Opis procedury certyfikacyjnej Program certyfikacji systemów zarządzania

Transkrypt

1 to inaczej mówiąc skrócony opis procedury systemów realizowanej przez Jednostkę Certyfikującą Systemy Zarządzania TÜV NORD Polska Sp. z o.o. (dalej zwaną Jednostką Certyfikującą) w oparciu o wymagania normy ISO/IEC Program dotyczy systemów : - jakością (QM) wg ISO 9001, - środowiskowego (UM) wg ISO 14001, - bezpieczeństwem i higieną pracy (BHP) wg PN-N-18001, - bezpieczeństwem informacji (SZBI) wg ISO 27001, - rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 (EMAS) - energią (SZE) wg ISO 50001, - bezpieczeństwem i higieną pracy (BHP) wg BS OHSAS 18001:2007 (OHSAS 18001:2007), - jakością usług edukacyjnych (SZJUE) wg ISO 29990:2010, - systemów wg normy PN-EN 15038, - jakością wyrobów medycznych (QMMD) wg PN-EN ISO 13485:2012, - bezpieczeństwem żywności wg normy PN-EN ISO 22000:2006 W odniesieniu do w/w systemów Jednostka Certyfikująca TÜV NORD Polska Sp. z o.o. nie formułuje żadnych merytorycznych wymagań oprócz tych, które zawierają normy będące podstawą certyfikacji. Procedura certyfikacyjna Systemów Zarządzania (SZ) dzieli się na kilka, poniżej opisanych faz. Jest ona realizowana przez pracowników i auditorów TÜV NORD Polska. Do każdego procesu certyfikacji auditorzy wybierani są przez Kierownika Jednostki Certyfikującej Systemy Zarządzania odpowiednio do posiadanych kwalifikacji i kompetencji. Przygotowanie i planowanie auditu Przygotowanie do auditu służy zbadaniu celowości i możliwości przeprowadzenia certyfikacji u Klienta. Na podstawie wypełnionego i przesłanego przez Klienta Zapytania ofertowego Jednostka Certyfikująca ocenia, czy posiada wszystkie konieczne informacje i czy są one wystarczające dla sformułowania oferty dla Klienta (ewentualne niejasności wyjaśniane są z Klientem). Warunki certyfikacji zawiera przesłana do Klienta oferta. Rozpoczęcie procesu certyfikacji następuje po przesłaniu przez Klienta zlecenia akceptującego ofertę. Jednostka Certyfikująca zawiera z Klientem umowę na certyfikację systemu, która określa prawa i obowiązki stron. Zlecenie Klienta jest podstawą do rozpoczęcia fazy planowania i przeprowadzenia auditu. Jednostka Certyfikująca, z odpowiednim wyprzedzeniem, informuje klienta o terminie każdego auditu (uzgodnionym z klientem) oraz składzie zespołu auditorskiego. Każdorazowo wyznaczany jest lider zespołu auditowego. Klient ma prawo zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu wobec wyznaczenia każdego konkretnego auditora lub eksperta technicznego. Klient jest zobowiązany do umożliwienia auditorom wykonania wszystkich czynności niezbędnych dla przeprowadzenia auditów, w tym działań umożliwiających analizę dokumentacji i zapewnienia dostępu do wszystkich procesów i obszarów objętych certyfikacją. Każdy audit jest zaplanowany przez lidera zespołu auditowego, a plan zakomunikowany klientowi z wyprzedzeniem w stosunku do daty auditu. W przypadku certyfikacji ISO/IEC 27001:2013 należy dostarczyć następującą udokumentowaną informację: 1. Zakres SZBI 2. Polityka bezpieczeństwa informacji Rew. 12/02.15 Strona 1 z 5

2 3. Dokumentacja procesu szacowania ryzyka, w tym opis procesu oraz raporty z szacowania ryzyka 4. Dokumentacja procesu postępowania z ryzykiem, w tym plany postępowania z ryzykiem 5. Deklaracja Stosowania 6. Dowody na utrzymywanie kompetencji personelu (dostępność, przegląd) 7. Dokumentacja procesu nadzoru nad dokumentacją (wymaganie TNP) 8. Informacja dokumentująca prawidłowe działanie procesów SZBI 9. Monitorowanie skuteczności bezpieczeństwa informacji oraz SZBI (zapisy) 10. Program, dokumentacja procesu auditu wewnętrznego, zapisy z auditów 11. Udokumentowane wyniki przeglądu realizowanego przez kierownictwo 12. Dokumentacja niezgodnościami, incydentami, w tym: - dokumentowanie przyczyn wystąpienia - zapisy rezultatów działań doskonalących. Audit certyfikacyjny systemu Audit certyfikacyjny składa się z dwóch etapów, za wyjątkiem systemu wg ISO 29990, gdzie możliwe jest przeprowadzenie obu etapów w jednym czasie, jeden po drugim oraz systemu wg PN-EN 15038, certyfikowanego jednoetapowo. Etap pierwszy auditu certyfikacyjnego Celem pierwszego etapu auditu jest wstępna ocena dojrzałości systemu do certyfikacji oraz przygotowania organizacji klienta do drugiego, zasadniczego etapu auditu. Przyjmuje się, że Klient dostarcza zespołowi auditorskiemu dokumentację systemu na 2 tygodnie przed terminem 1-go etapu auditu. Ocenie podlegają między innymi: dokumentacja systemu, lokalizacja klienta i jej specyficzne warunki, status klienta w stosunku do kluczowych aspektów systemu, planowanie i realizacja auditów wewnętrznych i przeglądów. Wynikiem tej oceny jest ustalenie czy poziom wdrożenia systemu jest odpowiedni dla przeprowadzenia drugiego etapu auditu. Raport z 1-go etapu auditu zawiera decyzję o tym, czy możliwe jest przeprowadzenie etapu 2-go oraz identyfikuje obszary, które mogłyby być zakwalifikowane jako niezgodności podczas drugiego etapu auditu. Rozwiązanie tych kwestii przez Klienta może mieć wpływ na termin 2-go etapu auditu. W czasie 1-go etapu ustala się dokładnie treść zakresu certyfikacji. Przyjmuje się, że odstęp czasu pomiędzy dwoma etapami auditu nie powinien być większy niż trzy miesiące. Etap drugi auditu certyfikacyjnego Celem 2-go etapu auditu certyfikacyjnego jest sprawdzenie skuteczności wprowadzonego w organizacji systemu. Przyjmuje się w szczególności, że warunkami, które muszą być spełnione przed drugim etapem auditu są: - stosowanie w organizacji przedstawianego do certyfikacji systemu minimum od trzech miesięcy, - przeprowadzenie auditu wewnętrznego całego certyfikowanego systemu, - przeprowadzenie przeglądu. Audit rozpoczyna się spotkaniem otwierającym, którego celem jest zapoznanie organizacji z planowanym przebiegiem auditu. Zadaniem auditorów jest ocena wdrożenia systemu i spełniania wymagań normy Rew. 12/02.15 Strona 2 z 5

3 odniesienia. Dokonywane jest to poprzez wywiady z kadrą zarządzającą i pracownikami, przegląd dokumentów i zapisów oraz poprzez obserwację obszarów systemu i realizowanych procesów. Po zakończeniu auditu podczas spotkania zamykającego Klient jest informowany o wyniku oceny. Wynik dokumentowany jest w sprawozdaniu. Stwierdzone i udokumentowane niezgodności wymagają sformułowania przez Klienta planu działań korekcyjnych dla ich usunięcia. Plan wymaga akceptacji lidera zespołu auditowego. Skuteczność działań proponowanych przez Klienta jest weryfikowana podczas dodatkowego auditu lub na podstawie dostarczonych, w ciągu maksimum 90 dni, dokumentów potwierdzających usunięcie niezgodności lub też na kolejnym audicie nadzoru. Decyzja o wyborze sposobu weryfikacji działań korekcyjnych należy do lidera zespołu auditowego. Przyznanie certyfikatu i nadzorowanie systemu Przyznanie certyfikatu następuje przez Kierownika Jednostki Certyfikującej lub upoważnioną przez niego osobę, na wniosek lidera zespołu auditowego, po zakończeniu auditu z pozytywnym wynikiem. Jeżeli umowa o certyfikację i prawo użytkowania znaku Jednostki Certyfikującej jest podpisana i należność za usługę certyfikacyjną uregulowana, to certyfikaty oraz sprawozdanie z auditu są przekazywane Klientowi. Dla weryfikacji EMAS wydawane są zaświadczenia. Okres ważności certyfikatu wynosi trzy lata, pod warunkiem, że w każdym roku okresu ważności przeprowadzony zostanie u Klienta przynajmniej jeden audit nadzoru. Audity nadzoru Data corocznego auditu nadzoru nie może być późniejsza od daty referencyjnej tzn. od daty ostatniego dnia 2-go etapu auditu certyfikacyjnego plus 12 miesięcy (dla 1-go auditu nadzoru) i plus 24 miesiące (dla 2-go auditu nadzoru). Audit nadzoru nie może być wykonany wcześniej niż trzy miesiące przed datą referencyjną. Jeżeli audit nadzoru nie został wykonany do daty referencyjnej to po tym terminie certyfikat zostaje zawieszony. W ciągu kolejnych trzech miesięcy można wycofać zawieszenie certyfikatu przeprowadzając audit nadzoru, którego czas trwania może zostać powiększony. Decyzję o czasie trwania tego auditu podejmuje Kierownik Jednostki Certyfikującej. Jeżeli taki audit nie zostanie wykonany certyfikat zostaje cofnięty. Każdy audit nadzoru łącznie z korekcjami dotyczącymi stwierdzonych niezgodności oraz zwolnieniem procesu w Jednostce Certyfikującej musi być zakończony nie później niż trzy miesiące po dacie referencyjnej. W ramach każdego auditu nadzoru oceniane są zawsze kluczowe elementy SZ, auditorzy badają obszary: auditów wewnętrznych i przeglądów systemu, działań korygujących i zapobiegawczych, postępowania z reklamacjami, skuteczności systemu, wykorzystania certyfikatu i logo Jednostki Certyfikującej. Wymagane jest, aby w organizacji przed każdym auditem nadzoru przeprowadzony został kompletny audit wewnętrzny oraz przegląd. Stwierdzone podczas auditu niezgodności skutkują postępowaniem analogicznym jak w drugim etapie auditu certyfikacyjnego. Po zakończeniu auditu nadzoru Klient otrzymuje sprawozdanie. Audit recertyfikacyjny (ponownej certyfikacji) Przed upływem okresu ważności certyfikatu dla przedłużenia jego ważności na trzy kolejne lata należy w organizacji przeprowadzić audit recertyfikacyjny. Audit recertyfikacyjny łącznie z działaniami korekcyjnymi dotyczącymi stwierdzonych niezgodności oraz zwolnieniem procesu w Jednostce Certyfikującej musi być zakończony przed upływem daty ważności certyfikatu. Rew. 12/02.15 Strona 3 z 5

4 Zwykle audit recertyfikacyjny poprzedzony jest nową ofertą. Metodologia auditu recertyfikacyjnego jest zgodna z metodologią drugiego etapu auditu certyfikacyjnego. Audit poprzedzony jest oceną dokumentacji systemu. Audit recertyfikacyjny jest z reguły jednoetapowy. Kierownik Jednostki Certyfikującej może podjąć decyzję o konieczności przeprowadzenia auditu w dwóch etapach (np. przy znaczących zmianach w auditowanej organizacji lub jej systemie ). Zawieszenie certyfikatu W szczególnych przypadkach, takich jak: brak możliwości wykonania auditu nadzoru z winy Klienta, stwierdzone przypadki niewłaściwego używania certyfikatu lub znaku Jednostki Certyfikującej jednostka zawiesza certyfikat o czym powiadamia Klienta na piśmie. W takim przypadku Klient ma obowiązek niezwłocznie zaprzestać używania certyfikatu/znaku w jakichkolwiek celach do czasu ustania stanu zawieszenia. Czas trwania zawieszenia oraz warunki jego zakończenia określa Jednostka Certyfikująca. Stan zawieszenia kończy się przywróceniem prawa do używania certyfikatu po spełnieniu przez zleceniodawcę określonych warunków lub cofnięciem certyfikatu. Cofnięcie certyfikatu Nierozwiązanie, w ustalonym przez Jednostkę Certyfikującą czasie, przez Klienta kwestii, które spowodowały zawieszenie certyfikatu powoduje jego cofnięcie. O cofnięciu certyfikatu Jednostka Certyfikująca powiadamia Klienta na piśmie. Cofnięcie certyfikatu jest trwałym wygaśnięciem prawa do używania certyfikatu/ znaku. W sytuacji, gdy certyfikat zostanie cofnięty, Klient ma obowiązek niezwłocznie zwrócić certyfikat Jednostce Certyfikującej, wycofać i zniszczyć posiadane kopie oraz zaprzestać używania certyfikatu/znaku w jakichkolwiek celach. Postępowanie nie dotyczy weryfikacji EMAS. Audity specjalne Audit rozszerzający/ograniczający Na wniosek Klienta dotyczący rozszerzenia zakresu udzielonej certyfikacji Jednostka Certyfikująca przeprowadza tzw. audit rozszerzający. Zakres oceny dokumentacji i auditu jest odpowiedni do proponowanego rozszerzenia zakresu. Jednostka Certyfikująca może ograniczyć zakres certyfikacji w celu wykluczenia tych części, które nie spełniają wymagań. Decyzja o ograniczeniu może zapaść po audicie nadzoru lub dodatkowym audicie (ograniczającym). Audit rozszerzający/ograniczający może być powiązany z auditem nadzoru. Postępowanie po audicie przebiega odpowiednio, jak po audicie certyfikacyjnym. Audity z krótkim terminem powiadamiania W szczególnych, uzasadnionych przypadkach (np. w wyniku skarg klientów certyfikowanej organizacji na jej system, zawieszenia certyfikatu), może być konieczne przeprowadzenie dodatkowego auditu. Stwierdzenie jego konieczności zależy od oceny Jednostki Certyfikującej. Jednostka Certyfikująca każdorazowo jest zobowiązana do przesłania zleceniodawcy informacji o powodzie auditu, związanych z auditem kosztach i o jego terminie. Certyfikacja grupowa Certyfikacje grupowe stosowane są w organizacjach posiadających jednostki organizacyjne o zróżnicowanej lokalizacji, jednak o podobnych procesach wytwórczych lub w przypadku organizacji macierzystej z oddziałami o czystej funkcji ekspozytury. Dla certyfikacji grupowej następuje wybór placówek, w których muszą być przeprowadzane audity certyfikacyjne i audity nadzoru. Rew. 12/02.15 Strona 4 z 5

5 Certyfikacja grupowa jest możliwa, jeżeli spełnione są następujące warunki: organizacja posiada centralę, gdzie planuje się, nadzoruje i zarządza pewnymi działaniami oraz sieć jednostek lokalnych lub filii (oddziałów), w których te działania są w całości lub częściowo prowadzone, wszystkie oddziały są prawnie lub kontraktowo powiązane z centralą i objęte są wspólnym systemem ustanowionym i nadzorowanym przez centralę (w centrali przedstawiciel kierownictwa nadzorujący SZ w centrali i w oddziałach, przegląd kierownictwa w centrali obejmujący ocenę SZ w całej organizacji), wyroby/usługi dostarczane przez wszystkie oddziały są w zasadzie tego samego rodzaju, wytwarzane w zasadzie tymi samymi metodami, według tych samych procedur. W przypadku certyfikacji wg ISO certyfikacja grupowa jest możliwa pod warunkiem, że auditem objęte są wszystkie filie, w których odbywa się proces projektowania i rozwoju oraz produkcji. Odwołania i skargi Klientowi przysługuje w stosunku do decyzji Jednostki Certyfikującej prawo odwołania. Odwołania są rozpatrywane wg procedur Jednostki. O przebiegu i wyniku postępowania odwoławczego Klient jest informowany. Jednostka Certyfikująca jest zobowiązania do przyjmowania i rozpatrywania skarg na własną działalność oraz na działalność certyfikowanych przez nią klientów. Skargi są rozpatrywane wg procedur jednostki. O przebiegu i wyniku rozpatrzenia skargi Jednostka Certyfikująca informuje (jeśli to możliwe) składającego skargę. Rew. 12/02.15 Strona 5 z 5