Spis treści I INSTRUKCJA OBSŁUGI SYSTEMU REZERWACYJNEGO MERLIN.X...4 1. LOGOWANIE DO SYSTEMU...4 2. MODUŁ ZARZĄDZANIA EKSPEDIENTAMI ORAZ TOUROPERATORAMI...4 2.1. MODUŁ ADMINISTRATOR...4 2.2. MODUŁ PROFIL...8 3. OPIS WYSZUKIWARKI merlin.merlinx.pl...8 4. WYSZUKIWANIE OFERTY...12 4.1. KRYTERIA POSZUKIWANIA OFERTY Z UŻYCIEM PRZYCISKU TOP OFERTY...12 4.1.1. LISTA TOP OFERT...12 4.2. KRYTERIA POSZUKIWANIA OFERTY Z UŻYCIEM PRZYCISKU SZUKAJ...14 4.3. KRYTERIA POSZUKIWANIA OFERTY Z UŻYCIEM ATRYBUTU SKI REGION.15 5. OPIS WYNIKÓW WYSZUKIWANIA OFERT...15 5.1. LISTA OFERT...15 5.2. SPRAWDZANIE DOSTĘPNOŚCI OFERTY...19 5.3. IKONY POMOCNICZE...19 5.3.1. IKONY INFORMACYJNE...19 5.3.2. IKONY FUNKCYJNE...21 6. SZCZEGÓŁY OFERTY KROK 3...33 6.1. OPIS OFERTY...34 6.2. PODOBNE OFERTY...35 6.3. PORÓWNAJ CENY...35 6.4. ALTERNATYWNE LOTNISKA / DOSIADKI...35 6.5. PRZEJŚCIE DO REZERWACJI...36 7. PAKIETY - IMPREZY TYPU 7+7...36 8. REZERWACJA...37 8.1. UZUPEŁNIENIE DANYCH...38 9. POTWIERDZENIE...39 10. REZERWACJA DWÓCH POKOI...40 11. LISTA REZERWACJI, DRUKOWANIE POTWIERDZENIA, SZCZEGÓŁY REZERWACJI...42 11.1. LISTA REZERWACJI...42 11.2. DRUKOWANIE POTWIERDZENIA...43 11.3. SZCZEGÓŁY REZERWACJI...44 12. REZERWACJA OPCJONALNA...44 13. REZERWACJA NA ZAPYTANIE...45 14. ZMIANY W REZERWACJI...46 15. ANULOWANIE REZERWACJI...46 16. WYSTAWIENIE FAKTURY PROWIZYJNEJ...47 17. MODUŁ PŁATNOŚCI...49 18. MODUŁ NEWSLETTER...50 II INSTRUKCJA OBSŁUGI MASKI REZERWACYJNEJ...52 19. OPIS MASKI REZERWACYJNEJ...52 20. SPRAWDZANIE OFERTY...55 20.1. TRANSPORT...55 20.2. ZAKWATEROWANIE...56 20.3. DODATKOWE UBEZPIECZENIA I USŁUGI...56 2
21. ZAKŁADANIE REZERWACJI...59 21.1. REZERWACJA STAŁA...59 21.2. REZERWACJA OPCJONALNA...64 21.3. REZERWACJA NA ZAPYTANIE...66 21.4. REZERWACJA ZŁOŻONA...67 21.4.1. TAKIE SAME USŁUGI...67 21.4.2. RÓŻNE USŁUGI...68 22. DRUKOWANIE POTWIERDZENIA, PRZEDSTAWIANIE REZERWACJI, INFORMACJE O REZERWACJI...69 23. ANULOWANIE REZERWACJI...72 KODY AKCJI...74 KODY STATUSÓW...74 KODY PŁCI...74 3
I INSTRUKCJA OBSŁUGI SYSTEMU REZERWACYJNEGO MERLIN.X 1. LOGOWANIE DO SYSTEMU W celu zalogowania się do systemu rezerwacyjnego należy udać się na stronę www.merlinx.pl gdzie w głównym menu strony wystarczy wybrać link Logowanie. Następnie należy wpisać odpowiednie hasła dostępu. Jeżeli użytkownik nie posiada haseł dostępu, w oknie logowania należy wybrać link Rejestracja agenta. (Jeżeli agent posiada umowę na czas nieokreślony, to w polu Data wygaśnięcia umowy formularza rejestracyjnego wprowadza datę 000000). Proces generowania haseł oraz kodów ekspedienta został opisany poniżej. 2. MODUŁ ZARZĄDZANIA EKSPEDIENTAMI ORAZ TOUROPERATORAMI 2.1. MODUŁ ADMINISTRATOR Moduł ten w pełni pozwala zarządzać bazą ofert poszczególnych operatorów czyli Agent na tym etapie może wyeliminować oferty operatorów z którymi nie współpracuje. Moduł ten równocześnie daje możliwość generowania oraz stymulowania kodami ekspedientów dla pracowników biur podróży. Po wejściu w zakładkę Administrator zostanie wyświetlona lista dotychczasowych kodów ekspedienta. W przypadku obszernej listy ekspedientów dodana została możliwość wyszukania konkretnej osoby po kryteriach jak: Imię, Nazwisko, Email(login), Numer karty Travel Agency Card, dacie aktywacji kodu ekspedienta. 4
W celu założenia nowego kodu ekspedienta należy kliknąć na link Nowy Ekspedient. Następnie uzupełnić formularz rejestracyjny danymi: E- mail(login), Imię, Nazwisko. Po wypełnieniu tych pól i wybraniu linku Zapisz zostanie wysłane przez Automat Merlin.X hasło dostępu do systemu na wskazany uprzednio adres E- mail. Tym sposobem zostanie wygenerowany kod ekspedienta składający się z szeregu 4 znaków, który przypisany jest do danego pracownika. Moduł administratora pozwala również na zawieszanie, edytowanie oraz anulowanie kodu ekspedienta. Aby aktywować kod ekspedienta oraz nowe hasło do systemu należy przy kolejnym logowaniu wpisać adres E- mail(login) oraz hasło otrzymane z Automatu Merlin.X. W przypadku gdy agent chce zmienić wygenerowane hasło system zaakcentuje przy pierwszym logowaniu możliwość zmiany hasła. Należy wtedy wpisać proponowane hasło składające się przynajmniej z 8 znaków gdzie spośród nich jest jedna cyfra oraz w polu poniżej powtórzyć je jeszcze raz. 5
Jeżeli Agent nie pamięta hasła dostępu należy wybrać link Przypomnij hasło wtedy też na wskazany adres E- mail zostanie wysłane nowe hasło dostępu. W zakładce Touroperatorzy zostali uwzględnieni i zaznaczeni wszyscy organizatorzy dostępni w systemie merlin.merlinx.pl. W przypadku wyłączenia oferty danego operatora wystarczy odznaczyć w zakładce Touroperatorzy jednego lub kilku touroperatorów oraz wybrać ikonę Zmień dane. 6
W zakładce Dane istnieje możliwość uzupełnienia danych agenta. Dane te następnie są brane do zestawienia cenowego Twoj koszyk (opis strona 19) oraz faktury prowizyjnej (opis strona 38). 2.2. MODUŁ PROFIL Moduł ten pozwala na edytowanie danych ekspedienta oraz wygenerowanych haseł. W przypadku zmiany hasła należy wybrać kolejno link Zmień hasło oraz Zapisz. Wtedy też zostanie wysłane hasło z Automatu Merlin.X. 3. OPIS WYSZUKIWARKI merlin.merlinx.pl Po udanej autoryzacji ukaże się formularz wyszukiwania. Daje on możliwość określenia preferencji Klienta co do wyboru oferty. Im więcej zostanie wypełnionych pól tym bardziej zawęzi się pole poszukiwanych ofert. 7
1. Pole Organizator wybór touroperatora wraz z możliwością selektywnego wyboru kilku organizatorów jednocześnie. 2. Pole Kraj pole określa kraj poszukiwanej oferty. 3. Pole Region - pole określa region poszukiwane oferty. 4. Pole Transport pozwala określić rodzaj transportu. 5. Pole Wyjazd z pole z możliwością selektywnego wyboru określenia miejsca, z którego Klient chce rozpocząć imprezę turystyczną. 6. Pole Typ wycieczki pozwala określić obiekt zakwaterowania. 7. Pole Cena za osobę wypełniając to pole można określić przybliżoną cenę za osobę 8
wyszukiwanych ofert. 8. Pole Data wyjazdu od służy do określenia daty rozpoczęcia imprezy poprzez kliknięcie na kalendarzyk lub wpisanie daty z klawiatury w formacie DD.MM.RRRR. 9. Pole Data wyjazd do - pole służy do określenia przedziału czasowego, w którym zawiera się data wyjazdu poszukiwanej oferty. 10. Pole Długość służy do określenia czasu trwania imprezy przez wybranie ilości dni począwszy od daty wyjazdu z kraju, do daty opuszczenia hotelu; w przypadku gdy nie jest znana ilość dni nie wypełniamy pola. Uwaga!!! W przypadku imprez autokarowych faktyczna długość imprezy w dniach jest różna od Długości wycieczki i tego pola nie należy używać. 11. Pole Katalog - pozwala zawęzić do wybranej oferty lub katalogu danego operatora. 12. Pole Wyżywienie pole służy do określenia rodzaju wyżywienia z możliwością selektywnego wyboru. 13. Pole Ilość pokoi - pole służące do wyszukania ofert z możliwością dwóch pokoi na jednej rezerwacji. 14. Pole Typ - służy do określenia typu pokoju. 15. Pole Dorośli/ Dzieci od 2l / Dzieci do 2l należy określić liczbę uczestników dorosłych, dzieci oraz niemowląt. 16. Pole Hotel - służy do wyszukania konkretnie jednego obiektu po uprzednim wpisaniu nazwy hotelu. 9
17. Pole Kategoria w tym polu można określić kategorie hotelu z możliwością selektywnego wyboru. 18. Pole Tylko dostępne możliwość zawężenia do ofert tylko dostępnych. 19. Pole Rezerwacja łóżek służy do rezerwacji jednego miejsca na imprezie objazdowej (na dokwaterowanie). 20. Wybór alternatywny - pole służy do wyświetlenia w systemie podobnych ofert z kryteriami podanymi w wyszukiwaniu. 21. Oferta dla seniorów - po zaznaczeniu tego pola system wyszuka oferty przygotowane specjalne tylko dla seniorów. 22. Pole Data urodzenia dzieci - po zaznaczeniu ilości dzieci zostanie wywołane pole w którym można wpisać datę urodzenia w formacie DD.MM.RRRR lub wiek dziecka. 23. Link Atrybuty możliwość doboru dodatkowych atrybutów obiektów hotelowych. Po wybraniu linku Pokaż więcej atrybutów zostanie wyświetlona lista wszystkich dodatkowych udogodnień, Prezentowane wyniki o trafności przyporządkowania atrybutów zostaną ujęte w formie procentowej. 24. Pole Ulubione umożliwia wyszukanie ofert po zapisanych wcześniej kryteriach. 25. Link Wyczyść klikając na dany link zostaną wyczyszczone pola wyszukiwarki. 26. Link Top Oferty - służy do wyszukania najtańszej oferty na daną destynację. 27. Link Szukaj po kliknięciu na przycisk zostaną wyszukane oferty według kryteriów, które zostały podane w wyszukiwarce. 28. Link Wstecz pozwala wrócić do wcześniejszej strony danej sesji. 29. Pola 5 etapów rezerwacji służą do wyznaczenia etapu zakładania rezerwacji. 30. Link Dalej pozwala przewijać strony danej sesji. 31. Link Maska możliwość przeniesienia oferty do równorzędnego systemu rezerwacyjnego założenia rezerwacji w danej aplikacji. 32. Link Lista rezerwacji po wybraniu tego linku zostanie wyświetlona lista dokonanych rezerwacji. 33. Link Płatności - lista z nieuregulowanymi płatnościami za rezerwacje. 34. Link Infocenter moduł informacyjny zawierający przegląd zawartych ofert. 35. Link Twój koszyk po kliknięciu tego linku wyświetlane zostaną oferty, które zostały wcześniej wyszczególnione i dorzucone do koszyka zakupów, ilość ofert w koszyku będzie 10
sygnalizowany cyfrą. 36. Link Wyloguj po kliknięciu tego linku można przejść do okna logowania, co równoznaczne jest z wyjściem z systemu rezerwacyjnego. 37. Zakładka EasyMix umożliwia do uruchomienia aplikacji EASYMIX, w której można komponować wycieczki. 38. Zakładka TUI umożliwia przejście do systemu rezerwacyjnego IRIS.plus. 39. Zakładka FlightExpress uruchomienie przeglądarki oferty samolotowej Sabre Travel Network. 40. Zakładka Aero - uruchomienie panelu informacyjnego oraz przeglądarki oferty samolotowej Sabre Travel Network. 41. Zakładka Administrator / Profil przejście do modułu administratora lub użytkownika. 42. Zakładka Newslejer moduł zarządzania listą subskrybentów. 4. WYSZUKIWANIE OFERTY 4.1. KRYTERIA POSZUKIWANIA OFERTY Z UŻYCIEM PRZYCISKU TOP OFERTY W pierwszym etapie poszukiwania najatrakcyjniejszej cenowo oferty należy po określeniu preferencji Klienta wybrać link Top Oferty. Jeżeli zostanie wyświetlony komunikat o braku ofert, proszę zmniejszyć ilość wypełnionych pól wyszukiwarki. 4.1.1. LISTA TOP OFERT Biorąc pod uwagę podane kryteria oraz spośród kilku tysięcy ofert, system znajdzie najtańszą. Ikony (+) oraz (- ) pozwolą na rozwinięcie i zwinięcie wyświetlonych ofert. Proponowane oferty można sortować według ceny oraz kraju. Zaznaczając pole z głównym krajem zostaną automatycznie uwzględnione wszystkie jego regiony. Istnieje możliwość selektywnego wyszczególnienia ofert spośród wszystkich proponowanych krajów. 11
Lista ofert oprócz zestawienia cenowego przedstawia informacje o minimalnej oraz maksymalnej temperaturze w wybranej destynacji jak i prognozę w danym dniu. Dodatkowo przycisk Zobacz region na mapie umożliwia prezentacje wybranej destynacji według współrzędnych GPS. 4.2. KRYTERIA POSZUKIWANIA OFERTY Z UŻYCIEM PRZYCISKU SZUKAJ Po uzupełnieniu pól kryteriów należy wybrać przycisk Szukaj celem wyszukania listy ofert. W przypadku gdy nie zostanie zdefiniowane jedno z pól jak Organizator lub Cel podróży, klikając na przycisk Szukaj uzyskana zostanie lista TOP OFERTY. Następne czynności wykonuje się identycznie jak w module TOP OFERTY. Dodatkowo lista ta zostanie uzupełniona o przycisk WSZYSTKIE KIERUNKI, który po wyborze umożliwi przejście do wyników wyszukiwania ofert. 12
4.3. KRYTERIA POSZUKIWANIA OFERTY Z UŻYCIEM ATRYBUTU SKI REGION Istnieje możliwość wyodrębnienia wszystkich regionów narciarskich poprzez zaznaczenie atrybutu Ski region, który dla ułatwienia został wyeksponowany spośród wielu innych udogodnień, a następnie określić datę rozpoczęcia imprezy. Oferty zostaną posortowane według regionów w których zostały wyodrębnione hotele i kurorty narciarskie dla typowych miejscowości i ośrodków narciarskich. 13
5. OPIS WYNIKÓW WYSZUKIWANIA OFERT 5.1. LISTA OFERT Lista ofert, maksymalnie na jednej stronie, zawiera 20 propozycji. Wszystkie oferty zawierają między innymi informację o: Cenie za osobę Destynacji Nazwie obiektu/hotelu Kategorii obiektu Rodzaju pokoju Formie wyżywienia Długości trwania imprezy wyszczególniając ilość dni i nocy Logo organizatora Numer oferty lub kod katalogu Formie transportu. 14
Wszystkie wyświetlone oferty segregowane są domyślnie według ceny, od najtańszej do najdroższej. Dodatkowo istnieje możliwość sortowania ich zgodnie z oczekiwaniami (po hotelu, regionie/mieście, organizatorze, terminie wyjazdu). Jeżeli któraś z ofert jest oznaczona ikonką Cukierka oznacza to, że dołączony jest bonus od touroperatora. Wskazując kursorem myszki na ikonkę zostanie wyświetlona informacja o rodzaju bonusu. Z lewej strony listy ofert znajdują się filtry, za pomocą których można precyzyjnie zawęzić przedstawione oferty. 15
Pierwszy filtr daje możliwość zawężenia do konkretnego obiektu, jednego katalogu, formy zakwaterowania lub wyżywienia itp. Kolejny filtr wyszczególnia regiony państw pod względem najniższej atrakcyjnie ceny. Wyświetlone regiony zostaną przyporządkowane do wybranego kraju. Lista domyślnie posegregowana jest według ceny. Istnieje możliwość ustawienie listy ofert również według kraju. Wybrana destynacja, do której wszystkie oferty zostaną zawężone, jest wyszczególniona na zielonym pasku. W przypadku zainteresowania kolejnym regionem wystarczy tylko z listy wybrać kolejną destynację. Ikony (+) oraz (- ) pozwolą na rozwinięcie i zwinięcie wyświetlonych ofert 16
Na tym etapie również istnieje możliwość uzupełnienia Dodatkowych kryteriów. Po zaznaczeniu atrybutów i wybraniu przycisku Zastosuj, lista zostanie zawężona do propozycji, które wskażą oferty z dodatkowymi udogodnieniami. W przypadku dodania kolejnych kryteriów poszukiwania oferty należy wybrać zakładkę Zmień kryteria usytuowaną po lewej stronie wyszukiwarki. Następnie po rozwinięciu listy należy dodać lub zmienić kryteria poszukiwania oferty. Kryteria te są analogiczne do tych na pierwszym etapie wyszukiwarki. 17
5.2. SPRAWDZANIE DOSTĘPNOŚCI OFERTY Wyeksponowane oferty zawierają po prawej stronie znak, sugerujący czy na daną chwilę wybrana oferta jest do zarezerwowania, czy któraś z ofert jest na zapytanie, czy też oferta została już wyrezerwowana. Znak sugeruje o niemożności zdefiniowania statusu oferty m. in. : agent nie ma uprawnień do rezerwowania oferty danego touroperatora, organizator nie jest dostępny on- line itp. 5.3. IKONY POMOCNICZE W liście ofert zawarte zostały 2 rodzaje pomocniczych ikon. Mamy do czynienia z ikonami informacyjnymi, które uzupełniają szczegóły wybranej imprezy oraz drugi rodzaj to ikony funkcyjne, które pomogą w przedstawieniu dodatkowych funkcji systemu. Kliknięcie na jedną z ikon spowoduje wyświetlenie informacji w dodatkowym okienku. 5.3.1. IKONY INFORMACYJNE 1. Ilość wolnych miejsc w samolocie/autobusie - przedstawia ilość wolnych miejsc w wybranym typie transportu. 2. Udogodnienia - ikonka wyświetla informacje o atrybutach wybranego obiektu. 18
Ikony podświetlone na kolor czerwony sugerują obecność uprzednio zaznaczonych kryteriów. System pokazuje jednocześnie trafność wszystkich atrybutów w ujęciu procentowym. 3. Pokaż na mapie - ikonka zobrazuje hotel na mapie współrzędnych GPS. 4. Ilość wolnych miejsc pokoi w hotelu - ilość wolnych pokoi w wybranym obiekcie. 5. Porównaj ceny - przedstawienie podobnych ofert w ujęciu innych operatorów. 6. Zestawienie cenowe wycena dla wszystkich zgłoszonych uczestników imprezy. 19
5.3.2. IKONY FUNKCYJNE 1. Dodaj do obejrzanych możliwość porównania ofert, przygotowania zestawienia w formacie PDF oraz gotowego linku do Wyszukiwarki Internetowej Merlin.X na stronę www. Po kliknięciu na tą ikonkę zostaną wyszczególnione i zaznaczone oferty do modułu Twój koszyk. zakupów. Po kliknięciu na pierwszą ikonę można wyszczególnić jedną z ofert, którą jest zainteresowany Klient. Można w ten sposób zaznaczyć kilka ofert jednocześnie. Wyszczególnione oferty zostaną przeniesione do modułu Twój koszyk. Następnie po kliknięciu kolejno na link Zaznacz wszystkie oraz Porównaj oferty system przejdzie do kolejnego okna, gdzie można uwzględnić kryteria wydruku. Na tym etapie istnieje możliwość wybiórczego zaznaczenia ofert do wydruku. System informuje o ilości zestawionych ofert oraz daje możliwość posortowania ich według: Ceny Hotelu Miasta Organizatora Wyjazdu 20
Wyselekcjonowane obiekty zostaną w przejrzysty sposób zobrazowane na mapie współrzędnych GPS po wybraniu przycisku Pokaż na mapie. Po wybraniu zakładki Drukuj zostanie wywołane okno z możliwością nadania kryteriów wydruku. 21
Na tym etapie istnieje możliwość zmiany lub uzupełnienia danych teleadresowych agenta. Po narzuceniu kryteriów wydruku, ewentualnym uzupełnieniu danych Klienta i kliknięciu na link Drukuj, wybrane oferty zostaną przedstawione w formacie PDF. Takie zestawienie można w formie załącznika wysłać do Klienta drogą mailową. 22
W przypadku usunięcia jednej lub kilku ofert z modułu Twój koszyk należy kliknąć na ikonkę Usuń z obejrzanych. Moduł Twój koszyk został wzbogacony o możliwość przygotowania wybranych ofert w postaci linku dla potencjalnych klientów (dotyczy Agentów mających Wyszukiwarkę Internetową Merlin.X na swojej stronie www). 23
Po zaznaczeniu wybranych ofert oraz kliknięciu na link IBE link wywołany zostanie moduł gdzie należy wpisać dane Klienta do którego zostanie wysłane zestawienie. Wygenerowany link przekieruje Klienta do standardowej wizytówki, którą utworzył Agent. Wizytówka będzie zawierać wyszczególnione uprzednio oferty. Następnie klient zainteresowany jedną z ofert klikając na przycisk Dalej zostanie przekierowany do konkretnej oferty w Wyszukiwarce Internetowej EasyPax Merlin.X umieszczonej na stronie Agenta. 24
2. Informacje dodatkowe - możliwość głębszej analizy wybranej oferty. Wybierając ikonę w osobnym oknie wyświetlą się szczegóły dotyczące oferty. System daje możliwość zapoznania się z Galerią zdjęć oraz z uzyskaniem bliższych informacji na temat hotelu, oceny obiektu według portalu Zoover, pokoju czy wyżywienia, wybierając uprzednio zakładkę Opis oferty. Zakładka Mapa/GPS' pokaże obiekt na mapie współrzędnych GPS. Natomiast w zakładce Lotniska znaleźć można informacje dotyczące lokalnych oraz docelowych portów lotniczych. Zakładki Informacje regionalne i Pogoda dają możliwość zapoznania się z opisem kraju, którego ta oferta dotyczy oraz jego warunkami klimatycznymi. Po kliknięciu na napis Drukuj, w prawym dolnym rogu tej strony, można wydrukować wszystkie informacje z wybranej zakładki. 3. Ikonka Szczegóły oferty - służy jako suwak do wyświetlenia dodatkowych informacji o ofercie jak szczegóły transportu, informacje o przewoźniku, forma zakwaterowania wraz z wyżywieniem oraz ogólna ocena hotelu według opinii portalu Zoover. Po kliknięciu na Ocenę gości zostanie wyświetlone dodatkowe okno w którym zawarte są informacje o ilości zgłoszeń oraz o poszczególnych kryteriach według, których została wystawiona ostateczna ocena. 25
4. Maska rezerwacyjna - możliwość założenia rezerwacji w wybranej aplikacji. Po kliknięciu na ikonę wszystkie usługi zostaną przeniesione na maskę rezerwacyjną. Specyfikacja korzystania z maski rezerwacyjnej została opisana na stronie 43. 6. SZCZEGÓŁY OFERTY KROK 3 W celu zapoznania się ze szczegółami oferty należy wybrać jedna z 2 możliwości: klikając na nazwę hotelu lub przycisk Szczegóły oferty widoczny w prawym rogu. Istnieje możliwość całkowite pominięcia etapy 3 czyli szczegółów oferty, po uprzednim wyborze ikonki Szybka rezerwacja. Wtedy też użytkownik zostanie automatycznie przeniesiony do etapu zakładania rezerwacji. W przypadku gdy podczas sprawdzania oferty status ulegnie zmiany na niedostępną, wtedy system zaakcentuje komunikatem. W zależności od wyboru można wejść w szczegóły oferty lub zamknąć komunikat po wybraniu linku Powrót. 26
6.1. OPIS OFERTY Z danej strony można uzyskać szczegółowe informacje na temat wybranej oferty odnośnie ceny, terminu pobytu, linii lotniczych, samolotu, wyjazdu, przewidywanego czasu przyjazdu oraz powrotu, pokoju, wyżywienia, kategorii i udogodnień hotelu. Ponadto można obejrzeć galerię zdjęć jak i przeczytać opis obiektu. Ponadto została dodana sposobność zmiany ofert pod kątem Terminu imprezy, Wyjazdu jak i możliwości zmiany rodzaju zakwaterowania czyli rodzaju pokoju i formy wyżywienia. 27
Jeżeli istnieje możliwość kwaterunku według nowych kryteriów zostanie narzucona nowa cena za imprezę. Dodatkowo zostały dodane ikony z możliwością sprawdzenia ilości miejsc np. w samolocie oraz ilości wolnych pokoi. 6.2. PODOBNE OFERTY System biorąc pod uwagę wcześniej podane kryteria, znajdzie atrakcyjnie podobne oferty w obrębie danego touroperatora. Różnice dotyczące ewentualnej długości pobytu, form wyżywienia lub innych dopłat zawsze są wyszczególnione na czerwono. W przypadku zainteresowania jedną z przedstawionych ofert należy na nią kliknąć. 6.3. PORÓWNAJ CENY System zaproponuje podobne oferty w ujęciu innych operatorów. W przypadku zainteresowania jedną z przedstawionych ofert należy na nią kliknąć. 6.4. ALTERNATYWNE LOTNISKA / DOSIADKI W dolnej części strony można sprawdzić alternatywne połączenia lotnicze lub miejsca dosiadki przy imprezach autokarowych. Należy zwrócić uwagę na status dostępności połączenia widniejący z prawej strony opisu. 28
6.5. PRZEJŚCIE DO REZERWACJI Po kliknięciu na przycisk Dalej w prawym górnym rogu system przejdzie do etapu zakładania rezerwacji. 7. PAKIETY - IMPREZY TYPU 7+7 Organizatorzy wprowadzają do systemu oferty typu 7+7 polegające na tym, że klient jeden tydzień przebywa w wybranym hotelu, a kolejny czas spędza na aktywnym zwiedzaniu wybranej destynacji. Kolejność wybranego typu wypoczynku jest zależna od danego operatora. W celu wyszukania pakietów 7+7 należy w polu Typ wycieczki wybrać z listy 7+7 oraz nadać dodatkowe kryteria jak data imprezy, lotnisko wylotowe itp. Następnie zostanie wyświetlona lista ofert spełniające uprzednio nadane kryteria z wyszczególnionym logotypem 7+7. Oferty tego typu będą zawierać informacje na temat czasu trwania imprezy oraz cenę skalkulowaną według najtańszego wariantu hotelowego. Po wybraniu oferty w kroku 3 w Szczegółach oferty będzie można zaznaczyć jeden z hoteli spośród listy zaproponowanych przez system. System pokaże również różnicę cenową przy kolejnych hotelach z listy. Po wybraniu hotelu z innym wariantem cenowym kwota za całą imprezę automatycznie ulegnie zmianie. 29
8. REZERWACJA Na tym etapie system przedstawi całkowitą cenę za wszystkie wybrane uprzednio usługi. Kliknięcie na link Informacje dodatkowe pozwoli wyszczególnić potrzebne informacje do założenia rezerwacji. Każda usługa opisana jest w jednej linijce: 1. Pole Poz.- liczba porządkowa. 2. Pole Pol.- kod polecenia; można spotkać się z następującymi kodami poleceń: F - samolot H - hotel BU - autokar 3. Pole Usługa - kod usługi; w przypadku przelotów będą to kody portów lotniczych, w przypadku hoteli kody hoteli zamieszczone w katalogu operatora. 4. Pole Zakwaterowanie - kod zakwaterowania. 5. Pole Ilość - ilość usług. 6-7. Pola Od Do - termin trwania imprezy. 8. Pole Przyporządkowanie - pole określające ilość uczestników przyporządkowanych do danej usługi. 9. Pole Status - status rezerwacji; dostępne są następujące kody statusów: OK usługa jest możliwa do zarezerwowania/usługa zarezerwowana OP usługa ma status opcji RF usługa zarezerwowana - uprzednio podsiadała status opcji RQ usługa wymaga potwierdzenia u touroperatora XX usługa anulowana 30
10. Pole Cena - cena całkowita za wszystkie rezerwowane usługi. W części Informacje dodatkowe przedstawiona jest notatka zawierająca informacje o godzinach odjazdu/wylotu, zakwaterowaniu oraz usługach dodatkowych zawartych w cenie oferty. Na tym etapie można dodać proponowane przez touroperatora usługi dodatkowe. Po zaznaczeniu usługi zostanie zaprezentowana cena za nią. W celu skalkulowania całej oferty łącznie z wybranymi usługami należy wybrać przycisk Sprawdź cenę oferty. UWAGA!!! Należy pamiętać, że dodatkowe usługi zmieniają się w zależności od wybranego operatora. 8.1. UZUPEŁNIENIE DANYCH W celu założenia rezerwacji należy uzupełnić dane uczestników i płatnika. Pola zaznaczone gwiazdką * są obowiązkowe do uzupełnienia. Należy zwrócić uwagę na prawidłowy format wprowadzenia daty urodzin: DDMMRR. W przypadku gdy któryś z uczestników jest płatnikiem po wpisaniu danych oraz po zaznaczeniu pola Płatnik dane adresowe zostaną automatycznie przekopiowane. Jeżeli kolejni uczestnicy mają ten sam adres wystarczy zaznaczyć pole Rodzina aby dane zostały również skopiowane. Jeżeli Klient na tym etapie chciałby powrócić do innej oferty, wcześniej uzupełnione dane zostaną zachowane. Dopiero wybranie linku Wyczyść spowoduje usunięcie tych danych. Użycie zielonego koloru na pasku informacyjnym sugeruje o możliwości założenia rezerwacji stałej. W celu zakończenia procesu rezerwacji należy kliknąć Rezerwuj, po wcześniejszym zaakceptowaniu warunków touroperatora. W przypadku, gdy któreś z pól zostanie pominięte lub też zostanie zastosowany zły format wprowadzonych danych, system wskaże, które pola należy 31
poprawić. Jeżeli uczestnicy zostali wprowadzenie do systemu CRM wystarczy wpisać nazwisko uczestnika, a następnie kliknąć na przycisk Znajdź osobę w CRM. W momencie gdy system wyświetli informacje o braku miejsc we wskazanej ofercie zostanie wyświetlona notatka o możliwości wybrania ofert alternatywnych. System przeszuka oferty i zaproponuje najbardziej zbliżone do rezerwowanej. 9. POTWIERDZENIE Po poprawnym zakończeniu procesu rezerwacji, system wyświetli stronę potwierdzającą o założeniu rezerwacji. Widoczny jest numer rezerwacji, dane uczestników, opis oferty. Na tym etapie można wydrukować zgłoszenie, które dostępne jest poprzez kliknięcie na link Zgłoszenie. Jako potwierdzenie można wydrukować tą stronę klikając na link Proszę wydrukować. Aby powrócić do głównego okna systemu, wyszukiwarki ofert, należy kliknąć Wyszukiwanie w górnym rogu ekranu. Wybierając link Lista rezerwacji system przeniesie nas 32
do listy rezerwacji danego agenta. 10. REZERWACJA DWÓCH POKOI Na pierwszym etapie poszukiwania oferty należy podać kryteria imprezy, a następnie zwiększyć ilość pokoi do dwóch. Kolejno trzeba zaznaczyć ilość osób dorosłych oraz opcjonalnie ilość dzieci, zarówno w pierwszym jak i drugim pokoju. Spośród listy ofert na drugim etapie istnieje możliwość wyceny imprezy dla 2 pokoi po uprzednim wybraniu ikonki Rodzinka. 33
Na kolejnym etapie zostaną wyszczególnione osoby w wybranych pokojach oraz może pojawić się możliwość modelowania oferty pod kątem zmiany formy wyżywienia, rodzaju pokoju itp. W przypadku zainteresowania ofertą na czwartym etapie należy uzupełnić dane uczestników po wcześniejszym sprawdzeniu zakwaterowanie osób. Obłożenie uczestników jest graficznie w kroku czwartym rozdzielone na dwa pokoje. Jeżeli dany operator nie obsługuje jeszcze rezerwacji kilku pokoi system zaakcentuje to poniższym komunikatem. 34
11. LISTA REZERWACJI, DRUKOWANIE POTWIERDZENIA, SZCZEGÓŁY REZERWACJI 11.1. LISTA REZERWACJI Istotnym elementem systemu rezerwacyjnego jest lista dokonanych rezerwacji poprzez system. W tym celu należy kliknąć na głównej stronie wyszukiwarki na link Lista rezerwacji. Następnie zostanie wyświetlona lista aktywnych rezerwacji. Za pośrednictwem pól Zobacz rezerwacje istnieje możliwość: zawężenia listy do rezerwacji konkretnego konsultanta wyświetlenia anulowanych rezerwacji zawężenia do wybranego operatora Daną listę można sortować według Numeru rezerwacji, Organizatora, Daty wyjazdu, Daty rezerwacji, Danych płatnika, Ceny całkowitej, Statusu rezerwacji oraz kodzie Ekspedienta. W celu odnalezienia rezerwacji należy w pole Szukaj wpisać kryteria po których system będzie szukał jak: numer rezerwacji, data wyjazdu, data rezerwacji, nazwisko/ imię, cena, status. Po kliknięciu na ikonę system przywoła rezerwacje o podanych w wyszukiwaniu kryteriach. Używając strzałek można modyfikować kolejność pojawiających się na liście rezerwacji np. od najwcześniejszej daty wyjazdu do najpóźniejszej, od największej ceny do najmniejszej itd. Dodatkowo istnieje możliwość zawężenia do rezerwacji jednego z operatorów za pomocą pola Zobacz rezerwacje wybierając z listy danego organizatora. 35
Wszystkie rezerwacje do realizacji są widoczne na pierwszym planie. Natomiast rezerwacje które już odbyły się można odnaleźć w module listy rezerwacji archiwalnych. W celu wywołania listy rezerwacji archiwalnych wystarczy zaznaczyć pole Archiwalne i kliknąć na miniaturę lupy. Istnieje możliwość wyświetlenia w masce rezerwacyjnej listy wszystkich rezerwacji danego agenta, nawet tych, które nie zostały założone przez systemem Merlin.X, a zostały założone w innym systemie danego touroperatora (tzw. rezerwacje offline). Przykładowy opis zastosowania takiej możliwości przedstawiony został na stronie 45. 11.2. DRUKOWANIE POTWIERDZENIA W celu wydrukowania potwierdzenia rezerwacji lub też umowy należy w liście rezerwacji wybrać link Zgłoszenie. 36
11.3. SZCZEGÓŁY REZERWACJI Aby wyświetlić szczegóły rezerwacji należy kliknąć na jej numer na liście rezerwacji dostępnej z głównego okna systemu. W tym oknie znajduje się spis wszystkich uprzednio zarezerwowanych usług oraz informacje o płatnościach zarejestrowanych przez touroperatora. 12. REZERWACJA OPCJONALNA UWAGA!!! W zależności od touroperatora różny jest czas trwania opcji i godzina ich anulowania. W celu założenia rezerwacji opcjonalnej, do momentu wypełnienia formularza zawierającego dane uczestników, należy wykonać dokładnie te same czynności, co przy rezerwacji stałej. Po uzupełnieniu formularza natomiast należy wybrać link Opcja, po czym zostanie nadany numer rezerwacji opcjonalnej. Należy zwrócić uwagę na status rezerwacji <OP> oznaczający rezerwację opcjonalną. 37
Komunikat o tym, jak długo istnieć będzie rezerwacja opcjonalna znaleźć można, najeżdżając kursorem myszki na ikonkę Opcja. Aby przekształcić rezerwację opcjonalną w rezerwację stałą należy sprawdzić poprawność danych, a następnie wybrać link Potwierdź opcje. UWAGA!!! W rezerwacji opcjonalnej, która została przekształcona w rezerwację stałą w polu Status widnieje oznaczenie RF. 13. REZERWACJA NA ZAPYTANIE Jeżeli dana z usług wymaga jeszcze potwierdzenia przez operatora zakłada się rezerwację na zapytanie. W celu dokonania rezerwacji, należy wykonać te same czynności, co przy rezerwacji stałej, ale taka rezerwacja jak wskazuje komunikat musi być jeszcze potwierdzenia przez touroperatora. Komunikat o możliwości założenia rezerwacji jest wyświetlany na pasku informacyjnym w kolorze pomarańczowym. UWAGA!!! W przypadku rezerwacji na zapytanie w polu Status pojawi się oznaczenie RQ. UWAGA!!! W celu potwierdzenia przez touroperatora rezerwacji na zapytanie w polu Status pojawi się oznaczenie OK". Jeżeli jakaś z usług nie jest możliwa do realizacji (touroperator nie może potwierdzić rezerwacji), wówczas pojawia się status XX". UWAGA!!! Rezerwacja na zapytanie jest rezerwacją stałą, czyli nie ma możliwości dokonania opcji na zapytanie. UWAGA!!! Rezerwacja na zapytanie można dokonać tylko wtedy, gdy system zwraca się o dokonanie takiej rezerwacji. Nie jest możliwym dokonanie rezerwacji na zapytanie w innych przypadkach - np. gdy wszystkie usługi mają status OK". 38
14. ZMIANY W REZERWACJI Na rezerwacji możliwe jest dokonywanie automatycznych oraz półautomatycznych zmian danych uczestników. Aby tego dokonać należy wyświetlić szczegóły rezerwacji, klikając jej numer na liście rezerwacji dostępnej z głównego okna systemu. Po wyświetleniu rezerwacji należy kliknąć Zmień dane i zaktualizować zapisane na rezerwacji informacje. W wyniku tej operacji zostanie automatycznie wysłany E- mail do touroperatora zawierający zmianę, jaka została dokonana. Dopiero po potwierdzeniu przez Centrum Rezerwacji wprowadzone zmiany będą widoczne w systemie. 15. ANULOWANIE REZERWACJI W celu anulowania rezerwacji należy ją uprzednio wyświetlić poprzez kliknięcie jej numeru na liście rezerwacji dostępnej z głównego okna systemu, a następnie kliknąć na link Anuluj rezerwacje znajdujący się w dolnej części ekranu. Uprzednio można sprawdzić, a tym samym za symulować anulację wybierając link Sprawdź możliwość anulacji. Bardzo ważną informacją, jest pojawiający się komunikat informujący o kosztach anulowania rezerwacji. Przed anulowaniem rezerwacji system wyświetli zapytanie z prośba o potwierdzenie tej decyzji. UWAGA!!! Po potwierdzeniu tej decyzji, rezerwacja zostanie anulowana uzyskując tym samym status rezerwacji skasowanej <XX>. UWAGA!!! W przypadku, gdy pojawi się inny komunikat, anulowanie rezerwacji jest niemożliwe należy wówczas skontaktować się z touroperatorem. 39
UWAGA!!! Należy mieć świadomość, że nie we wszystkich przypadkach i nie u wszystkich touroperatorów możliwym jest dokonanie anulowania rezerwacji lub też bezkosztowe anulowanie rezerwacji. Proszę zawsze sugerować się warunkami touroperatora. 16. WYSTAWIENIE FAKTURY PROWIZYJNEJ Po założeniu rezerwacji w systemie rezerwacyjnym istnieje możliwość wystawienia faktury prowizyjnej. Z listy rezerwacji należy wejść w szczegóły rezerwacji, a następnie wybrać link Faktura prowizyjna. W kolejnym oknie zostanie wyświetlony formularz gdzie należy uzupełnić pole Numer faktury i zweryfikować dane Sprzedawcy oraz Nabywcy. Następnie po wybraniu przycisku Generuj fakturę VAT zostanie wystawiona faktura w formacie jaki został uprzednio wybrany. W przypadku gdy pole Kwota prowizji będzie puste należy go manualnie uzupełnić. 40
41
17. MODUŁ PŁATNOŚCI Moduł Płatności", umożliwia monitorowanie wpłat za dokonane rezerwacje. W module pokażą się tylko rezerwacje, które mają "otwarte"- nieuregulowane płatności. Nieuregulowane płatności zostały podzielone na dwie wartości: zaliczka i dopłata przedstawiane w dwóch kolumnach. Rezerwacje automatycznie posortowane są według terminu płatności, zaczynając od płatności przeterminowanych. Dodatkowo rejestr płatności wyświetlany jest w dwóch kolorach : zielonym i czerwonym. - Kolorem zielonym oznaczamy kwotę płatności wraz z ilością dni do terminu jej realizacji; - Kolorem czerwonym oznaczamy kwoty płatności wraz z ilością dni o które termin płatności został przekroczony. Klikając na "rozwiń", wyświetlimy szczegóły płatności, a w nich znajdziemy zaksięgowane wpłaty, ich terminy, kwoty pozostałe do zapłaty i terminy płatności. Dane w module Płatności" są aktualizowane dwa razy dziennie, a ostania godzina aktualizacji jest podana nad tabelą. Prezentowane w module informacje dotyczą tylko wpłat które zostały zaksięgowane na koncie touroperatora. Cały moduł stworzony jest podobnie do listy rezerwacji i posiada analogiczne funkcjonalności np. wyszukiwanie rezerwacji i ich sortowanie m. in. po numerze rezerwacji, imieniu/nazwisku, zaliczce, dopłacie. 42
18. MODUŁ NEWSLETTER Moduł ten umożliwia określenie konkretnych ofert i automatyczną ich wysyłkę pod wskazany adres e- mail. W tym celu należy podać adres email na który będzie wysyłana lista ofert oraz wybrać przycisk Dodaj. Następnie zostanie wywołana strona gdzie można dokonać ustawień oraz nadać kryteria poszukiwanych ofert jak: termin lub miesiąc wyjazdu, kraj (maksymalnie 5), typ imprezy, miasto wyjazdu, rodzaj wyżywienia, kategorię itp. Kolejno wybierając dwukrotnie Dalej zostanie wysłany e- mail z autoryzacją zgłoszenia. O formie wysyłki zgłoszenia informuje status: Kod statusu OK OA OP OU Opis statusu działa poprawnie oczekuje na potwierdzenie zapisania oczekuje na potwierdzenie zmiany oczekuje na potwierdzenie usunięcia 43
Dla użytkowników Wyszukiwarki Internetowej EasyPax Merlin.X, odbiorca po zaakceptowaniu zgłoszenia, będzie przekierowany na stronę www Agenta. Istnieje możliwość wyświetlenia szczegółów każdego zamówienia poprzez kliknięcie przycisku suwaka. Zgłoszenie automatycznie zostanie usunięte po wygaśnięciu terminu jego realizacji lub też agent może je manualnie usunąć po wybraniu ikonki Kosz. Jeden adres email może przyjąć tylko jedno zgłoszenie. Próba założenia zgłoszenia na ten sam adres będzie traktowana jako edycja już istniejącego. 44
II INSTRUKCJA OBSŁUGI MASKI REZERWACYJNEJ 19. OPIS MASKI REZERWACYJNEJ Maska rezerwacyjna MerlinX.web umożliwia dokonywanie rezerwacji, czy też modyfikowanie rezerwacji. Posiada dodatkowo takie funkcje jak: możliwość zakładania rezerwacji złożonych, informacje o liczbie wolnych miejsc w samolocie, również wolnych pokojach w hotelu. Maska uruchamiana jest poprzez kliknięcie ikonki. 1. Przycisk Wyślij zapytanie (Send) - po kliknięciu wysyłane jest zapytanie do organizatora - stosuje się w celu zastosowania akcji. 2. Przyciski Akcje - po kliknięciu wywoływana jest odpowiednia akcja. 3. Pole Organizator - wpisuje się lub wybiera z listy kod organizatora (touroperatora). 4. Pole Katalog - wpisuje się kod katalogu, z którego dokonuje się rezerwacji. 5. Pole Wybierz akcje - wpisuje się lub wybiera z listy kod akcji, jaka ma być wykonana w danym momencie. 6. Pole Agencja - pole uzupełniane automatycznie - widnieje w nim numer agencyjny danego agenta. 45
7. Pole Ilość pasażerów - wpisuje się liczbę uczestników imprezy - należy pamiętać, że u niektórych touroperatorów nie uwzględnia się w tej liczbie infantów" (niemowląt). 8. Pole Numer rezerwacji - wpisuje się numer rezerwacji przy przedstawianiu lub anulowaniu rezerwacji. 9. Linia wielofunkcyjna - pojawiają się dodatkowe informacje od organizatora. 10. Pole M - służy do zaznaczania w przypadku chęci wyszczególnienia jednej z dwóch lub więcej identycznych usług. 11. Pole Polecenia - wpisuje się kod polecenia (np. F - przelot, H - hotel). 12. Pole Usługa - wpisuje się kod danej usługi. 13. Pole Zakwaterowanie - w przypadku usługi H (hotel), wpisuje się kod rodzaju pokoju wraz z rodzajem wyżywienia (maksimum 4 znaki) 14. Pole Przyporządkowanie I - uzupełnia się tylko w przypadku osób na dostawce lub w przypadku dokwaterowania. 15. Pole Ilość - wpisuje się ilość usług. 16. Pole Od- Do - wybór dnia rozpoczęcia i zakończenia imprezy (format ddmmrr) - w polu Do" można wpisać również liczbę dni na jaką dana impreza jest planowana (np. 7 lub 14). 17. Pole Przyporządkowanie II - wpisuje się przyporządkowanie osoby do danej usługi. 18. Pole Status - pokazuje informacje o statusie rezerwacji. 19. Pole Cena I - wyświetla się cena za daną usługę. 20. Pole Uwagi - uzupełnia się w przypadku wpisywania kodów życzeń klienta (pole nieaktywne). 21. Pole Razem - pokazuje się całościowa cena (suma wszystkich usług i opłat). 22. Pole Płeć - wpisuje się kod płci dla danego uczestnika imprezy. 23. Pole Nazwisko/Imię/Tytuł - wpisuje się dane osobowe uczestnika imprezy - nazwisko od imienia oddziela się ukośnikiem nie spacją! 24. Pole Wiek - wpisuje się wiek uczestnika lub datę urodzenia (format ddmmrr). 25. Pole Cena II - pokazuje się cena za daną osobę. 26. Pole Dane płatnika - wpisuje się wszystkie wymagane przez system dane dotyczące osoby płacącej za imprezę (jest to zazwyczaj jeden z uczestników, lecz nie zawsze). 27. Przycisk Wyczyść - czyści zawartość maski rezerwacyjnej. UWAGA!!! Część z pól może wypełniać się automatycznie. W przypadku wyboru daty rozpoczęcia, jak i zakończenia imprezy, można również skorzystać z kalendarza. W każdym momencie można skorzystać z podpowiedzi odnośnie dostępnych kodów - korzystając z ikonki lupa znajdującej się przy odpowiednim polu. 46
Przykładowy spis możliwych do wpisania kodów akcji Przykładowy spis możliwych do wpisania kodów usług Przykładowy spis możliwych do wpisania kodów płci UWAGA!!! Kody te mogą się różnić w zależności od organizatora (touroperatora) u którego dokonuje się rezerwacji. 47
20. SPRAWDZANIE OFERTY 20.1. TRANSPORT 1. W pole Organizator wpisuje się kod organizatora. 2. W pole Wybierz akcje wpisuje się kod G. 3. W pole Ilość pasażerów wpisuje się liczbę uczestników. 4. W pole Polecenia wpisuje się kod F oznaczający przelot. 5. W pole Usługa wpisuje się trzyliterowy kod lotniska wylotu oraz przylotu. 6. W pola Od oraz Do wpisuje się datę trwania imprezy (format ddmmrr). Następnie pojawia się panel informujący o dostępnych lotach oraz wolnych miejscach. Oznaczenia w polu Wolne : liczby od 0-9 oznaczają faktyczną liczbę dostępnych miejsc, natomiast znak * oznacza, iż jest powyżej 9 miejsc na dany przelot. Przyciski w prawym dolnym rogu: Strzałki - służą do przewijania stron z dostępnymi ofertami; Wybierz - umożliwia przeniesieniu zaznaczenia do maski rezerwacyjnej. 48
20.2. ZAKWATEROWANIE 1. W pole Wybierz akcje wpisuje się kod - H. 2. W pole Polecenia wpisuje się kod H oznaczający hotel. 3. W przypadku znajomości kodu hotelu wprowadza się go w pole Usługa. W celu wyświetlenia wszystkich dostępnych hoteli wybranego regionu należy w pole Usługa wpisać trzyliterowy kod destynacji. 4. Kody hoteli wraz z liczbą dostępnych miejsc widnieją w panelu informacyjnym, i stąd też mogą zostać przepisane do pola Usługa. 5. W pole Zakwaterowanie wpisuje się kod pokoju oraz wyżywienia. 6. W pole Ilość wpisuje się ilość pokoi. 7. W pola Od- Do wpisuje się proponowaną datę pobytu (format ddmmrr). 20.3. DODATKOWE UBEZPIECZENIA I USŁUGI 1. W pole Wybierz akcje wpisuje się kod G. 2. W pole M wpisujemy znak X. 3. W pole Polecenia wpisuje się kod V oznaczający ubezpieczenie. 49
Pojawia się panel informujący o dostępnych rodzajach ubezpieczeń. Wybrany kod ubezpieczenia należy ręcznie wpisać w pole Usługa. W polu Przyporządkowanie II należy wpisać numer pozycji uczestnika imprezy, dla którego ubezpieczenie jest przeznaczone. W masce rezerwacyjnej można również dokonać rezerwacji dodatkowych usług: 1. W pole Wybierz akcje wpisuje się kod G. 2. W pole M wpisujemy znak X. 3. W pole Polecenia wpisuje się kod S oznaczający usługę dodatkową. 50
Pojawia się panel informujący o dostępnych usługach dodatkowych. Wybrany kod usługi specjalnej należy ręcznie wpisać w pole Usługa. Należy również pamiętać, o właściwym wypełnieniu pola Ilość" oraz Przyporządkowanie II. 21. ZAKŁADANIE REZERWACJI 21.1. REZERWACJA STAŁA Po wybraniu oferty, aby dokonać rezerwacji należy: 1. W pole Wybierz akcje wpisuje się kod - BA". 2. W pole Ilość pasażerów wpisuje się liczbę uczestników. 3. Należy właściwie wypełnić, bądź też upewnić się czy automatycznie zostały prawidłowo wypełnione, pola informujące o rodzaju, ilości usług, datach trwania imprezy, danych uczestników oraz płatnika oddzielając wyrazy znakiem "/" oraz nie wprowadzając polskich znaków (np. ą, ę, ź). 51
Po wykonaniu powyższych poleceń, w przypadku, gdy wszystkie dane zostały wpisane prawidłowo, nad. Linią wielofunkcyjną pojawi się komunikat "Rezerwacja możliwa, proszę zastosować akcję B". 52
Do najistotniejszych informacji o rezerwacji należą: 1. Potwierdzenie, iż dana usługa jest dostępna: pole Status - oznaczenie "OK". 2. Wyszczególnienie ceny za konkretne usługi - pole "Cena". 3. Informacje odnoszące się do godziny wylotu (wyjazdu) i przylotu (przyjazdu) oraz o pozostałych usługach - informacje te, pojawiają się pomiędzy polami umożliwiającymi opisanie szczegółów rezerwacji a polem Uwagi. 4. W polu Razem pojawi się informacja o całkowitej cenie za rezerwację. Następnie, aby dokonać rezerwacji, stosuje się akcję B". Po wykonaniu akcji "B", w polu Numer rezerwacji pojawi się numer rezerwacji. Dodatkowo, nad Linią wielofunkcyjną pojawi się komunikat "Rezerwacja OK" oraz jeszcze raz wyświetlony zostanie numer rezerwacji. UWAGA!!! U niektórych touroperatorów (organizatorów) w przypadku wybranych imprez ceny podane są w innej walucie niż PLN - najczęściej w Euro. 21.2. REZERWACJA OPCJONALNA UWAGA!!! W zależności od touroperatora różny jest czas trwania opcji i godzina ich anulowania. W celu wykonania rezerwacji opcjonalnej należy: 1. W pole Wybierz akcje wpisuje się kod OA". 2. Uzupełnić wszystkie pozostałe pola, podobnie jak przy rezerwacji stałej. 53
Po wykonaniu powyższych poleceń, w przypadku, gdy wszystkie dane zostały wpisane prawidłowo, nad Linią wielofunkcyjną pojawi się komunikat "Opcja możliwa, proszę zastosować akcję O". Następnie, aby dokonać rezerwacji opcjonalnej, stosuje się akcję O". Po wykonaniu akcji O", w polu Numer rezerwacji pojawi się numer rezerwacji. Dodatkowo, nad Linią wielofunkcyjną pojawi się komunikat Opcja Ok" oraz jeszcze raz wyświetlony zostanie numer rezerwacji. W polu, w którym pojawiają się komunikaty, zostanie podana informacja, o tym, jak długo istnieć będzie rezerwacja opcjonalna - w tym przypadku Opcja bez potwierdzenia wpłaty po 24 godzinach zostanie anulowana". 54
UWAGA!!! W przypadku rezerwacji opcjonalnej w polu Status" pojawia się oznaczenie "OP". Dokonując przekształcenia rezerwacji opcjonalnej stosuje się akcję - F". UWAGA!!! W przypadku rezerwacji opcjonalnej, która została przekształcona w rezerwację stałą w polu Status" widnieje oznaczenie RF". 21.3. REZERWACJA NA ZAPYTANIE W przypadku, gdy dana z usług wymaga jeszcze potwierdzenia przez operatora zakłada się rezerwację na zapytanie. W takim przypadku nad Linią wielofunkcyjną pojawia się komunikat Rezerwacja na zapytanie możliwa, zastosować akcje BQ". UWAGA!!! W przypadku rezerwacji na zapytanie w polu Status" pojawia się oznaczenie "RQ". W celu dokonania rezerwacji, należy zastosować akcję BQ". 55
UWAGA!!! W przypadku potwierdzenia przez touroperatora rezerwacji na zapytanie w polu Status pojawi się oznaczenie OK". Jeżeli jakaś z usług nie jest możliwa do realizacji (touroperator nie może potwierdzić rezerwacji), wówczas pojawia się status XX". UWAGA!!! Rezerwacja na zapytanie jest rezerwacją stałą, czyli nie ma możliwości dokonania opcji na zapytanie. UWAGA!!! Rezerwacja na zapytanie można dokonać tylko wtedy, gdy system zwraca się o dokonanie takiej rezerwacji. Nie jest możliwym dokonanie rezerwacji na zapytanie w innych przypadkach - np. gdy wszystkie usługi mają status OK". 21.4. REZERWACJA ZŁOŻONA 21.4.1. TAKIE SAME USŁUGI Najprostszym przypadkiem rezerwacji złożonej, jest sytuacja, gdy dokonuje się rezerwacji dwóch lub więcej takich samych pokoi w hotelu. Aby dokonać takiej rezerwacji należy: 1.Wyszukać lub skomponować ofertę imprezy uwzględniającej jeden pokój. 2.W pole Wybierz akcje wpisuje się kod BA". 3. W pozostałych polach należy wpisać nowe ilości uczestników, usług etc. 4. W liście uczestników należy dodać kolejnych uczestników. Dokonuje się tego poprzez wpisanie w pole Płeć" kodu płci uczestnika - na przykładzie wpisano D" (kobieta), H (mężczyzna). 56
W przypadku możliwości dokonania rezerwacji złożonej, w polu nad Linią wielofunkcyjną powinien pojawić się komunikat Rezerwacja możliwa, proszę zastosować akcję B". 21.4.2. RÓŻNE USŁUGI Kolejnym typem rezerwacji złożonej, jest przypadek, kiedy dokonuje się rezerwacji dwóch różnych rodzajów usług (pokoi). Aby wykonać rezerwacje złożoną w tym przypadku: 1. Do oferty należy dodać kolejną usługę - kolejny pokój. 2. W pozostałych polach należy wpisać nowe ilości uczestników, usług etc 57
3. W pola Przyporządkowanie II wpisuje się liczby, oznaczające, dla których uczestników imprezy przypisana jest dana usługa. 4. W liście uczestników należy dodać kolejnego uczestnika. W pole Płeć" wpisuje się kod płci uczestnika. 5. W pole Wybierz akcje wpisuje się kod - "BA" - następnie, gdy rezerwacja jest możliwa, należy zastosować akcję "B" - jak w przypadku zwykłej rezerwacji stałej. UWAGA!!! Należy pamiętać, iż nie u wszystkich touroperatorów istnieje możliwość dokonania rezerwacji złożonej przez maskę rezerwacyjną Merlin. 22. DRUKOWANIE POTWIERDZENIA, PRZEDSTAWIANIE REZERWACJI, INFORMACJE O REZERWACJI Przedstawienie rezerwacji możliwe jest na dwa sposoby: a) poprzez przywołanie konkretnej rezerwacji, b) poprzez wybranie z listy rezerwacji. Aby przywołać konkretną rezerwację należy: 1. W pole Organizator wpisuje się kod organizatora. 2. W pole Wybierz akcje wpisuje się kod D". 3. W pole Numer rezerwacji wpisuje się numer rezerwacji. 58
W celu wydrukowania potwierdzenia rezerwacji, należy zastosować akcje DR". Innym sposobem na znalezienie rezerwacji jest przedstawienie listy rezerwacji - akcja "V". Po wykonaniu powyższych czynności, pojawia się lista wszystkich dokonanych przez agenta rezerwacji u danego touroperatora. Wyeksportowana lista zawiera również rezerwacje offline, które zostały założone bezpośrednio u touroperatora lub w innym systemie rezerwacyjnym. W celu uzyskania wszystkich informacji o rezerwacji należy: 1. W pole Organizator wpisuje się kod organizatora, u którego założona została dana rezerwacja. 2. W pole Wybierz akcje wpisuje się kod BI". 3. W pole Numer rezerwacji wpisuje się numer rezerwacji. Po wykonaniu powyższych czynności pojawi się panel, w którym zawarte zostaną najważniejsze informacje o rezerwacji. 59
W przypadku rezerwacji opcjonalnej bardzo ważną informacja jest czas trwania rezerwacji opcjonalnej. Na kolejnych stronach pojawiają się m.in. informacje o cenie za imprezę, wraz z prowizją, jaką za założenie rezerwacji otrzymuje agent - pole "Cena całkowita: Nejo/Prowizja/Brujo" oraz informacje na temat formy i stanu płatności za daną rezerwację. Uzupełnieniem informacji uzyskanych z maski rezerwacyjnej mogą być informacje o touroperatorze - akcja I". 60
Typowe strony informacyjne touroperatora (organizatora) zaprezentowane są poniżej. 23. ANULOWANIE REZERWACJI Aby dokonać anulowania rezerwacji należy zastosować akcję SA" Po wykonaniu powyższych czynności, w polu nad Linią wielofunkcyjną powinien pojawić się komunikat Anulowanie rezerwacji możliwe, zastosować akcję S. UWAGA!!! W przypadku, gdy pojawi się inny komunikat, anulowanie rezerwacji przez maskę rezerwacyjną jest niemożliwe - należy wówczas skontaktować się z touroperatorem. 61
Bardzo ważną informacją, jest pojawiający się nad polem Uwagi komunikat informujący o kosztach anulowania rezerwacji. Następnie, aby dokonać anulowania rezerwacji należy zastosować akcję S". Po dokonaniu anulowania rezerwacji w polu nad Linią wielofunkcyjną powinien pojawić się komunikat Storno Ok". W polach Status" przy wszystkich usługach z anulowanej rezerwacji, winny pojawić się oznaczenia "XX", informujące, że usługi (jak i cała rezerwacja) zostały anulowane. UWAGA!!! Należy mieć świadomość, że nie we wszystkich przypadkach i nie u wszystkich touroperatorów możliwym jest dokonanie anulowania rezerwacji lub też bezkosztowe anulowanie rezerwacji. Proszę zawsze sugerować się warunkami touroperatora. 62