Wpływ SZŚ na zasadnicze elementy ogólnego systemu zarządzania przedsiębiorstwem. Błędy przy wdrażaniu SZŚ

Transkrypt

1 Błędy przy wdrażaniu SZŚ błąd 1 certyfikat jest najważniejszy błąd 2 kierownictwo umywa ręce błąd 3 nie utożsamianie się kierowników jednostek organizacyjnych z wytycznymi opracowanymi przez zespół projektujący system błąd 4 konsultanci przejmują władzę błąd 5 rozrost papierologii błąd 6 malowany król, czyli pełnomocnik ds. SZŚ błąd 7 uniwersalne lekarstwo (umieszczanie na produktach logo ISO) Wpływ SZŚ na zasadnicze elementy ogólnego systemu zarządzania przedsiębiorstwem Ponieważ SZŚ powinien stanowić integralny element ogólnego systemu zarządzania organizacją, dlatego wpływa on na zasadnicze jej elementy, takie jak: misja strategia struktura organizacyjna pracownicy styl zarządzania kierujących organizacją 1

2 PN-EN ISO 14001:2005 Systemy zarządzania środowiskowego Wymagania i wytyczne stosowania Rodzina norm ISO serii składa się z 3 norm podstawowych: PN-EN ISO 14001:2005 Systemy Zarządzania Środowiskowego. Wymagania i wytyczne stosowania PN-EN ISO 14004:2010 Systemy Zarządzania Środowiskowego. Ogólne wytyczne dotyczące zasad, systemów i technik wspomagających PN-EN ISO 19011:2012 Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania 2

3 Model systemu zarządzania środowiskowego według normy ISO Ciągła poprawa Przegląd zarządzania Polityka środowiskowa SPRAWDZANIE Monitorowanie i pomiary Ocena zgodności Niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze Nadzór nad zapisami Audit wewnętrzny PLANOWANIE Aspekty środowiskowe Wymagania prawne i inne Cele, zadania i program(-y) WDRAŻANIE I FUNKCJONOWANIE Zasoby, role, odpowiedzialność i uprawnienia Kompetencje, szkolenie i świadomość Komunikacja Dokumentacja Nadzór nad dokumentami Sterowanie operacyjne Gotowość i reagowanie na awarie Uwaga: Do egzaminu wymagana znajomość normy ISO Kontrola a audit (audyt) 3

4 Definicje kontroli proces, przez który kierownicy zapewniają, by rzeczywiste działania były zgodne z działaniami planowanymi; proces, dzięki któremu możliwe jest zapewnienie zgodności rzeczywistych działań przedsiębiorstwa z uprzednio zaplanowanymi; Funkcje kontroli: Inspirująca powinna przyczyniać się do pobudzania działań podejmowanych w organizacji, które mają zwiększyć sprawność, skuteczność i efektywność; Pobudzająca- motywuje pracowników do lepszej realizacji powierzonych im zadań (nagrody, kary); Instruktażowa - przejawia się w pomaganiu i doradzaniu osobie kontrolowanej przez osobę kontrolującą, jak skorygować odchylenia; Informacyjna - polega na informowaniu przełożonych o stopniu realizacji celów, osiąganych przez podwładnych wynikach oraz nieprawidłowościach w wykonywanych zadaniach; Zapobiegawcza - ma zabezpieczyć instytucję przed pomniejszaniem sprawności, skuteczności i efektywności. 4

5 Etapy procesu kontrolowania 1 Ustalanie norm 2 Mierzenie wyników 3 Porównanie wyników z normami 4 Ocena wyników działania (reakcja) Utrzymanie status Quo Korekta odchyleń Zmiana norm Rodzaje kontroli Kryterium wyróżnienia Rodzaje kontroli funkcjonalna Cechy organizacyjne instytucjonalna Podmiot kontroli dokonywana: przez każdego wykonawcę (samokontrola) przez kierownika przez zawodowych kontrolerów wewnętrzna Usytuowanie organu kontroli zewnętrzna Forma kontroli operacji wstępna (zasilania, sterująca) bieżąca (równoległa, selekcyjna) końcowa Zakres działań kontrolnych pełna (kompleksowa) wycinkowa Tryb podejmowania kontroli planowa doraźna Zasoby organizacji dotycząca: zasobów ludzkich zasobów rzeczowych zasobów finansowych zasobów informacyjnych Przedmiot kontroli dotyczący: produkcji finansów działań marketingowych prac badawczo-rozwojowych aspektów prawnych formalna Stopień formalizacji kontroli nieformalna 5

6 AUDIT systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny, w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu Auditowanie systemu wg normy PN-EN ISO 19011:2012 Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania Tematyka normy ISO Rdz. 1, 2, 3 wyjaśnienia ogólne, terminy, definicje Rdz. 4 zasady auditowania Rdz. 5 - wytyczne dotyczące zarządzania programami auditów Rdz. 6 wytyczne dotyczące prowadzenia auditów Rdz. 7 wytyczne dotyczące kompetencji auditora 6

7 CELE AUDITU określenie zgodności auditowanego systemu zarządzania z kryteriami auditu; ocena zdolności systemu zarządzania do zapewnienia zgodności z wymaganiami wynikającymi z ustaw, przepisów i umów; ocena skuteczności systemu zarządzania w osiąganiu wyspecyfikowanych celów; identyfikacja obszarów potencjalnego doskonalenia systemu zarządzania ETAPY AUDITU 1.Program auditu 2.Przygotowanie i plan auditu 3.Spotkanie otwierające 4.Zbieranie obiektywnych dowodów (audit) 5.Spotkanie zamykające 6.Działania podejmowane w wyniku auditu AUDITOR 7

8 CECHY DOBREGO AUDITORA Etyczny Otwarty Dyplomatyczny Spostrzegawczy Elastyczny Wytrwały Zdecydowany Niezależny KWALIFIKACJE AUDITORA WEWNĘTRZNEGO OKREŚLA SAMA ORGANIZACJA Znajomość zasad, procedur i technik audiowania Znajomość systemów zarządzania, wymagań norm Znajomość organizacji własnej firmy Znajomość dokumentacji systemu zarządzania we własnej firmie Znajomość prawa i przepisów mających zastosowanie we własnej organizacji Szkolenie auditorskie Inne kryteria (cechy osobiste, zaangażowanie, itp.) KWALIFIKACJE AUDITORA ZEWNĘTRZNEGO Wykształcenie średnie Doświadczenie w pracy 5 lat stażu pracy Doświadczenie w pracy w obszarze auditowanego systemu (minimum 2 lata) Szkolenie auditorskie Doświadczenie w auditowaniu 4 pełne audity trwające łącznie nie mniej niż 20 dni pod nadzorem kompetentnego auditora wiodącego 8

9 Auditorzy wewnętrzni i zewnętrzni powinni mieć kompetencje w zakresie: Wymagań systemowych według ISO Podstaw i terminologii według ISO Ogólnego rozumienia wytycznych dotyczących doskonalenia według ISO Znajomości wytycznych dotyczących auditowania według PN-EN ISO 19011:2012 Role i działania osób biorących udział w audicie Auditor: Zidentyfikowanie niezgodności Akceptacja zaproponowanych przez auditowanego działań korygujących i/lub korekcyjnych Weryfikacja podjętych działań poauditowych Auditowany: Podanie przyczyny niezgodności Zaproponowanie działań korygujących i/lub korekcyjnych Usunięcie niezgodności Źródła informacji Rozmowy z zatrudnionymi Obserwacje działań oraz warunków otoczenia Dokumenty (Księga, procedury, plany, polityka, cele, umowy, zamówienia, specyfikacje) Zapisy (raporty, zapisy wyników monitorowania procesu, wyniki pomiarów, sprawozdania ze spotkań) 9

10 Zadania Pełnomocnika SZŚ Zadania Pełnomocnika SZŚ Planowanie wszelkich przedsięwzięć dotyczących opracowania, wdrożenia, utrzymywania, doskonalenia i przestrzegania wymagań SZŚ. Zapewnienie, że procesy potrzebne w SZŚ są ustanowione, wdrożone i utrzymywane. Opracowanie struktury SZŚ odpowiedniej dla potrzeb organizacji, kompletnej i spójnej z całokształtem jej działalności. Współudział w opracowywaniu zintegrowanej polityki. Udział w ustalaniu i zestawieniu celów. Nadzór nad realizacją zintegrowanej polityki i osiąganiem celów. Opracowanie i aktualizacja dokumentacji systemowej. cd. Zadania Pełnomocnika SZŚ Analiza aktualnego stanu firmy w odniesieniu do wymagań normy ISO. Ocena efektywności i skuteczności funkcjonowania SZŚ. Systematyczna analiza zapisów dotyczących jakości, środowiska oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Zarządzanie, monitorowanie, ocena i koordynowanie SZŚ. Przedstawianie najwyższemu kierownictwu sprawozdań z funkcjonowania SZŚ i wszelkich potrzeb związanych z doskonaleniem. Nadzór nad planowaniem i realizacją ustaleń najwyższego kierownictwa wynikających z przeglądu zarzadzania. Planowanie i realizacja szkoleń dotyczących SZŚ. 10

11 cd. Zadania Pełnomocnika SZŚ Planowanie, realizacja oraz nadzór nad procesem auditów wewnętrznych. Inicjowanie, zalecanie i stosowanie narzędzi, technik i metod doskonalenia systemu. Podejmowanie i nadzorowanie działań korekcyjnych, korygujących, zapobiegawczych i doskonalących. Zapewnienie upowszechnienia w całej organizacji świadomości dotyczącej znaczenia wymagań klienta. Koordynacja działań związanych z auditem certyfikującym i auditami nadzorczymi. Inspirowanie kierownictwa i pracowników do doskonalenia SZŚ. Współpraca ze stronami dotyczącymi SZŚ. 11