminy i skróty przywołane w niniejszej procedurze są zdefiniowane następująco: Przegląd Zarządzania formalne działanie podejmowane w celu określenia przydatności, adekwatności oraz skuteczności Zintegrowanego Systemu Zarządzania. 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 5.1 Za bieżące stosowanie niniejszej procedury odpowiadają bezpośrednio pracownicy, którzy realizują czynności wynikające z jej zapisów, a pośrednio Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS, który prowadzi nadzór nad realizacją działań. 5.2 Odpowiedzialność za nadzór nad kluczowymi elementami procedury określa poniższa tabela: Lp. Zakres odpowiedzialności Odpowiedzialny Określenie terminu i zakresu przeglądu zarządzania, - Zatwierdzenie Raportu z Przeglądu Zarządzania, - Wyznaczenie z zatwierdzenie celów ZSZ. - Gromadzenie i opracowanie danych wejściowych do Przeglądu Zarządzania - Weryfikacja danych wejściowych do Przeglądu Zarządzania - Opracowanie Raportu z Przeglądu Zarządzania, - Nadzór nad wykonaniem zaleceń z Przeglądu Zarzadzania - Prezes Zarządu - Kierownicy KO, PM - Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS

3 Strona 3 z 5 6. Opis procesu 6.1 Postanowienia ogólne Przegląd Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością i Środowiskowego prowadzony jest nie rzadziej niż raz do roku w terminie określonym przez Prezesa Zarządu W przeglądzie zarządzania uczestniczą Prezes Zarządu, Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS, PM, Kierownicy Komórek Organizacyjnych oraz osoby zaproszone. 6.2 Planowanie przeglądu Prezes Zarządu poleca ustnie wykonanie przeglądu zarządzania za dany okres, informując o tym Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS, który zawiadamia em kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych o planowanym terminie przeglądu ZSZ, wskazując obowiązek opracowania wymaganych dokumentów na przegląd Program Przeglądu Zarządzania obejmuje omówienie danych wejściowe do przeglądu, to jest informacji dotyczących: - wyników auditów wewnętrznych i zewnętrznych oraz ocen zgodności z wymaganiami prawnymi i innymi wymaganiami, do których organizacja się zobowiązała, - działań podjętych w następstwie wcześniejszych Przeglądów Zarządzania, - ocena statusu i aktualności dokumentacji ZSZ, w tym polityki ZSZ, - wyników analiz dot. wyrobów niezgodnych, działań korygujących i zapobiegawczych oraz ich status, - zmieniających się okoliczności wewnętrzne i zewnętrzne, w tym zmiany wymagań prawnych i innych związanych z jej aspektami środowiskowymi, wymaganiami bhp oraz inne mogące wpływać na wymagania środowiskowe i bhp, - efektów działalności środowiskowej, w tym efektów sterowania operacyjnego w ramach poszczególnych, znaczących aspektów środowiskowych oraz ewentualnych awarii i zdarzeń awaryjnych, - statusu zarządzania ryzykiem zawodowym, w tym ocena przyjętych metod, działań związanych ze znaczącymi zagrożeniami BHP, wypadków przy pracy, chorób zawodowych i zdarzeń potencjalnie wypadkowych, - komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, w tym współpracy z Pracowniczym Zespołem ds. BHP oraz komunikacji z zewnętrznymi stronami zainteresowanymi tj.: informacji zwrotnej od Klientów, skarg stron zainteresowanych, - zgromadzonych, przygotowanych i przeanalizowanych zapisów w tym ocen z monitorowania oraz pomiarów procesów i wyrobów, - świadomości, kompetencji personelu i motywacji do działań na rzecz BHP, - stopnia osiągania celów, zadań i programów środowiskowych, jakościowych i BHP, - wniosków i zaleceń właścicieli procesów w sprawach dotyczących doskonalenia ZSZ Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiedzialni są za przygotowanie i terminowe dostarczenie danych pozyskanych z dokumentów źródłowych, a dotyczących zagadnień określonych w pkt

4 Strona 4 z Opracowane dane i materiały przekazywane są do Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS w terminie określonym przez Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS w zawiadomieniu Przekazywane dane muszą być zgodne z danymi zawartymi w dokumentach źródłowych oraz z danymi podlegającymi kontroli/sprawozdawczości przekazywanymi na zewnątrz spółki (jeśli dotyczy), W razie potrzeb weryfikacji rzetelności informacji i danych, dokumenty źródłowe powinny być dostępne do wglądu w komórce organizacyjnej przekazującej dane i materiały do Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS dokonuje wstępnej weryfikacji zebranych danych, pod kątem ich kompletności i przydatności w procesie realizowanego Przeglądu Zarządzania Materiały przygotowane na Przegląd ZSZ mają obejmować dokumenty, zapisy, analizy i wnioski z okresu od ostatniego przeprowadzonego Przeglądu Zarządzania. W razie potrzeby Prezes Zarządu lub Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS może polecić przygotowanie dodatkowych materiałów na potrzeby przeglądu. 6.3 Przeprowadzenie przeglądu Funkcję Przewodniczącego Zespołu pełni Prezes Zarządu lub wyznaczona przez niego osoba z kierownictwa firmy W trakcie przeglądu omawiane, analizowane są zagadnienia i dokumenty stanowiące dane wejściowe do Przeglądu wskazane w pkt niniejszej procedury Dane wyjściowe z Przeglądu ZSZ powinny obejmować informacje dotyczące: - doskonalenia skuteczności ZSZ, - doskonalenia wyrobu/usługi w powiązaniu z wymaganiami klienta, - zapewnienia niezbędnych zasobów, - wszelkie decyzje i działania związane z możliwymi zmianami Polityki ZSZ, celów i zadań jakościowych, środowiskowych i BHP oraz innych elementów ZSZ. - ustalenie Celów, Zadań i Programów ZSZ (F-03/26) na następny rok sprawozdawczy. W odniesieniu do BHP, cele te powinny być ujęte w formie celów ogólnych i szczegółowych. Cele, Zadania i Programy ZSZ podlegają zatwierdzeniu przez Prezesa Zarządu Wszelkie ustalenia z Przeglądu Zarządzania odnotowywane są przez Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS. Zapisy z przeglądu wraz z dokumentami źródłowymi są podstawą do sporządzenia przez Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS Raportu z Przeglądu Zarządzania (F-03/27) Raport z Przeglądu Zarządzania po zaakceptowaniu przez Prezesa Zarządu jest podstawą do podjęcia działań doskonalących w odniesieniu do Zintegrowanego Systemu Zarządzania Raport z Przeglądu Zarządzania przechowywany jest wraz z materiałami wejściowymi do przeglądu przez Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS Kopia Raportu z Przeglądu Zarządzania udostępniona jest: - Komisji ds. BHP, celem formalnego zakomunikowania wyników przeglądu zarządzania, - Pracownikom i Kierownikom Komórek Organizacyjnych odpowiedzialnych za

5 poszczególne procesy w wersji elektronicznej na e-engie. Strona 5 z Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS sprawuje nadzór nad realizacją zadań określonych w Raporcie z Przeglądu Zarządzania. 6.4 Następstwa przeglądu Na podstawie ustaleń z przeglądu zarządzania, w tym danych wyjściowych z przeglądu podejmowane są działania doskonalące Jeżeli, w wyniku powyższych działań, nastąpią zmiany w dokumentacji Zintegrowanego Systemu Zarządzania uruchamiana jest procedura P-03/01 Nadzór nad Dokumentami i Zapisami, Ewentualne działania korygujące i zapobiegawcze wynikające z przeglądu zarządzania są planowane i prowadzone zgodnie z procedurą P-03/05 Działania Korygujące i Zapobiegawcze Wykonanie ustaleń z Przeglądu Zarządzania weryfikowane są bieżąco przez Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS oraz w trakcie prowadzonych auditów wewnętrznych zgodnie z procedurą P-03/02 Audity Wewnętrzne. 7. Wykaz dokumentów związanych - Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania - Procedura Nadzór nad Dokumentami i Zapisami (P-03/01), - Procedura Audity (P-03/02), - Procedura Działania Korygujące i Zapobiegawcze (P-03/05). 8. Wykaz zapisów Zapisy powstające wg niniejszej procedury: - Tabela Celów ZSZ i EMAS (F-03/26), - Raport z Przeglądu Zarządzania (F-03/27). 9. Załączniki - Brak. 10. Historia zmian Wydanie Data wydania Wprowadzona zmiana Kto opracował I/ Nowy dokument II/ III/ Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZŚ wg EN ISO 14001/EMAS i jego integracji z obowiązującym systemem jakości. Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZBHP wg PN-N i jego integracji z obowiązującym systemem jakości, zmiana nazwy spółki na ENGIE Services Sp. z o.o.