PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Rudzińcu przez Grzegorza Nowak - osoba odpowiadająca za przeprowadzanie kontroli instytucjonalnej na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Rudziniec Nr 07/2012 z dnia 11.07.2012r. Zakres kontroli: Kontrola w zakresie wydatków na dodatkowe wynagrodzenie roczne pracowników Okres przeprowadzenia kontroli: od dnia 18.07.2012r. do dnia 08.08.2012r. Miejsce przeprowadzenia kontroli: siedziba Urzędu Gminy Rudziniec, 44-160 Rudziniec ul. Gliwicka 26. Okres objęty kontrolą: 2011 r.. Badanie przeprowadzono metodą pełną. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o poniższe akty prawne: 1. Ustawa z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych ( Dz. U. z 2008r. Nr 223 poz. 1458 z późniejszymi zmianami ). 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 157 poz. 1240 z późniejszymi zmianami ). 3. Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz. 1223 z późniejszymi zmianami ). 4. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy ( Dz. U. z 1998r. Nr 21 poz. 94 z późniejszymi zmianami ). 5. Ustawa z dnia 12 grudnia 1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym pracowników sfery budżetowej ( Dz. U. z 1997r. Nr 160 poz. 1080 z późniejszymi zmianami ). 6. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop ( Dz. U. z 1997r. Nr 2 poz. 14 z późniejszymi zmianami ). 7. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy ( Dz. U. z 1996r. Nr 62 poz. 289 1
z późniejszymi zmianami ). 8. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. z 2010r. Nr 20 poz. 103 ). 9. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 38 poz. 207 z późniejszymi zmianami ). 10. Uchwała Nr XV/180/2011 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2011r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2012 rok. 11. Zarządzenie Nr 1/2012 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 2 stycznia 2012r. w sprawie planu finansowego Urzędu Gminy Rudziniec na 2012 rok. Podczas przeprowadzenia kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Pan Krzysztof Obrzut - Wójt Gminy Rudziniec, Pani Mariola Dusza - Skarbnik Gminy Rudziniec, oraz pozostali pracownicy Urzędu wykonujący w ramach obowiązków służbowych czynności objęte kontrolą. USTALENIA KONTROLI STAN FAKTYCZNY I. Kierownictwo jednostki Wójtem Gminy Rudziniec VI kadencji jest Pan Krzysztof Obrzut, wybrany dnia 21 listopada 2010r. w wyborach bezpośrednich. Objęcie obowiązków nastąpiło z dniem 9 grudnia 2010r. tj. z chwilą złożenia ślubowania. Zastępcą Wójta Gminy Rudziniec jest Pan Andrzej Hosz zatrudniony na tym stanowisku od dnia 9 maja 2009r. - Zarządzenie Nr 61/09 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 8 maja 2009r. w sprawie powołania Zastępcy Wójta Gminy Rudziniec. Sekretarzem Gminy Rudziniec jest Pani Zuzanna Wollek Gaida powołana na to stanowisko od dnia 01.01.2007r. - Uchwała Nr III/21/06 Rady Gminy Rudziniec z dnia 28 grudnia 2006r. w sprawie powołania Sekretarza Gminy Rudziniec. Skarbnikiem Gminy Rudziniec jest Pani Mariola Dusza powołana na to stanowisko od dnia 01.09.2004r. - Uchwała Nr XXI/199/04 Rady Gminy Rudziniec z dnia 30 sierpnia 2004r. w sprawie powołania Skarbnika Gminy Rudziniec. 2
II. Dodatkowe wynagrodzenie roczne Zgodnie z art. 36 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych pracownikowi samorządowemu przysługuje m.in. dodatkowe wynagrodzenie roczne na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Zasady nabywania prawa oraz ustalania wysokości i wypłacania dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników jednostek sfery budżetowej reguluje ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. W 2011 roku w Urzędzie było zatrudnionych łącznie 53 pracowników, których wykaz stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu. Dodatkowe wynagrodzenie roczne zostało naliczone i wypłacone dla 47 pracowników lista osób którym wypłacono dodatkowe wynagrodzenie za 2011 rok stanowi załącznik nr 2 do niniejszego protokołu. Sześć osób ( poz. 13, 22, 36, 47, 48 i 50 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu ), które były zatrudnione w 2011 roku nie otrzymało dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2011 rok, w związku z niespełnieniem wymogów ustawowych art. 2 ustawy z dnia 12 grudnia 1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym. III. Kontrola dokumentacji finansowej Osobą odpowiedzialną za całość gospodarki finansowej w Urzędzie jest kierownik jednostki Wójt Gminy Rudziniec, zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. Na podstawie Uchwały Nr XV/180/2011 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2011r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2012 rok oraz Zarządzenia Nr 1/2012 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 2 stycznia 2012r. w sprawie planu finansowego Urzędu Gminy Rudziniec na 2012r. plan wydatków przewidywał wydatki Urzędu w łącznej kwocie 23 208 807,00 zł. W okresie od 01.01.2012r. do 30.06.2012r. plan ulegał zmianom i na dzień 30.06.2012r. łączna kwota planowanych wydatków Urzędu wynosiła 19 660 039,97 zł. Dokonano do dnia 30.06.2012r. wydatków na łączną kwotę 5 835 354,25 zł. co stanowiło 29,68 % planowanych wydatków. Kontrolą objęto wydatki Urzędu na dodatkowe wynagrodzenie roczne pracowników. a) Pierwotny plan finansowy Urzędu zakładał w Dziale 750 Administracja publiczna, Rozdział 75023 Urzędy gmin, 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne, wydatki w kwocie 184 272,00 zł. na podstawie Uchwały Nr XV/180/2011 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2011r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2012 rok oraz Zarządzenia Nr 1/2012 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 2 stycznia 2012r. w sprawie planu finansowego Urzędu Gminy Rudziniec na 2012 rok. W okresie od 01.01.2012r. do 30.06.2012r. w planie finansowym Urzędu nie zmieniono kwoty planu, a wydano 165 610,49 zł. tj. 89,87 % kwoty planowanej. 3
b) Pierwotny plan finansowy Urzędu zakładał w Dziale 801 Oświata i wychowanie, Rozdział 80113 Dowożenie uczniów do szkół, 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne kwota zaplanowana to 10 014,00 zł. na podstawie Uchwały Nr XV/180/2011 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2011r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2012 rok oraz Zarządzenia Nr 1/2012 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 2 stycznia 2012r. w sprawie planu finansowego Urzędu Gminy Rudziniec na 2012 rok. W okresie od 01.01.2012r. do 30.06.2012r. w planie finansowym Urzędu nie zmieniono kwoty planu, a wydano 7 018,92 zł. tj. 70,09 % kwoty planowanej. Plan i jego realizacja w okresie od 01.01.2012r. do 30.06.2012r. w zakresie objętym kontrolą zostały przedstawione w poniższej tabeli. 75023-4040 80113-4040 Miesiąc Plan Wydatki Plan Wydatki styczeń 184 272,00 zł. 164 322,11 zł. 10 014,00 zł. 7 018,92 zł. luty 184 272,00 zł. 165 610,49 zł. 10 014,00 zł. 7 018,92 zł. marzec 184 272,00 zł. 165 610,49 zł. 10 014,00 zł. 7 018,92 zł. kwiecień 184 272,00 zł. 165 610,49 zł. 10 014,00 zł. 7 018,92 zł. maj 184 272,00 zł. 165 610,49 zł. 10 014,00 zł. 7 018,92 zł. czerwiec 184 272,00 zł. 165 610,49 zł. 10 014,00 zł. 7 018,92 zł. Łączna kwota wydatków na dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2011r. wypłacone w 2012r. do dnia 30.06.2012r. to 172 629,41 zł. Powyższa kwota stanowiła 0,88 % planowanej kwoty wydatków Urzędu oraz 2,96 % zrealizowanych wydatków na dzień 30.06.2012r. Kontrolą objęto listy wypłat zawierające dodatkowe wynagrodzenie roczne pracowników Urzędu i stwierdzono, że: 1. Dodatkowe wynagrodzenie roczne zostało naliczone dla pracowników Urzędu w prawidłowej wysokości tj. zgodnie z art. 4 ust.1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, który stanowi, że: Wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5 % sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Wyjątek stanowią pracownicy wykazani w poz. 1 i 5 wykazu stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego protokołu, którzy otrzymali tyt. dodatkowego wynagrodzenia rocznego kwoty wyższe od przysługujących na podstawie prawidłowego obliczenia. Szczegółowy opis znajduje się w pkt 1 i 2 stwierdzonych nieprawidłowości w niniejszym protokole 4
kontroli. 2. Wydatki na dodatkowe wynagrodzenie roczne były zgodne z planem finansowym Urzędu oraz uchwałą budżetową na 2012r. 3. Dodatkowe wynagrodzenie roczne zostało wypłacone pracownikom Urzędu terminowo tj. zgodnie z terminem określonym w art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 12 grudnia 1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, który stanowi, że: Wynagrodzenie roczne wypłaca się, z zastrzeżeniem ust. 3, nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie. - dodatkowe wynagrodzenie roczne zostało wypłacone pracownikom Urzędu w następujących kwotach i terminach: a) 118 995.97 zł. w dniu 26.01.2012r., b) 15 107,00 zł. w dniu 27.01.2012r., c) 37 238,06 zł. w dniu 31.01.2012r., d) 1 288,38 zł. w dniu 20.02.2012r. Załącznik nr 3 do niniejszego protokołu stanowi wydruk kart wydatków: Dział 750 Rozdział 75023-4040 oraz Dział 801- Rozdział 80113-4040 4. Lista płac dotycząca wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego została sporządzona oraz sprawdzona pod względem formalno rachunkowym przez inspektora ds. księgowości budżetowej i pracowniczej, sprawdzona pod względem merytorycznym przez Wójta Gminy Rudziniec oraz zatwierdzona przez Skarbnika Gminy i Wójta Gminy Rudziniec - załącznik nr 4 do niniejszego protokołu stanowi kopia listy wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników Urzędu. 5. Zastosowano prawidłowo klasyfikację budżetową przy dokonywanych wydatkach na dodatkowe wynagrodzenia roczne. STWIERDZONE NIEPRAWIDŁOWOŚCI 1. Nieprawidłowe naliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2011 rok dla pracownika wymienionego w poz. 1 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu kontroli, poprzez nieprawidłowe odliczenie od podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego kwot podlegających odliczeniu tytułem usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Pracownikowi potrącono wynagrodzenie tyt. urlopu okolicznościowego za 2 dni listopada w którym wykazano, że czas pracy to 168 godzin podczas gdy w listopadzie faktycznie do przepracowania było 160 godzin. Kwota potrącona z podstawy do naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego to 446,24 zł. podczas gdy prawidłowo obliczona 5
kwota potrącenia powinna wynieść 468,64 zł. Różnica wyniosła 22,40 zł. co doprowadziło do naliczenia i wypłaty pracownikowi o 1,90 zł.( 22,40 zł. x 8,5 % ) więcej tytułem dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2011 rok. Kopia rocznej karty ewidencji obecności w pracy ww pracownika stanowi załącznik nr 5 do niniejszego protokołu. 2. Nieprawidłowe naliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2011 rok dla pracownika wymienionego w poz. 5 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu kontroli, poprzez nieprawidłowe odliczenie od podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego kwot podlegających odliczeniu tytułem usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Pracownikowi potrącono wynagrodzenie tyt. opieki nad dzieckiem do lat 14 za 2 dni sierpnia podczas gdy z ww opieki korzystał odpowiednio w dniach 11 lipiec 2011 roku oraz 8 sierpień 2011 roku. W sierpniu czas pracy to 176 godzin, podczas gdy w lipcu 168 godzin. Kwota potrącona z podstawy do naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego to 493,44 zł. podczas gdy prawidłowo obliczona kwota potrącenia powinna wynieść 505,36 zł. Różnica wyniosła 11,92 zł. co doprowadziło do naliczenia i wypłaty pracownikowi o 1,01 zł.( 11,92 zł. x 8,5 % ) więcej tytułem dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2011 rok. ZALECENIA POKONTROLNE 1. Wystąpić do pracownika wymienionego w poz. 1 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu o dokonanie dobrowolnego zwrotu kwoty 1,90 zł. tytułem wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wysokości wyższej od należnej pracownikowi. W przypadku braku dobrowolnej wpłaty rozważyć dochodzenie należności od osoby odpowiedzialnej w Urzędzie za naliczanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego, na podstawie Działu V odpowiedzialność materialna pracowników, ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy. 2. Wystąpić do pracownika wymienionego w poz. 5 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu o dokonanie dobrowolnego zwrotu kwoty 1,01 zł. tytułem wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wysokości wyższej od należnej pracownikowi. W przypadku braku dobrowolnej wpłaty rozważyć dochodzenie należności od osoby odpowiedzialnej za naliczanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego, na podstawie Działu V odpowiedzialność materialna pracowników, ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy. 3. Zobowiązać podinspektora ds.obsługi Rady Gminy i kadr do przekazywania do działu księgowości informacji dot. usprawiedliwionej nieobecności w pracy pracowników z określeniem daty nieobecności i liczby godzin pracy w dniu usprawiedliwionej nieobecności. 6
4. Zobowiązać inspektora ds. księgowości budżetowej i pracowniczej do prawidłowego naliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego z uwzględnieniem dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy, liczby godzin nieobecności w pracy oraz liczby godzin pracy w danym miesiącu, w którym ma miejsce nieobecność podlegająca odliczeniu od podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego, zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Zalecenia pokontrolne wymienione w pkt 1, 2, 3 i 4 kieruję do pracowników merytorycznie odpowiedzialnych za powstałe nieprawidłowości. Zalecenia ujęte w pkt 1 i 2 należy wykonać w terminie 30 dni, natomiast w pkt 3 i 4 należy wykonywać na bieżąco w trakcie realizacji obowiązków wynikających z pełnionych w Urzędzie Gminy Rudziniec funkcji oraz zajmowanych stanowisk. Z realizacji niniejszych zaleceń należy sporządzić sprawozdanie i w terminie 30 dni od dnia podpisania protokołu przedłożyć je Wójtowi Gminy Rudziniec. Wykaz załączników do niniejszego protokołu: 1. Wykaz pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy Rudziniec w 2011r. 2. Lista pracowników, którym naliczono i wypłacono dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2011 rok wraz z kwotami dodatkowego wynagrodzenia rocznego. 3. Karty wydatków: Dział 750 Rozdział 75023-4040 oraz Dział 801 - Rozdział 80113-4040. 4. Kopia listy wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników Urzędu. 5. Kopia rocznej karty ewidencji obecności w pracy pracownika wymienionego w poz. 1 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu. 6. Kopia rocznej karty ewidencji obecności w pracy pracownika wymienionego w poz. 5 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu. Na zakończenie należy podkreślić, iż zostały stworzone dogodne warunki do przeprowadzenia kontroli, a wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach kontrolnych na bieżąco i wyczerpująco udzielały wszystkich wyjaśnień. 7
Wójt Gminy Rudziniec pan Krzysztof Obrzut został poinformowany o przysługującym, na podstawie obowiązującej w Urzędzie Gminy w Rudzińcu instrukcji kontroli instytucjonalnej, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Protokół podpisano bez zastrzeżeń. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 07/2012 Rudziniec 16.08.2012r. URZĄD GMINY 44-160 Rudziniec, ul. Gliwicka 26 województwo śląskie tel. 0-32 400 07 00 (pieczątka kontrolowanej jednostki) SKARBNIK GMINY WÓJT GMINY Grzegorz Nowak mgr Mariola Dusza mgr Krzysztof Obrzut ( podpis kontrolującego ) ( podpis Skarbnika Gminy Rudziniec ) ( podpis Wójta Gminy Rudziniec ) 8