INSTRUKCJA NR QI/5.6/NJ

Transkrypt

1 Załącznik nr 6 do procedury QP/4.2.3/NJ INSTRUKCJA nr QI/5.6/NJ Wyd.06 Egz. nr. Str./Na str. 1/ (data wydania) INSTRUKCJA NR QI/5.6/NJ Opracował Sprawdził Stanowisko Imię i nazwisko Data Podpis Specjalista ds. systemów zarządzania Mirosław NOWAK Pełnomocnik ds. systemów zarządzania Witold CZURYŁO Zatwierdził Dyrektor Jakości Krzysztof WAWRZYK

2 Zał. Nr 4 do Instrukcji Publikowania wewnętrznych aktów normatywnych Ark. Nr 2 (Nazwa dokumentacji) INSTRUKCJA nr QI/5.6/NJ (Nr dokumentu) Na ark. 9 ARKUSZ REJESTRACJI KART ZMIAN L.p. Nr Karty Zmian Nr Oper. Nr Ark. Data wprowadzenia Obowiązuje od dnia Nazwisko wprowadzającego Podpis i pieczątka Stanowisko Nazwisko Podpis Data Opracował Zmiana Nr zmiany Data Podpis

3 SPIS TREŚCI Str. / Na str. 3 / 9 strona - Arkusz rejestracji kart zmian Spis treści Cel instrukcji Przedmiot instrukcji Zakres stosowania Odpowiedzialność Opis postępowania Ustalenie terminów przeglądów Określenie obszarów wymagających okresowego przeglądu Ustalenie listy osób biorących udział w przeglądzie Plan przeglądu Zapisy z przeglądu Dokumenty związane Wykaz formularzy Rozdzielnik Regulamin Rady Zarządzania Jakością Schemat postępowania. 9

4 Str. / Na str. 4 / 9 1. Cel instrukcji. Celem instrukcji jest określenie zasad przeprowadzania i dokumentowania przeglądów Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) przez Najwyższe Kierownictwo WZL 4 S.A. dla zapewnienia jego stałej przydatności, adekwatności i efektywności. 2. Przedmiot instrukcji. Instrukcja określa zasady i tryb postępowania podczas: - ustalania terminów przeglądów wykonywanych przez Najwyższe Kierownictwo; - określenia obszarów wymagających przeglądu; - ustalania listy osób biorących udział w przeglądzie; - opracowania planu przeglądu; - dokumentowania wykonanych przeglądów; Ustala również osoby odpowiedzialne za powyższe działania. 3. Zakres stosowania. Instrukcja ma zastosowanie podczas wykonywanych przeglądów Systemu Zarządzania Jakością przez Najwyższe Kierownictwo. Przegląd obejmuje: - ocenę przydatności SZJ; - ocenę adekwatności i skuteczności SZJ; - potrzebę dokonywania zmian w celu doskonalenia SZJ; - informacje pozwalające na dokonanie analizy zmian przepisów dotyczących WSK oraz potrzeb w zakresie zmian polityki kontroli obrotu. - przegląd Polityki Jakości, Polityki Kontroli Obrotu i Celów Jakości WZL-4 S.A. pod kątem ich aktualności. 4. Odpowiedzialność. - Prezes Zarządu sprawuje nadzór nad realizacją i przestrzeganiem niniejszej instrukcji. - Dyrektor Jakości odpowiedzialny jest za opracowanie planu przeglądu, ustalenie osób biorących udział w przeglądzie i ich powiadomienie - Pełnomocnik ds. Systemów Zarządzania odpowiedzialny jest za przygotowanie danych do przeglądu związanych z funkcjonowaniem SZJ oraz dokumentowanie i wdrażanie działań. - Dyrektorzy, Szefowie Komórek Organizacyjnych, odpowiedzialni są za przygotowanie danych do przeglądu i wdrażanie postanowień z posiedzeń zawartych w protokołach.

5 5. Opis postępowania Ustalenie terminów przeglądów. Str. / Na str. 5 / 9 W Wojskowych Zakładach Lotniczych Nr 4 Spółka Akcyjna przeglądy Systemu Zarządzania Jakością wykonywane są przez Najwyższe Kierownictwo, co najmniej raz na pół roku. W razie potrzeby na wniosek NJ może być wykonany dodatkowy przegląd przez Kierownictwo dla omówienia pilnych spraw związanych z funkcjonowaniem Systemu Zarządzania Jakością Określenie obszarów wymagających okresowego przeglądu Dane wejściowe Dane wejściowe do przeglądu zarządzania obejmują: a. status działań wynikających z poprzednich przeglądów zarządzania; b. zmiany uwarunkowań w otoczeniu zewnętrznym i wewnętrznym, mające wpływ na system zarządzania jakością; c. informacje dotyczące działania i skuteczności systemu zarządzania jakością, w tym: 1) zadowolenie klienta i informacje zwrotne od stron zainteresowanych; 2) stopień realizacji celów jakości; 3) ocena Polityki Jakości i Polityki Kontroli Obrotu; 4) funkcjonowanie procesów oraz zgodność wyrobów i usług; 5) analiza niezgodności i działań korygujących; 6) wyniki monitorowania i pomiarów; 7) wyniki auditów; 8) ocena działania zewnętrznych dostawców; 9) terminowość realizacji umów/zamówień oraz dostaw; d. ocena adekwatności zasobów; e. skuteczność działań podejmowanych w celu ograniczania ryzyk i szans; f. możliwości do doskonalenia systemu. Dane wejściowe do każdego przeglądu obejmują informacje pozwalające na dokonanie analizy zmian przepisów dotyczących WSK oraz potrzeb w zakresie zmian polityki kontroli obrotu. W ramach realizowanej umowy zapisy dotyczące danych wejściowych do przeglądu są dostępne dla GQAR i / lub zamawiającego Dane wyjściowe Dane wyjściowe z przeglądu zarządzania powinny obejmować wszelkie decyzje i działania związane z: - możliwościami doskonalenia systemu zarządzania jakością i jego procesów; - wskazaniem potrzebnych zmian do wprowadzenia w systemie zarządzania jakością;

6 Str. / Na str. 6 / 9 - doskonaleniem wyrobu w powiązaniu z wymaganiami Klientów; - realizacją Polityki Jakości i Polityki Kontroli Obrotu; - określeniem potrzebnych zasobów; - identyfikacją i wskazaniem ryzyka. Zawierają one również działania zmierzające do dokonania niezbędnych zmian dotyczących WSK. W ramach realizowanej umowy, zapisy dotyczące danych wyjściowych z przeglądu są dostępne dla GQAR i/lub zamawiającego. WZL-4 S.A. powiadomi GQAR i/lub zamawiającego o proponowanych działaniach wynikających z danych wyjściowych z przeglądu, które będą wpływać na zgodność z wymaganiami umowy. W przypadku, gdy dane wyjściowe z przeglądu zawierają zalecenie realizacji określonego działania to zostanie określona osoba/ stanowisko służbowe odpowiedzialna za realizację oraz termin realizacji określonego działania (działań). 5.3 Ustalenie listy osób biorących udział w przeglądzie. W posiedzeniu uczestniczą Członkowie Rady Zarządzania Jakością, oraz osoby, których obecność jest wymagana z uwagi na charakter omawianych zagadnień. Posiedzenie prowadzone jest przez Prezesa Zarządu. Skład Rady Zarządzania Jakością (RZJ) stanowią DN, NT, NJ, NH, NP, NE, NO, JK, JS Plan przeglądu. Plan przeglądu (załącznik nr 1) jest przygotowywany przez JS. Po akceptacji przez NJ przedstawiany jest do zatwierdzenia przez DN, a następnie przekazywany jest wszystkim osobom biorącym udział w przeglądzie. 6. ZAPISY Z PRZEGLĄDU Zapisy z przeglądu sporządzane są w formie protokołu (zał. nr 2). Treść protokołu powinna zawierać: - odniesienia do wymagań określonych w pkt. 5.2; - wyniki przeglądu w postaci wniosków, - podjęte działania i zalecenia, - nazwiska osób odpowiedzialnych za realizację działań, - datę zakończenia działań. Protokół powinien także zawierać stwierdzenie w jakim zakresie system jakości spełnia założone cele i jak jest skuteczny w zarządzaniu jakością.

7 Str. / Na str. 7 / 9 Protokoły te po zatwierdzeniu przez DN rozprowadzane są do wszystkich uczestników wymienionych w protokole, a także do innych służb przedsiębiorstwa o ile zachodzi potrzeba. Przyjęte w wyniku przeglądu ustalenia są podstawą uruchomienia określonych działań, w tym działań korygujących i zapobiegawczych, wg Procedury QP/8.5/NK. Protokoły wraz z innymi wewnętrznymi dokumentami dotyczącymi przeglądu są zapisami zastrzeżonymi, stanowią tajemnicę firmy i nie mogą być udostępniane jakiejkolwiek zewnętrznej firmie, Klientowi, Władzom Nadzorującym, auditorom stron drugich bez zgody Pełnomocnika ds. Systemów Zarządzania. Protokół oznaczony jest nadrukiem DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO. Oryginały protokołu i planu z przeglądu przechowywane są przez JS przez okres minimum 2 lat od ich wytworzenia. Kopie przekazane uczestnikom przeglądu przechowywane są u uczestników przez okres 2 lat. Udostępniać je można tylko za zgodą Pełnomocnika ds. Systemów Zarządzania. Po tym okresie są przez nich niszczone. 7. Dokumenty związane. - Norma PN-EN ISO 9001; - Norma AQAP 2110; - Norma AQAP 2310; - Procedura Nr QP/8.5/NK Działania korygujące i zapobiegawcze ; - Księga Jakości; - Księga Procesów; - Księga WSK. 8. Wykaz formularzy. - załącznik nr 1 Plan przeglądu Systemu Zarządzania Jakością - załącznik nr 2 Protokół z przeglądu Systemu Zarządzania Jakością 9. Rozdzielnik. DN, NT, NP, NE, NH, JK, NJ, NO, JS

8 10. Regulamin Rady Zarządzania Jakością Str. / Na str. 8 / Przewodniczący Rady Zarządzania Jakością podejmuje decyzje o ewentualnym udziale w pracach Rady innych osób Celem i kierunkiem pracy Rady Zarządzania Jakością jest: - utrzymanie Systemu Zarządzania Jakością oraz ciągłe doskonalenie jego skuteczności zgodnie z normą PN-EN ISO 9001, AQAP 2110, AQAP 2310, AS 9100; - tworzenie ram do ustanowienia celów dotyczących jakości, które będą mierzalne i spójne z polityką jakości; - tworzenie struktur oraz organizowanie w działach i służbach zakładu systemu zarządzania jakością; - inicjowanie opracowania programów i zamierzeń do zapewnienia jakości; - doprowadzenie do skutecznego działania Systemu Zarządzania Jakości; - udoskonalanie procedur i instrukcji związanych z Systemem Zarządzania Jakością; - rozwiązywanie bieżących spraw jakościowych Zadania: - wdrożenie i ulepszenie programów jakościowych; - nadzór i korekta rozwoju technik i metod dostosowania Systemu Zarządzania Jakością do zgodności z normami i aktualnymi możliwościami oraz potrzebami zakładu; - omawianie zadań konfliktowych związanych z jakością i zapewnieniem jakości; - rozwiązywanie problemów techniczno-organizacyjnych niemożliwych do rozstrzygnięcia w trybie roboczym Zasady organizacji Rady Zarządzania Jakością Posiedzenia Rady Zarządzania Jakością powinny odbywać się na wniosek Przewodniczącego Rady, w miarę potrzeb jednak nie rzadziej niż raz na pół roku Posiedzenie Rady Zarządzania Jakością (wg ustaleń Przewodniczącego) organizuje Zastępca Przewodniczącego, do obowiązków którego należy miedzy innymi: - informowanie członków Rady Zarządzania Jakością, ewentualnie innych osób o tematyce, terminie i miejscu posiedzenia; - przygotowanie niezbędnych materiałów, informacji itp.; - sporządzanie protokołów z posiedzeń Rady Zarządzania Jakością, które podpisuje Przewodniczący Rady Obowiązki członków Rady Zarządzania Jakością. Członek Rady Zarządzania Jakością jest zobowiązany do wykonywania niżej wyszczególnionych obowiązków, oraz inicjowania i realizacji działań w celu doskonalenia Systemu Jakości, a mianowicie: - czynne uczestnictwo w posiedzeniu Rady Zarządzania Jakością; - realizacja zadań z zakresu prac nad Systemem Jakości; - opiniowanie i inicjowanie działań nad doskonaleniem Systemu Jakości, w obszarze swego działania; - promowanie idei systemowego oddziaływania na jakość wg zasad zawartych w normie; - uczestnictwo w dostępnych formach szkolenia w zakresie Systemu Jakości poprzez: samokształcenie i uczestnictwo w wyznaczonych w przedsiębiorstwie formach szkolenia; wyznaczanie potrzeb szkolenia personelu w obszarze swego działania.

9 11. SCHEMAT POSTĘPOWANIA START Str. / Na str. 9 / 9 1 PLANOWANIE PRZEGLĄDU PEŁNOMOCNIK. ds. SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA PLANY PRZEGLĄDU 2 OPRACOWANIE PLANU I PORZĄDKU PRZEGLĄDU, PRZEKAZANIE UCZESTNIKOM PEŁNOMOCNIK. ds. SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA PORZĄDEK PRZEGLĄDU PORZĄDEK PRZEGLĄDU PRZEGLĄD PROTOKÓŁ zał. nr 2 MATERIAŁY POMOCNICZE DO PRZEGLĄDU PROTOKÓŁ zał. nr 2 3 ZATWIERDZENIE PROTOKOŁU Z PRZEGLĄDU DN 4 PRZEKAZANIE KOPII PROTOKOŁU NJ KOPIE PROTOKÓŁU 5 ANALIZA DZIAŁAŃ PODJĘTYCH PODCZAS PRZEGLĄDU PEŁNOMOCNIK. ds. SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA STOP

10 Załącznik nr 1 do Instrukcji Nr QI/5.6/NJ Zatwierdzam... Prezes Zarządu Plan przeglądu Systemu Zarządzania Jakością 1. Cel i zakres przeglądu: Termin przeglądu: Uczestnicy przeglądu: - imienna lista w załączeniu. Opracował: Pełnomocnik ds. Systemów Zarządzania Data... Podpis:... Wzór wersja

11 Załącznik nr 2 do Instrukcji Nr QI/5.6/NJ Zatwierdzam... Prezes Zarządu DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO Protokół z przeglądu Systemu Zarządzania Jakością 1. Data przeglądu: Uczestnicy przeglądu lista obecności w załączeniu. 3. Omówione obszary i elementy Systemu Zarządzania Jakością. 4. Wnioski z przeglądu i ustalone działania: Opracował: Pełnomocnik ds. Systemów Zarządzania Data... Podpis:... Wzór wersja