SYSTEM EKSPLOATACJI SIECI PRZESYŁOWEJ

Transkrypt

1 OPERATOR GAZOCIĄGÓW PRZESYŁOWYCH SYSTEM EKSPLOATACJI SIECI PRZESYŁOWEJ PROCEDURA P.01/8.2.2 Audit wewnętrzny Wydanie III Niniejsza procedura jest własnością GAZ SYSTEM S.A. Kopiowanie całości lub fragmentu niniejszego dokumentu bez zgody Członka Zarządu ds. technicznych GAZ SYSTEM S.A. jest zabronione.

2 Rozdzielnik procedury Członek Zarządu ds. technicznych GAZ SYSTEM S.A. Specjalista ds. systemu eksploatacji sieci przesyłowej GAZ SYSTEM S.A. egzemplarz archiwalny Dyrektor Oddziału w Gdańsku Dyrektor Oddziału w Poznaniu Dyrektor Oddziału w Rembelszczyźnie Dyrektor Oddziału w Świerklanach Dyrektor Oddziału w Tarnowie Dyrektor Oddziału we Wrocławiu Wydanie III lipiec 2007 Strona 2 / Stron 18

3 Tabela zmian Lp. Zmiana Treść dotyczy strona / punkt przed zmianą po zmianie Data wprowadzenia zmiany Uwagi Korekcja działanie mające na celu usunięcie niezgodności Załącznik Załącznik 01 Plan auditów wewnętrznych Program auditów wewnętrznych Program auditu wewnętrznego Plan auditu wewnętrznego Usunięto cały punkt nowy Każdą stwierdzoną niezgodność auditor wiodący opisuje w Karcie niezgodności, której wzór stanowi załącznik Z.P.01/ do niniejszej procedury. Ewentualne uwagi mogą być zapisane na formularzu Spostrzeżenia. Wzór formularza spostrzeżeń stanowi załącznik nr Z.P.01/ do niniejszej procedury Roczny raport powinien być sporządzony i przekazany Dyrektorowi Oddziału/Członkowi Zarządu ds. technicznych GAZ- SYSTEM S.A. w terminie do 31 stycznia roku następnego Wydanie III lipiec 2007 Strona 3 / Stron 18

4 Spis treści Lp. Tytuł rozdziału strona 1 Cel procedury 8 2 Przedmiot i zakres procedury 8 3 Definicje 8 4 Odpowiedzialność i uprawnienia 9 5 Opis postępowania 9 6 Sprawy porządkowe 13 7 Dokumenty związane i powołane 13 8 Załączniki 13 Wydanie III lipiec 2007 Strona 4 / Stron 18

5 1. Cel procedury Celem procedury jest ustalenie i udokumentowanie jednolitego trybu postępowania podczas prowadzenia auditów wewnętrznych w zakresie funkcjonowania Systemu eksploatacji sieci przesyłowej. 2. Przedmiot i zakres procedury Przedmiotem procedury jest sposób postępowania podczas planowania i przeprowadzania działań w ramach auditów wewnętrznych dotyczących funkcjonowania Systemu eksploatacji sieci przesyłowej, obiegu procedur i instrukcji wchodzących w skład dokumentacji oraz podział uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności osób zaangażowanych w proces auditowania wewnętrznego. Procedura dotyczy przestrzegania wszystkich procedur systemowych i eksploatacyjnych oraz instrukcji wchodzących w skład Systemu eksploatacji sieci przesyłowej. Szczegóły zawarte są w treści niniejszej procedury. 3. Definicje W niniejszej procedurze stosuje się następujące określenia i zwroty: Audit systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu Audit wewnętrzny audit przeprowadzany w celach wewnętrznych przez samą organizację lub w jej imieniu i może stanowić dla organizacji podstawę do zadeklarowania przez nią zgodności Audit wewnętrzny audit wynikający z rocznego planu auditów wewnętrznych planowany Audit wewnętrzny specjalny audit pozaplanowy, wynikający z potrzeby zbadania przyczyn niezgodności, problemów związanych z realizacją poszczególnych czynności eksploatacyjnych lub innych nieprzewidzianych okoliczności mających wpływ na funkcjonowanie Systemu eksploatacji sieci przesyłowej,. Niezgodność niespełnienie wymagania Korekcja Działania mające na celu usunięcie niezgodności Działanie korygujące działanie w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej niezgodności lub innej niepożądanej sytuacji Działanie działanie w celu wyeliminowania przyczyny potencjalnej zapobiegawcze niezgodności lub innej potencjalnej sytuacji niepożądanej Procedura ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesu Procedura systemowa ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesu dotyczącego funkcjonowania systemu eksploatacji sieci przesyłowej Procedura eksploatacyjna Instrukcja ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesu dotyczącego czynności eksploatacyjnych szczegółowy opis prowadzenia czynności eksploatacyjnych Wydanie III lipiec 2007 Strona 5 / Stron 18

6 4. Odpowiedzialność i uprawnienia. Odpowiedzialność za nadzór nad przestrzeganiem postanowień niniejszej procedury ponosi Członek Zarządu ds. technicznych GAZ SYSTEM S.A. Członek Zarządu ds. technicznych GAZ SYSTEM S.A., Dyrektorzy, kadra kierownicza oraz pracownicy Oddziałów, zależnie od zakresu swoich uprawnień, odpowiedzialni są za postępowanie zgodne z postanowieniami niniejszej procedury. Odpowiedzialności te określono w treści niniejszej procedury. 5. Opis postępowania 5.1. Wymagania ogólne Zasady auditowania wewnętrznego Systemu eksploatacji sieci przesyłowej opracowano na bazie normy PN-EN ISO 19011: 2003 Wytyczne do auditowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego Audity wewnętrzne prowadzi się w celu określenia, czy system eksploatacji sieci przesyłowej: a) jest zgodny z obowiązującymi w tym zakresie wymaganiami przepisów prawnych, norm oraz z wymaganiami dokumentacji systemu eksploatacji sieci przesyłowej ustanowionymi dla GAZ SYSTEM S.A., b) jest skutecznie wdrożony i utrzymywany Auditowaniu wewnętrznemu podlega: dokumentacja systemu eksploatacji sieci przesyłowej, sposób prowadzenia prac eksploatacyjnych, stosowanie dokumentacji, dokumentowanie i archiwizowanie działań prowadzonych zgodnie z procedurami i instrukcjami systemu eksploatacji, postępowanie w przypadku ujawnienia niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze, Audity wewnętrzne prowadzi się dwustopniowo: a) I-stopień: audit wewnętrzny prowadzony przez wyznaczonych auditorów Oddziałów na swoim terenie, b) II-stopień: audit wewnętrzny prowadzony przez wyznaczonych auditorów GAZ SYSTEM S.A. na terenach Oddziałów, w celu sprawdzenia poprawności prowadzonych auditów oraz poprawności stosowania niniejszej procedury Planowanie auditów wewnętrznych Plan auditów wewnętrznych opracowuje się na okres 1 roku i spisuje na formularzu Program auditów wewnętrznych na rok... (załącznik Nr Z.P.01/ do niniejszej procedury). a) za opracowanie i realizację rocznego programu auditów wewnętrznych w Oddziale (I-stopnia) oraz za określenie zakresów poszczególnych auditów odpowiedzialny jest Specjalista ds. systemu eksploatacji sieci przesyłowej w danym Oddziale. b) za opracowanie i realizację rocznego programu auditów wewnętrznych w GAZ SYSTEM S.A. (II-stopnia) oraz za określenie zakresów poszczególnych Wydanie III lipiec 2007 Strona 6 / Stron 18

7 auditów odpowiedzialny jest Specjalista ds. systemu eksploatacji sieci przesyłowej w GAZ SYSTEM S.A Zatwierdzanie programu auditów wewnętrznych: a) Dyrektor Oddziału zatwierdza dla danego Oddziału program auditów wewnętrznych (I-stopnia) i jest odpowiedzialny za nadzór nad jego realizacją, b) Członek Zarządu ds. technicznych GAZ SYSTEM S.A. zatwierdza dla GAZ SYSTEM S.A. program auditów wewnętrznych (II-stopnia) i jest odpowiedzialny za nadzór nad jego realizacją Roczny program auditów wewnętrznych powinien być opracowany i zatwierdzony do 31 grudnia roku poprzedzającego W celu zapewnienia kompleksowego nadzorowania systemu eksploatacji sieci przesyłowej, roczny program auditów wewnętrznych musi obejmować wszystkie komórki organizacyjne zajmujące się systemem oraz wszystkie elementy tego systemu Wszelkie odstępstwa od rocznego programu auditów wewnętrznych muszą być zatwierdzone odpowiednio przez Członka zarządu ds. technicznych GAZ-SYSTEM S.A. lub Dyrektora Oddziału zatwierdzającego ten program Audity specjalne Inicjowanie auditów specjalnych Każda osoba działająca w ramach Systemem Eksploatacji Sieci Przesyłowej, która stwierdziła potrzebę przeprowadzenia auditu specjalnego może o taki audit wnioskować Osoba wnioskująca o przeprowadzenie auditu specjalnego zobowiązana jest do szczegółowego określenia jego przyczyny i zakresu Decyzję o przeprowadzeniu auditu specjalnego podejmuje: a) Członek Zarządu ds. technicznych GAZ SYSTEM S.A. dla auditów specjalnych II- stopnia, b) Dyrektor Oddziału dla auditów specjalnych I stopnia Termin, zakres oraz auditorów do przeprowadzenia auditów specjalnych zatwierdza: c) Członek Zarządu ds. technicznych GAZ SYSTEM S.A. dla auditów specjalnych II- stopnia, a) Dyrektor Oddziału dla auditów specjalnych I-stopnia Kwalifikowanie i wyznaczanie osób do prowadzenia auditów wewnętrznych Podstawą do wpisania danej osoby do rejestru auditorów uprawnionych do dokonywania auditów wewnętrznych jest spełnienie przez tą osobę następujących kryteriów: a) odbycie szkolenia (wewnętrznego) w zakresie dokumentacji systemu eksploatacji sieci przesyłowej, b) odbycie szkolenia w zakresie planowania, prowadzenia i raportowania auditów wewnętrznych, c) wytypowanie (powołanie) osoby do prowadzenia auditów wewnętrznych odpowiednio przez: Dyrektora Oddziału - dla auditów I-stopnia, Członek Zarządu ds. technicznych GAZ SYSTEM S.A.- dla auditów II-stopnia. Wydanie III lipiec 2007 Strona 7 / Stron 18

8 Specjalista ds. systemu eksploatacji sieci przesyłowej prowadzi wykaz osób upoważnionych do auditowania wewnętrznego ( Rejestr auditorów wewnętrznych GAZ SYSTEM S.A./Oddział, załącznik Nr Z.P.01/ do niniejszej procedury). Wykaz zatwierdzany jest odpowiednio przez: Dyrektora Oddziału - dla auditów I-stopnia. Członek Zarządu ds. technicznych GAZ SYSTEM S.A.- dla auditów II-stopnia Przy wyznaczaniu auditorów do prowadzenia poszczególnych auditów wewnętrznych należy zapewnić obiektywizm wyników auditu poprzez właściwy dobór tych osób (osoba dokonująca auditu nie może być związana merytorycznie i organizacyjnie z komórką, którą audituje) Auditorów, a spośród nich auditora wiodącego do przeprowadzenia konkretnego auditu wewnętrznego wyznacza: Dyrektor danego Oddziału dla auditów I-stopnia, Członek Zarządu ds. technicznych GAZ SYSTEM S.A.- dla auditów II-stopnia, 5.5. Przeprowadzanie auditu W ramach przygotowywania auditu wewnętrznego; auditor wiodący jest odpowiedzialny za: a) przygotowanie planu auditu wewnętrznego zgodnego z zakresem danego auditu. Tworzy się ten plan na formularzu Plan auditu wewnętrznego nr... (załącznik nr Z.P.01/ do niniejszej procedury), b) przygotowanie listy pytań kontrolnych, na które należy uzyskać odpowiedzi w trakcie auditu. Listę sporządza się na formularzu Lista pytań kontrolnych do auditu wewnętrznego nr... (załącznik nr Z.P.01/ ), c) przekazanie planu auditu oraz listy pytań kontrolnych kierownikowi auditowanej komórki organizacyjnej co najmniej na 5 dni przed wyznaczonym terminem auditu. specjalista ds. systemu eksploatacji sieci przesyłowej jest odpowiedzialny za: a) przygotowanie zawiadomienia o audicie. Służy do tego formularz Zawiadomienie o audicie wewnętrznym Nr... (załącznik nr Z.P.01/ do niniejszej procedury), b) przekazanie zawiadomienia o audicie kierownikowi auditowanej komórki organizacyjnej co najmniej na tydzień przed wyznaczonym terminem auditu Podczas przeprowadzania auditu wewnętrznego auditorzy powinni przede wszystkim zwracać uwagę na: a) dostępność i znajomość właściwej i aktualnej dokumentacji SESP, b) zgodność prowadzonych działań z wymaganiami zawartymi w procedurach i instrukcjach opracowanych dla potrzeb systemu; c) poprawność zapisów, które powinny potwierdzać przestrzeganie wymagań zawartych w odnośnych dokumentach systemu; d) dostosowanie auditowanego obszaru do wymagań systemu eksploatacji sieci przesyłowej Każdą stwierdzoną niezgodność auditor wiodący opisuje w Karcie niezgodności, której wzór stanowi załącznik nr Z.P.01/ do niniejszej procedury. Ewentualne uwagi mogą być zapisane na formularzu Spostrzeżenia. Wzór formularza spostrzeżeń stanowi załącznik nr Z.P.01/ do niniejszej procedury. Wydanie III lipiec 2007 Strona 8 / Stron 18

9 5.5.4 W ciągu 7 dni od daty zakończenia auditu, auditor wiodący jest zobowiązany sporządzić i przekazać raport z auditu odpowiednio: - Członkowi Zarządu ds.. technicznych, Dyrektorowi Oddziału do wiadomości, - kierownikowi auditowanej komórki organizacyjnej - w celu podjęcia ewentualnych działań korekcyjnych, korygujących/zapobiegawczych, - specjaliście ds. systemu eksploatacji sieci przesyłowej - a/a, a w przypadku auditu specjalnego także osobie, która wnioskowała o jego przeprowadzenie. Wzór formularza Raport z auditu wewnętrznego nr... stanowi załącznik nr Z.P.01/ do niniejszej procedury Działania poauditowe W celu usunięcia (o ile jest to możliwe) stwierdzonych niezgodności, kierownik auditowanej komórki organizacyjnej powinien podjąć odpowiednie działania korekcyjne W celu usunięcia przyczyny wystąpienia stwierdzonych niezgodności, kierownik auditowanej komórki organizacyjnej powinien zaplanować i uruchomić odpowiednie działania korygujące a w przypadku stwierdzenia możliwości wystąpienia niezgodności działania zapobiegawcze W planowaniu tych działań może brać udział osoba, która przeprowadziła audit O przeprowadzonych działaniach kierownik komórki organizacyjnej powinien zawiadomić Dyrektora Oddziału i Specjalistę ds. systemu eksploatacji sieci przesyłowej Oddziału - dla auditów I stopnia, Członka Zarządu ds. technicznych GAZ-SYSTEM S.A. dla auditów II stopnia Jeżeli Dyrektor Oddziału/Członek Zarządu ds. technicznych GAZ-SYSTEM S.A. nie zdecyduje inaczej, realizacja i skuteczność podjętych działań są oceniane podczas kolejnego auditu wewnętrznego Wyniki auditów wewnętrznych stanowią materiał źródłowy do opracowania raportu rocznego, sporządzanego przez: Specjalistę ds. systemu eksploatacji sieci przesyłowej GAZ SYSTEM S.A., przedkładanego Członkowi Zarządu ds. technicznych Spółki, Specjalistę ds. systemu eksploatacji sieci przesyłowej Oddziału, przedkładanego Dyrektorowi Oddziału Raport roczny jest sprawozdaniem z funkcjonowania i wszelkich istotnych działań podjętych w ramach Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej Roczny raport powinien być sporządzony i przekazany Dyrektorowi Oddziału/Członkowi Zarządu ds. technicznych GAZ-SYSTEM S.A. w terminie do 31 stycznia roku następnego. 6. Sprawy porządkowe 6.1. Wszelkie zmiany do niniejszej procedury mogą być wprowadzane wyłącznie zgodnie z zasadami opisanymi w procedurze P.01/001,,Procedury i instrukcje - forma oraz zawartość. Wydanie III lipiec 2007 Strona 9 / Stron 18

10 7. Dokumenty związane i powołane 7.1. Procedury i instrukcje P.01/001 Procedury i instrukcje forma oraz zawartość Normy PN-EN ISO 19011: 2003 Wytyczne do auditowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego 8. Załączniki Nr Z.P.01/ Program auditów wewnętrznych na rok... Nr Z.P.01/ Plan auditu wewnętrznego nr... Nr Z.P.01/ Lista pytań kontrolnych do auditu wewnętrznego nr... Nr Z.P.01/ Zawiadomienie o audicie wewnętrznym nr... Nr Z.P.01/ Raport z auditu wewnętrznego nr... Nr Z.P.01/ Spostrzeżenia z auditu wewnętrznego nr... Nr Z.P.01/ Karta niezgodności Nr Z.P.01/ ,,Rejestr auditorów wewnętrznych w GAZ SYSTEM S.A./Oddział. Wydanie III lipiec 2007 Strona 10 / Stron 18

11 Załącznik Nr Z.P.01/ PROGRAM AUDITÓW WEWNĘTRZNYCH NA ROK... Lp Oddział/ Działy / procesy MIESIĄCE I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII Opracował: Specjalista ds. systemu eksploatacji sieci przesyłowej GAZ SYSTEM S.A./Oddział * Zatwierdził: Członek Zarządu ds. technicznych GAZ SYSTEM S.A./ Dyrektor Oddziału * Data/podpis Data/podpis *) niepotrzebne skreślić Wydanie III lipiec 2007 Strona 11 / Stron 18

12 PLAN AUDITU WEWNĘTRZNEGO nr... Załącznik Nr Z.P.01/ Cel i zakres auditu: Odnośne dokumenty (kryteria auditu): procedura(y)... instrukcja(e)... inne Osoby bezpośrednio odpowiedzialne za dziedziny związane z celami i zakresem auditu: Data, miejsce wykonania auditu i przewidywany czas jego trwania: Komórki organizacyjne objęte auditem: 6. Ramowy harmonogram auditu: godz rozpoczęcie auditu (spotkanie otwierające, omówienie zakresu auditu i dokumentów odniesienia do jego przeprowadzenia), godz przeprowadzenie auditu w obrębie działania kom. org. godz przerwa, godz opis stwierdzonych niezgodności, godz spotkanie zamykające (podsumowanie i ocena wyników zebranych podczas auditu, wskazanie sposobów usunięcia stwierdzonych niezgodności) Opracował auditor wiodący..., dn podpis Wydanie III lipiec 2007 Strona 12 / Stron 18

13 Załącznik Nr Z.P.01/ LISTA PYTAŃ KONTROLNYCH do auditu wewnętrznego nr Cel i zakres auditu: L.p. Pytanie Realizacja/dowody/uwagi Opracował auditor wiodący..., dn podpis Wydanie III lipiec 2007 Strona 13 / Stron 18

14 ZAWIADOMIENIE o audicie wewnętrznym nr... Załącznik Nr Z.P.01/ Zawiadamiam Kierownika komórki organizacyjnej......, że w dniu... odbędzie się audit wewnętrzny. Cel auditu: Zakres auditu: Wyznaczone osoby do dokonania auditu: Proszę dodatkowo o obecność: *) niepotrzebne skreślić..., dn.... Członek Zarządu ds. technicznych GAZ SYSTEM S.A./ Dyrektor Oddziału*)... (podpis) Rozdzielnik - Kierownik komórki organizacyjnej poddanej auditowaniu, - Auditorzy - Specjalista ds. systemu eksploatacji sieci przesyłowej GAZ - SYSTEM/ Oddziału* a/a. Wydanie III lipiec 2007 Strona 14 / Stron 18

15 Załącznik Nr Z.P.01/ RAPORT Z AUDITU WEWNĘTRZNEGO nr... przeprowadzonego w terminie Nazwa komórki organizacyjnej poddanej auditowaniu: Kierownik komórki organizacyjnej poddanej auditowaniu: Rodzaj auditu: [ ] planowany [ ] specjalny 4. Osoby dokonujące auditu: 1)... auditor wiodący 2)... - auditor 3)... - obserwator 5. Cel auditu: Zakres auditu: Podsumowanie auditu: Załączniki do raportu: 1) "Lista pytań kontrolnych do auditu wewnętrznego nr..." (il. stron):... 2) "Spostrzeżenia z auditu wewnętrznego nr... " (il. stron):... 3) "Karta niezgodności" (il. kart):... Data:... *) niepotrzebne skreślić Podpis auditora wiodącego... Rozdzielnik raportu z auditu. - Członek Zarządu ds. technicznych GAZ - SYSTEM/ Dyrektor Oddziału * - Kierownik komórki organizacyjnej poddanej auditowaniu, - Specjalista ds. systemu eksploatacji sieci przesyłowej GAZ - SYSTEM/ Oddziału* a/a. Wydanie III lipiec 2007 Strona 15 / Stron 18

16 SPOSTRZEŻENIA z auditu wewnętrznego nr... Załącznik Nr Z.P.01/ W dniu... odbył się audit wewnętrzny nr Zakres: Spostrzeżenia: A u d i t o r w i o d ą c y..., dn (podpis) Wydanie III lipiec 2007 Strona 16 / Stron 18

17 KARTA NIEZGODNOŚCI nr... do auditu wewnętrznego nr... Załącznik Nr Z.P.01/ OPIS NIEZGODNOŚCI: (podać istotę rozbieżności pomiędzy wymaganiami a stwierdzonym stanem faktycznym) WYMAGANIA: (podać odnośnik w normie, WT, procedurze, instrukcji) DOWÓD: (podać stwierdzony stan faktyczny, np. miejsce, dokument, informacja słowna przez kogo udzielona, spostrzeżenia) DATA STWIERDZENIA NIEZGODNOŚCI:... Podpis przedstawiciela obszaru auditowanego: Podpis auditora wiodącego: 5. PROPONOWANE DZIAŁANIA KOREKCYJNE (usuwające niezgodność) 6. Termin usunięcia niezgodności: PROPONOWANE DZIAŁANIA KORYGUJĄCE (uniemożliwiające ponowne wystąpienie niezgodności 7. PROPONOWANE DZIAŁANIA ZAPOBIEGAWCZE (w przypadku niezgodności potencjalnie możliwej) 8. Termin realizacji działań korygujących/zapobiegawczych UWAGI Wydanie III lipiec 2007 Strona 17 / Stron 18

18 Załącznik Nr Z.P.01/ REJESTR AUDITORÓW WEWNĘTRZNYCH GAZ - SYSTEM/Oddziału* L.p. Imię i nazwisko /jednostka organizacyjna Data wpisania do rejestru Data wykreślenia z rejestru Uwagi Zatwierdził: Członek Zarządu ds. technicznych GAZ SYSTEM S.A./Dyrektor Oddziału *... (podpis, pieczęć) *) niepotrzebne skreślić Wydanie III lipiec 2007 Strona 18 / Stron 18