Przegląd zarządzania odbył się dnia w przeglądzie uczestniczyli:

Transkrypt

1 Protokół z przeglądu zarządzania nr 1/2012 Przegląd zarządzania odbył się dnia w przeglądzie uczestniczyli: 1. Michał Jędrys Starosta Skarżyski 2. Stanisław Dymarczyk Członek Zarządu Powiatu 3. Małgorzata Łakomiec Sekretarz Powiatu 4. Anna Dąbek Pełnomocnik ds. SZJ 5. Joanna Wroniewska Zastępca Pełnomocnika ds. SZJ Dane wejściowe: 1. Wyniki auditów. (wewnętrzne, certyfikacyjne i kontrole) Zgodnie z harmonogramem auditów z dnia wykonano 26 raportów z audytów. Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 1 potencjał. Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 0 potencjałów Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 1 potencjał Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 1 potencjał Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 2 potencjały Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały Raport nr stwierdzono 1 niezgodność i 0 potencjałów Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 1 potencjał Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 2 potencjały Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 0 potencjałów Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 0 potencjałów Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 0 potencjałów Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 4 potencjały Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 5 potencjałów Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 2 potencjały Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 1 potencjał Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 2 potencjały Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 0 potencjałów Raport nr stwierdzono 0 niezgodności i 1 potencjał Raport nr 6 - stwierdzono 0 niezgodności i 0 potencjałów Od dnia startu SZJ tj stwierdzono 5 kontroli, informacje o kontrolach znajdują się w Książce Kontroli Zewnętrznej. Wzór formularza zatwierdził: Pełnomocnik ds. SZJ Wydanie 1 z dnia str: 1/5

2 2. Informacje zwrotne od klientów. Dane wynikające z badania satysfakcji Klienta zostały opisane w raporcie z dnia Założenia: działania korygujące/zapobiegawcze podejmuje się gdy pojawi się ocena 1 lub 2 (skala 1-5) minimum 3 razy dotycząca tego samego zagadnienia lub średnia w będzie niższa niż Poziom zadowolenia wyznaczono na minimum 4,3 dla pytania 5 i 6. Wyniki dla pkt. 5: Ogólna ocena standardu obsługi klienta 4,58 Jakość informacji ułatwiającej dotarcie do odpowiedniego urzędnika 4,34 Dostęp do druków wniosków i formularzy 4,41 Czas oczekiwania na obsłużenie 4,27 Terminowość zamykania spraw 4,36 Wyniki dla pkt. 6: Kompetencje - znajomość przepisów i procedur 4,73 Komunikatywność jasne i wyczerpujące przekazywanie informacji 4,54 Zaangażowanie w załatwianie sprawy 4,61 Kultura i uprzejmość urzędnika 4,66 Szybkość obsługi na stanowisku 4,56 Od dnia startu SZJ tj wpłynęła jedna uzasadniona skarga na Wydział Komunikacji i Transportu, mająca charakter incydentalny. 3. Funkcjonowanie procesów i zgodności wyrobów. Wyniki pomiarów procesów i analiza wyrobów niezgodnych. Miary procesów opisane są w dokumencie Wykaz najważniejszych celów do realizacji w roku 2012 wyznaczonych przez poszczególne komórki organizacyjne Starostwa Powiatowego w Skarżysku-Kamiennej. Pomiar nastąpi po końcu roku Od dnia startu SZJ tj wpłynęło 12 odwołań od decyzji, 8 z nich jest bezzasadnych, a 4 są w rozstrzygnięciu. Od dnia startu SZJ tj nie stwierdzono wyrobów niezgodnych. 4. Status działań korygujących i zapobiegawczych. Wystawiono 1 kartę działań korygujących dotyczącą doprowadzenia do zgodności z przepisami prawa, termin zakończenia Przegląd polityki i celów jakości. Polityka jakości i cele jakości pozostają aktualne i adekwatne. 6. Działania podjęte w następstwie wcześniejszych przeglądów zarządzania. Jest to pierwszy przegląd zarządzania. Wzór formularza zatwierdził: Pełnomocnik ds. SZJ Wydanie 1 z dnia str: 2/5

3 7. Wszelkie zmiany w organizacji, które mogą wpływać na SZJ. Zmian nie stwierdzono. 8. Zalecenia dotyczące doskonalenia. 1. Zmiana regulaminu organizacyjnego w celu usystematyzowania kompetencji poszczególnych wydziałów oraz właściwego podziału obowiązków. 2. Opracowanie koncepcji poprawy komunikacji wewnętrznej w Starostwie. 3. Usprawnienie systemu obiegu dokumentów między poszczególnymi wydziałami. 4. Dalsze podnoszenia kompetencji pracowników urzędu poprzez systematyczne szkolenia. 5. Umożliwienie załatwiania większej ilości spraw dla mieszkańców przez telefon i Internet. 6. Opracowanie koncepcji remontu Sali Herbowej. Opracowały: 1. Małgorzata Łakomiec Sekretarz Powiatu 2. Anna Dąbek Pełnomocnik ds. SZJ 3. Joanna Wroniewska Zastępca Pełnomocnika ds. SZJ Dnia Wzór formularza zatwierdził: Pełnomocnik ds. SZJ Wydanie 1 z dnia str: 3/5

4 Dane wyjściowe: 1. Doskonalenie skuteczności SZJ i jego procesów. 1. Dziękuję Paniom Małgorzacie Łakomiec, Annie Dąbek, Joanna Wroniewskiej za wdrożenie, udokumentowanie i utrzymywanie SZJ wg ISO 9001 oraz proszę je o ciągłe doskonalenie tego systemu. 2. Proszę komórki organizacyjne w których były przeprowadzane kontrole od dnia startu SZJ tj o wystawienie kart działań korygujących gdy kontrole wykazały istotne zalecenia, nakazy. 3. Proszę p. Małgorzatę Łakomiec o dopilnowanie rozliczenia przez Wydziały najważniejszych celów do realizacji w roku 2012, przedstawienie raportu zawierającego m. in. stan niezrealizowanych celów, jak też dopilnowanie wyznaczenia nowych celów. Termin Proszę p. Annę Dąbek o wykonanie w czerwcu 2013 auditu pozaplanowego obejmującego stan realizacji potencjałów z auditów i kart działań korygujących. 5. Proszę p. Małgorzatę Łakomiec o zmianę regulaminu organizacyjnego w celu usystematyzowania kompetencji poszczególnych wydziałów. Termin Proszę p. Mariusza Bodo o opracowanie koncepcji poprawy komunikacji wewnętrznej w Starostwie. Termin Proszę p. Małgorzatę Łakomiec o zaplanowanie w roku 2013 szkoleń podnoszących poszczególne kompetencje pracowników urzędu zwłaszcza niedawno zatrudnionych. Termin do r. 2. Doskonalenie wyrobu w powiązaniu z wymaganiami klienta 1. Proszę Wydział Organizacyjno-Administracyjny o opracowanie działania korygującego zmierzającego do poprawy jakości informacji ułatwiającej dotarcie do odpowiedniego urzędnika (wyniki ankiety badania zadowolenia Klienta). Termin Proszę zespół ds. SZJ o monitorowanie tendencji czasu oczekiwania na obsłużenie (wynik poniżej 4,3, ale powyżej 3,75) i przedstawienie wniosków do Proszę zespół ds. SZJ o opracowanie i wykonanie ankiety badającej komunikatywność jasne i wyczerpujące przekazywanie informacji dla Wydziałów KT i GG. 4. Proszę Zespół Informatyczny o rozpowszechnianie wśród mieszkańców informacji o możliwości załatwiania spraw urzędowych poprzez platformę e- PUAP. 5. Proszę Wydział komunikacji i Transportu o zwiększenie możliwości obsługi klientów korzystających z usług wydziału, po wcześniejszym uzgodnieniu telefonicznym w celu wyeliminowania kolejek oczekujących. Wzór formularza zatwierdził: Pełnomocnik ds. SZJ Wydanie 1 z dnia str: 4/5

5 3. Potrzebne zasoby 1. Proszę p. Mariusza Bodo o opracowanie wstępnej koncepcji i kosztorysu przeprowadzenia remontu Sali Herbowej. Termin do końca Podpisy najwyższego kierownictwa, Wzór formularza zatwierdził: Pełnomocnik ds. SZJ Wydanie 1 z dnia str: 5/5