Szkolenie Stowarzyszenia Polskie Forum ISO Zmiany w normie ISO i ich konsekwencje dla organizacji Warszawa,

Transkrypt

1 Wykorzystanie elementów systemu EMAS w SZŚ według ISO 14001:2015 dr hab. inż. Alina Matuszak-Flejszman, prof. nadzw. UEP Agenda Elementy SZŚ według EMAS (Rozporządzenie UE 1221/2009) i odpowiadające im elementy ISO 14001:2015 Identyfikacja aspektów środowiskowych według Zał. I do EMAS jako podstawa analizy ryzyk środowiskowych według nowej normy Główne wskaźniki środowiskowe według EMAS jako podstawowy wsad do monitorowania i oceny zgodności w SZŚ według nowej normy Dialog zewnętrzny i deklaracja Środowiskowa EMAS jako optymalny sposób realizacji komunikacji zewnętrznej według nowej normy 1

2 Elementy SZŚ według EMAS i odpowiadające im elementy ISO 14001:2015 Elementy SZŚ według EMAS i odpowiadające im elementy ISO 14001:2015 Elementy EMAS Elementy ISO 14001;:2015 Wymagania ogólne Polityka środowiskowa Aspekty środowiskowe + Zał. I Wymagania prawne i inne Cele, zadania, programy + B.3 Kontekst organizacji Zrozumienie potrzeb i oczekiwań zainteresowanych stron Wyznaczenie zakresu SZŚ Przywództwo i zaangażowanie Polityka środowiskowa Aspekty środowiskowe Zobowiązania do zgodności Działania ukierunkowane na ryzyka i możliwości Planowanie działań Cele środowiskowe i planowanie ich osiągnięcia Cele środowiskowe Planowanie działań do osiągnięcia celów środowiskowych 2

3 Elementy SZŚ według EMAS i odpowiadające im elementy ISO 14001:2015 Elementy EMAS Elementy ISO 14001;:2015 Zasoby, role, odpowiedzialności i uprawnienia Kompetencje, szkolenia, świadomość + B.4 Komunikacja + B.5 Dokumentacja Nadzór nad dokumentacją Zasoby Organizacyjne role, odpowiedzialności i uprawnienia Kompetencje Świadomość Komunikacja (tytuł) Wymagania ogólne Wewnętrzna komunikacja Zewnętrzna komunikacja Udokumentowana informacja (tytuł) Wymagania ogólne Tworzenie i zachowywanie Nadzór nad udokumentowaną informacją Elementy SZŚ według EMAS i odpowiadające im elementy ISO 14001:2015 Elementy EMAS Elementy ISO 14001;:2015 Sterowanie operacyjne Sytuacje niebezpieczne i awarie Monitorowanie i pomiary + B.3 + Zał. IV Ocena zgodności Niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze Nadzór nad zapisami Audit wewnętrzny + Zał. III Przegląd zarządzania Planowanie i nadzorowanie działań Sytuacje niebezpieczne i awarie Ocena wyników (tytuł) Monitorowanie, pomiary, analiza i ocena (tytuł) Wymagania ogólne Ocena zgodności Niezgodności i działania korygujące Tworzenie i zachowywanie Nadzór nad udokumentowaną informacją Audit wewnętrzny Przegląd zarządzania Doskonalenie (tytuł) Ciągłe doskonalenie 3

4 Identyfikacja aspektów środowiskowych według Zał. I do EMAS jako podstawa analizy ryzyk środowiskowych według nowej normy Aspekty środowiskowe a analiza ryzyk środowiskowych Identyfikacja aspektów środowiskowych według EMAS (Zał. I) Aspekty środowiskowe bezpośrednie i pośrednie Zagadnienia do uwzględnienia takie jak: szkody w środowisku, wrażliwość środowiska, wielkość, liczba i odwracalność aspektu, istniejące wymagania w tym zakresie, zainteresowane strony Uwzględnienie w identyfikacji procedury zamówień publicznych W przypadku pośrednich aspektów środowiskowych analizować jak duże oddziaływanie organizacja może mieć na te aspekty oraz jakie środki podjąć w celu zmniejszenia wpływu Analiza ryzyk środowiskowych według ISO 14001:2015 Ryzyka mają być ukierunkowane na aspekty środowiskowe Znaczące aspekty środowiskowe mogą powodować ryzyka i możliwości związane z albo niekorzystnymi środowiskowymi wpływami (zagrożeniami) lub korzystnymi środowiskowymi wpływami (możliwościami). 4

5 Aspekty środowiskowe a analiza ryzyk środowiskowych Aspekty środowiskowe W ramach zdefiniowanego zakresu SZŚ organizacja powinna identyfikować aspekty środowiskowe i związane z nimi wpływy wynikające z ich działalności, produktów i usług, które są pod nadzorem organizacji i na które organizacja może wpływać, biorąc pod uwagę perspektywę cyklu życia, Podczas identyfikacji aspektów środowiskowych organizacja powinna brać pod uwagę: 1) zmiany, włączając zaplanowane i nowe ulepszenia i nowe lub modyfikowane działania, produkty i usługi, 2) zidentyfikowane anormalne sytuacje i stosunkowo dające się przewidzieć sytuacje niebezpieczne. Organizacja powinna określić te aspekty, które mają i mogą mieć znaczący wpływ na środowisko, tzw. znaczące aspekty środowiskowe przy użyciu kryteriów środowiskowych. 9 Aspekty środowiskowe a analiza ryzyk środowiskowych Znaczące aspekty środowiskowe c.d. Organizacja powinna komunikować swoje znaczące aspekty środowiskowe pośród poszczególne poziomy i funkcje w organizacji. Organizacja powinna utrzymywać udokumentowaną informację o: środowiskowych aspektach i związanych środowiskowych wpływach, kryteriach wyznaczania znaczących aspektów środowiskowych, znaczących środowiskowych aspektach. Znaczące aspekty środowiskowe powinny wynikać z ryzyk i możliwości związanych z albo niekorzystnymi środowiskowymi wpływami (zagrożeniami) lub korzystnymi środowiskowymi wpływami (możliwościami). 10 5

6 Główne wskaźniki środowiskowe według EMAS jako podstawowy wsad do monitorowania i oceny zgodności w SZŚ według nowej normy WYMAGANIA EMAS Sprawozdawczość dostarcza danych dotyczących rzeczywistego wkładu/wpływu. Jeżeli ujawnienie miałoby negatywny wpływ na poufność informacji, organizacja ta może indeksować te informacje w swojej sprawozdawczości, np.: poprzez ustanowienie roku bazowego (o indeksie 100), od którego podawałoby zmiany rzeczywistego wkładu/wpływu. Wskaźniki te: przedstawiają dokładną ocenę efektów działalności środowiskowej organizacji; są zrozumiałe i jednoznaczne; umożliwiają porównanie poszczególnych lat w celu dokonania oceny rozwoju efektów działalności środowiskowej organizacji; umożliwiają porównanie z, odpowiednio, sektorowymi, krajowymi lub regionalnymi punktami odniesienia; umożliwiają porównanie ze stosownymi wymaganiami prawnymi. PwC 12 6

7 Główne wskaźniki środowiskowe według EMAS jako podstawowy wsad do monitorowania i oceny zgodności w SZŚ według nowej normy Główne wskaźniki stosuje się do wszystkich rodzajów organizacji. Koncentrują się one na efektywności w następujących kluczowych obszarach środowiskowych: Efektywność energetyczna Efektywne wykorzystanie materiałów Woda Odpady Różnorodność biologiczna Emisje Można nie uwzględniać tych wskaźników w swojej sprawozdawczości. Wtedy organizacja przedstawia uzasadnienie takiej decyzji, nawiązując do swojego przeglądu środowiskowego. Główne wskaźniki środowiskowe według EMAS Każdy główny wskaźnik składa się z: Liczby A Liczby B Liczby R wskazującej całkowity roczny wkład/wpływ w danym obszarze wskazującej całkowity roczny wynik organizacji wskazującej stosunek A/B Każda organizacja podaje wszystkie 3 elementy dla każdego wskaźnika. RAPORTOWANIE 7

8 Monitorowanie i ocena zgodności w SZŚ według normy ISO 14001: Monitorowanie, pomiary, analiza i ocena Wymagania ogólne Organizacja powinna określić: co powinno być monitorowane i mierzone w odniesieniu do: działań, które mogą mieć znaczący środowiskowy wpływ, zobowiązań zgodności, nadzoru operacyjnego, postępu w kierunku organizacyjnych celów środowiskowych, włączając wskaźniki, metody monitorowania, pomiarów, analizy i oceny, jeżeli możliwe, zapewniające prawidłowe wyniki, kryteria, w stosunku do których organizacja będzie oceniać środowiskowe wyniki, wykorzystując odpowiednie wskaźniki, kiedy monitorowanie i pomiary powinno być dokonane, kiedy wyniki monitorowania i pomiarów powinny być analizowane i oceniane. Monitorowanie i ocena zgodności w SZŚ według normy ISO 14001: Wymagania ogólne c.d. Organizacja powinna zapewnić, że użyto odpowiedniego skalibrowanego i zweryfikowanego wyposażenia do monitorowania i pomiarów. Organizacja powinna oceniać swoje środowiskowe wyniki i zapewniać dane wejściowe na przegląd zarządzania w celu oceny skuteczności systemu zarządzania środowiskowego. Organizacja powinna zachowywać odpowiednią udokumentowaną informacje jako dowód wyników monitorowania, pomiarów, analizy i oceny. Organizacja powinna komunikować zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz informację odnoszącą się do jej wyników środowiskowych, jak określono w procesie komunikacji oraz wymagano przez zobowiązania zgodności. Organizacja powinna gromadzić odpowiednią udokumentowaną informację jako dowód monitorowania, pomiarów, analizy i oceny. 8

9 Monitorowanie i ocena zgodności w SZŚ według normy ISO 14001: Ocena zgodności Organizacja powinna planować i wdrażać procesy oceny dostosowania się do zgodności ze zobowiązaniami. Organizacja powinna: wyznaczyć częstotliwość oceny zgodności, oceniać zgodność i podejmować działania, jeśli to konieczne, utrzymywać wiedzę i rozumieć status dostosowania się do zgodności ze zobowiązaniami. Organizacja powinna zachowywać udokumentowaną informację jako dowód oceny wyników zgodności. Dialog zewnętrzny i deklaracja Środowiskowa EMAS jako optymalny sposób realizacji komunikacji zewnętrznej według nowej normy 9

10 EMAS - B.5. Komunikacja Organizacje muszą być w stanie wykazać prowadzenie otwartego dialogu ze społeczeństwem oraz innymi zainteresowanymi stronami, w tym społecznością lokalną i klientami, w odniesieniu do wpływu na środowisko ich działań, produktów i usług; dialog ten ma na celu identyfikację kwestii interesujących społeczeństwo i inne zainteresowane strony. PwC 19 EMAS - B.5. Komunikacja Otwartość, przejrzystość i okresowe przedstawianie informacji dotyczących środowiska są kluczowymi elementami różniącymi EMAS od innych systemów. Elementy te są również ważne dla organizacji przy budowaniu zaufania zainteresowanych stron. EMAS zapewnia elastyczność pozwalającą organizacjom na kierowanie odpowiednich informacji do konkretnych odbiorców przy jednoczesnym zapewnieniu dostępności wszystkich informacji dla tych, którzy ich wymagają. PwC 20 10

11 DEKLARACJA ŚRODOWISKOWA deklaracja środowiskowa oznacza wyczerpującą informację udzielaną społeczeństwu i innym zainteresowanym stronom, dotyczącą następujących elementów funkcjonowania organizacji: struktury i działalności; polityki środowiskowej i systemu zarządzania środowiskowego; aspektów środowiskowych i wpływu na środowisko; programu, celów i zadań środowiskowych; efektów działalności środowiskowej i zgodności z mającymi zastosowanie obowiązkami prawnymi dotyczącymi środowiska PwC 21 ZAWARTOŚĆ DEKLARACJI ŚRODOWISKOWEJ Zarówno w deklaracji środowiskowej, jak i w zaktualizowanej deklaracji środowiskowej, organizacje podają: główne wskaźniki, w zakresie w jakim dotyczą one bezpośrednich aspektów środowiskowych, oraz inne stosowne istniejące wskaźniki efektywności środowiskowej określone poniżej. PwC 22 11

12 CEL DEKLARACJI ŚRODOWISKOWEJ Poinformowanie społeczności oraz innych zainteresowanych podmiotów o efektach działalności środowiskowej osiąganych przez daną organizację. Szczególnie, daje to możliwość zbudowania pozytywnego wizerunku danej organizacji u klientów, dostawców, lokalnej społeczności, podwykonawców oraz pracowników. Jest również tym elementem, który odpowiada na wymogi stawiane przez inne podmioty określone w wyniku wdrożenia systemu zarządzania środowiskowego (komunikacja i stosunki zewnętrzne) uważane przez organizację jako niezwykle istotne. PwC 23 CEL DEKLARACJI ŚRODOWISKOWEJ Deklaracja środowiskowa może być również użyta do: motywowania pracowników, aby w sposób bardziej aktywny zaangażowali się w działania dotyczące ochrony środowiska, dokumentowania działań oraz efektów działalności środowiskowej, wzmocnienia zaangażowania w ciągły proces wdrażania zarządzania środowiskowego, monitorowania osiąganych sukcesów, oraz planowania działań. PwC 24 12

13 Dialog zewnętrzny i deklaracja środowiskowa EMAS jako optymalny sposób realizacji komunikacji zewnętrznej według nowej normy PUBLICZNA DOSTĘPNOŚĆ Organizacja jest w stanie wykazać, że każda osoba zainteresowana efektami działalności środowiskowej organizacji może uzyskać łatwy i swobodny dostęp do informacji Organizacja zapewnia dostępność takich informacji w języku urzędowym, językach urzędowych lub w jednym z języków urzędowych państwa członkowskiego, w którym organizacja jest zarejestrowana, a w stosownych przypadkach w języku urzędowym, językach urzędowych lub jednym z języków urzędowych wszystkich państw członkowskich, w których znajdują się obiekty objęte rejestracją zbiorową ISO/DIS WSPARCIE 7.4. Komunikacja Wymagania ogólne Organizacja powinna zaplanować i wdrożyć procesy wewnętrznej i zewnętrznej komunikacji związanej z SZŚ, włączając: co będzie komunikowane kiedy komunikować z kim komunikować jak komunikować Planując proces komunikacji organizacja powinna: wziąć pod uwagę zobowiązania do zgodności (compliance obligations) zapewnić, że zakomunikowana informacja środowiskowa jest zgodna z informacjami wygenerowanymi w ramach SZŚ i jest wiarygodna Organizacja powinna odpowiadać na komunikację związaną z SZŚ Organizacja powinna zachowywać udokumentowaną informację jako dowód 26 13

14 ISO/DIS WSPARCIE Wewnętrzna komunikacja W odniesieniu do SZŚ organizacja powinna: komunikować pomiędzy różne poziomy i funkcje organizacji, włączając zmiany w SZŚ, jeśli to właściwe zapewnić odpowiednie procesy komunikacji każdej osobie pracującej dla i na zlecenie organizacji w celu przyczynienia się do ciągłego doskonalenia Zewnętrzna komunikacja Organizacja powinna odpowiadać na zewnętrzną komunikację dotyczącą SZŚ, jak zaplanowano w jej procesie komunikacji i jak wymagano przez jej zobowiązania do zgodności (compliance obligations) 27 14