PROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE P-03/05/III

Transkrypt

1 Opracował: Sprawdził: Zatwierdził: Pełnomocnik Zarządu ds. ZSZ i EMAS Bożena Puss Dyrektor Operacyjny Marcin Biskup Prezes Zarządu Jan Woźniak Podpisy: Strona 1 z 7 Data r Dokument zatwierdzony Zarządzeniem Wewnętrznym Prezesa Zarządu SPIS TREŚCI 1. Cel procedury 2 2. Przedmiot procedury 2 3. Zakres obowiązywania 2 4. Terminologia i skróty 2 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 2 6. Opis procesu Inicjowanie działań korygujących lub zapobiegawczych Badanie przyczyn niezgodności rzeczywistych lub potencjalnych Uruchamianie działań korygujących lub zapobiegawczych Realizacja działań Ocena skuteczności podjętych działań 6 7. Wykaz dokumentów związanych 6 8. Wykaz zapisów 7 9. Historia zmian 7 Rodzaj egzemplarza: Wewnętrzny Informacyjny Egzemplarz nadzorowany nr: 1 Adresat: UWAGA: Wszystkie Komórki Organizacyjne Spółki Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian treści dokumentu, a także kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Prezesa Zarządu firmy ENGIE Services Sp. z o.o.

2 Strona 2 z 7 1. Cel procedury Celem procedury jest zapewnienie, że ujawnione w ZSZ przyczyny niezgodności, rzeczywiste lub potencjalne zostaną wyeliminowane dla zapobiegania ich występowania w przyszłości. 2. Przedmiot procedury Niniejsza procedura określa tryb postępowania w odniesieniu do zarządzania działaniami korygującymi lub zapobiegawczymi obejmującymi: - inicjowanie działań korekcyjnych, korygujących lub zapobiegawczych, celem ograniczenia niekorzystnego wpływu na środowisko oraz jakość świadczonych usług w ramach realizowanych procesów w ENGIE Services Sp. z o.o., - badanie przyczyn powstania niezgodności lub potencjalnych niezgodności, - sposoby realizacji podjętych działań korygujących lub zapobiegawczych oraz ich dokumentowania, - ocenę skuteczności podjętych działań korygujących lub zapobiegawczych. 3. Zakres obowiązywania Niniejsza procedura obowiązuje w komórkach organizacyjnych ENGIE Services Sp. z o.o. objętych Zintegrowanym Systemem Zarządzania wskazanych w rozdzielniku ze strony pierwszej niniejszej procedury. 4. Terminologia i skróty Pełny katalog pojęć i skrótów funkcjonujących w Zintegrowanym Systemie Zarządzania określa załącznik nr 1 do Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania Terminologia i Skróty. Specyficzne terminy i skróty przywołane w niniejszej procedurze są zdefiniowane następująco: Zgodność to spełnienie wymagania. Niezgodność to niespełnienie wyspecyfikowanych wymagań. Działanie zapobiegawcze działanie w celu wyeliminowania przyczyny potencjalnej niezgodności lub innej niepożądanej sytuacji. Działanie korygujące działanie w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej niezgodności lub innej niepożądanej sytuacji. Działanie korekcyjne działanie w celu wyeliminowania wykrytej niezgodności. Korekcja może zostać dokonana w powiązaniu z działaniami korygującymi. 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 5.1 Za bieżące stosowanie niniejszej procedury odpowiadają bezpośrednio pracownicy, którzy realizują czynności wynikające z jej zapisów, a pośrednio Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS, który prowadzi nadzór nad realizacją działań. 5.2 Odpowiedzialność za nadzór nad kluczowymi elementami procedury określa poniższa tabela: Lp. Zakres odpowiedzialności Odpowiedzialny 1. - Inicjowanie Działań Korygujących lub Zapobiegawczych, SM, PM,

3 - Wystawienie Protokołu Niezgodności i Działań Korygujących /Spostrzeżeń i Działań Zapobiegawczych, 2. - Badanie niezgodności rzeczywistych lub potencjalnych, Strona 3 z 7 Auditor/Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS PM/SM lub inna osoba odpowiedzialna za proces 3. - Dokonanie oceny skuteczności przeprowadzonych działań korygujących i zapobiegawczych. PM/SM lub inna osoba odpowiedzialna za proces/ Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS 6. Opis procesu 6.1 Inicjowanie działań korygujących lub zapobiegawczych Podstawą do podjęcia działań korygujących lub zapobiegawczych może być między innymi jeden z niżej przedstawionych faktów: - stwierdzenie niezgodności w ramach prowadzonej oceny zgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi i innymi w obszarze SPOŚ i BHP, - stwierdzenia niezgodności w wyniku auditu wewnętrznego, auditu II strony u Wykonawcy lub audytu biznesowego prowadzonych zgodnie z procedurą P-03/03 Audity lub na podstawie raportu z auditu przeprowadzonego przez jednostkę zewnętrzną, - niezgodności lub uwagi organów kontrolnych np. PIP, Sanepid, WIOŚ w obszarze uregulowanym Zintegrowanym Systemem Zarządzania, - zgłoszenia niezgodności przez pracownika w toku realizacji usług, zgodnie z procedurą P-03/04 Nadzór nad Usługą Niezgodną, - zgłoszenia niezgodności przez pracownika w toku realizacji procesu lub świadczonej usługi, - zgłoszenie reklamacji przez Klienta zgodnie z procedurą P-03/04 - Nadzór nad Usługą Niezgodną lub skarga zewnętrznych stron zainteresowanych zgodnie z procedurą P- 01/01 - Komunikacja, Kompetencje i Szkolenie Personelu, - wyników przeprowadzonego badania Zadowolenia Klienta, - przekroczenia założonych wskaźników określonych np. w Kartach Monitorowania Procesu lub nie zrealizowanie celów jakościowych, środowiskowych lub bhp, - przekroczenie ustalonych w Tabeli Monitorowania i Sterowania Aspektami Środowiskowymi kryteriów, - uzgodnień będących następstwem przeprowadzonego przeglądu zarządzania, na podstawie Raportu z Przeglądu Zarządzania, - zmiany w strukturze organizacyjnej firmy lub zmiany zakresu świadczonych usług, - wystąpienia zdarzeń awaryjnych lub awarii środowiskowych, - wystąpienia wypadku w pracy lub zdarzenia potencjalnie wypadkowego, - stwierdzenia niezgodności w ramach prowadzonego nadzoru lub oceny zgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi i innymi.

4 Strona 4 z Badanie przyczyn niezgodności rzeczywistych lub potencjalnych Osoba odpowiedzialna za dany obszar w przypadku stwierdzenia niezgodności w porozumieniu z Pełnomocnikiem ds. ZSZ i EMAS dokonuje badania niezgodności rzeczywistych lub potencjalnych na podstawie: - Protokołów Niezgodności/ Spostrzeżeń Auditowych, - Kart Niezgodności i Działań Korekcyjnych, - Raportów z Przeglądu Zarządzania, - Protokołów Reklamacji od Klienta, - Wyników oceny Zadowolenia Klienta w formie Raportu z Badania, - prowadzonych analiz wskaźników i dokumentacji ZSZ, - wizji w miejscu wystąpienia niezgodności, - oświadczeń i wyjaśnień pracowników, realizujących zadania w procesie, w którym stwierdzono niezgodność, - innych, istotnych z punktu widzenia badania niezgodności rzeczywistej lub potencjalnej - Informacji/protokołów dotyczących zdarzeń awaryjnych lub awarii środowiskowych/bhp - Wyników pomiarów czynników szkodliwych w środowisku pracy, - źródłowych dokumentów np. decyzji środowiskowych, dokumentacji ewidencyjnej lub sprawozdawczej SPOŚ, - Wyników analizy oceny ryzyka zawodowego, - Protokołów wypadkowych oraz analizy zdarzeń potencjalnie wypadkowych, - zgłoszonych skarg stron zainteresowanych, podejmując decyzję o konieczności, zakresie i skali działań korekcyjnych, korygujących lub zapobiegawczych Podjęte działania winny być dostosowane do wielkości problemu i związanego z nim ryzyka oraz do skutków, jakie powodują lub mogą powodować niezgodności rzeczywiste lub potencjalne w odniesieniu do jakości i zgodności świadczonych usług oraz wpływu na środowisko lub zagrożenia wypadkowe, choroby zawodowe i zdarzenia potencjalnie wypadkowe. 6.3 Uruchamianie działań korygujących lub zapobiegawczych Dokumentem inicjującym działania korygujące lub zapobiegawcze jest: - Karta Działań Korygujących lub Zapobiegawczych (F-03/33), lub - Protokołów Niezgodności/Spostrzeżeń Auditowych (F-03/23), w przypadku niezgodności stwierdzonych w trakcie auditu lub Wniosków z Audytu Biznesowego, lub - Wewnętrzny Protokół Oceny Zgłoszenia Reklamacyjnego (F-03/36) w odniesieniu do zgłoszonych reklamacji W przypadku, gdy niezgodność rzeczywista lub potencjalna została stwierdzona: - w toku realizacji usługi działania doskonalące podejmuje SM, - w toku realizacji procesów handlowych działania doskonalące podejmuje Kierownik

5 Strona 5 z 7 Działu Handlowego w porozumieniu z PM - w trakcie auditu (wewnętrznego/zewnętrznego) działania korygujące lub zapobiegawcze inicjuje Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS, - w trakcie postępowania powypadkowego działania doskonalące inicjuje pracownik Służby BHP, na podstawie wniosków i proponowanych środków profilaktycznych określonych w protokole ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, - w obszarze ochrony środowiska działania doskonalące inicjuje Specjalista ds. Ochrony Środowiska, - w odniesieniu do wymagań funkcjonujących procesów działania doskonalące podejmuje osoba odpowiedzialna za proces w porozumieniu z Pełnomocnikiem ds. ZSZ i EMAS, - w odniesieniu do dokumentacji ZSZ działania doskonalące podejmuje Właściciel Procesu, którego dany dokument dotyczy lub Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS w obszarze dokumentacji ogólnosystemowej Karta Działań Korygujących lub Zapobiegawczych (F-03/33) oraz Protokołów Niezgodności/Spostrzeżeń Auditowych (F-03/23) wystawia pracownik zgłaszający niezgodność / auditor, natomiast zatwierdza Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS. W przypadku zgłoszeń reklamacyjnych proces postępowania realizowany jest zgodnie z wymaganiami procedury P-03/04 Nadzór nad Usługą Niezgodną Oryginały zatwierdzonych ww. dokumentów po zarejestrowaniu przez Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS w Rejestrze Niezgodności, Działań Korygujących i Zapobiegawczych (F-03/25) przekazywane są do komórek organizacyjnych, w których działania mają być realizowane. Uwaga: W przypadku, gdy działania korygujące podejmowane są w związku z zaistniałym wypadkiem działania korygujące prowadzone są i dokumentowane zgodnie z obowiązującymi wymaganiami prawnymi dotyczącymi badania przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy w oparciu o protokół powypadkowy oraz Polecenie Powypadkowe (F-03/51) 6.4 Realizacja działań Działania korekcyjne, korygujące lub zapobiegawcze podejmowane są na podstawie zatwierdzonych ustaleń zapisanych w ww. dokumentach. Odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie niniejszych działań korekcyjnych, korygujących lub zapobiegawczych spoczywa na pracownikach wskazanych w kartach Po zakończeniu poszczególnych działań osoba odpowiedzialna za ich wdrożenie, wskazana w dokumencie inicjującym działania korygujące/zapobiegawcze lub osoba przez nią wyznaczona sprawdza wdrożenie działań, oceniając ich realizację i ich skuteczność, co jest potwierdzane w ww. dokumencie. Realizacja poszczególnych działań (korekcja, działania korygujące, działania zapobiegawcze) jest monitorowana na podstawie zapisów w dokumencie inicjującym tj. : - Karcie Działań Korygujących lub Zapobiegawczych (F-03/33), lub

6 Strona 6 z 7 - Protokole Niezgodności/Spostrzeżeń Auditowych (F-03/23) lub - Poleceniu Powypadkowym (F-03/51) W przypadku: - oceny negatywnej - wystawiający poleca weryfikację i kontynuację tych działań, - oceny pozytywnej osoba sprawdzająca potwierdza ten fakt w dokumencie, będącym podstawą realizacji działań, a następnie Kartę/Protokół z załączoną ewentualnie inną dokumentacją działań przekazuje Pełnomocnikowi ds. ZSZ i EMAS, gdzie jest ona weryfikowana i przechowywana W przypadku działań korygujących lub zapobiegawczych, które wymagają dokonania zmiany w dokumentacji Zintegrowanego Systemu Zarządzania, odpowiedzialnym za ich wprowadzenie jest Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS. Szczegółowe uregulowania dotyczące trybu dokonywania zmian w dokumentacji ZSZ określa procedura P-03/01 - Nadzór Nad Dokumentami i Zapisami. 6.5 Ocena skuteczności podjętych działań Niezależnie od oceny skuteczności prowadzonych działań przez ich wykonawcę Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS dokonuje oceny skuteczności przeprowadzonych działań korygujących lub zapobiegawczych na podstawie: - dostarczonych dokumentów, lub - przeprowadzonego przeglądu w miejscu wdrożenia działań doskonalących, lub - auditu planowego lub jeśli to zasadne auditu dodatkowego zgodnie z procedurą P-03/03 - Audity W przypadku: - oceny negatywnej Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS zwraca Kartę/Protokół i poleca weryfikację oraz kontynuację działań, - oceny pozytywnej - Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS potwierdza ten fakt w dokumentacji tj. Karcie lub Protokole oraz dokonuje stosownej adnotacji w Rejestrze Działań Korygujących/Zapobiegawczych (F-03/25) Dokumenty potwierdzające wykonanie działań korygujących lub zapobiegawczych są przechowywana u Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS zgodnie z procedurą P-03/01 - Nadzór nad Dokumentami i Zapisami Wykonane działania i pozyskane oceny stanowią dane wejściowe do realizowanego corocznie Przeglądu Zarządzania oraz jeśli to zasadne do przeprowadzenia auditów dodatkowych, prowadzonych zgodnie z wymaganiami procedury P-03/03 Audity. 7. Wykaz dokumentów związanych - Procedura Nadzór nad Dokumentami i Zapisami (P-03/01), - Procedura Przegląd Zarządzania (P-03/02), - Procedura Audity (P-03/03), - Procedura Nadzór nad Usługą Niezgodną (P-04/04).

7 8. Wykaz zapisów Zapisy powstające wg niniejszej procedury: - Protokół Niezgodności/Spostrzeżeń Auditowych (F-03/23), - Karta Działań Korygujących/Zapobiegawczych (F-03/33), - Rejestr Niezgodności, Działań Korygujących i Zapobiegawczych (F-03/25), - Polecenie powypadkowe (F-03/51), - Dokumentacja powypadkowa. Strona 7 z 7 są sporządzane i nadzorowane zgodnie z procedurą P-03/01 Nadzór nad Dokumentami i Zapisami. 9. Historia zmian Wydanie Data wydania Wprowadzona zmiana Kto opracował I/ Wydanie, nowy dokument Bożena Puss II/ III/ Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZŚ wg EN ISO 14001/EMAS i jego integracji z obowiązującym systemem jakości. Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZBHP wg PN-N i jego integracji z obowiązującym systemem jakości, zmiana nazwy spółki na ENGIE Services Sp. z o.o. Bożena Puss Bożena Puss