PROCEDURA DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE. Urząd Miejski w Konstantynowie Łódzkim. Spis treści. 1. Cel procedury Miernik procedury...

Transkrypt

1 PROCEDURA Urząd Miejski w DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE Spis treści 1. Cel procedury Miernik procedury Zakres stosowania Definicje Tryb postępowania Odpowiedzialność i uprawnienia Zapisy Dokumenty związane Załączniki... 5

2 Nr P. 6 PROCEDURA Strona: 2 Stron: 5 Urząd Miejski w Tytuł: Działania korygujące i zapobiegawcze Wydanie 3 Opracował Imię i nazwisko Stanowisko / Referat Data Podpis Urszula Adaszyńska Kierownik Ref. SO Dorota Imbierczyk Inspektor ds. OR r. Marzena Goleń-Kurta Podinspektor ds. Kadr Sprawdził Witold Stępień Pełnomocnik ds. SZJ r. Zatwierdził Henryk Brzyszcz Burmistrz r. 1. Cel procedury Celem procedury jest eliminowanie przyczyn powstawania niezgodności oraz zapewnienie skutecznego zapobiegania ich wystąpieniu. 2. Miernik procedury Ilość podjętych działań korygujących i zapobiegawczych w stosunku do zgłoszonych niezgodności i spostrzeŝeń. 3. Zakres stosowania Przedmiotem procedury jest określenie zasad identyfikacji, ustalania, wdraŝania i weryfikacji działań korygujących i zapobiegawczych. Procedurą objęte są wszystkie komórki organizacyjne Urzędu Miejskiego. 4. Definicje Działanie korygujące - realizacja zaplanowanych prac podjętych w celu usunięcia przyczyn rozpoznanej niezgodności lub innej rozpoznanej niepoŝądanej sytuacji, prowadzących do wyeliminowania i skutecznego zapobiegania ponownemu wystąpieniu tej samej niezgodności. Działania zapobiegawcze - realizacja zaplanowanych prac podjętych w celu usunięcia przyczyn potencjalnych niezgodności lub innej niepoŝądanej moŝliwej sytuacji. Niezgodność niespełnienie ustalonego wymagania (dotyczącego np. usługi, procesu, zarządzania jakością, klienta, przepisów itp.). 5. Tryb postępowania Działania korygujące i zapobiegawcze winny być dostosowane do skali problemu i oszacowanego ryzyka skutków problemu lub niezgodności. Działania korygujące Działania korygujące są podejmowane w przypadku stwierdzenia niezgodności lub problemu, które: - są trudne do natychmiastowego rozwiązania - powtarzają się w takiej samej formie Opracowały: U. Adaszyńska, D. Imbierczyk, M. Goleń-Kurta; Sprawdził: Witold Stępień; Zatwierdził: Henryk Brzyszcz; Data zatwierdzenia: r.; Zapis w RWA: Oryginał dokumentów przechowywany jest u Administratora SZJ; udostępnione w intranecie; Nr dokumentu: P. 6; Nadzorowane są tylko dokumenty oryginalne; Nazwa elektroniczna dokumentu: P. 6.

3 Nr P. 6 PROCEDURA Strona: 3 Stron: 5 Urząd Miejski w Tytuł: Działania korygujące i zapobiegawcze Wydanie 3 - są ocenione jako istotne w kategoriach potencjalnego wpływu na takie aspekty jak koszty operacyjne, koszty niezgodności, funkcjonowanie systemu zarządzania jakością, zadowolenie klienta itp. Podstawę zainicjowania działań korygujących stanowią wszelkie problemy oraz zidentyfikowane niezgodności : stanowiące podstawę uzasadnionych reklamacji, skarg i uwag klientów, wynikające z wniosków z przeglądu zarządzania, zawarte w raportach z auditów wewnętrznych i zewnętrznych, zawarte w raportach o niezgodnościach wyrobu, procesu, będące wynikiem analizy danych, wynikające z oceny dostawców, pojawiające się w realizowanych procesach. Działania zapobiegawcze Działania zapobiegawcze są podejmowane w przypadku stwierdzenia moŝliwości wystąpienia niezgodności lub problemu. Podstawę podjęcia działań zapobiegawczych stanowią informacje o symptomach mogących wystąpić w przyszłości problemach, wynikające m.in. z: wniosków z przeprowadzonych działań korygujących, raportu z przeglądu zarządzania, wniosków z przeglądu rejestrów reklamacji, badań potrzeb i oczekiwań klientów, analiz rynku, powtarzających się problemów z dostawcami materiałów i usług, doświadczeń z innych podobnych zdarzeń występujących w przeszłości, wszelkich analiz i podsumowań wykazujących określone skłonności występowania zagroŝeń. Podjęcie działań Kierownik referatu na podstawie informacji o niezgodnościach lub problemach dotyczących bezpośrednio obszaru jemu podległemu, inicjuje niezwłocznie podjęcie działań korygujących/zapobiegawczych wypełniając "Kartę działań korygujących/zapobiegawczych (KDKZ)" - część A (P.6.3.). KaŜdy pracownik moŝe zgłosić propozycje działań korygujących bezpośrednio swojemu przełoŝonemu lub Pełnomocnikowi ds. Jakości. Pełnomocnik ds. Jakości ma prawo do wystawienia KDKZ w kaŝdym przypadku, który uzna za właściwy ze względu na funkcjonowanie systemu zarządzania jakością. JeŜeli rozwiązanie problemu przekracza kompetencje Kierownika danego referatu, Pełnomocnik ds. Jakości proponuje Burmistrzowi powołanie zespołu do realizacji działań korygujących oraz wyznacza osobę odpowiedzialną. Opracowały: U. Adaszyńska, D. Imbierczyk, M. Goleń-Kurta; Sprawdził: Witold Stępień; Zatwierdził: Henryk Brzyszcz; Data zatwierdzenia: r.; Zapis w RWA: Oryginał dokumentów przechowywany jest u Administratora SZJ; udostępnione w intranecie; Nr dokumentu: P. 6; Nadzorowane są tylko dokumenty oryginalne; Nazwa elektroniczna dokumentu: P. 6.

4 Nr P. 6 PROCEDURA Strona: 4 Stron: 5 Urząd Miejski w Tytuł: Działania korygujące i zapobiegawcze Wydanie 3 Osoba odpowiedzialna za prowadzenie działań korygujących (ewentualnie z zespołem) ustala przyczynę powstałej niezgodności oraz proponuje podjęcie działań w celu jej usunięcia. Wnioski z analizy przyczyn powstałej niezgodności, powinny być dołączone do KDKZ. Osoba odpowiedzialna za realizację działań korygujących wpisuje ustalone działania do karty działań korygujących (w części B) lub, w przypadku większego zakresu prac, do "Planu działań korygujących" (P.6.4.). JeŜeli zaproponowane działania wymagają akceptacji (znaczne zmiany organizacyjne, nakłady finansowe), bądź jeŝeli działanie korygujące dotyczy kilku komórek organizacyjnych (referatów), osoba odpowiedzialna za realizację działań korygujących zobowiązana jest do przedstawienia ich Burmistrzowi. Burmistrz podejmuje decyzję o dalszym trybie postępowania. Decyzja wpisywana jest do KDKZ. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie działań korygujących przekazuje kopię wypełnionej KDKZ wraz z planem do Administratora SZJ celem zarejestrowania w rejestrze (wzór strony P.6.5.) pod kolejnym numerem w danym roku. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie działań korygujących przekazuje kopie planu działań korygujących do wszystkich komórek, które są włączone w realizację działań. W trakcie wdraŝania działań korygujących, o ile jest to uzasadnione, naleŝy wykonać niezbędne badania sprawdzające skuteczność tych działań. JeŜeli efekty nie są zgodne ze spodziewanymi naleŝy wprowadzić zmiany do planu działań i ponowić badania. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie działań korygujących zobowiązana jest wprowadzić do planu działań korygujących kaŝdą zmianę zaistniałą w trakcie realizacji podając w uwagach powód zmiany, potwierdzając to datą i własnoręcznym podpisem. Kierownicy referatów są odpowiedzialni za ocenę wdroŝonych działań. Po zakończeniu działań oryginał KDKZ wraz z oceną skuteczności działania jest przekazywany do Pełnomocnika ds. Jakości. JeŜeli działanie korygujące/zapobiegawcze dotyczy zmiany w dokumentacji systemu jakości, Potwierdzeniem ich wykonania jest złoŝenie projektu zmiany (patrz procedura). Ostateczna ocena skuteczności wprowadzonego działania korygującego dokonywana jest na podstawie przeprowadzonego auditu wewnętrznego (Procedura P.3 Audit wewnętrzny ). W przypadku braku skuteczności podjętych działań, osoba odpowiedzialna za prowadzenie działań korygujących powinna wystawić nową kartę działań korygujących zgodnie z niniejszą procedurą przywołując w niej numer KDKZ związanej z problemem wymagającym dalszych prac. Skuteczność przeprowadzonych działań korygujących i zapobiegawczych poddaje się analizie i ocenie na przeglądach zarządzania. Materiały na przegląd (m.in. ilość przeprowadzonych działań Opracowały: U. Adaszyńska, D. Imbierczyk, M. Goleń-Kurta; Sprawdził: Witold Stępień; Zatwierdził: Henryk Brzyszcz; Data zatwierdzenia: r.; Zapis w RWA: Oryginał dokumentów przechowywany jest u Administratora SZJ; udostępnione w intranecie; Nr dokumentu: P. 6; Nadzorowane są tylko dokumenty oryginalne; Nazwa elektroniczna dokumentu: P. 6.

5 Nr P. 6 PROCEDURA Strona: 5 Stron: 5 Urząd Miejski w Tytuł: Działania korygujące i zapobiegawcze Wydanie 3 ogółem i w poszczególnych działach, adekwatność podjętych działań do uzyskanych efektów, występujące niedomagania w realizacji działań) przygotowuje Pełnomocnik ds. SZJ. 6. Odpowiedzialność i uprawnienia NajwyŜsze kierownictwo Urzędu jest odpowiedzialne za zapewnienie stosowania działań korygujących i zapobiegawczych jako jednych z narzędzi ciągłego doskonalenia. Kierownicy referatów i samodzielne stanowiska są odpowiedzialni za badanie przyczyn niezgodności, inicjowanie, realizację i ocenę działań korygujących i zapobiegawczych. Pełnomocnik ds. SZJ jest odpowiedzialny za nadzorowanie realizacji działań korygujących i zapobiegawczych, ocenę ich skuteczności w drodze auditu wewnętrznego oraz nadzór nad zapisami dotyczącymi tych działań. 7. Zapisy Zapisy związane z działaniami korygującymi lub zapobiegawczymi są dokumentami wewnętrznymi zakładu i nie mogą być udostępniane osobom postronnym bez zgody Pełnomocnika ds. SZJ. Oryginały Kart działań korygujących/zapobiegawczych wraz z załącznikami, rejestr działań korygujących / zapobiegawczych są przechowywane przez Pełnomocnika ds. SZJ (patrz Procedura P.1 Nadzór nad dokumentacją i zapisami ). Zapisami są wypełnione załączniki P.6.3 do P Dokumenty związane PN-EN ISO 9001: 2001 Systemy zarządzania jakością wymagania Procedura P.3 Audit wewnętrzny Procedura P.1 Nadzór nad dokumentacją i zapisami Procedura P.7 Nadzór nad wyrobami niezgodnymi 9. Załączniki Wzór "Karta działań korygujących/zapobiegawczych" P.6.3 Wzór "Plan działań korygujących/zapobiegawczych"- P.6.4 Wzór strony "Rejestr działań korygujących/zapobiegawczych P.6.5 Opracowały: U. Adaszyńska, D. Imbierczyk, M. Goleń-Kurta; Sprawdził: Witold Stępień; Zatwierdził: Henryk Brzyszcz; Data zatwierdzenia: r.; Zapis w RWA: Oryginał dokumentów przechowywany jest u Administratora SZJ; udostępnione w intranecie; Nr dokumentu: P. 6; Nadzorowane są tylko dokumenty oryginalne; Nazwa elektroniczna dokumentu: P. 6.

6 Urząd Miejski w Nr P.6.3 KARTA DZIAŁAŃ KORYGUJĄCYCH ZAPOBIEGAWCZYCH CZĘŚĆ A P.6.3 KDKZ NR Opis problemu / niezgodności Dokumenty źródłowe... KDKZ wystawił: Dział... Imię i nazwisko... Data...Podpis... Skład zespołu : Zarejestrowano w rejestrze Data:... Podpis... Osoba odpowiedzialna za realizację Zespół powołał:... ( imię, nazwisko, Referat data podpis ) CZĘŚĆ B 1. Źródło problemu / przyczyna niezgodności Propozycja działań... Termin realizacji...data...podpis Ocena skuteczności wprowadzonego rozwiązania: Kierownik Referatu... ( imię, nazwisko, Referat data podpis )

7 Urząd Miejski w Nr P.6.4 PLAN DZIAŁAŃ KORYGUJĄCYCH / ZAPOBIEGAWCZYCH Lp. Opis działań Termin Osoba odpowiedzialna za wykonanie Uwagi realizacji Imię i nazwisko Komórka organizacyjna Podpis P.6.4 DOTYCZY KDKZ NR... Osoba odpowiedzialna za realizację działania korygującego/zapobiegawczego: data...podpis... Akceptacja Pełnomocnika ds. SZJ (wypełniać jeŝeli wymagana) :... data... podpis...

8 REJESTR DZIAŁAŃ KORYGUJĄCYCH / ZAPOBIEGAWCZYCH P.6.5. wzór strony Nr KDKZ Dotyczy Odpowiedzialny Przewidywany termin zakończenia Data zakończenia Przedstawione dokumenty Wynik działań i uwagi końcowe Podpis, data