WEWNĘTRZNY AUDIT JAKOŚCI

Transkrypt

1 Strona 1 z 8 SPIS TREŚCI: 1. Cel procedury Zakres stosowania Terminologia Opis postępowania Powoływanie auditorów Planowanie auditów Przygotowanie auditów Wykonanie auditów l Spotkanie otwierające Audit Raport z auditu Spotkanie zamykające Działania poauditowe Lokalizacja zapisów Odpowiedzialność Naczelnik Urzędu Pełnomocnik ds. SZJ Auditor wiodący Auditor towarzyszący Kierownicy komórek organizacyjnych Pracownicy urzędu skarbowego Pracownicy auditowanej komórki organizacyjnej Wskazówki i uwagi Dokumenty związane Wykaz formularzy (załączniki) Cel procedury Celem niniejszej procedury jest zapewnienie planowego, systematycznego i niezależnego badania zgodności i efektywności Systemu Zarządzania Jakością w zakresie spełnienia wymagań zawartych w normie PN-EN ISO 9001:2001, a także zapewnienie, iż wyniki auditów są poddawane analizie i podejmowane są działania poauditowe doskonalące funkcjonowanie SZJ oraz zapewniające poziom jakości spełniający oczekiwania Klienta.

2 Strona 2 z 8 2. Zakres stosowania Niniejsza procedura ma zastosowanie we wszystkich komórkach organizacyjnych. 3. Terminologia Ilekroć w procedurze jest mowa o: 1) auditorze wewnętrznym rozumie się przez to pracownika powołanego przez Naczelnika Urzędu w celu przeprowadzania wewnętrznego auditu jakości ; 2) Auditorze wiodącym rozumie się przez to pracownika Urzędu Skarbowego we Wschowie przeprowadzającego wewnętrzny audit jakości zgodnie z wymogami odpowiednich norm i niniejszej procedury; 3) Auditorze towarzyszącym rozumie się przez to pracownika Urzędu Skarbowego we Wschowie współpracującego z auditorem wiodącym; 4) kierownikach komórek organizacyjnych rozumie się przez to Głównego Księgowego, kierowników działów i referatów, kierujących wieloosobowymi stanowiskami pracy oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy w Urzędzie Skarbowym we Wschowie; 5) komórkach organizacyjnych rozumie się przez to działy, referaty oraz wieloosobowe i samodzielne stanowiska pracy Urzędu Skarbowego we Wschowie; 6) Naczelniku Urzędu rozumie się przez to Naczelnika Urzędu Skarbowego we Wschowie; 7) Zastępcy Naczelnika rozumie się przez to Zastępcę Naczelnika Urzędu Skarbowego we Wschowie; 8) Pełnomocniku ds. SZJ rozumie się przez to Pełnomocnika do spraw Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Skarbowym we Wschowie; 9) pełnym audicie systemu jakości rozumie się przez to audit przeprowadzony w celu oceny skuteczności funkcjonowania całego systemu jakości w odniesieniu do wszystkich obszarów, wymagań opisanych stosowną normą przedmiotową (np. PN- EN ISO 9001:2001); 10) planowym wewnętrznym audicie jakości rozumie się przez to audit przeprowadzany przez auditorów wybranych przez Pełnomocnika ds. SZJ na podstawie opracowanego Planu wewnętrznych auditów jakości ; 11) pracownikach rozumie się przez to pracowników Urzędu Skarbowego we Wschowie; 12) Urzędzie rozumie się przez to Urząd Skarbowy we Wschowie; 13) wewnętrznym audicie jakości rozumie się przez to systematyczny, niezależny i udokumentowany proces, mający określić, czy działania dotyczące jakości i ich wyniki odpowiadają przyjętym wcześniej ustaleniom (określonym w opracowanych wewnętrznych, instrukcjach, regulaminach, zarządzeniach itp.) oraz czy te ustalenia są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów;

3 Strona 3 z 8 14) pozaplanowym wewnętrznym audicie jakości rozumie się przez to audit przeprowadzany poza planem, w związku z: a) niezadowoleniem klienta (skarga, donos), b) sprawdzeniem realizacji działań korygujących i zapobiegawczych, c) istotnymi zmianami uregulowań prawnych, d) istotnymi zmianami organizacyjnymi, e) planowanymi kontrolami jednostek nadrzędnych. 4. Opis postępowania 4.1 Powoływanie auditorów Działania mające na celu powołanie auditorów wewnętrznych obejmują: 1) sporządzenie listy kandydatów na auditorów wewnętrznych przez Pełnomocnika ds. SZJ; 2) przedłożenie Naczelnikowi Urzędu przez Pełnomocnika ds. SZJ listy kandydatów na auditorów wewnętrznych; 3) przeszkolenie wybranych kandydatów ze sposobu prowadzenia auditu; 4) powołanie przez Naczelnika Urzędu zaproponowanych osób na audytorów wewnętrznych; 5) wpisanie auditorów wewnętrznych na Listę auditorów wewnętrznych w Urzędzie Skarbowym we Wschowie formularz Nr F-P/003/001, stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszej procedury; w/w listę Pełnomocnik ds. SZJ umieszcza i przechowuje w swoim archiwum. 4.2 Planowanie auditów Działania mające na celu planowanie wewnętrznych auditów jakości obejmują: 1) uwzględnienie w Planie wewnętrznych auditów jakości nadrzędnej zasady objęcia auditem wszystkich zidentyfikowanych procesów systemu zarządzania jakością zgodnie z PN-EN ISO 9001:2001; 2) sporządzenie przez Pełnomocnika ds. SZJ w terminie do 15 grudnia roku poprzedzającego Planu wewnętrznych auditów jakości na dany rok kalendarzowy, zgodnie z formularzem Nr F-P/003/002, stanowiącym załącznik Nr 2 do niniejszej procedury oraz przedłożenie go Naczelnikowi Urzędu do zatwierdzenia; 3) zatwierdzenie Planu wewnętrznych auditów jakości przez Naczelnika Urzędu bądź naniesienie przez niego uwag i przekazanie ich Pełnomocnikowi ds. SZJ w celu naniesienia stosownych korekt; 4) przechowywanie zatwierdzonego Planu wewnętrznych auditów jakości na dany rok w archiwum Pełnomocnika ds. SZJ. Poza planowanymi auditami w danym roku kalendarzowym, w ramach doskonalenia systemu zarządzania jakością, mogą być przeprowadzane audity pozaplanowe, które są

4 Strona 4 z 8 rejestrowanie w Planie wewnętrznych auditów jakości na dany rok wg numeracji narastającej. 4.3 Przygotowanie auditów W celu realizacji zatwierdzonego przez Naczelnika Urzędu Planu wewnętrznych auditów jakości Pełnomocnik ds. SZJ podejmuje następujące działania : 1) dobiera, na co najmniej 2 tygodnie przed planowanym terminem rozpoczęcia auditu, zespół auditorów z Listy auditorów wewnętrznych Urzędu Skarbowego we Wschowie ; wyboru auditorów dokonuje się zgodnie z zasadami niezależności auditora od komórki auditowanej, kompetencji i praktyki zawodowej; 2) powołuje auditorów w terminie j.w. zgodnie z formularzem zawiadomienie o audicie i powołanie zespołu auditującego Nr F-P/003/003, stanowiącym załącznik Nr 3 do niniejszej procedury, (w przypadku auditu pozaplanowego możliwe jest doręczenie w/w zawiadomienia na 4 dni przed rozpoczęciem auditu); 3) zapoznaje zespół auditorów z zakresem auditu i z dokumentami niezbędnymi do przeprowadzenia auditu ( instrukcje wewnętrzne, raporty z poprzednich auditów, z przyjętych działań korygujących i zapobiegawczych ). Kolejnym etapem przygotowania auditu jest: 1) przygotowanie przez auditorów pod nadzorem Auditora wiodącego listy pytań do wewnętrznego auditu jakości zgodnie z formularzem F-P/003/004, stanowiącym załącznik Nr 4 do niniejszej procedury; 2) na co najmniej 2 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia auditu przekazanie przez Auditora wiodącego w/w listy pytań kierownikowi komórki organizacyjnej auditowanej (możliwe jest przekazanie listy pytań przez Auditora wiodącego na spotkaniu otwierającym w przypadku auditu pozaplanowego). 4.4 Wykonanie auditów 4.4.l Spotkanie otwierające Spotkanie otwierające audit jest przeprowadzane przez Auditora wiodącego wraz z Auditorem towarzyszącym w dniu rozpoczęcia wewnętrznego auditu jakości. Na tym spotkaniu następuje: 1) poinformowanie kierownika komórki organizacyjnej auditowanej o celu, przedmiocie, zakresie i planowanym terminie trwania oraz zakończenia auditu; 2) udzielenie stosownych wyjaśnień przez Auditora wiodącego co do przebiegu auditu; 3) udzielenie odpowiedzi na pytania z w/w listy pytań przez kierownika komórki organizacyjnej auditowanej oraz przedłożenie wymaganych dokumentów Audit

5 Strona 5 z 8 Celem auditu jest zebranie przez auditorów dowodów potwierdzających prawdziwość udzielonych odpowiedzi przez kierownika komórki organizacyjnej auditowanej w postaci okazanych dokumentów i zapisów, a także poczynionych obserwacji Raport z auditu Dokumentowanie wyników przeprowadzonego auditu odbywa się w postaci raportu z wewnętrznego auditu jakości, zawierającego: 1) stronę tytułową formularz Nr F-P/003/005, stanowiący załącznik Nr 5 do niniejszej procedury; 2) listę pytań do wewnętrznego auditu jakości formularz Nr F-P/003/004 stanowiący załącznik Nr 4 do niniejszej procedury; 3) spostrzeżenia, uwagi ogólne formularz Nr F-P/003/006, stanowiący załącznik Nr 6 do niniejszej procedury; 4) protokół niezgodności z obowiązującą procedurą jeżeli wystąpiły (do każdej niezgodności sporządzany jest osobny protokół) formularz F-P/003/007, stanowiący załącznik Nr 7 do niniejszej procedury (powinny zostać w nim ujęte stwierdzone niezgodności z dowodami ich wystąpienia i przywołaniem uregulowania, względem, którego wystąpiła niezgodność). W raporcie nie są wpisywane zalecenia dotyczące usunięcia niezgodności. Tworzenie Nr Raportu: Nr Raportu: AP (lub PP)/XX/RR gdzie: AP audit planowy PP audit pozaplanowy XX nr kolejny auditu zgodnie z planem auditów RR dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego Spotkanie zamykające Spotkanie zamykające audit jest przeprowadzane przez Auditora wiodącego wraz z Auditorem towarzyszącym w dniu zakończenia wewnętrznego auditu jakości. Następuje wówczas: 1) poinformowanie przez Auditora wiodącego kierownika komórki organizacyjnej auditowanej o wyniku auditu; 2) przekazanie kierownikowi komórki organizacyjnej kopii raportu z wewnętrznego auditu jakości ; 3) pokwitowanie odbioru raportu przez odbierających; 4) podpisanie protokołu niezgodności (jeżeli taki występuje) przez Kierownika komórki organizacyjnej auditowanej. 4.5 Działania poauditowe

6 Strona 6 z 8 Do działań poauditowych zaliczamy: 1) poinformowanie Pełnomocnika ds. SZJ przez Auditora wiodącego o wynikach auditu; 2) podjęcie w trybie natychmiastowym działań korygujących, zgodnie z procedurą P-SZJ/005 działania korygujące i zapobiegawcze, przez kierownika komórki organizacyjnej auditowanej, w której stwierdzono niezgodność; 3) wyciągnięcie stosownych wniosków przez kierownika komórki organizacyjnej auditowanej w stosunku do spostrzeżeń auditowych, skutkujących usprawnieniem procesów i doskonaleniem Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie. 4.6 Lokalizacja zapisów Dokumenty dotyczące auditu znajdują się u: 1) oryginał Lista auditorów wewnętrznych w Urzędzie Skarbowym we Wschowie u Pełnomocnika ds. SZJ; 2) oryginał Plan wewnętrznych auditów jakości u Pełnomocnika ds. SZJ; 3) oryginał Zawiadomienie o audicie i powołanie zespołu auditującego u Pełnomocnika ds. SZJ; 4) kopia Zawiadomienie o audicie i powołanie zespołu auditującego u Auditora wiodącego; 5) oryginał Lista pytań do wewnętrznego auditu jakości u Pełnomocnika ds. SZJ; 6) kopia Lista pytań do wewnętrznego auditu jakości u kierownika komórki auditowanej; 7) oryginał Raport z wewnętrznego auditu jakości wraz z załącznikami u Pełnomocnika ds. SZJ; 8) kopia Raport z wewnętrznego auditu jakości wraz z załącznikami u kierownika komórki organizacyjnej auditowanej. 5. Odpowiedzialność Odpowiedzialnymi za prawidłowy przebieg wewnętrznego auditu jakości są: 5.1 Naczelnik Urzędu Skarbowego we Wschowie, który: 1) powołuje Pełnomocnika ds. SZJ; 2) powołuje przeszkolone osoby na auditorów wewnętrznych; 3) zatwierdza plan auditów wewnętrznych na dany rok; 4) zatwierdza pozaplanowe audity jakości. 5.2 Pełnomocnik ds. SZJ, który : 1) sporządza listę kandydatów na auditorów wewnętrznych; 2) prowadzi, aktualizuje i zatwierdza Listy auditorów wewnętrznych ; 3) prowadzi bieżące szkolenia auditorów;

7 Strona 7 z 8 4) opracowuje, do końca roku Plan wewnętrznych auditów jakości na rok następny; 5) dobiera auditorów do przeprowadzenia auditów w danym obszarze z uwzględnieniem ich niezależności od obszaru auditowanego, odpowiednich kwalifikacji i praktyki zawodowej; 6) zarządza auditami planowymi i pozaplanowymi, przygotowuje, planuje, nadzoruje ich realizację; 7) informuje w trakcie narad związanych z przeglądem sytemu zarządzania jakością Najwyższe Kierownictwo Urzędu o wynikach auditów; 8) odpowiada za terminowe przeprowadzenie auditów; 9) archiwizuje zapisy jakości z przeprowadzonych auditów; 10) odpowiada za dystrybucję Raportów z wewnętrznych auditów jakości zainteresowanym; 11) kontroluje terminowość wdrażania poauditowych działań korygujących; 12) przechowuje i udostępnia wzory formularzy dotyczących wewnętrznego auditu jakości. 5.3 Auditor wiodący, który: 1) przeprowadza audit wewnętrzny zgodnie z wymaganiami odpowiednich norm i niniejszej procedury; 2) szczegółowo planuje audit i przydziela obowiązki Auditorom towarzyszącym; 3) przy pomocy Auditorów towarzyszących sporządza Listę pytań do wewnętrznego auditu jakości ; 4) reprezentuje zespoły auditorów wobec kierownika komórki organizacyjnej auditowanej; 5) koordynuje i nadzoruje pracę zespołu auditorów ; 6) opracowuje Raport z wewnętrznego auditu jakości ; 7) weryfikuje skuteczność przeprowadzonych poauditowych działań korygujących bądź zapobiegawczych w auditowanej komórce organizacyjnej. 5.4 Auditor towarzyszący, który: 1) współpracuje z Auditorem wiodącym; 2) realizuje zadania przydzielone mu przez Auditora wiodącego; 3) bierze aktywny udział w audicie, zgodnie z posiadaną wiedzą teoretyczną, praktyczną i przydzielonymi zadaniami 5.5 Kierownicy komórek organizacyjnych, którzy: 1) umożliwiają sprawne przeprowadzenie auditu; 2) w czasie trwania auditu współpracują z prowadzącym audit; 3) wdrażają i sprawdzają skuteczność poauditowych działań korygujących bądź zapobiegawczych w zarządzanej komórce organizacyjnej.

8 Strona 8 z Pracownicy urzędu skarbowego, którzy odpowiadają za przestrzeganie założeń niniejszej procedury, wewnętrznych instrukcji, regulaminów, zarządzeń itp. 5.7 Pracownicy auditowanej komórki organizacyjnej, którzy w czasie trwania auditu współpracują z prowadzącym audit. 6. Dokumenty związane Dokumenty systemu zarządzania jakością w Urzędzie 7. Wskazówki i uwagi Wypełnione formularze oryginały przechowywane są w archiwum Pełnomocnika ds. SZJ w okresie 2 lat od daty ich sporządzenia, nie krócej jednak niż rok od zakończenia działań korygujących lub zapobiegawczych będących ich następstwem. 8. Załączniki (wykaz formularzy) Formularze Systemu Zarządzania Jakością: 1) F-P/003/001/(01) Lista auditorów wewnętrznych w Urzędzie Skarbowym we Wschowie; 2) F-P/003/002/(01) Plan wewnętrznych auditów jakości; 3) F-P/003/003/(01) Zawiadomienie o audicie i powołanie zespołu auditującego; 4) F-P/003/004/(1) Lista pytań do wewnętrznego auditu jakości; 5) F-P/003/005/(1) Raport z wewnętrznego auditu jakości; 6) F-P/003/006/(1) Spostrzeżenia, uwagi ogólne; 7) F-P/003/007/(1) Protokół niezgodności ;