AUDIT WEWNĘTRZNY. Rozdzielnik: PJ-J Wydanie 4 rev. 0 Strona 1 z Nr egzemplarza BSJ PB PL PS PM PF PP B C D E F G

Transkrypt

1 PJ-J Wydanie 4 rev. 0 Strona 1 z Egzemplarz nadzorowany w wersji elektronicznej, wydruk nie podlega aktualizacji Rozdzielnik: Nr egzemplarza A B C D E F G Właściciel BSJ PB PL PS PM PF PP

2 PJ-J Wydanie 4 rev. 0 Strona 2 z Spis treści: 1. Cel procedury. 2. Zakres zastosowania. 3. Definicje. 4. Odpowiedzialność i uprawnienia. 5. Sposób postępowania. 6. Dokumenty związane 7. Zmiany. 8. Wykaz załączników 9. Załączniki.

3 PJ-J Wydanie 4 rev. 0 Strona 3 z Cel procedury. Procedura ma na celu zapewnienie, że cały System Jakości i System Bezpieczeństwa Żywności będzie regularnie sprawdzany za pomocą auditów wewnętrznych. Ustala tryb planowania, przeprowadzania i dokumentowania auditów prowadzonych w obszarach działalności Browaru Namysłów objętych Systemem Jakości. 2. Zakres zastosowania. Procedura obejmuje wszystkie komórki organizacyjne (obszary) objęte systemem zarządzania jakością i bezpieczeństwa żywności. 3.Definicje. Audit systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia spełnienia kryteriów auditu. Auditor wewnętrzny wykwalifikowana osoba do wykonywania auditów wewnętrznych Kryteria auditu zestaw polityk, procedur, instrukcji i/lub wymagań Program auditów seria jednego lub kilku auditów zaplanowanych do przeprowadzenia w określonym czasie i nastawionych na określony cel. Weryfikacja potwierdzenie przez zbadanie i przedstawienie obiektywnego dowodu, że wyspecyfikowane działania korygujące zostały spełnione Lista pytań sprawdzających lista pytań przygotowana przez auditora na podstawie wymagań prawnych, norm i wewnętrznych dokumentów mające na celu pomóc w zweryfikowaniu skuteczności i efektywności SZJ 4. Odpowiedzialność i uprawnienia. Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością Odpowiedzialny jest za: Nadzór nad realizacją procedury. Wytypowanie auditorów do przeprowadzenia auditów. Wykorzystywanie wniosków z auditów do oceny realizacji polityki jakości w ramach dokonywanego przez Najwyższe Kierownictwo przeglądu systemu jakości. Zatwierdzanie wniosków o wykonanie auditów doraźnych Zarządzanie auditów doraźnych. Kwalifikowanie auditorów wewnętrznych Szkolenie auditorów wewnętrznych

4 PJ-J Wydanie 4 rev. 0 Strona 4 z Specjalista ds. Zarządzania Jakością Odpowiedzialny jest za: Opracowywanie programu auditów wewnętrznych. Nadzór nad realizacją działań korygujących i zapobiegawczych. Prowadzenie listy auditorów wewnętrznych Browaru Namysłów. Gromadzenie i dystrybucję dokumentacji auditów wewnętrznych ( roczne programy auditów, plany auditów, raporty z auditów, raporty niezgodności ). Nadzór nad realizacją procedury. Dokonanie weryfikacji skuteczności (efektywności) wdrożenia działań korygujących i zapobiegawczych. Kierownik obszaru auditowanego Odpowiedzialny jest za: Pomoc w realizacji auditu. Zapewnienie właściwej obsługi auditorom i udostępnienie odpowiednich dokumentów i zapisów. Ustalenie w trakcie auditu terminu wykonywania działań korygujących. Przeprowadzenie i wdrożenie działań korygujących wynikających ze stwierdzonych niezgodności w czasie auditu. Przekazanie Pełnomocnikowi ds. Zarządzania Jakością wypełnionego raportu niezgodności ( po wykonaniu działań korygujących i/ lub zapobiegawczych). Ma prawo do: Wnioskowania do auditora wiodącego o zmianę terminu i/lub planu auditu w uzasadnionych przypadkach. Ustalenia w porozumieniu z Pełnomocnikiem ds. Zarządzania Jakością zmiany terminu usunięcia niezgodności. Składania do Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością skargi na auditora/ów Auditor wiodący Odpowiedzialny jest za: Ustalenie miejsca i czasu auditu. Opracowanie planu auditu. Podział zadań pomiędzy auditorów Sporządzenie listy pytań auditowych. Przeprowadzenie auditu zgodnie z wymaganiami niniejszej procedury. Sporządzenie raportu z auditu. Przekazanie do Specjalisty ds. Zarządzania Jakością raportu z auditu, wraz z listą pytań auditowych i kartą oceny auditu oraz raportów niezgodności. Ma prawo do: Zwracania się do Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością w przypadku wątpliwości związanych z przeprowadzeniem auditu. Wnioskowania do Pełnomocnika o dokonanie zmian w zespole auditorów.

5 PJ-J Wydanie 4 rev. 0 Strona 5 z Auditorzy Odpowiedzialni są za: Planowe oraz sprawne i skuteczne wykonywanie powierzonych im zadań. Dokumentowanie spostrzeżeń. Sporządzenie listy pytań auditowych. Przeprowadzenie auditu zgodnie z wymaganiami niniejszej procedury. Sporządzenie raportu z auditu. Współpracę z auditorem wiodącym i wspieranie go. Ocenę skuteczności auditowanych elementów systemu jakości. Pracownicy Browaru Namysłów Mają prawo do: Zgłoszenia wniosku do Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością o przeprowadzenie auditu doraźnego we wskazanym obszarze systemu jakości. 5. Sposób postępowania. L.p. Etap Sposób postępowania 1. Przygotowanie rocznego programu auditów - Program auditów opracowywany jest na podstawie danych wyjściowych z przeglądu SZJ, analizy przeprowadzonych auditów i zmian do systemu - Program auditów zawiera założenia i zakres poszczególnych auditów dla wszystkich obszarów i procesów objętych systemem jakości. - Zaleca się aby każdy obszar organizacji objęty systemem jakości była auditowany raz rocznie - Program na kolejny rok kalendarzowy jest przygotowany do końca grudnia roku poprzedzającego - Program auditów zawiera tygodniowe terminy przeprowadzenia auditów, wyznaczonych auditorów oraz zakres przedmiotowy poszczególnych auditów - Przy zmianach w programie auditów (np. zmiana zakresu, auditorów, terminu) wydawana jest kolejna wersja programu. 2. Zatwierdzenie - Zatwierdzenia programu auditów wewnętrznych dokonuje Prezes Zarządu Odpowiedzialny /lub bierze udział/ Specjalista ds. Zarządzania Jakością Prezes Zarządu

6 PJ-J Wydanie 4 rev. 0 Strona 6 z Wytypowanie auditorów do przeprowadzenia auditu 4. Ustalenie miejsca i czasu auditu. 5. Opracowanie planu auditu i listy pytań kontrolnych 6. Spotkanie otwierające Auditorami wewnętrznymi mogą zostać pracownicy którzy: - zostali przeszkoleni w zakresie prowadzenia auditów - posiadają wiedzę na temat audytowanego systemu - mają min. wykształcenie średnie - posiadają min. dwu letnie doświadczenie zawodowe - charakteryzują się odpowiednimi cechami - Wytypowanie pracowników na auditorów wewnętrznych, posiadających odpowiednie doświadczenie zawodowe, wiedzę i odpowiednie cechy charakterologiczne dokonuje Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością - Po przeszkoleniu tych pracowników w zakresie prowadzenia auditów, wpisuje się ich na listę nominowanych auditorów - Z listy nominowanych auditorów wewnętrznych wybiera się aditorów do przeprowadzenia auditu w danym obszarze - Auditor nie może badać własnej pracy ani pracy swojego wydziału - Z zespołu auditorów dla danego auditu wyznaczany jest auditor wiodący - Auditor wiodący w porozumieniu z auditowanym ustala ostatecznie termin i czas auditu - Ustalany jest szczegółowy cel, zakres i przebieg auditu. - Auditorzy analizują dokumenty firmy związane z planowanym auditem (Księgę Jakości, Procedury, Instrukcje, dokumentację techniczną, schemat organizacyjny, raporty z poprzednich auditów, obowiązujące akty prawne oraz normy i na tej podstawie opracowują plan auditu oraz ramową listę pytań kontrolnych - W spotkaniu otwierającym uczestniczą auditorzy i kierownicy auditowanych komórek organizacyjnych - Omówienie celu, zakresu i planu auditu Pełnomocnik i Spec. ds. Zarządzania Jakością Auditor wiodący Auditorzy Auditor wiodący Przeprowadzenie auditu Wywiad auditowy - Zespół auditorów przy pomocy pytań, obserwacji, analizy zgodności działań i zapisów z odpowiednimi dokumentami gromadzi materiały stanowiące podstawę do dokumentowania spostrzeżeń - Pracownicy auditowanego obszaru zobowiązani są do udzielania auditorom możliwie najpełniejszych i zgodnych z prawdą informacji oraz umożliwienia wglądu do całej dokumentacji związanej z działalnością auditowanego obszaru - Lista pytań może być powiększana w trakcie auditu jeżeli nasuwają się auditorowi dodatkowe pytania związane z auditowanym obszarem. - W trakcie auditu sporządzane są notatki przez auditorów, które posłużą do podsumowania auditu i sporządzenia raportu - Wykonywany audit jest prowadzony metodą opartą na pobieraniu próbek Auditorzy

7 PJ-J Wydanie 4 rev. 0 Strona 7 z Spotkanie zamykające 7. Opracowanie i przekazanie raportu z auditu 8. Działania poauditowe. - W spotkaniu zamykającym biorą udział auditorzy, kierownik komórki auditowanej oraz osoby auditowane - Auditorzy przedstawiają spostrzeżenia i wstępne wnioski z auditu, które zostaną ujęte w raporcie - Przedyskutowanie wyników auditu w celu uniknięcia różnic w interpretacji poszczególnych zapisów i osiągnięcie zgodności stanowisk - Jeżeli nie zostanie osiągnięta zgodność stanowisk, należy to jednoznacznie zaznaczyć w raporcie - Na podstawie notatek zespół auditowy sporządza raport z auditu (załącznik PJ-J-03.01) - Raport należy opracować i przekazać do BSJ w terminie 14 dni - Raport zawiera spostrzeżenia, obserwacje, wskazane obszary do doskonalenia oraz zdefiniowane nieprawidłowości w auditowanym obszarze - Niezgodności z auditu muszą być przedstawione wraz z odniesieniem do określonych wymagań Systemu jakości lub innych dokumentów związanych w oparciu o które był wykonywany audit - Raporty są archiwizowane przez BSJ - Kopie raportu otrzymuje kierownik auditowanego obszaru - Jeżeli stwierdzono niezgodności wystawiany jest również Raport Niezgodności PJ-J Oznaczenie i postępowanie z RN zgodnie z PJ-J Działania korygujące i zapobiegawcze - W przypadku stwierdzonych niezgodności, Kierownicy obszarów auditowanych zobowiązani są do wykonania skutecznych działań korygujących i udokumentowania ich w Raportach niezgodności. - Do działań poauditowych należą również działania zapobiegawcze i doskonalące, jeżeli zostały one zlecone w raporcie z auditu i wymienione w karcie doskonalenia stanowiącej załącznik raportu z auditu. Kierownik obszaru auditowanego Auditorzy Auditor wiodący Kierownik obszaru auditowanego 9. Weryfikacja działań - Pełnomocnik dokonuje sprawdzenia działań korygujących i zapobiegawczych - Jeżeli jest to konieczne z uwagi na wagę niezgodności BGT może wydać decyzję o przeprowadzeniu reauditu w celu potwierdzenia wdrożenia działań korygujących i zapobiegawczych oraz stwierdzenia ich efektywności - Ewentualny reaudit jest przeprowadzany w ciągu 4 tygodni od ustalonej daty zakończenia działań korygujących - Potwierdzeniem weryfikacji działań korygujących i zapobiegawczych jest zatwierdzenie RN Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością

8 PJ-J Wydanie 4 rev. 0 Strona 8 z Audity nieplanowane 11. Ocena przeprowadzonych auditów - W razie konieczności audity wewnętrzne mogą być wykonywane poza przyjętym harmonogramem rocznego planu auditów - Audity wewnętrzne nie objęte planem mogą być wykonywane w przypadku: nagłego pogorszenia jakości, wprowadzenia nowego produktu, nowej technologii lub zmian w procesie technologicznym, a także zmian organizacyjnych czy zmian wymagań prawnych - W uzasadnionych przypadkach audit pozaplanowy można przeprowadzić dla oceny skuteczności podjętych działań korygujących i lub zapobiegawczych - O terminie i zakresie auditu pozaplanowego oraz składzie zespołu auditowego powiadamiana jest osoba odpowiedzialna za auditowany obszar co najmniej 7 dni wcześniej - Decyzję o przeprowadzeniu auditu pozaplanowego podejmuje BGT - Nadzór nad realizacją programu auditów nadzoruje Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością - Auditorzy są oceniani przez Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością wg. kryteriów: - Terminowości przeprowadzenia auditu - Wielkości próbki auditowej - Rzetelności i skrupulatności - Precyzyjności w formułowaniu spostrzeżeń auditowych - Osiągnięcia celów auditów (zrealizowania zakresu auditu) - Informacji zwrotnych od auditowanych - na podstawie raportów z przeprowadzonych auditów - Na podstawie karty oceny auditu PJ-J Złożonych skarg na auditora Karta oceny auditu PJ-J po wypełnieniu przez aditowanych i auditorów przekazywana jest w raz z raportem z auditu do BSJ w celu dalszej oceny. Oceny końcowe z poszczególnych auditów są rejestrowane w kartotece auditora (zał. PJ-J-03.03), brane będą one pod uwagę przy obsadzie następnych auditów i ustalaniu potrzeb szkoleniowych auditorów wewnętrznych. Kartoteka auditora wewnętrznego PJ-J uzupełniana jest przez BSJ i po zakończeniu auditów w danym roku przesyłana do wglądu poszczególnym auditorom. Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością 6. DOKUMENTY ZWIĄZANE Księga Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Żywności PJ-J Działania korygujące i zapobiegawcze

9 PJ-J Wydanie 4 rev. 0 Strona 9 z ZMIANY I POPRAWKI KARTA ZMIAN I POPRAWEK Dotyczy dokumentu nr: PJ-J Tytuł: Audit wewnętrzny Nr zmiany Data Dotyczy strony/ Punktu Było Jest Zmianę wprowadził nazwisko 8. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW PJ-J Raport z auditu PJ-J Roczny program auditów PJ-J Kartoteka auditora PJ-J Karta oceny auditu 9. ZAŁĄCZNIKI

10 RAPORT Z AUDITU WEWNĘTRZNEGO PJ-J Wydanie 4 rev. 0 Strona Oddział/obszar:... Data auditu:... Auditorzy: Odpowiedzialny za obszar auditowany: L.p. ZAPISY SPOSTRZEŻEŃ OCENA 1. Pytanie? Obserwacja 2. Pytanie? Obserwacja 3. Pytanie? Obserwacja Sprawdzone dokumenty: Uwagi auditowanego: Podpisy: Odpowiedzialny za auditowany obszar: Auditorzy: Załącznik: Karta doskonalenia Klasyfikacja ocen: O obserwacja (uzyskana odpowiedź lub stwierdzony fakt jest do przyjęcia) D doskonalenie (stwierdzony fakt jest do przyjęcia, ale zaleca się dalsze doskonalenie)-dodatkowo wymienić w karcie doskonalenia N niezgodność (stwierdzony fakt jest nie do przyjęcia dodatkowo dla każdej niezgodności wystawiany jest Raport Niezgodności PJ-J-06.01)

11 KARTA DOSKONALENIA PJ-J Wydanie 4 rev. 0 Strona L.p. Wykazane doskonalenie Opis podjętych działań Podpis

12 ROCZNY PROGRAM AUDITÓW PJ-J Wydanie 4 rev. 0 Strona 1/ PROGRAM AUDITÓW Na rok... Założenia: Nr auditu Obszar Zakres auditu Planowany termin Auditorzy Dokument opracował Dokument weryfikował Dokument zatwierdził Data: Data: Data:

13 KARTOTEKA AUDITORA WEWNĘTRZNEGO PJ-J Wydanie 4 rev. 0 Strona Imię i nazwisko: Stanowisko: UCZESTNICTWO W SZKOLENIACH AUDITORÓW Lp. Data Szkolący/ nazwa szkolenia PRZEPROWADZONE AUDITY Lp. Data auditu Auditowany obszar Ocena auditu Uwagi (skargi)

14 KARTA OCENY PRZEBIEGU AUDITU WEWNĘTRZNEGO PJ-J Wydanie 4 rev. 0 Strona auditor wiodący auditowany auditor wiodący (samoocena) auditor (samoocena) Oddział/obszar auditu: Zakres auditu:..... Auditorzy: Elementy przeprowadzonego auditu oceniam następująco: Sprawność (przebieg) auditu Komunikatywność auditorów (zadawane pytania i formułowane wnioski były zrozumiałe) Kultura osobista aditorów (uprzejmi, taktowni) Elementy przeprowadzonego auditu oceniam następująco: Sprawność (przebieg) auditu Komunikatywność (zadawane pytania i formułowane wnioski były zrozumiałe) Kultura osobista (uprzejmy, taktowny) Rzetelność (fachowość, dociekliwość, spostrzegawczość) Elementy przeprowadzonego auditu oceniam następująco: Sprawność (przebieg) auditu Komunikatywność (zadawane pytania i formułowane wnioski były zrozumiałe) Kultura osobista (uprzejmy, taktowny) Rzetelność (fachowość, dociekliwość, spostrzegawczość) Data:... Przygotowanie merytoryczne auditorów Obiektywność auditorów (etyczni, niezależni) Przygotowanie merytoryczne do auditu (opracowanie listy pytań na podstawie dokumentacji) Obiektywność (etyczny, niezależny) Terminowość (audit w terminie, raport na czas) Raport z auditu (poprawność, czytelność, formułowanie spostrzeżeń, jasno i precyzyjnie opisane niezgodności) Przygotowanie merytoryczne do auditu (opracowanie listy pytań na podstawie dokumentacji) Obiektywność (etyczny, niezależny) Terminowość (audit w terminie, raport na czas) Raport z auditu (poprawność, czytelność, formułowanie spostrzeżeń, jasno i precyzyjnie opisane niezgodności) Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością Elementy przeprowadzonego auditu oceniam następująco: Sprawność (przebieg) auditu Komunikatywność (zadawane pytania i formułowane wnioski były zrozumiałe) Kultura osobista (uprzejmy, taktowny) Rzetelność (fachowość, dociekliwość, spostrzegawczość) Wielkość próbki auditowej Skargi na audytorów: tak(-10)/nie(0) słabo - 0 pkt., dobrze - 5 pkt., b.dobrze 10 pkt. Przygotowanie merytoryczne do auditu (opracowanie listy pytań na podstawie dokumentacji) Obiektywność (etyczny, niezależny) Terminowość (audit w terminie, raport na czas) Raport z auditu (poprawność, czytelność, formułowanie spostrzeżeń, jasno i precyzyjnie opisane niezgodności) Znajomość technik auditowych Ocena końcowa: