Konferencja podsumowująca

Transkrypt

1 Konferencja podsumowująca Elżbieta Stefaniak Dyrektor Marketingu Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A r.

2 Tematyka prezentacji Stan realizacji zamówienia dla umowy 591 (1)/DSC/14) - usługi certyfikacji systemów zarządzania (ISO SPZK) w 12 urzędach administracji rządowej. - omówienie harmonogramu realizacji auditów - przedstawienie obszarów do doskonalenia - przedstawienie mocnych stron Stan realizacji zamówienia dla umowy 591 (2)/DSC/14) - usługi certyfikacji systemów zarządzania (ISO 9001) w 5 urzędach administracji rządowej. - omówienie harmonogramu realizacji auditów - przedstawienie obszarów do doskonalenia - przedstawienie mocny stron Podsumowanie 2

3 Stan realizacji zamówienia dla umowy dot. certyfikacji ISO 9001 i SPZK w ramach projektu pt. Doskonalenie standardów zarządzania w administracji rządowej

4 Usługa certyfikacji zintegrowanego systemu zarządzania na zgodność z normą ISO 9001 i SPZK realizowana była dla następujących jednostek administracji publicznej: 1. Izba Celna w Gdyni, 2. Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Kaliszu, 3. Urząd Kontroli Skarbowej w Zielonej Górze, 4. Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Pruszczu Gdańskim, 5. Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Łasku, 6. Inspekcja Weterynaryjna Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Złotoryi, 7. Inspekcja Weterynaryjna Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Kamieniu Pomorskim 8. Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej w Szczecinie, 9. Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Pruszkowie, 10. Urząd Kontroli Skarbowej w Zielonej Górze, 11. Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Gorzowie Wlkp., 12. Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Zwoleniu. 4

5 I ETAPY AUDITÓW objęte umową 591 (1)/DSC/14) I etapy auditów zostały zrealizowane we wszystkich jednostkach administracji publicznej. Raporty z I etapów w jednostkach zostały zaakceptowane przez przedstawicieli tych jednostek na miejscu, podczas ostatniego dnia auditu I etapu. 5

6 II ETAPY AUDITÓW Raporty w wersji elektronicznej zostały przesłane do auditowanych jednostek. Auditorzy w wyznaczonych terminach dostarczyli do PCBC S.A. raporty w wersji elektronicznej oraz papierowej. Raporty w wersji elektronicznej zostały przesłane do auditowanych jednostek. 9 raportów zostało zaakceptowanych przez jednostki. Zgłaszane do nich uwagi dotyczyły drobnych błędów pisarskich (literówek). Błędy zostały poprawione zgodnie ze zgłoszonymi uwagami. 6

7 Decyzje o przyznaniu certyfikatu po posiedzeniu Komitetu Technicznego przedstawiono w tabeli poniżej Lp. Nazwa organizacji r r r. 1 Izba Celna w Gdyni x 2 Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Kaliszu x 3 Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Pruszkowie x 4 Inspekcja Weterynaryjna Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Kamieniu Pomorskim 5 Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Łasku x 6 Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Zwoleniu x 7 Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Pruszczu Gdańskim x 8 Urząd Kontroli Skarbowej w Zielonej Górze x 9 Urząd Żeglugi Śródlądowej we Wrocławiu x 10 Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej w Szczecinie x 11 Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Gorzowie Wlkp. x 12 Inspekcja Weterynaryjna Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Złotoryi x x 7

8 Efekty przeprowadzonych auditów Podczas przeprowadzania auditów nie stwierdzono niezgodności. Podczas prowadzonej oceny stwierdzono 46 spostrzeżenia w zakresie doskonalenia zintegrowanego systemu zarządzania śr. ok. 4 spostrzeżenia na jedną organizację 8

9 Liczba spostrzeżeń w odniesieniu do punktów normy ISO 9001 i WD SPZK Pkt 4. System Zarządzania Jakością 8 spostrzeżeń Pkt 5. Odpowiedzialność kierownictwa 12 spostrzeżeń Pkt 6. Zarządzanie zasobami 11 spostrzeżeń Pkt 7. Realizacja wyrobu 13 spostrzeżeń Pkt 8. Pomiary, analiza i doskonalenie 2 spostrzeżenia 9

10 Obszary do doskonalenia wskazane w raportach Przegląd możliwości optymalizacji dokumentacji ZSZ (integracja dokumentów dotyczących jednego zagadnienia, elementu, czy też wymagania, prowadzone oddzielne rejestry dla tych samych zdarzeń). Przeprowadzenie analizy funkcjonującej dokumentacji przed podjęciem decyzji o potrzebie stworzenia nowych procedur. Działania w zakresie uporządkowania oraz utrzymywania w czystości infrastruktury towarzyszącej na stanowiskach pracy w pomieszczeniach biurowych, tj. okablowanie informatyczne, przewody elektryczne, przedłużacze, zasilacze, etc. Doskonalenie zapisów dotyczących oceny i skuteczności szkoleń. 10

11 Obszary do doskonalenia wskazane w raportach Datowanie dokumentów, w szczególności jeżeli podlega ona weryfikacji i zatwierdzeniu przez kolejne osoby. Przegląd możliwości ujednolicenia i doprecyzowania zasad nadzorowania, stosowanego wyposażenia do monitorowania i pomiarów. Misja i Polityka ZSZ oraz cele wymagają doprecyzowania. Doskonalenia wymagają zapisy z przeglądu systemu zarządzania o osiąganiu sparametryzowanych celów. Doskonalenie doboru mierników do oceny procesów oraz prowadzenia zapisów. Rozważyć przeprowadzenie oceny zadowolenia klienta w innej formie. 11

12 Mocne strony wskazywane w raportach (1/2) Wysokie Zaangażowanie funkcjonariuszy w audytowanych obszarach w realizacji przypisanych zadań, oraz deklarowanie chęci doskonalenia systemu. Konsekwentne realizowanie misji i wizji oraz programu antykorupcyjnego zdefiniowanych w organizacji. Wysoka dbałość o wizerunek wewnętrzny i zewnętrzny organizacji ocenianej. Otwartość i bardzo dobra komunikacja przy udostępnianiu materiałów auditowych oraz otwartość na możliwości doskonalenia funkcjonującego ZSZ. Zidentyfikowane ryzyka SPZK i Kontroli Zarządczej w ramach poszczególnych procesów. 12

13 Mocne strony wskazywane w raportach (2/2) Identyfikacja i identyfikowalność dokumentacji systemowej. Dobrze przeprowadzone i dokumentowane pierwsze audity wewnętrzne ZSZ oraz pierwsze przeglądy zarządzania. Informatyzacja wsparcie dla realizowanych zadań, analiz, statystyk, itp., m.in. szybki dostęp do informacji nt. bieżącej skuteczności procesów. Zapewnione zasoby i warunki środowiskowe do realizacji procesów. Podjęte i realizowane działania doskonalące. 13

14 Stan realizacji zamówienia dla umowy dot. certyfikacji ISO 9001, w ramach projektu pt. Doskonalenie standardów zarządzania w administracji rządowej

15 Usługa certyfikacji zintegrowanego systemu zarządzania na zgodność z normą ISO 9001 realizowana była dla następujących jednostek administracji publicznej: 1. Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Dąbrowie Tarnowskiej 2. Graniczny Inspektorat Weterynarii w Korczowej 3. Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Mińsku Mazowieckim 4. Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Brzesku 5. Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Śremie 15

16 I ETAPY AUDITÓW I etapy auditów zostały zrealizowane we wszystkich jednostkach administracji publicznej. Raporty z I etapów w jednostkach zostały zaakceptowane przez przedstawicieli tych jednostek na miejscu, podczas ostatniego dnia auditu I etapu. 16

17 II ETAPY AUDITÓW Raporty w wersji elektronicznej zostały przesłane do auditowanych jednostek. Auditorzy w wyznaczonych terminach dostarczyli do PCBC S.A. raporty w wersji elektronicznej oraz papierowej. Raporty w wersji elektronicznej zostały przesłane do auditowanych jednostek. Wszystkie raporty zostały zaakceptowane przez jednostki. Zgłaszane do nich uwagi dotyczyły drobnych błędów pisarskich (literówek). Błędy zostały poprawione zgodnie ze zgłoszonymi uwagami. 17

18 Decyzje o przyznaniu certyfikatu po posiedzeniu Komitetu Technicznego przedstawiono w tabeli poniżej Lp. Nazwa organizacji r r. 1 Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Dąbrowie Tarnowskiej x 2 Graniczny Inspektorat Weterynarii w Korczowej x 3 Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Mińsku Mazowieckim x 4 Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Brzesku x 5 Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Śremie x 18

19 Efekty przeprowadzonych auditów Podczas przeprowadzonych auditów nie stwierdzono niezgodności. Podczas prowadzonej oceny stwierdzono 9 spostrzeżeń w zakresie doskonalenia systemu zarządzania, śr. ok. 2 spostrzeżenia na jedną organizację 19

20 Liczba spostrzeżeń w odniesieniu do punktów normy ISO 9001 Pkt 4. System Zarządzania Jakością 4 spostrzeżenia Pkt 5. Odpowiedzialność kierownictwa 2 spostrzeżenia Pkt 6. Zarządzanie zasobami 0 spostrzeżeń Pkt 7. Realizacja wyrobu 2 spostrzeżenia Pkt 8. Pomiary, analiza i doskonalenie 1 spostrzeżenie 20

21 Obszary do doskonalenia wskazane w raportach Zapisy w dokumentacji systemu zarządzania. Zapisy w dokumentacji wewnętrznej organizacji. 21

22 Mocne strony wskazywane w raportach (1/2) Duże zaangażowanie pracowników w auditowanych obszarach w realizacji przypisanych zadań, oraz deklarowanie chęci doskonalenia systemu Aktywne zaangażowanie w proces wdrażania ZSZ. 22

23 Mocne strony wskazywane w raportach (2/2) Realizacja procesów Przywództwo Dostępność dokumentacji podczas prowadzonej oceny oraz otwartość pracowników na udzielanie odpowiedzi na stawiane pytania 23

24 Podsumowanie Wszystkie oceny stopnia wdrożenia i funkcjonowania systemu zarządzania jakością / wymagań SPZK w jednostkach administracji publicznej objętych umowami zostały zrealizowane. Podczas auditów nie stwierdzono niezgodności. Przeprowadzone audity dowiodły, że system zarządzania jakością / wymagań SPZK jest skutecznie wdrożony, a jego poszczególne składniki spełniają wymagania dokumentów odniesienia. Spostrzeżenia zawarte w raportach należy traktować jako potencjały do doskonalenia. 24

25 Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A. Świadczone usługi dla obszaru jednostek administracji publicznej Certyfikacji Systemów Zarządzania Badania Wyrobów Szkolenia Certyfikacji Wyrobów Certyfikacji Osób 25

26 Certyfikacja systemów zarządzania dla obszaru jednostek administracji publicznej EMAS OHSAS ISO/IEC FSSC ISO 9001 ZKP ISO PN-N P C B C S.A. ISO/IEC ISO HACCP EN ISO SPZK WSK SA8000 Ecolabel EN ISO oraz inne 26

27 Certyfikacja osób dla obszaru jednostek administracji publicznej w zakresie m.in.: Asystenta Systemów Zarządzania Auditora wewnętrznego Pełnomocnika Systemu Zarządzania Menedżera / Menedżera Juniora Systemów Zarządzania Auditora / Auditora Wiodącego Systemów Zarządzania Certyfikacji Osób 27

28 Szkolenia dla obszaru jednostek administracji publicznej dotyczące m.in. następującej tematyki: System oceny zgodności System zarządzania w tym m.in: - jakością, - BHP, - środowiskowego, - EMAS, - bezpieczeństwem informacji, - zarządzania energią. Model doskonałości EFQM Przepisów prawa związanych z funkcjonującymi systemami zarządzania Doskonalenia systemów zarządzania Szkolenia 28

29 Pytania 29

30 Dziękuję za uwagę Elżbieta Stefaniak Dyrektor Marketingu Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A r.