Procedura Audity wewnętrzne Starostwa Powiatowego w Lublinie

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Starosty Lubelskiego Nr 123/2014 z dnia 18 grudnia 2014 r. Zintegrowane działania na rzecz poprawy jakości zarządzania w Starostwie Procedura Audity wewnętrzne Starostwa Powiatowego w Lublinie Numer: PR-04 Strona: 1 z 7

2 Starostwo Powiatowe w Lublinie ul. Spokojna Lublin tel fax starostwo@powiat.lublin.pl WYDANIE 02 Numer: PR-04 Strona: 2 z 7

3 Spis treści 1. Cel procedury Przedmiot i zakres stosowania procedury Terminologia Odpowiedzialność i sposób postępowania Zapisy Załączniki Dokumenty związane Tabela zmian...7 Numer: PR-04 Strona: 3 z 7

4 Zintegrowane działania na rzecz poprawy jakości zarządzania w Starostwie 1. Cel procedury Utrzymanie standardów opisanych w dokumentacji SZJ oraz zapewnienie ciągłej przydatności, efektywności i skuteczności systemu. 2. Przedmiot i zakres stosowania procedury Procedura określa sposób postępowania dla auditów wewnętrznych jakości prowadzonych na zgodność z normą PEN-EN ISO 9001:2009. Nie obejmuje swoim zakresem, działań prowadzonych przez komórkę kontroli i auditu wewnętrznego. 3. Terminologia Audit - systematyczny, niezaleŝny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu UWAGA 1 Audity wewnętrzne, nazywane czasami auditami strony pierwszej, są przeprowadzane przez samą organizację lub w jej imieniu dla potrzeb przeglądu zarządzania oraz do innych celów wewnętrznych i mogą stanowić dla organizacji podstawę do zadeklarowania przez nią zgodności. W wielu przypadkach, w szczególności w mniejszych organizacjach, niezaleŝność moŝe być wykazana przez brak odpowiedzialności za działania będące przedmiotem auditu. UWAGA 2 Audity zewnętrzne obejmują audity nazywane ogólnie auditami strony drugiej lub strony trzeciej. Audity strony drugiej są przeprowadzane przez strony zainteresowane organizacją, takie jak klienci, lub przez inne osoby występujące w ich imieniu. Audity strony trzeciej są przeprowadzane przez niezaleŝne organizacje zewnętrzne, takie jak te, które prowadzą certyfikację/rejestrację na zgodność z ISO 9001 lub ISO UWAGA 3 JeŜeli co najmniej dwa systemy zarządzania są auditowane razem, to audit taki nazywa się auditem połączonym. UWAGA 4 JeŜeli co najmniej dwie organizacje auditujące współpracują w celu przeprowadzenia auditu jednego auditowanego, to audit taki nazywa się auditem wspólnym. Program auditów zestaw auditów, jednego lub większej ich liczby, zaplanowanych w określonych ramach czasowych i mających określony cel. UWAGA Program auditów obejmuje wszystkie działania niezbędne do zaplanowania, zorganizowania i przeprowadzenia auditów. Kryteria auditu zestaw polityk, procedur lub wymagań. UWAGA Kryteria auditu są stosowane jako odniesienie, z którym porównuje się dowody z auditu. Dowód z auditu zapisy, stwierdzenia faktu lub inne informacje, które są istotne ze względu na kryteria auditu i moŝliwe do zweryfikowania. UWAGA Dowód z auditu moŝe być jakościowy lub ilościowy. Ustalenia z auditu wyniki oceny zebranych dowodów z auditu w stosunku do kryteriów auditu. Numer: PR-04 Strona: 4 z 7

5 UWAGA Ustalenia z auditu mogą wskazywać albo na zgodność, albo na niezgodność z kryteriami auditu, lub na moŝliwości doskonalenia. Auditowany organizacja, która jest auditowana. Auditor osoba mająca wykazane cechy osobowości i kompetencje do przeprowadzania auditu. UWAGA Odpowiednie cechy osobowości auditora opisano w ISO Zespół audytujący jeden lub więcej auditorów przeprowadzających audit, wspomaganych przez ekspertów technicznych. UWAGA 1 Jeden z auditorów zespołu auditującego jest wyznaczony jako auditor wiodący. UWAGA 2 Do zespołu auditującego mogą być włączeni auditorzy szkolący się. Plan auditu opis działań i ustaleń organizacyjnych związanych z auditem. Zakres auditu obszar i granice auditu. UWAGA Zakres auditu zwykle obejmuje opis fizycznych lokalizacji, jednostek organizacyjnych, działalności i procesów, jak równieŝ ramy czasowe. Kompetencje (audit) wykazane cechy osobowości oraz wykazana zdolność stosowania wiedzy i umiejętności. 4. Odpowiedzialność i sposób postępowania Działanie Stanowisko Opis postępowania Opracować program auditów wewnętrznych Zatwierdzić program auditów wewnętrznych Pełnomocnik ds. SZJ Starosta 1. Przygotować program określając dla kaŝdego auditu jego zakres, kryteria i planowany termin przeprowadzenia (miesiąc). 2. Biorąc pod uwagę status oraz waŝność procesów i obszarów, jakie mają być auditowane. Planować audity w oparciu o: 1) wyniki przeprowadzonych auditów wewnętrznych i zewnętrznych, 2) ilości zidentyfikowanych w danym obszarze niezgodności czy potencjalnych niezgodności, wyniki przeprowadzonych przeglądów SZJ, 3) analizę podejmowanych działań korygujących i zapobiegawczych, 4) zmiany w Systemie Zarządzania Jakością. 3. Czas realizacji: do końca grudnia kaŝdego roku. 1. Program auditów powinien być zatwierdzony najpóźniej do połowy stycznia. Numer: PR-04 Strona: 5 z 7

6 Przeprowadzić audit wewnętrzny i udokumentować niezgodności Podsumować wyniki auditu i przekazać zapisy związane z auditem Zatwierdzić raport z auditu wewnętrznego oraz uruchomić działania poauditowe Auditor wewnętrzny jakości Auditor wewnętrzny jakości Pełnomocnik ds. SZJ 1. Przedstawić właściwym pracownikom: zespół auditujący, cel, zakres, kryteria auditu i zasady prowadzenia auditu. 2. Poddać ocenie stopień zgodności realizowanych procesów lub ich elementów z wymaganiami Systemu Zarządzania Jakością poprzez: 1) badanie dokumentacji, zapisów, 2) prowadzenie rozmów z pracownikami, 3) obserwację działań i warunków pracy itp. 3. JeŜeli niezgodność/potencjalną niezgodność moŝna wyeliminować w trakcie auditu, dopuszcza się takie działanie pod warunkiem dokonania odpowiedniego zapisu w raporcie z auditu (oznaczenie n). 4. Poinformować właściwego Naczelnika Wydziału o kaŝdej niezgodności/ potencjalnej niezgodności odnotowanej w czasie auditu. 5. Po zakończeniu auditu zalecane jest uporządkowanie zapisów dotyczących czynności auditowych i przedstawienie ich do wglądu pracownikom, których dotyczył audit. 6. W przypadku stwierdzenia niezgodności/ potencjalnej niezgodności, niezbędne jest wskazanie trzech elementów: 1) WYMAGANIA, 2) BŁĘDU, 3) DOWODU. 7. O ile istnieje taka moŝliwość, zaleca się na bieŝąco uzupełniać raport z auditu oraz dokumentować ewentualne niezgodności, potencjalne niezgodności (np.: na liście pytań kontrolnych). 1. Przedstawić wszystkie udokumentowane niezgodności/ potencjalne niezgodności. 2. Uzupełnić raport z auditu. Sporządza się jeden raport dla całego auditowanego obszaru nawet wówczas, gdy obejmował kilka wydziałów czy kilka procesów. 3. Przekazać raport z auditu wewnętrznego oraz załączniki Pełnomocnikowi ds. SZJ. 4. Czas realizacji: do dwóch tygodni od momentu zakończenia auditu. 1. Podpisać raport z auditu wewnętrznego. 2. Raport udostępnić lub przekazać kopie właściwym kierującym k.o. 3. Uruchomić działania poauditowe. 5. Zapisy Nazwa dokumentu Umiejscowienie Forma przechowywania Postępowanie z dokumentem po okresie przechowywania Program auditów na rok Pełnomocnik ds. SZJ Papierowa Archiwizacja Plan auditu Pełnomocnik ds. SZJ Papierowa Archiwizacja Lista pytań kontrolnych Pełnomocnik ds. SZJ Papierowa Archiwizacja Raport z auditu wewnętrznego Pełnomocnik ds. SZJ Papierowa Archiwizacja Numer: PR-04 Strona: 6 z 7

7 6. Załączniki Nazwa załącznika Umiejscowienie Forma przechowywania Postępowanie z dokumentem po okresie przechowywania Program auditów na rok Pełnomocnik ds. SZJ Papierowa Archiwizacja Plan auditu Pełnomocnik ds. SZJ Papierowa Archiwizacja Lista pytań kontrolnych Pełnomocnik ds. SZJ Papierowa Archiwizacja Raport z auditu wewnętrznego Pełnomocnik ds. SZJ Papierowa Archiwizacja 7. Dokumenty związane Zarządzenie Nr 212/2012 z 28 czerwca 2012 r. w sprawie zatwierdzenia Księgi Jakości Starostwa Powiatowego w Lublinie oraz innych dokumentów związanych z wdroŝeniem Systemu Zarządzania Jakością w Starostwie Powiatowym w Lublinie. 8. Tabela zmian Numer wydania, którego dotyczy zmiana Numer zmiany Data zmiany Numer rozdziału Istota zmiany (krótki opis) PR-04 wydanie Zmieniono Program auditów wewnętrznych zatwierdza Pełnomocnik ds. SZJ na Program auditów wewnętrznych zatwierdza Starosta. - Określono czas przekazania raportu z auditu wewnętrznego Pełnomocnikowi ds. SZJ: czas realizacji do dwóch tygodni od momentu zakończenia auditu. Numer: PR-04 Strona: 7 z 7